Bestek Koninklijk Paleis opening zomer 2018

Bestek opening Koninklijk Paleis -zomer 2018
1
OPENING VAN HET KONINKLIJK PALEIS
VAN BRUSSEL
VOOR HET GROTE PUBLIEK 2018
Beveiliging van goederen, toezicht op en
controle van personen en opsporing van
potentieel gevaarlijke voorwerpen om de
veiligheid te waarborgen in een voor het publiek
toegankelijke plaats
van 22 juli tot 2 september 2018
Indiening van offertes : 4 juni 2018 om 17u

2
INHOUDSTAFEL.
AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS.......................................................................................3
A. ALGEMENE BEPALINGEN...................................................................................................................3
1. Voorwerp en aard van de opdracht........................................................................................................ 3
2. Duur van de overeenkomst .................................................................................................................... 3
3. Aanbestedende overheid ....................................................................................................................... 3
4. Bijkomende informatie........................................................................................................................... 4
5. Indiening van de offertes........................................................................................................................ 4
5.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes ............................................................................... 4
5.2. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte...................................................................... 4
6. Leidende dienst - leidend ambtenaar..................................................................................................... 4
7. Beschrijving van de te presteren diensten ............................................................................................. 5
8. Documenten van toepassing op de opdracht......................................................................................... 5
8.1. Wetgeving............................................................................................................................................... 5
8.2. Opdrachtdocumenten ............................................................................................................................ 5
8.3. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen ........................................................................................... 5
9. Offertes................................................................................................................................................... 5
9.1. In de offerte te vermelden gegevens ..................................................................................................... 5
9.2. Geldigheidsduur van de offerte.............................................................................................................. 6
9.3. Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden................................................................. 6
10. PRIJZEN................................................................................................................................................... 6
10.1. Prijzen..................................................................................................................................................... 6
10.2. Prijsherzieningclausule ........................................................................................................................... 6
11. Selectie - Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria/Gunningscriterium ‘prijs ........................ 7
11.1. De selectie .............................................................................................................................................. 7
12. Borgtocht.............................................................................................................................................. 10
13. Uitvoering van de opdracht.................................................................................................................. 10
13.1. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten ............................................... 10
14. Opleveringen - keuring ......................................................................................................................... 10
14.1. Keuring van de uitgevoerde leveringen................................................................................................ 10
15. Facturatie en betaling........................................................................................................................... 10
15.1. De opdrachtnemer zendt de facturen (in één exemplaar) en het proces-verbaal van oplevering van
de opdracht (origineel exemplaar) naar het volgende adres: .............................................................. 10
15.2. De factuur mag ook elektronisch op het volgende adres worden bezorgd : invoice@belspo.be....... 11
16. Aansprakelijkheid van de dienstverlener ............................................................................................. 11
16.1. Aansprakelijkheid van de dienstverlener ............................................................................................. 11
16.2. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener............................................................................... 11
17. Geschillen ............................................................................................................................................. 11
B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN........................................................................................................12
1. ALGEMEEN REGLEMENT....................................................................................................................... 12
2. TOEZICHT BINNEN HET KONINKLIJK PALEIS.......................................................................................... 14
3. BEVEILIGING VAN GOEDEREN EN TOEZICHT OP DE BEZOEKERS VOOR ZIJ HET PALEIS BINNENKOMEN15
C. BIJLAGEN ........................................................................................................................................18

3
FEDERAAL WETENSCHAPSBELEID
Louizalaan 231
1050 BRUSSEL
BESTEK nr. <kennummer van het bestek>
OPENBARE PROCEDURE
Voor het toezicht in het Koninklijk Paleis tijdens het bezoek van het grote publiek, voor
rekening van het departement Wetenschapsbeleid van 22 juli tot 2 september 2018
AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS
NIHIL
A. ALGEMENE BEPALINGEN
1. Voorwerp en aard van de opdracht
De onderhavige opdracht betreft de dienstverlening en alle nodige uitvoeringsmiddelen voor de
toezichtdienst voor de duur van het publiek bezoek vanhet Koninklijk Paleis in Brussel en controle
van personen en opsporing van potentieel gevaarlijke voorwerpen om de veiligheid te waarborgen in
een voor het publiek toegankelijke plaats van 22 juli tot 2 september 2018
Er werd voor een open procedure gekozen.
Deze opdracht bestaat uit één lot.
Het gaat om een opdracht tegen globale prijs
2. Duur van de overeenkomst
De opdracht begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de
opdrachtnemer de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen en duurt
tot op het ogenblik dat de opdracht volledig is uitgevoerd.
3. Aanbestedende overheid
3.1. De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door FOD
Wetenschapsbeleid
Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij Mevrouw
Gisèle ROULLEAUX, directeur van de dienst Budget en Beheerscontrole; tel. 02/238.34.43,
roul@belspo.be
3.2. Zolang de aanbestedende overheid geen beslissing heeft genomen over, naargelang het
geval, de selectie, de regelmatigheid van de offertes, de gunning van de opdracht of de
beslissing om af te zien van de gunning van de opdracht, hebben de inschrijvers of derden
geen toegang tot de documenten betreffende de plaatsingsprocedure, met name de
offertes en de interne documenten van de aanbesteder.

4
4. Bijkomende informatie
Zonder voorwerp
5. Indiening van de offertes
5.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes
Behalve eventuele varianten mag elke inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht.
Elke deelnemer aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid wordt
beschouwd als een inschrijver. De deelnemers aan een combinatie van ondernemers
zonder rechtspersoonlijkheid moeten diegene aanduiden die de combinatie ten overstaan
van de aanbestedende overheid zal vertegenwoordigen.
De aanbestedende overheid aanmoedt he toepassen van elektronische middelen.
De offertes moeten ten laatste op 4 juni om 17u in het bezit zijn van de aanbestedende
overheid.
De communicatie en de informatieuitwisseling tussen de aanbesteder en de ondernemers,
met inbegrip van de elektronische indiening en ontvangst van de offertes dient, in alle
fasen van de plaatsingsprocedure, plaats te vinden met behulp van elektronische
communicatiemiddelen.
De elektronische offertes moeten verstuurd worden via de internetsite
https://eten.publicprocurement.be/, die de naleving waarborgt van de voorwaarden
bepaald in artikel 14, §6 en §7 van de wet van 17 juni 2016.
De aanbestedende overheid maakt de inschrijvers achtzaam op het feit dat een offerte
verzonden via mail niet correspondeert met de voorwaarden van artikel 14, §6 en §7 van
de wet van 17 juni 2016.
Door zijn offerte via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de
gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte
geregistreerd worden.
Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website:
http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer: +32
(0)2 790 52 00.
5.2. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte
De wijzigingen of intrekking van een reeds ingediende offerte moet de voorwaarden van
art. 43 van het KB van 18 april 2017 respecteren.
6. Leidende dienst - leidend ambtenaar.
De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is
bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht.
De leidinggevende ambtenaar is mevrouw Gisèle ROULLEAUX, directeur van de dienst
Budget en Beheerscontrole van het departement Wetenschapsbeleid. De leidend
ambtenaar kan vervangen worden tijdens de uitvoering van de opdracht. Deze vervanging
zal schriftelijk meegedeeld worden aan de opdrachtnemer.

5
7. Beschrijving van de te presteren diensten
De te presteren diensten omvatten het toezicht op en de bescherming van personen en
goederen in het Koninklijk Paleis tijdens de periode waarin het voor het grote publiek
toegankelijk is, tegen de door het Koninklijk Paleis vastgestelde voorwaarden in overleg
met het Wetenschapsbeleid.
Van 22 juli tot 2 september 2018 inbegrepen.
Alle aan die diensten gelinkte voorwaarden staan in extenso in het technische gedeelte
van dit bestek.
In de offerte te leveren voorafgaande voorwaarden en eisen.
8. Documenten van toepassing op de opdracht
8.1. Wetgeving
- Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
- Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen
inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en
diensten;
- Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke
sectoren ;
- Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene
uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare
werken;
- Alle wijzigingen aan de wetten en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de
dag van de publicatie van de aankondiging van de opdracht in het Bulletin der
Aanbestedingen en/of in het Publicatieblad van de Europese Unie.
8.2. Opdrachtdocumenten
- Onderhavig bestek "openstelling Koninklijk Paleis 2018";
- het offerteformulier;
8.3. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen
De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie
aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de
aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze
aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er
kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee
gehouden te hebben.
9. Offertes
9.1. In de offerte te vermelden gegevens
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op de algemene principes van de artikelen
4 t.e.m. 7 en 11 van de wet van 17 juni 2016, die op deze plaatsingsprocedure van
toepassing zijn.

6
De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage gevoegde offerteformulier te
gebruiken. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige
overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.
De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het
Nederlands of in het Frans.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of
betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt
worden door de aanbestedende overheid.
De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte :
- de globaleprijs in cijfers en letters (btw exclusief):
- de totaalprijs van de offerte in cijfers en letters (btw exclusief):
- het bedrag van de BTW;
- het totaal bedrag van de offerte in letters en in cijfers (incl. BTW);
- de handtekening van het indieningsrapport van de bevoegde of gemandateerde persoon
of personen, naargelang het geval, om de inschrijver te verbinden;
- de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de
offerte ondertekent/ondertekenen;
- het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de
Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers);
9.2. Geldigheidsduur van de offerte
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90
kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes.
9.3. Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden
De inschrijvers voegen bij hun offerte:
- alle documenten gevraagd in het raam van de selectiecriteria, uitsluitingscriteria (al
naargelang) en gunningscriteria;
- de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de
ondergetekende(n) bewijzen.
10. Prijzen
10.1. Prijzen
Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO.
De opdrachtnemer wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten die op de
leveringen/diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW.
10.2. Prijsherzieningclausule
Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening mogelijk.

7
11. Selectie - Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria/Gunningscriterium
‘prijs
11.1. De selectie
De inschrijvers worden geëvalueerd op basis van de selectiecriteria hieronder opgenomen.
Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria zoals hieronder
vermeld, worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de de vergelijking van de
offertes o.b.v. de gunningscriteria vermeld in dit bestek, voor zover de ingediende offertes
formeel en materieel regelmatig zijn.
Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande
uistluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze
impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte
het beste gerangschikt is.
De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische
middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zal door de aanbestedende overheid zelf
worden opgevraagd. Wat alle andere documenten en certificaten betreft, zoals een
uittreksel uit het strafregister of, bij gebreke daarvan, een gelijkwaardig document dat is
afgegeven door een bevoegde rechterlijke of administratieve instantie van het land van
oorsprong of het land waar de ondernemer is gevestigd, waaruit blijkt dat aan de betrokken
eisen is voldaan, moet de offerte van de inschrijver deze documenten of certificaten
bevatten.
Behoudens uitsluitingsgronden m.b.t. fiscale en sociale schulden kan de inschrijver, die zich
in één van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgronden bevindt, aantonen dat hij
corrigerende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Hiertoe
bewijst de inschrijver, op eigen initiatief, dat hij eventuele schade als gevolg van
strafrechtelijke inbreuken of fouten heeft betaald of heeft toegezegd te zullen vergoeden,
dat hij feiten en omstandigheden heeft opgehelderd door actief mee te werken met de
onderzoekend autoriteiten en dat hij concrete technische, organisatorische en
personeelsmaatregelen heeft genomen teneinde een nieuwe strafrechtelijke inbreuk of
fout te voorkomen.
11.1.1. Uitsluitingscriteria
Verplichte uitsluitingsgronden
1° deelneming aan een criminele organisatie;
2° omkoping;
3° fraude;
4° terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten
dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk
misdrijf of strafbaar feit ;
5° witwassen van geld of financiering van terrorisme;
6° kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;
7° tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven.
De in 1° tot 6° bedoelde uitsluitingen van deelname aan overheidsopdrachten gelden voor
een periode van vijf jaar vanaf de datum van de veroordeling. De onder 7° bedoelde
uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor een periode van vijf jaar,
vanaf de beëindiging van de inbreuk.

8
De inschrijver die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn fiscale
schulden en sociale zekerheidsbijdragen, wordt uitgesloten van deze plaatsingsprocedure.
De toegang tot de procedure wordt evenwel niet ontzegd aan de inschrijver die:
a) geen bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro of
b) die voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan
strikt in acht neemt.
Indien de inschrijver een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro, toont hij aan, op
straffe van uitsluiting, dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf,
één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis
tegenover derden zijn voor een bedrag dat minstens gelijk is aan zijn schuld verminderd
met 3.000 euro.
Indien het attest in bezit van de aanbestedende overheid niet aantoont dat de inschrijver
voldoet aan de eisen i.v. m. zijn fiscale en sociale verplichtingen, stelt zij de ondernemer
hiervan in kennis. Vanaf de dag volgend op deze kennisgeving, beschikt de inschrijver over
een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze
regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden.
Facultatieve uitsluitingsgronden :
1° indien de aanbestedende overheid met elk passend middel aantoont dat de inschrijver
de verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht heeft geschonden ;
2° wanneer de kandidaat of inschrijver in staat van faillissement of van vereffening
verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt, een gerechtelijke reorganisatie ondergaat,
of aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor hem een procedure van vereffening
of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of hij in een vergelijkbare toestand verkeert
ingevolge een soortgelijke procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen ;
3° wanneer de aanbestedende overheid kan aantonen, met elk passend middel, dat de
kandidaat of inschrijver in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft
begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken;
4° wanneer de aanbestedende overheid over voldoende plausibele aanwijzingen beschikt
om te besluiten dat de kandidaat of inschrijver handelingen zou hebben gesteld,
overeenkomstenzou hebben gesloten of afspraken zou hebben gemaakt, die gericht zijn
op vervalsing van de mededinging;
5° wanneer een belangenconflict in de zin van artikel 6 niet effectief kan worden verholpen
met andere minder ingrijpende maatregelen;
6° wanneer zich wegens de eerdere betrokkenheid van de kandidaat of inschrijver bij de
voorbereiding van de plaatsingsprocedure een vervalsing van de mededinging als
bedoeld in artikel 52 heeft voorgedaan die niet met minder ingrijpende maatregelen kan
worden verholpen;
7° wanneer de inschrijver blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende
tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere
overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbesteder of een eerdere
concessieovereenkomst en dit geleid heeft tot het nemen van ambtshalve maatregelen,
schadevergoedingen of andere vergelijkbare sancties;
8° wanneer de inschrijver zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse
verklaringen bij het verstrekken van de informatie die nodig is voor de controle op het
ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, of hij
informatie heeft achtergehouden, of niet in staat was de ondersteunende documenten
die vereist zijn krachtens artikel 73 over te leggen;
9° wanneer de kandidaat of inschrijver heeft getracht om het besluitvormingsproces van de
aanbestedende overheid onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te
verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan bezorgen, of

9
om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan
hebben op beslissingen inzake uitsluiting, selectie en gunning.
11.1.2 De kwalitatieve selectie
Wanneer een inschrijver beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die
draagkracht bepalend is voor zijn selectie, vermeldt hij verplicht voor welk gedeelte hij een
beroep doet op die draagkracht evenals het engagement van die derde of derden die hem
ter beschikking staan.
Indien de inschrijver wenst te werken met onderaanneming, moet hij het deel van de
opdracht in onderaanneming preciseren evenals de gegevens met betrekking tot de
voorgestelde onderaannemers.
11.1.2.1. Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver
De inschrijver moet tijdens één van de laatste drie boekjaren een totale omzet hebben
gerealiseerd die ten minste 150.000 EURO bedroeg. Hij voegt bij zijn offerte een verklaring
inzake de totale omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren, tenzij de totale
omzet vermeld staat op de goedgekeurde jaarrekeningen die via het elektronisch loket
kunnen worden geraadpleegd (dit zijn de jaarrekeningen neergelegd bij de Nationale Bank
van België, opgesteld volgens het volledig boekhoudkundig schema, of volgens het verkort
boekhoudkundig schema waarop de facultatieve vermelding van de gerealiseerde totale
omzet ingevuld werd).
11.1.2.2. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver
1e voorwaarde:
De inschrijver moet over voldoende personeel beschikken om met het vereiste aantal
mensen permanent het toezicht te verzorgen en de daarmee verbonden onvoorziene
gebeurtenissen op te vangen (zieke bewaker, nodige versterking, ...) en dat voldoet aan de
in artikel 5 en 6 van de wet van 10 april 1990 (moraliteitsvoorwaarden en identificatiekaart
onder andere) vastgelegde voorwaarden. In dit opzicht voegt de inschrijver bij zijn offerte
een lijst van het personeel dat zal worden ingezet bij de uitvoering van de opdracht. Hij
vermeldt daarbij ook welke beroepskwalificaties en -ervaring dat personeel heeft.
De inschrijver wordt erop gewezen dat zowel iedere persoon die wordt aangesteld voor
het toezicht in het Koninklijk Paleis als het personeel dat de bezoekers buiten het Paleis
controleert, minstens twee jaar beroepservaring moet hebben
2e voorwaarde:
De inschrijver voegt bij zijn offerte de lijst met de belangrijkste verrichte diensten in de
laatste drie jaar, met vermelding van het betaalde bedrag, de uitvoeringsdata en de
publieke of particuliere begunstigde van die diensten.
Die diensten worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit afgeeft of
medeondertekent of in het geval van diensten voor een particuliere afnemer, door attesten
van de afnemer of, bij ontstentenis, door een eenvoudige verklaring van de dienstverlener.
3e voorwaarde:
De inschrijver moet over de vereiste technische uitrusting beschikken om de opdracht
behoorlijk te kunnen uitvoeren.

10
Hij voegt dienovereenkomstig bij zijn offerte een beschrijving van de technische uitrusting
waarover hij beschikt en die bij de uitvoering van de opdracht zal worden gebruikt.
beschrijving van de maatregelen die hij zal nemen om de kwaliteit ervan te waarborgen en
beschrijving van het eerstehulpmateriaal waarover hij beschikt.
In dit opzicht moet hij over een defibrillator beschikken.
12. Borgtocht
Voor deze opdracht is geen borgtocht vereist
13. Uitvoering van de opdracht
De diensten moeten worden verricht van 22 juli tot 2 september 2018.
De voorwaarden (op een feestdag, een maandag enz. ...) worden nader toegelicht in de
technische bijlagen
13.1. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten
13.1.1 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd
De diensten zullen worden uitgevoerd op het volgende adres:
Uitsluidend in de gebouwen en in de geveltuinen van het Koninklijk Paleis van Brussel.
13.1.2 Nazicht en oplevevering van de uitgevoerde diensten
Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit
onmiddellijk aan de Commandant van de Koninklijk Paleizen zal de diensten tijdens de
uitvoering ervan van nabij volgen en, in voorkomend geval, de aanbesteder op de hoogte
houden. Details in de technische specificaties.
14. Opleveringen - keuring
14.1. Keuring van de uitgevoerde leveringen
De Commandant van de Koninklijke Paleizen zal de diensten tijdens de uitvoering ervan van
nabij volgen en, in voorkomend geval, de aanbesteder op de hoogte houden.
15. Facturatie en betaling
15.1. De opdrachtnemer zendt de facturen (in één exemplaar) en het proces-verbaal van
oplevering van de opdracht (origineel exemplaar) naar het volgende adres:
POD Wetenschapsbeleid
Dienst Budget en Beheerscontrole
Louizalaan 231
1050 BRUSSEL

11
Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd.
De betaling van het aan de opdrachtnemer verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de
betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn of te
rekenen vanaf de dag die volgt op de laatste dag van de verificatietermijn indien deze minder
is dan dertig dagen en voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig
opgemaakte factuur beschikt alsook over de andere, eventueel vereiste documenten
(verslag van het Koninklijk Paleis).
De factuur geldt als schuldvordering.
De factuur moet in EURO worden opgesteld.
15.2. De factuur mag ook elektronisch op het volgende adres worden bezorgd :
invoice@belspo.be
16. Aansprakelijkheid van de dienstverlener
16.1. Aansprakelijkheid van de dienstverlener
De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in
de verleende diensten voorkomen.
De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke
schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de
uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener.
16.2. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener
De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking
tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht. De informatie
kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid
meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als
referentie
De dienstverlener verbindt er zich toe om, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten
uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun
vervangers worden allen geacht effectief deel te nemen aan de opdracht. De vervangers
moet worden erkend door de aanbestedende overheid.
17. Geschillen
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend
beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De
voertaal is het Nederlands of het Frans.
De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of
goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn
voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende
overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.

12
B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN
1. ALGEMEEN REGLEMENT
Het algemeen reglement is zowel van toepassing op het toezicht in de gebouwen van het
Koninklijk Paleis (te verstaan in de verschillende te bewaken zalen) als op de controle van
goederen en het toezicht op de bezoekers buiten het Paleis (bij de ingang van de geveltuinen van
het Koninklijk Paleis)
Zowel het personeel dat wordt ingezet voor het toezicht in het Paleis en het toezicht op de bezoekers
buiten het Paleis als het vestiaire- en toiletpersoneel moet minstens een passieve kennis bezitten van
de beide landstalen (Frans en Nederlands) en op de vragen kunnen antwoorden van het aanwezige
publiek op de plaatsen waar toezicht wordt verricht. Het wordt regelmatig door de Commandant van
de Koninklijke Paleizen nagekeken.
De inschrijver wordt erop gewezen dat de dienstenverstrekkers voor de uitvoering van deze opdracht
geen beroep mogen doen op uitzendkrachten.
De aanbestedende overheid promoot ook fors het genderbeleid (gendermainstreaming) in al haar
opdrachten en dat zonder vooruit te lopen op de specifieke voorwaarden voor het toezicht op
personen (zie infra).
Het toezichts-, vestiaire- en toiletpersoneel komt binnen via de Brederodestraat (wachthuis van de
federale politie) en begeeft zich naar het lokaal dat dienst doet als vestiaire en eetzaal.
Al het personeel moet ter plaatse zijn vanaf 10 uur om de teamchef in staat te stellen zijn personeel
aan een algemene inspectie te onderwerpen.
 uur van aankomst van het personeel: 10 uur
 openingsuren van het Paleis voor het grote publiek: 10.30 u.
Hij kijkt toe op de kleding van iedere persoon die met het toezicht is belast. Bij die gelegenheid deelt
de teamchef de dagelijkse instructies mee die hem worden gegeven, hetzij door de leidinggevende
ambtenaar, hetzij door de Commandant van de Koninklijke Paleizen.
Gedurende de gehele prestatie mag niet gerookt, gedronken of gegeten worden, behalve in het
daartoe door de Commandant van de Koninklijke Paleizen toegewezen lokaal.
Tien minuten voor de opening van de deuren, te weten om 10.20 u., wordt al het personeel op de
verschillende werkplekken geposteerd.
Het hoofd van het toezichtspersoneel blijft permanent in contact met de afgevaardigden van de
federale politie.
Van 11.30 u. tot 13.30 wordt de eetzaal bij toerbeurt gebruikt.
Buiten die uren (11.30 tot 13.30 u.) mag er geen enkel lid van het toezichtspersoneel onder geen
enkel voorwendsel in dat lokaal aanwezig zijn.

13
Om 15.45 u. : sluiting van het toegangshekken (cf. toezicht en controle buiten de muren van het
Koninklijk Paleis)
Om 17.00 u. : einde van het bezoek aan het Koninklijk Paleis
Zodra zijn dienst afloopt, wordt het toezichtspersoneel verzocht de sector waarmee hij belast is te
inspecteren en al wat hem abnormaal lijkt te melden.
Het hoofd van het toezichtspersoneel houdt elke dag een bezoekersregister bij waarin het aantal
bezoekers wordt genoteerd, zo mogelijk opgesplitst per uur (of zo niet per halve dag), op zijn beurt
opgedeeld in drie categorieën, te weten mannen, vrouwen en kinderen (jonger dan 12 jaar).
Het aantal geregistreerde bezoekers wordt door een elektronisch telsysteem bevestigd.
Aan het einde van de toezichtsperiode wordt dat register in tweevoud aan de Commandant van de
Koninklijke Paleizen en de aanbestedende overheid bezorgd.
Het hoofd van het toezichtspersoneel en alle leden ervan dragen een onberispelijk en homogene
uniform :
 een grijs, zwart of donkerblauw kostuum,
 een wit hemd met een donkere en sobere das
 en klassieke zwarte schoenen
(dat uniform is voor rekening van de inschrijver).
Het vestiaire- en toiletpersoneel moet donkere kleding dragen.
Het toezichts-, vestiaire- en toiletpersoneel draagt geen zichtbare tatoeage of piercings ("klassieke"
oorbellen zijn wel toegestaan).
Dit algemeen reglement kan worden gewijzigd om de dienstverlening op alle gebieden te verbeteren.
Die mogelijke wijzigingen veranderen niets aan de aanbestedingsprijs.
Elke klacht van het personeel of van de bezoekers wordt schriftelijk ingediend en onmiddellijk aan de
Commandant van de Koninklijke Paleizen en/of de vertegenwoordiger van de aanbestedende
overheid bezorgd. Mondelinge of anonieme klachten worden niet behandeld.
Toezichtsperiode: van 22 juli tot 2 september 2018 inbegrepen
Op maandag is het Koninklijk Paleis gesloten voor bezoekers
Op 15 augustus is het Koninklijk Paleis wel toegankelijk
Bezoekuren : van 10.30 tot 17.00 u.
Bezoekers die even voor 15.45 u. het toegangshek zijn gepasseerd, moeten het Paleis verlaten om
17.00 u.
De firma waaraan de aanbesteding werd gegund, bezorgt vóór 30 juni 2018 aan de
veiligheidsdiensten van het Koninklijk Paleis, via een per post aangetekende zending of via mail
(vbp&kppr.be), de volledige lijst van het nodige personeel, samen met een conforme kopie van de
identiteitskaart en het legitimatiebewijs van elk van hen.

14
2. TOEZICHT BINNEN HET KONINKLIJK PALEIS
2.1 Algemene organisatie van het zaaltoezicht
Uitvoering:
Betreft het toezicht van de zalen van het Koninklijk Paleis die voor het publiek zijn opengesteld,
overeenkomstig het algemeen reglement dat is opgenomen in het bijzonder bestek en de ter plaatse
gegeven instructies van de vertegenwoordiger van de Commandant van de Koninklijke Paleizen.
Toepassing in de zalen van het Koninklijk Paleis die voor het publiek zijn opengesteld
13 opzichters en één hoofdopzichter
Praktische regeling:
Berekening:
Eenheid van berekening: werkuren
Code: per prestatiedag en per persoon, waarbij een onderscheid wordt gemaakt
tussen een werkdag en een zaterdag, een zondag of een feestdag
Berekeningsbasis: prestatiedag
Het kan dat sommige opzichters voor mobiel toezicht moeten zorgen, mee
bepaald zich verplaatsen tussen twee zalen of in de gangen om elke daad van
vandalisme te voorkomen (op muren, schilderijen enz. ...)
2.2 Vestiaires
Uitvoering:
Voor die dienst wordt één persoon aangewezen
Die dienst is gratis
Bezoekers die een voorwerp in bewaring geven, ontvangen een ticket dat bij de teruggave van dat
voorwerp wordt gevraagd.
De inschrijver sluit een verzekering af om het eventuele verlies van hem toevertrouwde voorwerpen
te dekken.
Elk ticket is verzekerd voor een waarde van 1 250 euro.
De vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid ontvangt het bewijs van de verzekeringspolis.
De inschrijver is aansprakelijk voor de in bewaring gegeven voorwerpen en mag, onder geen enkel
voorwendsel, een klacht indienen tegen de organisatoren. Ook de verzekeringskosten zijn voor zijn
rekening.
Toepassing:
Vestiaires voor de bezoekers
Twee personeelsleden

15
Berekening:
Code: per prestatie-uur, per persoon en zonder onderscheid tussen werkdagen, zaterdagen,
zondagen of feestdagen.
2.3 Toiletten
Uitvoering:
Eén persoon verzorgt permanent de dienst
De inschrijver bezorgt al het nodige materiaal (handdoeken, zeep, toiletpapier enz.)
De toiletten worden perfect schoon gehouden
Die dienst is gratis; de aangestelde persoon mag geen drinkgeld vragen of ontvangen.
Strikt rookverbod in de toiletten
Toepassing:
Voor de sanitaire installaties wordt een persoon aangewezen door de vertegenwoordiger van de
Commandant van de Koninklijke Paleizen.
3. BEVEILIGING VAN GOEDEREN EN TOEZICHT OP DE BEZOEKERS VOOR ZIJ HET
PALEIS BINNENKOMEN
Daar de federale regering het terreurniveau op 2 heeft behouden voor de nationale veiligheid, wordt
toezicht uitgeoefend op de personen en de goederen voor ze het Koninklijk Paleis binnengaan. Het
doel van dat toezicht op de personen en de goederen is de veiligheid van de bezoekers en van het
Koninklijk Paleis te garanderen.
ALGEMENE ORGANISATIE VAN HET TOEZICHT OP PERSONEN
Materiaal:
De diensten van het Koninklijk Paleis stellen het volgende materiaal ter beschikking voor een
optimaal toezicht met zo min mogelijk impact op en hinder voor de toestroom van bezoekers van het
Koninklijk Paleis:
 Tenten die worden opgetrokken door het Koninklijk Paleis tussen de hekken
(voortuinen op het Paleizenplein) en de hoofdingang van het Koninklijk Paleis. In die
tenten worden de personen verplicht gecontroleerd voor ze het Koninklijk Paleis
binnengaan.

16
 2 tafels (5 "opzichters, controleurs") om zakken in bewaring te nemen en andere
voorwerpen te controleren
 Voldoende metaaldetectoren (het personeel van het Veiligheidsdetachement bij het
Koninklijk Paleis legt de eenvoudige werking ervan uit aan het toezichtspersoneel)
De twee opzichters die bij de ingang van het Koninklijk Paleis worden geposteerd hebben als taak:
 De bezoekers visueel controleren
 Grote handtassen verbieden langs het gehele parcours
Tussen het toegangshek en de controletent moeten twee panelen worden geplaatst (te leveren door
de beveiligingsfirma) met de volgende opschriften:
- Veiligheidscontroles zijn mogelijk
- Des contrôles de sécurité sont possibles
- Sicherheitskontrollen sind möglich
- Security checks are possible
Het parcours van de bezoeker:
Zoals elk jaar is de toegang tot het Paleis enkel mogelijk via het Paleizenplein. Zodra de bezoekers
voorbij het toegangshek zijn gepasseerd, wordt hun gevraagd al wat zij met zich meedragen (tassen,
zakken en andere voorwerpen) te laten controleren.
Om de bezoekersstroom in goede banen te leiden, worden twee tafels opgesteld waarnaast telkens
twee opzichters staan die de verschillende controles verzorgen (in totaal zijn er vijf opzichters
aanwezig, zo kunnen ze bij toerbeurt wat rusten).
De bezoekers en hun persoonlijke bezittingen worden niet systematisch gefouilleerd, daarover
beslissen de inschrijver en de veiligheidsdiensten van het Koninklijk Paleis.
Het fouilleren gebeurt dus a-selectief.
Bijstand aan de opzichters:
Het toezichtspersoneel van de inschrijver krijgt binnen het Paleis een lokaal met sanitaire
voorzieningen ter beschikking om er wat te rusten.
De inschrijvers wordt er specifiek op gewezen dat zij bij onvoorziene omstandigheden (een toevloed
aan bezoekers bijvoorbeeld, ...) onmiddellijk het toezichtspersoneel moeten kunnen versterken.
Die extra gepresteerde uren worden op dezelfde basis verrekend als de prestaties die zijn vastgelegd
in de aanbesteding die aan de inschrijver werd gegund.
De in de offerte opgegeven prijzen omvatten de vervoerskosten van al het personeel en het
eventueel benodigde materiaal.
Voor twee (2) extra opzichters gelden dezelfde formaliteiten dan die voor het tewerkgestelde
personeel.

17
De aanbestedende overheid en de vertegenwoordiger van het Koninklijk Paleis behouden zich het
absolute recht voor en zonder dat te moeten rechtvaardigen een persoon te weigeren en de
onmiddellijke vervanging ervan te eisen. Daarom moet een lijst van reservepersoneel worden
voorgelegd.
Het vereiste personeel omvat dus:
 Een lijst met: - 5 opzichters waaronder een teamleider
De inschrijvers wordt erop gewezen dat het toezichtspersoneel over een voldoende kennis van twee
van de landstalen moet beschikken (Nederlands en Frans). Een passieve kennis van het Engels is
gewenst.
 Minstens twee personen van het toezichtspersoneel moeten vrouwen zijn voor het
fouilleren van personen van hetzelfde geslacht als de situaties dat vereist.
Periode van toezicht: van 22 juli tot 2 september 2018 inbegrepen
Op maandag is het Koninklijk Paleis gesloten voor bezoekers
Op 15 augustus is het Koninklijk Paleis wel toegankelijk
Prestatieperiode:
Bezoekers worden gecontroleerd en eventueel gefouilleerd tussen 10.30 u. en 15.45 u. (ter
herinnering: overeenkomstig het algemeen reglement moet het toezichtspersoneel om 10.00 u.
aanwezig zijn bij de ingang Brederodestraat).
De bezoekers die uiterlijk om 15.45 u. het Koninklijk Paleis binnengaan, moeten het Paleis om 17 uur
(sluitingstijd) verlaten.
Berekening:
Code: per prestatiedag en per persoon, waarbij een onderscheid wordt gemaakt
tussen een werkdag en een zaterdag, een zondag of een feestdag
Hetzij voor de bewaking binnen het Koninklijk Paleis hetzij voor de controol
aan de ingang wordt een hedendaagse vergadering van coordinatie, samen
met de Commandant van de Koninklijke Paleizen, de hoofdopzichter van de
dienstverlener en eventueel een vertegenwoordiger van BELSPO voorzien

18
C. BIJLAGEN
Eén offerteformulier.
GOEDGEKEURD: 3 mei 2018
Directeur-generaal van de dienst Onderzoek en Ruimtevaart
POD Wetenschapsbeleid
Dienst Budget en Beheerscontrole
Louizalaan 231
1050 BRUSSEL
OFFERTEFORMULIER
Open procedure voor het toezicht op het Koninklijk Paleis tijdens de zomer 2018
BESTEK Nr. <nummer of kenmerk>
De firma
(volledige benaming)
met als adres:
(straat)
(postnr en gemeente)
(land)
Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de
Ondernemingen onder nummer
en waarvoor Mijnheer/Mevrouw (naam)
(functie)
gedomicilieerd op het adres
(straat)
(postnr en gemeente)
(land)
Openbare procedure voor <voorwerp van de opdracht>

19
als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering,
overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek nr. <nummer of kenmerk> van de
hiervoor omschreven levering/dienst vormende het enige perceel van dit document, uit te voerentegen
de hierondervermelde globale prijs, aangeduid in letters en in cijfers, uitgedrukt in EURO, exclusief
BTW, van:
in letters en in cijfers in EURO
waarbij de BTW dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
wat een globaal bedrag, inclusief BTW, geeft van:
In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in
het bestek gestelde voorwaarden en termijnen.
In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische
of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door
storting of overschrijving op
het rekeningnummer
IBAN
BIC
Er wordt gekozen voor de Nederlandse/Franse (*) taal voor de interpretatie van het contract.
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(straat)
(postnr. en gemeente)
( en F-nummer)
(e-mailadres)

20
Gedaan: Te op 201.
De inschrijver of gevolmachtigde:
(naam)
(functie)
(handtekening)
GOEDGEKEURD,
<postnummer + plaats>,
<identiteit van de persoon bevoegd om de offerte goed te keuren>
<titel van de persoon bevoegd om de offerte goed te keuren>
PRO MEMORIE : DOCUMENTEN DIE VERPLICHT BIJ DE OFFERTE DIENEN TE WORDEN GEVOEGD :
- Alle documenten en inlichtingen gevraagd in het raam van de uitsluitings-, selectie- en
gunningscriteria;
- <alle andere stukken die de inschrijver bij zijn offerte moet voegen>.

Bestek Koninklijk Paleis opening zomer 2018

Recommended

Recommended

More Related Content

More from Thierry Debels

More from Thierry Debels (20)

Bestek Koninklijk Paleis opening zomer 2018