1. Vodič za tvrtke kroz
Telecom
Expense Management
Ovaj dokument namijenjen je kao mali vodič i pomoć upravama malih i srednjih
tvrtki koje su u potrazi za smanjenjem svojih telekomunikacijskih troškova. Prema
IDC Research Group, telekomunikacijski troškovi su ne samo drugi po veličini
neizravni trošak već i treći ili četvrti najveći trošak u ukupnom poretku iz čega je
očito, koliko je
telekomunikacijski sektor vaţan dio svakog poslovanja. Prema Aberdeen Grupi,
prosječna mala i srednja poduzeća potroše oko 26 milijuna dolara godišnje na same
telekomunikacije, dok prosječna Fortune 500 tvrtka potroši oko 116 milijuna dolara
godišnje.
7-12 posto tih troškova su pogreške!
Kad je u pitanju upravljanje, kontrola i smanjenje telekomunikacijskih troškova, male
i srednje velike tvrtke dijele iste izazove kao i najveće svjetske korporacije:
bore da razumiju ono što posjeduju, zašto posjeduju i kome svaki od tih uređaj ili
usluga " pripada". Fluktuacije u gospodarstvu prisilile su mala i srednja poduzeća da
iscijede svaki novčić iz svojih zaliha , smanje organizacijske troškove (često putem
otpuštanja ) i povećavaju opterećenja i odgovornost postojećih zaposlenika. Za
organizacije ovako, sustavno ispitivanje telekomunikacijskih troškova moţe postati
ključna komponenta u borbi za smanjenje troškova.
Rast i uspjeh Upravljanjem Telekom Rashoda za obje fiksne i mobilne komunikacije
omogućuje tvrtkama svih veličina uštedjeti novac uz istovremeno pravilno upravljanje
svom telekomunikacijskom imovinom i uslugama.
S tim na umu, u Alert komunikacijama, sastavili smo popis savjeta koji za cilj imaju
posebno pomoći malim i srednje velikim tvrtkama u realizaciji procesa poboljšanja
njihovih komunikacijskih infrastruktura i stvarne uštede. Šest uključenih, strateških
savjeta rezultat su desetljeća industrije znanja i iskustva, a bitni su dio lekcije koje
današnji Telekom i IT menadţeri će htjeti uzeti u obzir pri pokušaju da smanje svoje
telekom troškove

2. ANALIZA
Savjet 1: premostite jaz
U savršenom korporativnom svijetu,svatko radi dobro zajedno i komunicira
učinkovito jedan s drugim. U realnosti, međutim, gotovo svaka korporacija pati od
nekog nedostatka
u internoj komunikacija i procesima, koji mogu, a često i ima, negativan učinak.
Odnos između IT, financija i ljudskih resursa (HR) skupina unutar tvrtke je dobar
primjer. Kad je u pitanju upravljanje telekom troškovima, uzimajući ove grupe za rad
zajedno moţe biti teţak zadatak. Svaka od ovih skupina je usmjerena na različita
područja unutar svojih uloga: IT grupa se bavi infrastrukturom: npr. osiguravaju da
telefoni rade, da svatko ima pristup internetu ili da su naručeni novi mobiteli. HR
Grupa je usmjerena vodi točne popise i evidencije zaposlenika. Financije su duţne
voditi računa o plaćanjima računa na vrijeme, sinkroniziranje s glavnom knjigom, a
sve to ostavlja malo ili nimalo vremena za analizu računa. Povrh svega toga,
navedene grupe vjerojatno koriste najmanje tri zasebna sustava za upravljanje
podacima za svoje procese, svaki sa svojim vlastitim skupom dinamike. Sve ove
komponente najčešće mogu uzrokovati neslaganja u inventaru što, u konačnici,
dovodi i do preplaćenog iznosa za telekomunikacijske račune.
Postoje još brojna pitanja koja uključuju komunikacijske procese i koja utječu na
konačni rezultat :
• Netočni telekom račun i stavke
• prekid usluge zbog neplaćanja
• Potplaćene/ preplaćene usluge dodatno opterećuju troškove
• zaposlenici i/ili mjesta koja su davno nauštena i dalje imaju aktivne telekom usluge
• ugovorene tarife nisu obračunate i na računu
Savjet 2 : centralizirati upravljanje telekom troškove
Istraţivanja ukazuju na činjenicu da tvrtke koje nisu imale sustavno upravljanje
telekomunikacijskim troškovima obično će vidjeti uštedu od 20-40 % pri provedbi
telekom programa upravljanja troškovima . To osobito vrijedi kada nema
centraliziranog rješenja za upravljanje. Pravilno proveden TEM program moţe dati
značajne uštede.
Centralizirano upravljanje telekom troškovima pruţa poduzećima mogućnost boljeg
provođenja i odrţavanja upravljanja u smislu obrade faktura, rezerviranja uređaja i
usluga kao i sklapanja ugovora . Na primjer, centralizirana grupa ima sposobnost da
vidi hoće li se sve usluge isporučiti na vrijeme. Mogu se pratiti i narudţbe kako se
pojavljaju i osigura praćenje kupovnih navika poduzeća bez obzira na lokaciju) i
pridrţava li se korporativne politike. Centralizacija omogućuje organizaciji da
usporedi troškove i usluge u cijeloj organizaciji, učvršćuje svoju poziciju pri
pregovorima. Nadalje, centralizirano upravljanje također pomaţe u izgradnji jednog
centralnog mjesta za pregled svih usluga i aktivnosti. Provođenjem standardizacija,
poduzeća mogu bolje podrţati i zaštititi svoju mreţu, usluge i aplikacije .
Prednosti su neograničene.

3. Savjet 3 : Napravite točan, jedinstven inventar baze podataka
Širina telekomunikacijskih usluga danas dostupnih je ogromna. Telekom menadţeri
su odgovorni za upravljanje tvrtkinim lokalnim i međunarodnim telefonskim
uslugama, besplatnim brojevima, mobilnim i smartphone uslugama, aircards ,
podatkovnim prometom, T1s , pbxs,broadband internet vezom i s još mnogo toga. U
središtu dobre telekom kontrole je centralizirana baza podataka telekom imovine i
usluga.Točan, centraliziran popis inventara pruţa temelj za sve kasnije TEM procese,
osiguravajući točnost u naplati uređaja i usluga za glasovnu uslugu i podatke što znači
da se tvrtki naplati ugovorena tarifa samo za ono što se koristi. Sposobnost da se
izgradi jedan, globalni repozitorij podataka jedna je od najvećih prednosti i središte
centraliziranog procesa upravljanja telekom troškova. Iz ove baze podataka,
organizacija moţe vidjeti i pratiti sve podatke i usluge koje su vezane izravno u
mreţnu infrastrukturu. Primjerice, bez ove jedinstvene organizacije podataka obično
naiđete na probleme pri implementiranju novih hardverskih rješenja . U realizaciji
novog hardvera, poduzeće s ograničenom vidljivošću mogu otkriti da sklopovi
namijenjeni za podršku hardveru su neadekvatni. Ovaj scenarij moţe imati štetan,
skup utjecaj na organizaciju. Nadalje, nakon što je utvrđen popis repozitorija,
poduzeće ima uvid u podatke koji mogu utjecati na donošenje odluka i osigurati bolje
ugovore s operaterima na globalnoj razini.
Savjet 4 : Koristite elektroničke račune
Vrijeme je da se "razmišlja zeleno" i napusti papirnate račune, ne samo zato što to
koristi za okoliš, već i zato što to moţe imati koristi za vašu tvrtku. Većina tvrtki je
pretjerano opterećena papirnatim računima: prosječna srednje velika tvrtka obradi oko
3.000 telekom - povezanih računa godišnje. ( Izvor : Aberdeen )
Srećom, tehnološki razvoj unutar telekom industrije omogućuje organizacijama
analizu i obradu njihovih računa učinkovitije i točnije. Organizacije danas mogu
račune izravno prebacivati u elektronskom
formatu od operatera. Ova elektronička razmjena podataka ( EDI ) eliminira potrebu
za papirnatim računima, što omogućuje organizaciju obrade plaćanja, revizije račune i
potvrda naknada izravno putem svojih TEM rješenja. Mala i srednja poduzeća trebaju
imati na umu da su svi podaci na računima vaţni (ne samo troškovi). Korištenje
rješenja koje će i obuhvaćati i analizirati sve informacije omogućuje
učinkovitiju obradu faktura, dubinsku analizu kako bi se smanjili troškovi, sposobnost
da se optimiziraju usluge. Vrijeme provedeno za obradu faktura je smanjeno od
nekoliko sati do nekoliko minuta i jednom kad se provede, organizacije se mogu
usredotočiti na pitanja koja su veća od plaćanja računa, uključujući i raspetljavanje
inventara, osporavajući pogreške i optimizirati ono što je u njihovom vlasništvu. To
su aktivnosti koje vama vraćaju značajna novčana sredstva i stvaraju pravu vrijednost!
Savjet 5: Revizija, provjera i korekcija
Svaka tvrtka treba redovito obavljati temeljitu reviziju svih usluga koje trenutno
plaća. Ova praksa dovesti će do značajnog smanjienja troškova. Prema poznatim
istraţivanjima, od 10-17 posto telekom godišnjih troškova su pogreška. U nastojanju
da se stavi ovo u perspektivu, sljedeća tablica predstavlja konzervativnu procjenu

4. potencijala godišnjeg gubitka za srednje velike organizacije, bez alata i / ili procese
kako bismo provjerili točnost njihovih telekom računa.
Godišnji telekom troškovi
500.000
1.000.000
1.500,000
Potencijalni godišnji gubitak zbog
nedostatka
TEM kontrole (10%)
50.000
100.000
150.000
Vaţno je da organizacije imaju proces kojim su u stanju pregledati i pomiriti usluge
koje:
• Više ne postoje ili nisu podrţane u poduzeću
• su prethodno otkazane
• su na mjestima koja su zatvorena
• pripadaju zaposlenicima koji više ne rade
• ne odgovaraju tarifama koje su dogovorene
U skladu s metodologijama za provođenje provjere valjanosti faktura, vaš proces
upravljanja bi trebao uključivati:
• povijesni pregled (odnosno vaši stari računi)
• provjera da li se vaš operater pridrţava dogovorenih stavki
• financijsko upravljanje kontrolira praćenje računa unaprijed
Savjet 6: Mobilnost
Mobilnost je danas glavno područje interesa za većinu organizacija. Mnoge male i
srednje tvrtke su omogućile zaposlenicima da koriste svoje osobne smartphone i
tablete za rad zbog ogromne prednosti u produktivnosti i real-time povezivanja.
Mobilni uređaji, uključujući pametne telefone i tablete, trebaj biti uvedeni u
korporativno okruţenje s pravilnim upravljanjem i usklađenosti kako bi se osiguralo
da troškovi ostanu pod kontrolom.
SAŢETAK
Postoji opća zabluda da mala i srednja poduzeća nemaju volumen usluge ili faktura
za koji bi formalni program za upravljanje telekom troškovima bio isplativ.
Danas, mnoge male i srednje tvrtke su uvelike prepoznale i prihvatile koristi od
odgovarajuće TEM tehnike i strategije. Iako se mala i srednja poduzeća ne suočavaju
s istim pitanjima razmjera s kojima se suočavaju globalne kompanije, gotovo nema
razlike u specifičnim izazovima organizacija koje se suočavaju u pokušaju da
upravljaju i kontroliraju telekomunikacijsku infrastrukturu.
Kontaktirajte nas na info@alert-komunikacije.com I dogovorite BESPLATNU
ANALIZU SVOJIH TELEKOM TROŠKOVA!