1. verbinden van mens en buurt
Korte evaluatie werkatelier adviescommissie
faciliteren vrijwilligersinitiatieven,
6 november en 2 december 2014
Locatie: Wennekerpand, Schiedam

2. verbinden van mens en buurt
INHOUDSOPGAVE
1. Inleiding 2
2. Werkwijze 2
3. Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen commissie 2
4. Aanbevelingen EN de Buurt 4
5. Afspraken 4
Slotwoord 4

3. verbinden van mens en buurt
-2-
1. Inleiding
De gemeente Schiedam heeft op 6 november en 2 december 2014 voor de derde keer een
werkatelier gefaciliteerd voor de Adviescommissie Faciliteren Vrijwilligersinitiatieven.
De rol van de adviescommissie, verder commissie, is het beoordelen van – en adviseren over
subsidieaanvragen in het kader van de Subsidieregeling ‘Faciliteren van Vrijwilligers’.
2. Werkwijze
De commissie kwam bijeen in een werkatelier van 2 dagdelen, verspreid over de maanden
november en december. Ook nu weer in het Wennekerpand.
3. Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen van de commissie
De commissie keek ook nu weer positief terug op dit werkatelier. Er is sprake van openheid,
onderling respect en waardering. Deelnemers hebben het leuk. Het oordeel van de
commissie was verder gebaseerd op de volgende elementen:
Samenstelling commissie
De commissie bestond uit 10 vrijwilligers en 7 ambtenaren. Tijdens het werkatelier waren 8
vrijwilligers en 6 ambtenaren aanwezig.
Tweede dagdeel: toelichtingsronde
De commissie heeft deze keer één aanvrager uitgenodigd voor een mondelinge toelichting.
Het 2e
dagdeel is ook benut om te reflecteren op aanvragen uit de 1e
beoordelingsronde.
Het belangrijkste doel was het beoordelen op mogelijke inconsequentie in de beoordeling en
het verkrijgen van een scherpere motivering.
Externe begeleiding
Ook deze keer is gewerkt met twee externe begeleider(s). De 2e
dag is er 1 begeleider
ingezet. De commissie ervoer dit als positief.
-3-

4. verbinden van mens en buurt
Bevindingen van de commissie
 Bij enkele aanvragen oordeelde de commissie dat kosten voor eten, drinken of
catering aan de hoge kant waren. De commissie vond dat kosten voor eten en
drinken in principe niet gehonoreerd dienden te worden, tenzij de aanvrager
aannemelijk maakt dat deze kosten echt ondersteunend zijn aan de hoofdactiviteit
en daarmee een dergelijke post ook laag bleef. Ondanks deze bevinding, heeft de
commissie gemeend het al dan niet vergoeden van eten en drinken, niet als extra
criterium op te nemen in de regeling. De commissie hechtte er aan de regeling open
en flexibel te houden en het niet teveel dicht te timmeren.
 Bij aanvragen waarbij een groot bedrag werd gevraagd, was vaak sprake van inzet
van (dure) professionals waarbij de aspecten voor en door bewoners en het
faciliteren van vrijwilligers (eigen kracht) niet of onvoldoende werd aangetoond. Ook
bleek dat de aanvrager vanuit bevlogenheid en/of ‘engagement’ een initiatief
voorstelde, maar niet of onvoldoende aantoonde dat er draagvlak was bij de
doelgroep of betrokkenheid van onderop
 De commissie vond het nuttig om te ontdekken hoe veelsoortig en divers de
initiatieven zijn, waarmee de meerwaarde van de regeling ook is gebleken
 Enkele leden van de commissie waren niet in de gelegenheid zich vooraf goed voor
te bereiden op het beoordelen van de aanvragen.
 De commissie gaat graag door met deze regeling, ook nu deze subsidieronde minder
aanvragen zijn gehonoreerd.
 Er zijn weinig aanvragen voor en door jongeren.
Aanbevelingen commissie
 De gemeente en de commissie gaan de subsidieronde 2016 eerder starten. Daarmee
wil de commissie bereiken dat er meer voorbereidingstijd is en ontstaat er ook
ruimte de commissie te betrekken vanaf de voorkant van het proces.
 De gemeente maakt voorafgaand aan het werkatelier een groepsindeling en geeft
aan hoe de aanvragen over de groepen verdeeld worden en verstuurd de aanvragen
10 dagen voor aanvang van het werkatelier aan de commissie
 De gemeente geeft meer bekendheid aan de regeling, ook tussentijds. De commissie
stelt voor regelmatig een project te publiceren waaraan een bijdrage is toegekend.
Daarmee ontstaat bij Schiedammers een beeld welke soort initiatieven de stad heeft
en waarvoor een bijdrage mogelijk is. Dit biedt inspiratie en kan aanvragen uitlokken.
 Voeg aan het aanvraagformulier een vraag toe hoe de aanvrager het initiatief na het
1e
jaar financiert (bevorderen van duurzaamheid en continuïteit)
-4-

5. verbinden van mens en buurt
 Verder onderzoeken hoe de aanvraagprocedure kan verbeteren met als doel meer
rendement te halen uit de regeling.
 Overweeg het stimuleren van aanvragen op basis van een thema of gemeentelijke
ambitie (bijv. aanpak van eenzaamheid)
 Organiseer een ‘event’ voor en door jongeren om aanvragen uit deze groep te
stimuleren
 De aanvrager verzoeken geen identiteitsbewijzen mee te sturen bij de aanvragen.
 Geef een aanvrager als ‘voorwaarde’ mee dat zij zorgdragen voor publiciteit over het
initiatief met een verwijzing naar de subsidieregeling ‘faciliteren vrijwilligers’
 Kom als commissie in maart/april weer bij elkaar voor de voorbereidingen van de
nieuwe regeling. Er kan dan o.a. samen kritisch gekeken worden naar het
aanvraagformulier.
4. Aanbeveling EN de Buurt
 Stimuleer dat een aanvrager die handelt vanuit een grote bevlogenheid of
maatschappelijk ‘engagement’ de beoogde doelgroep betrekt en/of de aanvraag
mede-ondertekent dan wel de aanvraag zelf indient. Dit versterkt het
draagvlakcriterium.
5. Afspraken
 De gemeente nodigt de commissie uit voor een overleg in april 2015. In dit overleg
bespreken gemeente en commissie het aanvraagformulier en de –procedure.
 In het overleg in april 2015 verdeelt de commissie zich in koppels. Deze koppels gaan
projecten bezoeken waaraan subsidie is verleend. De eerste aanvraag die bezocht
gaat worden is Tha New Generation.
Slotwoord
EN de Buurt heeft de samenwerking met de commissie en gemeente als heel plezierig
ervaren. De leden van de commissie zijn inmiddels goed op elkaar ingespeeld. Er is een open
en veilige sfeer. Tijdens dit werkatelier is het ‘eigenaarschap’ van de commissie verder
versterkt. Een goed voorbeeld is de ‘gespreksleiding’ door een vrijwilliger tijdens de
mondelinge toelichting van een aanvrager (Tha New Generation). De commissie ontving de
aanvrager, stelde de vragen en bereidde zich ook serieus voor op deze verantwoordelijkheid.