Download to read offline
Topic 41
- 1. TOPIC FOUR (4)– CONDUCTING TEAM AUDITS -WORK IN TEAM -AUDIT TEAM PROCESSES -TEAM AUDIT ROLES 1
- 2. WORK IN TEAM Theword ‘team’ as it applies to communication audits implies individual members COORDINATING their work TOGETHER toward a COMMON GOAL The common goal is predetermined: a valid review of the client organisation 'Pasukan' Perkataan seperti ia terpakai bagi audit komunikasi menunjukkan ahli-ahli individu PENYELARASAN kerja mereka BERSAMA arah MATLAMAT BIASA Matlamat biasa yang telah ditetapkan: kajian yang sah bagi organisasi pelanggan 2
- 3. Being client-focused means: 1.putting aside individual differences 2. working together to provide the best possible service for the client 3. utilising each individual’s own special qualities to produce a superior communication audit # OUTCOME of 3 C’s (communication, coordination & collaboration): produce something greater than the sum of any individual effortSebagai mesra pelanggan bermaksud: Sebagai mesra pelanggan bermaksud: 1. mengetepikan perbezaan individu 2. bekerja bersama-sama untuk memberikan yang terbaik perkhidmatan mungkin untuk pelanggan 3. menggunakan tersendiri setiap individu kualiti untuk menghasilkan yang lebih tinggi komunikasi audit # HASIL 3 C (komunikasi, penyelarasan & kerjasama): menghasilkan sesuatu yang lebih besar daripada jumlah mana-mana usaha individu 3
- 4. AUDIT TEAM PROCESSES InitiationPhase Focus efforts inward Create a vision for the team Planning Phase Designate team roles Develop schedules Publicise team to organisation Data Collection Phase Determine interview teams Outline data collection guidelines Interpretation Phase Organise information Synthesize all member’s perceptions Verify all data for accuracy and reliability Final Report Phase Determine standards for writing report Verify final report Develop plan for report presentation Shared Review of Audit Processes 4
- 5. Permulaan Fasa Menumpukan usahamasuk Buat wawasan untuk pasukan Fasa perancangan Menetapkan peranan pasukan membangunkan jadual Publicise pasukan kepada organisasi Pengumpulan Data Fasa Menentukan pasukan temuduga Menggariskan garis panduan pengumpulan data Fasa tafsiran Atur maklumat Mensintesis persepsi semua ahli Mengesahkan semua data untuk ketepatan dan kebolehpercayaan Laporan Fasa Akhir Menentukan standard untuk menulis laporan Mengesahkan laporan akhir Membangunkan pelan untuk pembentangan laporan 5
- 6. 1. Initiation Phase a.Team Players Everymember is beginning to work together as a team. This involves identifying strengths and weaknesses and understanding that everyone will take on different roles throughout the audit process b.Investigators Gathers as much information about the organisation investigators as they try to familiarise themselves with the organisation as possible. The entire audit team becomes Permulaan Fasa Pemain a.Team Setiap ahli mula bekerja bersama-sama sebagai satu pasukan. Ini melibatkan mengenal pasti kekuatan dan kelemahan dan memahami bahawa semua orang akan mengambil peranan yang berbeza sepanjang proses audit b.Investigators Mengumpulkan seberapa banyak maklumat tentang organisasi yang mungkin. Pasukan audit keseluruhan menjadi penyiasat ketika mereka cuba untuk membiasakan diri dengan organisasi TEAM AUDIT ROLES 6
- 7. 2. Planning Phase a.Contact person Servesas liaison between audit team and organisation. All communications between the audit team and the organisation should go through the contact person. b.Coordinator Oversees the entire audit. Must be knowledgeable of current events including changes, organisational contacts, and scheduling concerns. c. Scheduler Organises the interview schedules for the audit team and coordinates interview times with organisation members Fasa perancangan a.Contact orang Berfungsi sebagai penghubung di antara pasukan audit dan organisasi. Semua komunikasi di antara pasukan audit dan organisasi perlu melalui orang kenalan. b.Coordinator Menyelia keseluruhan audit. Mesti berpengetahuan peristiwa-peristiwa semasa termasuk perubahan, kenalan organisasi, dan kebimbangan penjadualan. c. Berjadual Anjur jadual temuduga untuk pasukan audit dan menyelaraskan masa temu bual dengan ahli-ahli organisasi 7
- 8. 3. Focal Phase a.Primary Team members are assigned to either quantitative or qualitative roles as their principal focus of research b. Secondary After deciding on their primary focus, team members should have a minor role in the remaining focus area (either qualitative or quantitative) Fasa Focal a. rendah Ahli-ahli pasukan yang ditugaskan untuk peranan sama ada kuantitatif atau kualitatif sebagai fokus utama penyelidikan mereka b. menengah Selepas membuat keputusan mengenai tumpuan utama mereka, ahli-ahli pasukan perlu mempunyai peranan kecil dalam kawasan tumpuan baki (sama ada kualitatif atau kuantitatif) 8
- 9. 4. Data Collection Phase a.Secretary In charge of managing central filing cabinet where data files are stored b. Data coders Coordinate incoming interviews and input survey findings into central statistical database c. Statisticians Run and analyse statistical tests on quantitative data d. Interview coders Collect and summarise interview transcripts. This includes identifying quotes from organisation personnel Pengumpulan Data Fasa a. Setiausaha Yang bertanggungjawab bagi menguruskan kabinet memfailkan pusat di mana fail-fail data yang disimpan b. coders data Menyelaras temuduga masuk dan dapatan kajian input ke dalam pangkalan data statistik pusat c. statistik Berlari dan menganalisis ujian statistik data kuantitatif d. coders temuduga Mengumpul dan merumuskan transkrip temubual. Ini termasuk mengenal pasti petikan daripada kakitangan organisasi 9
- 10. 5. Interpretation phase a. Focusgroup Team works together to analyse and interpret audit findings. Involves synthesizing perceptions from both quantitative and qualitative data 6. Final Report Phase a. Writers Organise findings and write sections of final report b. Editor Reviews written sections. Makes sure grammar, writing style, and format is consistent and correct c. Chart generator Creates charts and tables for report d. Speakers Present report and summarizes findings. Suggest recommendations and addresses comments and questions 10 from organisation members
- 11. 5. fasa tafsiran 6. 7. a. kumpulanfokus Pasukan bekerja bersama-sama untuk menganalisis dan mentafsir penemuan audit. Melibatkan mensintesis persepsi daripada data kuantitatif dan kualitatif 8. Laporan Fasa Akhir 9. 10. a. penulis Atur penemuan dan menulis bahagian laporan akhir 11. 12. b. Editor Ulasan bahagian bertulis. Membuat tatabahasa pasti, gaya penulisan, dan format adalah konsisten dan betul 13. 14. c. penjana carta Mencipta carta dan jadual untuk laporan 15. 16. d. penceramah Membentangkan laporan dan ringkasan penemuan. Mencadangkan cadangan dan alamat komen dan soalan dari ahli-ahli organisasi 11
Editor's Notes
- #2 {}