3. Dlaczego ja?
byłem członkiem Zarządu Okręgu,
ukończyłem studia I stopnia z
rachunkowości na Uniwersytecie
Ekonomicznym w Katowicach
od dwunastu lat jestem skarbnikiem
Raciborskiego Związku Drużyn
Harcerzy
4. Dlaczego wy?
Wg § 12. punkt 1. Regulaminu finansowo-
gospodarczego ZHR:
„W celu ewidencjonowania swoich wpływów i
wydatków finansowych każda jednostka
organizacyjna prowadzi starannie i
systematycznie dokumentację finansową”.
5. Dlaczego jest dobre?
Prowadzenie dokumentacji finansowej
przez drużynowego:
uczy odpowiedzialności,
uczy sumienności,
uczy gospodarności,
przygotowuje do dorosłego życia,
…
6. Dokumentacja finansowa
Przywołam tutaj punkt 2. § 12., który
wszystko precyzuje:
„Na dokumentację finansową składają się:
książka finansowa,
kwitariusz przychodowy,
teczka dowodów księgowych zawierająca
dokumentację źródłową wpływów i wydatków
gotówkowych,
książeczka oszczędnościowa, chyba że jednostka
organizacyjna posiada rachunek bankowy”.
8. Książka finansowa
To w niej zapisujemy wszystkie
operacje finansowe dokonywane przez
jednostkę organizacyjną. Jest swoistym
wykazem wszelkich wpływów i
wydatków ponoszonych przez
jednostkę. Z niej jasno wynika jaką
gotówką dysponuje jednostka, która
powinna być odzwierciedlona w
rzeczywistości.
9. Książka finansowa - budowa
Każda książka finansowa ma określoną budowę,
najczęściej składa się z kolumn:
data, w której wpisujemy datę operacji finansowej,
treść, w której opisujemy operację finansową i podajemy
rodzaj i numer dowodu księgowego,
wpływy, która dzieli się na kilka bardziej szczegółowych
kolumn zawierających poszczególne rodzaje wpływów,
saldo, czyli wpływy minus wydatki (to co mamy w gotówce),
wydatki, która podobnie jak wpływy dzieli się na kilka
bardziej szczegółowych kolumn zawierających
poszczególne rodzaje wydatków.
11. Książka finansowa – wpływy
Jak już wcześniej napisałem wpływy są
podzielone na kilka kategorii, a mianowicie:
składki,
darowizny,
1%
akcje zarobkowe,
pozostałe.
W związku z tym postaram się przybliżyć
Wam każdą z podanych kategorii wpływów
12. Książka finansowa – wpływy
składki
Składki – tutaj księgujecie wpłaty składek dokonane
przez harcerzy. Ważne jest to, aby każdemu
harcerzowi wystawiać kwitariusz jako potwierdzenie
wpłaty składek, wtedy gwarantujecie, że te pieniądze
są ewidencjonowane! W dokumentacji również
powinna być ewidencja opłaconych składek przez
poszczególnych harcerzy. Pamiętajcie, aby
ewidencja składek była zgodna z tym co
zaksięgujecie we wpływach jako składki!
13. Książka finansowa – wpływy
1 procent
1% – tutaj księgujecie wpłaty z jednego
procenta, który otrzymujecie z okręgu.
Należy pamiętać, aby opisywać na
fakturach w jakiej kwocie finansujecie
coś z 1%.
14. Książka finansowa – wpływy
darowizny
Darowizny – tutaj księgujecie wszelkie
wpłaty otrzymane od sponsorów jako
darowizna, czyli tzw. nieodpłatne
przysporzenie Wam korzyści (w tym
wypadku wręczenie pieniędzy bez
świadczenia zwrotnego).
15. Książka finansowa – wpływy
akcje zarobkowe
Akcje zarobkowe – w tej rubryce macie
obowiązek zaksięgować wszelkie pieniądze
z akcji zarobkowych, które otrzymuje dana
jednostka. Zaksięgowanie odbywa się za
pomocą kwitariusza, który wystawiany jest
organizatorowi akcji zarobkowej.
Uwaga: Wszystkie planowane akcje
zarobkowe należy uprzednio zgłosić
Zarządowi Okręgu.
16. Książka finansowa – wpływy
Pozostałe
Pozostałe – inne wpływy, których nie
jesteście w stanie zakwalifikować
uprzednio omówionych rubryk, np.
wpłata na biwak drużyny, wpłata na
mundur harcerski, itp.
17. Książka finansowa – wydatki
Wpływy zostały już omówione, a więc przejdę teraz do wydatków,
których to jest zawsze więcej, dlatego również kategorii jest więcej:
zakup wyposażenia,
materiały,
wyżywienie,
usługi,
transport,
podróże służbowe (delegacje),
czynsze i energia,
koszty ubezpieczenia,
inne,
wynagrodzenia bezosobowe,
składki.
Teraz postaram się po krótce objaśnić każdy z tych wydatków, aby było
łatwiej Wam w przyszłości klasyfikować wydatki.
18. Książka finansowa – wydatki
zakup wyposażenia (400)
Zakup wyposażenia – w tej rubryce
księgujemy wydatki na sprzęt, który nie
podlega jednorazowemu zużyciu, o czasie
używania dłuższym niż rok i/lub jednostkowej
cenie nabycia przekraczającej 200 zł, tzn.
sprzęt biwakowo-obozowy (namioty, sprzęt
pionierski, sprzęty kuchenne, sprzęt
sportowy), wyposażenie harcówek (meble,
sprzęt audio-video), itp.
19. Książka finansowa – wydatki
materiały (401)
Materiały – tutaj księgujemy wydatki poniesione na
materiały podlegające jednorazowemu, całkowitemu
zużyciu, czyli:
materiały biurowe (np. papier, koperty, długopisy, spinacze),
środki czystości (np. papier toaletowy, mydło, środki
chemiczne),
części zamienne do wyposażenia,
inne materiały (kreda, świeczki, kredki, filmy fotograficzne,
kasety, farby, książki),
lekarstwa,
itp.
20. Książka finansowa – wydatki
wyżywienie (402)
Wyżywienie – to wszelkie wydatki
poniesione na artykuły spożywcze, ale
także opłaty za posiłki spożyte w
barach, restauracjach, itp.
Uwaga: Jeśli na zbiórce drużyny
najlepszy zastęp dostaje słodycze, to
jest to nagroda, księgowana jako Inne,
a nie wyżywienie!
21. Książka finansowa – wydatki
usługi (403)
Usługi – wydatki poniesione za wszelkiego rodzaju usługi
świadczone przez inne podmioty na naszą rzecz, chodzi tutaj
m.in. o:
usługi pocztowe i telekomunikacyjne (np. zakup znaczków
pocztowych, wysłanie paczki, rachunki za karty telefoniczne, zakup
kart pre-paid),
usługi bankowe (np. opłata za dokonanie przelewu),
usługi poligraficzne (np. wyrobienie pieczątek, kserowanie
materiałów, druk ulotek, folderów, itp.),
wynajęcie przewodnika (np. po muzeum),
wywołanie filmów fotograficznych i zrobienie odbitek.
Uwaga: W ZHRze nie można odliczać wydatków na rozmowy
telefoniczne telefonem na abonament, dozwolony jest tylko i
wyłącznie zakup kart pre-paid. W ZHRze nie wolno trzymać
pieniędzy jednostki na prywatnym koncie i dokonywać w taki
sposób przelewów.
22. Książka finansowa – wydatki
transport (404)
Transport – w tej rubryce wpisujemy wydatki
poniesione na przewóz osób, sprzętu, zakup części
zamiennych do samochodów będących własnością
ZHR i użytkowanych w drużynie (bądź na obozie),
eksploatacja samochodów (zakup paliwa, oleju,
ubezpieczenie samochodów będących własnością
ZHR).
Uwaga: W tej rubryce księguje się również wydatki
związane z użytkowaniem (wynajęciem) samochodu
nie będącego własnością ZHR, np. rodzic przewiózł
Wam sprzęt z magazynu na miejsce biwaku i
zwracacie mu koszt paliwa (należy wtedy sporządzić
umowę wynajmu auta).
23. Książka finansowa – wydatki
podróże służbowe – delegacje (405)
Podróże służbowe – w tej rubryce
księgujecie wszelkie wydatki związane
z kosztami podróży służbowych
krajowych jak i zagranicznych.
Uwaga: Wszelkie koszty związane z
kwaterką na obozie księguje się jako
delegację!
24. Książka finansowa – wydatki
czynsz i energia (406)
Czynsz i energia – wszelkie koszty
związane z najmem pomieszczeń na
biwak, opłatą za pole namiotowe, opłatą
za schronisko, ale również koszty
poniesione na zakup butli gazowej,
która służy do gotowania posiłków, czy
ogrzewania pomieszczeń.
25. Książka finansowa – wydatki
koszty ubezpieczenia (407)
Koszty ubezpieczenia – tutaj
księgujemy koszty związane z
ubezpieczeniem OC kadry i NNW
uczestników i kadry.
26. Książka finansowa – wydatki
inne (408)
Inne – w tej rubryce księgujemy koszty,
których nie potrafimy zakwalifikować do
pozostałych (np. nagrody, bilety wstępu do
muzeum, kina, inne atrakcje programowe,
spotkania obozowe.
Uwaga: Jeśli kupujecie słodycze jako
nagroda dla harcerzy, to księgujecie je jako
inne, podobnie podczas spotkania
poobozowego kupujecie pizzę, to również
księgowana jest jako inne, a nie wyżywienie!
27. Książka finansowa – wydatki
wynagrodzenia bezosobowe (411)
Wynagrodzenia bezosobowe - są to
koszty związane z wynagrodzeniami brutto z
tytułu zawartych umów zleceń i umów o
dzieło – na podstawie rachunku od
Zleceniobiorcy oraz odprowadzenia
należności z tytułu podatku do Okręgu.
Uwaga: Wszystkie umowy muszą być
podpisywane przez osoby do tego uprawione,
czyli Zarząd Okręgu lub pełnomocników
Zarządu Okręgu. Praktyka pokazuje, że ta
rubryka jest bardzo rzadko wykorzystywana.
28. Książka finansowa – wydatki
składki
Składki – w tej rubryce są księgowane
składki odprowadzone do Okręgu
bezpośrednio lub na jego konto.
30. Książka finansowa
z/do przeniesienia
W książce finansowej pierwsza pozycja na
każdej stronie jest nazwana z
przeniesienia i tutaj wpisuje się dane z
poprzedniej strony. W ostatniej pozycji
nazwanej do przeniesienia wpisuje się
wynik, która jest sumą poszczególnych
kolumn (kolumny saldo nie sumujemy, tylko
wpisujemy ostatnią pozycję).
Uwaga: Na pierwszej stronie nowej książki
finansowej wpisuje się w pozycji z
przeniesienia zazwyczaj saldo z
poprzedniej książki finansowej.
31. Najczęstsze uwagi dotyczące
prowadzenia książki finansowej
Dowody księgowe nie są wpisywane do książki na
bieżąco, wpisywane nie chronologicznie – dopuszcza
się miesięczne (ale nie kilkumiesięczne!) opóźnienie
w księgowaniu dowodów. W przypadku, gdy dowód
wpłynął do księgowania później, niż wskazuje na to
data wystawienia dowodu, należy napisać na nim, że
wpłynął do księgowania w dniu ...
Ważne: Data w książce finansowej jest datą
księgowania, czyli wpisywania pozycji do książki
finansowej, a nie datą dowodu księgowego.
32. Najczęstsze uwagi dotyczące
prowadzenia książki finansowej
Dowody księgowe nie są numerowane – dowody
numerujemy kolorem czerwonym w prawym górnym
rogu (liczba w kółku), tak by numer był widoczny.
Numer ten powinien być zgodny z numerem pozycji
w książce finansowej w rubryce L.p.
Przy robieniu korekty w książce finansowej, w
miejsce, gdzie powinien się znajdować dowód
księgowy w dokumentacji finansowej, powinna zostać
wczepiona kartka z informacją o dokonaniu korekty
(należy określić na czym polegała korekta).
33. Najczęstsze uwagi dotyczące
prowadzenia książki finansowej
Używanie w książce korektora,
nadmierne kreślenie, zamazywanie
pozycji jest niedopuszczalne.
Maksymalnie 10 procent rocznego
budżetu drużyny wykazanego we
wpływach może zostać przekazane na
kolejny rok rozliczeniowy.
35. Co to jest dowód księgowy?
Dowód księgowy to dokument, który
stanowi podstawę do zaksięgowania
wpływu (KP) i wydatku (faktura VAT,
rachunek, rozliczenie przejazdu,
wycieczki) w książce finansowej.
Uwaga: Paragon nie jest dowodem
księgowym!
36. Kilka słów o dowodach
księgowych
Dowody księgowe powinny być
wystawione w sposób staranny,
czytelny i trwały (atramentem,
długopisem, pismem maszynowym).
Tylko oryginały dokumentów, w
przypadku wydatków stanowią
podstawę do dokonania zapisu w
książce finansowej.
43. Kiedy księgujemy oryginał, a
kiedy kopię?
Zasada jest bardzo prosta: „Oryginał otrzymujecie
zawsze wtedy kiedy Wy płacicie komuś za coś”,
np. kupujecie namiot, to sprzedawca powinien Wam
dać oryginał fakturę, a samemu zachować kopię. W
sytuacji, gdy Wy otrzymujecie wpłatę od kogoś, to
jesteście zobowiązani dać oryginał dowodu
księgowego wpłacającemu, np. harcerz płaci składki
drużynowemu, drużynowy wystawia kwitariusz i daje
oryginał (biały kwitariusz) harcerzowi jako dowód
zapłacenia składek.
Podsumowując: oryginał dostaje zawsze ten
kto „daje” pieniądze.
44. Prawidłowy dowód księgowy
Prawidłowy dowód księgowy to taki, który stwierdza dokonanie
transakcji zgodnie z jej przebiegiem i zawiera co najmniej:
rodzaj dowodu księgowego i jego numer nadany przez wystawcę (rachunek
nr…, faktura nr…, umowa nr…, KP nr…, itd.),
dane jednostek dokonujących operacji gospodarczych (np. sprzedawcy i
nabywcy),
opis i wartość całej operacji (tj. wyszczególnienie zakupionych produktów,
świadczonych usług, czy wykonanej pracy wraz z podaniem wartości
pieniężnej), zapis słowny wartości całej operacji (np. dwa tysiące sześćset
pięćdziesiąt dwa złote 52/100) oraz określenie sposobu dokonania płatności
(gotówką czy przelewem).
Uwaga: Na fakturze musi być wyszczególnione co dokładnie kupiliście.
Nie może to być ogólnikowe stwierdzenie, np. sprzęt biwakowy, powinno
być napisane, że zakupiliście n namiotów, m toporków i x siekier za x
złotych!
datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu,
podpis wystawcy (i odbiorcy) dowodu.
46. Dokumentowanie wpływów
Mamy obowiązek udokumentowania
wszystkich wpływów otrzymanych w ciągu
roku rozliczeniowego, tj. od 1 stycznia do 31
grudnia.
Podstawą dokonania wpisu są dla wszystkich
wpływów (także składek) ponumerowane
kwitariusze (KP dla hufców), które drużynowy
otrzymuje wraz z książką finansową. Żaden
kwitariusz nie może zostać zniszczony, nawet
ten źle wypełniony!
47. Jak wypełnić kwitariusz?
Bloczki kwitariuszy powinny być ostemplowane
pieczątką Okręgu, a z drugiej strony (na odwrocie)
pieczątką drużyny. Kwitariusze powinny być wypełnione
w trzech egzemplarzach: oryginał (biały) dostaje osoba
(lub jednostka), pierwszą kopię (żółta) wpinamy do
teczki dowodów źródłowych, a druga kopia (różowa)
postaje w bloczku.
Na kwitariuszu musi zostać wyraźnie określone: kto
wpłaca, jaką sumę i na jaki cel. Kwit musi zostać
podpisany przez osobę przyjmującą gotówkę.
50. Co zrobić, kiedy się pomylimy?
Po pierwsze nie panikujmy! Nie stało się jeszcze nic
strasznego.
Ważne jest to, aby przy wystawianiu kwitariuszy (KP)
nie poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
Kiedy się pomylimy, to na kwitariuszu (wszystkich
kopiach) możemy przekreślić błędną treść lub kwotę,
a nad nią wpisać poprawne wartości oraz obok datę
poprawki i podpis osoby wykonującej korektę. Ważne
jest, aby było to później czytelne!
Kwitariusz (KP) można również anulować poprzez
przekreślenie oryginału i wszystkich kopiach, a
następnie można wystawić kolejny poprawny już
kwitariusz. Kwitariusz anulowany musi pozostać w
bloczku, nie można go wyrzucić.
52. Dokumentowanie wydatków
Mamy obowiązek udokumentowania
wszystkich wydatków poniesionych w
ciągu roku rozliczeniowego, tj. od 1
stycznia do 31 grudnia.
Podstawą dokonania wpisu są dla
wszystkich wydatków są faktury,
rachunki, rozliczenia przejazdu,
rozliczenia wycieczek, umowy itp.
53. Jak opisać fakturę?
Na odwrocie faktury po lewej stronie przybijacie
pieczątkę drużyny oraz wpisujecie datę
zaksięgowania wydatku w książce finansowej.
Wszystkie faktury na odwrocie muszą być również
prawidłowo opisane:
umieszczamy zdanie: „Sprawdzono pod względem
merytorycznym, formalnym i rachunkowym” i pod tym
muszą wystąpić dwa podpisy różnych osób (skarbnika i
drużynowego),
umieszczamy zdanie: „Zatwierdzam do wypłaty” i pod tym
musi być podpis drużynowego.
opis słowny wykorzystania zakupionej rzeczy – czyli musimy
się „wytłumaczyć” z każdego wydatku, np. odbitki zdjęć
wykorzystano do prowadzenia kroniki drużyny.
55. Jak zaksięgować tylko część faktury?
Mamy sytuację, w której harcerz miał
kupić świeczki, które kosztowały 10
złotych, ale kupił także butelkę coca-coli
za 6 zł, co spowodowało to, że na
fakturze mamy dwie pozycje. Wtedy do
książki finansowej wpisujecie tylko
kwotę za świeczki, a na odwrocie
umieszczacie „Zatwierdzam do wypłaty
10 złotych”
57. Różne wydatki na fakturze
Często się zdarza tak, że na jednej fakturze są różne
wydatki. Wtedy taką fakturę należy rozbić, np. na
fakturze mamy 2 kg gwoździ za 20 złotych (kwota
brutto) oraz namiot za 300 zł (kwota brutto). Wtedy w
pozycji „Zakup wyposażenia” wpisujemy 300 zł
(namiot), a w pozycji „Materiały” – 20 zł (gwoździe).
Również opisując fakturę należy każdą pozycję
opisać osobno (na co zostały przeznaczone te
artykuły).
Uwaga: Przy większych zakupach lepiej posortować
sobie produkty oraz poprosić o osobne skasowanie.
59. Najczęstsze błędy na fakturach
Na pierwszej stronie dowodu księgowego brakuje
informacji o sposobie zapłaty za zakupiony towar lub
usługę (najczęściej kupujemy coś za gotówkę).
Należy wówczas dopilnować odbierając zawsze
fakturę, aby zawsze było na dokumencie napisane,
że „zapłacono gotówką” lub „forma zapłaty: gotówka”.
Jeśli natomiast płatność następuje przelewem, to
będzie napisane „forma zapłaty: przelew”. W takim
wypadku należy dołączyć do faktury potwierdzenie
dokonania wpłaty gotówkowej na konto (kwit, który
dostajecie w banku lub na poczcie po dokonaniu
przelewu).
60. Najczęstsze błędy na fakturach
Błędy na dowodach księgowych – chodzi zarówno o błędy
merytoryczne, czyli pomyłki w nazwie organizacji, numerze NIP,
adresie jednostki, na którą bierzemy fakturę, ale także błędy
rachunkowe, np. przy podliczeniu faktury.
Uwaga: Przez odebraniem faktury dokładnie sprawdzajcie czy
sprzedawca dobrze wpisał dane ZHR. W przypadku faktur
wypisywanych komputerowo błędy rachunkowe niemal się nie
zdarzają, ale sprawdźcie czy ilości towarów i ich ceny są takie
jak faktycznie zapłaciliście.
Jeżdżenie 100 km w celu poprawienia faktury nie należy do
przyjemności, lepiej sprawdzać przy odbiorze. Na fakturach i
innych dowodach źródłowych niedopuszczalne jest
dokonywanie jakichkolwiek przeróbek i wymazywania
czegokolwiek).
61. Najczęstsze błędy na fakturach
Z tyłu na dowodach księgowych
najczęściej brak: pieczątek drużyny,
sprawdzenia pod względem merytorycznym,
formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzenia
do wypłaty, podpisu drugiej osoby (każdy
dowód powinien być podpisany przez dwie
różne osoby).
To bardzo ważne, by dowód był właściwie
opisany. Wymóg taki stawia nam Ustawa o
rachunkowości
62. Najczęstsze błędy na fakturach
Dowody nie są opisane w ogóle lub opisane w stylu „zużyto
na zbiórce” – opisy te są bardzo ważne, bo decydują o tym, w której
kolumnie książki finansowej wydatek powinien zostać ujęty. Z treści
faktury lub rachunku bardzo często nie można się domyślić, co to jest
np. niektóre hipermarkety stosują takie skróty, że daną rzecz można
równie dobrze potraktować jako coś do jedzenia, jak również jako
materiał programowy. Z tyłu rachunku należy wówczas podać pełną
nazwę artykułu.
Nie dopuszczalne są też opisy typu „zużyto na zbiórce,” bo one również
nic nie mówią o kwalifikacji kosztu. Opis faktury dokonywany jest po to,
by dla innej osoby sprawdzającej wasze wydatki było jasne, w jakim
celu wymienione towary lub usługi zostały zakupione i wykorzystane
np.: „Papier ksero został zużyty do ...”; „Flamastry zużyto podczas....”;
„Nagrody - książki rozdano następującym uczestnikom konkursu …
/wymienić nagrodzonych/”). Proponuję postawić się w roli surowej
osoby kontrolującej zasadność waszych wydatków, a gwarantuję Wam,
że opisy dowodów będą wyglądały zupełnie inaczej.
63. Rozliczanie przejazdu
Rozliczanie biletów na duże kwoty (powyżej 200zł) za
pomocą rozliczenia przejazdu jest niedopuszczalne.
Trzeba poprosić o fakturę – robimy to podczas
kupowania biletów w kasie.
Bilety powinny by trwale złączone, a nie włożone do
koperty.
Druki rozliczeń przejazdu są niekompletnie
wypełnianie - brak m.in. podpisów rozliczających,
celu i trasy przejazdu.
Do rozliczenia należy dołączyć listę osób, które brały
udział w podróży.
65. Rozliczenie samochodu
Każdy przejazd samochodem rozliczamy wpinając do
książki finansowej: umowę najmu auta spisaną z
osobą, której dane widnieją w dowodzie rejestracyjny,
kartę drogową z podaną trasą oraz ilością
przejechanych kilometrów oraz fakturę na zakup
paliwa (ilość paliwa zgodna z przejechanymi
kilometrami!). Fakturę standardowo opisujemy na
odwrocie.
Na fakturze brakuje czasami informacji, że samochód
jest samochodem ZHR – w takiej sytuacji obowiązuje
inny sposób rozliczenia (można księgować same
faktury, nie trzeba wypełniać umowy).
Rachunki na benzynę mogą być rozliczane tylko w
przypadku, gdy dana jednostka ZHR jest
właścicielem środka transportu.
66. Zakup Nagród
Brak listy osób nagrodzonych – do
każdego dowodu zakupu nagród powinna być
podłączona lista nagrodzonych potwierdzona
przez minimum dwie osoby przyznające
nagrody. W przypadku nagród, których
jednostkowa wartość przekracza kwotę 100
zł, osoba odbierająca nagrodę powinna
podpisać się, że nagrodę otrzymała.
67. Dane do faktury
Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej
Okręg Górnośląski
Ul. Damrota 2a oficyna
45-063 Opole
NIP 754 279 23 95
69. Zestawienia
W prowadzeniu dokumentacji
finansowej można ułatwić sobie życie
poprzez tworzenie zestawień dowodów
źródłowych. Zestawienie może
dotyczyć wpływów (KP i kwitariuszy)
oraz wydatków (faktury, RP, RW).
70. Zestawienie kwitariuszy i KP
Jeżeli jednego dnia wystawiliśmy kilka(naście)
kwitariuszy/KP, to możemy je zaksięgować pod jedną
pozycją tworząc tzw. zestawienie KP. Zestawienie
Kwitariuszy powinno:
być zrobione na osobnej czystej kartce A4,
na środku powinien znajdować się tytuł „Zestawienie KP”,
w lewym górnym rogu powinna znaleźć się pieczątka
jednostki, a pod nią data zaksięgowania,
po lewej stronie powinny być przypięte spinaczem wszystkie
kwitariusze, a po prawej stronie obok nich kwoty, na które
opiewają,
na dole powinna znaleźć się suma wszystkich kwitariuszy
(zatytułowana „Razem”), a pod sumą kwota napisana
słownie.
72. Zestawienie Faktur VAT
Jeżeli jednego dnia dostaliśmy kilka faktur (najczęściej takie
sytuacje zachodzą na biwakach, obozach), to również takie
faktury możemy zaksięgować pod jedną pozycją tworząc tzw.
Zestawienie Faktur VAT. Powinno ono:
być zrobione na osobnej czystej kartce A4,
na środku powinien znajdować się tytuł „Zestawienie KP”,
w lewym górnym rogu powinna znaleźć się pieczątka jednostki, a
pod nią data zaksięgowania,
pod spodem kolejno wypisane w wierszu litera alfabetu
(rozpoczynamy od A), rodzaj dowodu, numer dowodu i kwota na
jaką opiewa dowód,
następnie wiersz „Razem” i zsumowane wydatki, a pod spodem
kwota razem napisana słownie,
Często w prawym dolnym rogu ołówkiem rozbija się zestawienie na
poszczególne wydatki, aby było łatwiej zaksięgować w książce
finansowej.
wszystkie faktury muszą być dopięte zszywką do tego zestawienia!
74. Rozliczanie biwaku
Rozliczając biwak najczęściej wpisuje się go do książki
finansowej jako jedna pozycja „Rozliczenie biwaku”, które
zawiera:
stronę tytułową z nagłówkiem na środku „Rozliczenie biwaku”, po
lewej stronie u góry pieczątka jednostki, a pod nią data rozliczenia
biwaku,
następnie są kolejno wiersze zawierające literę alfabetu
(zaczynamy od A), rodzaj dowodu (zestawienie FV, FV, KP), numer
dowodu oraz kwota na jaką opiewa,
bardzo ważne jest, aby pierwsza pozycja zawierała zestawienie KP
wpłat uczestników biwaku z „+” przy kwocie, a kolejne pozycje, to
wydatki (zestawienia FV) z „-” przy kwocie, na końcu następuje
pozycja „Razem”, która jest wynikiem działania WPŁYWY –
WYDATKI oraz zapis słowny otrzymanego wyniku,
dobrze jest również z prawej stronie na dole rozpisać sobie wydatki
wg kolumn w książce finansowej.
76. Dwie ważne kwestie
Zanim przejdę do przykładu „z życia”
muszę powiedzieć o jeszcze o dwóch
ważnych rzeczach, takich jak:
przesunięcie gotówki wewnątrz organizacji,
pomniejszenie kosztu w rzeczywistości nie
poniesionego.
77. Przesunięcie gotówki
wewnątrz organizacji
Brzmi być może strasznie, ale wbrew pozorom to nic
trudnego. Sprawa dotyczy sytuacji, w których
przekazujecie pieniądze do innej jednostki ZHR.
Fizycznie ubywa wam pieniędzy w kasie, ale
formalnie nic nie kupiliście.
Np.: przekazujecie 1000 zł do hufca na remont
harcówki. Ubywa wam 1000 zł, ale to nie wy go
wydacie. Otrzymujecie od hufcowego KP, które
księgujecie na czerwono we wpływach.
Księgowanie na czerwono oznacza
wykonanie operacji przeciwnej, czyli w tym
przypadku pomniejszacie saldo. Pieniądze
przekazane do hufca pochodziły (załóżmy) z akcji
zarobkowej, więc księgujecie na czerwono w „akcje
zarobkowe”.
78. Pomniejszenie kosztu w
rzeczywistości nie
poniesionego
Bardzo często dochodzi do sytuacji, że mundury, czy
inny sprzęt dla harcerzy jest zakupywany przez
jednostkę. Faktycznie te rzeczy są własnością
harcerza/ki, która wpłaca do jednostki równowartość
zakupionych rzeczy.
Wtedy nie jest to faktyczny koszt poniesiony przez
jednostkę! W związku z tym jeśli harcerz wpłacił za
mundur do hufca, to księgowane jest to w rubryce
„Pozostałe”, natomiast kiedy otrzymamy fakturę na
ten mundur to nie księgujemy jej w wydatkach, tylko
na czerwono w rubryce „Pozostałe”, ponieważ nie
jest to faktycznie poniesiony wydatek przez
jednostkę.
79. „Z życia wzięte”
Spróbuję teraz razem z Wami wypełnić
książkę finansową, ze względów czysto
technicznych pominę prezentowanie
odpowiednich dowodów kasowych, a
jedynie skupię się na poprawnym
zaksięgowaniu podanych za chwilę
operacji w książce finansowej.
Symulację, więc czas zacząć!
80. Symulacja I
Mamy piękny i słoneczny dzień 29 kwietnia 2008 roku,
drużynowy Jan Kowalski po zbiórce drużyny otrzymał składki za
II kwartał 2008 roku od 5 harcerzy, dodatkowo 3 harcerzy
wpłaciło 50 zł na bluzę mundurową. (W książce finansowej
saldo początkowe wynosi 250 zł)
Co robimy?
Na wstępie wystawiamy 5 kwitariuszy. Najlepiej później
wspomóc się zestawieniem KP, które będzie opiewać na datę
29.04.2008, które zaksięgujemy w książce finansowej w jednej
pozycji rozbijając wpływy na „Składki” – 75 zł (5 os. x 3 mies. x
5zł) oraz „Pozostałe” – 150 zł (3 os x 50 zł). Na zestawieniu KP
w prawym górnym rogu czerwonym długopisem w kółku
wpisujemy „1” (numer pozycji w książce finansowej)
83. Symulacja I
Tego samego dnia nasz drużynowy Jan Kowalski poszedł do
sklepu papierniczego i odebrał zdjęcia, potrzebne do
uzupełnienia kroniki za co zapłacił 23,14 zł oraz dodatkowo
kupił 2 markery za 5,36 zł, ryzę papieru A4 za 20,99 zł i 10
arkuszy szarego papieru za 8 zł. Wszystko mamy na FV Nr
165/04/2008 na kwotę 57,49 zł.
Co robimy?
Na wstępie opisujemy z tyłu fakturę. Póżniej księgujemy w
książce finansowej w jednej pozycji rozbijając wydatki na
„Materiały” – 34,35 zł (5,35 zł + 20,99 zł + 8,00 zł) oraz „Usługi”
– 23,14 zł. Na fakturze czerwonym długopisem w prawym
górnym roku w kółku wpisujemy „2” (numer pozycji w książce
finansowej).
86. Symulacja I
30 kwietnia nasz drużynowy Jan Kowalski postanowił
przelać na konto Okręgu kwotę składek. W tym celu
udał się na pocztę i wypełnił przekaz pocztowy, który
zachował jako dowód. Przekaz opiewał na kwotę 75
zł, a opłata za jego wykonanie wyniosła 4,50 zł.
Co robimy?
Księgujemy w książce finansowej w jednej pozycji
rozbijając wydatki na „Składki” – 75 zł oraz „Usługi” –
4,50 zł. Na dowodzie czerwonym długopisem w
prawym górnym roku w kółku wpisujemy „3” (numer
pozycji w książce finansowej).
88. Symulacja I
4 maja do naszego drużynowego Jana
Kowalskiego przyszła paczka z mundurami
wraz z Fakturą VAT Nr 546/2008, która
opiewała na 150 zł
Co robimy?
Opisujemy fakturę i księgujemy w książce
finansowej na czerwono w pozycji
„Pozostałe” – 150 zł. Na dowodzie
czerwonym długopisem w prawym górnym
roku w kółku wpisujemy „4” (numer pozycji w
książce finansowej).
91. Podsumowanie
Przedstawiłem Wam kilka operacji,
które bardzo często spotykane są w
drużynach harcerskich.
Teraz czas na Symulację II, w której to
Wy będziecie odgrywać główną rolę
a ja mam nadzieję odpocznę
92. Symulacja II
Mamy 1 stycznia 2008 roku, za 2007
rok w książce finansowej 22 Opolskiej
Drużyny Harcerek miała saldo w
wysokości 549,39 zł. Drużynowej Ani
Nowak, 4 stycznia po zbiórce drużyny 3
harcerki zapłaciły składki za I kwartał
2008 roku, 2 harcerki zapłaciły po 70 zł
na mundur harcerki, a 5 harcerek po 10
zł na czynsz za harcówkę hufca.
93. Symulacja II – rozwiązanie
Co robimy?
Tworzymy zestawienie KP na łączną
kwotę 235 zł.
Następnie księgujemy wpływy w
książce finansowej: Składki – 45 zł,
Pozostałe 190 zł.
Ostatecznie nasze saldo powinno
wynieść 784,39 zł
94. Symulacja II
8 stycznia nasza drużynowa Ania
Nowak pojechała z ZZ-tem (4 osoby) na
wycieczkę do Pszczyny, 4 osoby mają
ulgę 37%, a cały bilet kosztuje 19,00 zł.
Oprócz tego bilet za wstęp do pałacu
wynosił 7 zł. Pamiętajcie o tym, aby
uwzględnić powrót pociągiem
95. Symulacja II – rozwiązanie
Co robimy?
Wypełniamy rozliczenie przejazdu – 1 bilet normalny
w dwie strony – 38 zł, bilet ulgowy dla 4 osób w dwie
strony – 95,76 zł, całość rozliczenia 133,76 zł.
Oprócz tego musimy zrobić rozliczenie wycieczki, w
którym księgujemy 5 biletów normalnych po 7 zł, co
daje łącznie 35 zł.
Następnie księgujemy wydatki w książce finansowej:
Transport – 133,76 zł, Inne 35 zł, całość wydatków –
168,76 zł.
Ostatecznie nasze saldo powinno wynieść 615,63 zł.
96. Symulacja II
10 stycznia drużynowa Ania Nowak
wystawiła kwitariusz hufcowi za akcję
zarobkową drużyny na kwotę 563,78 zł i
otrzymała te pieniądze od hufca.
Jednocześnie wpłaciła do hufca
pieniądze na czynsz za harcówkę (50 zł
z wpłat harcerek i 50 zł z akcji
zarobkowej) – otrzymała KP Nr
32/2008.
97. Symulacja II – rozwiązanie
Co robimy?
Wystawiamy kwitariusz i księgujemy wpływ
pieniędzy z akcji zarobkowej w książce
finansowej: „Akcje zarobkowe” – 563,78 zł,
nasze saldo wynosi 1179,41 zł.
Oprócz tego musimy zaksięgować KP Nr
32/2008 na kwotę 100 zł, czerwonym
długopisem wpisujemy po 50 zł w kolumnie
„Pozostałe” oraz „Akcje Zarobkowe”.
Ostatecznie nasze saldo powinno wynieść
1079,41 zł.
98. Symulacja II
13 stycznia drużynowa Ania Nowak
kupiła rzeczy potrzebne na planowany
biwak – namiot za 299,99 zł, świeczki
za 9,65 zł, ryzę papieru A4 za 19,99 zł,
kredki za 13,67 zł, a także wywołała
zdjęcia do kroniki za 15,76 zł. Za
wszystko otrzymała FV Nr 356/01/08.
99. Symulacja II – rozwiązanie
Co robimy?
Opisujemy i księgujemy FV Nr
356/01/2008 w książce finansowej:
„Zakup wyposażenia” – 299,99 zł,
„Materiały” – 43,31 zł, „Usługi” – 15,76
zł, razem wydatki – 359,06.
Ostatecznie nasze saldo powinno
wynieść 720,35 zł.
100. Symulacja II
15 stycznia drużynowa Ania Nowak
zapłaciła składki na konto Okręgu w
kwocie 100 zł, opłata za przekaz
wyniosła 4,50 zł.
101. Symulacja II – rozwiązanie
Co robimy?
Księgujemy przekaz pocztowy w
książce finansowej: „Składki” – 100,00
zł, „Usługi” – 4,50 zł, razem wydatki –
104,50.
Ostatecznie nasze saldo powinno
wynieść 615,85 zł.
102. Symulacja II
17 stycznia ojciec harcerki zawiózł
rzeczy potrzebne do przeprowadzenia
biwaku, a my zawarliśmy z nim umowę
na wynajem auta – koszt paliwa wyniósł
34,78 zł. Przyszła także paczka z
mundurami wraz z FV Nr 13/2008 na
kwotę 140,00 zł.
103. Symulacja II – rozwiązanie
Co robimy?
Spisujemy umowę, wypełniamy kartę
drogową, dołączamy fakturę VAT. Robimy
zestawienie FV, w którym mamy dwie
pozycje. Następnie księgujemy jako jedną
pozycję w książce finansowej: „Transport” –
34,78 zł, i czerwonym długopisem w
wpływach „Pozostałe” – 140 zł, razem wydatki
– 174,78.
Ostatecznie nasze saldo powinno wynieść
441,07 zł.
