Об опыте работы архивных учреждений Республики Башкортостан по созданию электронных архивов

1. Об опыте работы архивных учреждений
Республики Башкортостан
по созданию электронных архивов

2. Хисматуллин А.А.,Хисматуллин А.А.,
Перескоков Ю.А.Перескоков Ю.А.
(Управление по делам архивов(Управление по делам архивов
Республики Башкортостан),Республики Башкортостан),
Брекоткин В.Е. (ООО "Медиалюкс"),Брекоткин В.Е. (ООО "Медиалюкс"),
Абдрахманов А.Г. (ГКУ РБАбдрахманов А.Г. (ГКУ РБ
Центральный исторический архивЦентральный исторический архив
Республики Башкортостан, г.Уфа)Республики Башкортостан, г.Уфа)
г.Москва, ООО "ЭОС",г.Москва, ООО "ЭОС",
20 октября 2011 г.20 октября 2011 г.

3. Центральный государственныйЦентральный государственный
исторический архив РБ (2010 г.)исторический архив РБ (2010 г.)

4. Хранилища ЦГИА РБ (1995 г.)Хранилища ЦГИА РБ (1995 г.)

5. Картотеки ЦГИА РБ (1995 г.)Картотеки ЦГИА РБ (1995 г.)

6. Исполнение запросов государственнымиИсполнение запросов государственными
и муниципальными архивами Республики Башкортостан заи муниципальными архивами Республики Башкортостан за
2000-2009 годы2000-2009 годы

7. Ревизский сказки, фонд И-138Ревизский сказки, фонд И-138

8. Ревизский сказки, фонд И-138Ревизский сказки, фонд И-138

9. Стеллажи с "Ревизскими сказками"Стеллажи с "Ревизскими сказками"

10. Одно из писем на имя Премьер-министра РБ,Одно из писем на имя Премьер-министра РБ,
от 22.05.2008 г., завизированоот 22.05.2008 г., завизировано "Прошу поддержать""Прошу поддержать"

11.  Распоряжения Правительства Республики
Башкортостан от 18.07.2008 г. № 851-р
"О создании в Центральном государственном
историческом архиве РБ технических условий
по переводу архивных документов на
электронные носители":
…выделить 3,148 млн. руб.

13. УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
ТИПОВОЕ ПРОЕКТНОЕ РЕШЕНИЕ
на создание Электронного архива документов
(на базе ЦГИА РБ)
Редакция 3 от 18.06.2008 г.
Уфа-2008

14. Структурно-функциональная схема ТПР ЭАД
Подсистема
хранения
Подсистемазащиты
информации
Подсистема доступа к документам
Электронный
читальный зал
Доступ из сетей
общего
пользования
Доступ для
сотрудников
архива
Индексная БД
Хранилище
электронных
образов
Подсистема
ввода документов
Подсистема
взаимодействия
с
внешними АС
Подсистема
управления
Сканирование
Индексирование
Традиционные документы
Учет фондов
Формирование
НСА
Исследования
……………..

15. Структура ЭАДСтруктура ЭАД ((проект, июнь 2008 г.)проект, июнь 2008 г.)::
8 рабочих мест,
в т.ч. :
1 системный администратор,
1 системный технолог,
6 рабочих станций сканирования
=================================
Сметная стоимость проекта (оборудование, ПО, услуги) = 8,0
млн.руб.
…выделено к концу 2008 г. = 3,148 млн.руб.

16. Структура ЭАДСтруктура ЭАД ((факт, февраль 2009 г.)факт, февраль 2009 г.)::
5 рабочих мест,
в т.ч. :
2 рабочих места сканирования (на базе двух планшетных
сканеров "ЭЛАР")
2 сервера (ФС и сервер приложений+сервер БД),
1 рабочее место редактирования
=====================================
Вся дальнейшая обработка информации – в действующей
ЛВС ЦГИА РБ

17. Intranet-Intranet-сеть архивной службы РБсеть архивной службы РБ
(на конец 2008 года)(на конец 2008 года)

18. Участники проектаУчастники проекта
II очереди ЭАД на базе ЦГИА РБ (2009 -2010 гг.)очереди ЭАД на базе ЦГИА РБ (2009 -2010 гг.)::
 Корпорация "ЭЛАР", г.Москва – поставка двух
планшетных сканеров "ЭЛАР"),
 Компания "ЭОС" в лице его регионального
партнера ООО "Медиалюкс", г.Уфа – поисковая
система eDocLib 2.3, наладка, настройка системы,
 ООО "Фермо-Мобайл", г.Уфа – поставка серверов,
рабочих станций, системного ПО.

19. Начало реализацииНачало реализации II очереди проекта ЭАДочереди проекта ЭАД
на базе ЦГИА РБ (с января 2009 г.) – сортировка делна базе ЦГИА РБ (с января 2009 г.) – сортировка дел

20. Объем работыОбъем работы на начало 2009 годана начало 2009 года::
 Всего предполагалось перевести в электронныйВсего предполагалось перевести в электронный
вид 807 единиц хранения…,вид 807 единиц хранения…,
 некоторые из которых толщиной до 60 см инекоторые из которых толщиной до 60 см и
весом до 12 кг….весом до 12 кг….
 Общее количество листов (файлов) – болееОбщее количество листов (файлов) – более
700,0 тыс.700,0 тыс.

21. Нормы выработки по оцифровке документов
(ориентировочные расчеты
на январь 2009 г.)
Один сканер – прим. 1 мин
1 час
300 стр.
1 день (6 часов)
1800 стр.
Ревизские сказки:
Исходя из нормы "ревизские сказки" в количестве 776 единиц
хранения будут отсканированы на двух сканерах в течении 184
дней.
(по факту – примерно в 2 раза больше)

22. В декабре 2008 г. из ООО "ЭЛАР", г.МоскваВ декабре 2008 г. из ООО "ЭЛАР", г.Москва
поступили сканеры (в упаковке)поступили сканеры (в упаковке)

23. Монтаж, запуск двух сканеров выполнялМонтаж, запуск двух сканеров выполнял
специалист ООО "Элар", г.Москваспециалист ООО "Элар", г.Москва

24. ОТДЕЛЬНАЯ (!!!) проблема – дела 40-70 см …ОТДЕЛЬНАЯ (!!!) проблема – дела 40-70 см …

25. Экспериментальная съемкаЭкспериментальная съемка
цифровым фотоаппаратомцифровым фотоаппаратом

26. Январь 2009 г. – экспериментальное сканирование, созданиеЯнварь 2009 г. – экспериментальное сканирование, создание
домена ЭАД, разработка регламентов, расчеты (объемы, сроки,домена ЭАД, разработка регламентов, расчеты (объемы, сроки,
сотрудники…)сотрудники…)

27. С февраля 2009 г. началась двусменная работа на двухС февраля 2009 г. началась двусменная работа на двух
сканерах без выходных и праздничных дней…сканерах без выходных и праздничных дней…
Этап 1 –Этап 1 –
сканирование.сканирование.
В периодВ период
февраль 2009 г.февраль 2009 г.
–– август 2010 г. былоавгуст 2010 г. было
задействованозадействовано
4 пары операторов4 пары операторов
(всего 8 чел.)(всего 8 чел.)

28. Что делатьЧто делать
с 700,0 тыс. необработанных файловс 700,0 тыс. необработанных файлов
по 5-8 Мб ??по 5-8 Мб ????

29. После графической обработки – файлы вПосле графической обработки – файлы в *jpg*jpg, 3-4 Мб,, 3-4 Мб,
обрезаны края, улучшена контрастность, сжато до 70%обрезаны края, улучшена контрастность, сжато до 70%

30. Этап 2 - Графическое редактированиеЭтап 2 - Графическое редактирование::
 Февраль-апрель 2009 г. – 5 сотрудников ЦГИАФевраль-апрель 2009 г. – 5 сотрудников ЦГИА
РБ,РБ,
 Май 2009 г. – май 2010 г. – до 25 сотрудниковМай 2009 г. – май 2010 г. – до 25 сотрудников
ЦГИА РБ, ЦГАОО РБ и Управления по деламЦГИА РБ, ЦГАОО РБ и Управления по делам
архивов РБ (8 чел.)архивов РБ (8 чел.)

31. Этап 3 – "привязка" к БДЭтап 3 – "привязка" к БД ::
 Февраль-май 2009 г. – 5 сотрудников ЦГИА РБ,Февраль-май 2009 г. – 5 сотрудников ЦГИА РБ,
 июнь 2009 г. – декабрь 2010 г. – до 20июнь 2009 г. – декабрь 2010 г. – до 20
сотрудников ЦГИА РБ.сотрудников ЦГИА РБ.

32. Этап 4 – "привязка" населенных пунктовЭтап 4 – "привязка" населенных пунктов
к современным административнымк современным административным
районам РБрайонам РБ::
 Февраль 2009 г. – декабрь 2010 г. 2 сотрудникаФевраль 2009 г. – декабрь 2010 г. 2 сотрудника
ЦГИА РБ, работа продолжается….ЦГИА РБ, работа продолжается….

35. Всего участвовало в проектеВсего участвовало в проекте
на Этапах 1-4на Этапах 1-4 ::
 Февраль 2009 г. – декабрь 2010 г.Февраль 2009 г. – декабрь 2010 г.
до 30 архивистов, работа продолжается….до 30 архивистов, работа продолжается….

36. Информация в новости от 4.04.2010 г.Информация в новости от 4.04.2010 г.::

37. Что получили в итогеЧто получили в итоге::
карточка поиска ("Ревизские сказки")карточка поиска ("Ревизские сказки")

38. Результаты поискаРезультаты поиска::

39. Фрагмент "Ревизской сказки" 1811 г.Фрагмент "Ревизской сказки" 1811 г.

40. Intranet-Intranet-сеть архивной службы РБсеть архивной службы РБ
(на конец 2008 года)(на конец 2008 года)

41. ДополнительноДополнительно::
 Создано 5 рабочих мест в читальном залеСоздано 5 рабочих мест в читальном зале
ЦГИА РБ с доступом к БД вЦГИА РБ с доступом к БД в AccessAccess ии
графическим образам,графическим образам,
 В архивные отделы Администраций 63-х МРВ архивные отделы Администраций 63-х МР
и ГО РБ переданы копии графическихи ГО РБ переданы копии графических
образов на жестких дисках+БД вобразов на жестких дисках+БД в AccessAccess

42. Рабочие места «читателя» в читальном зале ЦГИАРабочие места «читателя» в читальном зале ЦГИА
РБ (с июля 2010 г.)РБ (с июля 2010 г.)

43. Ошибки, увы, тоже были …Ошибки, увы, тоже были …

44. ВопросВопрос::
"Где в дальнейшем"Где в дальнейшем
хранить 2 террабайтахранить 2 террабайта
информацииинформации??""
Один из вариантовОдин из вариантов:: вв
робототизирован-ныхробототизирован-ных
библиотеках набиблиотеках на BD-BD-
дисках…дисках…

45.  Именно этот вариант хранилища архивныхИменно этот вариант хранилища архивных
документов рассматривался в качестве базового вдокументов рассматривался в качестве базового в
2010 г2010 г.. …НО!?…НО!?
==================================================================
 ФевральФевраль 20112011 г. – Правительство РБ принимаетг. – Правительство РБ принимает
решение о выделениирешение о выделении
5,2 млн.руб. на5,2 млн.руб. на IIII очередь ЭАДочередь ЭАД
 Июнь-июльИюнь-июль 20112011 г. – 5 аукционов,г. – 5 аукционов,
 Август-сентябрьАвгуст-сентябрь 20112011 г. – поставка оборудования,г. – поставка оборудования,
ПО, разработка новой поисковой системы на базеПО, разработка новой поисковой системы на базе
eDocLib 2.5

46. Участники проекта наУчастники проекта на
IIII очереди ЭАДочереди ЭАД ((с июля 2011 г.)с июля 2011 г.)::
 Корпорация "ЭОС" в лице его регионального партнера ООО
"Медиалюкс", г.Уфа – поисковая система eDocLib вер.2.5,
наладка, настройка системы,
 ООО "Юнит" , г.Уфа – поставка хранилища данных Fujitsu,
 ООО "Фермо-Мобайл", г.Уфа – поставка серверов, рабочих
станций, коммутационного оборудования,
 ООО "ИВЦ", г.Уфа – поставка системного ПО.

47. ПредполагаемаяПредполагаемая
схема доменовсхема доменов
CGIACGIA ии EADEAD

48. В настоящее время идет монтаж оборудованияВ настоящее время идет монтаж оборудования

49. Процедура регистрации пользователяПроцедура регистрации пользователя

57. - Р-394 БашЦИК - 20 320 ед.хр,
- Р-933 Совет Министров БАССР - 24 740 ед.хр.,
- И-294, описи 1,2,3,4,5,6 - Уфимская Духовная
Консистория - 1806 ед.хр.,
- И-295, описи 1,9,12,15 - Оренбургское
Магометанское Духовное Собрание -7025 ед.хр.
====================================
Итого: более 53000 ед.хранения
(на I очереди ЭАД переведено в эл.формат
807 ед.хр. за 2 года…)
Ближайшие перспективы (на примере ЦГИА РБ,Ближайшие перспективы (на примере ЦГИА РБ,
особоценные и уникальные документы)особоценные и уникальные документы)::

58. Взгляд в будущее…Взгляд в будущее…

59. Макет нового Государственного архива РБМакет нового Государственного архива РБ

64. Пожелание компании «ЭОС» и ее региональным партнерам –Пожелание компании «ЭОС» и ее региональным партнерам –
активнее пропагандировать покрытие всего жизненного циклаактивнее пропагандировать покрытие всего жизненного цикла
документа линейкой продуктов «ЭОС»документа линейкой продуктов «ЭОС»

65. Справедливости радиСправедливости ради::
В Республике Башкортостан по неполным даннымВ Республике Башкортостан по неполным данным
пользователями программных продуктов ЭОС являютсяпользователями программных продуктов ЭОС являются::
- в ОГВ – порядка 2500 пользователей,в ОГВ – порядка 2500 пользователей,
- в муниципальных районах и муниципальныхв муниципальных районах и муниципальных
образованиях - более 200.образованиях - более 200.

66.  В качестве примераВ качестве примера:: архивный отделархивный отдел
Администрации ГО г.Кумертау РБ используетАдминистрации ГО г.Кумертау РБ использует
систему «Дело»систему «Дело»
Создана БД «Распорядительные акты органов местного
самоуправления г.Кумертау».
 Объем на 01.10.2011– 59,8мб. Внесено 14649 карточек за 1953-
2001 годы.
Факторы эффективности системы :
 Экономия затрат, связанных с поиском запрошенных сведений,
 Возможность внедрения любой БД на программном
обеспечении «Дело» (регистрация входящих-исходящих
документов, регистрация обращений граждан, создание
поисковых систем по архивным документам) и т.д.

67. В качестве примера по РБВ качестве примера по РБ::
Внедрение ФПК «Архивный фонд» версииВнедрение ФПК «Архивный фонд» версии
4.1, на 1.10.2011 г.4.1, на 1.10.2011 г.
- 49 муниципальных архивов из 64-х- 49 муниципальных архивов из 64-х

68. Один из новых проектов – Электронный БашкортостанОдин из новых проектов – Электронный Башкортостан
(работа с социальной картой Башкортостана)(работа с социальной картой Башкортостана)

69. КонтактыКонтакты::
Управления по делам архивов РБ
ПерескоковПерескоков
Юрий АлександровичЮрий Александрович
– главный инженер– главный инженер--электроникэлектроник
(347) 273-53-38 р.т., 272-10-02 факс,(347) 273-53-38 р.т., 272-10-02 факс,
pereskokov@gasrb.rupereskokov@gasrb.ru,,
WWW.GASRB.RUWWW.GASRB.RU

70. Спасибо за внимание!Спасибо за внимание!