Sistem myHEI

1. Bilik Mesyuarat Zeta
Aras 5, Menara SAAS, UiTM Shah Alam
21 Mac 2023 (Khamis)
Sistem Pengurusan Bimbingan
(MyHEI)

2. Objektif Projek
• Menyediakan platform pengurusan perkhidmatan
bimbingan Hal Ehwal Islam secara atas talian.
• Mewujudkan pangkalan data bagi pengurusan perkhidmatan
bimbingan.
• Mengautomasi proses kerja pengurusan dan perkhidmatan
bimbingan yang disediakan oleh Unit Hal Ehwal Islam.
Pembangunan Sistem MyHEI

3. • Menyokong proses kerja pengurusan perkhidmatan bimbingan :
- Secara Individu
- Secara Berkelompok
- Penceramah Jemputan bagi Program
• Merekod dan menyimpan maklumat permohonan temujanji
bimbingan seperti tarikh bimbingan, pegawai bimbingan yang
terlibat dan lain-lain data yang berkaitan.
• Sasaran pengguna melibatkan pelajar, staf dan komuniti luar.
• Sistem boleh diakses secara intranet dan internet.
Skop Projek
Pembangunan Sistem MyHEI

4. Modul Sub-Modul Proses
Bimbingan
(Individu dan
Berkelompok)
Permohonan • Membuat permohonan temujanji bagi mendapatkan bimbingan berkaitan
Hal Ehwal Islam (HEI).
• Menyenaraikan semua pegawai bimbingan untuk dipilih semasa membuat
permohonan.
Semakan • Menyenaraikan permohonan yang diterima daripada pemohon.
• Mengambil tindakan ke atas permohonan yang diterima.
Modul Sub-Modul Proses
Program Permohonan • Membuat permohonan temujanji bagi mendapatkan khidmat Pegawai
Hal Ehwal Agama Islam sebagai penceramah jemputan.
• Menyenaraikan semua pegawai bimbingan untuk dipilih semasa membuat
permohonan.
Semakan • Menyenaraikan permohonan yang diterima daripada pemohon.
• Mengambil tindakan ke atas permohonan yang diterima.
Kelulusan • Menyenaraikan permohonan yang diterima selepas proses semakan.
• Mengambil tindakan ke atas permohonan yang diterima selepas proses
semakan.
Modul Projek
Pembangunan Sistem MyHEI

5. Modul Sub-Modul Proses
Laporan Bimbingan
Individu
Laporan keseluruhan bagi semua rekod permohonan mengikut jenis
bimbingan.
Bimbingan
Berkelompok
Bimbingan
Program
Senarai Pemohon
Selenggara Daftar
Pembimbing
Mendaftar dan mengemaskini maklumat pembimbing.
Daftar Pengguna
Sistem
Mendaftar dan mengemaskini maklumat akses pengguna sistem.
Modul Projek
Pembangunan Sistem MyHEI

6. Kumpulan Pengguna
3 Peranan Utama Pengguna
3
Staf Admin HEI
Staf HEI
Pengguna Biasa
(Pemohon)
Pelajar Pengguna Biasa
(Pemohon)
Komuniti
Luar
Pengguna Biasa
(Pemohon)
Sasaran Pengguna Projek
Pembangunan Sistem MyHEI

7. User Role & Access Level
Pemetaan Peranan Pengguna
Jenis Pengguna Peranan Keterangan
Pegawai Hal Ehwal
Islam Kanan
Admin HEI Mengurus maklumat pembimbing semasa.
Membuat semakan dan kelulusan permohonan
temujanji bimbingan.
Mengemaskini maklumat selepas bimbingan
diberikan.
Pegawai/Penolong
Pegawai Hal Ehwal
Islam
Staf HEI Membuat semakan maklumat permohonan yang
bimbingan yang diterima.
Mengemaskini maklumat selepas bimbingan
diberikan.
Staf, Pelajar,
Komuniti Luar
Pengguna biasa Membuat permohonan untuk mendapatkan
temujanji pembimbing bagi bimbingan secara
individu, berkelompok dan mendapatkan khidmat
pembimbing bagi program anjuran dalam dan
luar UiTM.

8. Sokongan
Teknikal
(Latihan kepada
pengguna)
SLA
Service Level Agreement
Aduan dan
maklumbalas
melalui Sistem
UNITS
1
Penyelenggaraan
Pengurusan &
Pemantauan
Sistem MyHEI
(Application
Software &
Database)
2
Pembangunan
Modul Baru
dalam Sistem
MyHEI
3
Penambahbaikan
Modul dalam
Sistem MyHEI
4 5
Khidmat Sokongan
Pembangunan Sistem MyHEI

9. Aplikasi
MyHEI UCS
Aplikasi MyHEI
Hal Ehwal Islam

10. Penambahbaikan
• Skrin pembimbing mendaftarkan pengguna yang tidak
membuat permohonan sebelum hadir bertemu pembimbing
– Permohonan Individu
• Skrin baru:
- Skrin Parameter KPI Pembimbing
- Skrin Parameter KPI Kampus
• Tambahan skrin Laporan/Statistik:
- Laporan Mengikut Pembimbing – Individu & Berkelompok
- Laporan Mengikut Kampus – Individu & Berkelompok
Fungsi/Ciri-Ciri Sistem MyHEI

11. Tindakan
Penambahbaikan Fungsi/Ciri-Ciri Sistem MyHEI
Skrin Permohonan Individu oleh Pembimbing (Walk-In)

12. Tindakan
Skrin Parameter KPI Pembimbing (Individu & Berkelompok)
Penambahbaikan Fungsi/Ciri-Ciri Sistem MyHEI

13. Tindakan
Skrin Parameter KPI Kampus (Individu dan Berkelompok)
Penambahbaikan Fungsi/Ciri-Ciri Sistem MyHEI

14. Tindakan
Skrin Laporan Individu – Mengikut KPI yang didaftarkan
Penambahbaikan Fungsi/Ciri-Ciri Sistem MyHEI

15. Tindakan
Graf Laporan Individu
Penambahbaikan Fungsi/Ciri-Ciri Sistem MyHEI

16. Tindakan
Skrin Laporan Tahunan
Penambahbaikan Fungsi/Ciri-Ciri Sistem MyHEI

17. Tindakan
Skrin Laporan Tahunan
Penambahbaikan Fungsi/Ciri-Ciri Sistem MyHEI

18. Terima Kasih Unit Hal Ehwal Islam &
Bahagian Infostruktur
UiTM Cawangan Selangor