Dokumen tersebut membahas model sistem umum perusahaan yang digunakan untuk mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa depan dengan menyederhanakan objek perusahaan menjadi berbagai jenis model seperti model fisik, naratif, grafik dan matematika."

1. Management Information System
Industrial Engineering Department
IT TELKOM
Week 4
Chapter 1
Model Sistem Umum Perusahaan
Program Studi Sistem Informasi

2. Murahartawaty Management Information System
Definisi Model
• Adalah penyederhanaan (abstraction) dari
sesuatu yang mewakili sejumlah objek atau
aktivitas yang disebut entitas (entity)
• Jenis-jenis model
– Model Fisik
– Model Naratif
– Model Grafik
– Model Matematika

3. Murahartawaty Management Information System
Jenis Model
 Model Fisik  Penggambaran entitas dalam bentuk
3 dimensi. Contoh: Maket atau Prototipe Mobil Baru
 Model Naratif  menggambarkan entitasnya secara
lisan atau tulisan. Contoh: model komunikasi bisnis
 Model Grafik  menggambarkan entitasnya
dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk.
Contoh: DFD, Flowchart
 Model Matematika  segala formula atau
persamaan matematika.
Contoh: Persamaan Trigonometri

4. Murahartawaty Management Information System
Kegunaan Model
• Mempermudah Pengertian
– Suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya.
Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan
hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.
• Mempermudah Komunikasi
– Setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu
sering pula dikomunikasikan pada orang lain.
• Memperkirakan Masa Depan
– Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model
matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat
disediakan model-model jenis lain.

5. Murahartawaty Management Information System
Model Sistem Umum Perusahaan
• Penyederhanaan objek, yang terdiri
dari berbagai jenis model yang digunakan
oleh perusahaan agar mempermudah
pengertian, komunikasi, dan
memperkirakan masa depan.
• Yang biasa digunakan oleh perusahaan
adalah model sistem secara fisik dan
konseptual.

6. Murahartawaty Management Information System
Model Sistem Secara Fisik
 Mengubah sumber daya input menjadi sumber
daya output, yang berhubungan dengan
lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
 Sistem fisik perusahaan merupakan sistem
terbuka
Sumber daya Proses Sumber daya
input Transformasi output

7. Murahartawaty Management Information System
Aliran arus Sumber Daya Fisik
• Arus Material
• Arus Personil
• Arus Mesin
• Arus Uang

8. Murahartawaty Management Information System
Model Sistem Konseptual
• Sistem yang menggunakan sumber daya
konseptual (informasi dan data) untuk
mewakili sistem fisik
• Sistem terbuka
– Sistem lingkaran terbuka
– Sistem lingkaran tertutup
• Elemen sistem konseptual: Manajemen,
Pengolah Informasi, Standar

9. Murahartawaty Management Information System
Sistem Lingkaran Tertutup
Umpan balik Umpan balik
Mekanisme
pengendalian
Sumber daya Proses Sumber daya
input Transformasi output

10. Murahartawaty Management Information System
Pengendalian Manajemen
Lingkaran umpan baliknya adalah informasi dan
mekanisme kontrolnya adalah manajemen
perusahaan. Manajemen menggunakan informasi
sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam
sistem fisik.
Informasi Informasi
Manajemen
Sumber daya Proses Sumber daya
input Transformasi output

11. Murahartawaty Management Information System
Pengolah Informasi
Informasi Informasi
Manajemen Pengolah
Informasi
Data
Sumber daya Proses Sumber daya
input Transformasi output

12. Murahartawaty Management Information System
Information Processing
• Para manajer memperoleh informasi dari suatu sistem
atau prosedur yang menghasilkan informasi dari data
yang terkumpul.
• Manajer menentukan output yang harus disediakan
pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4
(empat) dimensi dasar informasi, yaitu (1) relevansi, (2)
Akurasi (3) Ketepatan Waktu, (4) Kelengkapan
informasi,
• Mekanisme pengolah informasi dalam hal ini
menggunakan komputer, namun bukan sebagai suatu
keharusan.

13. Murahartawaty Management Information System
Contoh: Laporan Analisis Supplier
Item Number: 410615
Item Description: Upper Door Hinge
SUPPLIER LAST UNIT DAYS TO PCT.
NUMBER NAME DATE P.O. # QTY. PRICE RECEIPT REJECTS
3062 CARTER 7/12 1048-10 360 $8.75 12 .00
& SONS
4189 PACIFIC 4/13 962-10 350 9.10 08 .02
MACHINING
0140 A.B. 1/04 550-10 350 8.12 03 .00
MERRIL
2111 BAY AREA 8/19 1196-10 360 11.60 19 .04

14. Murahartawaty Management Information System
Standar
Standar
Informasi Informasi
Pengolah
Manajemen
Informasi
Data
Sumber daya Proses Sumber daya
input Transformasi output

15. Murahartawaty Management Information System
Definisi Standar
• Standar adalah ukuran kerja yang dapat diterima,
dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah
spesifik. Manajer menggunakan standar untuk
mengendalikan sistem fisik dengan
membandingkan kinerja aktual.
• Hasil perbandingan tersebut digunakan untuk
menentukan apakah suatu tindakan diperlukan.
• Contoh: Spesifikasi Produksi menunjukkan
kualitas mutu produk

16. Murahartawaty Management Information System
Perbandingan Standar dan Tujuan
Objectives Standards of Performance
Memenuhi kebutuhan Mencapai vol penjualan tahunan sekitar $25 million
pelanggan Mempertahankan 20% pangsa pasar
Mempertahankan tingkat pertumbuhan 15%
Produce a return on Pay dividends to stockholders each quarter
investment for the Maintain the price of the firm’s common stock above $85
owners per share
Realize an after-tax profit of 15% of sales
Operate efficiently Maintain a record of accident-free days
Keep employee turnover below 10%
Invest in the future Invest in a minimum of 15% of sales revenue in research
and development
Achieve stockout on no more than 2% of the items in
Develop sources of
inventory during the year
supply
Keep the number of backorders to less than 5% of all orders
processed
Have no plant shutdowns due to unavailable materials
Have no legal actions filed against the firm by customers,
Operate ethically
suppliers, and the government

17. Murahartawaty Management Information System
Manajemen Sistem Umum Perusahaan
Lingkungan
Standar
Keputusan Informasi Informasi
Pengolah
Manajemen dan Data
Informasi
Data
Sumber Sumber daya Proses Sumber daya Sumber
Daya input Transformasi output Daya
Fisik Fisik

18. Murahartawaty Management Information System
Penggunaan Model Sistem Umum
Contoh : Pasar Swalayan
 Arus material: bahan makanan dan barang2 lain yang
dijual
 Arus personil: manajer toko, kasir, pegawai gudang
dan orang2 lain yang dipekerjakan
 Arus mesin: komputer, kalkulator, barcode scanner,
telepon, kulkas, rak-rak
 Arus uang: pemasukan dari pelanggan dan pengeluaran
berbentuk pembayaran kepada pemasok, pegawai dan
pemilik

19. Murahartawaty Management Information System
Penggunaan Model Sistem Umum
Contoh : Pasar Swalayan
 Proses Transformasi, Semua kegiatan yang membuat
berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan
menarik, misal; membuka karton dan mengatur barang
dagangan dirak, menyiapkan sayur dan buah segar,
memotong daging.
 Elemen manajemen terdiri dari manajer toko dan para
asisten manajer. Pengolah informasi meliputi komputer,
barcode scanner dan menyediakan harga untuk berbagai
barang
 Standar kinerja: kuota penjualan, anggaran operasi

20. Murahartawaty Management Information System
Contoh : Kantor Pengacara
• Arus material
– Perlengkapan pencatatan, kertas, buku-buku
• Arus personil
– Pengacara, partner, office boy
• Arus mesin
– Komputer, telepon
• Arus uang
– Pemasukan dari klien, pengeluaran untuk biaya
kantor, biaya sidang, dll.

21. Murahartawaty Management Information System
Contoh 2 : Kantor Pengacara
• Proses Transformasi, proses mengubah bahan mentah
(klien dg permasalahan hukum) menjadi produk jadi
(klien yang masalah hukumnya terselesaikan).
• Elemen manajemen terdiri dari pengacara, partner.
• Pengolah informasi meliputi komputer, database
hukum
• Standar kinerja; biasanya tidak ada standar formal dan
rinci, tapi bisa saja menangani sekian kasus,
memenangkan persidangan, menerima laba, database
hukum

22. Murahartawaty Management Information System
Management By Exception
• Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah
informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan MBE
• MBE adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer
terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas tersebut menyimpang
dari kinerja yang dapat diterima/standar.
• Tiga keuntungan MBE
– Manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang
berlangsung normal
– Lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat
menerima perhatian lebih menyeluruh
– Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-
hal yang tidak berjalan semestinya

23. Murahartawaty Management Information System
Management By Exception
Kendala MBE :
• Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak
mudah ditentukan secara kuantitas sehingga
standar tidak dapat ditetapkan
• Suatu sistem informasi yang memantau kinerja
secara akurat sangat diperlukan
• Perhatian harus tetap diarahkan pada standar
untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat
• Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya
menunggu batas kinerja dilewati.

24. Murahartawaty Management Information System
Contoh : MBE
• Seorang manajer menetukan bahwa jumlah
produksi Susu Bantal Real Good dalam
sehari harus ada 50.000 bungkus sampai
75.000 bungkus.
• Suatu waktu dimana saat kapasitas tenaga
kerja lebih banyak bekerja (lembur)
maka jumlah produksi Susu Bantal Real
Good meningkat drastis menjadi 94.000
bungkus hari.

25. Murahartawaty Management Information System
Contoh : MBE
• Manajer memikirkan dan mengambil keputusan
yang harus dilakukan oleh kelebihan
produksi.Keputusan yang dapat diambil antara
lain:
– Menyimpan sisa produksi susu bantal di gudang
untuk persediaan stock.
– Menjual kepada agen atau eceran terdekat dengan
harga yang terjangkau.
– Mempromosikan untuk penjualan sebagai hadiah atau
sampel.

26. Management Information System
Industrial Engineering Department
IT TELKOM
Week 4
Chapter 1
Pendekatan Sistem
Program Studi Sistem Informasi

27. Murahartawaty Management Information System
Pemecahan Masalah
• Masalah  suatu kondisi yang memiliki potensi
untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau
menghasilkan keuntungan luar biasa.
• Gejala  kondisi yang dihasilkan oleh masalah
• Pemecahan masalah  tindakan memberi
respon terhadap masalah untuk menekan akibat
buruknya atau memanfaatkan peluang
keuntungan.

28. Murahartawaty Management Information System
Jenis Masalah
• Masalah terstruktur
• Elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar
elemen dipahami oleh pemecah masalah.
• Masalah tidak terstruktur
• Elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar
elemen tidak dipahami oleh pemecah masalah.
• Masalah semi terstruktur
• Sebagian elemen-elemen atau hubungan-hubungan
antar elemen dipahami oleh pemecah masalah.

29. Murahartawaty Management Information System
Pemecahan Masalah
• Pentingnya pemecahan masalah bukan
didasarkan pada jumlah waktu yang diperlukan
tetapi pada konsekuensinya.
• Keputusan
– Pemilihan suat strategi atau tindakan
• Pengambilan keputusan
– Tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer
yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah
tersebut.

30. Murahartawaty Management Information System
Elemen-elemen dalam Pemecahan Masalah
Masalah
Berbagai
Standar solusi
Pemecah alternatif
Masalah
(Manajer)
Informasi Kendala
Solusi

31. Murahartawaty Management Information System
Langkah-langkah Pemecahan Masalah
• Langkah-langkah pemecahan masalah dengan
pendekatan sistem :
– Usaha Persiapan
– Usaha Definisi
– Usaha Pemecahan

32. Murahartawaty Management Information System
Step 1: Usaha Persiapan
 Langkah 1  Memandang perusahaan sebagai suatu
sistem, dgn menggunakan model umum perusahaan
 Langkah 2  Mengenali sistem lingkungan;
pemasok, serikat buruh, investor, pesaing,
pelanggan, masyarakat global, pemerintah dan
masyarakat keuangan
 Langkah 3  Mengidentifikasi subsistem
perusahaan, berdasarkan area fungsional, tingkatan
manajemen, arus sumber daya.
Jika seorang manajer dapat melihat perusahaan sebagai
suatu sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem
dan sistem itu berada dalam suatu lingkungan, maka
orientasi sistem telah tercapai

33. Murahartawaty Management Information System
Step 2 : Usaha Definisi
• Langkah 4
– Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem; sistem
dapat berupa perusahaan atau salah satu unitnya. Hal
ini dilakukan untuk mengidentifikasi tingkat sistem
tempat penyebab persoalan berada.
• Langkah 5
– Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu
urutan tertentu;

34. Murahartawaty Management Information System
Step 3 : Usaha Pemecahan
Meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang
layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik dan
penerapannya.
Langkah 6  Mengidentifikasi berbagai alternatif
solusi; brainstorming, joint application design,
group decision support system.
Langkah 7  Mengevaluasi berbagai alternatif
solusi; seberapa jauh suatu alternatif memampukan
sistem untuk mencapai tujuannya

35. Murahartawaty Management Information System
Step 3 : Usaha Pemecahan (lanjutan)
• Langkah 8  Memilih solusi terbaik; analisis
(evaluasi pilihan yang sistematik dg mempertimbangkan
akibatnya pada tujuan organisasi), ketepatan (proses mental dari
seorang manajer) dan penawaran (negoisasi antara beberapa
manajer)
• Langkah 9  Menerapkan solusi. Masalah tidak
terpecahkan hanya dengan memilih solusi. Solusi
itu perlu diterapkan.
• Langkah 10  membuat tindak lanjut untuk
memastikan bahwa solusi itu efektif.

36. Murahartawaty Management Information System
FAKTOR-FAKTOR MANUSIA
 Gaya merasakan masalah (problen sensing styles);
bagaimana manajer menghadapi masalah
 Penghindar masalah
 Pemecah masalah
 Pencari masalah
 Gaya mengumpulkan informasi (information-gathering
styles); sikap terhadap volume informasi yang tersedia
bagi manajer
 Gaya teratur
 Gaya menerima
 Gaya menggunakan informasi (information-using styles);
cara menggunakan informasi untuk memecahkan masalah.
 Gaya sistematik
 Gaya intuitif