1. SEEFF POTCHEFSTROOM
20 NOVEMBER 2015
KOMMUNIKASIEPLAN VIR SEEFF POTCHEFSTROOM

2. Inhoudsopgawe
Bladsy nr.
Inleiding
1. Situasie Analise
1. Analisering van die omgewing
2. Analisering van die organisasie
3. Analisering van die belangegroepe en publieke.
4. Spesifieke probleme of geleenthede wat aangespreek moet word.
2. Doelstellings en Doelwitte
1. Doelstellings
2. Doelwitte
3. Publieke en Boodskappe
1. Bespreking van betrokke belangegroepe
2. Segmentering van betrokke belangegroepe
3. Belangegroepe van Seeff Potchefstroom priorisering
4. Boodskap formulering
4. Strategie en Taktiek
1. Interne Doelstellings – Strategie en taktieke
1.1.1 Doelstelling
1.1.2 Strategie
1.1.3 Taktieke
1.2.1 Doelstelling
1.2.2 Strategie
1.2.3 Taktieke
2. Eksterne Doelstellings – Strategie en taktieke
2.1.1 Doelstelling
2.1.2 Strategie
2.1.3 Taktieke
2.2.1 Doelstelling
2.2.2 Strategie
2.2.3 Taktieke

3. 5. Die Tydskaal en allokering van hulpbronne
1. Tydskaal
2. Allokering van Hulpbronne
3. Hulpbronne
6. Evaluering van plan & moontlike uitdagings
1. Evaluering van die kommunikasieplan vir Seeff
1.1 Interne doelstellings
1.2 Eksterne Doelstellings
2. Doelwitte
Slot
Bronnelys

4. Inleiding
Seeff is ʼn eiendomsagentskap wat al 51 jaar bestaan met ongeveer 200 takke landwyd, elke
tak word onafhanklik besit en bedryf. Seeff het oor ’n duisend agente wat spesialiseer in
verskeie eiendomsmarkte. Seeff Potchefstroom is in 2003 geopen met min of meer 10 mense,
wat verdeel word in 6 agente, bestuurders en admin personeel. Die kantore was oorspronklik
eers in die Herald gebou, maar het vandag hul eie kantore (Seeff, 2015).
Seeff se missie is om altyd in die kliënt die beste belange op te tree, om die reputasie vir
integriteit van meer as 40 jaar in stand te hou en voortdurend daarna streef, om die
professionaliteit in die verkoop en bestuur van residensiële eiendomme te verbeter, om die
bemarking vermoë en kommunikasie met die kliënte om persoonlike aanbevelings vir
vriendelike diens te verseker en te verbeter. Die doeltreffendheid bly die kern van die
besigheid om te verseker dat die sekuriteit van eiendom, die kliënte en die verpligting van
vertroulikheid as hul agent voorop bly (Seeff, 2015).
Dit is belangrik vir Seeff om hierdie standaarde te volhou en selfs dit te verbeter. Sonder
effektiewe kommunikasie sou Seeff Potchefstroom nie vandag gewees het waar hulle is nie.
Daar is wel nog aspekte waarin Seeff Potchefstroom kan groei. Enige besigheid het altyd plek
vir verbetering en ontwikkeling. Hierdie kommunikasie plan sal help om daardie verbetering te
verseker.
Die kommunikasie waarna gekyk sal word, is die kommunikasie met die interne en eksterne
belangegroepe. Die interne belangegroepe sluit in die agente, in-huispersoneel, die
skoonmaak en tuindienste personeel sowel as Seeff hoofkantoor. Die eksterne
belangegroepe sluit in die kliënte (kopers en verkopers), die Potchefstroom gemeenskap en
ook die media.
Die kommunikasieplan behels ’n volledige situasie analise, waar die swakpunte, sterkpunte,
geleenthede en bedreigings geanaliseer sal word. Verder behels dit ook ’n volledige
formulering van doelstellings en doelwitte asook die uiteensetting van die publieke en die
boodskappe vir elke publiek. Daar word dan op hierdie doelstellings toepaslike strategieë en
taktieke gegee, om dan op die ou end die doelstelling te kan bereik. ’n Tydskaal en begroting
word ook opgestel wat streng nagekom moet word vir die effektiwiteit van die plan. Laastens
sal daar ’n kriteria vir evaluering gegee word, wat dan sal help identifiseer of die
kommunikasieplan ’n sukses was en dan ook waar verbetering aangewend kan word.

5. 1. Situasie Analise
Situasie analise vorm deel van formatiewe navorsing. Hierdie navorsing onderneem die
insameling van data wat help om ’n bepaalde kwessie, probleem en geleentheid te identifiseer
binne ’n bepaalde tydperk en gebeurtenis konteks (Gregory, 2010:48). Die situasie analise of
oudit kan beskryf word as die "waar is ons nou” en is die wyse waarop 'n maatskappy sy eie
sterk- en swakpunte wat verband hou met eksterne geleenthede en bedreigings kan
identifiseer. Dit is dus 'n manier om bestuur te help om 'n posisie in daardie omgewing te kies
gebaseer op bekende feite (Vrontis & Thrassou, 2006). Dus behels die situasie analise ’n
volledige analisering van die omgewing, die organisasie, die belangegroepe en publieke
asook die identifisering van spesifieke probleme of geleenthede wat aangespreek moet word,
om ’n effektiewe situasie analise te formuleer.
Die eksterne omgewing vir 'n maatskappy dek baie aspekte. Daar word voorgestel dat die
omgewing twee hoof areas dek naamlik die makro-omgewing en die mikro-omgewing. (Vrontis
& Thrassou, 2006). Hierdie deel van die strategiese bestuursproses sluit die mark- en die
gemeenskap omgewing. Die mark omgewing van 'n firma sluit regerings, plaaslike
mededingers, verskaffers, werknemers en ander spesiale belangegroep verenigings in.
Hierdie kragte het ’n direk invloed op die maatskappy en word op sy beurt daar deur beïnvloed.
Die interne omgewing behels die verskillende aspekte binne die organisasie wat die sukses
en effektiwiteit kan beïnvloed. Die interne vermoëns van die maatskappy behels die
organisatoriese se sterk- en swakpunte en moet geassesseer word (Yuzbasioglu, s.a.).
Dit is ook belangrik dat die organisasie bewus is van hulle eie sterkpunte en swakpunte wat
intern van die organisasie is sowel as die eksterne geleenthede en bedreigings. Deur die
gebruik van die resultate van die analise sal dit die situasie van die onderneming verbeter, die
waarskynlikheid vir negatiwiteit in die besigheid verminder, terwyl daar verbetering in die
prestasie plaasvind (Markgraf, 2015). Dieselfde stappe wat gevolg word om die omgewing en
organisasie te analiseer, is dit belangrik in die situasie analise dat daar gefokus word op die
belangegroepe en die publieke ook. Nadat die drie aspekte geanaliseer is, kan die probleme
en geleenthede duidelik geïdentifiseer word.
Dus behels die situasie analise ’n volledige analisering van die omgewing, die organisasie,
die belangegroepe en publieke asook die identifisering van spesifieke probleme of
geleenthede wat aangespreek moet word, om ’n effektiewe situasie analise te formuleer.

6. 1. Analisering van die omgewing
Dit is uiters belangrik dat die eksterne en interne omgewing in diepte geanaliseer moet word
omrede die aspekte in die wyer kwessie die organisasie se aksie of reaksie sal bepaal. Die
eksterne omgewing is van so aard baie groot en kompleks (Gregory, 2015:52). Met
inagneming van die vier areas naamlik Politiese, Ekonomiese, Sosiale en Tegnologie (PEST),
kan die organisasie die faktore wat die organisasie kan beïnvloed identifiseer en analiseer.
Die politieke area sluit tipies die faktore in soos, die omgewingswet, die werknemerswet, die
handelswetgewing, die verandering in die regering en die politiese alliansies binne en tussen
lande (Gregory, 2015:53). By Seeff kan die werknemers-wetgewing ʼn groot rol speel. Omdat
daar met personeel en agente gewerk word, moet hul behoeftes ook in ag geneem word en
is daar standaarde waaraan Seeff moet voldoen om seker te maak dat hul in ʼn gunstige
werksomgewing is. Daar is ook baie wetgewing met die koop en verkoop van eiendom so
Seeff het baie wetlike prosedures wat gevolg moet word as daar transaksies gedoen word.
Dit is ook van so aard dat Seeff Potchefstroom al hierdie prosedures in plek het en daaraan
voldoen.
Die ekonomiese area sluit die faktore in soos rentekoerse, inflasie, geldvoorraad, vlakke van
indiensneming, besteebare inkomste, besigheid en ekonomiese siklusse, wêreld en
ekonomiese kondisies en laastens energie koste (Gregory, 2015:53). Seeff se verkoopsyfers
hang baie af van die ekonomiese klimaat. Hoe swakker die klimaat is, hoe minder geneig is
banke om lenings toe te staan (Muller, 2015). As verbruikers ekonomies sukkel as gevolg van
hoë rentekoerse, gaan hul nie belangstel in die aankoop van eiendom nie en dit is ook baie
moeilik om eiendom te verkoop in sulke omstandighede omdat daar nie baie belangstelling is
nie. Seeff se indiensnemingsyfers verander ook baie omdat agente nie vir lank by een
eiendomsagentskap werk nie, wat dit moeilik maak om vooruitskattings te maak oor die salaris
uitgawes van Seeff.
Die sosiale area sluit faktore soos populasie veranderinge en groei, lewenstyle, vlakke van
werknemers, inkomste distribusie, verbruikers aankoop tendense, sosiale houdings en
kommernisse en aankoop gewoontes in (Gregory, 2015:53). Seeff se agente werk vir
kommissie, so hul inkomste hang af van die hoeveelheid eiendom wat hul in ʼn maand verkoop.
Dit is hul grootste motivering om hoë omset syfers te hê. Eiendom is ook nie iets wat gereeld
aangekoop word deur verbruikers nie so dit is moeilik om aankoop gewoontes te bepaal. Daar
is wel tendense soos met die studentebehuising wat ʼn konstante is omdat daar altyd ʼn
behoefte daaraan sal wees in Potchefstroom (Muller, 2015).

7. Dan is daar ook ekonomiese faktore soos die afkeuring van huis lenings, wat ook as ’n
bedreiging vir Seeff Potchefstroom gesien kan word. 11% van die aansoeke word verwerp as
gevolg van ’n swak rekening gedrag, 12% van die aansoeke word verwerp as gevolg van
onvoldoende kontantvloei en 18% van die aansoeke word verwerp as gevolg van die kliënt
wat nie die minimum kredietgradering bereik nie (Property24, 2012).
Die tegnologiese area behels nuwe ontwikkelinge, tempo van verandering, investering in
tegnologie, besteding aan navorsing en ontwikkeling, veroudering en die impak en toegang
van nuwe tegnologie (Gregory, 2015:53). Omdat die vraag na studentebehuising toeneem is
daar ook ʼn behoefte aan beter tegnologie in die behuising. Die verbruikers se vraag na die
beste tegnologie neem toe en moet daar voorsiening gemaak word vir hierdie behoeftes om
die kompeterende mark die beste te kan bedien. Internetkonneksie sal byvoorbeeld ’n groot
bepaler wees in ʼn toekomstige student se lys van behoeftes. Dus moet Seeff seker maak dat
al die eiendom aan die tegnologiese vereistes voldoen om die beste verkoper en verhuurder
van studentebehuising in Potchefstroom te wees (Muller, 2015). Dit is van so aard dat Seeff
tans gebruik maak van verskeie tegnologiese hulpbronne. Meeste van hulle kommunikasie
met hoofkantoor is elektronies, hulle het Facebook, Linkedin en nog talle ander tegnologiese
hulpbronne.
2. Analisering van die organisasie
Deur die organisasie effektief te kan analiseer is dit belangrik om te kyk na die sterkpunte en
die swakpunte wat deel vorm van die interne organisasie. Verder moet daar gekyk word na
die geleenthede en die bedreigings wat die organisasie in die gesig staar. Hierdie aspekte
staan beter bekend as die SSGB-analise en dien as ʼn belangrike ooreenstemmende
instrument wat bestuurders help om vier tipes strategieë te ontwikkel. Hierdie vier tipes behels
die sterkpunt-geleentheid strategie, die swakpunt-geleentheid strategie, die sterkpunt-
bedreiging strategie en laastens die swakpunt-bedreiging strategie.
Dit is belangrik dat die organisasie betrokke individuele lyste moet saamstel van alle eksterne
geleenthede, eksterne bedreigings, interne sterkpunte en interne swakpunte (Forest & Fred,
2015:260). Daarna word die vier tipes strategieë gevorm deur die verskillende areas met
mekaar te vergelyk.
Sterkpunte van Seeff Potchefstroom:
 Opgeleide en gekwalifiseerde agente.
 Goeie strukture en sisteme binne die besigheid.

8.  Beurse vir personeel en agente om verder te studeer.
 Aktiewe betrokkenheid by Korporatiewe Sosiale Ontwikkeling in die gemeenskap.
Swakpunte van Seeff Potchefstroom:
 Kan nie altyd al die agente en personeel akkommodeer om vergaderings by te kan
woon nie.
 Te kort aan agente wat nodige kennis besit oor sekere geografiese areas van die
eiendomsmark.
Geleenthede van Seeff Potchefstroom:
 Sterk eiendomsmark vir besighede in Potchefstroom.
 Sterk eiendomsmark vir studente in Potchefstroom.
 Sterk eiendomsmark vir private behuising in Potchefstroom.
Bedreigings van Seeff Potchefstroom:
 Ander agentskappe in die Potchefstroom area.
 Die swak ekonomiese omstandighede in terme van inflasie- en rente koerse. Asook
lenings wat afgekeur word.
 Die publiek se persepsie van eiendomsagente en hul rol in die eiendomsbedryf.
Dus kan ons hieruit aflei dat Seeff ʼn paar swakpunte het wat aangespreek moet word en
bedreigings waarvoor daar voorsiening gemaak moet word. Dit sal verseker dat die aspekte
beheer word om nie enige negatiewe effekte op Seeff te hê nie. Strategieë kan nou ontwikkel
word met die resultate van die SSGB-analise van Seeff.
3. Analisering van die belangegroepe en publieke.
’n Organisasie se reputasie word positief beïnvloed deur ’n groot aantal hoeveelheid
ekonomiese en nie-ekonomiese faktore of prinsiepe waar dit die politiek risiko en markwaarde
insluit. Ander faktore wat bydra tot die belangrikheid van reputasie sluit die sigbaarheid in die
media, die mate waarin organisasies hulle voorraad hou, dividendeopbrengs vir beleggers en
’n demonstrasie van sosiale kommer in. Al hierdie indikators word gekommunikeer deur die
belegger belange funksie (Kaul & Desai, 2014).
Volgens Kaul en Desai (2014), is daar drie aspekte van korporatiewe reputasie wat
geïdentifiseer is as bewustheid, assessering en batewaarde. Bewustheid verwys na die
konsep wat die mark het oor die organisasie sonder om te weet wat die waarde daarvan is.
Assessering behels die oordelings daarvan en batewaarde dui op die fisiese geld waarde van
’n organisasie se reputasie. Wanneer die bevel deur bestuurders gegee word om die

9. sigbaarheid van die maatskappy te verhoog, is dit die kommunikasie praktisyn se
verantwoordelikheid om verdere navorsing te doen en uit te vind wat die spesifieke doelstelling
is wat hulle wil bereik. Daarom is dit van so ’n belang dat die besigheid doelwitte met die mees
geskikte en geteikende benadering vergelyk moet word (Groobert, 2009).
Hierdie analisering van belangegroepe en publieke kan beskou word as ’n gedetailleerde
ondersoek in die interne en eksterne omgewings en die belangegroepe en publieke is nodig
sodat die kwessie wat aangepreek word ten volle verstaan kan word (Gregory, 2010:59). Seeff
in Potchefstroom se belangegroepe bestaan uit die volgende interne en eksterne groep mens
(Muller, 2015).
Interne Belangegroepe:
 Agente: Die impak wat agente op Seeff het is dus dat Seeff die agente benodig om te kan
funksioneer. Die huise wat Seeff ontvang om te verkoop word deur die agente bemark en
voorgestel aan moontlike kopers. Agente bepaal grootliks hoe eksterne belangegroepe
Seeff beskou. Die agente by Seeff in Potchefstroom is meestal Afrikaans sprekend, bly
self in gevestigde wonings Potchefstroom en is opgelei. Agente se gebruik van media is;
sosiale media soos Facebook en Whatsapp, digitale media, televisie Radio en e-posse,
hulle lees ook koerante, plakkate en het toegang tot internet.
 In-huispersoneel: Lede van die in-huispersoneel vervul verskeie poste in Seeff. Die poste
sluit in, bemarking en admin, sekretaresse en bestuurder van die tak. Die in-huispersoneel
is verantwoordelik vir die voortgaan en daaglikse funksionering van die Seeff tak in
Potchefstroom. Die personeel is meestal Afrikaans, bly in gevestigde wonings in
Potchefstroom en is opgelei. Die media gebruik sluit in Sosiale media meestal Facebook
en Whatsapp, televisie, Radio, eposse Plakkate en het toegang tot internet.
 Skoonmaak en Tuindienste personeel: Die personeel sorg vir die daaglikse
instandhouding binne en buite die Seeff kantoor gebou. Die personeel praat Afrikaans en
Tswana. Die personeel bly in die “Township” Ikageng in Potchefstroom. Die media gebruik
is meestal Radio, koerant en Plakkate.
 Hoofkantoor: Die Seeff hoofkantoor is in beheer van alle die Seeff take oor Suid- Afrika.
Die hoofkantoor is meestal Engels, is geleë in Kaapstad en die personeel is almal
opgevoed. Die media gebruik is verskeie sosiale media soos Facebook, het internet
toegang, televisie, Radio, koerante, eposse ens.

10. Eksterne Belangegroepe:
 Kliënte: (kopers en verkopers) Die belangegroepe is nodig vir die sukses van Seeff
aangesien hulle Seeff moet kies om ʼn huis te verkoop of te koop. Hoe die belangegroepe
Seeff beskou sal Seeff se voortgaan en toekoms bepaal. Die belangegroep is
huis/woonstel eienaars in Potchefstroom en mense opsoek na verblyf in Potchefstroom.
Baie van Seeff se kliënte is studente juis oor die Noord-Wes Universiteit (NWU) wat geleë
is in Potchefstroom. Die belangegroepe se media gebruik sluit in:
o Ouer kopers en verkopers: televisie, Radio, Koerante en plakkate, toegang tot
internet.
o Jonger kopers en verkopers en studente: Sosiale media, toegang tot internet,
televisie, Radio plakkate.
 Potchefstroom gemeenskap: Die Potchefstroom gemeenskap het ʼn groot impak op Seeff
aangesien hulle deur ‘word-of-mouth’ Seeff kan aanbeveel of beledig. Seeff beïnvloed ook
Potchefstroom gemeenskap deur om nuwe inwoners te help om verblyf te kry in
Potchefstroom. Die gemeenskap is meestal Afrikaans maar Engels media word ook
gebruik.
 Media: Seeff moet ʼn goeie verhouding hê met die media sodat Seeff spasie kan kry in die
spesifieke media (aanlyn of gedruk) om te kan adverteer. Media is Afrikaans en Engels,
geleë in Potchefstroom en opgevoed. Media gebruike is Sosiale media, meestal
Facebook, Koerante, Radio, televisie, Plakkate en het internet toegang.
4. Spesifieke probleme of geleenthede wat aangespreek moet word.
Probleme en geleenthede is toestande wat bestaan in elke gemeenskap. Dit is belangrik dat
’n probleem of geleentheid goed gedefinieer word sodat dit deur enige persoon korrek
geïnterpreteer kan word. ’n Probleem moet gedefinieer word sodat dit relevant is aan
besluitnemers en om die betrokkene bewus te maak dat daar 'n probleem bestaan. Meer
spesifiek is van so aard dat daar 'n verskil tussen die werklike en verlangde stand van sake
is. Dit is noodsaaklik sodat die belanghebbendes ’n duidelikheid het oor wat die probleem
werklik is om dan sodoende die probleem te ontleed en dan op die regte oplossing pad te
beweeg (Brassard, 2005).
Om dit moontlik te maak om die kwessie en geleenthede te identifiseer en te definieer, moet
daar ’n groot verskeidenheid navorsing gedoen word. Daar is vier navorsingstegnieke wat
gebruik kan word (Gregory, 2010:62). Eerste navorsingstegniek behels die insameling van
numeriese en kwantitatiewe data en staan bekend as kwantitatiewe navorsing. Die tweede
navorsingstegniek is kwalitatiewe navorsing en fokus op die nie-kwalitatiewe veranderlikes

11. nie, byvoorbeeld houdings, persepsies en opinies. ’n Mengsel van hierdie twee tegnieke word
ook beskou as ’n tegniek op sy eie, omdat sommige oplossings albei die tegnieke benodig.
Die laaste tegniek is die deurlopende navorsingstegniek, wat behels dat dieselfde groep
mense, met die selfde tipe profiele, dieselfde vrae gevra word oor verskillende tyd intervalle.
Muller (2015) verduidelik dat die probleem by die Seeff Potchefstroom tak geïdentifiseer is as
die algehele kommunikasie tussen die inhuispersoneel en die agente. Agente het geen vaste
werktye nie en dit maak dit moeilik vir die in-huispersoneel om belangrike inligtend oor te dra
aan agente en om nodige korrespondensie te ontvang vanaf agente. Oor die verskillende
werktye en die gebrek aan kommunikasie word daar geen werk verhoudings gebou en gevoel
van kameraadskap geskep, tussen die in-huispersoneel en agente, nie.
Die eksterne kommunikasie van Seeff is nie ʼn probleem nie maar het areas vir verbetering
(Muller, 2015). Die manier hoe kliënte na huise kyk, wat hulle moontlik wil aankoop, wil Seeff
graag makliker en ʼn ander manier maak as wat ander agentskappe dit doen. Seeff poog ook
om die wyse hoe daar met kliënte gekommunikeer word te verbeter en meer interaktief te
maak.
Dus behels die analisering van ʼn maatskappy dat daar na vier areas gekyk moet word. Daar
moet gekyk word na die Omgewing, die Organisasie, die Belangegroepe en Publieke en
laastens die Identifisering van spesifieke probleme en geleenthede rondom die maatskappy.
Eerstens is daar die analisering van die omgewing wat handel oor die eksterne en interne
omgewing. Daar is vier faktore hier van belang naamlik Politiek, Ekonomie, Sosiaal en
Tegnologie. Seeff se grootste rolspeler is die ekonomie omdat dit ʼn groot bepaler van hul
sukses is. As die ekonomiese klimaat verswak gaan dit ʼn maatskappy soos Seeff baie sterk
beïnvloed.
Tweedens is daar die analisering van die organisasie wat gedoen word met behulp van ʼn
SSGB-analise. Seeff het goeie opgeleide en gekwalifiseerde agente, maar almal kan nie altyd
geakkommodeer word om al die vergaderings by te woon nie en veroorsaak dit groot
kommunikasie gapings binne Seeff se interne omgewing. Seeff is ook aktief betrokke by
Korporatiewe Sosiale Ontwikkeling, maar ekonomiese omstandighede maak dit soms moeilik
om al die sosiale ontwikkeling moontlik te maak wat Seeff sou wou doen.
Derdens is daar die analisering van die belangegroepe en publieke. Daar is drie aspekte van
korporatiewe reputasie wat ʼn groot rol speel in hoe die maatskappy gesien word deur sy

12. belangegroepe en publiek. Die aspekte is bewustheid, assessering en batewaarde. Hierdie
aspekte bepaal hoe Seeff gesien word deur hul belangegroepe en publieke. Die interne
belangegroepe is die agente, in-huis personeel, skoonmaak- en tuindienspersoneel en Seeff
se hoofkantoor. Eksterne belangegroepe is die kliënte (kopers en verkopers), Potchefstroom
gemeenskap en die media.
Laastens moet die spesifieke probleme en geleenthede wat aangespreek moet word ook
geanaliseer word. ʼn Probleem moet gedefinieer word om die relevansie daarvan raak te sien
en geleenthede moet geïdentifiseer word deur navorsing wat gedoen word. Seeff se grootste
interne probleem is tans die kommunikasie tussen die in-huis personeel en die agente. Die
eksterne probleem is die publiek se persepsie oor Seeff en of hul Seeff as hul eerste keuse
sal kies as hul nou ʼn eiendomsagentskap moes gebruik. Die kern kwessie by Seeff is egter
die bou van goeie verhoudings met hul kliënte en belangegroepe.
Nadat die Situasie Analise van Seeff gedoen is en al die navorsing wat bevind is geanaliseer
word, kan daar gewerk word aan strategieë om al die bogenoemde probleme en geleenthede
aan te spreek. Daar moet interne strategieë en eksterne strategieë wees om die interne en
eksterne kwessies van Seeff Potchefstroom aan te spreek.
2. Doelstellings en Doelwitte:
Doelwitte en doelstellings word geformuleer om die organisasie te help om te weet waarheen
die organisasie beoog om te gaan. Dit is noodsaaklik om realistiese doelstellings en doelwitte
te stel vir rigting en om iets te bereik wat bewys kan word vir die veldtog of program wat beplan
word (Gregory, 2015:77). As daar gekyk word na die formulering van doelwitte en doelstellings
moet daar verskeie aspekte in ag geneem word.
3. Doelstellings:
’n Doelstelling is ’n breë stelling van wat die kommunikeerder wil bereik. As daar gekyk word
na die formulering van doelstellings moet daar verskeie aspekte in ag geneem word. Dit sluit
in dat die doelstellings enkelvoudig, duidelik, spesifiek en verstaanbaar moet wees. Die
doelstellings moet ook verbind wees met die org. se doelwitte en moet die samelewing,
bestuur of spesifieke program kwessies teiken (Gregory, 2015:90). As ons spesifiek verwys
na Seeff Potchefstroom, moet daar onderskeid gemaak word tussen die interne en eksterne
doelstellings wat geformuleer moet word.

13. Interne Doelstellings:
Om die interne kommunikasie van Seeff Potchefstroom te verbeter, sodat daar ʼn beter vloei
van inligting is tussen werknemers op alle vlakke.
Om verbeterde kommunikasie te bevorder tussen Seeff se personeel en agente, sodat daar
ʼn gevoel van kameraadskap kan ontwikkel tussen die personeel en die agente.
Eksterne Doelstellings:
Om eksterne kommunikasie tussen eksterne belangegroepe van Seeff Potchefstroom te
onderhou en te verbeter.
Om die goeie korporatiewe identiteit van Seeff Potchefstroom onder eksterne belangegroepe
te onderhou en te verbeter.
4. Doelwitte:
Doelwitte aan die anderkant is meer meetbare en konkrete stappe wat geformuleer moet word.
Doelwitte is spesifieke, meetbare verklaring, wat die doelstellings in stappe opbreek van wat
bereik moet word om suksesvol te wees (Gregory, 2015:90). Hierdie doelwitte kan gesien
word as die projek mylpale. In Seeff Potchefstroom se geval word daar weer onderskeid getref
tussen die interne en eksterne doelwitte.
Interne Doelwitte:
Die skep van ʼn gedrukte in-huis brief wat in die eerste kwartaal van 2016 vir die eerste keer
gepubliseer sal word. Die nuusbrief sal inligting van Januarie 2016 tot Maart 2016 bevat. Dit
sal algemene inligting wees soos nuwe aanstellings, gelukwense, bedankings en
verkoopsprestasies van die kwartaal. Die in-huis nuusbrief sal beskikbaar wees vir beide
personeel en agente van die Seeff tak in Potchefstroom. Sukses van eerste nuusbrief sal die
voortsetting van daaropvolgende nuusbriewe bepaal. Die personeel en agente se opinies oor
die effektiewe oordra van inligting aan hul, sal die sukses van die eerste poging bepaal.
Die inligting wat gekommunikeer gaan word, gaan van so aard moet wees dat dit die
welwillendheid tussen die in-huis personeel en tussen die in-huis personeel en agente sal
verbeter. Dit kan vasgestel word deur ʼn meningspeil te doen na die publikasie van die eerste
nuusbrief, aan die einde van Maart in 2016, om die personeel en agente se opinies oor die
atmosfeer binne die maatskappy te analiseer.
Om interaksie tussen personeel en agente te bevorder deur meer gereelde, verpligte
vergaderings te skeduleer. Die verandering sal in Januarie 2016 geïmplementeer word. Die

14. vergaderings sal minder tyd opneem om meer effektief te kommunikeer en informasie
oorlading te voorkom. Daar sal op elke tweede Maandag vergadering gehou word om die
week se werk te bespreek en dan op die volgende Donderdag om die naweek se reëlings te
bespreek. Bywoning van die vergaderings sal bepaal hoe suksesvol die nuwe skedule gaan
wees. Hoe meer van die agente die vergaderings bywoon, hoe meer suksesvol is die taktiek.
Om die gebruik van verskeie kommunikasiemiddele uit te kanselleer om op die ou einde net
een kommunikasiemiddel te gebruik wat gerieflik is en verseker dat die personeel en agente
die inligting ontvang en verstaan. Terugvoer van die personeel en agente sal bewys wees of
hul die inligting ontvang het en gebruik het om terugvoer daaroor te kan gee. Met
implementering van die kommunikasieplan in Januarie 2016, sal daar dadelik na ʼn gepaste
metode gesoek word.
Eksterne Doelwitte:
Om interessante nuwe maniere te ontwikkel om eksterne belangegroepe, wat spesifiek in die
mark is om ʼn huis te koop of verkoop, se aandag te kry. Dit gaan gedoen word deur virtuele
toere wat die belangegroepe in staat stel om die huise te besigtig sonder om fisies die huis te
besoek. Die hoeveelheid kykersgetalle sal ʼn aanduiding gee van hoe gereeld die virtuele toere
gebruik word. Daar kan navorsing gedoen word met die belangegroepe om te bevestig of die
virtuele toere ʼn rolspeler in hul keuse was om Seeff as hul agentskap te gebruik. Dit sal in
Januarie 2016 geïmplementeer word.
Om eksterne belangegroepe ingelig te hou oor die gebeure by Seeff. Dit is moontlike
gebruikers van Seeff se dienste en die algemene publiek van Potchefstroom. Dit gaan gedoen
word in die vorm van ʼn interaktiewe nuusbrief wat via hul epos ontvang sal word. Daar kan ʼn
kompetisie in die nuusbrief geloods word om te kyk hoe baie terugvoer hul ontvang. Dit sal ʼn
aanduiding wees of mense die nuusbrief gelees het. Die eerste nuusbrief sal aan die einde
van die kwartaal in Maart 2016 uitgestuur word.
Om gereeld die sosiale media op te dateer asook Seeff se webtuiste. Die deurlopende
terugvoer op kommunikasie wat ontvang word op sosiale media platforms en die webtuiste,
sal ʼn aanduiding wees of mense aktief belangstel in die gebeure by Seeff. Dit gaan
geïmplementeer word saam die kommunikasieplan in Januarie 2016.
Volgend Gregory (2015:92) is daar goue reëls wat gebruik moet word tydens die doelwitte
formulering. Hierdie goue reëls gaan dien as ’n evaluering van die geformuleerde
doelstellings:

15. Die doelwitte wat geformuleer word moet in lyn wees met die Seeff Potchefstroom se doelwitte
self. Die rede hiervoor in dat die kommunikasie plan die organisasie se doelwitte ondersteun
en die organisasie as ’n geheel net verbeter.
Die doelwitte wat gestel word moet realisties wees en daar moet ook van kennis gedra word
dat daar nie teveel belowe word nie. Deur te kyk na die bostaande doelwitte wat geformuleer
is kan ons sien daar word voldoen aan die aspek dat dit realisties is. Dit is heel bereikbaar om
’n nuusbrief te ontwerp, meer gereelde vergadering te hou, af te skaal na net een interne
kommunikasie kanaal vir beter effektiwiteit, virtuele toere te ontwerp, interaktiewe nuusbriewe
te loods asook om sosiale media gereeld op te dateer.
Al die doelwitte wat geformuleer is vir Seeff Potchefstroom is verbind tot die doelstelling en
wat bereik wil word. Hierdie is ook een van die goue reëls wat nagekom moet word. Die
doelwitte word ook verbind tot ʼn sekere publiek. Dus word daar spesifiek gestel met watter
publieke mee gewerk gaan word en wat bereik wil word.
Daar moet duidelike fokus wees op die uitkomstes. Doelwitte wat nou gestel sal die basis
vorm van latere evaluasies, daarom moet daar seker gemaak word dat daar eerder gefokus
word op uitkomstes en nie op die proses nie. Doelwitte moet ook navorsing gebaseerd wees,
wat beteken dat doelwitte op bewyse gebaseer moet word. Deur die onderhoud met Me.
Muller is daar deur bewyse van probleme waarop hierdie doelwitte gebaseer is. Die doelwitte
wat geformuleer is vir Seeff is ook enkelvoudig en fokus op enkele stappe om die doelstellings
na te kom.
Die doelwitte is ook presies en spesifiek, die wie, wat, waar, wanneer en hoe word duidelik
gemaak word. Die doelwitte is ook in so ’n manier geformuleer dat dit bereik kan word. Daar
sal ook later in hierdie verslag ’n tydskaal ontwerp word sodat daar duidelik gesien kan word
wanneer en wat gedoen moet word. Hierdie doelwitte vind ook binne ’n begroting plaas en ’n
prioriteitslys is van kardinale belang. Deur die doelwitte te prioriseer sal beplanners help om
te sien waar die meeste poging aangewend moet word.
3. Publieke en Boodskappe
Nadat ’n duidelike situasie analise en doelstellings en doelwitte geformuleer is en die
organisasie noukeurig die geleenthede, bedreigings, swakpunte en sterkpunte geïdentifiseer
kan word, kan daar nou meer in diepte gekyk word na die belangegroepe. In die situasie
analise is daar belangegroepe geïdentifiseer. In hierdie opdrag word daar meer in diepte na
elkeen gekyk, deur elkeen individueel te bespreek, segmenteer en prioritiseer. Deur die

16. belangegroepe in so mate te bespreek sal dit vir Seeff help om te sien wat die organisasie se
invloed op die belangegroepe is en wat die belangegroepe se invloed is op die organisasie.
Dus is dit ’n volledige ontleding van die belangegroepe se houding en die verband wat
publieke het met die organisasie.
Gregory (2010:104), identifiseer ’n paar segmenterings tegnieke wat in hierdie belangegroep
ontleding van Seeff Potchefstroom gebruik gaan word. Dit behels die segmentering van die
belangegroepe op grond van hulle geografie, demografies, psigografie, groep lidmaatskap,
media verbruik en die soort mag wat die belangegroep het.
Belangegroepe kan geprioritiseer word volgens hulle eienskappe. Hierdie eienskappe kan
geklassifiseer word in die graad van belang van die belangegroepe in die organisasie en die
invloed op gedrag. Dan kan verder in nog drie dele af gebreek word; die belanghebbendes
wat eienaarskap in die organisasie het; diegene wat ekonomies afhanklik van die organisasie
is en laastens diegene wat nie gekoppel is aan die organisasie nie, maar wat belangstel in om
te sien of die organisasie sosiaal verantwoordelik optree (Rawlins, 2006).
Die inhoud van ’n boodskap kan rasioneel of emosioneel wees. Hierdie is soortgelyk soos wat
in bemarking gebruik kan word. Die mens is van natuur emosionele wesens. Besighede
spandeer baie tyd om die gepaste gebruik tussen ’n verskeidenheid van tegnieke te kies, dit
sluit in elke detail, die toon, beligting, kleur skema en gemoed van die boodskap stelle (Rawes,
2015). So sal die besighede die regte emosies ontlok. In Hierdie gevalle studie is die rasionele
inhoud meer van toepassing. A rasionele appèl in advertensies beteken dat daar meer klem
op die verskaffing van feitelike inligting en besonderhede oor die produk voordele geplaas
word (Kokemuller, 2015). In die formulering van ’n belangegroep boodskap is dit soortgelyk.
Volgens Gregory (2010:110), kan rasionele inhoud in vier tipes proporsies gedeel word
naamlik, feite, veronderstellings, beleide en waarde.
5. Bespreking van betrokke belangegroepe:
Interne Belangegroepe:
Agente:
Diegene wat verantwoordelik is om die huise te wys, te bemark en te verkoop aan moontlike
kopers in die Potchefstroom gemeenskap, vir die huis agentskap Seeff. Die agente is ook

17. verantwoordelik vir hoe mense Seeff beskou omdat hulle die besigheid in die gemeenskap
verteenwoordig.
In- huispersoneel:
Lede van die in- huispersoneel vervul verskeie poste in Seeff. Die poste sluit in; bemarking,
admin, sekretaresse en bestuurder van die tak. Die in- huispersoneel is verantwoordelik vir
die daaglikse funksionering van die Seeff tak in Potchefstroom. Die in- huispersoneel is ook
verantwoordelik oordrag van inligting na agente rakende nuwe huise, inligting vanaf Seeff se
hooftak ens.
Skoonmaak en tuindienste personeel:
Die personeel sorg vir die daaglikse instandhouding en skoonmaak binne en buite die Seeff
kantoor gebou in Potchefstroom.
Hoofkantoor:
Die Seeff hoofkantoor is in beheer van al die Seeff take in Suid- Afrika. Die hoofkantoor
kommunikeer die waardes waartoe Seeff Potchefstroom moet na streef en hoe die tak moet
funksioneer.
Eksterne Belangegroepe:
Kliënte (kopers en verkopers):
Die belangegroepe bepaal of Seeff nog kan voort bestaan en hoe suksesvol en winsgewend
die besigheid is. Die kleinte moet Seeff kies as agentskap, indien hulle ʼn huis wil verkoop of
huis wil koop of huur. Die Noord-Wes Universiteit is in Potchefstroom geleë en Seeff word ook
beïnvloed deur die NWU se toekomstige en huidige studente, aangesien Seeff die
belangegroepe ook moet kan tevrede stel.
Potchefstroom as gemeenskap:
Die belangegroep behels al die inwoners van Potchefstroom. Hulle houdings en gedrag
teenoor Seeff is baie belangrik aangesien hulle nuwe kopers en verkopers kan aanmoedig om
Seeff te gebruik of ontmoedig. Seeff beïnvloed ook die Potchefstroom gemeenskap deur om
nuwe inwoners te help om verblyf te kry.
Media:
Die belangegroep het ʼn groot ompak op Seeff aangesien die media kan bepaal watse inligting
van die besigheid versprei word in Potchefstroom. Dit is belangrik vir die media om ʼn goeie

18. verhouding te hê met die media aangesien hulle ook sal bepaal hoe baie spasie Seeff sal kry
in die spesifieke media.
Impak, Demografie, Geografie en media gebruik van elke publiek:
Belange-
groep:
Impak op Seeff/ Seeff se
impak op die
Belangegroep:
Demografie: Geografie: Media
gebruik:
Siening oor
Seeff
Interne belangegroep:
Agente: Verkoop huise vir Seeff,
grootliks impak op
houdings van
Potchefstroom
gemeenskap se houdings
teenoor Seeff./ Seeff
verskaf werk.
Die agente is
opgeleide en
praat almal
meestal Afrikaans
en Engels. Die
agente woon in
gevestigde huis in
Potchefstroom.
Vroulik en manlik
Potchefstroom Sosiale media,
meestal
Facebook en
Whatsapp,
digitale media,
TV, Radio,
koerant,
plakkate, en
het toegang
tot internet.
Seeff bied ’n
gerieflike
werks-
omgewing
aan vir alle
agente.
Agente voel
net soms dat
hulle nie
verplig is om
by
vergaderings
uit te kom
nie en
daarom
doen hulle
nie.
In-
huispersoneel:
Verantwoordelik vir die
funksionering van Seeff
tak/ Seeff verskaf werk.
Die personeel-
lede is opgelei,
praat Afrikaans en
Engels. Die
personeel bly in
gevestigde huise
in Potchefstroom
is vroulik Die
bestuurder/
eienaar is manlik.
Potchefstroom Sosiale media:
Facebook,
Whatsapp,
epos,
Plakkate. TV,
radio en het
toegang tot die
internet.
Personeel
geniet ’n
lieflike
omgewing,
die
inhuisper-
soneel voel
dat hulle ’n
klein familie
is.
Skoonmaak
en tuindienste
personeel:
Die personeel lede het ʼn
invloed op die Seeff se
instandhouding/ Seeff
verskaf werk.
Die personeel
lede praat meestal
Afrikaans en
Setswana, hulle
bly in die
“Township”
Ikageng in
Potchefstroom.
Potchefstroom Meestal radio,
koerant en
plakkate.
Skoonmaak
en
tuindienste
voel dat
hulle nie
altyd so deel
is van die
organisasie
nie en dat
hulle net nog
’n werk
nemer is.
Hoofkantoor: Die belangegroep bepaal
die voortbestaan van
Seeff- of Seeff tot hulle
Die personeel by
hoofkantoor is
meestal Engels en
Kaapstad Sosiale media:
Facebook, TV,
radio,
Hoofkantoor
het
standaarde

19. standaard funksioneer in
Potchefstroom/ Seeff
verteenwoordig die Seeff
naam in Potchefstroom.
is opgelei. Manlike
en Vroulik.
koerante,
eposse ens.
waarvolgens
voldoen
moet word,
Potchef-
stroom Seeff
voldoen aan
daardie
standaarde
en daarom is
Hoofkantore
gelukkig.
Eksterne Belangegroepe:
Ernstige
Kliënte:
(kopers en
verkopers)
Die belangegroepe moet
Seeff as agentskap gebruik
vir die verkoop of koop van
eiendom- Seeff se sukses
en voort bestaan hang van
die belangegroepe af./
Seeff verskaf blyplek aan
die belangegroep, help om
eiendom te verkoop.
Die belangegroep
is opgelei,
verskeie
ouderdom omdat
dit wissel tussen
studente en ouer
mense. Praat
meestal Afrikaans
en Engels.
Potchefstroom
/ Wil definitief
koop en in
Potchefstroom
bly
Ouer kopers/
verkopers: TV,
radio, koerant
en het
toegang tot die
internet,
plakkate.
Studente
jonger kopers:
Sosiale media
soos
Facebook,
toegang tot die
internet, TV,
Radio,
Plakkate
Is baie ten
gunste van
hoe Seeff se
kliënte diens
is en verkies
hulle bo
ander
eiendoms-
agente
Minder
ernstige
Kliënte:
(kopers en
verkopers)
Die belangegroepe moet
Seeff as agentskap gebruik
vir die verkoop of koop van
eiendom- Seeff se sukses
en voort bestaan hang van
die belangegroepe af./
Seeff verskaf blyplek aan
die belangegroep, help om
eiendom te verkoop.
Die belangegroep
is opgelei,
verskeie
ouderdom omdat
dit wissel tussen
studente en ouer
mense. Praat
meestal Afrikaans
en Engels.
Potchefstroom
/ Wil in
Potchefstroom
bly
Ouer kopers/
verkopers:
Omdat hulle
nie so ernstig
is nie moet die
goedkoopste
alternatiewe
oorweeg word.
koerant en
internet.
Studente
jonger kopers:
Sosiale media
soos
Facebook,
toegang tot die
internet.
Omdat
kliënte nie so
ernstig wil
koop nie
oorweeg
hulle ook
ander
agentskappe
Potchefstroom
gemeenskap:
Individue
Gemeenskap kan deur
Word-of-Mouth (WOM)
Seeff se beeld verbeter of
verswak. Bepaal hoe nuwe
kopers agentskap kies./
Verkoop huise aan nuwe
lede in die gemeenskap.
Meeste is opgelei,
Praat meestal
Afrikaans en
Engels, Wissel
tussen jong en
ouer mense.
Vroulik en manlik
Individue bly in
Potchefstroom
Sosiale media:
Facebook,
Whatsapp,
Koerante,
plakkate, TV,
radio, eposse
meestal het
Het ’n
positiewe
gevoel oor
Seeff, voel
nie dat Seeff
hulle dorp

20. toegang tot die
internet.
benadeel
nie.
Potchefstroom
gemeenskap:
Besighede
Gemeenskap kan deur
Word-of-Mouth (WOM)
Seeff se beeld verbeter of
verswak. Bepaal hoe nuwe
kopers agentskap kies./
Verkoop huise aan nuwe
lede in die gemeenskap.
Meeste is opgelei,
Praat meestal
Afrikaans en
Engels.
Besighede in
Potchefstroom
Sosiale media:
Facebook, ,
Koerante,
plakkate, TV,
radio, eposse,
internet.
Het ’n
positiewe
gevoel oor
Seeff, voel
nie dat Seeff
hulle dorp
benadeel
nie. En skep
ook
geleentheid
vir
potensiële
werk vir
Seeff self.
Potchefstroom
gemeenskap:
Studente
Gemeenskap kan deur
Word-of-Mouth (WOM)
Seeff se beeld verbeter of
verswak. Bepaal hoe nuwe
kopers agentskap kies./
Verkoop huise aan nuwe
lede in die gemeenskap.
Meeste is opgelei,
en gaan of is
besig om te
studeer. Daarom
hulle ouers ook.
Praat meestal
Afrikaans en
Engels
Studente wat
studeer in
Potchefstroom
Sosiale media:
Facebook,
Whatsapp,
plakkate, TV,
radio, eposse
meestal het
toegang tot die
internet.
Voel daar is
nie regtig ’n
invloed op
hulle nie.
Media:
OFM, PUK
FM, HERALD
ens.
Bepaal of Seeff kan
adverteer in die soort
media, bepaal wat gesê en
gepubliseer moet word oor
die besigheid/ Betaal vir
spasie in die koerant
(advertensies)
Opgelei, praat
Afrikaans en
Engels, Vroulik en
manlike.
Potchefstroom Sosiale media:
Facebook,
Twitter,
koerante, TV,
plakkate,
radio, het
toegang tot
internet.
Is positief
oor Seeff
omdat dit
gerieflik is
om met hulle
te werk.
Seeff is dan
ook ’n bron
van
inkomste vir
hulle.
6. Segmentering van betrokke belangegroepe:
Segmentering behels die klassifisering van belanghebbendes in sektore wat hul verhouding
met die organisasie of die verandering wat jy probeer om te bevorder te identifiseer. Dan word
die sektore gebruik om enige ander belanghebbendes te identifiseer (Australian Government,
s.a). In hierdie fase word die segmentering gedoen op grond van die geografie en die
demografie (Gregory, 2010:104).
1. Geografie:
Al die bogenoemde belangegroepe van Seeff woon en werk in Potchefstroom, slegs die
Hoofkantoor wat as Interne belangegroep van Seeff beskou word is geleë in die Kaap.

21. 2. Demografie:
 Ouderdom:
 Jonger belangegroepe: Wissel tussen die ouderdom van 18 tot 33 en dit sluit die
studente, jong kopers, jong werknemers en die Potchefstroom gemeenskap se jong lede
in.
 Ouer belangegroepe: Dit sluit die ouderdom van 33 en ouer in, die bejaardes wat huise
wil verkoop, die ouer personeel en agente en die ouer lede in die Potchefstroom
gemeenskap.
 Sosiale klas en inkome;
 Mense met gevestigde huise in Potchefstroom wat ʼn redelik hoe inkomste verdien of die
ouers ʼn hoe inkomste verdien. Die belangegroepe sluit in: Die agente, van die lede van
die In- huispersoneel, die lede van die hoofkantoor, die media, die kopers en verkopers
en die Potchefstroom gemeenskap uitsluitend Ikageng inwoners.
 Die belangegroepe met ʼn lae inkome en wat as laag beskou word in die sosiale klas sluit
in die skoonmaak en tuindienste personeel, wat in die “Townships” woon in Ikageng.
3. Soort mag:
 Kovert: die invloed van die belangegroep op Seeff. In-huispersoneel en die agente oefen
baie mag uit as dit kom by die funksionering van Seeff. Die Potchefstroom gemeenskap
beïnvloed ook Seeff omdat hulle moet Seeff kies om Seeff se kliënte te word asook goeie
WOM gee aan nuwe inwoners in die Potchefstroom gemeenskap.
4. Media verbruik:
 Vir die belangegroepe ouderdom van 18 tot 33, sal daar meer gefokus word op om te
kommunikeer deur sosiale media, soos Facebook en Whatsapp.
 Vir die belangegroepe ouderdom van 33 en ouer, sal daar meer gefokus word om met
gedrukte media te kommunikeer soos koerant berigte of tydskrifte.
 Daar sal ook gebruik gemaak word van plakkate en die web werf om met al die
belangegroepe te kommunikeer.
 Vir die skoonmaak en tuindienste personeel sal daar gefokus op verbale kommunikasie
en aangesien hulle fone het sal daar gekommunikeer word via sms’e.

22. 7. Belangegroepe van Seeff Potchefstroom priorisering:
Indien die PR afdeling geïnisieer of herbou moet word moet die skakelpraktisyn bepaal watter
publieke is belangrik en hoeveel tyd moet afgestaan word vir hulle (Gregory, 2010).
 Eerstens moet daar breë kategorieë bepaal word om die publieke se konneksie met
die organisasie te identifiseer. Verdeel die breë kategorieë in spesifieke groepe. Dit
kan gedoen word deur die geografiese basis, of die vlak van aktiwiteite moontlik van
die groep, of deur die krag en invloed van die groep.
 Die hoeveelheid tyd en moeite wat benodig word vir elkeen publiek sal bepaal word
deur enige bevestiging van faktore spesifiek tot die situasie insluitende die
belangrikheid, dringendheid, mag, geldigheid en op watse vlak die organisasie wens
om te kommunikeer.
In die situasie analise was daar bevestig dat die kommunikasie probleem onder die interne
kommunikasie geleë is van die interne belangegroepe van Seeff. Die kommunikasie probleem
lê meestal tussen die In-huispersoneel en die agente. As gevolg van die probleem wat ons
aangespreek het sal die in-huispersoneel en die agente van Seeff ons top prioriteit wees en
sal die meeste tyd afgestaan word om te verseker dat die interne kommunikasie van Seeff sal
verbeter asook die verhoudings tussen die In- huispersoneel en die agente. Daar sal nuwe
kommunikasie maniere geïdentifiseer en geïmplementeer word om die probleem op te los.
Daar sal dan nog steeds gefokus word om goeie verhoudings te behou met eksterne
belangegroepe, soos kliënte, die Potchefstroom gemeenskap en die media. Die
belangegroepe is nie ons top prioriteit nie aangesien daar nie tans ʼn probleem is tussen Seeff
en die belangegroepe nie (Muller, 2015). Ons tweede prioriteit sal wees om die aankoop
ervaring te verbeter en te vergemaklik met virtuele toere asook om Seeff se goeie reputasie
te behou. Daar sal ook as tweede prioriteit seker gemaak word dat Seeff volgens die
hoofkantoor se standaarde funksioneer.
Die derde prioriteit sal wees om die skoonmaak en tuindienste net bewus te maak van hulle
rol wat hulle vervul in die funksionering en sukses van die Seeff tak in Potchefstroom.
8. Boodskap formulering:
Die boodskappe wat aan die belangegroepe oorgedra word speel ’n kardinale rol in die sukses
van die kommunikasie plan. Elke boodskap moet so geformuleer word dat dit gepas is vir die
spesifieke belangegroep en dat dit van so aard is dat hulle verstaan en kan oordra.

23.  Die oorhoofse boodskap
“Seeff wil die eerste keuse huisagentskap in Potchefstroom wees. Deur middel van goeie
opgeleide en intelligente agente en in-huispersoneel wil hul die beste diens lewer wat hul kan.
Hulle dra ook die behoeftes van hulle kliënte en die gemeenskap op die hart en probeer almal
se behoeftes in ag neem.”
“Seeff streef daarna om effektief met hulle interne- en eksterne belangegroepe te
kommunikeer om die effektiewe oordra van inligting te verseker. Interne belangegroepe moet
kameraadskap tussen hul bevorder om die sukses van Seeff te bepaal.”
Interne belangegroepe
 In- huispersoneel:
“Die in-huispersoneel speel ’n groot rol oor hoe suksesvold ie besigheid funksioneer. Dus is
hulle betrokkenheid by mekaar en die agente baie belangrik.”
 Agente:
“Agente het nie vaste kantoortye nie, maar hulle is steeds deel van Seeff se personeel en is
dit belangrik vir hulle om betrokke te wees by al die ander personeel en bewus te wees van
verandering binne in Seeff om op hoogte te bly en ingelig te wees.”
“Agente moet meer bewus wees van gebeure wat by die tak en kan meer gereeld by mekaar
kom om die huidige omstandighede te bespreek en waar hulle staan in terme van goed soos
verkoopsdoelwitte en bewusmaking.”
 Skoonmaak en tuindienste personeel:
“Elke personeellid in Seeff het ’n rol om te vervul. Net so is die skoonmaak en tuindienste
personeel se betrokkenheid net so imperatief vir Seeff. Hulle moet ook ingelig word van al die
gebeure by Seeff en deel voel van die tak.”
 Hoofkantoor:
“Deur goeie kommunikasie te bevorder tussen al die personeel by Seeff, kan die
Potchefstroom tak die eerste keuse huisagentskap in Potchefstroom wees. Dit is dus baie
belangrik dat daar goeie kommunikasie tussen die tak en die hoofkantoor ook moet plaasvind
om die sukses te verseker.”

24. Eksterne Belangegroepe:
 Kliënte: ( kopers en verkopers)
“Seeff kan aan al jou huisagentskap behoeftes voldoen en maak gebruik van revolusionêre
metodes om die beste moontlike ervaring vir hulle kliënte te verseker.”
 Potchefstroom gemeenskap:
“Seeff Potchefstroom probeer om ’n goeie aanwins te wees tot die huisagentskapmark in
Potchefstroom en dra die belange van die gemeenskap op die hart. Al is die individu nie in die
mark om enige eiendom te koop of verkoop nie, stel Seeff nog steeds belang in die behoeftes.”
 Media
“Seeff Potchefstroom streef daarna om ’n goeie beeld en reputasie te skep waarvan almal
bewus en ingelig is. Hoe Seeff deur die media gesien word en die media gebruik om met
ander belangegroepe te kommunikeer is baie belangrik en moet baie sorg gedoen word.”
Daar kan duidelik gesien word dat dit van kardinale belang is dat belangegroepe en publieke
in diepte geanaliseer moet word. Deur die belangegroepe van Seeff te bespreek, segmenteer
en te prioritiseer, is dit makliker om vir elkeen ’n boodskap te kon formuleer. Daar is ook ’n
goeie oorhoofse boodskap, wat met die hoop na hierdie kommunikasieplan, die
belangegroepe effektief bereik en dat hulle dit sal verstaan met wat bedoel is.
Omdat Seeff so groot verskeidenheid belangegroepe het, is dit ook meer gerieflik en
verstaanbaar om die belangegroepe in interne en eksterne subgroepe te verdeel. Met behulp
van hierdie belangegroep analise sal Seeff moontlike swakpunte en bedreigings kan
minimaliseer asook dit potensieel om te skakel in sterkpunte en geleenthede.
4. Strategie en Taktiek
Baie besighede en organisasies vind dit moeilik om die verskil tussen strategie en taktiek te
verwoord (Seager, 2011). Dus is dit uiters belangrik dat daar duidelike onderskeid getref word
in hierdie kommunikasieplan vir Seeff Potchefstroom. Kortliks opgesom is ’n strategie is hoe
jy ʼn doelstelling sal bereik en taktieke is wat jy sal doen om dit te bereik. Vir groot programme
met verskeie elemente, byvoorbeeld gemeenskap verhoudings, werknemers verhoudings,
ensovoorts is daar gewoonlik ’n strategie vir elke deel van die program (Gregory, 2015:118).

25. Dus in hierdie kommunikasieplan sal daar meer as een strategie en taktieke wees om hierdie
verkillende doelwitte en op die ou end doelstellings te bereik.
Dit is dus van kardinale belang dat daar ’n verband gehou moet word tussen taktieke en
strategie en strategie en doelwitte. Daar moet definitiewe logiese progressie moet plaasvind.
Doelstellings gee die algehele rigting vir die program, wat bereik moet word. Die strategie is
die dryfkrag van hoe dit gedoen gaan word en die taktieke is die aktiwiteite meer in detail,
soos die dag-tot-dag aktiwiteite (Gregory, 2015:119). Die taktiek wat gekies word moet al die
belangegroepe bereik, die boodskap oordra en dit moet lei tot verandering byvoorbeeld in
belangegroepe se gedrag of opinie.
3. Interne Doelstellings – Strategie en taktieke.
1.1.1 Doelstelling:
Die eerste interne doelstelling wat bereik wil word is om die interne kommunikasie van Seeff
Potchefstroom te verbeter, sodat daar ʼn beter vloei van inligting is tussen werknemers op alle
vlakke.
1.1.2 Strategie:
Die strategie waarom gefokus gaan word om hierdie interne doelstelling te bereik is om interne
kommunikasie te verbeter. Verskeie studies het al bewys dat daar ’n direkte koppeling is
tussen interne kommunikasie en die graad van werknemers tevredenheid en werksprestasie
(White, Vanc & Stafford, s.a). Daarom is dit belangrik om die strategie in plek te stel vir
effektiwiteit en beter vloei van inligting in die organisasie.
1.1.3 Taktieke:
Die eerste taktiek waarop gefokus gaan word is die ontwikkeling van ’n interne nuusbrief. Die
eerste uitgawe sal in 2016 se eerste kwartaal verskyn. Vind aangeheg Addendum B vir
voorbeeld van Nuusbrief. Die eerste voordeel van die interne nuusbrief is om die werknemers
op die hoogte van al die gebeure van die maatskappy. Die nuusbrief gee werknemers 'n kans
om tred te hou met die jongste nuus en ontwikkelings. Die tweede voordeel is dat dit bevorder
werknemer moraal. Die nuusbrief kan 'n manier wees om te verbeter of werknemer moraal te
handhaaf. Sommige maatskappye doen dit deur die erkenning van 'n "werknemer van die
maand," maar daar kan ook gefokus word op die gesondheid wenke, fiksheid idees, veiligheid
inligting of grappies met betrekking tot die bedryf. Al hierdie dinge kan werknemers positiewe
aspekte gee om oor te praat en die gevoel gee dat die maatskappy 'n positiewe,
ondersteunende kultuur het (Vulcan, 2014).

26. Die tweede taktiek wat gebruik gaan word is om vraelyste te ontwerp wat alle personeel, van
skoonmaakdienste tot interne personeel tot agente kan invul sodat enige gapings in
kommunikasie ontleed kan word en daarop verbeter kan word. Hierdie vraelyste kan dan
gesien word as ’n een-tot-een taktiek. ’n Voorbeeld van so ’n vraelys word aangeheg as
Addendum C. Hierdie vraelyste word dan konfidensieel gehou en net vir die verbetering van
kommunikasie doeleindes gebruik. Verdere bespreking oor die evaluasie van die vraelys sal
volg later in hierdie kommunikasie plan.
1.2.1 Doelstelling:
Die tweede interne doelstelling is om verbeterde kommunikasie te bevorder tussen Seeff se
personeel en agente, sodat daar ʼn gevoel van kameraadskap kan ontwikkel tussen die
personeel en die agente.
1.2.2 Strategie:
Die strategie is ook die verbetering van interne kommunikasie, net soos wat by die eerste
doelstelling gebruik is. Deur die verbetering van interne kommunikasie sal ’n gevoel van
kameraadskap kan ontwikkel tussen die personeel en agente.
1.2.3 Taktieke:
Die taktieke betrokke om die strategie te kan bewerkstellig en om op die ou end die doelstelling
te bereik is, deur meer verpligte vergaderings te hou en deur gebruik te maak van intranet –
een kommunikasie platvorm vir die interne personeel.
Die nuwe vergaderings skedules sal ook dan in Januarie 2016 deurgegee word. Die
vergaderings sal ook meer effektief bestuur word sodat daar net noodsaaklike gesprekke sal
plaasvind. Dit is om te verseker dat geen werknemer of agent voel dat hul tyd gemors word
nie. Hierdie vergaderings sal dan ook help dat daar nie kommunikasie gapings tussen interne
personeel en agente nie. Daar sal dus soos voorheen bespreek op elke tweede Maandag
vergader word vir die week se verdigtinge en dan die volgende week se Donderdag vir die
opvolg van die week asook die naweek se verrigtinge. Die bywoning van die vergaderings sal
die sukses van die nuwe skedule bepaal. Dus gaan presensie geneem word.
Dan vir verdere bevordering vir effektiewe interne kommunikasie sal daar gekyk word na ’n
gepaste vorm van Intranet. Intranet is 'n netwerk wat ontwerp is vir die verspreiding van die
inligting hulpbronne aan elke individu binne die onderneming met behulp van Internet
tegnologie (Pujari, 2015). Daar is verskeie voordele wat verband hou met intranet. Eerstens
is dit 'n maklike, ekonomiese en vinnige stelsel van kommunikasie binne die onderneming. Dit
bied geleenthede om elke individu ingelig te hou ongeag die hulle verskillende liggings. Dit

27. help ook in die vermindering van die reis tyd as die kommunikasie tussen mense in die
onderneming meer gereelde en goedkoper kan wees, veral wanneer die persone wat verlang
om te kommunikeer ver weg van mekaar geleë is. Dus is hierdie een groot voordeel vir Seeff
Potchefstroom, omdat die agente van verskillende liggings afkomstig is. Intranet maak dit
moontlik dat interne kommunikasie tussen werknemer meer deursigtig is en vrye uitdrukking
van menings kan plaasvind. Nog ’n voordeel is dat dit die produktiwiteit van die bestuurder
verbeter. Met Intranet, kan die bestuurder meer tyd in die ontleding van inligting spandeer en
nie in die soeke na inligting nie. Laastens kan die Intranet help in die uitskakeling van die
stadige reaksie tyd van inligting in die onderneming en maak die vloei van inligting behoefde-
gedrewe eerder as beskikbaarheid-gedryf.
Een van die grootste uitdagings en nadele van intranet is risiko van sekuriteit vir belangrike
inligting van die organisasie. ’n Ander uitdaging is dat mense se gewilligheid om te verander
en om so ’n sisteem te aanvaar is nie altyd so maklik is om te bereik nie. Werknemers se
houdings en opinies teenoor so ’n sisteem sal deurlopend getoets en geevalueer word sodat
daar aanpassings gemaak kan word en die effektiwiteit van so ’n sisteem bereik kan word.
Laastens, is nog ’n nadeel die vrees van die afskaling van gesig tot aangesig kommunikasie
negatief beïnvloed sal word en dat werknemers nie met mekaar in persoon kommunikeer nie
(Pujari, 2015).
4. Eksterne Doelstellings – Strategie en taktieke
2.1.1 Doelstelling:
Die eerste eksterne doelstelling wat geformuleer is, is om eksterne kommunikasie tussen
eksterne belangegroepe van Seeff Potchefstroom te onderhou en te verbeter.
2.1.2 Strategie:
Vir hierdie doelstelling gaan twee strategieë en hulle toepaslike taktieke geïmplementeer
word. Hierdie strategie is direkte pos en kleinte verhoudings onderskeidelik. Direkte pos se
taktieke sluit in, jaarlikse verslae, brosjures, kliënte verslae, eksterne nuusbriewe, CD of DVD,
briewe ensovoorts. Vir hierdie eksterne doelstelling sal daar net op die eksterne nuusbrief
gefokus word. Die kliënte verhouding strategie se taktieke waarop gefokus word in hierdie
kommunikasie plan is die internet en sosiale netwerke.
2.1.3 Taktieke:
Deur te kyk om ’n eksterne nuusbrief te ontwerp, sal dit ’n goeie idee wees om dit elektronies
uit te stuur na verskillende eksterne belangegroepe. Omdat hierdie nuusbrief elektronies is, is
dit dan moontlik om die nuusbrief interaktief te maak. Daar kan ʼn kompetisie in die nuusbrief

28. geloods word om te kyk hoe baie terugvoer hul ontvang. Hierdie nuusbrief sal soortgelyk wees
aan die interne nuusbrief maar inligting sal wel aangepas word vir die geteikende gehoor.
Daar is talle voordele en nadele met betrekking tot ’n elektroniese nuusbrief. Nuusbriewe help
om die besigheid te bevorder omrede dit moontlik kliënte kan motiveer by die organisasie te
koop. ’n Algemene nuusbrief bevat artikels en 'n toepaslike visie en missie van die besigheid.
Hierdie inligting help kliënte om die besigheid te verstaan. Nuusbriewe is 'n doeltreffende
kommunikasie-instrument omdat Kreatiewe nuusbriewe waardeer kan word deur die kliënte
wat dan die kommunikasie tussen besighede en kliënte op die ou end verhoog. 'n Nuusbrief
is ook 'n koste-effektiewe instrument en kan gebruik word as 'n bron van inkomste deur
moontlike advertensies wat in dit geplaas kan word.
Alhoewel daar so baie voordele is, is daar ook nadele verbonde. Om 'n nuusbrief aan ’n kliënt
te stuur moet die organisasie oor hulle posadres beskik, waar in sommige gevalle mense baie
huiwerig is om dit te doen, alles uit die vrees dat hul e-posadres oorgedra kan word na ander
organisasies, wat honderde gemorspos stuur. In sommige gevalle kan 'n nuusbrief nie deur
die ontvanger ontvang word nie. Die rede hiervoor is dat die epos dit erken as gemorspos
(Knowledge Spot, 2008)
Die effektiewe kleinte verhouding strategie kan bereik word as ons die volgende twee taktieke
deeglik beplan en implementeer. Die manie waarop die Internet gebruik kan word is deur vir
kliënte ’n toeganklike en verbruikersvriendelike ruimte te bied. Een van die groot beplannings
is om virtuele toere van huise op die internet te kan plaas sodat potensiële kliënte na huise
kan kyk in so ’n manier kan kyk. Hierdie virtuele toere sal dan op die webtuiste wees met die
betrokke agent se besonderhede. Om die uitdaging van risiko van sekuriteit te minimaliseer
sal potensiële kliënte hulle besonderhede insluitende hul Identiteitsnommers moet gee om
toegang tot die wagwoord om die toet te kan voltooi. Hierdie taktiek sal help om dit moontlike
te maak dat hierdie unieke virtuele toer kliënte lok en dan in so mate kommunikasie en
winsgewendheid verbeter.
Sosiale netwerke, soos Facebook en Twitter, moet op ’n daaglikse basis opgedateer word. Dit
moet ook toeganklik wees vir kliënte en potensiële kliënte om vrae te vra, opinies en menings
te lewer asook om klagtes en gedagtes te kan deel met Seeff Potchefstroom. Dus moet daar
ruimte wees vir tweerigting kommunikasie. As daar vinnig op die inligting gereageer word, sal
dit ook bydrae tot Seeff Potchefstroom se volgende doelstelling naamlik Korporatiewe
identiteit.

29. 2.2.1 Doelstelling:
Die tweede eksterne doelstelling is om die goeie korporatiewe identiteit van Seeff
Potchefstroom onder eksterne belangegroepe te onderhou en te verbeter.
2.2.2 Strategie:
Om die doelstelling te bereik is dit goed deurgedink om die korporatiewe identiteit strategie te
gebruik. 'n Korporatiewe identiteit is die algehele beeld van 'n organisasie, firma of besigheid
in die gemoedere van die diverse publieke, soos kliënte, beleggers en die werknemers. Die
korporatiewe identiteit strategie se taktieke waarop gefokus sal word is die webtuiste en die
kliënte diens.
2.2.3 Taktieke:
Seeff Potchefstroom is bevoorreg om voordeel te trek uit die oorhoofse Seeff korporatiewe
beeld. Die hoofkantore van Seeff is in beheer van die Seeff Webtuiste. Seeff Potchefstroom
is net verantwoordelik vir die inligting wat van toepassing is op Potchefstroom, dus die inligting
oor die dorp en dan oor die huise in die mark. Seeff Potchefstroom kan dus hulle virtuele toere
na hoofkantoor stuur om dit dan op die webtuiste te plaas. Hierdie vorm van kommunikasie
moet dus op ’n professionele manier aangebied word en moet voldoen aan die standaarde
wat Seeff het.
Verdere verbetering aan die korporatiewe identiteit kan in die kliënte diens aspek aangespreek
word. Daar kan tydens die nuwe vergaderings vir agente opleiding gegee word oor verbeterde
kommunikasie vaardighede, of daar kan in die nuwe nuusbriewe wenke gegee word oor beter
maniere van met kliënte werk. Die moontlike uitdaging hier is dat die agente nie altyd hulle
samewerking sal gee nie, of selfs nie bereid is om hulle houdings te verander nie. Dus moet
daar tesame met die taktiek moontlik gekyk word na aansporings wat gebruik kan word om
agente te motiveer.
Al die bogenoemde taktieke is versigtig geselekteer, hierdie taktieke voldoen almal aan die
volgende twee konsepte naamlik toeganklikheid en uitvoerbaarheid. Die tegnieke sal die
geteikende publieke bereik, sal die regte hoeveelheid impak hê, dit is ʼn kredietwaardige en
invloedryke tegniek om die boodskap van die organisasie mee uit te voer en die tegniek pas
by die boodskap wat uitgevoer moet word. Met betrekking tot die uitvoerbaarheid, kan die
tegnieke suksesvol uitgevoer word, dit kan binne die organisasie se begroting uitgevoer word
en daar is toegang tot die regte mense met die regte kundigheid om die tegniek uit te voer.

30. 5. Die Tydskaal en allokering van hulpbronne:
1. Tydskaal
Seeff het tale doelwitte wat bereik wil word beide interne en eksterne. Met die hulp van die
implementering van die kommunikasie plan kan daar bepaal word watse take uitgevoer moet
word, dus is dit baie belangrik om te bepaal wanneer die take uitgevoer moet word sodat die
doelwitte bereik sal word.
Gedurende die beplanning van ʼn projek, is dit baie belangrik om 'n realistiese en versigtig tyd
beraming en toekenning te doen. Hierdie stadium is 'n belangrike een, want die lewering van
die hele projek hang af van die tyd skatting en tydsberekening. As 'n projek nie op die regte
tyd afgehandel word nie kan groot mates van wins verloor word. Terwyl ʼn tydskaal ontwikkel
word, is dit belangrik om die toekenning te doen op so wyse dat daar spasie gelos word vir
nood situasies wat in die toekoms kan plaasvind (Harry, 2013).
Daar is 2 verbinde faktore wat na moet gekyk word wanneer tydskale gebruik word; eerstens
daar moet op sperdatums ooreengekom word sodat take wat geassosieer word met die
sperdatums betyds afgehandel sal word. Tweedens die regte hulpbronne moet geallokeer
word sodat die huidige take afgehandel kan word (Gregory, 2010:138).
Addendum
2. Allokering van Hulpbronne:
Volgens die (Businessdictionary, 2015) is hulpbronne 'n ekonomiese of produktiewe faktor wat
nodig is om 'n aktiwiteit te volbring of word gebruik om ʼn sekere uitkoms te bereik. Drie mees
basiese hulpbronne grond, arbeid en kapitaal; ander hulpbronne sluit energie,
entrepreneurskap, inligting, kundigheid, bestuur, en tyd in.
Die toekenning van hulpbronne behels die beplanning van al die vereiste vir die spesifieke
projek hulpbronne. Hulpbron toekenning help bestuurders om die regte hoeveelheid
hulpbronne te benut en nie teveel nie (Majeed, 2012).
Seeff is ʼn groot en winsgewende maatskappy in Suid- Afrika wat daartoe lui dat hulle nie juis
ʼn begroting het waar by hulle kostes moet hou nie (Seeff, 2015). Alhoewel Seeff nie tans
beperkte finansiële hulpbronne het nie, wil bestuur nog steeds, soos enige goeie bestuurder,
die kostes so laag as moontlik hou sodat Seeff so winsgewend as moontlik kan wees.

31. 3. Hulpbronne:
Menslike Hulpbronne: Operasionele en
materiaal Kostes
Toerusting
Salarisse van in- huis
personeel:
*(Konfidensieel)
Druk en produksie
van nuusbriewe en
ander dokumente *
Graphikos vrae
omtrent R4 per
gekleurde bladsye
Die kantoor se
meubels *( geen
kostes per maand
nie)
Salarisse van eksterne
agente:
*(Konfidensieel)
Fotograwe vir
spesiale geleenthede
en die opneem van
virtuele toere
*(Fotograwe wissel
tussen R500-R800)
Die rekenaar
apparaat
*(geen kostes per
maand nie)
Bedryfskostes
(Telefoon,
skryfbehoeftes,
reiskostes ens.) *
(wissel elke maand)
Spesiale sagteware
ens. *( Onbekend)
Die huur van die
gebou, water en ligte
ens.
*( konfidensieel)
6. Evaluering van plan & moontlike uitdagings
Dit is belangrik om te weet of die doelwitte en doelstellings van Seeff bereik word en indien dit
nie doen nie, moet daar uitgevind word hoekom nie en hoe hul dit kan verbeter. Dit kan gedoen
word deur evaluering van die sukses van die plan en hoe goed dit uitgevoer word. Volgens
Gregory (2010:156) is evaluasie ʼn deurlopende proses wanneer daar gepraat word van
langtermyn programme.

32. Gregory (2010:157) voer aan dat daar ʼn paar voordele daaraan verbonde is om die
kommunikasie plan te evalueer. Eerstens help dit om fokus te hou op die pogings wat
aangewend word. As daar dringende doelwitte is wat bereik moet word, is hierdie eienskap
veral belangrik. Tweedens help dit om effektiwiteit te demonstreer. Derdens dra dit by tot
koste-effektiwiteit. Hulpbronne soos tyd en geld word baie beter spandeer as daar ʼn sekere
doelwit binne ʼn sekere tydperk bereik moet word. Vierdens moedig dit goeie bestuur aan. As
daar ʼn goeie plan is wat binne ʼn sekere tyd bereik moet word, dan word dit wat irrelevant is
baie gou geïdentifiseer en verwerp. Laastens fasiliteer dit aanspreeklikheid. Die praktisyn en
die ander lede voel aanspreeklik vir die bereik van die doelwitte en is dan meer geneig om
ander onbelangrike werk op sy te sit om te fokus op die goed wat belangrik is om die doelwitte
te bereik.
Gregory (2010:160) verduidelik watter aspekte in ag geneem moet word tydens die evaluasie
aan die hand van ʼn paar beginsels. Die beginsels gee ʼn beter begrip van dit wat geëvalueer
moet word en hoekom dit belangrik is om die beginsels te evalueer.
Eerstens is dit van kritieke belang om doelwitte te stipuleer. Dit is hoe daar getoets kan word
of die kommunikasie plan suksesvol is of nie. Daar word gekyk of die doelwitte bereik word of
nie. Die doelwitte moet meetbaar en haalbaar wees. Tweedens moet kriteria van die evaluasie
bepaal word voor die program geïmplementeer word en nie net na die tyd nie. Derdens moet
die evaluasie van die plan deurlopend plaasvind. Dit kan help om probleem-areas te
identifiseer en dadelik reg te maak om die uiteindelike sukses van die plan te verseker.
Vierdens vir evaluasie plaas by elke stap van die kommunikasieproses. Omdat al die besluite
wat deur die loop van die proses gemaak word die uitkoms kan bepaal is dit belangrik om die
besluite te evalueer. Vyfdens moet die evaluasie so objektief en wetenskaplik as moontlik
wees. Laastens handel dit oor die evaluasie van al die programme en prosesse. Hierdie
evaluasie behoort ʼn goeie idee te skep van hoe suksesvol die kommunikasie was. As die
doelwitte bereik word, moet daar by elke doelwit gekyk word hoe suksesvol dit bereik is en
moet die aspekte van die doelwit gelys word.
1. Evaluering van die kommunikasieplan vir Seeff:
Tydens die situasie analise was daar faktore geïdentifiseer wat te make het met die PEST-
analise. Die kwessies was goed nagevors omdat dit so belangrike rol in die organisasie speel.
Dit is van kardinale belang om te weet watter impak die faktore nl. Politiek, Ekonomie, Sosiaal
en Tegnologie op Seeff het en hoe om die faktore reg te implementeer sodat Seeff aan die
vereistes van die analise voldoen. Dus word daar na byvoorbeeld omset syfers gekyk om te
evalueer wat die politieke faktore is wat Seeff kan beïnvloed. Daar word na die hoeveelheid

33. kontakstudente by die universiteit gekyk om te bepaal wat die aanvraag na studentebehuising
is. Hierdie tipe faktore is die bepalers van hoe die organisasie sal funksioneer.
Dit is ook belangrik om deurlopend ʼn SSGB-analise uit te voer om die sterkpunte en
swakpunte van Seeff Potchefstroom te evalueer om te kyk of dit nog van toepassing is. Die
sterkpunte en swakpunte moet herevalueer word om te kyk hoe relevant dit nog is.
Geleenthede moet herevalueer word om te kyk of die geleenthede nog bestaan of hoe goed
daar van hul gebruik gemaak word. Bedreigings moet ook deurlopend herevalueer word om
te kyk wat die vlak van bedreiging is en of hul uitgeskakel kan word as ʼn bedreiging vir Seeff
Potchefstroom. Hierdie evaluasies word gedoen deur interne analises en eksterne analises
van die organisasie. Interne analises kyk na die faktore wat op die interne omgewing
gebaseerd is nl. sterkpunte en swakpunte. Eksterne analises sal die faktore van die eksterne
omgewing identifiseer nl. Die geleenthede en bedreigings van Seeff.
Die belangegroepe moet ook deurlopend herevalueer word om te kyk of die kommunikasie
nog relevant is op die huidige belangegroepe en hoe goed daar aan hul kommunikasie
behoeftes voorsien word. Dit kan gedoen word deur vraelyste en opnames. Daar kan ook
kompetisies geloods word en die hoeveelheid inskrywings kan ʼn indikator wees van hoeveel
mense die kommunikasie ontvang het. Die belangegroepe word in twee groepe verdeel nl.
Intern en ekstern om die evaluering van die twee groepe makliker te maak deur ʼn duidelik
onderskeid tussen hul te tref.
Eksterne Belangegroepe word gesegmenteer op grond van hul geografie, demografie, groep
lidmaatskap, media gebruik en mag. Daar kan egter verskuiwings plaasvind in die kriteria en
moet daar deurlopend navraag gedoen word oor die huidige stand van sake binne sekere
belangegroepe. Dit sal vir Seeff Potchefstroom ʼn goeie idee gee van waar hul moet fokus en
watter tipe kommunikasie om te gebruik om daardie belangegroep suksesvol te bereik.
Belangegroepe moet geëvalueer word omdat hul die mark uitmaak van mense wat huise by
Seeff Potchefstroom gaan koop of huur. Dus moet Seeff oor baie duidelike kennis van die
belangegroepe besit wat relevant is.
Seeff het ʼn boodskap wat hul uitstuur. Die boodskap moet geëvalueer word om seker te maak
dit is steeds relevant. Dit kan gedoen word deur informele navraag om te kyk hoe goed mense
die boodskap kan herroep. Die boodskap is deel van kommunikasie wat Seeff deurgegee het.
As hul dit kan herroep was die boodskap suksesvol.
Daar word sekere doelwitte en doelstellings gestel wat die kommunikasie plan iets gee om te
bereik. As die organisasie die doelwitte en doelstellings aan die einde van die uitvoering van
die plan bereik het, was die plan suksesvol gewees. Dus is dit baie belangrik dat die doelwitte
en doelstellings aan kriteria voldoen soos; is dit relevant, is dit meetbaar, is dit haalbaar ens.

34. Dit word in twee kategorieë verdeel naamlik intern en ekstern.
1.1 Interne doelstellings:
Daar is ʼn probleem by Seeff geïdentifiseer dat daar nie goeie kommunikasie plaasvind binne
die organisasie nie. Dus moet die kommunikasie tussen die werknemers van alle vlakke en
bestuur verbeter word. Interne kommunikasie is baie belangrik en hou verband met hoe
gelukkig die werknemers is. Daar was toe besluit om ʼn interne nuusbrief saam te stel wat vir
die eerste keer versprei sal word in die eerste kwartaal van 2016. Die doel van die nuusbrief
is om die werknemers op hoogte te hou van al die gebeure binne die organisasie. Een van die
metingsinstrumente wat hier gebruik gaan word is ʼn vraelys om uit te vind wat die
kommunikasiebehoeftes van die werknemers is. Dit behoort ʼn goeie idee te gee wat die
inhoud van die nuusbrief moet bevat. Daar kan ook weer na die uitreiking van die nuusbrief ʼn
opname gedoen word om die werknemers en agente se gevoel teenoor die nuusbrief te kry.
Dit sal ʼn indikator van die sukses van die nuusbrief wees en om probleme te identifiseer en
om te verbeter in die volgende uitgawe.
Tweedens wil hul die kameraadskap tussen Seeff se personeel en die agente bevorder om
beter werksverhoudinge tussen die twee partye te vestig. Interne kommunikasie sal gebruik
word om die probleem aan te spreek deur werknemers aan te moedig om weeklikse
vergaderings by te woon en deur ʼn intranet te skep wat alle kommunikasie op een platvorm
vrystel om te verseker dat almal toegang tot die inligting kan verkry. Die bywoning van die
vergaderings gaan baie strenger gemonitor word en die effektiwiteit van die vergaderings sal
bepaal hoe goed die interne kommunikasie plaasvind. Daar kan belangrike kwessies
aangespreek word en as almal teenwoordig is kan die kwessies baie vinniger opgelos word
as die nodige partye teenwoordig is. Dus lei dit tot minder vergaderings en niemand voel hul
tyd word gemors nie. Die hoeveelheid vergaderings wat daar geskeduleer moet word sal ʼn
bewys wees van hoe effektief die intranet werk en hoe goed die bywoning by die
geskeduleerde vergaderings is.
Daar is dus ʼn paar uitdagings by die doelstelling. Seeff Potchefstroom moet net bewus wees
van die sensitiwiteit van die inligting wat op die intranet geplaas word. Werknemers moet goed
ingelig word van die risiko rakende internet sekuriteit. Daar is ook nie ʼn konkrete bewys dat
die werknemers en agente die intranet gaan gebruik nie en net voortgaan soos wat hul nou
reeds doen. Dus moet daar seker gemaak word die stelsel is baie gebruikersvriendelik en dat
dit maklik is om toegang tot die sisteem te verkry. Dit kan ook gebeur dat die intranet stelsel
so suksesvol is dat die agente bitter min kantoor toe kom. Dus moet daar nog steeds gereelde

35. geskeduleerde vergaderings gehou word sodat daar gesig-tot-gesig kommunikasie tussen die
werknemers en die agente kan plaasvind om moraal te bou en kameraadskap te verbeter.
1.2. Eksterne Doelstellings:
Daar is geïdentifiseer dat Seeff Potchefstroom hul kommunikasie met eksterne
belangegroepe moet onderhou en bietjie verbeter. Dit kan gedoen word deur die vrystelling
van ʼn eksterne nuusbrief en die verbetering van Seeff se aanlyn-teenwoordigheid. Die
eksterne nuusbrief sal ook elektronies uitgestuur word na die eksterne belangegroepe om
seker te maak dit bereik die belangegroepe. Dit skep ander moontlikhede soos inter-aktiwiteit
van die nuusbrief en maklike terugvoer om dit so gebruikersvriendelik as moontlik te maak.
Een uitdaging van die doelstelling is die toegang tot die eksterne belangegroepe se
persoonlike kontakbesonderhede. Dit kan op ʼn paar maniere oorkom word deur byvoorbeeld
hul persoonlike inligting aan te vra as hul na huise kyk op die webtuiste, of hul inligting te neem
as hul na huise gaan kyk deur ʼn kort inligtingspamflet of dit kan gedoen word deur die inligting
van ʼn maatskappy af te koop wat dit reeds ingesamel het. Dit sal help om die korrespondensie
meer persoonlik te maak wat ook sal bydra tot die persepsie wat die eksterne belangegroepe
het van Seeff Potchefstroom.
Daar gaan ook virtuele toere van die huise in die mark op hul webtuiste geplaas word om
toegang so makliker as moontlik te maak vir die belangegroepe. Alle sosiale media platvorms
moet ook gereeld opgedateer word so dat dit gereeld op hul tydlyne voorkom om bewustheid
net weer te versterk. Soos alles op die internet, het dit wel ʼn digitale voetspoor en die aantal
lesers van die elektroniese nuusbrief en besoekers aan die virtuele toere behoort te wys of
die kommunikasie aan die eksterne belangegroepe suksesvol is of nie. Terugvoer op
kommunikasie op sosiale media is ook ʼn goeie indikator van die sukses van die
kommunikasie. Dit word beïnvloed deur verskeie faktore soos bewustheid van Seeff en hoe
informatief en nuuswaardig die inhoud is. Dit sal iemand of lok of wegstoot. Dit kan ook gemeet
word deur aanlyn-opnames en aanlyn-meningspeile
Tweedens wil hul die korporatiewe identiteit van Seeff Potchefstroom onder eksterne
belangegroepe verbeter. Dit gaan gedoen word deur hoofsaaklik uitstekende kliëntediens te
lewer en die webtuiste gereeld op te dateer. Dit is redelik maklik om uit te voer omdat Seeff
hoofkantoor in beheer is van die webtuiste. Seeff moet net verseker dat die inligting korrek en
gereeld aan hul deurgegee word. Daar kan opleidingsessies aangebied word oor goeie
kliëntediens vaardighede om te verseker dat die agente weet hoe om hul klante aan te spreek
en reg te hanteer. Dit kan geëvalueer word deur die terugvoer wat hul van kliënte kry oor hoe
hul die diens ervaar het. As agente klaar ʼn huis verkoop of verhuur het kan die kliënte net ʼn

36. klein terugvoervraelys invul om hul vlak van diens en tevredenheid te meet om sodoende te
bepaal of dit op standaard is of nie.
Alle doelstellings moet aan die kriteria van toeganklikheid en uitvoerbaarheid voldoen en moet
daar deurlopende evaluasie van die doelstellings plaasvind om te meet of dit nog so is.
2. Doelwitte:
Die doelwitte moet ook deurlopende herevalueer word. Situasies binne die organisasie
verander voortdurend en dit kan so verander om ʼn effek op die doelwitte te hê. Dus moet die
veranderinge in ag geneem word om te bepaal of die doelwitte nog haalbaar en relevant is.
Omdat die doelwitte eers werklik na die uitvoering van die plan geëvalueer kan word, kan die
opstel van die doelwitte voor-af en tydens die opstelling van die plan hersien word. Dus soos
wat die plan opgestel word, moet daar net heeltyd terugverwys word na die doelwitte om te
kyk of hul steeds relevant is. Die doelwitte en doelstellings moet deurlopend in ag geneem
word tydens die opstel van die kommunikasie plan omdat dit is wat jy aan die einde van die
program wil bereik. So dit moet heeltyd in konsiderasie geneem word om te kyk of die ander
komponente van die kommunikasie plan daarby aansluit. So na die opstelling van elke
komponent moet daar weer gekyk word na die doelwitte en doelstellings en bepaal word of dit
korreleer met die komponent wat sopas opgestel is voordat daar aan beweeg word na die
volgende stap van die kommunikasie plan.
Slot
Deur te kyk na hierdie plan is dit duidelik hoe belangrik kommunikasie in ’n besigheid is.
Sonder kommunikasie sal enige besigheid sy deure moet toemaak. Hierdie plan kan gesien
word as ’n strategie wat geïmplementeer kan word. Hierdie kommunikasieplan kan Seeff net
help om hulle kommunikasie gapings te verminder en die reeds bestaande kommunikasie
kanale te verbeter.
Dit is belangrik dat daar by die strategieë, taktieke, tydskedule en begroting gehou word, sodat
alles nie ’n gejaag is nie en die effektiewe sukses van die hele plan nie daaronder sal lui nie.
Deur ’n nommer een agentskap te wees vat dit nie net ’n kommunikasieplan nie, dit versoek
ook harde werk, doelgerigtheid en deursettingsvermoë.

37. Hierdie kommunikasie plan sal dus help om ook alle negatiewe houdings en opinies teenoor
Seeff positief te beïnvloed. Dit is belangrik om te onthou dat dit nie net dadelik gaan gebeur
nie, maar dat dit met uithouvermoë sal neutraliseer en dalk selfs positief word.

38. Bronnelys
Businessdictionary. 2015. Definition of resources.
http://www.businessdictionary.com/definition/resource.html Date of access19 Nov. 2015.
Brassard, M. 2005. Health Service and Planning and Policy-Making.
http://www.wpro.who.int/publications/docs/hsp_mod1_D7DC.pdf Date of access: 24 Aug.
2015.
Forest, D.R. & Fred, D.R. 2015. Strategic Management: Concepts and Cases. 15th
Ed.
Pearson.
Gregory, A. 2010. Planning and Managing Public Relations Campaigns: a Strategic
Approach. 3rd
Ed. London: Kogan Page.
Groobert, D. 2009. Increasing Your Organization’s Visibility.
http://www.prnewsonline.com/topics/pr-insiders/2009/07/06/increasing-your-organizations-
visibility/ Date of access: 24 Aug. 2015.
Harry, K. 2013. What is the importance of time in terms of project planning? http://business-
finance.blurtit.com/273328/what-are-the-importance-of-timescales-and-allocation-of-time-in-
terms-of-project-planning Date of access: 19 Nov. 2015.
Kaul, A. & Desai, A. 2014. Corporate Reputation Decoded: Building, Managing and
Strategizing for Excellence.
https://books.google.co.za/books?id=93k6BAAAQBAJ&pg=PA120&lpg=PA120&dq=visibility
+and+reputation+of+an+organisation&source=bl&ots=ao0NwMWqNZ&sig=pYZeX6kKjP9zR
XBT6WN0vFMC1tU&hl=en&sa=X&ved=0CC8Q6AEwA2oVChMI3Ji9tILJxwIVRTwUCh2fywi
T#v=onepage&q=visibility%20and%20reputation%20of%20an%20organisation&f=false
Date of access: 24 Aug. 2015.
Knowledge Spot. 2008. Advantages and Disadvantages of Newsletters.
https://knowledgespot.wordpress.com/2008/11/18/advantages-and-disadvantages-of-
newsletters/ Date of access: 17 Nov. 2015.

39. Kokemuller, N. 2015. What Is Rational Appeal in Advertising?
http://yourbusiness.azcentral.com/rational-appeal-advertising-1302.html Date of access: 15
Sept. 2015.
Majeed, M. 2012. Importance of resource allocation and time management in project
management. http://project-management.com/importance-of-resource-allocation-and-time-
management-in-project-management/ Date of access19 Nov. 2015.
Markgraf, B. 2015. The Two Most Important Parts of SWOT Analysis.
http://smallbusiness.chron.com/two-important-parts-swot-analysis-61546.html Date of
access: 24 Aug. 2015.
Muller, J. 2015. Situasie Analise van Seeff [personal interview]. 11 Aug., Potchefstroom.
Muller, J. 2015. Situation Analysis: Seeff Potchefstroom [email]. 21 Aug., Potchefstroom.
Pujari, S. 2015. Intranet: Advantages and Disadvantages of Intranet for Business
Enterprises. http://www.yourarticlelibrary.com/networks/intranet-advantages-and-
disadvantages-of-intranet-for-business-enterprises/10460/ Date of access: 17 Nov. 2015.
Property24. 2012. Why banks reject your home loan.
http://www.property24.com/articles/why-banks-reject-your-home-loan/16100 Date of access:
18 Nov. 2015.
Rawes, E.M. 2015. Difference in Rational & Emotional Marketing.
http://smallbusiness.chron.com/difference-rational-emotional-marketing-23661.html Date of
access: 15 Sept. 2015.
Rawlins, B.L. 2006. Prioritizing Stakeholders for Public Relations.
http://www.instituteforpr.org/wp-content/uploads/2006_Stakeholders_1.pdf Date of access:
15 Sept. 2015.
Seager, S. 2011. Strategy & tactics: what’s the difference? And the relationship?
http://www.steveseager.com/strategy-and-tactics-whats-the-difference-and-the-relationship/
Date of access: 17 Nov. 2015.

40. Seeff. 2015. Potchefstroom Property - North West Province http://www.seeff.co.za/north-
west/potchefstroom.html Date of access: 17 Nov. 2015.
Vulcan, N. 2014. What Are the Benefits of an Internal Employee E-Newsletter?
http://woman.thenest.com/benefits-internal-employee-enewsletter-9993.html Date of
access: 17 Nov. 2015
Vrontis, D. & Thrassou, A. 2006. Situation Analysis and Strategic Planning: An Empirical
Case Study in the UK Beverage Industry.
http://businessperspectives.org/journals_free/im/2006/im_en_2006_02_Vrontis.pdf Date of
access: 24 Aug. 2015.
White, C., Vanc, A. & Stafford, G. s.a. Internal Communication, Information Satisfaction
and Sense of Community: The Effect of Personal Influence. http://www.instituteforpr.org/wp-
content/uploads/White_Vanc_Stafford.pdf Date of access: 17 Nov. 2015
Yuzbasioglu, N. s.a. Analysis of Environmental Factors that Affects the Success and
Failure of the Small and Medium Sized Tourism Enterprises (SMETE) and Implication of
Rational Strategic Management Model.
http://www.opf.slu.cz/vvr/akce/turecko/pdf/Yuzbasioglu.pdf Date of access: 24 Aug. 2015.