This is a edited document including the rules of emailing to Professors of Foreign universities. This document is specially edited for Bangladeshi students who need scholarship and financial assistance to finance their education.

1. 1. কেোন ো প্রনেসরনে ইনেইল েরনে হনল শুরুনেই েোর ওন়েবসোইট কেনে শুরু
েনর প্রেোশ োর েোললেো, সব ক েঁনট কেখু । প্রনেসনরর গনবষণো সম্পনেে ভোনলো
েনর কেন ল । েোরপর কভনব কেখু , আপ োর পছনের কেো লবষন়ের সোনে
কসটো লেলনছ। এসব পডোনশো ো েনর েোরপর ঠিে েরু েী লবষন়ে আনলোচ ো
েরনে ললখনব ।
2. প্রেনেই আসো যোে, ইনেইনলর লশনরো োে ও ধোেঁচ ল ন়ে। অলধেোাংশ ভলেে চ্ছু ছোত্ররো
এেটো বড ভু ল েনর ... ইনেইল েনরই সরোসলর বনল, আপ োর েোছ কেনে
েোন্ড চোই, অেবো আপ োর গ্রুনপ ঢুেনে চোই। এরেে েন়েেনশো ইনেইল
প্রলেবছর এনেেে প্রনেসর পো । েোনেই টোেো লে বলনলই েোে হনব, কসই
আশো েরোটো বোেু লেো েোত্র। কসে য সরোসলর শুরুনেই েোনন্ডর েেো ো বনল
বরাং লরসোচে ল ন়ে বলো ভোনলো। প্রনেসনরর গনবষণোর এলোেো বো েোেঁর কেোন ো
গনবষণোপত্র ল ন়ে প্রশ্ন েনর শুরু েরনে পোনর । েন়েেবোর ইনেইল চোলোচোলল
েনর েোরপর েোর গ্রুনপ ছোত্র ক ়েো হনব লে ো, কসটো েখ বলনে পোনর ।
আপ োর েূল লক্ষ্য হনব যোনে ইনেইল পোঠোনচ্ছ , েোর আস্থো অেে েরো আর
আপ োনে ছোত্র লহসোনব ল নল ভোনলো হনব, এই ধোরণো কে়েো।
3. ইনেইনল আনরেটো বড ভু ল ছোত্ররো েনর, েো হনলো ইনেইল পোঠোবোর সেন়ে ভোষো
ও বো োন র লেনে কখ়েোল ো েরো। কেবল বোাংলোনেশ ো, লবনেনশর ো ো
েো়েগোর ছোত্ররোও এই েোে েনর। আলে কেোন ো ছোনত্রর েোন্ড ো লেনলও লেছু
ইনেইল কপন়েলছ চী ো ছোত্রনের কেনে। এে এে ছোত্র ইনেইল েরনলো, আেোর
সোনে েোে েরনে চো়ে, লেন্তু কেইনলর লভেনর অ য লবশ্বলবেযোলন়ের োে কলখো,
েোন েলপনপস্ট েনর এেই কেইল শখোন ে েো়েগো়ে পোঠিন়েনছ। এভোনব ইনেইল
েরনল েো ধনর কেলোটো খুব সহে।
4. সবনশনষ গুরুত্বপূণে আনরেটো বযোপোর বলল, অলেলশ়েোল েোনে বযবহোর েরোর ে য
এেটো আলোেো ইনেইল খুলু । অন নেই "কুল" হও়েোর ে য লবে ুনট সব

2. ইনেইল খুনল, কযে কুলগোই২১২@লেনেইল, লোংবো সুইটগোলে৫৪৪ ইেযোলে। এধরনণর
ইনেইল কেনে কেইল পোঠোনল কসই ছোত্র/ছোত্রীনে কয েোনরো পোত্তো কে়েোর সম্ভোব ো
েে। েোনেই আলোেো ইনেইল খুলু ল নের োনে, সবনচন়ে ভোনলো হ়ে ল নের
োনের প্রেেোাংশ ডট কশষোাংশ, এভোনব খুলনে পোরনল। কযে , আপ োর োে
আবেুল েলরে হনল আবেুল.েলরে@লেনেইল, েো ো কপনলও
আবেুল.েলরে৫@লেনেইল, এভোনব খুলনে পোনর । কেইল পোঠোবোর আনগ বো ো
কখ়েোল েনর ল , বযেরণ ঠিে আনছ োলে কেখু ।
5. আনরেটো েেো কযোগ েরলছ। প্রনেসরনে ঠিেভোনব সনবোধ েরু ইনেইনলর
শুরুনে। ধরো যোে, প্রনেসরটির োে হনলো ে লিে। আপ োর সনবোধ হও়েো
উলচৎ প্রনেসর লিে, বো ডক্টর লিে। ভু নলও লড়েোর ে বনল সনবোধ েরনব
ো, েোরণ বযলিগে পলরলচে ছোডো অ যনের কক্ষ্নত্র েোস্টে ক ইে ধনর সনবোধ
েরোটো আনেলরেোনে অলশষ্ট আচরণ ধরো হ়ে। আবোর ডক্টর ে বো প্রনেসর
ে বনলও সনবোধ েরোর রীলে ক ই। আর কেবল লড়েোর লিে বনল সনবোধ
েরোটোও অন েটো আপ োর েুল ়ের েোউনে ইনেইল েরনছ , কসরেে কেখো়ে।
েোনেই সনবোধ ঠিেভোনব েনর েনবই ইনেইল শুরু েরু । (বযলিগেভোনব এই
রেে ভু ল সনবোধন র অন ে ইনেইল কপন়েলছ, এবাং অন ে সে়ে সনবোধ পনডই
লডললট লিে েনরলছ, এে ট োও নটনছ)।
 Do: Send mails to the professor with very little sentences. Try maximum 5-
10 lines!
 Don’t: never send unnecessary document with your email attachment [like
your extra ordinary qualifications bla bla]. Of course you can send a short
CV as a first stage.
 Do: Write your research interest after reviewing the professor’s
publications or research projects.

3.  Don’t: don’t write 2/3 professor AT A TIME in any institute remember they
often speak with each other, so it’s not nice if you send at a time to many
professor, but of course you can send one professor and add a sentence
saying that if you like you can forward to your colleague
- This may vary from country to country. In some other cases, it's
alright if you write to 2/3 professors at a time. This suggestion is
applicable mainly in Switzerland.
 Do: Make a decent homepage and upload all your credentials and provide
the link of your homepage with the email you send to the professor
 Don’t: Do not make your home pages from where half of the pages covers
with commercials (adds). Best is that if you can upload from your school
domain or some good sites [Google provides space for making tiny home
page free]
 Do: Make a good email Id while communicating with professors! Like first
name.lastname@xyz.com
 Don't: Please avoid making fun key ID`s [like hellboy@xyz or Crazygril@xyz]
of course you have freedom choosing a name for email but it’s not treated
well by the professors.
 Do: Make a CV focusing your thesis work/publication (if any) and your skills
[especially on the relevant field]
 Don't: Please avoid writing all your information that is not much interesting
for a professor like your full home town address your primary school name
your parents’ name.

4.  Last but not least: CV is one of the very important issues to get good
impression from the first look, also contributes significantly on the
competition. Please do not put fraudulent information on your CV today
or tomorrow you will be punished if proven.
_____________________________________________
1. Make sure you’re from address and subject lines are useful.
2. Greeting: it’s safest to be a bit formal here.
3. Briefly introduce yourself in at most two sentences. Don't tell your whole
life story. Be direct and clear about applying to grad school.
4. Explain specifically what you read and where you found it (people
sometimes publish several papers with similar names and forget which is
which). A touch of flattery never hurts, but don't go overboard. If
appropriate, relate it to your background and interests and briefly plug your
work.
5. Concisely describe your insight or why you are interested in the work.
6. End with a clear, simple question. Offer a suggestion on how to proceed.
7. Closing — make sure to include your name and email address.
8. You should make an effort to raise an interesting question about the work
described in the paper, to suggest extensions or applications of the work, or
to relate it directly to something you have done.
9. It is definitely worth taking time to write clearly and concisely using correct
spelling and grammar. As with all emails, the message should be broken
into short paragraphs, the sentences should be simple and straightforward.
Never do any of these:
 Don't send information about your GRE scores, GPA, class rank, cholesterol
levels, favorite movies, etc. and ask what your chances of admission are.
Standardized tests and grades have minimal influence on your chances of

5. admission and reveal very little about your potential as a researcher. No
one can or should tell you anything about your chances of admission based
on an email (other than that you are more likely to be rejected now since
you sent an annoying email).
 Don't send a first email longer than a typical screenful. You should be able
to get across everything you need in a first email concisely and use longer
emails if technical depth is required in follow ups.
 Don't waste space and time telling me how hard-working, creative and
smart you are — demonstrate it with the contents of your message.
 Don't waste space and time telling me how brilliant I am. The fact that you
are interested in joining my research group is flattery enough.
 Don't make generic statements about being interested in my work or how
well it relates to your interests. Most professors have projects in several
different areas and can't figure out what you mean unless you describe a
specific connection or interest.
 Don't attach anything to your email. If you want to provide additional
content, you should do this by sending a URL (as plain text, not a link). If
you are not able to create a web page, you probably shouldn't be applying
to CS graduate programs.
 Don't use HTML encoded email or non-standard character sets.
 If you are a non-native English speaker, make sure your "From:" address
appears using the English alphabet. If you have a name that is difficult for
English speakers to pronounce or distinguish, it is to your advantage to use
a name that English speakers can pronounce and remember. I do realize it
is very unfair for us to expect you to change your name for our convenience
and cultural ignorance! But, once you get admitted you can and should tell
people what you want them to call you.
 Note that for your formal application it is necessary to use your legal name,
so if you use another name in your email communications with faculty, it is
important to also provide the name you use in your application so they can
identify the corresponding application. This is probably not necessary in a
first email, but is a good opportunity to refresh the relationship after you

6. send in your application by informing your contact to the formal name used
in your application.
 Don't use any fancy formatting in your email (including your message
signature).
Follow Up
Since most professors get lots of email, there is some chance that even if you do
everything right, your message will get lost in my inbox and you won't get a reply.
If you don't get a reply after about a week, send a follow up email that politely
asks if the message was received and includes the previous message. If you still
don't get a response, that's a pretty good sign that the potential professor you are
contacting either has an overly-agressive spam filter, or is not someone you want
as your advisor.
সুপোরভোইের ধরোর লেছু আেব!!!
কয প্রনেসনরর (emeritus professor কের ে েনর লোভ োই ) সোনে কযোগোনযোগ
েরনব যেটো সম্ভব েোেঁনে েো ু ; কযে , োে-ধোে, পুরুষ ো েলহলো, কেো কেনশর
েো ুষ, েোেঁর পডোশু ো, বেে েো লরসোচে এলর়েো, লরনসন্ট লরসোচে কপপোর, কপ্রোনেক্ট, েোেঁর
স্টু নডন্টনের লেলসস টলপে ইেযোলে। যেটো েো নব , েে সুলবধো েোেঁনে বুনে-শুন
ইনেইল েরোর। কেউ কেউ সোনেস্ট েনর , ই-কেইল েরোর ভোল সে়ে হনলো েঙ্গল, বুধ
ও বৃহস্পলেবোর সেোল ৮ কেনে ১০ টোর েনধয। েন রোখো উলচে, প্রনেসনররো খুব
বযস্ত েোনে ।
ইনেইনলর সোবনেক্ট?
লসম্পল লেন্তু ই েরনেটিে সোবনেক্ট লে । Prospective PhD student seeking to
study ABC বো Seeking for a PhD position বো Interested in ABC reseach টোইপ হনে
পোনর।

7. ই-কেইনল লে ললখনবো?
সাংনক্ষ্নপ বলু আপল কে এবাং লে চো ।
প্রনেসনরর েেো লে েোন বো লেভোনব েোন । লরনসন্ট কপপোর বো কপ্রোনেনক্টর
করেোনরন্স কে়েো কযনে পোনর। কবলশ কেল ো লেন়ে হোল্কো ভযোল লশাং লিে কে যোনে
েোে হনব লেন্তু কেখো যোনব ো। আপ োর বযোেগ্রোউনন্ডর সোনে লরনলট েনর আগ্রহ
প্রেোশ েরু , আপ োর ল নের এই সাংিোন্ত কপপোর েোেনল ভদ্রভোনব বনল লে । কেো
কে োলরে কস্টটনেন্ট ো লেন়ে কস্পলসলেে েোন েশ কেখো ।
এবোর সাংনক্ষ্নপ এেটু গভীনর যো , বলু ঠিে লে েোরন এই লরসোনচে আপল আগ্রহী।
েেোগুনলো এে কয হ়ে, আপল কবশ পডোশু ো েনরনছ । আপ োর পযোশ কেখো ।
কেো প্রশ্ন েোেনল েরু বো সোনেশ েোেনল লে ।
আপ োর োে ও ইনেল আইলড লেন়ে কশষ েরু ।
সেেে েোকু !!!
- লেআরই ককোর, লসলেলপএ, িোস রযোাংে ইেযোলে েোল ন়ে প্রনেসনরর লবরলির েোর
হবোর েরেোর লে! প্রেে ই–কেইনল েী ে আলোপ ো েরোই উত্তে। েন র সব ো বলো
েেো কেোলো েোে, পনর বলো যোনব।
- অযেো ল নের গুণগো েনর সে়ে ষ্ট ো েরো। েোন , আলে ভীষণ লিন়েটিভ, িোটে
ইেযোলে।
- যলেও এে পৃষ্ঠোর করেুলে কসন্ড েরো কযনে পোনর অযোটোচনেন্ট লহনসনব, অন নে কেবল
ওন়েবসোইনটর URL কে়েো আনরো ভোল েন েনর ।
- প্রনেসনরর অন ে পুরোন ো কপপোনরর করেোনরন্স ো কে়েো। লেল হ়েনেো ভু নলই কগনছ
কস েনবেোর েেো!
- প্রনেশ োল কটো এবাং স্টোইল বযোবহোর েরু । কেসবুেী়ে ইনেোটিে , lol বো hw r u
টোইপ কলখো যোনব ো। বযোেরণ এবাং বো ো বোরবোর কচে েরু ।
এেে নে ইনেইল েরোর সপ্তোহ-খোন নের েনধয উত্তর ো কপনল, এেটো ভদ্রভোনব েনলো-
আপ ইনেইল লেনে পোনর । এরপরও উত্তর ো কপনল েোেঁনে আর োেঁটোনব ো।
এে হোেোনরো টিপস ক নট আনছ।