Questetra ハンズオンセミナー ビギナー向け業務プロセス設計 その２ 2015/02/09
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「Questetra BPM Suite」は、Drag＆Dropの簡単操作で、業務ルールや業務の流れを設定し、業務プロセスを定義することができるツールです。プログラミングやシステムの知識がなくても、ブラウザだけで、誰でも簡単に業務システムを作成できます。
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Questetra ハンズオンセミナー ビギナー向け業務プロセス設計 その２ 2015/02/09
- 1. 1Copyright © Questetra,Inc. All right Reserved. Questetra ハンズオンセミナー ビギナー向け業務プロセス設計 その２ Wifi に接続し、今日利用する Questetra BPM Suite に ログインできることを確認してください。 SSID／パスワード ホワイトボードに記載
- 2. アジェンダ • その１のおさらい • 処理担当者の設定で、組織を活用する • 処理担当者で、上司を設定する • 通知について
- 3. その１のおさらい 1/2 プロセスモデル • 組織が特定の業務を遂 行する上において、守る べきルール • 「業務ルール」「規定」な ど プロセス • プロセスモデルに従って 実際に行われる、特定の 一連業務 • 特定の「稟議」「申請」「案 件」「問い合わせ対応」な ど 従うべきルール ルールにそって動く 実際の業務
- 4. その１のおさらい 2/2 プロセスモデルの３要素 • プロセス図（業務フロー図） – 工程、および工程の前後関係 • データ項目（タスク処理画面） – 取り扱うデータ – タスク処理画面（入力画面） • 処理担当者 – 誰が各タスクを処理するか
- 6. ユーザと組織・ロール • Questetra には「ユーザ」「組織」「ロール」の概念 – 組織とロールは、複数のユーザをグループ化するためのもの – 組織とロールは、プロセスモデルの担当者設定で使用する • 組織はツリー構造で、ルートは１つ – 企業の組織構造を、そのまま反映させる前提 • ロールはツリー構造を持たない – 企業の組織とは異なった、グループを作るためのもの – 例えば組織横断的なグループなど、組織を補助する目的 • 全ユーザは、いずれかの組織に所属しなければならない – 所属しなければ、ワークフローの各機能が使用できない • 組織への所属に際して、「リーダ」「メンバ」の属性がある – 「リーダ」「メンバ」の属性も、プロセスモデルの「担当者設定」で使用 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部
- 7. ユーザと組織 • https://seminaｒ-ja.questetra.net • ユーザ名とパスワードは http://www.questetra.com/ja/tri al/ • 所属は次の通り • １人目がリーダ • 全社 – SouthPole • 営業部 – Hawaii • 営業1課 – Galapagos – Oahu • 営業2課 – Solomon – Midway • 管理部 – Sumatera – Maldives • 開発部 – Canarias – SaintHelena 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部
- 10. 担当者設定で、”担当者1” のスイムレーンの設定を以下の通りに 処理担当者の設定で、組織を活用する 保存後、「開発中のバージョン○のリリース」をし、 SouthPole および Hawaii で
- 11. 処理担当者の設定で、組織を活用する • 「組織：全社 に直接所属している人」は 「全社」組織に所属しているユーザ“のみ”が対象 • 「組織： 全社より下位組織に所属している人」は 「開発部」「営業部」「管理部」…に所属しているユーザが対象 – 「全社」は除かれる • この２つを組み合わせると、全ユーザが対象になる 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部
- 12. 処理担当者の設定で、組織を活用する • 開始イベントのあるスイムレーンでは、担当者設定の意味が異なる • 「該当業務のプロセスを開始できるのは誰か」という意味に • それ以外のスイムレーンでは、 「そのスイムレーンで発生した仕事を処理できるのは誰か」 • 「営業部」「開発部」に所属しているユーザは、プロセスを開始できる • 「管理部」に所属しているユーザは、プロセスを開始できない • 「確認」の仕事は来る
- 15. 処理担当者の設定で、組織を活用する • 設定に該当するユーザ が１人しかいない場合 • 仕事は、自動的にそのユ ーザのものとなる • 設定に該当するユーザ が２人以上いる場合 • 仕事は「誰かが引き受け てくれるのを待つ」（引き 受け待ち）状態に – 対象ユーザに依頼メール • 仕事は、引き受けたユー ザのものとなる いずれにせよ、管理部ユーザの仕事になる
- 16. 少し脱線 「開始したプロセス」を見る • 「開始したプロセス」か「処理したタスク」 • タスクとプロセスの違いは 工程のレベルで見るか、全体で見るかの違い • プロセス（インスタンス）には、「工程名」や「締め切り」の 属性はない • 「マイタスク」「引き受け待ち」は、「工程のレベル」で 見ている。「全体のレベル」で見ていない。
- 17. 処理担当者で、上司を設定する
- 18. 担当者設定の種類 • 組織で指定 – 〇〇に直接所属する人／のリーダ – 〇〇の下位組織に所属する人／のリーダ • ユーザで指定 • プロセスデータで指定 – 組織型やユーザ型データで指定されたユーザ／組織 • スイムレーンを用いた相対的な指定 – スイムレーン〇〇のタスクを処理した人より上位組織の人など • ロールで指定 – ロール〇〇に所属する人
- 19. 課題 次のような、簡単な有給休暇の申請業務を、 クエステトラ上に実装してください 申請内容は • 申請者（代理申請はＮＧ） • 有給休暇の日付（１日のみでも、複数日指定できても、どちらでもＯＫ） • 理由 必ず、上司の承認が必要 最後は、帳簿に記録するため、管理部が確認する つまり「申請」「上司の承認」「管理部の確認」の3ステップ 上司や管理部による差し戻しは、ないものとする 申請日が会社の休業日とか、有給休暇の残日数が足りないとか、細かい点は省略 「上司の承認」の処理担当者の設定がポイント
- 20. 「上司の承認」の処理担当者設定 以下、３つの方法、それぞれで試してみます • プロセスデータで指定 – 組織型やユーザ型データで指定されたユーザ／組織 • スイムレーンを用いた相対的な指定 – スイムレーン〇〇のタスクを処理した人より上位組織の人など • ロールで指定 – ロール〇〇に所属する人
- 21. 1. 「上司」に相当するユーザ型データ項目を追加 2. 担当者設定で追加したデータ項目を指定 3. 「申請」時に、申請者に「上司」を入力してもらう形に 「上司」をプロセスデータで指定 1/2 「上司の承認」は、 データで指定した ユーザに割りあたることを 確認してください
- 22. 「上司」をプロセスデータで指定 2/2 ○ • 解りやすい • あらゆる場合に対応できる × • 厳格にルールを適応できない – 間違った「承認者」を指定することも可能
- 24. 「上司」の処理担当者の設定を 「スイムレーン：『申請者』のタスクを処理した人と 同じ組織のリーダ」に 「上司」を「申請者」からの相対的な指定で 1/4 Oahu で申請すると、Galapagos が承認者に Midway で申請すると、Solomon が承認者になる
- 25. ユーザと組織 • いずれも @questetra.com • １人目がリーダ • 全社 – SouthPole • 営業部 – Hawaii • 営業1課 – Galapagos – Oahu • 営業2課 – Solomon – Midway – 管理部 • Sumatera • Maldives – 開発部 • Canarias • SaintHelena 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部
- 26. 「上司」を「申請者」からの相対的な指定で 3/4 「同じ組織のリーダ」を指定したが、他に５パターン 営業２課のユーザから見ると • 同じ組織（営業２課） • 親組織（営業部） • より上位組織（営業部と全社） それぞれ「人（リーダ＋メンバ）」または「リーダ」の２パターン 全部で ３×２＝６パターン 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部
- 27. 「上司」を「申請者」からの相対的な指定で 4/4 ○ • 厳格にルールを適応できる × • NGパターンがある – 「同じ組織のリーダ」という指定だと、リーダの人が申請すると、 自分自身が「上司として承認」することになる （業務ルール上、認められているなら問題ない） – 「親組織のリーダ」という指定だと、 社長（ルート組織のリーダ）の申請に対して承認者がいなくなる （おそらく社長は有給休暇を申請しない） • 「部長」や「課長」といった特定のポジションを指定できない – 組織にレベルの概念が無いため
- 28. 「上司の承認」の設定についてのまとめ • プロセスデータで指定 • スイムレーンを用いた相対的な指定 • （スイムレーンを用いた相対的な指定 とロールの組み合わせ） • （厳密に、承認者を計算する方法） 現状、「これさえ知っておけば完璧」「設定も簡単」という方法は ありません。 最初は、厳密性よりも、設定が容易な方をお勧めします。 厳 密 で 穴 が 少 な い 設 定 が 容 易
- 29. 通知について
- 30. 標準の通知機能 • いくつかのタイミングで通知 – オファーされた時（「引き受け待ち」のタスクが発生したとき） – 割り当てられた時（「マイタスク」が発生したとき） – 締め切り１日前／１時間前／締め切り後○時間おき • 通知方法が2種類 – メール／タスクフィード（社内ＳＮＳ） • ユーザ自身が受け取りタイミングを制御 – プロセスモデルの設計者が、ユーザの設定を無視して通知する方法も （後ほど）
- 31. タスクの締め切り みなさんのQuestetra BPM Suite に戻ってください 「その１」で作成したプロセスモデルを再編集します ① ② ③
- 32. タスクの締め切り • タスクごとに「締め切り日時」を設定可能 – 一覧表示や、通知で活用される • 締め切り日時の指定方法 – データ項目で指定 – プロセスが開始してから – タスクが発生してから • 該当タスクにトークンが 到達してから • 締め切り時の処理 – 何もしない（通知するだけ） – タスクを終了させる 締め切り時にメール通知がされることを確認してください ユーザ側の通知設定を変更すると、 メールが来なくなることも確認してください
- 34. ユーザの設定を上書きしての通知 • ユーザが「受け取らない」設定にして いても、メール通知することができる • 通知が必須であるヒューマンタスクで 使用 • 設定はユーザ側の通知受信の設定 に対応 – オファーされた時 – 割り当てられた時 – 締め切り１日前／１時間前／ 締め切り後○時間おき ユーザの設定に関わらず、 メール通知される
- 35. 標準の通知機能 ○ • 該当タスクの関係者に、通知が行われる • セキュリティも考慮して、通知が行われる – 見えるべきでないデータが見えることはない × • 通知の内容を、カスタマイズすることはできない
- 36. プロセスの途中で、任意の通知メールを送る 1/4 プロセスモデルを新規作成し、以下のプロセス図にしてください • 「送信」で使用しているアイテムは、 「メッセージ送信中間イベント（メール）」 • Advanced のタブ内にあります • トークンが到達すると、自動的にメールを送信
- 37. プロセスの途中で、任意の通知メールを送る 2/4 • 「メッセージ送信中間イベント（メール）」の設定を以下の通りに • アンダーバーがついている変数の部分は、「データ埋込」のところから選択して、 コピー＆ペースト • 宛先にある固定アドレスは、適当なものを プロセスを動かして、変数の部分が置き換わって、 メールが届くことを確認してください
- 38. プロセスの途中で、任意の通知メールを送る 3/4 • 「メッセージ送信中間イベント（メール）」の設定を以下の通りに • メールに、「プロセス詳細ページ」への URL を埋め込みます • ${var[applicationRoot]} は、Questetra インスタンスのルートを表すURL https://online-demo-ja.questetra.net/OR/ProcessInstance/listView ^^^ この部分 ^^^ プロセスを動かして、プロセス詳細へのURLが 埋め込まれていることを確認してください
- 39. プロセスの途中で、任意の通知メールを送る 4/4 • 「メッセージ送信中間イベント（メール）」の設定を以下の通りに • 「文字型複数行」「ファイル型」のプロセスデータを定義し、メールに埋込 • 「入力」タスクでの、データ編集許可設定を忘れずに プロセスを動かして、プロセスデータの値に応じたメールが 送信されることを確認してください
- 40. プロセスの途中で、任意の通知メールを送る ○ • メールの内容を、細かくカスタマイズすることができる × • セキュリティの考慮は、プロセスモデルの設計者自身に 委ねられる – 誰にでも、どのデータでも送ることができる • 特定のタスクの処理担当者にメールを送るのは、簡単でない
- 41. まとめ • 処理担当者の設定で、組織を活用する – ユーザをグループ化する、組織とロールの概念 – 処理担当者の設定では、組織を活用するのが基本 • 処理担当者で、上司を設定する – 3種類の方法 – 最初は、最も容易な「データを活用する方法」から始めるのが良い • 通知について – 標準機能と、プロセスモデルでイベントを使用する方法の２種類ある