Een werkboek voor het leren werken met planningssoftware

1. qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq
wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw
ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer
tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty
Projectdiagrammen
uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui
Gemaakt met behulp van het open source programma
GanttProject
opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiop
4-10-2011
Robbert Timmer
asdfghjklzxcvbnmqwertyuiopas
dfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf
ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfgh
jklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjkl
zxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx
cvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcv
bnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbn
mqwertyuiopasdfghjklzxcvbnm
qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq
wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw
ertyuiopasdfghjklzxcvbnmrtyui
opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiop
asdfghjklzxcvbnmqwertyuiopas
dfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf

2. Plannen ....................................................................................................................................... 2
Waarom plannen .................................................................................................................... 2
Projectdiagrammen ................................................................................................................. 3
Gantt-grafiek .............................................................................................................................. 4
De onderverdeling van een Gantt-grafiek .............................................................................. 4
De taken in het project. ...................................................................................................... 4
De mijlpalen ....................................................................................................................... 5
De begin en eind datum van de verschillende taken ......................................................... 5
De doorlooptijd .................................................................................................................. 6
De benodigde werkdagen ................................................................................................... 6
De benodigde werktijd ....................................................................................................... 6
De onderlinge afhankelijkheid van de taken. ..................................................................... 6
Taak volgorde ..................................................................................................................... 7
De kritische taak ................................................................................................................. 7
Het kritieke pad .................................................................................................................. 8
Slack time ........................................................................................................................... 9
Personen ............................................................................................................................. 9
De huidige datum. .............................................................................................................. 9
Opdrachten ............................................................................................................................... 10
Het maken van taken ............................................................................................................ 10
Maken van mijlpalen ............................................................................................................ 10
Het veranderen van het aantal werkdagen ............................................................................ 11
Koppelen van taken .............................................................................................................. 12
Het wijzigen van de taakvolgorde. ....................................................................................... 12
Kritische pad ........................................................................................................................ 13
Slack time (speling) .............................................................................................................. 13
Personen ............................................................................................................................... 14
Personen toevoegen aan een project ................................................................................. 14
Personen koppelen aan een taak ....................................................................................... 14
Inleveren opdrachten ............................................................................................................ 14
1

3. Plannen
Om doelmatig te werken binnen een project zullen de verschillende activiteiten gepland
moeten worden. Een goede planning is belangrijk voor een project. Projecten kunnen
verliesgevend worden door een onjuiste of slechte planning.
Er zijn verschillende
hulpmiddelen om een planning te
maken. Plannen kan met behulp
van een planbord. Zie Figuur 1.
Op dit bord wordt met behulp
van kaarten aangegeven welke
taken op welke dag gepland zijn.
Het nadeel van een planbord is
dat alles wijzigingen in de
planning handmatig doorgevoerd
moeten worden. Dit houdt in dat
bij iedere wijziging van een taak
de volledige planning
nauwkeurig doorgenomen moet
worden om de gevolgen van die
wijziging overal in de planning
door te voeren. Figuur 1 planbord
Steeds vaker wordt de computer ingeschakeld om het plannen te ondersteunen. Het voordeel
van het gebruik van planningssoftware is dat bij een wijziging van een taak de software bij
kan houden welke gevolgen dat heeft voor de totale planning.
Bij een planning wordt de vraag beantwoord: ‘Wie doet wat wanneer?’. Het maken van een
planning kan een ingewikkelde bezigheid zijn. Soms wordt een planning ervaren als
betuttelend en controlerend.
Waarom plannen
Een planning heeft de volgende doelen:
 De totale duur van het project vaststellen. Vaak wordt de eindtijd van een project als
uitgangspunt genomen om door terug te rekenen alle projecttaken te plannen. Soms
wordt van de begintijd uitgegaan en uitgerekend hoe lang een project gaat duren.
 Het vaststellen van de gevolgen van een vertraging van een bepaalde taak voor de rest
van het project. Als sommige taken wat uitlopen, heeft dit geen invloed op de eindtijd
van een project. Uitloop van andere taken heeft juist wél direct een vertraging van het
project tot gevolg.
 Het organiseren van de werkzaamheden van de projectmedewerkers. Men weet dan
wanneer wat gedaan moet worden en hoeveel tijd ervoor beschikbaar is.
 Het bewaken van de voortgang van het project. Hoe ver zijn we inmiddels gevorderd?
Hoeveel budget is er al verbruikt?
 Het bepalen van de kosten van het project. De inzet van mensen en middelen is met
behulp van uurtarieven en prijzen om te rekenen naar kosten.
2

4. Projectdiagrammen
Een goed hulpmiddel om een project planning te visualiseren zijn grafieken. Deze kunnen erg
verhelderend werken en een goed beeld geven van hoe een planning in elkaar steekt. Ook
helpt het goed om een project en vooral zijn ontwikkeling door de tijd heen te zien. Daarnaast
is met behulp van grafieken goed te zien hoe bepaalde deeltaken ten opzichte van elkaar
afhankelijk. Er zijn verschillende soorten grafieken de twee bekendste zijn Gantt-grafieken en
PERT-grafieken. Uit beide grafieken kan verschillende informatie gehaald worden. Gantt-
grafieken kunnen goed gebruikt worden voor de voortgangscontrole.
Figuur 2 Een simpele Gantt-grafiek
PERT-grafieken kunnen goed gebruikt worden als de onderlinge relatie tussen de
verschillende taken zichtbaar moet zijn.
Figuur 3 Een simpele PERT-grafiek
3

5. Gantt-grafiek
De Gantt-grafiek (Engels: Gantt-chart) is een grafiek ofwel diagram dat gebruikt kan
worden als hulpmiddel bij projectmanagement. Een Gantt-grafiek wordt ook wel
strokendiagram of staafdiagram genoemd. Het is mogelijk om in een Gantt-grafiek
gemakkelijk en in één oogopslag verschillende belangrijke projectgegevens weer te geven.
De onderverdeling van een Gantt-grafiek
De Gantt-grafiek is onder te verdelen in twee gedeelten: Het linker- en het rechtergedeelte.
In het linkergedeelte staan de vaste project gegevens. Zie Figuur 4 linker gedeelte Gantt-
grafiekFiguur 4.
Figuur 4 linker gedeelte Gantt-grafiek
De taken in het project.
Onder de kolom “naam”staan de taken van het project. Deze taken moeten zoveel mogelijk
een heldere naam hebben. Met een heldere naam wordt bedoeld dat deze naam iets moet
zeggen over de taak zelf. In het voorbeeld is gekozen voor de namen A t/m F Deze namen
zeggen niets over de inhoud van de taken. De namen zij dus eigenlijk niet goed gekozen.
Ga naar http://www.ganttproject.biz en klik op de link
- Open met behulp van dit programma het bestand "gantt_01.gan".
- Sla het bestand op met de naam "eigennaam_gantt_01.gan".
- Kijk achterin dit document voor de vragen die gemaakt moeten worden tijdens het
lezen van dit document.
- Beantwoord de vragen in een bestand met de naam eigennaam_vragen_gantt_01.gan".
- Maak opdracht 1.1
4

6. 5

7. De mijlpalen
Dit is een (tussen)product dat tijdens een project ontstaat. Het eind van een taak of groep
taken kan een mijlpaal vormen. Het is belangrijk voldoende mijlpalen vast te stellen.
Mijlpalen vormen meetpunten waarmee de planning bewaakt kan worden. Als een mijlpaal op
de geplande datum niet is bereikt, is er vertraging opgetreden. In de voorbeeld planning van
Figuur 2 zijn twee mijlpalen gemaakt. De start en de finish van het project.
Maak opdracht 1.2
De begin en eind datum van de verschillende taken
Onder deze kolommen staat de dag waarop de taak moet beginnen en de dag waarop de taak
moet eindigen. Uit deze twee datums kan de doorlooptijd van de taak gehaald worden. Taak A
begint op 01-10-09 en loopt tot en met 07-10-09. De doorlooptijd is dus 6 dagen. Vaak
worden taken op begindatum onder elkaar gezet.
Natuurlijk is het mogelijk om in het linker gedeelte meer vaste gegevens zichtbaar te maken
bijvoorbeeld: wie is de coördinator van de taak, hoeveel procent van de taak gereed is en wat
is de prioriteit die aan de taak gegeven is.
Vooral wie de coördinator van de taak is kan zeer nuttig zijn. Op deze manier is makkelijk te
zien wie verantwoordelijk is voor welke taken en wie aangesproken kan worden als er iets
dreigt mis te gaan of wanneer er vragen zijn over de taak.
In het rechter gedeelte zijn de variabele projectgegevens zichtbaar. Zie Figuur 5.
Figuur 5 rechter gedeelte Gantt-grafiek
6

8. De doorlooptijd
Dit is de verstreken tijd tussen het begin en het einde van een taak.
De bovenste horizontale as geeft de tijd in dagen aan en het lichtblauwe balkje is dus zo lang
als de taak duurt. Taak A loopt van donderdag tot en met de dinsdag van de volgende week en
heeft een doorlooptijd van 6 dagen.
De benodigde werkdagen
Dit is het aantal werkdagen wat in de doorlooptijd valt. In de software GanttProject worden de
benodigde werkdagen omschreven als de duur van een taak.
Maak opdracht 1.3
De benodigde werktijd
Dit is het aantal werkuren dat nodig is om een taak uit te voeren. Je moet dit niet verwarren
met de doorlooptijd of de benodigde werkdagen. Bij taak A is de doorlooptijd 6 dagen terwijl
er maar 4 dagen gewerkt wordt. Twee dagen vallen in het weekend.
Uit een Gantt-grafiek kan niet in een oogopslag de benodigde werktijd gehaald worden!
Dat een taak 6 dagen duurt zegt niets over het aantal dagen of het aantal uren wat aan de taak
gewerkt kan worden. Het totaal aantal uren wat aan een taak gewerkt kan worden wordt
bepaald door het aantal dagen wat er gewerkt wordt, het aantal personen wat aan de taak
werkt en het aantal uur wat per persoon per dag gewerkt kan worden.
Ook is van belang welke dagen in de geplande periode vallen. Je moet dan vooral denken aan
zon-, feest- en vakantiedagen.
De onderlinge afhankelijkheid van de taken.
Dit wordt weergegeven met een pijl. In dit geval
is het einde van taak D gekoppeld aan het begin
van de volgende taak, in dit geval E. Zie Figuur 6
Op deze manier kun je dus goed zien welke op
welk moment de ene taak is afgelopen en een
andere taak kan beginnen. Dit houdt in dat eerst Figuur 6 taakafhankelijkheid einde-begin
taak D af moet zijn voordat taak E kan beginnen. Hieruit volgt ook dat als de geplande tijd
die voor taak D staat overschreden wordt, taak D pas later kan beginnen.
In totaal zijn er vier vormen van onderlinge afhankelijkheid.
Maak opdracht 1.4
7

9. Je kan pas je lekke band maken als je ook de spullen hebt om deze band te plakken.
Er kan natuurlijk ook gesteld worden dat je eerst een lekke band moet hebben voordat je hem
kan gaan plakken. Deze twee taken zijn afhankelijk van elkaar.
De onderlinge afhankelijkheid moet altijd aangegeven worden middels pijlen. Zijn taken niet
met elkaar verbonden dan is er dus ook geen onderlinge afhankelijkheid.
De drie andere manieren van taakafhankelijkheid zijn in Figuur 7, Figuur 8, en
Figuur 9 weergegeven.
Figuur 8 taakafhankelijkheid einde-einde Figuur 7 taakafhankelijkheid begin-einde
Figuur 9 taakafhankelijkheid begin-begin
Taak volgorde
Om de logische tijdsvolgorde van de verschillende taken duidelijker naar voren te laten
komen kunnen taken in de Gantt-grafiek ten opzichte van elkaar verschoven worden.
Maak opdracht 1.5.
De kritische taak
Dit is een taak die bij verandering in doorlooptijd de geplande eindtijd van het gehele project
beïnvloedt. De kritische taak is altijd gekoppeld aan het kritieke pad .
8

10. Het kritieke pad
Dit is de keten van kritische taken. De taken die op het kritieke pad liggen zullen bij
verandering in de doorlooptijd de geplande eindtijd van het gehele project beïnvloeden. Zie
Figuur 10. Hierin is te zien dat er twee kritieke paden zin. De taken A en C vormen een kritiek
pad en de taken B, D en E vormen een kritiek pad.
Figuur 10 kritieke pad
Het kritieke pad kan bij het veranderen van de doorlooptijd van taken veranderen. Als
bijvoorbeeld taak B een dag vertraging heeft dan zal er nog maar een kritiek pad zijn. Zie
Figuur 11.
Figuur 11 gewijzigd kritieke pad
In GanttProject kan eenvoudig het kritische pad zichtbaar gemaakt worden.
Maak opdracht 1.6
9

11. Slack time
Dit is het verschil tussen de voor het kritieke pad benodigde tijd en de voor een ander tracé
benodigde tijd. ‘Slack time’ is de Amerikaanse term voor speling.
In Figuur 11 is te zien dat de doorlooptijd van taak A, C en F kan veranderen zonder
gevolgen voor de geplande eindtijd.
Maak de zes vragen uit opdracht 1.7
Personen
Binnen een project worden personen ingezet om taken te voltooien. Soms werkt er maar een
persoon aan een taak soms werken er meerdere personen aan een taak. Het aantal personen
wat aan een taak werkt heeft invloed op de benodigde werktijd. Als twee personen een
werkdag van acht uur aan een taak werken dan is er zestien uur gewerkt. Dit houdt ook in dat
wanneer een persoon die dag niet aan die taak kan werken, doordat hij bijvoorbeeld ziek is, de
taak minimaal een dag uitloopt.
Het personeel valt onder de noemer resources. Resources zijn letterlijk de hulpbronnen van
het project. Deze zijn onder te verdelen in:
• de personen die aan het project werken;
• de middelen die gebruikt of verbruikt worden.
De inzet van resources wordt altijd beperkt door geld. Zowel personen als middelen kosten
geld
Maak opdracht 1.8
De huidige datum.
Deze wordt weergegeven door een rode lijn. Je kan dus altijd snel zien waar in de planning
bent.
10

12. Opdrachten
Het maken van taken
Bij het starten van een nieuw project moet er begonnen worden met het aanmaken van de
verschillende taken van dat project.
Het maken van taken kan op de volgende manier
In de werkbalk van het programma GanttProject staat een blauwe pijl. Zie Figuur 12.
Figuur 12 nieuwe taak aanmaken
Klik op acht keer op dit icoon. Hierdoor zullen er acht nieuwe taken aangemaakt worden.
Verander de namen van de taken in
- (10) start
- A
- B
- C
- D
- E
- F
- (50) finish
Maken van mijlpalen
Om controle punten in een project aan te geven worden mijlpalen gemaakt.
Het maken van mijlpalen kan op de volgende manier
a. Klik op de bovenste taak “(10) start ” De balk waar de taak in staat wordt grijs.
b. Als de cursor op deze grijze balk staat klik je een keer met de rechtermuis. Een
pop-up scherm komt tevoorschijn.
c. Klik op “Taak eigenschappen ”. Een pop-up scherm met de eigenschappen van die
taak komt tevoorschijn.
d. Vink het vakje mijlpaal aan. Zie Figuur 13.
e. Klik op “Ok”
f. Herhaal deze handelingen voor taak “(50) finish “.
11

13. Figuur 13 maken van een mijlpaal
Het veranderen van het aantal werkdagen
Het veranderen van de benodigde aantal werkdagen kan op de volgende manier:
Ga in het rechtergedeelte van de Gantt-grafiek met de cursor op de taak staan waarvan je het
aantal werkdagen wilt veranderen.
a. Dubbelklik met de linker muisknop op deze taak. Een pop-up scherm met de
eigenschappen van die taak komt tevoorschijn.
b. Verander de waarde in het invulvlak "duur". Zie Figuur 3Fout! Verwijzingsbron niet
gevonden..
c. Klik op "Ok".
Figuur 14 aanpassen aantal werkdagen
Verander het aantal werkdagen van de volgende taken in de aangegeven waarden:
- A wordt 4
- B wordt 3
- C wordt 3
- E wordt 3
- F wordt 2
12

14. Koppelen van taken
Om de onderlinge afhankelijkheid van de verschillende taken aan te geven worden de
verschillende taken aan elkaar gekoppeld.
Het koppelen van taken kan op de volgende manier:
Ga in het rechtergedeelte van de Gantt-grafiek met de cursor op de taak staan die je wilt
koppelen met een volgende taak.
a. Klik met de linkermuisknop op deze taak en houd deze ingedrukt.
b. Beweeg de cursor naar de taak die aan de eerste taak gekoppeld moet worden. Er
wordt nu een pijl gemaakt.
c. Laat de linkermuisknop los.
d. De taken zijn gekoppeld.
Koppel de volgende taken aan elkaar:
- (10) start wordt gekoppeld aan A en aan B.
- A wordt gekoppeld aan C
- B wordt gekoppeld aan D en aan F
- C wordt gekoppeld aan (50) finish
- D wordt gekoppeld aan E
- E wordt gekoppeld aan (50) finish
- En F wordt gekoppeld aan (50) finish
Het wijzigen van de taakvolgorde.
Om de logische tijdsvolgorde van de verschillende taken duidelijker
naar voren te laten komen worden de taken verschoven.
Het verschuiven van de taken kan op de volgende manier:
Ga in het linkergedeelte van de Gantt-grafiek met de cursor op de
taak staan die je wilt verschuiven.
a. Klik met de linkermuisknop op deze taak. De taak wordt
dan grijs.
b. Klik vervolgens op de gele pijl die de geselecteerde taak
omhoog of omlaag moet verplaatsen. Zie Figuur 4.
Verander de volgorde van de taken in A, C, E, D, B en F.
De Gantt-grafiek moet er nu als in
Figuur 16 uitzien.
Figuur 15 wijzigen taakvolgorde
13

15. Figuur 16 eindresultaat wijzigingen
Kritische pad
Om het kritische pad in een project binnen GanttProject zichtbaar te maken klik je twee keer
op het rechtse icoon van de taakbalk. Zie Figuur 17.
Figuur 17 kritieke pad zichtbaar maken
Slack time (speling)
1. Welke taak heeft in de planning die je gemaakt hebt slack time?
2. Hoeveel slack time heeft deze taak?
3. Het aantal werkdagen van deze taak wordt verhoogd naar 5. Geef aan welke gevolgen
dit heeft voor de planning.
4. Welke taken zitten nu in het kritieke pad?
5. Welke ta(a)k)en) heeft (hebben) nu slack time? Let op dit kan meer dan een taak zijn!
6. Welke mogelijke combinaties zijn er in de planning voor het uitlopen van de
verschillende taken?
14

16. Personen
Personen toevoegen aan een project
Personen binnen GanttProject zijn toe te voegen onder het tabblad
“Personen. Zie
Figuur 19 nieuw persoon invoegen
.
Als op dat tabblad geklikt is kan vervolgens in de werkbalk op “Personen” geklikt worden.
Zie Figuur 19.
Figuur 18 tabblad personen
Figuur 19 nieuw persoon invoegen
In het pop-up scherm wat nu verschijnt kan vervolgens de naam en contactgegevens van de
persoon ingevuld worden.
- Voeg vier verschillende personen aan het project toe.
- Geef deze personen de namen Daan, Sem, Emma en Julia.
Personen koppelen aan een taak
Om de personen aan een taak te koppelen moet eerst naar het tabblad “Gantt” gegaan worden.
Vervolgens kan in het pop-up scherm “Taakeigenschappen” op het tabblad “Personen” geklikt
worden.
Kijk bij “Maken van mijlpalen” hoe je het pop-up scherm van de taakeigenschappen van een
taak kan openen.
Klik op het vlak onder persoonsnaam om een persoon aan de taak te koppelen
15

17. - Koppel alle vier de personen aan de verschillende taken uit het project.
- Zorg ervoor dat de taken evenredig over de verschillende personen verdeeld zijn. Er
mogen geen personen overbelast zijn! Dit kan gecontroleerd worden in het tabblad
“Personen”. Bij overbelasting zal de
Inleveren opdrachten
Sla de Gantt-grafiek en het document waarin de vragen gemaakt zijn op en lever de bestanden
in.
16