Assignement for the Project Management course at Net-MEGS program.

1. PROJECT PLAN:
RIORGANIZZAZIONE TECNOLOGICA DEGLI AMBULATORI
DI MAMMOGRAFIA DELL’A.O. SANT’ANNA DI COMO
Volonterio Nicola
volonn@usi.ch
Net-MEGS 2013-2015
Laboratorio di Project Management
docente A. Gandolfi
P.O. di MenaggioP.O. di Menaggio

2. INDICE
1. CONTESTO
2. OBIETTIVI
3. TRIANGOLO DEL PM
4. STAKEHOLDERS
5. ORGANIGRAMMA
6. MASTERPLAN
7. DIAGRAMMA DI GANT
8. WBS TEMPORALE
9. WBS FUNZIONALE
10. WORK PACKAGES
11. RUOLI E RESPONSABILITÀ
12. PIANO DI AZIONE
13. RISK ANALYSIS
14. CONTROLLING
15. PIANO DI COMUNICAZIONE

3. CONTESTO/1
L’A.O. Sant’Anna di Como ha attivato 4 ambulatori di
mammografia:
• 2 presso l’ambulatorio di Como, uno dedicato allo screening
mammografico e uno alla diagnostica specialistica (biopsie);
• 1 presso il P.O. di Cantù, dedicato allo screening mammografico;
• 1 presso il P.O. di Menaggio, dedicato allo screening
mammografico.

4. CONTESTO/2
Nel 2014 è stata acquisita una nuova apparecchiatura mammografica con tomosintesi
e tavolo da biopsia.
Rappresentando il golden standard tecnologico, la nuova apparecchiatura
(mammografo_1) sarà installata presso il poliambulatorio di Como in sostituzione di
una delle due attualmente presenti.
L’apparecchiatura sostituita (mammografo_2) sarà trasferita nel P.O. di Menaggio
nell’attuale ambulatorio di ecografia.
L’apparecchiatura attualmente presente nel P.O. di Menaggio (mammografo_3) sarà
smaltita e il locale che la ospita convertito in ambulatorio di ecografia.
Il Servizio di Ingegneria Clinica aziendale è stato incaricato di gestire le installazioni
e il trasferimento delle apparecchiature.

5. OBIETTIVI
• Adeguare gli impianti dei locali perché si possano installare le
nuove apparecchiature.
• Garantire il corretto trasporto e installazione delle
apparecchiature.
• Ridurre al minimo i tempi di fermo degli ambulatori, possibilmente
non più di una settimana di fermo per l’attività ambulatoriale di
ogni presidio.

6. TRIANGOLO DEL PM
Il vincolo più critico del progetto è il tempo di esecuzione
che deve essere il minimo possibile.
TEMPO RISORSE/COSTI
OBIETTIVI

7. STAKEHOLDERS
• Servizio di Senologia
(medici, tecnici, personale amministrativo)
• Pazienti
Il disagio dei pazienti (allungamento liste di attesa, spostamento
esami), dovrebbe essere ridotto al minimo attraverso la riduzione
dei tempi di fermo degli ambulatori.

8. ORGANIGRAMMA
COMMITTENTE:
Servizio di Senologia
RESPONSABILE DI PROGETTO:
Servizio Ingegneria Clinica
Servizio di
Senologia
Servizio di
Ingegneria Clinica
Ufficio TecnicoFisica Sanitaria
Trasportatore
Fornitore
Apparecchiatura

9. MASTERPLAN/1
ATTIVITÀ
AMMINISTRATIVE
DISINSTALLAZIONE
ADEGUAMENTO
LOCALI
TRASFERIMENTO
APPARECCHIATURA
INSTALLAZIONE APPARECCHIATURE
COLLAUDO E
VERIFICHE
t
M1
M2
M3
M4
M5

10. MASTERPLAN/2
t
DECISIONE DATA AVVIO ATTIVITÀ, BLOCCO AGENDE, COMUNICAZIONE A UTENTI
RICHIESTA PREVENTIVO E FORMULAZIONE ORDINE TRASPORTATORE
ATTIVITÀ AMMINISTRATIVE
M1.1
M1.2

11. MASTERPLAN/3
ATTIVITÀ MILESTONE DELIVERABLE
Attività amministrative
M1.1 Data avvio lavori concordata.
Comunicazione per blocco
agende.
M1.2 Formulazione dell’ordine al trasportatore. Ordine al trasportatore
Disinstallazione M2 Apparecchiatura pronte per il trasferimento.
Comunicazione al fornitore
della disponibilità dei locali.
Adeguamento locali M3 Impianti adeguati alle nuove apparecchiature. Certificazione impianti.
Trasporto M3 Mammografo_2 presso il P.O. di Menaggio. DDT firmato per ricezione.
Installazione M4 Apparecchiature installate.
Comunicazione del fornitore di
avvenuta installazione.
Collaudo e verifica M5
Apparecchiature collaudate e verificate dalla Fisica
Sanitaria.
Verbale di collaudo.

12. DIAGRAMMA DI GANT
attività ID attività DAY 1 DAY 2 DAY 3 DAY4 DAY 5 DAY 6 DAY7 DAY 8 DAY 9
DEFINIZIONE DATA AVVIO LAVORI 1.1
COMUNICAZIONE BLOCCO AGENDE 1.2
RICHIESTA PREVENTIVO 1.3
ACCETTAZIONE PREVENTIVO 1.4
COMUNICAZIONE AI PAZIENTI 1.5
SMONTAGGIO APPARECCHIATURE 2.1
IMBALLAGGIO MAMMOGRAFO_2 2.2
SMALTIMENTO MAMMOGRAFO_3 2.3
ADEGUAMENTO QUADRO ELETTRICO 3.1
COLLEGAMENTO SISTEMI SICUREZZA E LUCI 3.2
VERIFICA IMPIANTO 3.3
TRASPORTO AL P.O. DI MENAGGIO 4.1
TRASPORTO NELL’AMBULATORIO 4.2
INSTALLAZIONE MAMMOGRAFO_1 5.1
INSTALLAZIONE SISTEMI AUSILIARI MAMMOGRAFO_1 5.2
INSTALLAZIONE MAMMOGRAFO_2 5.3
COLLAUDO MAMMOGRAFO_1 6.1
COLLAUDO MAMMOGRAFO_2 6.2
VERIFICHE AMBIENTALI COMO 6.3
VERIFICHE AMBIENTALI MENAGGIO 6.4

13. WBS TEMPORALE
Attività
amministrative
(1)
Definizione data
avvio lavori (1.1)
Comunicazione
blocco agende (1.2)
Richiesta preventivo
(1.3)
Accettazione
Preventivo (1.4)
Comunicazione ai
pazienti (1.5)
Disinstallazione
(2)
Smontaggio
apparecchiature
(2.1)
Imballaggio
mammografo_2
(2.2)
Smaltimento
mammografo_3
(2.3)
Adeguamento
locali (3)
Adeguamento
quadro elettrico
(3.1)
Collegamento
sistemi di sicurezza
e luci di
segnalazione (3.2)
Verifica impianto
(3.3)
Trasporto (4)
Trasporto presso il
P.O. di Menaggio
(4.1)
Trasporto
nell’ambulatorio
(4.2)
Installazione (5)
Installazione
mammografo_1
(5.1)
Installazione sistemi
ausiliari
mammografo_1
(5.2)
Installazione
mammografo_2
(5.3)
Collaudo e
verifica (6)
Collaudo
mammografo_1
(6.1)
Collaudo
mammografo_2
(6.2)
Verifiche ambientali
ambulatorio di
Como (6.3)
Verifiche ambientali
P.O. di Menaggio
(6.4)

14. WBS FUNZIONALE
Servizio di senologia
Definizione data
avvio lavori (1.1)
Comunicazione blocco
agende (1.2)
Comunicazione ai
pazienti (1.5)
Servizio Ingegneria
Clinica
Richiesta preventivo
(1.3)
Accettazione
Preventivo (1.4)
Smontaggio
apparecchiature (2.1)
Imballaggio
mammografo_2 (2.2)
Smaltimento
mammografo_3 (2.3)
Installazione
mammografo_2 (5.3)
Collaudo
mammografo_1 (6.1)
Collaudo
mammografo_2 (6.2)
Fornitore
dell’apparecchiatura
Adeguamento
quadro elettrico
(3.1)
Collegamento
sistemi di sicurezza
e luci di
segnalazione (3.2)
Installazione
mammografo_1
(5.1)
Installazione sistemi
ausiliari
mammografo_1
(5.2)
Trasportatore
Trasporto presso il
P.O. di Menaggio
(4.1)
Trasporto
nell’ambulatorio
(4.2)
Ufficio Tecnico
Verifica impianto
(3.3)
Fisica Sanitaria
Verifiche
ambientali
ambulatorio di
Como (6.3)
Verifiche
ambientali P.O. di
Menaggio (6.4)

15. WORK PACKAGES
ID ATTIVITÀ 2.1
DESCRIZIONE ATTIVITÀ SMONTAGGIO APPARECCHIATURA
DATA INIZIO 21 aprile
DATA FINE 21 aprile
DURATA 1 g
CONTENUTO DI LAVORO 8 h
GRADO DI OCCUPAZIONE 100%
RISORSA 1 tecnico senior + 2 tecnici junior
COSTO RISORSA
30.- €/h tecnico senior
20.- €/h tecnico junior

16. RUOLI E RESPONSABILITÀ
ATTIVITÀ
SENOLOGIA
S.I.C.
FORNITORE
TRASPORTATORE
U.T.
FISICASANITARIA
A = assiste
C = messo a conoscenza
D = decide
E = esegue
note
Definizione data avvio lavori (1.1) D C C C C C Responsabile del Servizio di Senologia
Comunicazione per il blocco delle agende (1.2) E Amministrativo del Servizio di Senologia
…
Smontaggio apparecchiature (2.1) C E A
Collegamento sistemi di sicurezza e luci di segnalazione (3.2) C E C
…
Verifiche ambientali P.O. di Menaggio (6.4) C A E
…

17. PIANO DI AZIONE
attività
ID
attività
DAY
1
DAY
2
DAY
3
DAY
4
DAY
5
DAY
6
DAY
7
DAY
8
DAY
9
SEN SIC FOR TRA UT FS
DEFINIZIONE DATA AVVIO LAVORI 1.1 D C C C C C
COMUNICAZIONE BLOCCO AGENDE 1.2 E
RICHIESTA PREVENTIVO 1.3 E
ACCETTAZIONE PREVENTIVO 1.4 E
COMUNICAZIONE AI PAZIENTI 1.5 E
SMONTAGGIO APPARECCHIATURE 2.1 C E A
IMBALLAGGIO MAMMOGRAFO_2 2.2 A E
SMALTIMENTO MAMMOGRAFO_3 2.3 E A A
ADEGUAMENTO QUADRO ELETTRICO 3.1 C E A
COLLEGAMENTO SISTEMI SICUREZZA E LUCI 3.2 C E C
VERIFICA IMPIANTO 3.3 C A E
TRASPORTO AL P.O. DI MENAGGIO 4.1 C E
TRASPORTO NELL’AMBULATORIO 4.2 A E A
INSTALLAZIONE MAMMOGRAFO_1 5.1 C A E A
INSTALLAZIONE SISTEMI AUSILIARI MAMMOGRAFO_1 5.2 A E A
INSTALLAZIONE MAMMOGRAFO_2 5.3 C E A
COLLAUDO MAMMOGRAFO_1 6.1 C E E A
COLLAUDO MAMMOGRAFO_2 6.2 C E A
VERIFICHE AMBIENTALI COMO 6.3 C A E
VERIFICHE AMBIENTALI MENAGGIO 6.4 C A E

18. RISK ANALYSIS/1
RISCHIO CONSEGUENZE
IMPATTO
ANTE
PROB.
ANTE
RPN
ANTE MISURE PREVENTIVE
IMPATTO
POST
PROB.
POST
RPN
POST
Rottura durante
trasporto
Ritardo non
definibile nello
spostamento
dell’attività
ambulatoriale
3 0,1 0,5
Verifica dell’imballaggio con
il trasportatore e
assicurazione del bene
2 0,05 0,1
Ritardo nelle
attività di
installazione
Ritardo nell’avvio
dell’attività
ambulatoriale
rispetto data
prevista
4 0,3 1,2
Fermo dell’ambulatorio un
giorno aggiuntivo alla data
prevista
4 0,1 0,4
Ritardo nelle
attività di
adeguamento
locali
Ritardo nelle fasi
successive del
progetto
3 0,1 0,3
Fermo dell’ambulatorio un
giorno aggiuntivo alla data
prevista
2 0,1 0,2

19. RISK ANALYSIS/2
Il peggior scenario futuro prevedibile è la presenza dei pazienti in
ambulatorio senza la possibilità di usare l’apparecchiatura per
ritardi in una delle fasi del progetto.
Si ritiene che più le fasi siano vicine alla data stabilita per
l’apertura più sia impattante un eventuale ritardo per la ridotta
possibilità di recuperare tempo nelle fasi successive.
Non si ritengono presenti rischi non individuabili.
La misura preventiva consiste nell’accettare le prenotazioni dei
pazienti un giorno dopo rispetto al termine previsto per
l’esecuzione del progetto.

20. CONTROLLING
La necessità di garantire tempi ridotti nell’esecuzione del progetto richiede un
controlling quotidiano dell’attività.
Non si ritiene conveniente implementare un vero sistema di controlling con
riunioni tra gli stakeholders e rapporti intermedi formalizzati.
Quotidianamente il responsabile del Servizio di Ingegneria Clinica eseguirà un
sopralluogo nei cantieri al termine della giornata lavorativa e invierà un
aggiornamento via mail agli altri attori coinvolti con le eventuali azioni
correttive da intraprendere nei giorni successivi.
Al termine del progetto sarà trasmesso al responsabile del Servizio di
Senologia un report contentente i risultati dei collaudi e delle verifiche
ambientali.

21. PIANO DI COMUNICAZIONE
COMUNICAZIONE INTERNA
Aggiornamento al responsabile del Servizio di Senologia tramite mail
quotidiana dello stato di avanzamento del progetto.
Comunicazione formale al Responsabile dell’Attività Ambulatoriale dopo il
collaudo positivo dell’apparecchiatura.
COMUNICAZIONE ESTERNA
Comunicazione ai pazienti nei giorni di sospensione dell’attività ambulatoriale
tramite affisssioni in cui scusarsi per il disagio ma anche comunicare l’impegno
dell’A.O. a innovare le proprie tecnologie.