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Personal kanban
- 1. Personal Kanban: diamo i numeri! Marco Bresciani (@marcoXbresciani) Gavino Pintus (@AirSardinia) ini Italian Agile Day – Vimercate 2018
- 2. 5W1H: Chi? Che cosa? Come? Dove? Quando? E perché? ● Chi (siamo)? ● Che cosa? – abbiamo fatto – abbiamo misurato ● Dove (abbiamo lavorato)? ● Come? – abbiamo visualizzato – abbiamo misurato – abbiamo coinvolto ● Quando (abbiamo fatto tutto ciò)? ● Perché (tutto ’sto casino)?
- 3. Chi (siamo)? ● Marco Bresciani, KMP – papà di Davide 陽 ; – maniaco apprendista 改善 (kaizen, miglioramento continuo). ● Gavino Pintus, KMP – Scrum Master; – Co-Founder http://www.classicviruslist.com/ . ● ed entrambi siamo anche... – spostatori di Post-it®; – sviluppatori/architetti SW; – in cerca del lavoro perfetto.
- 4. Che cosa (abbiamo fatto)? ● Abbiamo provato ad applicare i concetti e le metriche del metodo Kanban in ambito Personal Kanban per capirne i meccanismi e l’utilità: – LT (Lead time, anche chiamato Cycle Time, Time-In-Progress, tempo di attraversamento, … oh, insomma, quanto ci vuole?); – WIP (Work-In-Progress o Work-In-Process); – L = λW o, meglio, LT = WIP / Throughput (Legge di Little); – Percentili; – CoS (Classi di servizio); (Cost of Delay: https://en.wikipedia.org/wiki/Cost_of_delay) – Tipologie di attività; – ... ● Personal Kanban: Visualize your work, Limit your work-in-progress.
- 5. Che cosa (abbiamo misurato)? ● Marco – Attività in ambito familiare; – 4 classi di servizio “classiche” (Expedite, Fixed Date, Standard, Intangible); – 10 tipologie di attività. ● Gavino – Attività personali in ambito lavorativo; – 2 classi di servizio (Fixed Date, Standard).
- 6. Dove (abbiamo lavorato)? ● Marco – Kanban board fisica; – AAMfP (LibreOffice Calc); ● Foglio di calcolo con metriche classiche e formato compatibile con ActionableAgile™ Analytics; – ActionableAgile™ Analytics (free trial). ● Gavino – Kanban board fisica; – AAMfP; – SwiftKanban (Enterprise).
- 8. Come (abbiamo visualizzato)? Lead TimeLead Time FattoFatto Opzioni Da fareDa fare In CorsoIn Corso No, questi sono solo dei memo...
- 12. Come (abbiamo misurato)? ● Marco – LT per ciascuna attività; – Categorizzazione per Classi di servizio e tipologia di attività. ● Gavino – LT per ciascuna attività. ● E, per entrambi: – Percentili per andamento; – Efficienza.
- 13. Come (abbiamo misurato)? ● Il tempo medio di attraversamento del sistema (Lead Time) è uguale al rapporto tra la quantità media di attività nel sistema (WIP) e il throughput medio del sistema, ovvero la velocità media di elaborazione. (Legge di Little)
- 16. Come (abbiamo misurato)? ● Distribuzione dei Lead Time e classificazione delle attività. # Attività CoS % 19 Expedite 8,64% 150 Fixed Date 68,18% 29 Standard 13,18% 22 Intangible 10%
- 17. Come (abbiamo misurato)? Percentile LT (giorni) 50% 2 70% 4 85% 9 95% 28 Percentile LT (giorni) 50% 3 70% 8 85% 20 95% 42
- 18. ● L’efficienza del flusso (FE, Flow Efficiency) dipende da quanti giorni le attività sono bloccate. ● FE = (LT – BD) / LT Come (abbiamo misurato)?
- 19. Come (abbiamo coinvolto)? ● Approfondire la conoscenza è un prerequisito; ● Guadagnare fiducia applicando il metodo in prima persona; ● Religione vs Scienza; ● Condivisione dei risultati raggiunti: le metriche forniscono risposte a chi le ha cercate fino a quel momento; ● Serious Games; ● Ricordare diventa opzionale; ● WIP come leva per migliorare la qualità; ● Proiezioni vs. oroscopi stime.
- 20. Quando (abbiamo fatto tutto ciò)? ● Marco – Aperiodicamente, dal 14/12/2015; – Giornalmente, dal 1/1/2017; – A casa. ● Gavino – Giornalmente, da novembre 2017; – Durante l’attività lavorativa.
- 21. Perché (tutto ’sto casino)? ● Avere la visione di cosa si fa; ● Non dimenticare le attività; ● Le sensazioni ingannano. I numeri non hanno punti di vista; ● Dare ordine; ● Essere predittivi; ● Iniziare le attività nel momento giusto; ● Migliorare, continuamente.
- 22. Risultati ● Marco – Non si dimentica (e non serve ricordare!) e la moglie tutti sono al corrente della situazione; – Fixed Date Tasks on Personal Kanban (Dzone.Com); – Problemi? ● Ci vuole ordine e disciplina; ● Servono un sacco di Post-it®! ● Gavino – Diminuzione del LT (15→9); – Aumento della Flow Efficiency (60%→80%); – Nuova percezione del flusso di lavoro tramite “Kanban Lens”.
- 23. Bibliografia (spicciola) ● Anderson, David J. & Carmichael, Andy; Essential Kanban Condensed; http://leankanban.com/guide/; ● Benson, Jim & DeMaria Barry, Tonianne; Personal Kanban; http://personalkanban.com/pk/book/; ● Bresciani, Marco; AAMfP; https://bitbucket.org/marcobresciani/aamfp/; ● De Smet, Jurgen & Talboom, Erik; Personal Kanban in a Nutshell; https://leanpub.com/PkFlowNutshell; ● Magennis, Troy – Modeling and Simulating Software Projects; http://focusedobjective.com/wp-content/uploads/2013/05/Modeling-and-Simulating-Software-Projects-Troy-Magennis.pdf; – Forecasting using data; https://medium.com/forecasting-using-data; ● Rother, Mike; Toyota Kata; http://www-personal.umich.edu/~mrother/Homepage.html; ● Vacanti, Daniel S.; Actionable Agile Metrics for Predictability; https://leanpub.com/actionableagilemetrics. ● Wester Giulia; Flow Efficiency: A great metric you probably aren’t using http://www.everydaykanban.com/2016/09/25/flow-efficiency/
- 24. Grazie
Editor's Notes
- Buon pomeriggio a tutti e grazie per essere venuti. Siamo gli ultimi della giornata, quindi speriamo che non siate troppo stanchi e che riusciremo a tenere viva la vostra attenzione con qualcosa di interessante. Giusto per vedere se siete attenti :) e capire meglio che taglio dare alla presentazione, vorrei chiedere a quelli di voi che non conoscono per niente il metodo Kanban o Personal Kanban di alzare la mano.
- Come si svolgerà questa nostra sessione? Abbiamo deciso di seguire la “regola delle 5W”, rispondendo alle domande che vedete, concentrandoci poi sul “che cosa”, il “come” e il “perché”. L’idea è di usare un approccio sistematico per raccontarvi la nostra esperienza e darvi quindi una struttura più chiara da seguire. Quindi per sapere in dettaglio di cosa parleremo, dovrete aspettare un paio di slide. Troppa ansia?
- Partiamo, nella nostra presentazione strutturata, dal “chi”, raccontandovi chi siamo. Io sono Marco, sono un assonnato ma felice papà di un bimbo mezzo giapponese di 2 anni e 5 mesi e capirete presto che, incredibilmente, il mio bimbo è importante per il resto della nostra presentazione. Inoltre, anche per ovvie questioni familiari, sono appassionato di 改善 e cerco sempre nuove vie e modi di migliorare me stesso e il mio modo di lavorare.
- Continuiamo colla prossima delle 5W: che cosa. Che cosa abbiamo fatto? Di cosa parliamo oggi? Siamo entrambi kanbanari praticanti (si può dire?) e prima ancora di aver osservato e sperimentato la bontà del metodo Kanban a livello di team, abbiamo scelto di provare a usare Personal Kanban per le nostre attività, ma di tenere conto delle metriche classiche del metodo Kanban per capire come ciascuno di noi lavora e se e come si può migliorare. A partire da questa idea, abbiamo estratto una lista di metriche di base, del metodo Kanban, che si possono applicare anche a livello personale. LT, o Lead time, cycle time e tutti gli altri nomi che vedete, esprime il tempo necessario per portare a termine un’attività, a partire da quando quest’attività è stata presa in carico; WIP, il work-in-progress, ovvero il numero di attività contemporanee a cui si sta lavorando, cioè che sono state prese in carico e non ancora terminate. Queste due grandezze sono collegate tra loro dalla Legge di Little, un teorema matematico pubblicato nel 1954 e dimostrato nel 1961 che, nella forma che vedete scritta in grassetto, afferma che il tempo necessario per completare un certo numero di attività dipende dal numero di attività in corso e da quante attività, per unità di tempo, escono dal sistema. Vedremo meglio più avanti. I percentili, che sono una misura statistica, li abbiamo usati per capire l’andamento generale delle nostre misurazioni, in particolare del LT complessivo delle nostre attività. Vi spiego brevemente cosa indica un percentile, con un esempio pratico preso di peso (anzi, di statura) da Wikipedia: mettiamo in ordine crescente (di statura) 100 persone della stessa età. La statura della 42a persona, in ordine rappresenta il quarantaduesimo percentile, ovvero il 42% delle persone ha una statura più bassa. Il 100 percentile invece rappresenta il record massimo di quella campionatura: tutte le persone sono sotto quella statura. Anche questo, vedremo meglio a cosa serve. Le CoS, o classi di servizio, sono quello che, in gergo project management più classico, sono definiti SLA, Service Level Agreement. Sono un modo per categorizzare i requisiti non funzionali legati ad un’attività: se ha una scadenza, se è urgente, ecc. evidenziando quello che è il cost of delay… su cui non mi soffermo per non tediarvi ulteriormente. Trovate maggiori informazioni nel link indicato. Le tipologie di attività, o Work Item Type, dipendono da quello che fate. Che so, sviluppate software? Avrete bug, funzionalità nuove, miglioramenti, ecc. Fate i falegnami? Avrete tagli, incollaggi, inchiodature e quant’altro. Solo un’ultima cosa: la differenza tra le pratiche di Personal Kanban, che vedete qui, e le pratiche del metodo Kanban che sono ben di più: Visualize, Limit WIP, Manage flow, Make policies explicit, Feedback loops, Improve & evolve.
- Di tutte quelle metriche, che cosa abbiamo preso in considerazione e misurato? Ho utilizzato Personal Kanban per le attività in ambito familiare, cercando di capire se tali attività possono essere categorizzate secondo le quattro classi di servizio classiche del metodo Kanban e dividendo ulteriormente le attività in 10 tipologie diverse. Per tutte queste categorie, ho misurato tutto quello che abbiamo visto finora… e qualcosa in più.
- Veniamo alla terza delle nostre 5W: “dove”. Per quanto mi riguarda, sono partito subito con una board fisica, preferendo carta e penna a eventuali versioni digitali, che peraltro ho sperimentato. Una board digitale semplice ma funzionale all’uso personale che però mi sento di consigliarvi è “Portable Kanban” di Dmitry Ivanov. Per tenere traccia facilmente delle metriche di cui abbiamo parlato, ho anche realizzato un foglio di calcolo (in formato LibreOffice Calc) che mi ha consentito anche di verificarle, poi, colla versione trial del tool ActionableAgile Analytics di Dan Vacanti, che ha peraltro scritto un ottimo libro proprio sulle metriche, che vi consiglio di leggere.
- Questa è la prima versione di board utilizzata per visualizzare le attività. Era una board fisica stampata su un foglio A3. Molto semplice ma anche molto efficace perché mi ha immediatamente permesso di governare, controllare e non dimenticare di gestire, le attività che avevo in carico. La bontà di questa board ha fatto si che successivamente, sia stata utilizzata per monitorare le attività di un gruppo di lavoro.
- Questa che vedete è la mia board personale, fisica, di cui vi parlavo prima. La foto è di una parete dello studio a casa, organizzata direttamente come board. A sinistra vedete l’area delle opzioni, il backlog, che contiene l’insieme delle idee, attività, appuntamenti, scadenze e tutto quello che potrei fare… più o meno da qui all’orizzonte temporale che riesco a vedere. Esempio: ho già inserito l’attività con scadenza che riguarda il pagamento del bollo auto a fine ottobre… Al centro, tra le due strisce di scotch rosso, vedete le colonne “Da fare” e “In corso” che contengono, rispettivamente, le attività committate, cioè quelle che ho deciso di fare, e quelle effettivamente in corso. Esempio: nella colonna “In corso” vedete l’attività “Mini Italian Agile Day” di oggi. Le due strisce rosse rappresentano l’intervallo, gli stati entro cui calcolo il lead time delle mie attività: su ogni biglietto scrivo la data di creazione dell’attività (quando viene messa nell’insieme delle opzioni), la data di conferma dell’attività (quando entra in “Da fare”) e la data di inizio vero e proprio dell’attività. Una volta che l’attività è completata e entra nella colonna “Fatto”, la differenza, in giorni, tra la data di “Fatto” e la data di “Da fare” è il lead time di quell’attività. Ho usato poi i colori per distinguere le classi di servizio. In blu, non ce ne sono, le attività “Expedite”, urgenti. In rosso, le attività “Fixed Date”, con scadenza. E ovviamente è indicata anche la data di scadenza. In giallo le attività “Standard” e in verde le attività “Intangible”. Queste classi di servizio rappresentano, come dicevamo prima, la categoria di costo del ritardo di ciascuna attività. Esempio: il costo di pagare in ritardo il bollo auto è ben diverso dal costo di andare in ritardo a vedere un film al cinema.
- Come vedremo poi, tutte le attività appiccicate sul muro, sono state misurate grazie alle loro date, esprimendo il lead time in termini di giorni. Grazie al foglio di calcolo che ho realizzato, e all’accortezza di realizzarlo in modo che il formato fosse compatibile col tool ActionableAgile Analytics di Dan Vacanti, ho verificato che le metriche che ho calcolato sono corrette, inserendo i miei dati all’interno del tool online e misurando tutto quello che vedremo meglio poi. Il tool ActionableAgile, così come il mio foglio di calcolo, non fornisce una visualizzazione grafica della board in sé, ma sono entrambi un utile supporto al calcolo delle metriche e alla visualizzazione delle stesse.
- Per agevolare la raccolta automatica delle metriche ho utilizzato SwiftKanban, strumento Kanban per eccellenza. La board che vedete, è estremamente semplice (Ready, Next, Doing, Done). Da notare gli WIP Limits, che fanno la loro comparsa. Nel particolare screenshot avete davanti uno dei miei momenti di frustrazione, con la colonna “doing” che ha raggiunto il WIP Limit, con le sole attività bloccate. Per cui il passo successivo sarà prendere in carico una nuova attività lavorare per sbloccare le attività in corso
- Ecco la board concepita da Marco nel suo Excel. E’ una raccolta di attività con i transiti nelle colonne (Backlog, To Do, Doing, Done), più la possibilità di mettere in wait / cancellare le attività. I colori aiutano ad evidenziare attività che si stanno avvicinando alla data di scadenza.
- Continuiamo il nostro discorso sul “come”, parlando di come abbiamo misurato. Quello che ho fatto io, è stato, come dicevo, di misurare il lead time per ciascuna attività, tracciando le date dei passaggi di stato e, come indicato da Dan Vacanti nel suo libro, aggiungendo un giorno. Questo perché un’attività iniziata e finita lo stesso giorno, conta come uno e non come zero… Le varie metriche le ho poi riportate per le diverse classi di servizio e le sto riportando ora sulla base delle tipologie di attività. Purtroppo non sono ancora un mago di LibreOffice Calc… ma ci sto lavorando. Questo mi ha consentito di analizzare e esplorare in dettaglio informazioni riguardanti le specifiche classi di servizio osservando risultati particolari e in qualche modo inaspettati… anche grazie al mio bimbo!
- Sulla sinistra la visualizzazione della legge di Little. In verde il throughput, in rosso il WIP, in blu il LT. In alto a destra attività in entrata vs attività in uscita. In basso a destra un grafico interessante. Parliamo del grafico del AALT (approximate average cycle time). Rappresenta il lead time giorno per giorno. Aiuta ad evidenziare eventuali giorni “virtuosi” da giorni poco redditizzi. L’obiettivo è sempre porsi domande che poi portano al miglioramento continuo.
- In questa slide, abbiamo degli esempi di come SwiftKanban raccoglie e presenta i dati relativi alle nostre attività. CFD Throughtput (in questo caso giornaliero) Flow Efficiency. Ogni punto è un’attività. LT, da cui si evince che quando vado in ferie, non mi porto il lavoro a casa.
- La Flow Efficiency è una metrica molto efficace perché, un’attività “In progress”, può essere interrotta per diversi motivi. Questa interruzione causa una diminuzione dell’efficienza. Per cui un’attività che non si è mai bloccata avrà Flow Efficiency 100%. Un’attività delegata avrà Flow Efficiency 0%. Nel mio caso si attesta sull’80%. Team che non curano particolarmente questa metrica hanno spesso una flow efficiency del 15%, mentre team molto efficaci stanno sul 40%. Perché io sto all’80%? E’ possibile migliorare la flow efficiency tentando di capirne le cause Troppe interazioni. Forse team troppo grande? WIP troppo elevato. Attività partite precocemente Etc. etc.
- Senza la conoscenza è impossibile trasmettere qualcosa L’applicazione del metodo aiuta le persone a far capire che queste cose non sono soltanto sterili articoli scritti da filosofi lontani dalle reali applicazioni. Nessuno “crede” in Kanban. E’ la scienza dei dati / fatti che guida. Condividere risultati, è una delle leve per far applicare il metodo a qualcun’altro. Se funziona per me, funzionerà anche per te. I Serious Games sono un passaggio importante. Gli approcci validi, si vedono già nelle piccole cose. L’essere coscienti di esser liberi di dimenticare toglie un po’ di pressione rendendoci più lucidi. Le donne non saranno mai d’accordo ma… le cose si fanno possibilmente una alla volta. Le proiezioni sono basate su dati reali. Alle stime al massimo ci si può “credere”.
- Visualize your work Visualize your work :) Le sensazioni portano a non definire i perché di quelle sensazioni. Limitare il WIP aiuta Limitare il WIP aiuta :) Limitare il WIP aiuta :) Ossessione per il miglioramento continuo