Il documento analizza i costi associati alla produzione e gestione dei documenti nelle aziende, evidenziando che tali costi possono rappresentare tra il 6% e il 10% del fatturato. Propone il 'Total Output Management' (TOM) come soluzione per ottimizzare i costi e migliorare la produttività attraverso un'analisi approfondita delle attrezzature e dei flussi documentali. Infine, il documento descrive il processo di analisi e le fasi per implementare soluzioni su misura per le necessità delle aziende.

2. Il documento è un mezzo per comunicare e la sua gestione HA UN COSTO Il costo del documento Costo tangibile la produzione del documento Costo intangibile la gestione della sua produzione

3. Definizione del costo del documento Studi effettuati da Gartner Group e IDC dicono che questo costo varia tra il 6% ed il 10% del fatturato di un’azienda Acquisto o noleggio prodotto Software specifici Materiali di consumo Supporto e Manutenzione Tangibile / misurabile Costo per pagina Network Mgmt e supporto IT interno Costi amministrativi e generali Costo gestione documentale Produttività, tempo, efficienza Intangibile e di complessa misurabilità Costi generali, inefficienze, bassa produttività etc.. Costo complessivo per il cliente

4. Diminuire i costi: il Total Output Management Soluzioni HW innovative e coerenti con le esigenze dell’azienda Integrazioni di Software specifici per la gestione del flusso documentale Ottimizzazione del costo totale della produzione del documento

5. Organizzazione delle attrezzature Office Automation Stampanti a getto di inchiostro !!! Copiatrice Fax ? Documenti cartacei Scanner ?? Stampanti ad aghi Stampanti Laser Personali Quanto spendo per produrre un documento? Stampa da HOST? Quante attrezzature? Un fax per ufficio? Condividere? Archiviare? Bianco e nero o colore? Chi stampa e quanto stampa?

6. Alcune domande… Siete informati su: Quanto spendete in un anno per stampare, copiare e ricevere fax? Quanto vi costa ogni foglio stampato o copiato? Quante sono le attrezzature nei vostri uffici? Quanto vengono utilizzate e da chi?

7. La nostra risposta è il Total Output Management Quanto spendete Quali e quante attrezzature utilizzate Dove poter intervenire Il primo importante risultato del TOM è quello di realizzare una fotografia della vostra situazione attuale che ci permette di potervi dire:

8. Cosa è il Total Output Management È un’analisi della situazione di copiatrici, fax e stampanti nella vostra azienda, che vi darà suggerimenti pratici per migliorare la produttività e ridurre i costi operativi e di gestione. Il TOM vi farà scoprire i problemi legati alla gestione dei documenti e come evitarli.

9. Case History Settore Printer Nr. Copier Nr. Fax Nr. Totale Pag. anno TCO annuo Soluzione T-Adler Risparmio % Energia 103 16 8 127 1.434.000 € 67.400 € 46.900 30,3 Logistica 85 33 58 146 3.570.000 € 98.500 € 76.700 22,1 Linea Aerea 39 14 11 64 2.300.000 € 70.800 € 61.600 13,0 GDO 265 46 29 320 5.645.000 € 239.000 € 190.000 20,5 Alimentare 350 78 82 510 2.960.000 € 430.000 € 327.000 24,0 Produzione 320 88 76 484 7.200.000 € 326.000 € 281.000 13,8 Assicurazioni 82 17 14 113 2.600.000 € 101.500 € 90.900 10,4

10. Presentazione dei risultati dell‘analisi presso i vostri uffici: 1. Connettività 2. Gestione dei documenti 3. Soluzioni di stampa 4. Gestione dei costi La procedura che svolge TOM si articola in 3 fasi distinte : Analisi Risultati Proposta Analisi della vostra struttura informatica: Registrazione di tutte le periferiche Identificazione dei volumi di stampa e dei relativi costi Valutazione di tutte le informazioni Proposta di soluzione su misura: 1. Un unico prezzo per pagina 2. Rinnovo di tutti i contratti 3. Smaltimento delle vecchie attrezzature 4. Installazione , manutenzione, supporto.

11. Le fasi dell‘analisi T.O.M. Analisi T.O.M. Il Total Output management, mira a definire la situazione attuale del cliente in termini di costo totale per produrre un documento. Progettazione Le soluzioni Triumph-Adler vengono sviluppate attraverso il dialogo tra il Cliente e gli analisti Triumph-Adler Consulting L‘attività di analisi delle esigenze del cliente, è alla base dell‘attività di progettazione e della soluzione proposta . Pianificazione Le attività di analisi vengono pianificate e programmate con il cliente.

12. Analisi Demografica Analisi on-site delle vostre attrezzature e rilevazione dei volumi di stampa generati dagli utenti.

13. Analisi Funzionale Analisi delle esigenze Infrastruttura I.T. Interviste con gli utenti chiave di ogni area aziendale Vengono valutati i processi sensibili per la Vostra Azienda, identificando le aree critiche e le possibilità di ottimizzazione

14. Analisi Economica – Costi Operativi Calcolo del costo totale annuo dei documenti prodotti COSTO DELLE ATTREZZATURE COSTO MATERIALI DI CONSUMO SPESE DI MANUTENZIONE VOLUME DI PAGINE PRODOTTE € XXX,00 COPIATRICI € XXX,00 € XXX,00 XXX.XXX COSTO MEDIO X PAGINA STAMPANTI FAX TOTALE € XXX,00 € XXX,00 € XXX,00 XXX.XXX € XXX,00 € XXX,00 € XXX,00 XXX.XXX € XXX,00 € XXX,00 € XXX,00 XXX.XXX € 0,0XXXXX Lire XXX € 0,0XXXXX Lire XXX € 0,0XXXXX Lire XXX € 0,0XXXXX Lire XXX

15. Presentazione dei risultati e proposta di soluzione Durante la presentazione presso la Vostra Sede, verrà esposto e condiviso il risultato delle nostre analisi con tutte le persone coinvolte nel progetto. Utilizzando i risultati della fase di analisi, siamo in grado di proporre una soluzione migliorativa per trovare il punto di equilibrio tra il massimo risparmio e la massima produttività

16. Total Output Management : Una Soluzione Globale Software Servizi Hardware Stampanti Multifunzione Fax Soluzioni di stampa Gestione elettronica del documento Workflow documentale Progettazione Assistenza on site Addestramento Connettività Microsoft Novell SAP UNIX AS400 (HPT/IPDS)

17. Output Stampante Input Supporto Cartaceo Documentale Archivio Gestione Documentale Soluzioni Software fax Spool PDF XXXXXX hhgggg Sdsd 12 556 wwwwww 12345 Jdslkjfdfds 12589 12345 Jdslkjfdfds 12589 12345 Jdslkjfdfds 12589 12345 Jdslkjfdfds 12589 12345 Jdslkjfdfds 12589 12345 Jdslkjfdfds 12589 12345 Jdslkjfdfds 12589 65656565656 6565 Tope eeeee 12122004 20 fax fax Documentale Archivio E-mail

18. Il risultato: La riduzione dei costi Risparmio minimo del 10% Il TOM vi consentirà di gestire e ridurre i costi di stampa e di copia.

19. Costo per pagina attuale 3,75 Cent. 5,67 Cent. 10,8 Cent. Un esempio: i costi attuali (Analisi mercato europeo IDC 2007) Dati IDC Year 2007 Copy Print Fax 2 4 6 8 10 12 Cent.

20. Costo per pagina con TOM Copy Print Fax Un esempio: i costi con il TOM di Triumph-Adler 2 4 6 8 10 12 Cent Es. x,xx Cent.

21. I vantaggi del Total Output Management Risparmio sui costi operativi Ottimizzazione dei costi di gestione dei sistemi di copiatura, stampa, trasmissione fax e scanner Minimizzazione dei costi amministrativi e di gestione del parco Riduzione del down time dei sistemi Miglioramento nella gestione degli ordini dei materiali di consumo Minimizzazione dell’impegno del personale IT nella risoluzione dei problemi

22. Servizi a valore aggiunto Consegna, collaudo, installazione e configurazione in rete di tutte le attrezzature proposte; Ritiro delle attuali attrezzature e smaltimento secondo le normative di legge vigenti ; Installazione, configurazione e aggiornamenti dei Software di gestione del parco; Addestramento del personale IT e degli utenti; Servizio di assistenza on-site comprensivo di manodopera e ricambi, secondo contratto; Consegna di tutti i materiali di consumo necessari alla produzione delle copie/stampe/fax incluse nel contratto

23. Il Processo Lettera di Proposta Valutazione Del cliente Analisi Demografica e Funzionale Meeting per definizione fasi successive e raccolta informazioni Analisi Economica Calcolo TCO ATTUALE Stesura Progetto e Proposta Proposta Tecnica e Economica Calcolo NUOVO TCO (PROPOSTA) PRESENTAZIONE Presentazione Approccio TOM

24. Grazie per l’attenzione

25. Riferimenti M.Ela International S.r.l. Via Chambery 93/115 Q 10142 Torino TO Tel.: 011 70 36 00 Fax: 011 70 07 17 www.melaint.com [email_address]