Meeting als evenement

Meeting als Evenement
Eric Van Cauwenberge
Voorzitter Toerisme Brakel vzw

Info: eric.van.cauwenberge@skynet.be

Definitie van een evenement
Indeling evenementen
Wie organiseert?
Soorten ondernemingen
MICE
Wat is een meeting?
Wat is een congres
Vraag en aanbod in de meetingsector

Inhoud

Planningsproces evenement
Het plannen van een meeting
Het congres van Toerisme Brakel
Hospitality
Hospitality op congressen
Accommodatie & locatie
Keuze van leveranciers

Inhoud

Een evenement is een speciaal georganiseerde

gebeurtenis, show, stunt, concert, reis, festival,
sportorganisatie, toernooi, incentive enz.
Met de bedoeling goodwill en bewustwording te
kweken of kennis over te brengen voor een
onderneming, een overheid, een instelling, een
idee, een product en/of een dienst.

Definitie van een evenement

Een andere zeer belangrijke doelstelling is het

scheppen van een beleving en/of ervaring
Bij een welomschreven doelgroep
Het evenement kan internationaal, nationaal,
regionaal of lokaal zijn
Het evenement trekt dikwijls de grote massa aan,
of de specifieke doelgroep (op uitnodiging) of trekt
de aandacht van de media


Het evenement kan slaan op competitieve

elementen, voor het goede doel zijn, commercieel
zijn, sociaal zijn of just for fun
De onderneming, de instelling, de organisatie, de
overheid (= organisatoren) kunnen dit zelf
organiseren of een gespecialiseerd
evenementenbureau aanspreken


Indeling evenementen

De privésector met winstoogmerken kan zijn:

ondernemingen die evenementen gebruiken voor
marketing- en verkoopdoelstellingen, hotels en
vakantieoorden die evenementen gebruiken voor
imagoverbetering en als attractiemiddel.

Wie organiseert?

Non-profit instellingen en vrijwilligers die

evenementen gebruiken als verwerving van
inkomsten of als ondersteuning van bepaalde
concrete doelstellingen, ideeën en diverse
gemeenschapsinstellingen en informele groepen
met algemeen maatschappelijke bedoelingen

Wie organiseert?

Overheidsinstellingen (nationaal, regionaal, lokaal)

of gemengde privaatpublieke groepen zoals
vrijetijdsinstellingen en sociale instellingen, die
evenementen gebruiken als ondersteuning van
emancipatie, ideeën, aanmoediging tot sporten,
gezondheidsverbetering en sociale integratie

Wie organiseert?

Economische en toeristische instellingen die

evenementen organiseren ter stimulatie van
tewerkstelling, het verwerven van inkomsten en
citymarketing.
Kunst- en culturele instellingen die evenementen
gebruiken ter verwerving van erkenning,
bewustwording en het stimuleren van deelname

Wie organiseert?

Incentives (reis) bureaus: een incentive reis is een

veelvoorkomend middel tot beloning en motivatie
van leidend personeel voor verbeterde prestaties
bij het behalen van doelstellingen
Het blijft een groeiende behoefte naar het vinden
van nieuwe bestemmingen en het scheppen van
meer beklijvende programma’s

Soorten ondernemingen

Corporate “gastvrijheid” bureaus: exploiteren

grote sporten cultuurevenementen in functie van
de verbetering van de relaties van de
opdrachtgever met zijn klanten en potentiële
klanten.
Drink, recepties, banketten, dans- en
muziekavonden
Formele presentaties en korte toespraken maken
de boodschap van de opdrachtgever duidelijk


Evenementen productiebureaus: facilitaire

ondernemingen die o.a. podiums leveren, instaan
voor licht en klank, speciale effecten, catering,
vertaaldiensten, bewaking verzorgen. Ze worden
ingeschakeld via een evenementenbureau.
Transportbureaus behandelen de bagage op de
“grond”. Ze transporteren de bagage van de
luchthaven naar de verblijfplaats en terug naar de
luchthaven


Evenementenbureaus die evenementen

concipiëren en plannen, eventueel de uitvoering
coördineren in opdracht van een klant
Ze werken samen met een reeks leveranciers
Evenementenbureaus: organiseren evenementen
om den brode voor hun klanten
Soms organiseren zij een eigen evenement.


Organisatiebureaus van beurzen
Vakbeurzen publieksbeurzen en gemengde

beurzen
Workshops, waarbij men als doel heeft het
(toeristisch) aanbod van een regio of land in
contact te brengen met de binnenlandse of
buitenlandse vraag
.


Nogal wat “beurzen” hebben een conferentie

randprogramma, als toegevoegde waarde voor die
specifieke beurs
Soms gaat een organisator van conferenties zelf
een bijhorende beurs organiseren.


Promotionele organen: voeren promotie voor

bestemmingen
Kunnen partners zijn van evenementenbureaus
alhoewel niets hen belet zelf evenementen op te
zetten
Bestemmingsmanagement bureaus (Destination
Management Company): behandelen alle
logistieke problemen van inkomende groepen


De meeting gerelateerde evenementen ook soms

MICE (Meetings, Incentives, Conventions,
Exhibitions) genoemd
Het gaat hier over de volledige vergadersector
van algemene vergaderingen, jaarmeetings,
congressen, conventies
Nogal wat opvoedkundige evenementen kunnen
hier ook ondergebracht worden

MICE

Een evenement waar de primaire activiteit van de

aanwezigen het bijwonen is:
Van educatieve sessies
Het deelnemen aan vergaderingen en/of
discussies
Het socialiseren (netwerken)

Wat is een meeting?

Het regelmatig samenkomen van grote groepen

individuen, meestal om een bepaald onderwerp te
bespreken
De frequentie is meestal van tevoren bepaald
(zowel meerjarig als jaarlijks)
Internationale congressen zijn meestal meerjarig
Soms is het een vergadering of bijeenkomst van
de leden van een organisatie of afgevaardigden of
vertegenwoordigers van ledenorganisaties

Wat is een congres?

Meetings
volgens
Europa


De vraag- en aanbodrelatie in de
meetingsector

De vraagzijde bestaat uit
enerzijds bedrijven en
anderzijds de verenigingen.
Zij kunnen actief zijn op
lokaal, nationaal of zelfs
internationaal vlak en zo hun
impact op de vergadersector
bepalen

De vraagzijde

De vraagzijde: bedrijven en de verenigingen
Lokaal, nationaal of zelfs internationaal vlak en zo
hun impact op de vergadersector bepalen: hoe
groter de actieradius, hoe omvangrijker en
economisch belangrijker de meetings en/of
congressen zullen zijn
Een bedrijf of vereniging kan intern beschikken
over een meeting planner (of dienst). Deze treedt
dan rechtstreeks in contact met de aanbodzijde

De vraagzijde

De vraagzijde: bedrijven en verenigingen
Ofwel wordt een beroep gedaan op een externe
professional. Zo’n PCO (Professional Congress
Organiser) treedt dan op als tussenpersoon
Vanuit het standpunt van de aanbodzijde wordt de
PCO ook als een vrager beschouwd m.n. het is
een potentiële klant voor de diensten die zij
aanbieden

De vraagzijde

De aanbodzijde bestaat
uit een reeks
gespecialiseerde
leveranciers van allerlei
diensten en/of
accommodatie. Deze
aanbieders kunnen in
een aantal groepen
ondergebracht worden

De aanbodzijde

Aanbod seminarie- en congrescentra,

evenementen- en tentoonstellingshallen, hotels
Auditoria van universiteiten en hogescholen
Meestal in grotere steden.Varieert inzake
opvangcapaciteit (uitgedrukt in personen) en
technische voorzieningen (o.m. parking, vestiaire,
vertaalmogelijkheden, audiovisuele middelen)
Supplementair tentoonstellingsruimten en/of
catering

Congresinfrastructuur


Normaal wordt een hotel als logiesvorm verkozen
Die zijn soms geïntegreerd in het

congresgebouwencomplex
Commerciële vakantiedorpen (zoals Center Parcs,
SunParks) en inrichtingen voor sociaal toerisme
(Ysermonde) beschikken over de mogelijkheden
om gecombineerde logies- en
vergaderinfrastructuren aan te bieden

Logiesinfrastructuur

Overbruggen tussen thuis en gastland.
Normaal het vliegtuig doch nu zijn snelle

treinverbindingen (TGV, Eurostar, Thalys) een
alternatief
Transfermogelijkheden naar het congrescentrum
(kleine busjes of taxi’s gebeuren) of met openbaar
vervoer (bv. metro)
Voor excursies of avondprogramma’s doet men
meestal een beroep op lokale busmaatschappijen

Transportbedrijven

Restaurants, bars of cafetaria’s, maar ook

professionele aanbieders van cocktailparty’s,
buffetten, enz. horen in deze groep thuis
Cateraars zijn in de meeting- en congresbranche
zeer actief aangezien netwerking belangrijk is.
Verzorgde lunches, diners en recepties bieden de
mogelijkheid daartoe

Catering

Tolken zorgen voor de simultaanvertaling tijdens

de zittingen van (internationale) congressen
Heel wat documenten zijn meertalig waarvoor men
een beroep kan doen op deze gespecialiseerde
leveranciers
Snelle vermenigvuldiging en/of uitgave van de
congrespapers, de resoluties en de verslagen
Veel congrespapers nu via elektronische dragers
of via een toegangslink op het internet

Vertalen-tolken-reproduceren

Hostesses
Receptionisten
Fotografen en dergelijke
Organisaties die inschrijven en o.a. de badges

vervaardigen
PR-diensten (nevenprogramma’s)

Hospitality

Bewakingsfirma’s
Firma’s voor audiovisuele installaties
Relatiegeschenken
Firma’s voor standenbouw
Plantendiensten en bloemisten
Bieden hun diensten in deze sector aan

Technische ondersteuning

Vraag en aanbod

werken samen via een
bepaald systeem van
tussenpersonen en
procedures

Het organisatiekader

Bedrijven met
specialisatie in het
organiseren (of daarbij
behulpzaam zijn) van
congressen
• Instellingen die
bestemmingen
promoten
•

Tussen vraag en aanbod staan een
aantal instellingen die bemiddelen

Promoten hun bestemming als ideale locatie:

meetings, congressen, incentives, evenementen,
teambuilding op nationaal en internationaal niveau
Leden zijn hoofdzakelijk leveranciers van die
markt: hotels met vergaderaccommodatie,
evenementenbureaus enz.
Stimuleert het vergaderen of het organiseren van
congressen op allerlei manieren, assisteert bij de
voorbereiding en uitvoering

Congresbureaus (CVB’s)

Schrijven “bidbook”. Info verstrekken, diensten

verzorgen: vergaderplaats, logies, registratie van
en info voor de bezoekers, gespecialiseerd
personeel
Actief hun bestemming aanbieden en verkopen.
Voor hun klanten kunnen ze voor het echte
organisatiewerk beroep doen op een PCO.
Dikwijls zijn dit non-profit instellingen die afhangen
van steun van de overheid


Congresbureaus:- Brussel International (BITC),

Antwerp Convention bureau, Meeting in Brugge,
Gent Congres - + Limburg Congresbureau,
Toerisme Knokke-Heist en Oostende
Actief op het vlak van destination marketing:
 Promotie voor hun stad of regio als bestemming
 Overkoepeling: Belgian Convention Bureau
Flanders Brussels (onderdeel van Toerisme
Vlaanderen)


Locaties en/of accommodatie
Sociale randprogramma’s
Verblijfsmogelijkheden (aanbod en/of reservatie

en/of onderhandelen)
Transportdiensten en contacten met andere
leveranciers
Samenstellen van specifieke programma’s
naargelang de aard van het evenement

D(estination)M(anagement)C(ompagny)

Onafhankelijke bedrijven: tegen betaling een

conferentie en/of meeting op professionele basis
organiseren of daaraan meewerken
Deskundige adviseur: het vaststellen en realiseren
van de doelstellingen, tussenpersoon bij de
onderhandelingen met leveranciers
Diensten: administratie, organisatie en logistiek,
financieel advies, locatie, de registratie, sprekers,
IT ondersteuning, sponsoring

P(rofessional)C(ongres)O(rganiser)

Congresbureau zoekt klanten
Prospectie: brengt het congresbureau in contact

met meetingplanners. Bedrijven als verenigingen
zijn, die zowel intern als extern werken
 Het congresbureau zal vragen naar de specifieke
behoeften van de klant
Gewapend met deze gegevens: beroep doen op
de diensten van een PCO voor het specifieke
organisatiewerk

Wisselwerking CVB-PCO

PCO zoekt leveranciers: accommodatie en andere

nuttige diensten
Verzamelt alle gegevens om aan de
meetingplanner een voorstel te kunnen doen, die
dan evalueert
Schakelfunctie of projectmanager(het
organiseren)
Adviseur: communicatie, marketing, public
relations, verzekeringen, fiscaliteit, innovatieve
programma’s

Wisselwerking CVB-PCO


Planningsproces

Planning is een proces:
Het ontwerp van het concept (doelstelling,
doelgroep, naamkeuze)
Het tijdstip, de locatie- en/of accommodatiekeuze
Het organisatiecomité
Het programmeren van de meeting
Het onvoorziene
Het uitvoeren
De evaluatie

Het plannen van een meeting


Het programmeren van de meeting met o.a.:

Aankomst van de verantwoordelijke staf
(coördinatie)
 Aankomst van de sprekers en vips
 Aankomst en registratie van de deelnemer
 Patroon van de meeting
 Programmatieschema (sprekers en andere
activiteiten)



Eventuele ruimten voor ministanden en/of
tentoonstelling
 Catering
 Budget
 Transport van de materialen
 De keuze van de leveranciers
 PR



Marketing
 Sponsors
 De betrokken partijen
 Financiën
 Verzekeringen



Het congres van Toerisme Brakel

Aanleiding: 35-jarig bestaan - aandenken
Vijfjaarlijkse activiteit
Thema: “evenement als toeristische attractie”
Idee: mijzelf en met die vraag naar partners
Vormend en netwerking
In samenwerking met Toerisme Vlaamse

Ardennen
Opening toeristisch seizoen
Budgetuitbreiding (eigen budget-beperkt)


Groter draagvlak qua publiek
Op uitnodiging (papier en e-mail)
Tijdstip maart (ontstaan in maart ‘76)
Datumkeuze: accommodatie beschikbaar
Keuze accommodatie: beperkt
Ervaring via nieuwjaarsreceptie
Comité: leden van beide vzw’s
Vergaderen met partners


Aandenken: tas (eigen aan de vzw) met Brakelse

producten
Partners: Stella Matutina – Sponsors –
gemeentebestuur = schrijven
Programmatie: i.v.m. het thema
Presentaties rond het thema
Cases en expertise
Relaties aanspreken (tijdig)
Toerisme Vlaanderen


Ontvangst personaliteiten – sprekers –

deelnemers
Registratie en doorverwijzen
Uitreiken map met o.a. programma,
deelnemerslijst
Koffie, thee, frisdranken aanbieden
Stimuleren om te gaan zitten
In pauze doorverwijzen
Stimuleren om tijdig weer te beginnen
Briefing personeel

Parkeerproblematiek: met politie
Aandacht nevenprogrammatie
Standjes van partners
Persstand
Inrichten accommodatie – ter plaatse bekijken
Onthaal – presentaties – pauze -receptie –

geschenkpakketten
Timing=probleem


Theaterstijl verschillende rijen stoelen, parallel

geplaatst en gericht naar het podium, is het best
geschikt is voor formele presentaties. De focus ligt
op de spreker


Cabaretstijl - maakt ook gebruik van ronde tafels.

Het aantal personen per tafel kan verschillen.


Leveranciers voor receptie – relatiegeschenken –

panelen – geluid e.d.
Keuze presentator: bekende mediafiguur
Opening seizoen: partner
Slottoespraak: gelegenheidsspreker
Sponsors: leveranciers van de inhoud
geschenktassen
Uitgeverij Die Keure


Inhoud tas: Brakelse producten – bier – kaas -

bierbrand – mineraal water - documentatie


Uitnodiging: papier – e-mail – op te stellen

adressenbestand: met partners


Promotie: op uitnodiging – persmededeling
Sponsoring: beperkt – projectfinanciering

Provincie Oost-Vlaanderen: geweigerd
Materialen ophalen: te plannen
Klaarmaken tassen: te plannen
Opstelling: dag ervoor
Debriefing na afloop
Toegangscode voor de presentaties


De modale organisator ligt wakker van de no-

shows op het evenement
Dit zijn de gasten die niet opdagen zonder enige
vorm van verontschuldiging (30%)
Complicaties voor de organisator voor o.a.
tafelschikking, groepsindeling en catering
(verspilling van voedsel en dit in de huidige
tijdsgeest)
Hoe is dit te voorkomen?


Gasten op een evenement moeten optimaal

onthaald worden
De organisator ofwel eigen mensen of bij een
leverancier het nodige en vaardige personeel
inhuren de zgn. hostesses en/of hosts of andere
vormen van onthaalpersoneel
De nodige vaardigheden bezitten zoals vlot zijn,
een paar vreemde talen spreken, open houding,
hulpvaardigheid uitstralen

Hospitality

Kledij moet aangepast zijn aan de stijl en/of het

thema van het evenement
Taken: ontvangst genodigden, begeleiding,
opluistering (bij meeting of conventie)
Totaalentertainment (bar bemannen, fotoshots,
spelbegeleiding)
Zorgen voor het mooie plaatje

Hospitality

Een professioneel systeem van inschrijven en dit

bevestigen is een vorm van gastvrijheid en draagt
bij tot de uitstraling van het evenement
Een uitgebreide briefing is hier onmisbaar zodat dit
ingehuurde personeel het imago uitstraalt dat men
als organisator aan het evenement wil geven

Hospitality

Het onthaal op grote congressen kan een

eindeloze bron van ergernis betekenen
Zorg voor extra onthaalmedewerkers en een
voldoende kleine afbakening van de beginletters
Vergeet de sanitaire voorzieningen niet bij de
ingang (mensen komen van ver en hadden een
lange reistijd)
Dit is een belangrijk aspect van de stijl van dit
soort evenementen

Hospitality op congressen

Een essentieel onderdeel van het evenement is

het karakter van de omgeving, lay-out en het
imago dat geassocieerd wordt met de locatie, de
gebruikte materialen, het uiterlijk van signalisatie,
podia, geluidsapparatuur, accommodatie e.d
Al deze elementen dragen bij tot het
“belevingskarakter”, het imago van het evenement
en bepalen de context en de sfeer waarin alle
activiteiten zich afspelen

Accommodatie & locatie

De plaats kan zeer belangrijk zijn, rekening

houdend met transportmogelijkheden en de
beschikbaarheid van aangepaste infrastructuur
Die laatste vereiste kan bijzonder groot zijn bij een
grootpubliekevenement
Ook de aan- en afvoer van de nodige materialen,
uitrusting moeten kunnen georganiseerd worden


Meetingpoint.be geeft een overzicht met

zoeksysteem om de nodige zalen, hallen,
feestzalen te vinden
De brochure “Offical Meeting Guide to Flanders &
Brussels” die gratis kan besteld worden bij
Meetingpoint
Meetingpoint is een onderdeel van het Belgium
Convention Bureau Flanders-Brussels (Toerisme
Vlaanderen)


Zij heeft tevens een zoeksysteem voor

leveranciers van allerlei evenementdiensten
Evenplanner.be plaatst op de website een
overzicht onder de naam: locaties – feestzalen en
locaties (overzicht met o.a. feest- en eventlocaties)
Het BITC (Brussels Internationaal Toerisme en
Congres) promoot Brussel


Er zijn wel een aantal aandachtspunten bij het
keuren van accommodatie en/of locatie:
Wat is de eerste indruk bij een plaatsbezoek?
Gebruik al de zintuigen
Hoe ziet de locatie en/of accommodatie eruit? Past
de faam van de accommodatie met mijn
doelstellingen?
Is er voldoende kwalitatieve capaciteit voorhanden,
ook eventueel voor een zittend publiek?


Valt de kostprijs binnen het budget van de

organisator?
Hoe ziet de omgeving eruit? Is ze voldoende
attractief?
Is de ligging min of meer centraal voor de te
verwachten doelgroep?
Is de omgeving stil, ligt de inrichting onder een
aanvliegroute van vliegtuigen, hoe zit het met
akoestiek?


Hoe “ruikt” het er bij de eerste indruk? Fris,

verzuurd, vies enz.
Is er een soort groenvoorziening?
Zijn er voldoende propere sanitaire voorzieningen?
Hoe zit het met de ingangen? Attractief,
uitnodigend, proper? Zijn er voldoende
nooduitgangen?
Is er voldoende aanbod van goed uitgeruste en
veilige parkings?


Is de site vlot bereikbaar met diverse

vervoersmiddelen? Is er bewegwijzering naartoe?
Is er een mogelijkheid tot opruimen aangeboden?
Zijn alle nutsvoorzieningen voorhanden? Is de
stroomvoorziening voldoende sterk genoeg voor
hoge belastingen? Zijn deze installaties nog recent
gekeurd?


Zijn er voldoende brandblussers, is er een vast

systeem voor brandbestrijding?
Zijn er voldoende rookkoepels? Is er
noodverlichting aanwezig?
Is de site toegankelijk voor mindervaliden en
andere kwetsbare groepen?
Kan men er vlot laden en lossen? Zijn de
binnenruimten vlot bereikbaar voor uitrusting?


Zijn er communicatieve diensten voorhanden?
Zijn er podia, lichtinstallaties, kleedkamers,

ontvangstruimten, decoratiemateriaal, decors,
mengtafels, vestiaireruimte, afvalstapelruimten,
airconditioning, verwarming beschikbaar? Is de
isolatie voldoende om geen geluidsoverlast te
veroorzaken?
Zijn er keukens aanwezig en zo ja in welke staat?


Biedt de locatie catering aan, ga dan eerst zelf

proeven. Hoe zien de installaties eruit? Worden
viparrangementen aangeboden?
Is er voldoende en deskundig personeel
beschikbaar vanwege de site?
Heeft de site een veiligheidsplan? Is een
milieuvergunning voorhanden, zo ja welk type?
Heeft de site een eigen verzamel- en
verwerkingssysteem van afval


Controleer het meubilair, de vloeren, de muren, de

tapijten, de decoratie enz. Bestaat er een
gedetailleerd siteplan?
Is er logiescapaciteit in de directe omgeving?
Is de site gebonden aan vaste leveranciers,
bijvoorbeeld een verplichte cateraar?
Is de site geschikt als openluchtlocatie? Hoe zit het
met de ondergrond en de aanwezige
nutsvoorzieningen?


Is die site bereikbaar met diverse

vervoermiddelen?
Gingen er reeds gelijkaardige evenementen door?
En denk eraan voldoende op voorhand te
reserveren, zeker als grote capaciteit vereist is!
Wat met bewegwijzing naar de evenementlocatie?
Die is wel belangrijk als het over publieke
evenementen gaat.


Eens een locatie en/of accommodatie geboekt is

kan de logistieke coördinator aan de slag. Hij zal
dan een onderzoek doen naar alle speciale
vereisten en een aangepast plan logistiek
opstellen
Hij kan dan ook tijdig de nodige toeleveranciers
contacteren, offerteaanvragen versturen, offertes
onderzoeken, onderhandelingen aanvatten enz.

Keuze van leveranciers

RendEvenement bouwde

www.rendevenement.pmg.be
RendEvenement publiceert quasi jaarlijks een
P@rtnergids;
Eventplanner bouwde:
www.eventplanner.be/bedrijvengids/leveranciers.p
hp


Eventonline: www.eventonline.be/details.asp?

language=nl&productID=49010 geeft een
uitgebreid overzicht van allerhande leveranciers,
samengebracht in groepen
Evenementen startpagina met
http://evenementen.startpagina is een
verzamelpagina met o.a. ook bepaalde
leveranciers


Lees alles hierover in dit boek van Eric Van
Cauwenberge – uitgegeven door die Keure
B&E


Meeting als evenement

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Meeting als evenement

Similar to Meeting als evenement (20)

More from Van Eric

More from Van Eric (8)

Meeting als evenement