Alles over het organiseren van evenementen. Definitie, soorten, hoe organiseren, organisators, soorten evenementen...Bron: Roadbook Event Management van Eric Van Cauwenberge, uitgegeven bij die Keure B&E

1. Wat is een Evenement?
Eric Van Cauwenberge
Voorzitter Toerisme Brakel vzw
Congres: Toeristische evenementen - Brakel

2. Een evenement is een speciaal georganiseerde
gebeurtenis, show, stunt, concert, reis, festival,
sportorganisatie, toernooi, incentive enz
Doelstelling: goodwill en bewustwording kweken
of kennis over te brengen voor een onderneming,
een overheid, een instelling, een idee, een
product en/of een dienst
Definitie van een evenement
Eric Van Cauwenberge

3. Een zeer belangrijke doelstelling is het scheppen
van een beleving en/of ervaring
Bij een welomschreven doelgroep
Het evenement kan internationaal, nationaal,
regionaal of lokaal zijn
Het evenement trekt dikwijls de grote massa aan,
of de specifieke doelgroep (op uitnodiging) of trekt
de aandacht van de media
Definitie van een evenement
Eric Van Cauwenberge

4. Het evenement kan slaan op competitieve
elementen, voor het goede doel zijn, commercieel
zijn, sociaal zijn of just for fun
De onderneming, de instelling, de organisatie, de
overheid (= organisatoren) kunnen dit zelf
organiseren of een gespecialiseerd
evenementenbureau aanspreken
Definitie van een evenement
Eric Van Cauwenberge

5. Een budget is een financieel plan over een
bepaalde periode. Het wordt uitgedrukt in
monetaire termen en wordt gebruikt als een
leidraad voor de exploitatie van een evenement
Het is gebaseerd op beschikbare informatie en
bestaat uit de ontvangsten en uitgaven
Sponsoring
Soms dominant en breekpunt
Budget
Eric Van Cauwenberge

6. Indeling evenementen
Eric Van Cauwenberge

7. De privésector met winstoogmerken:
Ondernemingen die evenementen gebruiken voor
marketing- en verkoopdoelstellingen
Hotels en vakantieoorden gebruiken evenementen
voor imagoverbetering en als attractiemiddel
Wie organiseert?
Eric Van Cauwenberge

8. Non-profit instellingen,
gemeenschapsinstellingen, informele groepen en
vrijwilligers:
Gebruiken evenementen als verwerving van
inkomsten of als ondersteuning van bepaalde
concrete doelstellingen, ideeën en/of algemeen
maatschappelijke doelstellingen
Wie organiseert?
Eric Van Cauwenberge

9. Overheidsinstellingen (nationaal, regionaal, lokaal)
of gemengde privaat-publieke groepen (zoals
vrijetijdsinstellingen en sociale instellingen)
Gebruiken evenementen als ondersteuning van
emancipatie, ideeën, aanmoediging tot sporten,
gezondheidsverbetering en sociale integratie
Wie organiseert?
Eric Van Cauwenberge

10. Economische en toeristische instellingen die
evenementen organiseren ter stimulatie van
tewerkstelling, het verwerven van inkomsten en
citymarketing.
Kunst- en culturele instellingen die evenementen
gebruiken ter verwerving van erkenning,
bewustwording en het stimuleren van deelname
Wie organiseert?
Eric Van Cauwenberge

11. Incentives (reis) bureaus: een incentive reis is een
veelvoorkomend middel tot beloning en motivatie
van leidend personeel voor verbeterde prestaties
bij het behalen van doelstellingen
Het blijft een groeiende behoefte naar het vinden
van nieuwe bestemmingen en het scheppen van
meer beklijvende programma’s
Soorten ondernemingen
Eric Van Cauwenberge

12. Corporate “gastvrijheid” bureaus: exploiteren
grote sport- en cultuurevenementen in functie van
de verbetering van de relaties van de
opdrachtgever met zijn klanten en potentiële
klanten.
Drink, recepties, banketten, dans- en
muziekavonden
Formele presentaties en korte toespraken maken
de boodschap van de opdrachtgever duidelijk
Soorten ondernemingen
Eric Van Cauwenberge

13. Evenementen productiebureaus: facilitaire
ondernemingen die o.a. podiums leveren, instaan
voor licht en klank, speciale effecten, catering,
vertaaldiensten, bewaking verzorgen. Ze worden
ingeschakeld via een evenementenbureau.
Transportbureaus behandelen de bagage op de
“grond”. Ze transporteren de bagage van de
luchthaven naar de verblijfplaats en terug naar de
luchthaven
Soorten ondernemingen
Eric Van Cauwenberge

14. Evenementenbureaus die evenementen
concipiëren en plannen, eventueel de uitvoering
coördineren in opdracht van een klant
Ze werken samen met een reeks leveranciers
Evenementenbureaus: organiseren evenementen
om den brode voor hun klanten
Soms organiseren zij een eigen evenement.
Soorten ondernemingen
Eric Van Cauwenberge

15. Eric Van Cauwenberge

16. Organisatiebureaus van beurzen
Vakbeurzen publieksbeurzen en gemengde
beurzen
Workshops, waarbij men als doel heeft het
(toeristisch) aanbod van een regio of land in
contact te brengen met de binnenlandse of
buitenlandse vraag
.
Soorten ondernemingen
Eric Van Cauwenberge

17. Nogal wat “beurzen” hebben een conferentie
randprogramma, als toegevoegde waarde voor die
specifieke beurs
Soms gaat een organisator van conferenties zelf
een bijhorende beurs organiseren.
Soorten ondernemingen
Eric Van Cauwenberge

18. Promotionele organen: voeren promotie voor
bestemmingen
Bestemmingsmanagement bureaus: DMC’s en
Congres bureaus: CVB’s
NTO’s
Internationale promotie van het toeristisch
potentieel van dit land
Soms een eigen evenementenbureau
Soorten ondernemingen
Eric Van Cauwenberge

19. Promoten hun bestemming als ideale locatie:
meetings, congressen, incentives, evenementen,
teambuilding op nationaal en internationaal niveau
Leden: hoofdzakelijk leveranciers van die markt:
hotels, evenementenbureaus enz.
Schrijven “bidbook”. Info verstrekken, diensten
verzorgen: vergaderplaats, logies, registratie van
en info voor de bezoekers, gespecialiseerd
personeel
Congresbureaus (CVB’s)
Eric Van Cauwenberge

20. Congresbureaus:- Brussel International (BITC),
Antwerp Convention Bureau, Meeting in Brugge,
Gent Congres - + Limburg Congresbureau,
Toerisme Knokke-Heist en Oostende
Actief op het vlak van destination marketing:
 Promotie voor hun stad of regio als bestemming
 Overkoepeling: Belgian Convention Bureau
Flanders Brussels (onderdeel van Toerisme
Vlaanderen)
Congresbureaus (CVB’s)
Eric Van Cauwenberge

21. Locaties en/of accommodatie
Sociale randprogramma’s
Verblijfsmogelijkheden (aanbod en/of reservatie
en/of onderhandelen)
Transportdiensten en contacten met andere
leveranciers
Samenstellen van specifieke programma’s
naargelang de aard van het evenement
D(estination)M(anagement)C(ompagny)
Eric Van Cauwenberge

22. Planningsproces
Eric Van Cauwenberge

23. Leer alles over evenementen
Eric Van Cauwenberge