Manual Book Platinum

Manual Book Platinum 1
PLATINUMPLATINUM
 Manual Book :
• Sales OrderSales Order
• Account ReceivableAccount Receivable
• Purchase OrderPurchase Order
• Account PayableAccount Payable
• InventoryInventory
• Bank BookBank Book
• General LedgerGeneral Ledger
• FRx ReportingFRx Reporting

PLATINUMPLATINUM
Input Menu :
Sales Order Entry
Print and Post Sales Order
Sales Order shipment Entry
Invoice edit report
Print and Post invoice
Modul : Sales Order

Step ke 1 : yang kita lakukan pada Modul SALES ORDER adalah sebagai berikut :
> Double klik Sales Order Entry
SALES ORDER ENTRY 1

SALES ORDER ENTRY 2
 Pilih Customer Key dengan mengklik tombol Lookup.
 Pilih Ship To Key ( cat. : untuk National Key Account, alamat kirim barang disesuaikan dengan
lokasi/outlet penerima.
 Skip Sales Order Number & Status (cat.: Nomor order otomatis akan berubah sesuai nomor urut
order.
 Isi tanggal Order Date dan Requested Delivery Date (cat.: tanggal order & tanggal kirim barang
harus sesuai order customer, sedangkan Cancel Date diisi sesuai tanggal berlakunya order tersebut)
 Isi Buyer dengan Contact Person customer.
 Isi Customer PO Number sesuai order customer.
 Periksa data predefined pada tab 2 – 5.

SALES ORDER ENTRY 3
1 2
3 4
Tab 2 – 4  Predefined data customer, tapi dapat di update jika diperlukan

SALES ORDER ENTRY 4
 Klik tab No 6 untuk masuk ke Line Item sehingga terlihat seperti dibawah ini :
 Pilih Inventory pada Line Item.
 Pilih Item Key dengan cara tekan F9 untuk mendapatkan barang yang akan kita jual.
 Pilih Location sesuai lokasi barang yang akan dijual (by default sudah predefined, tapi dpt diganti)
 Ketik Qty Order sesuai order customer.
 Unit price sudah predefined, harap jangan diganti karena sudah masuk di dalam Price Table.
 Qty Remaining by default sama dengan Qty Order, remaining berubah jika ada Back Order.
 Account Number sudah predefined, harap jangan diganti.
 Jika sudah lengkap, Kemudian kita klik tab 1 (Order) dan Save untuk menyimpan.

SALES ORDER ENTRY 5
 Tambahan informasi untuk Line Item
 Pada kolom On Hand, tertera jumlah qty yg tersedia di Inventory.
 Pada kolom Commit to Sales, tertera qty order sesuai order yg sedang dibuat.
 Pada kolom Available, tertera qty yg tersedia, setelah dikurang Commit to Sales.
 Pada kolom On Order, tertera qty yg sudah diorder sebelumnya tapi belum posted.
 Kolom lain predefined.

> Double klik Print & Post Sales Orders
Print and Post Sales Orders 1

PRINT & POST SALES ORDER 2Print and Post Sales Orders 2
Pilih Sales
Order
yg akan di
posting
Klik kotak
Post Orders
Immediatelly
After Post
Klik kotak
Sesuai data
yg di
inginkan

Print and Post Sales Orders 3
Hasil print out posting Sales Order
Cat. :
Format printing masih belum final,
Masih harus disesuaikan dgn ukuran
Kertas yg digunakan.

SALES ORDER SHIPMENT ENTRY 1
> Double klik Sales Order Shipment Entry

 Klik Look up disebelah kotak Sales Order Number
 Pilih Order number yg akan di posting.
 Isi tanggal Ship Date sesuai tanggal pengiriman barang, sedangkan tanggal Invoice & Age Date sudah predefined.
 Pilih Ship via Key sesuai kendaraan/ Courier service.

 Klik tab 5 : Line Items, jika Qty Shipment tidak sesuai dgn Sales Order, maka diganti dgn Qty aktual
yg akan dikirim .
 Kolom lain sudah predefined.
 Jika sudah lengkap, Kemudian kita klik tab 1 (Order) dan Save untuk menyimpan.

 Setelah Shipment Entry selesai di posting, maka selanjutnya Invoice disiapkan untuk di posting
 Sebelum Invoice di posting, maka harus dilakukan pengecekan dengan cara klik Invoice Edit Report.
 Pada kotak dialog box, Klik New.
 Kemudian pada dialog box berikutnya, pilih Location Key dan klik Verify Inventory Items dan klik
Process and Close

Print and Post Invoices 1
 Setelah Invoice Edit Report selesai dilakukan, berikutnya dilakukan Print and Post invoices.
 Double klik pada menu tsb, sehingga keluar kotak dialog, klik New.
 Setelah keluar kotak dialog berikutnya, pilih Location Key.
 Kemudian klik post Invoices Immediately after Print dan klik Process and Close.

 Sampai disini proses sales Order sudah sampai pada Modul Account Receivable (Piutang).
 Proses ini juga mempengaruhi modul Inventory (mengurangi On Hand & Commited to Sales – lihat
Item Location).
 Selanjutnya adalah melakukan Distribution To GL (membuat jurnal secara otomatis), langsung ke
modul General Ledger tanpa entry data.
 Pilih Modul Account receivable , double klik menu Period End Processing, double klik Print & Post
Distribution to GL, dan pada dialog box berikutnya klik New.
 Pada dialog box Print and Post Distribution to GL, isi tanggal yang diinginkan dan klik Print Detail
 Lakukan dengan Trial dahulu untuk memeriksa jurnal yg dihasilkan. Jika hasilnya ok, klik Interface to
General Ledger dan klik Process.
Jika Blank : Trial
Jika dicentang : Final

 Setelah posting, maka
journal yang dihasilkan
akan tercetak seperti
berikut :

 Ledger yang dihasilkan akan tercetak seperti berikut : (Hal. 1)

 Ledger yang dihasilkan akan tercetak seperti berikut : (Hal. 2)

PLATINUMPLATINUM
Input Menu :
Credit Memo Entry
Print and Post Credit Memo
Cash Receipts Entry
Post Cash Receipt
Print and Post Distribution to GL
Modul : Account Receivable

CREDIT MEMO (RETURN) ENTRY 1
 Untuk membuat Credit Memo atau Retur barang pada penjualan putus, maka dilakukan sbb :
> Double klik menu Credit Memo Entry

 Setelah keluar jendela Credit Memo entry, klik Lookup dan pilih invoice yg akan di retur.
 Isi tanggal sesuai dengan tanggal retur barang diterima gudang.
 Data yg lain tidak perlu dirubah, karena sudah terisi otomatis.
 Document total harus diisi, tetapi setelah jumlah retur di Line Item diketahui.

 Pada tab 6. Line Item, delete item yg tidak diretur, sehingga tersisa hanya Item yg diretur.
 Setelah di delete, klik kotak biru Recalculate Tax untuk me-refresh jumlah retur.
 Jumlah credit memo yg ada dipojok kanan bawah, diketik ulang pada halaman pertama, sehingga
balance menjadi 0 (nol). Setelah lengkap dan benar, klik Save.

Print and Post Credit Memo 1
 Selanjutnya pada jendela Platinum, pilih Invoice edit report. Pada dialog box, klik New.
 Pada Transaction number Range, pilih Invoice yg akan di posting dan klik Process and Close.
 Jika process berhasil, hasilnya akan tampak seperti dibawah ini :

 Jika posting berhasil, maka didalam Print & Post distribution to GL akan terjadi journal dibawah ini :

 Jika report Ageing AR dibuat, maka report akan ter update seperti dibawah ini : DONE.

CASH RECEIPT ENTRY 1
 Untuk membukukan penerimaan pembayaran dari customer maka dilakukan sbb :
 Double klik menu Receipt Receipt Entry, kemudian klik New.
 Isi dan lengkapi dialog box dibawah ini :
 Jika sudah lengkap, klik Process and Close.

CASH RECEIPT ENTRY 2
 Arahkan cursor ke kolom Pay Amount dan klik baris invoice yg akan diposting.
 Klik menu Pay Line, maka akan tercetak jumlah yang sama dengan Pay Amount.
 Klik Save jika sudah lengkap.

Post Cash Receipts 1
 Double klik pada menu Post Cash Receipt, dan pada dialog box selanjutnya klik New.
 Selanjutnya isi dan lengkapi dialog box berikut ini dan klik Process and Close.

 Jika posting berhasil, maka data posting akan seperti dibawah ini.
 Jika kita lakukan Print and Post Distribution to GL, maka akan terbit journal dibawah ini.

 Dengan system Platinum yg terintegrasi, maka jurnal penerimaan uang dari customer tsb akan
diposting ke Bank Book dgn cara sebagai berikut. Hal ini akan mengurangi double journal pembukuan.
 Selanjutnya lengkapi dialog box dibawah ini dan klik Process and Close :

 Jika posting berhasil, maka data posting akan seperti dibawah ini.
 Transaksi dibawah ini akan dibahas lebih lanjut pada Modul Bank Book.

PLATINUMPLATINUM
Input Menu :
Purchase Order Entry
Print and Post Purchase Orders
Purchase Order Receipt Entry
Print & Post Purchase Order Receipts
Modul : Purchase Order

PURCHASE ORDER ENTRY 1
 Step ke 1 : yang kita akan lakukan pada PURCHASE ORDER PROCESSING adalah sebagai berikut :
 Double klik Purchase Order Entry, berikutnya akan terlihat dialog box dibawah ini :

 Isi dan lengkapi dialog box tersebut dibawah ini :
 Isi dan lengkapi tab 2. :

 Isi dan lengkapi tab 3. jika ada pembayaran dimuka :
 Isi dan lengkapi tab 4. jika alamat
kirim dirubah :
 Tab 5 tidak perlu diisi, predefined.

 Isi dan lengkapi tab 6 Line Items :
 Item Key, isi dengan cara tekan F9 dan pilih item yg dimaksud.
 Unit Cost, isi sesuai dengan daftar harga Barang Jadi (harga tsb termasuk PPN).
 Qty Order, isi sesuai jumlah permintaan pembelian.
 Untuk kolom lain akan terisi otomatis, predefined.
 Jika sudah lengkap dan benar, kembali ke tab 1. Purchase dan klik Save.

Print and Post Purchase Order 1
 Step ke 2 : yang kita lakukan pada PURCHASE ORDER PROCESSING adalah sebagai berikut :
 Double klik Print and Post Purchase order, lanjutkan dengan klik New.
 Berikutnya isi dan lengkapi dialog box dibawah ini, kemudian klik Process and Close

Print and Post Purchase Order 2
 Jika process berhasil, akan tampak report seperti berikut :

PURCHASE ORDER RECEIPT ENTRY 1
 Double klik Purchase Order Receipt Entry.
 Berikutnya isi dan lengkapi dialog box dibawah ini, kemudian klik Process and Close

 Klik Look up dan pilih PO yang akan diterima.
 Klik kotak Select for Recipt Posting, isi dan lengkapi PO receipt entry, tanggal Invoice dan lain-lain.

 Klik tab 5. Line items, masukkan qty aktual, barang yang diterima digudang.
 Cat. : Harap kursor tidak lebih dari baris yang ada didalam tabel.
 Setelah lengkap, kembali ke tab 1. Receipt, dan klik Save.

Print and Post Purchase Order Receipts 1
 Double klik Print and Post Purchase Order Receipt, klik New.
 Berikutnya jika hasil Trial ok, klik dan pilih Post Method : Final, kemudian klik Process and Close

 Jika process berhasil, akan tampak report seperti berikut :

 Jika kita check pada Modul Inventory, maka activity report akan tampak seperti berikut :

 Jika kita lakukan PO receipt distribution to GL, maka journal report akan tampak seperti berikut :

 Jika kita check General journal, maka journal report akan tampak seperti berikut :

PLATINUMPLATINUM
Input Menu :
Voucher Payment Entry
Print and Post Voucher Payment
Debit Memo Entry
Post Debit Memo
Print and Post Distribution to GL
Modul : Account Payable

VOUCHER PAYMENT ENTRY 1
 Step ke 1 : yang kita lakukan pada PAYMENT PROCESSING adalah sebagai berikut :
 Double klik Voucher Payment Entry, berikutnya klik New pada dialog box.

 Step ke 2 : Isi dan lengkapi Voucher Payment Entry.
 Pada tab 2. Action, masukkan jumlah pembayaran yg dilakukan, kemudian klik Process and Close.

 Step ke 3 : Arahkan cursor ke kolom Pay Amount dan klik baris invoice yg akan diposting.
 Klik menu Pay Line, maka akan tercetak jumlah yang sama dengan Pay Amount.
 Klik Save jika sudah lengkap.

 Step ke 4 : Double klik Print & Post Payment Voucher, berikutnya klik New pada dialog box.

 Isi dan lengkapi dialog box Print and Post Voucher Payment, kemudian klik Process and Close.
 Pada dialog selanjutnya, klik Process 2 kali hingga selesai.

 Jika process berhasil, maka payment report akan seperti berikut ini :
 Lakukan Journal payment voucher distribution to GL, dengan hasil seperti berikut ini. DONE

Debit Memo Entry 1
 Step ke 1 : yang kita lakukan pada DEBIT MEMO PROCESSING adalah sebagai berikut :
 Double klik Debit Memo Entry, selanjutnya akan tampak dialog box dibawah ini :

Debit Memo Entry 2
 Klik menu Find Historical Information, pilih dokumen invoice yang akan di debit (retur).
 Isi tanggal Debit Memo & Receipt and Age date sesuai tanggal retur.

Debit Memo Entry 3
 Klik tab 5.Line Items dan seleksi item yang akan di retur. Item yg bukan retur di delete dari daftar.
 Masukkan Qty item yang akan di retur. Setelah lengkap, kembali ke tab 1.Debit Memo.

Debit Memo Entry 4
 Pada tab 1. Debit Memo, klik Debit Memo Status dan ganti status Unselected menjadi Selected.
 Jika sudah lengkap, klik Save. DONE.

POST DEBIT MEMO 1
 Step ke 1 : yang kita lakukan pada POST DEBIT MEMO adalah sebagai berikut :
 Double klik Post Voucher and Debit Memo, selanjutnya akan tampak dialog box dibawah ini :

POST DEBIT MEMO 2
 Isi tanggal Age Date sesuai tanggal retur dan klik Process and Close.
 Jika berhasil, akan tampak post report seperti berikut ini. DONE.

PLATINUMPLATINUM
Input Menu :
Transaction Entry
Edit Report and Post
Physical Count (stock opname)
Modul : Inventory

Manual Book Platinum

Recommended

Recommended

More Related Content

Viewers also liked

Viewers also liked (8)

Similar to Manual Book Platinum

Similar to Manual Book Platinum (20)

Manual Book Platinum