1. Công ty Cổ phần Hệ thống 1-V
www.1vs.vn
1C:QUẢN LÝ VĂN BẢN (ECM)
Kiểm soát kỷ luật thực hiện
Người thuyết trình: Trần Hồng Thúy

2. Nội dung chính
Bài thuyết trình “Kiểm soát kỷ luật thực hiện trong chương trình
1C:QUẢN LÝ VĂN BẢN (ECM)”
 Kiểm soát là gì?
 Kiểu và dạng kiểm soát.
 Thời hạn kiểm soát và ấn định thời hạn.
 Những tính năng chính để kiểm soát trong chương trình.
2

3. Kiểm soát thực hiện là gì?
 Kiểm soát thực hiện là thủ tục đề xuất thực hiện kiểm soát thời hạn và
kết quả thực hiện văn bản theo dấu hiệu và báo cáo của người thực
hiện mà văn bản đã được chuyển đi thực hiện.
 Chức năng kiểm soát có thể thực hiện bằng cơ cấu tổ chức tương
ứng (hành chính hoặc bộ phận chuyên trách) và người có trách nhiệm
(ví dụ: thanh tra, lãnh đạo doanh nghiệp đã giao việc cho người thực
hiện, phụ trách bộ phận, kiểm tra viên…).
3

4. Trình tự kiểm soát thực hiện văn bản trong doanh nghiệp
 Hệ thống kiểm soát thực hiện (giải quyết) văn bản bao gồm:
 Ghi nhận và thiết lập kiểm soát;
 Thông báo kịp thời đến người thực hiện;
 Kiểm soát thời hạn thực hiện;
 Kiểm tra và điều chỉnh tiến trình thực hiện;
 Kiểm soát chất lượng thực hiện;
 Báo cáo kết quả thực hiện;
 Hoàn tất việc kiểm soát, ghi nhận, tổng kết và phân tích kết quả thực hiện;
 Đánh giá trạng thái kỷ luật thực hiện.
4

5. Phương pháp kiểm soát
 Kiểm soát ngoài. Được thực hiện từ phía các cơ quan cấp trên;
 Kiểm soát nội bộ. Được thực hiện bởi phòng Hành chính (bộ phận văn
thư, lưu trữ) trong doanh nghiệp hoặc nhân viên chịu trách nhiệm.
 Kiểm soát nội bộ bao trùm nhiều nhóm vấn đề:
 kiểm soát tuân thủ thể thức trình bày văn bản theo các quy định;
 kiểm soát thực hiện văn bản theo thời gian đã định;
 kiểm soát thực hiện văn bản theo nội dung cơ bản trong nhiệm vụ.
5

6. Kiểm soát ngoài
6

7. Kiểm soát thể thức trình bày văn bản
7

8. Kiểm soát nơi cất giữ văn bản
8

9. Kiểm soát nơi cất giữ văn bản
9

10. Kiểm soát thực hiện văn bản trong doanh nghiệp
 Văn bản có thể chia thành:
 Văn bản cần bắt buộc có kiểm soát;
 Văn bản không bắt buộc có kiểm soát.
 Danh mục các văn bản phải kiểm soát được lập theo mẫu tùy ý và
được duyệt bởi lãnh đạo doanh nghiệp hoặc người có trách nhiệm trong
doanh nghiệp, ví dụ: các văn bản thuộc bộ phận pháp chế.
 Trong nhiều trường hợp, việc kiểm soát có thể được giao bằng miệng
bởi ban lãnh đạo doanh nghiệp.
10

11. Thời hạn thực hiện văn bản
 Thời hạn thực hiện văn bản được quy định bởi lãnh đạo khi đưa ra
khuyến nghị trên cơ sở thời hạn được chỉ ra bởi nơi gửi văn bản hoặc
thời hạn được quy định bởi pháp luật.
 Thời hạn thực hiện được tính theo ngày của lịch làm việc:
 Đối với văn bản đến: từ ngày tiếp nhận (đăng ký);
 Đối với công việc tiếp dân: từ ngày ghi nhận công việc tiếp dân (theo
quy định của luật pháp về thủ tục giải quyết công việc tiếp công dân);
 Đối với văn bản nội bộ: từ ngày ký (duyệt) hoặc đăng ký.
11

12. Thời hạn thực hiện văn bản
 Thời hạn thực hiện có thể chung và riêng
 Thời hạn chung thực hiện văn bản được thiết lập theo quy định của doanh
nghiệp để giải quyết các vấn đề lặp lại định kỳ (thời hạn chung);
 Thời hạn riêng được quy định bởi lãnh đạo doanh nghiệp. Ngày cuối cùng
thực hiện được chỉ ra trong nội dung văn bản hoặc trong khuyến nghị của
lãnh đạo;
 Trong văn bản nhận được có thể có thời hạn dự tính phản hồi. Trong trường
hợp này, lãnh đạo khi đưa ra khuyến nghị, cần đặt thời hạn trùng với thời
hạn đã ghi trong nội dung văn bản hoặc để sớm hơn 1-2 ngày so với thời
hạn này.
12

13. Kiểm soát thời hạn và kết quả thực hiện
13

14. Kiểm soát thời hạn và kết quả thực hiện
14

15. Chỉ định người chịu trách nhiệm thực hiện
 Nếu trong khuyến nghị của lãnh đạo có chỉ ra nhiều người thực hiện thì
cần chỉ ra người chịu trách nhiệm thực hiện văn bản và tổ chức thực
hiện. Thường là người được chỉ ra đầu tiên trong khuyến nghị.
15

16. Kiểm soát thực hiện
 Phân biệt các dạng kiểm soát sau:
 Kiểm soát hiện thời là tổng hợp thông tin hàng ngày về thời hạn thực hiện
trong ngày;
 Kiểm soát cảnh báo là cảnh báo kịp thời cho người lao động về việc cần
thiết phải giải quyết nhiệm vụ được giao;
 Kiểm soát tổng kết là công việc phân tích kết quả tổng kết về kỷ luật thực
hiện trong doanh nghiệp;
 Hình thức kiểm soát: lập ra danh sách văn bản không thực hiện trong
kỳ theo từng bộ phận hoặc theo doanh nghiệp.
16

17. Bàn làm việc
17

18. Giao việc định kỳ
18

19. Thông báo và nhắc việc
19

20. Báo cáo phân tích
20

21. Ghi nhận thời gian làm việc
21

22. Định chế hóa kiểm soát thực hiện
 Xây dựng các quy định và hướng dẫn thực hiện:
 Bộ phận nào thực hiện chức năng kiểm soát thực hiện văn bản trong
doanh nghiệp;
 Văn bản nào đưa vào kiểm soát;
 Thời hạn chung thực hiện văn bản;
 Phản ánh thông tin về việc kiểm soát trong biểu mẫu đăng ký – kiểm soát;
 Trình tự tiến hành kiểm soát thực hiện văn bản (các giai đoạn kiểm soát
thực hiện văn bản);
 Tổng kết số liệu về kết quả kiểm soát thực hiện văn bản;
 Trình tự thông báo cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp về kết quả kiểm soát
và kỷ luật thực hiện.
22

23. Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
Phòng 1507, tòa nhà Thành Công, 57 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội
Xin chân thành cảm ơn!
Người thuyết trình: Trần Hồng Thúy

24. Trình chiếu minh họa
Trình chiếu minh họa