SlideShare a Scribd company logo
La gestió documental a les organitzacions
             Sr. Xavier Soler, Director del CATIC


Manresa, 17 de Maig de 2011
La DIGITALITZACIÓ




 30.000 a. C.




2007 94% de la información
en format digital                       2010    1,2 Zettabytes (1021 bytes)


                         2011 Més de 60.000
                         milions de tweets (10 TB)
La documentació en paper

El 30% del temps dels empleats es dedica a processar
paper
El 90% dels documents són en paper
Un 7.4% del temps es dedica a la cerca de documents
(2.600 €/any/empleat)
Un 7.5% dels documents es perden
El 15% dels documents estan mal ubicats
El 30% dels documents contenen informació obsoleta




                                              Font: Gartner & IDC
Un arxivador de 4 calaixos conté entre 15 i 20.000 pàgines, costa
uns 20.000 € omplir-lo, i 1.500 € a l’any mantenir-lo.
Les empreses gasten en promig, entre un 7 i un 14% dels seus
costos totals en processar documents
Els requeriments d’espai es doblen cada 3 anys
Una empresa destina de promig 280 hores per empleat al any en
la cerca de documents perduts
70% de les empreses mai es recuperen si perden part de seva
informació per la manca de plans de recuperació davant
desastres
Gestió documental

80% de la informació de l’empresa és DESESTRUCTURADA:
mails, docs, presentacions, PDF’s, pàgines HTML,….
Cap a la gestió integrada de la
          informació



                                   Business
                                    Proces
 Document            Content                    Enterprise
                                  Management
Management         Management                    Content
  System             System                    Management

             DMS            CMS          BPM                 ECM
Captura de dades
Procés clau de la implantació de gestió documental
    Costos de captura
    Costos de detecció d’errors
    Costos de correcció d’errors
    Costos ocults
Eines OCR, HCR, ICR, OMR,….
    Captura de text complet
    OCR Zonal
    OCR Intel·ligent        eines específiques per algun tipus de documents
Solució digitalització de factures
    Ha de ser certificada per la AEAT: destrucció factures
    Integració amb ERP
Beneficis Gestió Documental
Millora la seguretat i confidencialitat dels documents
(QUI?, QUE? , QUAN?)
Incrementa eficiència en la cerca
Accés a qualsevol informació des de qualsevol lloc
Reducció espai magatzems
Disminució costos missatgeria
Millora atenció als clients
Compliment de la legislació
Beneficis afegits ECM’s
Automatització de processos Reducció de costos
Millor continuïtat dels processos de negoci
Increment de la cohesió de les organitzacions
Integració reducció costos programació
Consolidació de la gestió de dades
Fabricants
Fabricants




          Quadrant màgic de Gartner - Novembre de 2010




Quadrant màgic de Gartner - Novembre de 2010
Tendències

CLOUD, CLOUD, CLOUD cloudscanning, cloudprinting,…
ISO 30300: cap a la normalització de la gestió documental
Nous formats d’intercanvi: WWF (PDF verd)
Estandarització de continguts. CMIS
Mobilitat
Gràcies per la vostra atenció




                                   xsoler@catic.cat



           http://www.slideshare.net/Fundaciocatic

More Related Content

Viewers also liked

# de silla, turno vespertino_profa Lina
# de silla, turno vespertino_profa Lina# de silla, turno vespertino_profa Lina
# de silla, turno vespertino_profa Lina
lina.c.o
 
Presentacion conreve comisión seguridad
Presentacion conreve comisión seguridadPresentacion conreve comisión seguridad
Presentacion conreve comisión seguridad
Freelance
 
Rea 11sep2015 claudia_paz
Rea 11sep2015 claudia_pazRea 11sep2015 claudia_paz
Rea 11sep2015 claudia_paz
DOCENCIA
 
2 Principios de la Contabilidad
2 Principios de la Contabilidad2 Principios de la Contabilidad
2 Principios de la Contabilidad
Martín Martínez
 
Fuentes De La Informacion
Fuentes De La InformacionFuentes De La Informacion
Fuentes De La Informacion
daritha
 
Ci 6142 Feliz Gipsy Tpi 2009 2
Ci 6142 Feliz Gipsy Tpi 2009 2Ci 6142 Feliz Gipsy Tpi 2009 2
Ci 6142 Feliz Gipsy Tpi 2009 2
Milagros Daly
 
Producción de material didáctico word e internet
Producción de material didáctico word e internetProducción de material didáctico word e internet
Producción de material didáctico word e internet
kmendez
 
Presentación1
Presentación1Presentación1
Presentación1
jospejea
 
Casi 1.000 estudiantes de 22 universidades han visitado la Ciudad Grupo Santa...
Casi 1.000 estudiantes de 22 universidades han visitado la Ciudad Grupo Santa...Casi 1.000 estudiantes de 22 universidades han visitado la Ciudad Grupo Santa...
Casi 1.000 estudiantes de 22 universidades han visitado la Ciudad Grupo Santa...
BANCO SANTANDER
 
Curso community manager 2013
Curso community manager 2013Curso community manager 2013
Curso community manager 2013
Bling Wino
 
Asturias Guide
Asturias GuideAsturias Guide
Asturias Guide
Sergi7
 
La Revolución Rusa
La Revolución RusaLa Revolución Rusa
La Revolución Rusa
Floresc77
 
Cursoprl sas
Cursoprl sasCursoprl sas
Cursoprl sas
Hartman TORRES
 
Asturias. maría pilar paños alarcón y maría moyano collado
Asturias.  maría pilar paños alarcón y maría moyano colladoAsturias.  maría pilar paños alarcón y maría moyano collado
Asturias. maría pilar paños alarcón y maría moyano collado
María Moyano Collado
 
Mision
MisionMision
Mision
jospejea
 
Behavior Focus Interview
Behavior Focus InterviewBehavior Focus Interview
Behavior Focus Interview
Leo Akbar
 
Planos de Tratamento para Dependência Química
Planos de Tratamento para Dependência QuímicaPlanos de Tratamento para Dependência Química
Planos de Tratamento para Dependência Química
Clínica Terapêutica Viva
 
01. Edicion Html. La Base Edicion Html. Entorno De Trabajo 0001
01. Edicion Html. La Base Edicion Html. Entorno De Trabajo   000101. Edicion Html. La Base Edicion Html. Entorno De Trabajo   0001
01. Edicion Html. La Base Edicion Html. Entorno De Trabajo 0001
José M. Padilla
 
Plan De Negocios.
Plan De Negocios.Plan De Negocios.
Plan De Negocios.
Diego Contreras Romero
 
Recursos 2010
Recursos 2010Recursos 2010
Recursos 2010
Yajaira Castillo
 

Viewers also liked (20)

# de silla, turno vespertino_profa Lina
# de silla, turno vespertino_profa Lina# de silla, turno vespertino_profa Lina
# de silla, turno vespertino_profa Lina
 
Presentacion conreve comisión seguridad
Presentacion conreve comisión seguridadPresentacion conreve comisión seguridad
Presentacion conreve comisión seguridad
 
Rea 11sep2015 claudia_paz
Rea 11sep2015 claudia_pazRea 11sep2015 claudia_paz
Rea 11sep2015 claudia_paz
 
2 Principios de la Contabilidad
2 Principios de la Contabilidad2 Principios de la Contabilidad
2 Principios de la Contabilidad
 
Fuentes De La Informacion
Fuentes De La InformacionFuentes De La Informacion
Fuentes De La Informacion
 
Ci 6142 Feliz Gipsy Tpi 2009 2
Ci 6142 Feliz Gipsy Tpi 2009 2Ci 6142 Feliz Gipsy Tpi 2009 2
Ci 6142 Feliz Gipsy Tpi 2009 2
 
Producción de material didáctico word e internet
Producción de material didáctico word e internetProducción de material didáctico word e internet
Producción de material didáctico word e internet
 
Presentación1
Presentación1Presentación1
Presentación1
 
Casi 1.000 estudiantes de 22 universidades han visitado la Ciudad Grupo Santa...
Casi 1.000 estudiantes de 22 universidades han visitado la Ciudad Grupo Santa...Casi 1.000 estudiantes de 22 universidades han visitado la Ciudad Grupo Santa...
Casi 1.000 estudiantes de 22 universidades han visitado la Ciudad Grupo Santa...
 
Curso community manager 2013
Curso community manager 2013Curso community manager 2013
Curso community manager 2013
 
Asturias Guide
Asturias GuideAsturias Guide
Asturias Guide
 
La Revolución Rusa
La Revolución RusaLa Revolución Rusa
La Revolución Rusa
 
Cursoprl sas
Cursoprl sasCursoprl sas
Cursoprl sas
 
Asturias. maría pilar paños alarcón y maría moyano collado
Asturias.  maría pilar paños alarcón y maría moyano colladoAsturias.  maría pilar paños alarcón y maría moyano collado
Asturias. maría pilar paños alarcón y maría moyano collado
 
Mision
MisionMision
Mision
 
Behavior Focus Interview
Behavior Focus InterviewBehavior Focus Interview
Behavior Focus Interview
 
Planos de Tratamento para Dependência Química
Planos de Tratamento para Dependência QuímicaPlanos de Tratamento para Dependência Química
Planos de Tratamento para Dependência Química
 
01. Edicion Html. La Base Edicion Html. Entorno De Trabajo 0001
01. Edicion Html. La Base Edicion Html. Entorno De Trabajo   000101. Edicion Html. La Base Edicion Html. Entorno De Trabajo   0001
01. Edicion Html. La Base Edicion Html. Entorno De Trabajo 0001
 
Plan De Negocios.
Plan De Negocios.Plan De Negocios.
Plan De Negocios.
 
Recursos 2010
Recursos 2010Recursos 2010
Recursos 2010
 

Similar to Introducció a la gestió documental

Introduccialagestidocumental
IntroduccialagestidocumentalIntroduccialagestidocumental
IntroduccialagestidocumentalFundació CATIC
 
La gestió documental: el futur (és) ara!
La gestió documental: el futur (és) ara!La gestió documental: el futur (és) ara!
La gestió documental: el futur (és) ara!
Jordi Serra Serra
 
Terrassa Arxiu Digital (T_ARX): Autèntics per sempre.
Terrassa Arxiu Digital (T_ARX): Autèntics per sempre.Terrassa Arxiu Digital (T_ARX): Autèntics per sempre.
Terrassa Arxiu Digital (T_ARX): Autèntics per sempre.
ArxiudeTerrassa12
 
Productivitat At Low Cost Introduccio R Costa
Productivitat At Low Cost Introduccio R CostaProductivitat At Low Cost Introduccio R Costa
Productivitat At Low Cost Introduccio R Costa
Ramon Costa i Pujol
 
Tendències TIC
Tendències TICTendències TIC
Tendències TIC
Fundació CATIC
 
Presentació Antoni Saldaña (Accés Aj. Lleida)
Presentació Antoni Saldaña (Accés   Aj. Lleida)Presentació Antoni Saldaña (Accés   Aj. Lleida)
Presentació Antoni Saldaña (Accés Aj. Lleida)Localret
 
Introducció a la iProductivitat
Introducció a la iProductivitatIntroducció a la iProductivitat
Introducció a la iProductivitatMICProductivity
 
Presentacio Productivitat Tic
Presentacio Productivitat TicPresentacio Productivitat Tic
Presentacio Productivitat Tic
Jordi Catà
 
ADMINISTRACIO I GESTIÓ.
ADMINISTRACIO I GESTIÓ.ADMINISTRACIO I GESTIÓ.
ADMINISTRACIO I GESTIÓ.
CristinaFloridoToms
 
7x7 Eines Tic Per A Empreses 20090925
7x7 Eines Tic Per A Empreses 200909257x7 Eines Tic Per A Empreses 20090925
7x7 Eines Tic Per A Empreses 20090925
guestdacc070
 
Teresa Cardellach - La gestió documental com a línea estratègica de l’e-admin...
Teresa Cardellach - La gestió documental com a línea estratègica de l’e-admin...Teresa Cardellach - La gestió documental com a línea estratègica de l’e-admin...
Teresa Cardellach - La gestió documental com a línea estratègica de l’e-admin...
Universitat de Barcelona - Facultat d’Informació i Mitjans Audiovisuals
 
7x7 Eines TIC per a empreses
7x7 Eines TIC per a empreses7x7 Eines TIC per a empreses
7x7 Eines TIC per a empreses
TICAnoia
 
Ascen Moro - En quin moment l’Administració es podrà considerar electrònica?
Ascen Moro - En quin moment l’Administració es podrà considerar electrònica?Ascen Moro - En quin moment l’Administració es podrà considerar electrònica?
Ascen Moro - En quin moment l’Administració es podrà considerar electrònica?
Universitat de Barcelona - Facultat d’Informació i Mitjans Audiovisuals
 
Productivitat a baix costi Windws Live (Adeg)
Productivitat a baix costi Windws Live (Adeg)Productivitat a baix costi Windws Live (Adeg)
Productivitat a baix costi Windws Live (Adeg)
guest70b4731
 
Introd Cip I Productivitat Low Cost Windows Live 20091210 Adeg
Introd Cip I Productivitat Low Cost Windows Live 20091210 AdegIntrod Cip I Productivitat Low Cost Windows Live 20091210 Adeg
Introd Cip I Productivitat Low Cost Windows Live 20091210 Adeg
Ramon Costa i Pujol
 
CGD2021 - "Automatitzant tasques administratives per ser més eficients (RPA)"
CGD2021 - "Automatitzant tasques administratives per ser més eficients (RPA)"CGD2021 - "Automatitzant tasques administratives per ser més eficients (RPA)"
CGD2021 - "Automatitzant tasques administratives per ser més eficients (RPA)"
Congrés Govern Digital
 
Noves Eines Per La Productivitat Empresarial
Noves Eines Per La Productivitat EmpresarialNoves Eines Per La Productivitat Empresarial
Noves Eines Per La Productivitat EmpresarialAlbert Esplugas
 
Informacio al llarg del temps
Informacio al llarg del tempsInformacio al llarg del temps
Informacio al llarg del tempsAlbert Esplugas
 
Preservació de recursos digitals
Preservació de recursos digitalsPreservació de recursos digitals
Preservació de recursos digitals
Núria Gallart
 
L'experiència de l'ICC en la preservació de dades digitals
L'experiència de l'ICC en la preservació de dades digitalsL'experiència de l'ICC en la preservació de dades digitals
L'experiència de l'ICC en la preservació de dades digitals
Institut Cartogràfic de Catalunya
 

Similar to Introducció a la gestió documental (20)

Introduccialagestidocumental
IntroduccialagestidocumentalIntroduccialagestidocumental
Introduccialagestidocumental
 
La gestió documental: el futur (és) ara!
La gestió documental: el futur (és) ara!La gestió documental: el futur (és) ara!
La gestió documental: el futur (és) ara!
 
Terrassa Arxiu Digital (T_ARX): Autèntics per sempre.
Terrassa Arxiu Digital (T_ARX): Autèntics per sempre.Terrassa Arxiu Digital (T_ARX): Autèntics per sempre.
Terrassa Arxiu Digital (T_ARX): Autèntics per sempre.
 
Productivitat At Low Cost Introduccio R Costa
Productivitat At Low Cost Introduccio R CostaProductivitat At Low Cost Introduccio R Costa
Productivitat At Low Cost Introduccio R Costa
 
Tendències TIC
Tendències TICTendències TIC
Tendències TIC
 
Presentació Antoni Saldaña (Accés Aj. Lleida)
Presentació Antoni Saldaña (Accés   Aj. Lleida)Presentació Antoni Saldaña (Accés   Aj. Lleida)
Presentació Antoni Saldaña (Accés Aj. Lleida)
 
Introducció a la iProductivitat
Introducció a la iProductivitatIntroducció a la iProductivitat
Introducció a la iProductivitat
 
Presentacio Productivitat Tic
Presentacio Productivitat TicPresentacio Productivitat Tic
Presentacio Productivitat Tic
 
ADMINISTRACIO I GESTIÓ.
ADMINISTRACIO I GESTIÓ.ADMINISTRACIO I GESTIÓ.
ADMINISTRACIO I GESTIÓ.
 
7x7 Eines Tic Per A Empreses 20090925
7x7 Eines Tic Per A Empreses 200909257x7 Eines Tic Per A Empreses 20090925
7x7 Eines Tic Per A Empreses 20090925
 
Teresa Cardellach - La gestió documental com a línea estratègica de l’e-admin...
Teresa Cardellach - La gestió documental com a línea estratègica de l’e-admin...Teresa Cardellach - La gestió documental com a línea estratègica de l’e-admin...
Teresa Cardellach - La gestió documental com a línea estratègica de l’e-admin...
 
7x7 Eines TIC per a empreses
7x7 Eines TIC per a empreses7x7 Eines TIC per a empreses
7x7 Eines TIC per a empreses
 
Ascen Moro - En quin moment l’Administració es podrà considerar electrònica?
Ascen Moro - En quin moment l’Administració es podrà considerar electrònica?Ascen Moro - En quin moment l’Administració es podrà considerar electrònica?
Ascen Moro - En quin moment l’Administració es podrà considerar electrònica?
 
Productivitat a baix costi Windws Live (Adeg)
Productivitat a baix costi Windws Live (Adeg)Productivitat a baix costi Windws Live (Adeg)
Productivitat a baix costi Windws Live (Adeg)
 
Introd Cip I Productivitat Low Cost Windows Live 20091210 Adeg
Introd Cip I Productivitat Low Cost Windows Live 20091210 AdegIntrod Cip I Productivitat Low Cost Windows Live 20091210 Adeg
Introd Cip I Productivitat Low Cost Windows Live 20091210 Adeg
 
CGD2021 - "Automatitzant tasques administratives per ser més eficients (RPA)"
CGD2021 - "Automatitzant tasques administratives per ser més eficients (RPA)"CGD2021 - "Automatitzant tasques administratives per ser més eficients (RPA)"
CGD2021 - "Automatitzant tasques administratives per ser més eficients (RPA)"
 
Noves Eines Per La Productivitat Empresarial
Noves Eines Per La Productivitat EmpresarialNoves Eines Per La Productivitat Empresarial
Noves Eines Per La Productivitat Empresarial
 
Informacio al llarg del temps
Informacio al llarg del tempsInformacio al llarg del temps
Informacio al llarg del temps
 
Preservació de recursos digitals
Preservació de recursos digitalsPreservació de recursos digitals
Preservació de recursos digitals
 
L'experiència de l'ICC en la preservació de dades digitals
L'experiència de l'ICC en la preservació de dades digitalsL'experiència de l'ICC en la preservació de dades digitals
L'experiència de l'ICC en la preservació de dades digitals
 

More from Fundació CATIC

SonicWall_Protecció_Equips_Mòbils
SonicWall_Protecció_Equips_MòbilsSonicWall_Protecció_Equips_Mòbils
SonicWall_Protecció_Equips_Mòbils
Fundació CATIC
 
Sonicwall_ngfw
Sonicwall_ngfwSonicwall_ngfw
Sonicwall_ngfw
Fundació CATIC
 
CITRIX VDI in a Box
CITRIX VDI in a BoxCITRIX VDI in a Box
CITRIX VDI in a Box
Fundació CATIC
 
Recursos Multimèdia i eines de suport
Recursos Multimèdia i eines de suportRecursos Multimèdia i eines de suport
Recursos Multimèdia i eines de suport
Fundació CATIC
 
Introducció a les xarxes socials cedem i
Introducció a les xarxes socials cedem iIntroducció a les xarxes socials cedem i
Introducció a les xarxes socials cedem iFundació CATIC
 
Introducció a les xarxes socials cedem iii
Introducció a les xarxes socials cedem iiiIntroducció a les xarxes socials cedem iii
Introducció a les xarxes socials cedem iiiFundació CATIC
 
Introducció a les xarxes socials cedem ii
Introducció a les xarxes socials cedem iiIntroducció a les xarxes socials cedem ii
Introducció a les xarxes socials cedem iiFundació CATIC
 
Introducció a les xarxes socials cedem
Introducció a les xarxes socials cedemIntroducció a les xarxes socials cedem
Introducció a les xarxes socials cedemFundació CATIC
 
Estratègia digital internacional xarxessocials ii
Estratègia digital internacional xarxessocials iiEstratègia digital internacional xarxessocials ii
Estratègia digital internacional xarxessocials iiFundació CATIC
 
Estratègia digital internacional xarxessocials iv
Estratègia digital internacional xarxessocials ivEstratègia digital internacional xarxessocials iv
Estratègia digital internacional xarxessocials ivFundació CATIC
 
Estratègia digital internacional xarxessocials iii
Estratègia digital internacional xarxessocials iiiEstratègia digital internacional xarxessocials iii
Estratègia digital internacional xarxessocials iiiFundació CATIC
 
Estratègia digital internacional xarxessocials i
Estratègia digital internacional xarxessocials iEstratègia digital internacional xarxessocials i
Estratègia digital internacional xarxessocials iFundació CATIC
 
Presentació utilitzar les xs per cercar feina
Presentació utilitzar les xs per cercar feinaPresentació utilitzar les xs per cercar feina
Presentació utilitzar les xs per cercar feinaFundació CATIC
 
Cas d'èxit: Munich Sports
Cas d'èxit: Munich SportsCas d'èxit: Munich Sports
Cas d'èxit: Munich SportsFundació CATIC
 
Llibre Blanc de les Xarxes Socials
Llibre Blanc de les Xarxes SocialsLlibre Blanc de les Xarxes Socials
Llibre Blanc de les Xarxes SocialsFundació CATIC
 

More from Fundació CATIC (20)

SonicWall_Protecció_Equips_Mòbils
SonicWall_Protecció_Equips_MòbilsSonicWall_Protecció_Equips_Mòbils
SonicWall_Protecció_Equips_Mòbils
 
Sonicwall_ngfw
Sonicwall_ngfwSonicwall_ngfw
Sonicwall_ngfw
 
CITRIX VDI in a Box
CITRIX VDI in a BoxCITRIX VDI in a Box
CITRIX VDI in a Box
 
Píndola twitter v3
Píndola twitter v3Píndola twitter v3
Píndola twitter v3
 
Recursos Multimèdia i eines de suport
Recursos Multimèdia i eines de suportRecursos Multimèdia i eines de suport
Recursos Multimèdia i eines de suport
 
Introducció a les xarxes socials cedem i
Introducció a les xarxes socials cedem iIntroducció a les xarxes socials cedem i
Introducció a les xarxes socials cedem i
 
Introducció a les xarxes socials cedem iii
Introducció a les xarxes socials cedem iiiIntroducció a les xarxes socials cedem iii
Introducció a les xarxes socials cedem iii
 
Introducció a les xarxes socials cedem ii
Introducció a les xarxes socials cedem iiIntroducció a les xarxes socials cedem ii
Introducció a les xarxes socials cedem ii
 
Introducció a les xarxes socials cedem
Introducció a les xarxes socials cedemIntroducció a les xarxes socials cedem
Introducció a les xarxes socials cedem
 
Estratègia digital internacional xarxessocials ii
Estratègia digital internacional xarxessocials iiEstratègia digital internacional xarxessocials ii
Estratègia digital internacional xarxessocials ii
 
Estratègia digital internacional xarxessocials iv
Estratègia digital internacional xarxessocials ivEstratègia digital internacional xarxessocials iv
Estratègia digital internacional xarxessocials iv
 
Estratègia digital internacional xarxessocials iii
Estratègia digital internacional xarxessocials iiiEstratègia digital internacional xarxessocials iii
Estratègia digital internacional xarxessocials iii
 
Estratègia digital internacional xarxessocials i
Estratègia digital internacional xarxessocials iEstratègia digital internacional xarxessocials i
Estratègia digital internacional xarxessocials i
 
Presentació utilitzar les xs per cercar feina
Presentació utilitzar les xs per cercar feinaPresentació utilitzar les xs per cercar feina
Presentació utilitzar les xs per cercar feina
 
Cas d'èxit: Munich Sports
Cas d'èxit: Munich SportsCas d'èxit: Munich Sports
Cas d'èxit: Munich Sports
 
Llibre Blanc de les Xarxes Socials
Llibre Blanc de les Xarxes SocialsLlibre Blanc de les Xarxes Socials
Llibre Blanc de les Xarxes Socials
 
Cas d'èxit: TOUS
Cas d'èxit: TOUSCas d'èxit: TOUS
Cas d'èxit: TOUS
 
Google+
Google+Google+
Google+
 
Monitorització
MonitoritzacióMonitorització
Monitorització
 
Reputació
ReputacióReputació
Reputació
 

Introducció a la gestió documental

  • 1. La gestió documental a les organitzacions Sr. Xavier Soler, Director del CATIC Manresa, 17 de Maig de 2011
  • 2. La DIGITALITZACIÓ 30.000 a. C. 2007 94% de la información en format digital 2010 1,2 Zettabytes (1021 bytes) 2011 Més de 60.000 milions de tweets (10 TB)
  • 3. La documentació en paper El 30% del temps dels empleats es dedica a processar paper El 90% dels documents són en paper Un 7.4% del temps es dedica a la cerca de documents (2.600 €/any/empleat) Un 7.5% dels documents es perden El 15% dels documents estan mal ubicats El 30% dels documents contenen informació obsoleta Font: Gartner & IDC
  • 4. Un arxivador de 4 calaixos conté entre 15 i 20.000 pàgines, costa uns 20.000 € omplir-lo, i 1.500 € a l’any mantenir-lo. Les empreses gasten en promig, entre un 7 i un 14% dels seus costos totals en processar documents Els requeriments d’espai es doblen cada 3 anys Una empresa destina de promig 280 hores per empleat al any en la cerca de documents perduts 70% de les empreses mai es recuperen si perden part de seva informació per la manca de plans de recuperació davant desastres
  • 5. Gestió documental 80% de la informació de l’empresa és DESESTRUCTURADA: mails, docs, presentacions, PDF’s, pàgines HTML,….
  • 6. Cap a la gestió integrada de la informació Business Proces Document Content Enterprise Management Management Management Content System System Management DMS CMS BPM ECM
  • 7.
  • 8.
  • 9.
  • 10. Captura de dades Procés clau de la implantació de gestió documental Costos de captura Costos de detecció d’errors Costos de correcció d’errors Costos ocults Eines OCR, HCR, ICR, OMR,…. Captura de text complet OCR Zonal OCR Intel·ligent eines específiques per algun tipus de documents Solució digitalització de factures Ha de ser certificada per la AEAT: destrucció factures Integració amb ERP
  • 11. Beneficis Gestió Documental Millora la seguretat i confidencialitat dels documents (QUI?, QUE? , QUAN?) Incrementa eficiència en la cerca Accés a qualsevol informació des de qualsevol lloc Reducció espai magatzems Disminució costos missatgeria Millora atenció als clients Compliment de la legislació
  • 12. Beneficis afegits ECM’s Automatització de processos Reducció de costos Millor continuïtat dels processos de negoci Increment de la cohesió de les organitzacions Integració reducció costos programació Consolidació de la gestió de dades
  • 14. Fabricants Quadrant màgic de Gartner - Novembre de 2010 Quadrant màgic de Gartner - Novembre de 2010
  • 15.
  • 16. Tendències CLOUD, CLOUD, CLOUD cloudscanning, cloudprinting,… ISO 30300: cap a la normalització de la gestió documental Nous formats d’intercanvi: WWF (PDF verd) Estandarització de continguts. CMIS Mobilitat
  • 17. Gràcies per la vostra atenció xsoler@catic.cat http://www.slideshare.net/Fundaciocatic