Intervento a Better Software. Firenze 5-6 maggio 2010

1. Il project management degli avatar
Ovvero come complicarsi la vita nelle situazioni complesse
Better Software - Firenze, 6 marzo 2010
Mimulus di Cobianchi Roberto & C. sas - via San Pier Tommaso 18/3 - 40139 Bologna - Italy
www.mimulus.it - tel +39 051 547424 P.I. e C.F. 02529001204 REA 446591

2. @intranetlife #bsw2010

3. E’ possibile gestire un progetto
senza incontrare quasi mai il
gruppo di lavoro?
Come restituire al cliente
l’esperienza di un gruppo di
lavoro quando parla sempre
con una sola persona?
E come fare tutto ciò senza
perdere il controllo dei tempi e
dei risultati?

4. Si può,
ma occorre una
diversa organizzazione,
la giusta tecnologia, molta
attenzione alle “informazioni”…
…e una certa dose di… (fill in the blanks)

5. http://www.flickr.com/photos/masomasotti/462899357/

6. INTERNOS
intranet della Giunta
Regionale ER
circa 3.000 utenti
9 anni di vita
circa 3.700 pagine
circa 4.200 allegati:
2.000 word
2.200 pdf
3.500 visite al giorno
14 minuti per visita

7. ALINTRA
intranet dell’Assemblea
Legislativa ER
circa 200 utenti
8 anni di vita
ristrutturata nel 2008
circa 2.000 pagine
circa 500-1000 allegati di
varia natura

8. Finalità del progetto
Integrare INTERNOS e ALINTRA
Migliorare l’usabilità del sito, l’organizzazione e l’accesso alle informazioni
Realizzare una scrivania virtuale per il collaboratore
Definire una struttura, un’immagine e una governance dell’intranet in
grado di equilibrare le esigenze di integrazione comunicativa
Creare un ambiente che favorisca le relazioni professionali trasversali, la
collaborazione e la condivisione della conoscenza

9. Cronistoria
Settembre 2008 – avvio del Laboratorio della comunicazione, composto
da circa 30 persone provenienti da tutte le Direzioni Regionali
Sei mesi di analisi e progettazione di alto livello
Marzo 2009 - Produzione di un documento di sintesi “INTERNOS 2.0. Il
nuovo portale della Regione E-R per la comunicazione interna”
Aprile 2009 - Bando di Gara
Giugno 2009 - Aggiudicazione
Obiettivo di rilascio INTERNOS 2.0 10 Dicembre 2009

10. Attività richieste
Analisi comunicativa e definizione del modello comunicativo del nuovo portale
Progettazione strutturale
- architettura informativa
- percorsi di navigazione
- sistema di tagging
- struttura delle pagine
- mappa di migrazione dei contenuti
- sistema di gestione operativa del portale
Progettazione di iniziative di comunicazione interna
- annuncio
- lancio
- promozione
Progettazione grafica
Realizzazione dei template

11. Come può uno scoglio…

12. … arginare il mare
Tempi compressi
Necessità di condurre in parallelo attività tipicamente
sequenziali
Numerosità del team di progetto
Alte aspettative da parte del cliente
Complessità del lavoro

13. E poiché la situazione
non era sufficientemente complessa…
… l’abbiamo complicata un po’ di più, costituendo
un gruppo di lavoro di 9 persone
ad “alta copertura territoriale”

14. Web Web Web
design design design
Socio fondatore di Socio fondatore di Socio fondatore di
Borderzero Borderzero Borderzero
(www.borderzero. (www.borderzero. (www.borderzero.
it), team di it), team di it), team di
freelance freelance freelance
impegnati nel impegnati nel impegnati nel
settore creativo. settore creativo. settore creativo.

15. 14 dicembre ’09 Lancio di INTERNOS 2.0
30 ottobre ’09 Manuale di stile
17 settembre ’09 Web design definitivo
17 settembre ’09 Wireframe definitivi
3 agosto ’09 Proposte grafiche
10 luglio ’09 Architettura dei contenuti
1 luglio ’09 Strategia di comunicazione
6 giugno ’09 Avvio del progetto

16. aaa

17. aaa

18. Keypoint
Metodologia di raccolta dei requisiti
Metodologia di analisi
Metodologia di gestione del progetto

19. K1 – Raccolta dei requisiti
Avvio del Laboratorio di comunicazione
Analisi della situazione esistente – elementi in ingresso:
- indagine sul clima organizzativo
- esperienza di Filodiretto
- esperienza dell’URP
- dati su accessi e pagine visitate
Confronto con lo stato dell’arte in tema di intranet (libri, blog, ricerche)
Definizione dei concetti chiave: Intranet come spazio di servizio, spazio di
comunicazione, spazio di community, spazio operativo
Mappatura concettuale delle informazioni
Apertura al web 2.0
Attenzione agli aspetti organizzativi (redazione e governo)

20. 10 macroaree

21. K2 - Analisi
Analisi della progettazione preliminare
Mappatura dei contenuti attuali delle due intranet
Interviste e focus group
Design dell’architettura a tavolino
Sessioni e test online con gli utenti
Confronto dei risultati

22. aaa

23. aaa

24. K3 – Gestione del progetto
Una condizione:
- dispersione territoriale dei membri del gruppo
Due strumenti:
- basecamp
- skype
Tre princìpi:
- condivisione totale delle informazioni
- coordinamento costante delle attività
- ZERO mail

25. aaa

26. aaa

27. aaa

28. Coordinamento costante
Dashboard interna e Dashboard condivisa con il cliente
Messaggi di avanzamento settimanali
Skype conference per area tematica ogni 5-7 giorni
Incontri con il cliente ogni 5-7 giorni
Avanzamenti mensili al Comitato di Progetto esecutivo

29. Coordinamento costante

30. aaa

31. LESSON LEARNED

32. Diverse attività in parallelo
e/o con pochi margini di ritardo…

33. … molte agende da incrociare…

34. … la pianificazione si basa più sulla
“capacità” di prevedere il futuro
che su certezze algoritmiche…

35. 1
aumenta l’onere di coordinamento
e di pianificazione

36. Il PM non si occupa solo di
pianificazione e coordinamento…
IA
Comunicazione
Cliente
PM
Ammin.

37. … ma entra nel merito di tutti i contenuti…

38. … presenta risultati e sostiene discussioni a 360°…

39. … assicura la visione integrata e coerente
del progetto…

40. 2
aumenta l’esposizione
del project manager

41. Occorre la partecipazione di tutti…

42. …nessuno escluso…

43. LESSON LEARNED
…a condividere le informazioni…

44. …a
mantenere la
focalizzazione
sugli obiettivi
e sulle
scadenze

45. 3
occorrono regole di
collaborazione condivise

46. … ma soprattutto, un consiglio:

47. non fate un progetto come questo
più di una volta all’anno!
☺

48. Intranet Formazione
Web Contenuti
Organizzazione
Information Social media activist
Architect
Web marketer
Web Designer
Esperti di
Web Agency
comunicazione

49. http://www.mimulus.it
Roberto Cobianchi
roberto.cobianchi@mimulus.it
rcobianchi
Intranetlife
http://it.linkedin.com/in/cobianchi