Tài liệu hướng dẫn các thao tác cơ bản trong Excel như tạo, thêm mới, xoá và lưu bảng tính, cũng như các tính năng chỉnh sửa nội dung ô. Nó cũng đề cập đến việc sao chép, di chuyển, và định dạng dữ liệu trong bảng tính, cùng với việc điều chỉnh kích thước cột và chèn ô, cột. Nội dung tài liệu hữu ích cho những ai muốn tự học Excel và tổ chức số liệu kế toán hiệu quả.

1. ***
TÀI LIỆU HỌC KẾ TOÁN EXCEL
TỰ HỌC EXCEL &
THỰC HÀNH TỔ CHỨC SỐ LIỆU KẾ TOÁN TRÊN
EXCEL
1

2. Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel
1.1. Thao tác với bảng tính
1.1.1. Tạo một bảng tính mới
- Bạn nhấp vào biểu tượng New trên thanh công cụ, hộp tác vụ
xuất hiện như hình dưới đây.
- Trong hộp tác vụ, bạn nhấp chọn Blank Worbook để tạo một cửa
sổ bảng tính mới.
Chú ý: Bạn có thể tạo nhanh một bảng tính mới mà không cần đến
bảng tác vụ.
- Từ thanh Menu Bar vào FileNew…
2

3. - Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+ N
Bảng tính mới được tạo ra sẽ mang tên mặc định là Book 1, nếu
bạn tạo tiếp một bảng tính khác nữa nó sẽ có tên là Book 2.
1.1.2. Thêm mới một bảng tính
- Trong cửa sổ giao diện của chương trình, từ thanh Menu Bar vào
InsertWorksheet.
- Hoặc bạn cũng có thể thêm mới một bảng tính bằng cách nhấp
chuột phải trên thanh Sheet Tab chọn Insert.
3

4. Chú ý: Nếu tạo nhiều Sheet trên nhãn Sheet, có thể một số bảng tính
bị che khuất. Để xem tên các bảng tính hãy nhập vào mũi tên màu đen
kế bên trái của nhãn Sheet Tab.
1.1.3. Xoá một bảng tính
- Sử dụng menu
+ Chọn bảng tính cần xoá
+ Từ thanh Menu Bar vào EditDelete Sheet.
+ Một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn nhấp nút Delete để thực hiện
lệnh xoá.
- Xoá bằng chuột phải:
+ Di chuyển chuột đến Tab Sheet chọn bảng tính cần xóa, nhấp
4

5. chuột phải và chọn dòng Delete.
1.1.4. Đặt tên cho bảng tính
+ Nhấp chọn vào từng Sheet trên nhãn Sheet Tab nội dung bảng
tính đó sẽ hiển thị trên màn hình.
+ Để đặt tên cho bảng tính, nhấp đúp vào bảng tính cần đặt tên khi
thấy tên cũ được tô đen lúc này hãy nhập tên mới cho bảng tính.
5

6. Ngoài ra bạn cũng có thể đổi tên cho Sheet bằng cách nhấp chuột
phải tại Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab sau đó chọn
Rename.
1.1.5. Lưu cửa sổ bảng tính
Bạn cũng có thể thực hiện việc đặt tên cho bảng tính khi thực hiện
6

7. thao tác lưu bảng tính đó lại.
- Từ thanh Menu Bar vào FileSave As. Hộp thoại Save As xuất
hiện.
Bạn nhập tên của Sheet vào mục File name của hộp thoại, khi
đặt tên bạn không nên đặt tên có dấu, hoặc dấu cách.
Chọn đường dẫn để lưu file của bạn trong mục Save as type.
- Nhấn Save để thực hiện việc lưu và đóng hộp thoại Save As lại.
Chú ý: Sau mỗi lần bạn thực hiện việc thay đổi cho file của bạn,
bạn nhớ ấn tổ hợp phím Ctrl+S để lưu lại những thay đổi đó.
Để tránh hiện tượng mất mát dữ liệu trong quá trình làm việc, bạn
nên đặt chế độ lưu tự động cho file vì trong quá trình làm bạn
thường quên thao lưu. Bạn nhấp Menu Tool/Options, hộp thoại
Options xuất hiện bạn nhấp chọn Tab Save.
7

8. Nhập thời gian mà chương trình sẽ thực hiện việc lưu trong ô
Minutes. Chương trình sẽ mặc định đơn vị thời gian là phút, bạn
có thể thay đổi giá trị bằng các phím mũi tên bên phải hộp thoại
hoặc nhập trực tiếp giá trị vào ô.
Nhập xong, bạn nhấn OK để chương trình xác lập và đóng hộp
thoại lại.
1.1.6. Tính chất của bảng tính
- Trong một cửa sổ có tối đa là 255 bảng tính, là tập hợp các Sheet.
- Một bảng tính được tập hợp bởi ô (Cell). Trong một Cell được
mặc định 9 ký tự vào chiều dài tối đa trong một ô là 256 ký tự.
- Tập hợp các ô theo chiều dọc xuống gọi là cột (Column). Có tất
cả 256 cột, được ký hiệu từ A đến IV.
- Dòng (Row) là tập hợp các ô theo hàng ngang. Có tất cả 16.384
dòng. Chiều rộng của một dòng tối thiểu là 0cm và tối đa là 16.36cm
và chiều rộng mặc định của một dòng là 0,68cm.
8

9. 1.1.7. Chọn ô trong bảng tính
Chọn một Cell
Đưa chuyển chuột đến vị trí của Cell muốn chọn sau đó nhấp
chuột trái. Bạn cũng có thể chọn từ bàn phím, dùng các phím mũi
tên để di chuyển Cell chọn đến nơi cần chọn. Cell được chọn gọi
là Cell hiện hành, Cell hiện hành được tô một viền đậm.
Chọn một khối các Cell
Bạn có thể sử dụng chuột hoặc bàn phím để thực hiện việc chọn
một khối ô.
- Sử dụng chuột:
+ Đưa chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn.
+ Nhấp chuột trái vào Cell đầu và kéo đến Cell cuối cùng của vùng
chọn.
- Sử dụng bàn phím để chọn: Đưa trỏ chuột vào Cell đầu của vùng
muốn chọn, nhấn giữ phím Shift+ các phím mũi tên để di chuyển
đến cuối vùng chọn.
1.1.8. Các bước cơ bản trong soạn thảo
Nhấp chuột vào một ô và tiến hành nhập nội dung thì trên thanh
công thức sẽ hiển thị nội dung của ô đó. Bạn cũng có thể thêm bớt
nội dung cho ô đang chọn bằng cách nhấp chuột để đặt điểm chèn
vào nơi cần thêm, bớt trên thanh công thức từ đó bạn có thể thêm
hoặc bớt nội dung cho ô hiện hành.
Soạn thảo cho Cell đầu tiên
+ Chọn Cell cần soạn thảo.
+ Soạn thảo trực tiếp tại Cell hiện hành hãy nhấp đúp vào Cell hiện
hành đó hay nhấp chuột vào thanh công thức để soạn thảo hoặc chọn
Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ liệu đó tạo
vị trí Cell hiện hành.
9

10. Nhập dữ liệu vào từ bàn phím
- Excel sẽ tự động che lấp các Cell khác khi bạn thực hiện việc
nhập các ký tự quá một ô.
- Nhấn tổ hợp phím Alt+ Enter để ngắt dòng trong một Cell.
- Để chuyển sang nhập dữ liệu cho Cell khác. Nhấp chuột vào Cell
muốn soạn thảo tiếp theo, nhấn phím Enter để nhập Cell kế dưới,
hay nhấp các phím mũi tên để di chuyển qua lại lên xuống.
Chỉnh sửa nội dung của Cell
Để thay đổi hay chỉnh sửa nội dung trong một ô nào đó, hãy chọn
ô cần chỉnh sửa và nháy kép chuột vào ô đó. Sử dụng các phím
mũi tên để di chuyển qua lại, đến đúng chỗ cần thay đổi.
Nếu không chèn con nháy, khi đó bạn gõ nhập dữ liệu vào thì nội
dung cũ bị mất hoàn toàn và thay thế vào là nội dung mới.
Bạn có thể thực hiện theo một cách khác, đó là chọn Cell cần
chỉnh sửa nội dụng nhấp F2.
Thay đổi nội dung của Cell
- Nhấp chọn Cell cần thay đổi
- Nhập thêm hay nhấn Delete để xoá ký tự đứng sau con nháy,
nhấn phím BackSpace có hình mũi tên () nằm trên phím Enter
để xoá ký tự đứng trước con nháy.
- Thay đổi toàn bộ nội dung của Cell bằng một nội dung mới, bôi
đen toàn bộ nội dung của Cell đó và nhập nội dung khác, tự động
nội dung cũ sẽ bị xoá.
Xoá nội dung trong Cell
- Chọn một hoặc nhiều Cell cần xoá
- Nhấn phím Delete trên bàn phím để xoá tất cả nội dung trong
những Cell được chọn.
10

11. 1.1.9. Sao chép và di chuyển dữ liệu
Lệnh Copy
Bạn có thể thực hiện lệnh Copy theo nhiều cách khác nhau và bằng
nhiều công cụ khác nhau.
- Chọn một ô hay một khối các ô cần sao chép.
- Sau đó tiến hành thực hiện theo một trong số các cách sau:
+ Từ thanh Menu Bar vào EditCopy.
+ Nhấp vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ
+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, nhấp chuột phải
chọn lệnh Copy.
+ Nhấn phím tắt Ctrl+ C.
Khi thực hiện lệnh Copy thì ô hay khối ô được chọn sẽ có viền đen
11

12. trắng chạy bao quanh.
Sử dụng tuỳ chọn Clipboard
Tùy chọn Clipboard dùng để sao chép từng ô, từng khối riêng lẻ
trên một File hay nhiều File khác nhau.
Copy bằng bảng tác vụ thực hiện theo các bước sau:
Bật tác vụ Office Clipboard từ Menu Edit.
12

13. Đánh dấu và copy các nội dung. Bạn có thể đánh dấu liên tục hay
từng đoạn và thực hiện lệnh Copy. Mỗi lần thực hiện lệnh Copy
thì trong bảng tác vụ Office Clipboard xuất hiện nội dung của phần
mà bạn vừa thực hiện copy.
Bạn sẽ thấy việc sử dụng bảng tác vụ Office Clipboard để sao chép
dữ liệu có một tính điểm khác vượt trội đối với việc sử dụng lệnh
copy thông thường. Đó là bạn có thể copy 24 nội dung cùng lúc.
Và bạn có thể đánh dấu và thực hiện lệnh Copy trên nhiều file
khác nhau.
- Để giải phóng cho bảng tác vụ Clipboard bạn nên xoá nội dung đã
được dán bằng cách nhấp vào mũi tên kế bên và chọn Delete.
Xoá tất cả các nội dung trong bảng tác vụ Clipboard bạn hãy nhấp vào
Clear All phía trên bảng tác vụ.
- Khi dán xong, không cần đến bảng tác vụ nữa, hãy nhấp vào dấu
(x) trên bảng tác vụ (ở góc trên bên phải để đóng tác vụ lại).
Sử dụng chuột.
13

14. - Chọn ô hay khối cần di chuyển hoặc Copy, đưa con trỏ đến
khung đậm bao xung quanh ô hay khối đến khi thấy con trỏ có
hình mũi tên bốn đầu xuất hiện.
- Nếu muốn Copy thì nhấn giữ phím Ctrl và kéo chuột đến nơi cần
Copy, thả chuột ra.
- Nếu di chuyển thì không cần nhấn giữ phím Ctrl, chỉ rê chuột
đến nơi cần, thả chuột ra.
Lệnh cắt (Cut)
Được thao tác giống như với lệnh Copy.
- Chọn một ô hay một khối các ô cần di chuyển.
- Sử dụng menu, thanh công cụ hoặc phím tắt để thực hiện lệnh:
+ Từ thanh Menu Bar vào EditCut
14

15. + Nhấp vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ.
+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, nhấp chuột phải
chọn lệnh Cut.
+ Nhấn phím tắt Ctrl+ X.
Khi thực hiện lệnh Cut thì ô hay khối ô được chọn có viền đen
trắng chạy xung quanh, đến khi bạn thực hiện dán thì nội dung
trong ô hay khối ô gốc bị xoá đi.
Chú ý: Lệnh Copy và Cut sẽ không tác dụng với cách chọn từng ô
hay khối riêng lẻ.
Dán dữ liệu
- Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán.
- Sử dụng một trong số cách sau để dán dữ liệu:
+ Từ thanh Menu Bar vào EditPaste.
15

16. + Nhấp vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ.
+ Di chuyển chuột đến ô cần dán, nhấp chuột phải chọn lệnh Paste.
+ Nhấn phím tắt Ctrl+ V.
Trước khi dán dữ liệu:
Khi thực hiện lệnh Paste thì ô hay khối ô được Copy sẽ xuất
hiện bắt đầu tại vị trí có ô hiện hành ấn định khi dán.
Fillhand
Điền dữ liệu tự động là bạn sao chép những dữ liệu giống nhau
hay sắp số thứ tự tăng dần. Điều này giúp bạn ít tốn thời gian hơn
khi nhập một số lượng dữ liệu giống nhau, hay rất hiệu ích khi bạn
đánh số thứ tự cho một danh sách dài.
* Điền nội dung
16

17. - Nhập vào một số để kéo điền các số tiếp theo.
- Di chuyển con trỏ đến chấm hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải
của khung hình chữ nhật với đường viền được tô đậm.
- Nhấp chuột trái và kéo đến nơi cần thiết rồi thả chuột ra.
- Lúc này xuất hiện biểu tượng Fillhand ( ) di chuyển chuột
đến biểu tượng, nhấp vào mũi tên để xuất hiện một menu danh
sách của biểu tượng, bạn chọn một kiểu điền thích hợp.
+ Copy calls: Điền các số như nhau.
+ Fill series: Điền số thứ tự tăng dần.
17

18. - Bạn cũng có thể điền một nội dung khác tương tự như trên.
Chọn nội dung bất kỳ và đặt con trỏ ở vị trí điểm hình vuông nhỏ
ở góc dưới bên phải của khung chọn và kéo xuống hay kéo
ngang, chọn một một điền dữ liệu thích hợp.
* Thay đổi trật tự các vùng.
- Chọn khối muốn chuyển dòng thành cột.
- Thực hiện lệnh Copy để sao chép ra một vùng khác.
- Từ thanh Menu Bar vào EditPaste Special.
18

19. - Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Paste Special
với các lựa chọn để bạn lựa chọn.
19

20. - Trong hộp thoại Paste Special, bạn chọn chức năng Transpose và
nhấp OK để thực hiện lệnh.
1.1.10. Định dạng bảng tính
Thao tác với cột
Sử dụng chuột điều chỉnh độ rộng cho cột
- Di chuyển chuột đến hàng chứa các chữ A, B… (hàng trên
cùng của cửa sổ bảng tính và nằm dưới thanh công thức).
- Khi đó con trỏ chuột có dạng một mũi tên hai đầu, nhấp chuột
trái và kéo qua phải để tăng kích thước cột hoặc kéo qua trái để
giảm kích thước cột. Khi đạt độ rộng vừa ý thì thả chuột ra. Trong
khi kéo chuột, giá trị độ rộng cột xuất hiện ở phía trên với khung
màu vàng.
Sử dụng menu lệnh điều chỉnh độ rộng cho cột.
- Nhấp chọn cột cần điều chỉnh.
- Từ Menu Bar vào menu FormatColumnWidth…
20

21. Khi đó hộp thoại Column Width xuất hiện (hình 2.20).
- Nhập giá trị vào ô Column Width ( bạn cần lưu ý giá trị này nằm
trong khoảng từ 0 đến 255), nhập xong nhấp OK.
Chú ý: Số trong khung Column Width được tính theo đơn vị là ký
tự.
Tự động điều chỉnh chiều rộng cột.
Sử dụng tính năng điều chỉnh tự động cho cột mà chương trình cung
cấp, độ rộng của cột sẽ được điều chỉnh sao cho vừa với dữ liệu có
trong cột. Việc này sẽ giúp bạn có được một bảng tính đẹp và khoa
học hơn.
- Chọn cột cần điều chỉnh
- Từ Menu chọn FormatColumnAutoFit Selection.
21

22. Chiều rộng tiêu chuẩn của cột
- Chọn cột mà bạn muốn trả về kích thước tiêu chuẩn
- Từ Menu Bar vào FormatColumnSbạnndard With…Hộp thoại
Sbạnndard width xuất hiện.
- Trong ô Sbạnndard column width của hộp thoại là giá trị độ rộng
của cột mặc định của chương trình, bạn chỉ cần nhấp Ok để trả về
chiều rộng tiêu chuẩn cho cột.
Chèn thêm cột
- Sử dụng chuột:
+ Chọn cột mà bạn muốn chèn vào trước nó.
+ Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới bên
phải của khung chọn và kéo qua phải, thả chuột. Lúc này cột được tạo
và đẩy cột dữ liệu kế bên qua phải.
22

23. - Sử dụng lệnh:
+ Chọn cột muốn chèn.
+ Chọn Menu Insert có lệnh để chèn cột là Column.
+ Chèn một cột: Chọn Entire Column với chức năng này cho phép
bạn tạo một cột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hành
sang phải.
+ Nếu chọn Column thì chèn thêm cột trống vào phía trái ô hiện
hành và đẩy ô hiện hành qua phải.
* Xoá cột
- Sử dụng chuột:
+ Chọn cột cần xoá.
+ Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới
bên phải của khung chọn và kéo qua trái, thả chuột. Lúc này cột
trống được xoá, với cột được xoá thì dữ liệu ở cột bên chuyển qua.
- Sử dụng lệnh
+ Chọn cột cần xoá.
23

24. + Chọn Menu EditDelete
- Chọn Entire Column với chức năng này cho phép bạn xoá một
cột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột kế phải sang trái.
- Chọn xong, nhấp OK.
* Chèn một ô
- Chọn ô cần chèn mà ô mới sẽ được chèn bên cạnh nó.
- Nhấp chọn menu InsertCells. Hộp thoại Insert xuất hiện.
- Trong hộp thoại ban chọn Shift Cell s Right để tạo một ô trống tại vị
trí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành sang phải.
24

25. - Chọn xong, nhấp OK.
* Xóa một ô
- Chọn ô cần xóa.
- Nhấp chọn menu EditDelete. Khi đó hộp thoại Delete xuất hiện.
- Chọn Shift Cells left với chức năng này cho phép bạn xoá một ô
trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô kế phải sang trái.
Thao tác với dòng
* Chèn thêm dòng
- Sử dụng chuột: bạn có thể thêm dòng trực tiếp bằng các thao tác
sử dụng chuột.
+ Chọn vị trí dòng cần thêm.
+ Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới
bên phải của khung chọn và rê xuống dưới, thả chuột. Lúc này
dòng trống được tạo và đẩy toàn bộ dữ liệu ở dưới xuống.
- Sử dụng lệnh:
+ Chọn vị trí dòng muốn chèn.
+ Từ Menu Bar vào Insert. Trong menu con xuất hiện, bạn có hai
25

26. lệnh để chèn dòng là Row và Cells.
Row: chèn thêm dòng trống vào dòng hiện hành và đẩy dữ liệu
dòng hiện hành xuống dưới.
Cells: làm xuất hiện hộp Insert.
Với những tùy chọn của hộp thoại, bạn có thể thực hiện việc thêm
dòng với nhiều trạng thái khác nhau.
+ Chèn một ô - Shift Cells down với chức năng này cho phép bạn
tạo một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành xuống
26

27. dưới.
+ Chèn một dòng - Entire Row với chức năng này cho phép bạn
tạo một dòng trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hành
xuống dưới.
+ Chọn xong nhấp OK
* Xoá dòng
- Chọn dòng cần xoá.
- Từ Menu Bar vào EditDelete.
+ Shift Cells Up: cho phép bạn xoá một ô trống tại vị trí ô hiện
hành và đẩy dữ liệu ở cột có ô hiện hành lên.
+ Entire Row: cho phép bạn xoá một dòng trống tại vị trí ô hiện
hành và đẩy dữ liệu ở dưới lên.
+ Chọn xong nhấp OK.
* Tự động điều chỉnh chiều cao dòng.
Cũng giống như với cột, bạn có thể sử dụng chế độ điều chỉnh tự
động chiều cao của hàng. Giá trị của độ rộng này cũng phụ vào dữ
liệu có trong hàng đó của bạn.
- Chọn dòng cần điều chỉnh
27

28. - Từ Menu Bar vào FormatRowAutoFit.
* Điều chỉnh chiều cao dòng
- Nhấp chọn dòng cần điều chỉnh
- Chọn Menu FormatRowHeight… hộp thoại Row Height xuất
hiện.
- Nhập giá trị vào khung Row Height (giá trị này nằm trong
khoảng từ 0 đến 409) và nhấp OK.
* Làm ẩn các dòng
- Chọn các dòng không cần thiết trong bảng tính.
- Từ Menu Bar vào FormatRowHide
28

29. Sau khi chọn lệnh này các dòng được chọn sẽ ẩn không nhìn thấy,
ở nơi đó, xuất hiện một gạch đen đậm, đến khi bạn di chuyển con
trỏ đi nơi khác, gạch đen này sẽ mất.
29

30. * Làm ẩn các cột
- Chọn các cột không cần thiết trong bảng tính.
- Từ Menu Bar vào FormatColumnHide.
* Hiển thị các dòng
- Từ Menu Bar vào FormatRowUnhide (hình 2.34).
Sau khi sử dụng lệnh Unhide thì các dòng bị ẩn sẽ được hiển thị
trở lại.
* Hiển thị các cột
- Từ Menu Bar vào FormatColumnUnhide
Sau khi sử dụng lệnh Unhide thì các cột bị ẩn sẽ hiển thị.
30

31. Tạo khung bao cho bảng tính
* Tạo đường viền bằng lệnh Border
- Chọn vùng cần tạo đường viền. Sau đó chọn Menu
FormatCells…Trong hộp thoại xuất hiện bạn chọn Tab Border
(hình 2.35).
31

32. - Khung Presets:
+ None: Bỏ tất cả các đường viền.
+ Outline: Tạo đường viền bao quanh khung chọn.
+ Inside: Tạo đường viền cho từng ô nhỏ.
- Khung Border:
+ - Tạo đường viền trên cùng trong vùng chọn.
+ - Tạo đường gạch các dòng cho vùng chọn.
+ - Tạo đường viền dưới cùng trong vùng chọn.
+ - Tạo đường chéo phải trong từng ô nhỏ của vùng chọn.
+ - Tạo đường viền bên trái trong vùng chọn.
+ - Tạo đường gạch các cột cho vùng chọn
+ - Tạo đường viền bên phải trong vùng chọn.
+ - Tạo đường chéo trái trong từng ô nhỏ của vùng chọn.
- Khung Line:
+ Style: Cho phép bạn chọn lựa kiểu đường thẳng, nhấp chọn một
kiểu đường thẳng để vẽ cho vùng chọn và nhấp vào đường viền
muốn thay đổi, lập tức đường viền đó thay đổi theo kiểu mới vừa
chọn. Nếu nhấp None là không chọn kiểu nào cả có nghĩa là bạn
vẽ không được.
+ Color: Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách màu,
nhấp chọn một màu theo ý thích (mặc định là màu đen và màu này
dùng để tô cho đường viền. Chọn màu xong, nhấp vào biểu tượng
các đường viền hay nhấp vào các đường viền trong hình chữ nhật
32

33. có 4 chữ Text để đổi màu đường viền
- Sau khi chọn xong loại đường viền và các tùy chọn của nó, bạn
nhấn OK để chương trình áp dụng và thoát khỏi hộp thoại.
* Tạo đường viền bằng thanh công cụ.
- Chọn vùng cần tạo đường viền.
- Di chuyển chuột đến thanh công cụ Formatting và nhấp vào mũi
tên của biểu tượng Borders để xuất hiện danh sách các biểu tượng
đường viền.
- Đưa chuột trên các biểu tượng này, các biểu tượng đổi thành màu
xanh. Nhấp chuột chọn hay bỏ chọn trên các biểu tượng này.
Tô màu nền cho bảng tính
* Sử dụng hộp thoại Format Cells
- Chọn ô hay các ô trong bảng tính cần tô màu.
- Chọn Menu FormatCells… chọn tab Patterns
33

34. + Color: Cho phép bạn chọn màu tuỳ thích, nhấp No Color là
không chọn màu nào cả và trả về màu mặc định trong Excel.
+ Sample: Cho phép bạn xem trước dạng đường sọc vừa chọn
cũng như các màu của nó.
- Nhấn OK để hàn tất quá trình tô màu.
* Sử dụng thanh công cụ
- Chọn ô hay trong bảng tính cần tô.
- Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên biểu tượng Fill Color trên
thanh công cụ Formatting.
34

35. - Chọn một màu trong bảng màu, nếu không muốn chọn màu thì
nhấp vào No Fill.
Chèn ký tự vào trong bảng tính
- Nhấp chuột vào vị trí muốn chèn ký tự.
- Từ Menu Bar vào InsertSymbol… chọn Symbol.
35

36. Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Symbol để bạn
có thể lựa chọn những ký tự muốn chèn.
36

37. Bạn chọn Font chữ hiển thị cho các ký tự bằng ô Font trong hộp
thoại. Nhấp vào nút tam giác để có được danh sách font chữ.
- Nhấp Insert để đưa ký hiệu đó ra bảng tính.
- Chèn ký hiệu xong, nhấp Close để đóng hộp thoại lại.
Sao chép hoặc di chuyển bảng tính
Bạn có thể sao chép hay di chuyển bảng tính hiện hành đến bảng
tính khác trong cùng một tập bảng tính hoặc sang một cửa sổ bảng
tính khác.
- Chọn bảng tính cần di chuyển hay sao chép.
- Chọn Menu EditMove or Copy Sheet… Hộp thoại Move or
Copy xuất hiện.
37

38. + To Book: Có nghĩa chứa bảng tính mà bạn thực hiện lệnh Copy.
+ Before Sheet: Cho phép bạn chỉ định nơi để di chuyển hay sao
chép bảng tính tới.
+ Create a Copy: Dùng để chỉ định sao chép hay di chuyển nếu không
chọn thì di chuyển, ngược lại chọn là sao chép.
Nếu bạn muốn di chuyển hay sao chép đến tập tin mới, trong
khung To Book nhấp chọn New Book.
- Sauk hi chọn xong bảng tính cần sao chép và đích đến của nó,
bạn nhấp OK để thực hiện lệnh và đóng hộp thoại.
Quản lý bảng tính
* Dấu cửa sổ bảng tính
- Kích hoạt cửa sổ bảng tính, có nghĩa nhấp vào một ô bất kỳ trong
bảng tính.
- Từ Menu Bar vào WindowHide
38

39. Khi đó bảng tính của bạn sẽ bị ẩn.
Để làm hiển thị lại cửa sổ bảng tính, bạn vào menu Bar vào
WindowUnHide… hộp thoại sau hiện lên:
- Nếu có nhiều bảng tính trong hộp danh sách Unhide, bạn nhấp
chọn tên cửa sổ bảng tính cần hiển thị. Nhấn Ok để hiển thị cửa sổ
bảng tính.
39

40. * Dấu bảng tính
- Kích hoạt bảng tính
- Chọn MenuFormatSheetHide
* Hiển thị tập bảng tính
- Chọn Menu FormatSheetUnHide
40

41. 1.2. Sử dụng lệnh
1.2.1. Sử dụng Menu Bar
Thanh Menu Bar của Excel được chia thành nhiều nhóm lệnh, mỗi
nhóm lệnh khác nhau sẽ có chứa những thanh lệnh đơn khác nhau.
- Di chuyển chuột trên Menu bar, đến trình đơn cần chọn.
- Khi chuyển chuột đến trình đơn bạn nhấp trái chuột một Menu sẽ
được đổ xuống cho bạn lựa chọn.
- Di chuyển chuột trên Menu sổ xuống, chọn một lệnh và nhấp
chuột trái để thực hiện lệnh đó.
Chú ý: Khi Menu xuất hiện một số chức năng sẽ bị dấu, bạn nhấp
vào mũi tên phía dưới những chức năng còn lại sẽ được hiển thị
trên Menu.
41

42. Hoặc bạn có thể sử dụng bàn phím để mở thực đơn lệnh, mỗi lệnh
sẽ có một chữ cái được đánh dấu bằng chữ cái gạch chân. Thực
hiện chọn lệnh bằng cách nhấn giữ phím Alt + (ký tự được gạch
dưới).
Một số lệnh trong menu có thể được thực hiện bằng phím tắt trên
bàn phím, điều này khá tiện dụng khi bạn thực hiện việc nhập dữ
liệu và thực hiện các lệnh. Các phím tắt của lệnh được trình bày
bên phải của lệnh trong menu (Ví dụ lệnh Copy là Ctrl+C)
Bạn sẽ thấy đằng sau một số lệnh có những ký tự đặc biệt:
+ Các lệnh có dấu ba chấm(…) kế bên câu lệnh tức lệnh đó có hộp
thoại.
+ Những câu lệnh có ký hiệu phím chức năng và một chữ cái. Tổ
hợp phím đó được gán cho lệnh tương ứng đứng trước nó.
1.2.2. Sử dụng biểu tượng
42

43. Trên thanh công cụ chứa các biểu tượng, mỗi một biểu tượng chứa
một câu lệnh.
Ví dụ: Bạn dùng biểu tượng Save ( ) trên thanh công cụ Sbạnndard
thay vì dùng lệnh Save trên thanh Menu bar.
Để sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ bạn thực hiện theo
các bước sau:
- Chọn ô, khối ô, đoạn văn, đồ thị… cần thực hiện.
- Sau đó chọn biểu tượng của lệnh mà bạn muốn áp dụng.
1.2.3. Sử dụng phím chuột phải
- Chọn ô, khối ô, đoạn văn, đồ thị… cần thực hiện.
- Di chuyển chuột đến ô, khối ô, đoạn văn, đồ thị… vừa chọn và
nhấp chuột phải, một Menu tắt hiện lên, di chuyển chuột trong
Menu tắt này đến một lệnh cần thiết nhấp trái chuột để thi hành
lệnh đó cho vùng được chọn.
43

44. Chú ý: Sử dụng bàn phím để thực hiện trong menu. Nhấn tổ hợp
phím Shift+ F10 và dùng các phím mũi tên trên bàn phím để di
chuyển lên xuống trong Menu tắt, nhấn Enter thi hành lệnh.
1.2.4. Sắp xếp trật tự các dòng
- Chọn vùng hay các ô cần sắp xếp.
- Từ Menu Bar vào thực đơn DataSort…
44

45. Chương trình cung cấp cho bạn hộp thoại Sort.
45

46. + Sort By là khoá chính, Excel sẽ dựa trên khoá này để sắp xếp thứ
tự các dòng trong bảng tính. Nhấp nút mũi tên hình tam giác để bật
danh sách các trường và chọn một trường trong danh sách này để
làm khoá sắp xếp. Có hai tùy chọn:
Ascending Excel sẽ sắp xếp tăng từ A đến Z.
Descending Excel sẽ sắp xếp giảm dần từ Z đến A.
+ Then By là khoá phụ, hai khoá này hỗ trợ cho khoá Sort By. Nếu
khoá Sort By bằng nhau thì Excel sử dụng khoá thứ hai để so sánh,
nếu khoá thứ hai bằng nhau thì Excel sử dụng khoá thứ ba để so
sánh.
+ My data range has có hai chức năng để bạn lựa chọn:
Header Row: Nếu chọn chức năng này thì khi sắp xếp Excel sẽ trừ
dòng đầu.
No Header Row: Nếu chọn chức năng này thì khi sắp xếp Excel kể
cả dòng đầu.
- Chọn các chức năng cần thiết xong, nhấp Ok để thực hiện việc
sắp xếp.
1.2.5. Sắp xếp trật tự các cột
Bạn có thể sắp xếp các cột theo một trật tự của mình để phục vụ
cho việc quản lý trong công việc soạn thảo của mình.
- Chọn vùng hay các ô cần sắp xếp.
- Từ Menu Bar vào DataSort…
- Nhấp vào nút Options… hộp Sort Options xuất hiện.
46

47. + Chọn chức năng Sort Left to Right và nhấp OK để đóng hộp
thoại Sort Options lại.
+ Nhấp chọn Ascending trong hộp Sort By.
- Nhấp OK để sắp xếp theo cột
1.3. Định dạng dữ liệu
1.3.1. Xử lý Font chữ
Định dạng Font chữ
Để thực hiện việc định dạng font chữ, bạn chọn ô hay khối ô chứa
văn bản, bạn chọn Menu FormatCell … hộp thoại Format Cell
xuất hiện, chọn nhãn Font từ hộp thoại này (hình 2.52).
- Khung Font: Cho phép lựa chọn Font chữ. Bạn dùng thanh cuộn
để tìm font trong danh sách của hộp thoại.
- Khung Font style: Cho phép bạn chọn loại chữ in nghiêng
(Italic), in đậm (Bold), in nghiêng đậm (Bold- Italic), chữ bình
thường (Normal). Với font chữ được gạch dưới chân, bạn có thể định
dạng loại đường gạch chân trong ô Underline. Nhấp vào mũi tên hình
tam giác để bật danh sách chọn những kiểu gạch: None - không gạch
dưới, Single - gạch dưới đơn, Double - gạch dưới đôi, Single
Accounting - gạch dưới không cắt chữ, Double Accounting - gạch
dưới đôi không cắt chữ.
47

48. - Khung Size: Cho phép bạn chọn kích cỡ chữ to hay nhỏ.
- Khung Color: Cho phép bạn chọn màu chữ.
48

49. - Normal font: Nhấp chọn chức năng này, Excel trả về giá trị mặc
định Font cho chữ.
- Khung Effects: Cho phép bạn chọn gạch ngang trong chữ.
Strikethrough - gạch ngang chữ, Superscript - gạch ngang và thu
chữ về góc trên bên trái, Subscipt - gạch ngang và thu chữ về góc
dưới bên phải.
49

50. - Khung Preview: Cho phép bạn xem trước kết quả.
- Nhấp Ok để áp dụng.
Hiệu chỉnh Font
- Bật cửa sổ bảng tính mới.
- Nhấp vào mũi tên hình tam giác của khung Sbạnndard font để bật
danh sách các Font.
50

51. - Chọn Menu ToolsOptions… chọn nhãn General trong hộp thoại
Options.
- Di chuyển thanh trượt và chọn một Font thích hợp.
51

52. - Nhấp chuột vào mũi tên hình tam giác của khung Size kế bên để
bật danh sách các kích cỡ, chọn một kích cỡ thích hợp.
- Chọn các chức năng xong, nhấp OK để xác lập.
1.3.2. Canh lề cho dữ liệu
Tab Alignment trong hộp thoại Format Ceels dùng để hiệu chỉnh
Text, cho phép bạn có thể hiệu chỉnh căn lề cho các dữ liệu với các
chức năng trong hộp thoại.
- Bật hộp thoại Format Cells từ Menu Bar vào FormatCells, nhấp
chọn tab Alignment trong hộp thoại.
- Text alignment
+ Horizontal: Cho phép bạn xác định vị trí dữ liệu trong ô.
52

53. + General: Hiển thị tại vị trí mặc định trong ô, nhãn nằm bên trái
ô, số nằm bên phải ô.
+ Left: (Indent) Căn dữ liệu sát cạnh bên trái của ô. Bạn có thể đặt
khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên trái của ô bằng cách
nhập thông số vào khung Indent kế bên.
+ Center: Căn dữ liệu vào giữa ô.
+ Right (Indent): Căn dữ liệu sát cạnh bên phải của ô. Bạn có thể
đặt khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên phải của ô
bằng cách nhập thông số vào khung Indent kế bên.
+ Fill: Lặp lại các dữ liệu trong ô sao cho điền đầy ô.
+ Justify: Dữ liệu được canh xuống dòng trong ô và canh đều bên
phải. Chức năng này chỉ có tác dụng khi chiều dài của chuỗi dữ
liệu lớn hơn chiều rộng của ô.
+ Center Across Selection: Căn dữ liệu vào giữa một khối cột, có
53

54. nghĩa là dữ liệu trên cột đầu của khối ô được canh vào giữa theo
hàng trong khối ô đó. Các ô trong những cột không phải là cột đầu
thì không được chứa dữ liệu. Các ô trong khối ô được chọ không
được hợp nhất.
+ Distributed: Căn dữ liệu đều hai bên phải và trái của ô. Bạn có
thể đặt trong khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên phải
và bên trái của ô bằng cách nhập thông số vào khung Indent kế
bên.
- Vertical: Cho phép bạn xác định dữ liệu theo chiều đứng.
+ Top: Căn dữ liệu nằm sát cạnh trên của ô.
+ Center: Căn giữa dữ liệu so với cạnh trên và cạnh dưới của ô.
+ Bottom: Căn dữ liệu nằm sát cạnh dưới của ô.
+ Justify: Căn đều các dòng trong ô theo chiều đứng.
+ Distributed: Căn phần trên và phần dưới của dữ liệu.
54

55. - Indent: Dùng để nhập khoảng để hỗ trợ cho các chức năng Left
(Indent), Distributed (Indent), Right (Indent) trong khung
Horizonbạnl và Top, Bottom, Distributed trong khung Vertical.
- Orienbạntion
+ Text: Cho phép bạn dùng chuột quay dữ liệu trong ô. Nhấp
chuột vào nút đỏ đưa lên để quay dữ liệu ngược lên trên, đưa
xuống để quay dữ liệu ngược xuống.
+ Degrees: Cho phép bạn quay dữ liệu bằng số nhập vào từ bàn
phím, số này tính theo độ.
- Text Control
+ Wrap: nếu dữ liệu trong một ô có chiều dài lớn hơn chiều rộng
của cột (ô) thì Excel tự động xuống hàng, bạn có thể ngắt hàng và
xuống dòng bằng cách nhấn Alt + Enter.
+ Shrinhk to fit: tự động điều chỉnh kích cỡ chữ trong ô, sao cho
thấy được toàn bộ dữ liệu trong ô mà không cần điều chỉnh lại
cột. Sau đó khi tăng độ rộng cột thì kích cỡ chữ trong ô tự động
tăng theo đến kích cỡ qui định ban đầu.
+ Merge Cells: hợp nhất các ô trong khối ô đã được chọn thành
một ô.
- Right- to- left
55

56. + Text Direction: Dùng để thiết lập văn bản chạy từ trái sang phải
hoặc từ phải sang trái.
- Chọn các kiểu định dạng thích hợp, nhấp Ok để áp dụng.
1.3.3. Công cụ Formatting
Thanh công cụ Formatting chứa các lệnh dùng để điều khiển sự
hiển thị của dữ liệu trong bảng tính của bạn. Bạn chỉ cần nhấp
chọn các biểu tượng công cụ trên thanh công cụ để sử dụng nó.
+ Font: Cho phép bạn chọn Font chữ.
+ Font Size: Cho phép bạn chọn cỡ chữ.
+ Bold: Làm đậm chữ.
56

57. + Ibạnlic: Tạo chữ nghiêng
+ Underline: Tạo gạch dưới cho chữ.
+ Align Left: Căn trái.
+ Center: Căn giữa.
+ Align Right: Căn phải.
+ Merge and Center: Dùng để canh giữa dữ liệu trên nhiều ô.
+ Currency Style: Dùng để định dạng tiền tệ.
+ Percenbạnge Style: Dùng để định dạng phần trăm.
+ Comma Style: Dùng dấu phẩy để ngăn cách ba số.
+ Increase Decimal: Dùng để tăng số sau dấu chấm thập phân.
Nghĩa là cho hiển thị nhiều số lẻ.
+ Decrease Decimal: Dùng để giảm số sau dấu chấm thập phân.
Nghĩa là cho hiển thị ít số lẻ.
+ Increase Indent: Dùng để canh dữ liệu với lề trái nhấp mỗi lần là
một Tab.
+ Decrease Indent: Dùng để canh dữ liệu với lề phải nhấp mỗi lần
là một Tab.
+ Borders: Dùng để tạo đường viền cho khung nhấp vào hình tam
giác để có danh sách các đường.
+ Fill Color (Brown): Dùng để tô màu nền (ô).
+ Font Color: Dùng để tô màu chữ.
+ Format Cell s: Dùng để bật hộp thoại Format Cells.
1.3.4. Sử dụng công cụ Format Painter
Chương trình cung cấp cho bạn tính năng Format Painter để cho
phép bạn sao chép các định dạng từ ô này đến ô khác. Điều này
giúp bạn có thể tạo ra các ô có các định dạng như nhau một cách
57

58. nhanh chóng mà không cần phải qua các thao tác định dạng lại từ
đầu.
- Chọn ô muốn sao chép định dạng cho ô khác.
- Nhấp vào biểu tượng Format Painter trên thanh công cụ
Sbạnndard.
- Di chuyển con trỏ đến ô cần sao chép định dạng.
- Nhấp vào một ô để sao chép định dạng hoặc quét qua những ô
cần sao chép định dạng này.
1.3.5. Kiểm tra lỗi chính tả
Chọn ô hay dãy ô cần kiểm tra lỗi chính tả, nếu muốn kiểm tra
toàn bộ bảng tính thì nhấp vào một ô bất kỳ.
- Nhấp chọn biểu tượng Spelling trên thanh công cụ Sbạnndard.
Khi bộ kiểm tra lỗi chính bạn nhận dạng một từ không có trong từ
điển, hãy thực hiện thay đổi bằng cách sử dụng các tuỳ chọn trong
hộp thoại này.
58

59. Nếu muốn kiểm tra lỗi chính tả Text bằng một ngôn ngữ khác,
trong hộp thoại Dictionary Language, nhấp chọn ngôn ngữ mà bạn
muốn thực hiện kiểm tra.
1.4. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu
1.4.1. Tìm kiếm dữ liệu
- Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng tính hoặc
lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm.
- Từ Menu Bar vào EditFind… hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F.
59

60. Chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Find and Replace với
cá tùy chọn để bạn có thể xác lập các và nhập các thông tin cần tìm
kiếm của mình.
Hãy tìm hiểu các choc năng của hộp thoại để có thể sử dụng nó
60

61. một cách dễ dàng.
+ Find What: Để nhập dữ liệu cần tìm.
+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng
tính.
+ Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng. By Column
tìm theo cột.
+ Look in:
Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức.
Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.
Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô.
+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm sẽ phân
biệt chữ hoa và chữ thường.
+ Format… Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung Find
What.
+ Find All: Tìm kiếm tất cả.
+ Find Next: Tìm từng mục một.
+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm.
- Nhập dữ liệu cần tìm kiếm.
- Nhấp Find All hay Find Next: để thực hiện tìm kiếm.
- Nhấp Close để đóng hộp thoại.
1.4.2. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu
Lệnh Replace cho phép bạn tìm kiếm và thay thế dữ liệu cũ bằng
dữ liệu mới trên những dữ liệu cũ trong file của bạn.
- Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng tính hoặc
lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm và thay thế.
61

62. - Từ Menu Bar vào EditReplace…hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+H.
Hộp thoại Find and Replace xuất hiện với những tùy chọn để bạn
xác lập.
62

63. + Find what: Để nhập dữ liệu cần tìm kiếm.
+ Replace with: Dữ liệu mới dùng để thay thế.
+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng
tính
+ Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng, By Columns
tìm theo cột.
+ Look in: Có ba chức năng sau:
Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức.
Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.
Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô.
+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm phân
biệt chữ hoa và chữ thường.
+ Format… Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung Find
What và khung Replace with.
+ Replace All: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế tất cả.
+ Replace: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế từng từ một.
+ Find All: Tìm tất cả.
63

64. + Find Next: Tìm từng mục một.
+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm và thay
thế.
- Nhập dữ liệu cần tìm kiếm và thay thế.
- Nhấp Replace All hay Replace để thực hiện tìm kiếm và thay thế.
Từ hộp thoại này bạn cũng có thể tìm kiếm mà không thay thế dữ
liệu mới hãy nhấp Find All hay .
- Nhấp Close để đóng hộp thoại.
1.5. Làm việc với các Cell
1.5.1. Di chuyển nhanh đến một ô hay vùng
Từ Menu Bar vào EditGoto…hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Crtl+G.
64

65. Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Go to để bạn thực
hiện việc xác lập cho việc tìm kiếm và di chuyển.
65

66. + Reference: để bạn nhập địa chỉ ô hay tên vùng cần di chuyển
đến.
+ Special… : Cung cấp cho bạn hộp thoại Go to Special, bạn dùng
những tùy chọn trong hộp thoại này để xác lập cho ô mà bạn chọn
với những xác lập theo ý muốn. Sử dụng những tùy chọn này hết
sức đơn giản, bạn chỉ việc đánh dấu vào tùy chọn cần áp dụng
trong hộp thoại.
66

67. + Comments: Chọn các ô có chứa phần chú thích.
+ Consbạnnts: Dùng để chọn các giá trị không đổi trong bảng tính
như: số, chữ, và các giá trị được nhập từ bàn phím.
+ Formulas: Cho phép bạn chọn ô hay dãy ô được tính từ công
thức.
+ Number: Chọn số – Text; Chọn chữ - Logicals; Chọn các giá trị
- Logic; Chọn các ô chứa lỗi - Errors.
+ Blanks: Cho phép bạn chọn các ô trống.
+ Current Region: Cho phép bạn chọn toàn bộ bảng tính.
+ Current array: Cho phép bạn chọn các giá trị là mảng.
+ Objects: Cho phép bạn chọn các đối tượng.
+ Row Differences và Column Differences: Cho phép bạn bỏ chọn
cột hay hàng đầu tiên với vùng đã chọn trước.
+ Visible Cell s Only: Cho phép bạn chọn các ô hiển thị trong một
dãy đi ngang qua các hàng hay cột bị che đầu.
67

68. Nhấp OK để áp dụng tùy chọn đó sau khi đã thực hiện xong việc
lựa chọn.
1.5.2. Định dạng cho ô hay khối văn bản
Trước khi định dạng cho ô hay khối ô hãy chọn ô hay khối ô cần
định dạng, nếu không chọn thì việc định dạng được áp dụng cho ô
hiện hành.
- Bật hộp thoại Format Cell, từ Menu Bar vào Format Cells, nhấp
chọn Tab Number trong hộp thoại.
- Khung Category chứa các kiểu định dạng cho ô hay các khối ô.
68

69. - General: Dùng để định dạng chung, không có dạng số đặc biệt. Nếu
bạn soạn thảo bình thường hãy chọn kiểu này.
- Number: Dùng để định dạng kiểu số. Nhấp chuột vào Number để
có được các tùy chọn cho việc xác lập.
+ Decimal plases: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, nhấp vào
mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn
cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím để lấy số lẻ hoặc không
lấy số lẻ. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung
Negative numbers thay đổi các số lẻ.
+ Nhấp chọn chức năng Use 1000 Separator (,) là dùng dấu phẩy
(,) để ngăn cách 3 số cho dễ đọc.
+ Negative numbers: Để bạn chọn số âm hay dương, trong
ngoặc…
- Curreney: định dạng tiền tệ chung, khi áp dụng kiểu định dạng
này kết quả sẽ tự động thêm dấu đô la hay một ký hiệu khác vào
trước, dấu phẩy (,) dùng ngăn cách 3 số để dễ đọc và dấu chấm(.)
69

70. dùng để thể hiện số lẻ của các số.
+ Decimal places: Lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bên
để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập
số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ
thấy trong khung negative numbers thay đổi.
+ Symbol: Dùng để chọn kiểu hiển thị đơn vị tiền tệ. Nhấp vào
mũi tên hình tam giác kế bên để hiện danh sách các kí hiệu đơn vị
tiền tệ.
+ Negative numbers: Để bạn chọn số âm hoặc dương, trong
ngoặc…
- Accounting: Dùng để định dạng sắp thẳng hàng kí hiệu và dấu
thập phân ở trong một cột.
70

71. + Decimal places: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, nhấp vào
mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn
cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong
khung này bạn sẽ thấy trong khung negative numbers thay đổi.
+ Symbol: Dùng để chọn kiểu hiển thị đơn vị tiền tệ. Nhấp vào
mũi tên hình tam giác kế bên để hiện danh sách các kí hiệu đơn vị
tiền tệ.
- Date: Dùng để định dạng kiểu ngày tháng.
+ Type: Dùng để chọn kiểu hiển thị ngày tháng. Di chuyển thanh trượt
kế bên để kéo danh sách lên hoặc xuống và chọn trong danh sách này
một kiểu hiển thị thích hợp.
+ Locale (location): Dùng để chọn cách hiển thị ngày tháng năm
theo nước. Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để bật danh
sách, di chuyển thanh trượt kế bên trong danh sách và chọn một
kiểu hiển thị thích hợp.
- Time: Dùng để định dạng kiểu giờ phút giây.
71

72. + Type: Dùng để chọn kiểu hiển thị giờ. Di chuyển thanh trượt kế bên
để kéo danh sách lên hoặc xuống và chọn trong danh sách này một
kiều hiển thị thích hợp.
+ Locale (location): Dùng để chọn cách hiển thị giờ theo nước
(Quốc gia). Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để bật danh
sách, di chuyển thanh trượt kế bên trong danh sách và chọn một
kiểu hiển thị thích hợp.
- Percenbạnge: Cho phép bạn định dạng kiểu phần trăm, nếu ô
hiện hành cần định dạng theo kiểu phần trăm có chứa số thì Excel
tự động nhân số đó với 100 và trả về kết quả với ký hiệu phần
trăm, ngược lại với ô trống thì khi nhập số sẽ xuất hiện dấu phần
trăm theo sau.
+ Decimal places: lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bên
để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập
số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ
72

73. thấy trong khung Negative numbers thay đổi.
- Fraction: Để định dạng kiểu thể hiện phần sau dấu chấm thập
phân (phần số lẻ).
+ Type: Chứa danh sách các kiểu định dạng, di chuyển thanh trượt
và chọn một kiểu định dạng thích hợp.
- Scientific: Dùng để định dạng hiển thị các số đứng sau dấu chấm
thập phân thành số dạng mũ (dạng số khoa học).
+ Decimal places: lấy số lẻ của số thực (sau dấu thập phân), nhấp
vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ,
bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím để lấy số lẻ hoặc
không lấy số lẻ.
- Text: Dùng để định dạng văn bản, khi bạn dùng định dạng Text
nó sẽ chuyển tất cả dữ liệu về kiểu văn bản.
- Special: Định dạng đặc biệt dùng để theo dõi những giá trị danh
73

74. sách và cơ sở dữ liệu.
- Custom: Dùng để định dạng hay xoá kiểu định dạng, di chuyển
thanh trượt trong danh sách Type (trong danh sách này chứa toàn
bộ các kiểu định dạng) và chọn một kiểu định dạng, nhấn Delete
để xoá, nhấn OK để áp dụng.
74

75. 1.5.3. Địa chỉ ô
Địa chỉ tương đối
Bạn gọi A1 là địa chỉ tượng đối của ô A1, A1:B3 là địa chỉ tương
đối của vùng dữ liệu từ ô A1 đến ô A3. Được sử dụng khi chúng
bạn tham chiếu tới một ô hay một vùng dữ liệu nào đó. Khi bạn
kéo Fillhand cho các ô khác địa chỉ sẽ thay đổi chỉ số hàng cột
theo.
Địa chỉ tuyệt đối
Có dạng: $Cột$Dòng
Là loại địa chỉ khi đứng trong công thức tính toán, sao chép công
thức đi nơi khác, nó không thay đổi địa chỉ.
Ví dụ: Bạn có bảng tính sau nhưng nhập công thức cho ô D1 là:
=$B&1, thì khi Copy công thức đến bất kỳ ô nào trong bảng tính,
địa chỉ này không thay đổi và cho kết quả luôn giống nhau:
75

76. Địa chỉ hỗn hợp
Địa chỉ hỗn hợp có hai loại.
Loại 1: Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối dòng.
Có dạng: $Cột Dòng
Là loại địa chỉ mà khi bạn đứng trong công thức tính toán sao chép
công thức đi nơi khác nó không bị thay đổi địa chỉ cột mà chỉ thay
đổi địa chỉ dòng.
Loại 2: Địa chỉ tương đối cột, tuyệt đối dòng
Có dạng: Cột$Dòng
Là loại địa chỉ mà khi bạn đứng trong công thức tính toán, sao
chép công thức đi nơi khác nó không bị thay đổi địa chỉ dòng mà
chỉ thay đổi địa chỉ cột.
76

77. 1.5.4. Cách chọn ô và khối ô cho công thức
Chọn một ô cho công thức
- Nhấp chọn vào ô trống để kích hoạt nó
- Đặt con trỏ trên thanh công thức và nhập vào dấu bằng
- Di chuyển con trỏ đến ô cần tính, nhấp chuột, lập tức trên thanh
công thức xuất hiện địa chỉ của ô đó.
Chọn một khối ô cho công thức:
- Nhấp chọn vào ô trống để kích hoạt nó.
- Đặt con trỏ trên thanh công thức và nhập vào dấu bằng.
- Di chuyển con trỏ đến ô đầu của khối cần tính, nhấp chuột trái và
kéo xuống ô cuối của khối thả chuột, lập tức trên thanh công thức
xuất hiện địa chỉ của khối ô được chọn. Cách ghi trên thanh công
thức như sau A1:C3 có nghĩa chọn từ ô A1 đến ô C3.
77

78. Nếu bạn cần tính một ô hay một khối ô trong khối ô đã chọn, hãy
nhấp chọn trong khối ô đã chọn một cách bình thường.
1.5.5. Gắn tên cho ô hay khối ô
- Đánh dấu ô hay khối ô cần đặt tên.
- Nhấp chuột vào khung Name Box trên thanh công thức.
- Nhập tên cho ô hay khối ô.
- Đặt tên xong, nhấn Enter để chấp nhận.
Chia cửa sổ
- Kích hoạt bảng tính cần chia
- Từ Menu Bar vào WindowSplit
Khi chọn lệnh này lập tức cửa sổ bảng tính sẽ được chia thành bốn
phần, bốn khung cửa sổ nhỏ này đều chứa dữ liệu của cùng bảng
tính đang được chia. Bạn có thể di chuyển các thanh trượt để xem
từng phần riêng trong bảng tính.
78

79. Bỏ đường chia
Bạn muốn bỏ đường chia làm theo cách sau đây:
- Nhấp để kích hoạt trang bảng tính.
- Chọn Menu WindowRemove Split
Tạo chế độ Freeze
- Nhấp chọn ô để đặt đường Freeze, thường chúng bạn chọn ô của
79

80. cột bắt đầu chứa số liệu phần bên trái sẽ là diễn giải cho dòng, ví
dụ một báo cáo công nợ khách hàng thì chúng bạn sẽ chọn ô kết
thức phần thông tin về khách hàng như mã, tên, địa chỉ và đặt
đường Freeze cho các cột còn lại. Khi chúng bạn thu lại vẫn có thể
biết các số liệu bị lấp là của khác hàng nào.
- Chọn Menu WindowFreeze Panes.
Khi nhấp chọn lệnh này hai đường gạch ngang và đứng hiện lên
màn hình, trong bảng tính, bạn có thể dùng thanh trượt di chuyển
dữ liệu trong bảng tính thì cột nằm phía trái của gạch đứng và trên
gạch ngang của bảng tính không bị cuốn, nó vẫn luôn hiện trên
màn hình để bạn nhìn thấy được.
Bỏ chế độ Freeze
- Nhấp chọn một ô bất kỳ trong bảng tính.
- Chọn Menu WindowUnFreeze Panes.
80

81. Sau khi chọn lệnh này bảng tính sẽ trở lại bình thường bạn có thể
cuộn tất cả các dòng các cột trong bảng tính.
1.5.6. Tạo chú thích
- Chọn ô cần tạo chú thích
+ Chọn InsertComment.
81

82. + Trên thanh công cụ Formula Auditing nhấp vào biểu tượng New
Comment.
+ Nhấp chuột phải tại ô cần tạo chú thích chọn lệnh Insert
Comment.
82

83. - Bật hộp thoại Font để định dạng nội dung chú thích, chọn một
trong các cách sau:
+ Từ Menu Bar vào FormatComment…
+ Nhấp chọn biểu tượng Format Comment trên thanh công cụ
Picture.
+ Nhấp chuột phải tại vị trí bên trong khung chú thích lệnh Format
Comment.
- Di chuyển chuột đến viền của khung chú thích khi nào thấy hình
mũi tên bốn đầu xuất hiện thì nhấp đúp chuột để hiện hộp thoại
Font.
Định dạng Font cho chú thích cũng tương tự như định dạng Font
trong các ô.
1.6. Làm việc với biểu đồ
1.6.1. Tạo biểu đồ
Tạo nhanh bằng phím F11
- Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ.
- Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ, như các tiêu đề
theo dòng, cột và dữ liệu cần minh hoạ.
- Nhấn phím F11, lập tức biểu đồ được thể hiện trong một bảng
tính có tên Chart.
Tạo biểu đồ bằng lệnh
- Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ.
- Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ như: các tiêu đề
theo dòng, cột và dữ liệu minh họa.
- Bật hộp thoại Chart Wizard- Setp of 4- Chart Type bằng thực
đơn Bar vào InsertChart…
83

84. Hoặc bạn nhấp vào biểu tượng Chart Wizard( ) trên thanh công
cụ Sbạnndard để mở hộp thoại Chart Winzard-Step of 4-Chart
Type.
Tab Stanndard Types
- Chart type: Trong khung này chứa danh sách các loại biểu đồ có
sẵn mà chương trình cung cấp cho bạn.
+ Column : Biểu đồ dạng cột.
+ Bar : Biểu đồ dạng thanh.
+ Line : Biểu đồ dạng đường kẻ.
+ Pie : Biểu đồ dạng hình tròn.
+ XY(Scatter) : Biểu đồ XY(phân tán).
84

85. + Area : Biểu đồ vùng.
+ Doughnut : Biểu đồ hình vành khuyên.
+ Radar : Biểu đồ hình ra da (theo tia).
+ Surface : Biểu đồ mặt dạng 3- D.
+ Bubble : Biểu đồ dạng các hình tròn.
+ Stock : Biểu đồ dạng hình cột.
+ Cylinder : Biểu đồ dạng hình trụ 3- D.
+ Cone : Biểu đồ dạng hình chóp trụ 3- D.
+ Pyramid : Biểu đồ dạng hình chóp 3- D.
- Chart Sub- type: Biểu diễn từng biểu đồ cụ thể trong mỗi danh
mục.
- Press and Hold to View Sample: Cho phép bạn xem trước kết
quả.
Tab Custom Types
Khi chọn xong một kiểu biểu đồ chuẩn trong nhãn Sbạnndard
Types và chuyển qua nhãn Custom Types, ở đây bạn có thể chọn
các thay đổi khác như nền, màu sắc hay kiểu Font chữ cho biểu đồ.
Sau chọn xong các chức năng vừa ý, nhấp Next để tiếp tục công
việc tạo biểu đồ.
- Sau nhấp Next.
85

86. + Tab Data Range
Data Range: Nếu trong bước 2 bạn đã chọn dữ liệu đó sẽ xuất hiện
ở khung Data Range.
+ Khung Series in: Cho phép bạn hiển thị dữ liệu theo dòng hay
cột
+ Tab Series:
Series: Trong khung này hiển thị các cột dữ liệu chứa số, có hai
nút Add và Remove cho phép bạn cộng thêm hay bớt đi cột, để
tham gia vào tính toán lập nên biểu đồ.
Name: Cho bạn biết ô đầu của cột được chọn ở khung Series, và
nội dung của ô nãy sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ.
Values: Cho bạn biết khối ô của cột được chọn ở khung Series,
86

87. bạn có thể giới hạn lại các ô này.
Category (X) axis labels: Khung này chứa số thứ tự và chuỗi hiển thị
lên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi để quyết định
nhãn nào được hiển thị lên biểu đồ.
Nhấp Next để tiếp tục công việc tạo biểu đồ.
Chú ý: Bạn có thể quay ngược lại bước trước bằng cách: nhấp vào
nút Back trên hộp thoại. Nếu không muốn tiếp tục công việc tạo đồ
thị nửa, hãy nhấp Cancel để huỷ bỏ.
- Sau khi nhấp Next hộp thoại tiếp theo xuất hiện:
Tab Titles
+ Chart Title: Dùng để tạo tiêu đề cho biểu đồ.
+ Category (X) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ số cho trục X
+ Value (Y) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ số cho trục Y.
Tab Axes
87

88. + Category (X) Axis: Nhấp chọn chức năng này có nghĩa cho hiển
thị các nhãn trong từng cột của biểu đồ, bỏ chọn thì không hiển thị.
+ Value (Y) Axis: Nhấp chọn chức năng này có nghĩa hiển thị các
nhãn trong từng dòng của biểu đồ, bỏ chọn tức là không hiển thị.
Tab Gridlines
+ Category (X) Axis: Cho phép hiển thị hay không hiển thị các
đường gạch đứng.
+ Value (Y) Axis: Cho phép hiển thị hay không hiển thị các đường
gạch ngang.
88

89. Tab Legend
+ Show Legend: Cho phép hiển thị hay không hiển thị bảng chú
89

90. thích.
+ Bottom: Hiển thị phía dưới ở giữa của biểu đồ.
+ Corner: Hiển thị ở góc trên bên phải của biểu đồ.
+ Top: Hiển thị phía trên ở giữa của biểu đồ.
+ Right: Hiển thị bên phải của biểu đồ.
+ Left: Hiển thị bên trái của biểu đồ.
Tab Data Labels
Label contains:
+ Series Name: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển
thị chữ của dòng đầu trong cột số.
+ Category Name: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép
hiển thị chữ trong cột đầu.
+ Value: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị giá
trị số trong cột tham gia vào lập nên biểu đồ.
90

91. Separator: Cho phép bạn chọn dấu để ngăn cách khi trong khung
Label Conbạnins chọn hai chức năng trở lên.
Lagend Key: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị
màu của từng cột trong biểu đồ tương ứng.
Tab Data Table
Show Data Table: Excel cho phép hiển thị hai số đầu của giá trị
tham gia vào lập nên biểu đồ.
Show Legend Key: Excel cho phép hiển thị màu của từng cột có trong
biểu đồ.
Chọn xong các chức năng thích hợp, nhấp Next để tiếp tục.
- Sau khi nhấp Next hộp thoại sau hiện lên màn hình.
91

92. Trong hộp thoại này cho phép bạn chọn nơi để hiển thị biểu đồ với
hai chức năng sau:
+ As New Sheet: Cho phép bạn tạo biểu đồ ở bảng tính mới và
nhập tên vào khung màu trắng kế bên.
+ As Object In: Cho phép bạn tạo biểu đồ ngay trên bảng tính hiện
hành và chọn bảng tính ở khung kế bên.
- Nhấp nút Finish trong hộp thoại để tạo biểu đồ.
1.6.2. Định dạng biểu đồ
Điều chỉnh kích thước các thành phần
- Chọn đối tượng cần di chuyển.
- Nhấp chuột trái vào đối tượng kéo đi nơi khác, thả chuột.
- Để điều chỉnh kích thước toàn biểu đồ: Nhấp vào nền trong của
biểu đồ, di chuyển chuột vào các nút hình vuông nhỏ trên viền của
nền trong, khi thấy xuất hiện mũi tên hai đầu, nhấp chuột trái kéo
để điều chỉnh kích thước thích hợp. Kích thước của biểu đồ rộng
bằng hoặc nhỏ hơn kích thước của nền ngoài.
- Di chuyển toàn bộ biểu đồ: Nhấp vào nền trong của biểu đồ để
chọn, nhấp chuột trái vào nền trong của biểu đồ một lần nữa và
kéo đi nơi khác, những thành phần nằm trên biểu đồ sẽ di chuyển
theo biểu đồ.
Định dạng tiêu đề của biểu đồ
92

93. - Nhấp chọn tiêu đề của biểu đồ.
- Bật hộp thoại Format Chart Title để định dạng tiêu đề chọn một
trong các cách sau:
- Từ Menu Bar vào FormatSelected Chart Title…
- Di chuyển chuột đến viền khung trên tiêu đề, nhấp đôi vào biểu
đồ. Hộp thoại Format Chart Title xuất hiện.
Tab Pattem
Định dạng nền và đường viền cho tiêu đề, trong nhãn này có các
chức năng sau:
- Khung Border: Cho phép định dạng đường viền bao quanh tiêu
đề.
- Automatic: Định dạng khung tự động theo mặc định.
93

94. - None: Không tạo đường viền.
- Custom: Cho phép bạn lựa chọn theo ý thích với các chức năng
sau:
+ Style: Cho phép bạn lựa chọn đường viền. Nhấp vào mũi tên
hình tam giác để hiển thị danh sách các kiểu đường viền, nhấp
chọn một kiểu đường viền thích hợp.
+ Color: Cho phép bạn chọn màu cho đường viền. Nhấp vào mũi
tên hình tam giác để hiển thị danh sách màu, nhấp chọn một màu
thích hợp.
+ Weight: Cho phép bạn chọn kiểu chữ đậm hay nhạt cho đường
viền. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách các
kiểu đường viền, nhấp chọn một kiểu đường viền đậm hay nhạt
thích hợp.
- Shadow: Dùng để tạo bóng cho khung tiêu đề.
- Khung Sample: Cho bạn xem trước kết quả.
- Khung Area: Có tác dụng để định dạng nền cho tiêu đề.
- Nếu chọn chức năng Automatic: Định dạng nền tự động theo
mặc định là màu trắng.
- Nếu chọn chức năng None: Không chọn nền cho tiêu đề.
- Trong bảng màu bạn có thể nhấp chọn một màu tuỳ ý.
Nhấp vào nút Fill Effects để bật hộp thoại Fill Effects và chọn nền
có sẵn trong hộp thoại này.
Tab Font
Định dạng (Font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ và các chức năng
khác có trong hộp thoại) cho tiêu đề.
94

95. Tab Alignment
Nhãn này cho phép bạn điều chỉnh (canh chữ, xoay chữ và các
chức năng khác) cho tiêu đề.
95

96. - Chọn các chức năng xong nhấp OK để áp dụng
1.6.3. Định dạng biểu đồ
Định dạng các cột của biểu đồ.
- Nhấp chọn cột của biểu đồ.
- Bật hộp thoại Format Data Series để định dạng các cột, chọn một
trong các cách sau:
- Từ Menu Bar vào FormatSelected Data Series…
- Di chuyển chuột đến cột và nhấp đôi vào đó.
96

97. Tab Patterns: định dạng đường viền bao xung quanh các cột biểu
đồ.
Tab Axis: hiển thị các cột chồng lên nhau và chia các giá trị hai bên
của biểu đồ, có hai chức năng sau:
Primary Axis: hiển thị các cột riêng lẻ, và tính theo một giá trị bên
trái của biểu đồ.
Secondary Axis: hiển thị các cột chồng lên nhau, và tính theo hai
giá trị ở hai bên của biểu đồ.
Tab Data Labels: thêm dữ liệu vào trên đầu cột. Nhãn này tương tự
trong phần tạo biểu đồ.
Tab Series Order: đổi vị trí của các cột trong biểu đồ. Với các chức
năng sau:
Move Up: đổi dữ liệu từ dưới lên trên (mỗi lần chỉ xuống một
hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổi các cột
cũng đổi theo.
97

98. Move Down: Cho phép đổi dữ liệu từ trên xuống dưới(mỗi lần chỉ
xuống một hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổi
các cột cũng đổi theo.
Tab Options: Có tác dụng di chuyển khoảng cách giữa hai cột và giữa
các nhóm cột với nhau. Với các chức năng sau:
Overlap: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trong
nhóm, giá trị này nằm trong khoảng từ - 100 đến 100.
Gap Width: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trong
biểu đồ, giá trị này nằm trong khoảng từ 0 đến 500.
Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.
Định dạng dữ liệu trên các trục
Nhấp vào dữ liệu dưới trục nằm ngang trong biểu đồ.
Bật hộp thoại Format Axis để định dạng cho dữ liệu dưới trục nằm
ngang, chọn một trong hai cách sau.
- Từ Menu Bar vào FormatSelected Axis…
- Di chuyển chuột đến dữ liệu dưới trục nằm ngang, nhấp đôi vào đó.
Hộp thoại Format Axis xuất hiện (hình 2.120).
Tab Patterns: định dạng đường trục đi theo dữ liệu ở khung Lines
và các chức năng khác.
Tab Scale: định dạng dữ liệu trên cột đứng hiện lên bên trái hay
bên phải của biểu đồ và các chức năng khác.
Tab Font: định dạng Font cho dữ liệu.
Tab Number: định dạng kiểu hiển thị của dữ liệu dưới cột nằm
ngang.
Tab Alignment: Nhãn này cho phép bạn điều chỉnh khoảng cách
chữ với trục và xoay chữ.
98

99. Chọn các chức năng xong nhấp Ok để áp dụng.
Định dạng dữ liệu trên các cột của biểu thức.
Nhấp chọn dữ liệu trên cột của biểu đồ.
Bật hộp thoại Format Data Labels để định dạng dữ liệu.
- Từ Menu Bar vào FormatSelected Data Labels… Hoặc di chuyển
chuột đến dữ liệu trên cột và nhấp đôi. Hộp thoại Format Data
Labels xuất hiện (hình 2.121).
Tab Patterns: định dạng đường bao quanh dữ liệu trên các cột
trong biểu đồ
Tab Font, Number, Alignment: định dạng dữ liệu trên các cột của
biểu đồ như: định dạng Font, định dạng kiểu hiển thị và định dạng
chữ xoay…
99

100. Chọn các chức năng xong nhấp Ok để hoàn tất.
Định dạng các đường gióng trong biểu đồ.
- Nhấp chọn đường gióng.
- Bật hộp thoại Format Gridlines để định dạng đường gióng bằng
cách di chuyển chuột đến đường gióng và nhấp đôi vào đó. Khi đó
hộp thoại Format Gridlines xuất hiện (hình 2-122).
Tab Patterns: định dạng như: Kiểu, màu và kích cỡ cho đường
gióng.
Tab Scale: định dạng kích cỡ đường gióng, kiểu hiển thị cột biểu
đồ ngược hay thuận… Với các chức năng sau.
Minimum: chỉ định số bắt đầu của toạ độ trục.
100

101. Maximum: chỉ định số cuối cùng của toạ độ trục.
Major Unit: chỉ định khoảng các giữa hai số trong trục toạ độ .
Category (X) Axis: chỉ định số bắt đầu của trục X so với gốc.
Logarithmic Scale: Nếu chọn chức năng này, có nghĩa số tại gốc
toạ độ được tính bằng 1 và đến đường gióng kế tiếp thì thêm số 0
vào sau.
Values in Reverse Order: Nếu chọn chức năng này biểu đồ sẽ bị
đảo ngược và tăng lên theo số trong chức năng Major Unit.
Category (X) Axis Crosses at Maximum Value: Nếu chọn chức
năng này biểu đồ sẽ bị đảo ngược và giữ nguyên các số liệu như
cũ.
- Sau khu chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.
Định dạng bảng chú thích
101

102. - Nhấp chọn bảng chú thích.
- Bật hộp thoại Format Legend để định dạng bảng chú thích, chọn
một trong các các sau:
- Từ Menu Bar vào FormatSelected Legend…
- Di chuyển chuột đến bảng chú thích và nhấp đôi vào đó. Hộp
thoại Format Legend xuất hiện.
Tab Patterns: định dạng đường viền bao quanh bảng chú thích
trong biểu đồ.
Tab Font: định dạng Font cho dữ liệu trong bảng chú thích.
Tab Placement: định vị trí hiển thị bảng chú thích trong biểu đồ.
- Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.
Định dạng nền ngoài của biểu đồ.
102

103. - Nhấp trái chuột vào nền ngoài của biểu đồ để chọn.
- Bật hộp thoại Format Chart Area để định dạng nền ngoài của
biểu đồ, chọn một trong các cách sau:
- Từ Menu Bar vào FormatSelected Chart Area…
- Di chuyển chuột ra nền ngoài của biểu đồ và nhấp đôi vào đó.
Hộp thoại Format Chart Area xuất hiện.
Tab Patterns: định dạng đường viền xung quanh nền ngoài của
biểu đồ.
Tab Font: định dạng Font chữ cho toàn bộ biểu đồ bất kỳ nơi nào
trên biểu đồ.
- Sau khi nhấp chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.
Định dạng nền trong của biểu đồ.
- Nhấp trái chuột vào nền trong của biểu đồ để chọn.
103

104. - Bật hộp thoại Format Plot Area để định dạng nền trong của biểu
đồ, chọn một trong các cách sau:
- Từ Menu Bar vào FormatSelected Plot Area…
- Di chuyển chuột vào khoảng trống của nền trong và nhấp đôi vào
đó. Hộp thoại Format Plot Area xuất hiện.
Tab Patterns: định dạng đường viền xung quanh nền trong và màu
nền trong của biểu đồ.
- Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.
1.6.4. Thêm bớt dữ liệu trên biểu đồ.
- Nhấp chuột vào biểu đồ để chọn biểu đồ đó.
- Từ Menu Bar vào ChartSource Data… hộp thoại Source Data
xuất hiện.
104

105. Tab Data Range
+ Data Range: Hiển thị dữ liệu cũ tham gia vào lập nên biểu đồ. Từ
khung này bạn có thể thêm hay bớt vùng dữ liệu tham gia vào để lập
nên biểu đồ, bằng cách nhấp chuột trái vào khung Data Range và nhập
lại các địa chỉ ô.
+ Series In: Cho phép bạn thay đổ cách hiển thị dữ liệu theo dòng
hay cột.
Tab Series
105

106. + Series: Hiển thị các cột dữ liệu chứa số, có hai nút Add và
Remove cho phép bạn thay đổi thêm hay bớt đi cột tham gia vào
tính toán lập nên biểu đồ.
+ Name: thay đổi đầu của cột được chọn ở khung Series, và nội
dung của ô này sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ.
+ Values: thay đổi khối ô (khối ô này là chứa số tham gia vào tính
toán và lập nên biểu đồ) của cột được chọn ở khung Series, bạn có
thể giới hạn lại các ô này.
+ Category (X) Axis Labels: thay đổi số thứ tự và chuỗi để hiển
thị lên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi để
quyết định nhãn nào được hiển thị lên biểu đồ.
1.7. Kiểu dữ liệu
1.7.1. Các kiểu dữ liệu cơ bản
106

107. Kiểu chuỗi
Kiểu dữ liệu này bao gồm các ký hiệu từ a đến z, từ A đến Z và
các phím số trên bàn phím ngoài ra nó còn có một số các ký hiệu
trên bàn phím.
Dữ liệu loại chuỗi thường được dùng để mô tả, giải thích các thành
phần cho rõ ràng nó không dùng trong tính toán.
Nếu các kiểu dữ liệu được nhập vào không hợp lệ thì Excel tự động
chuyển các dữ liệu này thành dữ liêu loại chuỗi.
Dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong công thức phải được rào trong
cặp dấu nháy kép (" ").
Mặc định của Excel là dữ liệu loại chuỗi canh trái, tuy nhiên có thể
định dạng dữ liệu loại chuỗi trực tiếp bằng các ký hiệu
?: Canh trái dữ liệu trong ô
": Canh phải dữ liệu trong ô
^: Canh giữa dữ liệu trong ô
: Lấp đầy ô bằng các ký tự theo sau dấu.
Bạn hãy chọn chức năng Transition Navigation bằng cách vào
trong Menu Bar vào ToolsOptions, chọn nhãn Transition trước
khi sử dụng kiểu dữ liệu này.
107

108. Kiểu ngày tháng
Kiểu dữ liệu ngày tháng được thể hiện ngày tháng năm giờ phút
giây hay tháng ngày năm… cách thể hiện ngày tháng tuỳ theo sự
lựa chọ của chúng bạn
Chọn cách thể hiện ngày tháng
Chọn ô cần thao tác
Từ Menu Bar vào FormatCells… chọn Tab Number.
108

109. Trong khung Category chọn chức năng Date
Nhấp vào mũi tên trong khung Locale, để hiện lên danh sách và
chọn Vietnamese ở cuối danh sách hay một kiểu khác.
Chọn kiểu hiển thị trong khung Type.
Chọn cách thể hiện giờ
Nhấp vào chức năng Time trong khung Category và chọn tương tự
như chọn ngày tháng.
109

110. Một số dạng thể hiện.
Thể hiện của ngày tháng
m/d/yy
d- mmm- yy
d- mmmm
mmm- yy
Thể hiện của giờ phút giây
h:mm AM/PM
h:mm:ss AM/PM
h:mm
h:mm:ss
110

111. m/d/yy h:mm
Kiểu dữ liệu Formula
Kiểu dữ liệu dạng công thức bắt buộc đầu tiên phải là dấu bằng
(=), tiếp theo sau là các hằng, biến, hàm và kết hợp với các toán tử
(số học, luận lý, quan hệ).
Trong ô có kiểu dữ liệu dạng công thức, sau khi chuyển con trỏ
qua ô khác thì Excel chỉ hiển thị kết quả tính toán của công thức
chứ không hiển thị công thức.
Kiểu số học
Kiểu dữ liệu này bao gồm các phím số từ 0 đến 9 và các ký hiệu
như + , - , * , (), ., =, $, %.
Dữ liệu kiểu số mặc nhiên được canh phải trong ô, nếu độ dài của
số lớn hơn độ rộng của ô thì nó tự động chuyển sang hiển thị kiểu
khoa học (số mũ) hoặc hiển thị trên các ô ký tự (###), lúc này bạn
chỉ cần nới rộng ô.
1.7.2. Mảng
Bạn có thể sử dụng công thức mảng (Array formula) để thiết kế
công thức vốn cho ra nhiều kết quả.
Công thức mảng làm việc với hai hoặc nhiều tập hợp giá trị khác
nhau gọi là đối số của mảng, nó sẽ cho ra một hay nhiều kết quả
khác nhau.
Nội dung của mảng có thể chứa giá trị số, chuỗi, các giá trị luận lý
hoặc giá trị lỗi.
+ Giá trị số trong mảng bao gồm các giá trị số nguyên, số thập
phân hay số kỹ thuật.
+ Chuỗi trong mảng phải nằm trong cặp dấu nháy kép.
+ Giá trị luận lý là Ture hoặc False.
Trong mảng không có những ký hiệu đặc biệt như %, $...
111

112. Mảng thể hiện theo nhiều cách khác nhau, ví dụ: Một ma trận hàng thể
hiện qua mảng như sau: (1,2,3,4,5,6,7,8,9)
Các đối số của mảng phải có kích thước hàng, cột bằng nhau.
1.7.3. Các phép toán
Dữ liệu chuỗi
Dữ liệu chuỗi cho phép bạn thực hiện được trên các phép toán
quan hệ và phép toán nối chuỗi.
= Bằng
< Nhỏ hơn
<= Nhỏ hơn hoặc bằng
> Lớn hơn
>= Lớn hơn hoặc bằng
<> Khác nhau
Thực hiện phép so sánh, kết quả sẽ là: Nếu đúng cho ra giá trị
TRUE, ngược lại sai cho ra giá trị FALSE.
Dữ liệu số học
Dữ liệu số cho phép bạn thực hiện được trên các phép toán: Toán
học, luận lý, và quan hệ.
Toán tử số học có các ký hiệu
+ Phép cộng
- Phép trừ
* Phép nhân
/ Phép chia
% Phần trăm
^ Số mũ
112

113. Toán tử NOT
Số 0 mang giá trị True và các số khác 0 mang giá trị False. Tại ô
A5 bạn nhập 0, ô A6 bạn nhập 1. Tại ô B5 bạn gõ công thức:
NOT(A5) rồi nhấn Enter bạn kéo Fillhand cho ô còn lại (hình3.4).
Toán tử AND
Bạn nhập lại giá trị vào ô B5 là 1 ô B6 là 1, di chuyển tới ô C5 và gõ vào
công thức: =IF(AND(A5=1,B5=1) ,TRUE, FALSE), sau đó bạn nhấp
Enter, rồi kéo Fillhand cho ô còn lại:
Toán tử OR
Với bảng dữ liệu như hai ví dụ trên, bạn di chuyển chuột tới ô C5 và
nhập lại công thức sau: =IF(OR(A5=1,B5=1,TRUE, FALSE), nhập
xong nhấn Enter.
113

114. Toán tử quan hệ có các ký hiệu
= Bằng
< Nhỏ hơn
<= Nhỏ hơn hoặc bằng
> Lớn hơn
>= Lớn hơn hoặc bằng
<> Khác nhau
Thực hiện phép so sánh, kết quả sẽ là: Nếu đúng cho ra giá trị là
TRUE, ngược lại nếu sai cho giá trị là FALSE.
Độ ưu tiên của các toán tử
Trong công thức toán tử nào có độ ưu tiên cao, được thực hiện
114

115. trước. Các toán tử có độ ưu tiên bằng nhau, Excel tự động thực
hiện từ trái qua phải.
Toán tử Độ ưu tiên
() 1 (cao nhất)
^ 2
* và / 3
+ và - 4
=, <, <=, >, >=, <> và NOT, AND, 5 (thấp nhất)
OR
Dữ liệu ngày tháng
Bạn có thể sử dụng các phép toán số học (cộng và trừ) và các phép
toán tử quan hệ.
Ví dụ: Bảng tính trên cột A và B là những dữ liệu được nhập từ bàn
phím. Trước khi thực hiện công thức hãy chọn kiểu hiển thị cho ô đó.
Ô A1 và B1 chọn kiểu hiển thị Ngày/ Tháng/Năm (trong hộp thoại là:
14/3/2001, Vietnamese, Date).
Ô A2, B2 chọn kiểu hiển thị Ngày/Tháng/Năm (trong hộp thoại là:
14/march/2001, Vietnamese, Date).
Ô A3, B3 chọn kiểu hiển thị Ngày/Tháng/Năm (trong hộp thoại là:
14/Mar/01, Vietnamese, Date).
Ô C1,C2, C3 chọn kiểu hiển thị số (trong hộp thoại là: - 1234,
Number).
Ô D1,D2,D3 chọn kiểu hiển thị Ngày/Tháng/Năm.
Công thức ô C1 =B1- A1
115

116. Công thức ô C2 =B2- A2
Công thức ô C3 =B3- A3
Công thức ô D1 =A1+ 5
Công thức ô D2 =B2+ 5
Công thức ô D1 =A3+ 5
Công thức ô E1 =A1<B1
Công thức ô E2 =A2>B2
Công thức ô E3 =A3=B3.
Chú ý: Muốn cho ô hay khối ô hiển thị số bình thường hãy nhấn
Ctrl+ Shift+ ~.
1.8. Công thức và hàm
1.8.1. Công thức
Một công thức luôn có dạng tổng quát như sau:
= (Công thức).
- Công thức chỉ gồm các số: Loại công thức này gồm các toán tử
và toán hạng
- Công thức chỉ có các địa chỉ ô: Loại công thức này gồm các toán
tử và các địa chỉ ô hoặc địa chỉ các vùng.
- Công thức vừa có địa chỉ ô vừa có số: Loại công thức này gồm
các toán tử, các địa chỉ ô hoặc địa chỉ các vùng và các con số.
- Công thức chỉ có các hàm: Loại công thức này sử dụng các hàm
trong Excel.
116

117. - Công thức tổng quát: Thành phần của các loại công thức này
bao gồm các hàm, các phép toán, số, ký tự, ô địa chỉ.
1.8.2. Kiến thức cơ bản về hàm trong Excel
Hàm là một công thức được định nghĩa sẵn trong Excel nhằm thực
hiện một chức năng tính toán riêng biệt nào đó. Trong quá trình
tính toán và xử lý đôi khi các hàm do Excel cung cấp không đáp
ứng được vì vậy bạn có thể viết ra những hàm mới thích hợp cho
riêng mình.
Các nhóm hàm trong Excel
- Nhóm hàm Financial (tài chính): Nhóm hàm này cung cấp cho
bạn các hàm nhằm tính toán về mặt tài chính như: tính tiền đầu tư,
tính tiền lợi nhuận.
- Nhóm hàm Date & Time (ngày tháng và thời gian): Nhóm hàm
này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về thời gian giữa
hai mốc ngày, đổi một ngày sang dạng số…
- Nhóm hàm Math & Trig (toán học và lượng giác): Nhóm hàm
này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về toán học và kỹ
thuật căn bản.
Nhóm hàm Sbạntistical (thống kê): Nhóm hàm này cung cấp cho
bạn các hàm nhằm tính toán về thống kê như tính toán xác suất…
- Nhóm hàm Lookup & Reference (tìm kiếm và tham chiếu):
Nhóm hàm này cung cấp cho bạn những thông tin về bảng tính
như: trả về số cột của một tham chiếu…
- Nhóm hàm DaTabase (cơ sở dữ liệu): Nhóm hàm này cung cấp
cho bạn các hàm nhăm trợ giúp những thông tin về cơ sở dữ liệu
chẳng hạn: Tính giá trị nhỏ nhất và lớn nhất trong cơ sở dữ liệu…
- Nhóm hàm Text (văn bản): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các
hàm nhằm quản lý văn bản.
- Nhóm hàm Logical (luận lý): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn
117

118. các hàm nhằm tính toán các giá trị bằng các biểu thức luận lý dựa
trên những điều kiện của bảng tính.
- Nhóm hàm Information (thông tin): Nhóm hàm này cung cấp cho
bạn các hàm nhằm tính toán và trả về các thông tin chung trong
bảng tính.
Cấu trúc chung của hàm
Cú pháp:
= Tên hàm (đối số 1, đối số 2, …, đối số n)
Các thành phần trong hàm:
- Dấu (=): Bắt buộc phải có trước hàm, nếu không có dấu bằng
Excel sẽ hiểu đó là một chuỗi bình thường, nó không tính toán gì
cả.
- Tên hàm: Muốn sử dụng một hàm nào đó bạn phải ghi tên hàm
đó ra, tên hàm không có khoảng trắng để Excel nhận diện và thực
hiện đúng hàm cần dùng.
- Dấu ngoặc đơn bật "(": Sau tên hàm là dấu ngoặc đơn mở, nó
phải được đứng ngay sau tên hàm không được có khoảng trắng.
- Các đối số (đối số 1, đối số 2, …, đối số n): Là giá trị hay ô hoặc
khối ô được hàm sử dụng, ngoài ra chúng bạn có thể sử dụng các
hàm làm đối số cho hàm khác hay nói khác đi là hàm lồng nhau,
trong Excel cho phép tối đa 7 mức hàm lồng nhau.
- Dấu ngoặc đơn đóng ")": Dùng để kết thúc một hàm.
Hộp thoại chứa các hàm
Để sử dụng các hàm trong Excel, bạn có thể nhập trực tiếp tên hàm
và các đối số từ bàn phím, hoặc dùng hộp thoại Insert Function.
- Từ thực đơn Bar vào Insert Function…
118

119. Hộp thoại Insert Function xuất hiện.
Nhấp vào mũi tên hình tam giác của chức năng Or select a
function để xuất hiện danh sách các nhóm hàm.
119

120. Trong khung Select a function thể hiện các hàm của nhóm hàm
được chọn trong khung Or Select a function.
Phía dưới khung Select a function cho bạn biết những thông tin về
hàm được đánh dấu trong khung Select a function.
Nhấp vào Help on this Function để biết thêm cách sử dụng của
hàm.
- Chọn một hàm thích hợp cần sử dụng, nhấp OK hộp thoại
Function Arguments hiện lên.
120

121. - Trong hộp thoại, nhập các thông số cần tính toán cho hàm.
Nếu không muốn nhập trực tiếp trong hộp Function Arguments, hãy
nhấp chuột để đặt điểm chèn tại vị trí bên trong cặp dấu ngoặc và nhập
các thông số bình thường.
Nhập dữ liệu xong, nhấp OK hay nhấn phím Enter để thực hiện
tính toán.
Chú ý: Bạn có thể bật nhanh hộp thoại Insert Function bằng cách nhấp
vào biểu tượng fx trên thanh công thức.
Hiển thị tất cả các công thức trong bảng tính
Hiện các công thức được sử dụng trong bảng tính
- Chọn Menu ToolFormabạnuditingFormula Auditing Mode.
- Bỏ hiển thị các công thức trên bảng tính, chọn chức năng
Formula Auditing mode một lần nữa.
Hiển thị các đường chỉ dẫn
121

122. - Chọn ô có công thức
- Chọn Menu Tool Formula Auditing Trace Precedents
Dùng thanh công cụ Formula Auditing để tạo đường dẫn. Nhấp
chọn ô có công thức, nhấp vào biểu tượng Trace Precedents.
Trong ô D1 công thức có sử dụng hai ô dữ liệu A1 và A2
Trong ô D2 công thức có sử dụng hai ô dữ liệu A2 và C2
Trong ô D3 công thức có sử dụng một ô dữ liệu A3
Bỏ các đường dẫn
Nhấp chọn ô cần bỏ đường dẫn, trên thanh công cụ Formula Auditing
kích vào biểu tượng Remove Precedent Arrows. Hay chọn lệnh
Remove Precedent Arrows từ Menu ToolFormula Auditing
1.8.3. Các hàm cơ bản
Nhóm hàm ngày tháng
- Date
Hàm này trả về kết quả là ngày tháng được định dạng ứng với
ngày tháng năm nhập vào.
Cú pháp:
=DATE(Year, Month, Day)
Giải thích:
Year: Số năm, số năm này nằm trong khoảng từ 1990 đến 1999.
Month: Số tháng trong năm, nếu giá trị này lớn hơn 12 thì Excel tự
đổi là 12 tháng =1 năm và trả về kết quả số năm + số năm đã quy
đổi và số tháng trong năm.
Day: Số ngày trong tháng. Nếu số này lớn hơn số ngày trong
tháng, lúc này Excel tự động đổ 30 hay (28, 29, 31) ngày=1 tháng,
và trả về kết quả là số tháng+ số tháng đã qua đổi và số ngày trong
122

123. tháng.
DATEVALUE
Hàm này trả về số thứ tự (với ngày 1 tháng 1 năm 1900 là số thứ
tự 1, ngày 2/1/1900 là ngày số thứ 2…, ngày 1/2/1900 là ngày thứ
32) của chuỗi ngày đã nhập.
Cú pháp:
=DATEVALUE(Date_text)
Giải thích:
Date_text: Là chuỗi ngày tháng muốn chuyển thành số thứ tự.
Bạn có thể nhập thử vào ngày 17/07/2006 là ngày thứ bao nhiêu
ứng với hàm trên.
- DAY
Trả về giá trị ngày của dữ liệu loại ngày tháng năm, chuỗi số có
thể là một chuỗi văn bản chẳng hạn: "4- 5- 03" hoặc "15- Apr-
1995", Excel sẽ tự động chuyển thành dữ liệu ngày tháng năm.
Cú pháp:
=DAY(Serial_number)
Giải thích:
Serial_number: Là giá trị ngày, tham chiếu ô chứa ngày tháng hay
văn bản trong cặp dấu ngoặc.
- DAYS360
Hàm này trả về ngày giữa hai ngày cho trước dựa trên một năm là
360 ngày. Nó được sử dụng cho hệ thống kế toán dựa trên 12
tháng mỗi tháng có 30 ngày.
Cú pháp:
=DAYS360(Sbạnrt_date, End_date, Method)
123

124. Giải thích:
Sbạnrt_date: Mốc thời gian đầu.
End_date: Mốc thời gian cuối muốn tính toán.
Nếu mốc thời gian đầu lớn hơn mốc thời gian cuối thì Excel cho ra
giá trị âm.
Method: Là đối số Logic có hai giá trị FALSE và TRUE cho biết
hàm sẽ được tính toán theo phương pháp nào.
+ Nếu nhập giá trị FALSE hay bỏ trống, hàm sẽ tính toán theo
phương pháp Mỹ.
+ Nếu nhập giá trị TRUE, hàm sẽ tính toán theo phương pháp châu
Âu.
- HOUR
Hàm này có tác dụng trả về giá trị giờ.
Cú pháp:
=HOUR(Serial_number)
Giải thích:
Serial_number: Là giá trị giờ, tham chiếu ô. Bạn nhập giờ phút,
giây hàm này sẽ trả về giá trị giờ được đưa vào.
- MINUTE
Hàm này có tác dụng trả về giá trị phút.
Cú pháp:
=MUNITE(Serial_number)
Giải thích:
Serial_number: Là giá trị giờ, tham chiếu ô. Bạn nhập giờ phút,
giây hàm này sẽ trả về giá trị giờ được đưa vào.
124

125. - MONTH
Hàm này trả về giá trị tháng của dữ liệu loại ngày tháng năm
Cú pháp:
=MONTH(Serial_number)
Giải thích:
Serial_number: Là giá trị giờ, tham chiếu ô. Bạn nhập giờ phút,
giây hàm này sẽ trả về giá trị giờ được đưa vào.
- NOW
Hàm này trả về ngày giờ hiện hành trong hệ thống máy tại vị trí ô
hiện hành.
Cú pháp:
=NOW(). Hàm này không có đối số.
- SECOND
Hàm này trả về giá trị giây tại ô hiện hành
Cú pháp:
=SECOND(Serial_number)
Giải thích:
Serial_number: Là giá trị giờ, tham chiếu ô. Bạn nhập giờ phút,
giây hàm này sẽ trả về giá trị giờ được đưa vào.
- TIME
Hàm này trả về giá trị giờ phút giây tại ô hiện hành, với các giá trị
được nhập trong những đối của hàm.
Cú pháp:
=TIME(Hour, Munite. Second)
Giải thích:
125

126. - HOUR
Giá trị chỉ giờ.
Cú pháp:
Hour()
- MINUTE
Là giá trị chỉ phút. Nếu số này lớn hơn 60 thì Excel sẽ tự động
chuyển đổi 60 phút =1 giờ. Kết quả trả về là giá trị số chỉ giờ + số
giờ đã quy đổi và giá trị số phút sau khi đổi.
Cú pháp:
Minute()
- SECOND
Là giá trị chỉ giây. Nếu số này lớn hơn 60 Excel sẽ tự động chuyển
đổi 60 giây=1 phút. Kết quả trả về là giá trị số chỉ phút + số phút
đã quy đổi và giá trị số giây sau khi đổi.
Cú pháp:
Second()
- TIMEVALUE
Hàm này trả về giá trị số thập phân, với giá trị giờ phút giây được
nhập vào đối của hàm.
Cú pháp:
=TIMEVALUE(Time_Text)
Giải thích:
Time_Text: Là giá trị giờ phút giây để quy đổi thành dạng số thập
phân.
- TODAY
126

127. Hàm này trả về giá trị ngày tháng năm hiện hành tại ô được kích
hoạt. Nhưng chỉ cho biết ngày tháng năm không hiệ giờ phút giây.
Cú pháp:
=TODAY() Hàm này không có đối số.
- WEEKDAY
Hàm này trả về giá trị thứ trong tuần (số nguyên) tại ô hiện hành của
dữ liệu được nhập vào là loại ngày tháng năm.
Cú pháp:
=WEEKDAY(Serial_number, Return_type)
Giải thích:
Serial_number: Chứa giá trị ngày tháng năm, nó có thể là chuỗi văn
bản hay một dạng khác của ngày tháng năm, chẳng hạn: "4- 29- 03"
hoặc "29- Apr- 2003" với các dạng này Excel sẽ tự động chuyển
sang dạng ngày tháng năm.
Return_type: Đối này quyết định cách biểu diễn kết quả, có ba giá
trị 1, 2 và 3 để biểu diễn kết quả như sau:
Nếu nhập vào giá trị số 1 cho đối Return_type: Excel quy định số 1 alf
chủ nhật, số 2 là thứ hai… số 7 là thứ bảy.
Nếu nhập vào giá trị số 2 cho đối Return_type: Excel quy định số
1 là thứ hai, số 2 là thứ ba… số 7 là chủ nhật.
Nếu nhập vào giá trị số 3 cho đối Return_type: Excel quy định số
0 là thứ hai, số 1 là thứ ba… số 6 là chủ nhật.
Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là giá trị số 1.
- YEAR
Hàm này trả về giá trị năm, tại ô hiện hành của loại dữ liệu là ngày
tháng năm.
Cú pháp:
127

128. =YEAR(Serial_number)
Giải thích:
Serial_number: Chứa giá trị ngày tháng năm, nó có thể là chuỗi văn
bản hay một dạng khác của ngày tháng năm, chẳng hạn: "9- 15- 03"
hoặc "15- Sep- 2003" với các dạng này Excel sẽ tự động chuyển sang
dạng ngày tháng năm.
Nhóm hàm cơ sở dữ liệu
- DAVERAGE
Tính trung bình cộng của những mẫu tin thoả điều kiện trên cột
khai báo trong cơ sở dữ liệu.
Cú pháp:
=DAVERAGE(DaTabase, Field, Criteria)
Giải thích:
DaTabase: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.
Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột muốn lấy trung
bình.
Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định
những giá trị trong trường cần tính trung bình.
- DCOUNT
Đếm số các ô thoả tiêu chuẩn được định nghĩa trong đối Criteria.
Cú pháp:
=DCOUNT(DaTabase, Field, Criteria)
Giải thích:
DaTabase: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.
Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột muốn cần đếm.
Nếu không chọn đối số này thì Excel sẽ đếm toàn bộ cơ sở dữ liệu.
128

129. Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định
trường không trống trong khi đếm.
- DMAX
Có tác dụng lấy giá trị lớn nhất trong một cột của những mẫu tin
dữ liệu.
Cú pháp:
=DMAX(DaTabase, Field, Crieria)
Giải thích:
DaTabase: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.
Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột mà bạn muốn
tìm giá trị lớn nhất.
Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định
ràng buộc trên những mẫu tin nào cần tìm giá trị lớn nhất.
- DMIN
Có tác dụng lấy giá trị nhỏ nhất trong một cột của những mẫu tin
dữ liệu.
Cú pháp:
=DMIN(DaTabase, Field, Criteria)
Giải thích:
DaTabase: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.
Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột mà bạn muốn
tìm giá trị nhỏ nhất.
Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định
mấu tin cần tìm giá trị nhỏ nhất.
- DSUM
Lấy tổng các số trong cột thoả mãn những tiêu chuẩn đã cho.
129

130. Cú pháp:
=DSUM(DaTabase, Field, Criteria)
Giải thích:
DaTabase: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.
Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột mà bạn muốn
tìm giá trị nhỏ nhất.
Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định
mấu tin cần tính.
Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu
- HLOOKUP
Hàm này có công dụng là tìm trong hàng trên cùng của bảng và trả về
một giá trị trong hàng trên cùng, với sự kiểm tra cột tương ứng của giá
trị được trả về thoả mãn điều kiện.
Cú pháp:
= HLOOKUOP ( lookup_value, Table_array, Row_ index_num ,
Range_lookup)
Giải thích:
Lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm.
Table_array: Là mảng, tên, dãy hay vùng để tìm kiếm thông tin.
Row_index_num: Thứ tự của hàng cần tìm
Range_lookup: Là giá trị Logic (TRUE=1, FALSE=0) quyết định
hàm sẽ so chính xác hay tương đối với đối số Lookup_value.
Nếu Range_lookup=1 (TRUE): So tương đối.
Nếu Range_lookup=0 (FALSE): So chính xác.
Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là Range_lookup =1.
130

131. - INDEX
Hàm INDEX có hai chức năng: Chức năng mảng và chức năng
tham chiếu ô.
Cú pháp:
=INDEX(Array, Row_num, Column_num)
Giải thích:
Array: Là mảng được xác định trước.
Row_num: Số hàng trong mảng.
Column_num: Số cột trong mảng.
Chức năng tham chiếu
Dùng để tìm phần tử trong địa chỉ ô hay dãy ô tại dòng và cột bạn
qui định, kết quả trả về là nội dung hay địa chỉ ô của ô trong bảng.
Cú pháp:
=INDEX (Reference, Row_num, Column_num, Area_num)
Giải thích:
Reference: Là một dãy hay nhiều dãy gọi là khu vực (Area) nội dung
khu vực có thể là các con số, chuỗi, công thức.
Row_num: Số hàng trong bảng.
Column_num: Số cột trong bảng.
Area_num: Đối số này dùng để nhận diện từng khu vực, chẳng hạn
số 1 là khu vực đầu…
- MATCH
Hàm này trả về vị trí của giá trị thoả mãn điều kiện cho trước.
Cú pháp:
=MATCH(Lookup_valua, Lookup_array, Match_type)
131

132. Giải thích:
Lookup_valua: Là giá trị để tìm trong bảng cho trước.
Lookup_array: Là bảng giới hạn để tìm giá trị.
Match_type: Là đối sẽ nhận một trong ba giá trị 1, 0, và -1, nó quyết
định so sánh đối Lookup_valua như thế nào.
Nếu Match_tyoe = -1: Tìm (tìm trong bảng) số lớn hơn gần nhất
hay bằng số đã cho, và điều kiện trong bảng dữ liệu phải được sắp
xếp theo thứ tự giảm dần.
Nếu Match_type = 0: Tìm (tìm trong bảng) số bằng số đã cho.
Nếu Match_type = 1: Tìm (tìm trong bảng) số nhỏ hơn gần nhất
hay bằng số đã cho, và điều kiện trong bảng dữ liệu phải được sắp
xếp theo thứ tự tăng dần.
Nếu bỏ qua đối này, Excel hiểu Match_type = 1.
- VLOOKUP
Hàm này thực hiện tìm giá trị được chỉ định trong đối
Lookup_value, và tìm ở cột đầu tiên trong bảng cho trước. Kết quả
là giao của hàng vừa tìm đó với cột chỉ định trong đối
Col_index_num.
Cú pháp:
=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num,
Range_lookup)
Giải thích:
Lookup_value: Giá trị cần tìm trong cột thứ nhất của bảng giới
hạn.
Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm.
Col_index_num: Số thứ tự cột trong bảng giới hạn để trả về kết
quả.
132

133. Range_lookup: Là giá trị Logic (TRUE=1, FALSE=0) quyết định
so chính xác hay so tương đổi với bảng giới hạn.
Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): So tương đối.
Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): So chính xác.
Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là Range_lookup = 1.
Hàm toán học
- ABS
Hàm này lấy giá tị tuyệt đối của một số và cho kết quả tại ô hiện
hành.
Cú pháp:
=ABS(Number)
Giải thích:
Number: Là số hay địa chỉ ô cần lấy giá trị tuyệt đối.
- CEILING
Làm tròn một số theo hướng tăng đến số gần nhất hay một bội số
gần nhất của một số có nghĩa.
Cú pháp:
=CEILING(Number, Significance)
Giải thích:
Number: Là giá trị số (tham chiếu ô chứa số hay công thức trả về
số) muốn làm tròn.
Significance: Là giá trị bội số mà bạn muốn làm tròn.
- COMBIN
Hàm này trả về số tổ hợp của một số đối tượng tuỳ theo con số
của mỗi lần chọn.
133

134. Cú pháp:
=COMBIN(Number, Significance)
Giải thích:
Number: Số đối tượng tham gia vào tính tổ hợp.
Significance: Số đối tượng cho mỗi lần chọn trong tổ hợp.
- EVEN
Hàm này có tác dụng làm tròn lên số nguyên chẵn gần nhất.
Cú pháp:
=EVEN(Number)
Giải thích:
Number: Là giá trị số muốn làm tròn.
- EXP
Tính toán giá trị hàm mũ của cơ số e (khoảng 2.71828183) được
nâng lên luỹ thừa đã định. Hàm này là nghịch đảo của hàm LN.
Cú pháp:
=EXP(Number)
Giải thích:
Number: Là số muốn biểu diễn tới cơ số e.
- FACT
Hàm này tính giai thừa của một số.
Cú pháp:
=FACT(Number)
Giải thích:
Number: Là số cần tính giai thừa.
134

135. - FLOOR
Hàm này làm tròn xuống bội số đã cho gần nhất và tiến đến 0
Cú pháp:
=FLOOR(Number, Significance)
Giải thích:
Number: Là số bạn muốn làm tròn.
Significance: Là bội số muốn làm tròn đến.
- INT
Hàm này trả về giá trị là phần nguyên của một số thực và nó làm
tròn xuống của số thực đó
Cú pháp:
=INT(Number)
Giải thích:
Number: Là số cần làm tròn.
- LN
Trả về Lôgarit tự nhiên của một số dương. Các số lôgarit tự nhiên thì
dựa vào hằng số dư (2.71828182845904).
Cú pháp:
=LN(Number)
Giải thích:
Number: Là số thực dương bạn muốn tính Lôgarit tự nhiên.
- LOG
Trả về Logarit của một số dương theo cơ số đã định.
Cú pháp:
135

136. =LOG(Number, base)
Giải thích:
Number: Số thực dương muốn tính Lôgarit.
Base: Cơ số, nếu bỏ qua thì Excel sẽ hiểu là cơ số 10.
- LOG10
Hàm này trả về Logarit của một số dương theo cơ số 10
Cú pháp:
=LOG10(Number)
Giải thích:
Number: Là số thực dương muốn tìm Lôgarit.
- MDETERM
Tìm định thức của ma trận vuông.
Cú pháp:
=MDETERM(Array)
Giải thích:
Array: Là một mảng hay truy cập bằng địa chỉ các ô trong bảng
tính.
- MINVERSE
Hàm này trả lại ma trận ngược với ma trận đã cho.
Cú pháp:
=MINVERSE(Array)
Giải thích:
Array: Là một mảng trong hàm hay địa chỉ các ô trong bảng tính.
- MOD
136

137. Hàm này trả về phần dư của phép chia.
Cú pháp:
=MOD(Number, Divisor)
Giải thích:
Number: Số bị chia.
Divior: Số chia (phải khác 0, nếu là số 0 Excel báo lỗi).
- SQRT
Hàm này có tác dụng tính căn bậc hai của một số.
Cú pháp:
=SQRT(Number)
Giải thích:
Number: Là số dương lớn hơn 0 cần tính căn bậc hai, nếu số này là
số âm hàm trả về lỗi.
- SUM
Hàm này trả về tổng của một chuỗi số.
Cú pháp:
=SUM(Number1, Number2,…)
Giải thích:
Number1, Number2,… có thể là những giá trị số, công thức, địa
chỉ ô hay dãy ô… trong hàm này có thể lấy tới 30 đối số.
- SUMIF
Hàm này trả về một giá trị là tổng của một dãy ô trong hàm thoả
điều kiện.
Cú pháp:
137

138. =SUMIF(Range, Criteria, Sum_range)
Giải thích:
Range: Là dãy ô để thực hiện việc kiểm tra theo tiêu chuẩn nào đó.
Criteria: Là một số, biểu thức hay chuỗi để xác định cái nào cần tính
tổng và đối này dựa trên đối Range để kiểm tra.
Sum_range: Dãy ô được tính tổng.
- SUMPRODUCT
Hàm này có tác dụng nhân hai dãy số rồi cộng từng kết quả lại với
nhau.
Cú pháp:
=SUMPRODUCT(Array1, Array2, …)
Giải thích:
Array1, Array2, … Là các dãy số và trong hàm này có thể sử dụng
đến 30 dãy số khác nhau.
- SUMSQ
Hàm này có tác dụng tính tổng các số mà trong đó từng đối số đã
được bình phương.
Cú pháp:
=SUMSQ(Number1, Number2, …)
Giải thích:
Number1, Number2, … Là các số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức.
Trong hàm này bạn có thể dùng đến 30 đối.
Một số hàm thống kê
- AVERAGE
Hàm này trả về giá trị trung bình cộng của các số.
138

139. Cú pháp:
=AVERAGE(Number1, Number2, …)
Giải thích:
Number1, Number2, … Là các số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức.
Trong hàm này bạn có thể dùng đến 30 đối.
- COUNT
Đếm số ô trong dãy ô, đếm các ô có chứa số hoặc ngày tháng còn
các kiểu dữ liệu khác không đếm.
Cú pháp:
=COUNT(Value1, Value2, …)
Giải thích:
Value1, Value2, … Có thể là những giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô,
công thức. Trong hàm này bạn sử dụng tối đa là 30 đối số.
- COUTA
Đếm số ô trong dãy ô, đếm các ô có nội dung bất kỳ.
Cú pháp:
=COUNTA(Value1, Value2, …)
Giải thích:
Value1, Value2, …Có thể là những giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô,
công thức.
- MAX
Hàm này trả về giá trị lớn nhất của các số.
Cú pháp:
=MAX(Number1, Number2, …)
Giải thích:
139

140. Number1, Number2, … Có thể là giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô,
công thức.
- MIN
Hàm này trả về giá trị nhỏ nhất của các số.
Cú pháp:
=MIN(Number1, Number2, …)
Giải thích:
Number1, Number2, … Có thể là giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô,
công thức.
- MODE
Hàm này trả về số nào xuất hiện nhiều nhất trong dãy số đã cho.
Nếu trong dãy số không có số nào xuất hiện lần thứ hai thì hàm sẽ
trả về thông báo lỗi.
Cú pháp:
=MODE(Number1, Number2, …)
Giải thích:
Number1, Number2, … Có thể là giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô,
công thức.
- RANK
Hàm này trả về thứ hạng của một số trong dãy ô cho trước.
Cú pháp:
=RANK(Number, Ref, Order)
Giải thích:
Number: Là số muốn xem thứ hạng.
Ref: Một mảng, địa chỉ ô hay dãy ô có chứa số muốn tìm thứ hạng.
140

141. Order: Đối này có giá trị số 0 và 1, qui định cách xếp thứ hạng.
Nếu Order=1: Excel sẽ sắp xếp thứ hạng theo thứ tự từ nhỏ đến
lớn.
Nếu Order=0: Excel sẽ sắp xếp thứ hạng theo thứ tự từ lớn đến
nhỏ.
Nếu bỏ qua đối này thì Excel sẽ hiểu Order = 0.
Nhóm hàm xử lý chuỗi
- LEFT
Hàm này trả về số ký tự bên trái của chuỗi cho trước ở đối Text.
Cú pháp:
=LEFT(Text, Num_chars)
Giải thích:
Text: Là chuỗi văn bản để lấy ký tự.
Num_chars: Là tổng số ký tự cần lấy ra (số nguyên).
- LEN
Hàm này trả về chiều dài của chuỗi ký tự, một khoảng trắng được
xem như một ký tự.
Cú pháp:
=LEN(Text)
Giải thích:
Text: Là chuỗi văn bản cần tính chiều dài.
- LOWER
Hàm này có tác dụng chuyển tất cả các chữ hoa thành chữ thường.
Cú pháp:
141

142. =LOWER(Text)
Giải thích:
Text: Là chuỗi cần chuyển đổi thành chữ thường.
- MID
Hàm này có công dụng chọn và lấy ra các ký tự trong chuỗi cho
trước. Ký tự đầu được lấy ra căn cứ vào đối Sbạnrt_num và tiếp
tục lấy ký tự kế tiếp cho đến khi số ký tự lấy ra bằng đối
Num_chars thì kết thúc.
Cú pháp:
=MID(Text, Sbạnrt_num, Num_chars)
Giải thích:
Text: Là chuỗi để lấy các ký tự.
Sbạnrt_num: Là vị trí bắt đầu lấy ký tự.
Num_chars: Tổng số ký tự cần lấy ra.
- PROPER
Hàm này có tác dụng chuyển chuỗi bất kỳ sang dạng các chữ cái
đầu trong một từ thành chữ hoa.
Cú pháp:
=PROPER(Text)
Giải thích:
Text: Là chuỗi văn bản cần chỉnh sửa.
- REPT
Hàm này trả về chuỗi ký tự được lặp nhiều lần.
Cú pháp:
=REPT(Text, Number_times)
142

143. Giải thích:
Text: là chuỗi ký tự muốn lặp lại
Number_times: Là số lần lặp của chuỗi Text.
Ví dụ:
Bạn muốn có 20 dấu chấm liền nhau mà không phải gõ từng dấu
một, bạn nhấp vào ô cần thêm các dấu chấm và gõ vào công thức
sau:
= Rept(".",20)
- RIGHT
Hàm này tương tự hàm LEFT nhưng nó lấy ký tự bên phải của
chuỗi ký tự.
Hàm RIGHT trả về số ký tự.
Cú pháp:
=RIGHT(Text, Num_chars)
Giải thích:
Text: Là chuỗi văn bản để lấy ký tự.
Num_chars: Là tổng số ký tự cần lấy ra (số nguyên).
- TEXT
Hàm này chuyển kiểu dữ liệu số hay ngày tháng thành kiểu dữ liệu
chuỗi theo một định dạng cho trước.
Cú pháp:
=TEXT(Value, Format_text)
Giải thích:
Value: Là giá trị số, tham chiếu ô chứa số hay công thức trả về số.
Format_text: Đối này dùng để xác định chuỗi kết quả hiển thị như
143

144. thế nào? Có thể dùng các ký hiệu để định dạng cho chuỗi.
- UPPER
Hàm này chuyển chuỗi văn bản bất kỳ thành chuỗi hoa.
Cú pháp:
=UPPER(Text)
Giải thích:
Text: Là chuỗi văn bản hay tham chiếu ô chứa chuỗi văn bản cần
chuyển thành chữ hoa.
- VALUE
Hàm này chuyển chuỗi số thành giá trị số.
Cú pháp:
=VALUE(Text)
Trong đó:
Text: Là chuỗi số muốn chuyển sang dạng giá trị số.
Nhóm hàm luận lý
- AND
Hàm này trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số đúng với điều
kiện, ngược lại chỉ cần một đối số sai thì hàm sẽ trả về FALSE.
Cú pháp:
=AND(Logical1, Logical2, …)
Giải thích:
Logical1, Logical2, …Là các đối số biểu diễn từng điều kiện bạn
có thể sử dụng tối đa 30 đối.
- FALSE
144

145. Hàm này trả về giá trị FALSE, bạn có thể thay thế bằng cách nhập
giá trị này bằng bàn phím.
Cú pháp:
=FALSE() hàm này không có đối số.
- IF
Hàm này dùng để lựa chọn một trong hai, kiểm tra điều kiện ở đối
Logical_test nếu đúng thì trả về đối Value_if_true, ngược lại sai
trả về đối Value_if_false.
Cú pháp:
=IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false)
Giải thích:
Logical_test: Là điều kiện cho trước bất kỳ, điều kiện này phải trả
về TRUE hay =1 hoặc FALSE hay =0.
Value_if_true: Đối số này là bất kỳ, nó được thể hiện nếu kiểm tra
điều kiện ở đối Logical_test là đúng (TRUE hay =1).
Value_if_false: Đối số này là bất kỳ, nó được thể hiện nếu kiểm tra
điều kiện ở đối Logical_test là sai (FALSE hay =0).
- NOT
Hàm NOT lấy phủ định một điều kiện trong đối Logical và nó trả
về kết quả một giá trị Logic TRUE=1 (đúng) hoặc FALSE=0 (sai).
Cú pháp:
=NOT(Logical)
Giải thích:
Logical: Là giá trị biểu thức luận lý bất kỳ có thể đánh giá TRUE
hay FALSE.
- OR
145

146. Hàm OR trả về hai giá trị là TRUE hoặc FALSE. Hàm này chỉ cần
một đối đúng trả về TRUE, tất cả các đối đều sai trả về FALSE.
Cú pháp:
=OR(Logical1, Logical2, …)
Giải thích:
Logical1, Logical2, … Là một số hay một điều kiện nào đó có thể
là TRUE hoặc FALSE. Trong hàm này bạn có thể sử dụng đến 30
đối.
- TRUE
Hàm này trả về trị TRUE, bạn có thể thay thế bằng cách nhập giá
trị này từ bàn phím.
Cú pháp:
=TRUE() Hàm này không có đối số.
Nhóm hàm thông tin
- CELL
Hàm này trả về thông tin của ô được chọn như: sự định dạng, vị trí
hay nội dung…
Cú pháp:
=CELL (Info_Type, Reference)
Giải thích:
Info_Type: Đối này chứa một trong những chức năng và những
chức năng này được viết dưới dạng Text, hay tham chiếu ô chứa
chức năng.
Tên chức năng ý nghĩa
Address Trả về tham chiếu ô tuyệt đối.
146

147. Col Trả về số cột của đối Reference.
Color Trả về 1: nếu màu định rõ cho số âm ngược
lại trả về 0.
Contents Trả về nội dung của ô trái trên, đây là giá trị
không có bất kỳ xác lập nào.
Filename Trả về đường dẫn và tên tập tin của bảng tính
chứa ô cần tính.
Format Trả về ký hiệu định dạng của ô được chọn.
Nếu tập tin này chưa lưu hàm trả về giá trị 0.
Parenthesis Trả về 1: nếu ô được định dạng với dấu ngoặc
cho số dương, ngược lại trả về số 0.
Prefix Trả về một ký hiệu để định dạng cho ô.
Protect Trả về giá trị 1 nếu ô bị khoá, 0 nếu ô bị
khoá.
Row Trả về số hàng của đối Reference.
Type Trả về ký hiệu mô tả loại ô:b chỉ ô đó là ô
trắng, 1 là nhãn hay chuỗi ký tự, v là giá trị.
Width Trả về chiều rộng của cột tính theo ký tự.
Reference: Là tham chiếu ô muốn biết thông tin, nếu bỏ qua đối
này, Excel sẽ tham chiếu đến ô chứa hàm.
- ERROR.TYPE
Trả về giá trị lỗi để định rõ dạng lỗi đang được đánh giá.
147

148. Cú pháp:
=ERROR.TYPE(Error_val)
Giải thích:
Trong đó Error_val: Là giá trị lỗi.
Giá trị lỗi Kết quả
#NULL! 1
#DIV/0! 2
#VALUE! 3
#REF! 4
#NAME? 5
#NUM! 6
#N/A 7
Các giá trị lỗi khác #N/A
- INFO
Trả về thông tin về môi trường tính toán hiện hành.
Cú pháp:
=INFO(Type_text)
Giải thích:
Type_text: Là chuỗi văn bản xác định thông tin cần chọn hay là
tham chiếu ô chứa chuỗi.
148

149. - ISBLANK
Hàm này dùng để xác định xem liệu có ô trống trong dãy ô muốn
kiểm tra hay không. Kết quả trả về của hàm là giá trị logic nếu
tham chiếu đến ô trống.
Cú pháp:
=ISBLANK(Value)
Giải thích:
Value: Là một giá trị. Giá trị này có thể là: nội dung bất kỳ được
nhập vào hay tham chiếu ô.
- ISERROR
Hàm này kiểm tra để tìm lỗi trong Excel bất kỳ. Trả về một giá trị
logic TRUE hoặc FALSE.
Cú pháp
=ISERROR(Value)
Giải thích:
Value: Là một giá trị. Giá trị có thể là nội dung bất kỳ hoặc tham
chiếu ô.
- ISNONTEXT
Hàm này có tác dụng kiểm tra giá trị không phải là chuỗi. Nếu là
chuỗi trả về giá trị FALSE, ngược lại không phải thì trả về TRUE.
Cú pháp:
=ISNONTEXT(Value)
Giải thích:
Value: Là một giá trị. Giá trị có thể là nội dung bất kỳ hoặc tham
chiếu ô.
- ISNUMBER
149

150. Hàm này có tác dụng kiểm tra giá trị có phải là số hay không? Nếu
phải thì trả về TRUE, ngược lại trả về giá trị FALSE.
Cú pháp:
=ISNUMBER(Value)
Giải thích:
Value: Là một giá trị. Giá trị có thể là nội dung bất kỳ hoặc tham
chiếu ô.
- ISTEXT
Hàm này kiểm tra để tìm chuỗi và trả về giá trị TRUE nếu đúng,
ngược lại là FALSE.
Cú pháp:
=ISTEXT(Value)
Giải thích:
Value: Có thể là địa chỉ ô hoạc một giá trị xác định
-N
Hàm này có tác dụng đổi một giá trị sang một số.
Cú pháp:
=N(Value)
Trong đó:
Value: Là một giá trị muốn đổi sang số. Bảng dưới đây liệt kê kết
quả trả về của hàm N>
Giá trị Kết quả
Giá trị số Chính số đó
Ngày Số xê- ri
150

151. TRUE 1
Các giá trị khác 0
- TYPE
Trả về kiểu số đại diện cho loại giá trị chứa trong ô.
Cú pháp:
=TYPE(Value)
Giải thích:
Value: Có thể là trị số, chuỗi, giá trị logic, giá trị lỗi và mảng. hàm
Type trả về một trong các kết quả sau đây.
Giá trị Kết quả
Trị số 1
Chuỗi 2
Giá trị logic 4
Giá trị lỗi 16
Mảng 64
1.9. Làm việc với cơ sở dữ liệu
1.9.1. Khái niệm
151

152. - Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các mẫu tin được tổ chức theo cấu
trúc cột và dòng để có thể dễ dàng thực hiện các công việc quản lý.
- Bảng tính chính là một cơ sở dữ liệu, được tập hợp bởi hai thành
phần là chiều ngang và chiều dọc đó là một bảng hai chiều.
+ Theo chiều ngang: Trong cơ sở dữ liệu các cột này còn gọi là
các trường (Fields), mỗi trường có kiểu dữ liệu của nó như: trường
số thứ tự, trường họ tên, trường số ngày làm việc…
+ Theo chiều dọc : Mỗi dòng trong bảng tính gọi là mẫu tin hay
còn gọi là bản ghi (Tập hợp các kiểu dữ liệu để mô tả một đối
tượng nào đó gọi là bản ghi (Record)). Bản ghi này khác bản ghi
kia bởi giá trị dữ liệu xác định trong các trường.
Tập hợp các bản ghi là một cơ sở dữ liệu. Trong Excel mỗi lần tạo
bảng tính đồng nghĩa với việc bạn tạo ra một cơ sở dữ liệu.
Bạn có thể thao tác với bảng ghi mà mình đã tạo ra:
- Xem và sửa nội dung của các bản ghi.
- Thêm hoặc xoá bản ghi.
- Sắp xếp và lọc bảng ghi theo các khoá.
- Tính tổng và tổng con cho các trường dữ liệu kiểu số.
- Chuyển đổi các trường thành các bản ghi cho một đối tượng nào
đó.
+ Trước khi thực hiện các lệnh về cơ sở dữ liệu, bạn phải đặt ô
hiện hành trong phạm vi cơ sở dữ liệu mới thực hiện các lệnh áp
dụng cho cơ sở dữ liệu.
+ Khi thực hiện áp dụng các lệnh cho cơ sở dữ liệu thì Excel sẽ tự
động khoanh vùng các ô liền nhau và xem đó là một cơ sở dữ liệu
trong bảng tính. Nếu bạn muốn nhiều hơn một cơ sở dữ liệu trong
cùng bảng tính thì các danh sách phải cách nhau ít nhất bởi một
dòng hay cột trống.
152

153. + Các quy tắc để tạo cơ sở dữ liệu trong một bảng tính.
+ Dòng đầu tiên trong bảng tính phải là tiêu đề cột của danh sách.
+ Trong một danh sách không được có dòng trống hay cột trống,
nếu có khoảng trống trong bảng tính thì Excel xem dữ liệu sau
khoảng trống là một cơ sở dữ liệu khác.
1.9.2. Tìm kiếm bản ghi
Trong cơ sở dữ liệu có vài ngàn mẫu tin, việc tìm kiếm một mẫu
tin trong cơ sở dữ liệu này gặp rất nhiều khó khăn vì nó quá lớn.
Để khắc phục điều này Excel cung cấp cho bạn công cụ tìm kiếm
các mẫu tin theo một điều kiện nào đó. Tìm kiếm một mẫu tin
trong cơ sở dữ liệu bạn hãy thực hiện theo các bước sau:
- Bật và kích hoạt tập tin cơ sở dữ liệu cần thêm mẫu tin.
- Từ Menu Bar chọn DataForm…
Xuất hiện hộp thoại, từ hộp thoại này hãy nhấp vào nút Criteria
153

154. một hộp thoại khác xuất hiện.
- Nhập dữ liệu vào hộp thoại để làm tiêu chuẩn tìm kiếm. Đối với
dữ liệu kiểu chuỗi: bạn có thể sử dụng các dấu đại diện (dấu ?, dấu
* ) để tìm kiếm. Đối với dữ liệu số: bạn có thể sử dụng các toán tử
so sánh (=, >, >=, <, <=) để tìm kiếm.
- Khi nhập xong các điều kiện tìm kiếm, nhấn Enter để thực hiện
tìm kiếm. Nhấn nút Close để kết thúc.
1.9.3. Xem mẫu tin
- Từ Menu BarDataForm… hộp thoại xuất hiện.
154

155. Trong hộp thoại xuất hiện, bạn sẽ thấy được: tên các trường;
khung hiển thị dữ liệu và để nhận dữ liệu; chỉ hiển thị dữ liệu
không cho nhập vì kiểu dữ liệu của trường này là kiểu công thức;
thanh trượt dùng để di chuyển giữa các mẫu tin trong bảng tính;
các nút lệnh để áp dụng cho mẫu tin; hiển thị mẫu tin hiện hanh và
tổng số mẫu tin.
- Di chuyển chuột đến mũi tên của thanh trượt và nhấp vào đó để
xem các mẫu tin, bạn cũng có thể nhấp vào nút File Prev để xem
mẫu tin kế bên trên mẫu tin hiện hành, nhấp vào nút Find Next để
xem mẫu tin kế dưới mẫu tin hiện hành.
- Nhấp vào nút Close để đóng hộp thoại.
1.9.4. Thêm bản ghi mới
Trong một cơ sở dữ liệu đã được tạo trước (một bảng tính đã được
tạo trước) bây giờ bạn muốn thêm mẫu tin mới vào cơ sở dữ liệu
này hãy làm như sau:
- Bật và kích hoạt tập tin dữ liệu cần thêm mẫu tin.
- Từ Menu Bar chọn DataForm…
- Từ hộp thoại nhấp New để tạo thêm mẫu tập tin mới vào cơ sở
dữ liệu.
155

156. - Sau khi nhấp lệnh New thì các ô trống xuất hiện, hãy nhập dữ
liệu theo các trường của danh sách tại các ô trống này. Di chuyển
con nháy trong các trường bằng cách dùng chuột hay nhẫn phím
Tab trên bàn phím.
- Khi nhấp xong các trường, nếu muốn thêm mẫu tin tiếp theo hãy
nhấn Enter trên bàn phím. Nhấp nút Close để kết thúc công việc
thêm mẫu tin.
1.9.5. Lọc các bản ghi
Lọc mẫu tin là cách dễ dàng và nhanh chóng để tìm và làm việc
với các mẫu tin trong cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu được lọc hiển thị
các mẫu tin đáp ứng tiêu chuẩn mà bạn chỉ định cho một trường.
Excel cung cấp hai lệnh: AutoFilter dùng để lọc tự động với tiêu
chuẩn đơn giản và Advanced Filter dùng để lọc cho tiêu chuẩn
phức tạp hơn.
Việc lọc không giống việc sắp xếp, lọc mẫu tin có tác dụng che tạm
thời các mẫu tin mà bạn không muốn hiển thị và nó không sắp xếp trật
tự các mẫu tin đó. Khi đã lọc các mẫu tin, bạn có thể chỉnh sửa, định
dạng các mẫu tin này trong cơ sở dữ liệu mà không ảnh hưởng đến các
mẫu tin khác.
Lọc tự động bằng AutoFilter
Lọc tự động là cách lọc đơn giản và nhanh nhất. Trong đó bạn có
thể chọn những tiêu chuẩn do Excel phát hiện thấy có trong trường
dữ liệu hoặc bạn cũng có thể sử dụng các câu lệnh đi theo nó.
Thực hiện lọc bằng cách:
- Bật và kích hoạt tập tin cơ sở dữ liệu cần lọc các mẫu tin.
- Từ Menu Bar vào DataFilter AutoFilter Khi thực hiện lệnh này thì
các hình vuông chứa mũi tên hình tam giác hiện lên ở phía phải trong
hàng đầu của mỗi trường.
- Lọc tự động các điều kiện có sẵn.
156

157. Nhấp vào mũi tên hình tam giác của trường cần lọc để hiện lên
danh sách, từ danh sách này hãy nhấp chọn một mẫu tin có sẵn để
lọc và lấy ra các thành phần của nó.
Sử dụng điều kiện trong khi lọc
Nhấp vào mũi tên hình tam giác trong trường cần lọc, xuất hiện
danh sách, trong danh sách này ngoài các mẫu tin có sẵn và nó có
chứa các lệnh để bạn lọc theo điều kiện.
- Lệnh All: Dùng để hiển thị lại danh sách sau khi lọc.
- Lệnh Top 10: Lệnh này dùng để lọc các mẫu tin lớn nhất và
nhỏ nhất. Nhấp lệnh này thì hộp thoại sau xuất hiện.
- Ô trái: Nhấp vào mũi tên để bật danh sách trong danh sách này
có hai tùy chọn.
+ Top: Lọc những các mẫu tin từ lớn đến nhỏ.
+ Bottom: Lọc các mẫu tin từ nhỏ đến lớn.
- Ô giữa: Cho phép bạn chọn số mẫu tin. Để thay đổi số này có hai
cách: nhấp vào mũi tên lên để tăng, mũi tên xuống để giảm, bạn
cũng có thể nhập số này trực tiếp từ bàn phím.
- Ô bên phải: Dùng để chọn mẫu tin, có hai chức năng: Items và
Percent. Với chức năng Items: cho phép bạn chọn các mẫu tin
toàn, với Percent: cho phép bạn lọc các mẫu tin trên cùng hay dưới
cùng theo phần trăm.
Chú ý: Lệnh này chỉ có tác dụng với dữ liệu kiểu số, ngoài ra
không có tác dụng với các dữ liệu khác.
157

158. - Nhấp Ok để lọc, nhấp nút Cancel để huỷ bỏ chế độ lọc.
- Lệnh Custom: Lệnh này dùng để lọc các mẫu tin có điều kiện.
Nhấp chọn lệnh Custom.
- Hàng thứ nhất, khung bên trái: Khung này cho phép bạn chọn
điều kiện để lọc các mẫu tin, nhấp vào mũi tên để bật danh sách
chứa những điều kiện.
+ Equals: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong cơ sở
dữ liệu bằng với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Does not Equals: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin
trong cơ sở dữ liệu khác với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Conbạnins: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong cơ
sở dữ liệu bằng với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Does not Conbạnins: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu
tin trong cơ sở dữ liệu khác với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Is Greater than: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin
trong bảng tính lớn hơn so với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Is Greater than or Equal to: Cho phép bạn lọc và chọn ra những
mẫu tin trong cơ sở dữ liệu lớn hơn hoặc bằng so với mẫu tin ở
khung bên phải.
158

159. + Is less than: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong bảng
tính nhỏ hơn so với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Is Less Than or Equal to: Cho phép bạn lọc và chọn ra những
mẫu tin trong bảng tính nhỏ hơn hoặc bằng so với mẫu tin ở khung
bên phải.
+ Begin With: Dùng để lọc phần đầu của chuỗi Text.
+ Does not Begins With: Dùng để bỏ lọc phần đầu của chuỗi Text.
+ Ends With: Dùng để lọc phần cuỗi của chuỗi Text,
+ Doex not Ends With: Dùng để bỏ lọc phần đầu của chuỗi Text.
- Hàng thứ nhất, khung bên phải: Dùng để nhập Text hay số từ bàn
phím, bạn có thể nhấp vào mũi tên kế bên để chọn trong danh sách
này các khoá dùng để so sánh.
+ And: Nếu chọn chức năng này thì Excel thực hiện: với hàng trên
và hàng dưới cùng thoả điều kiện thì in mẫu tin đó ra, ngược lại
chỉ cần một cái sai thì không in gì cả (tương tự hàm AND).
+ Or: Nếu chọn chức năng này thì Excel thực hiện: với hàng trên
hoặc hàng dưới thoả điều kiện thì in mẫu tin đó ra, ngược lại hai
cái đều sai thì không in gì cả (tương tự hàm OR).
- Các khung trong hàng thứ hai tương tự các khung trong hàng thứ
nhất.
- Nhấp OK để lọc, nhấp nút Cancel huỷ bỏ chế độ lọc.
Lọc cao cấp bằng Advanced Filter
Lọc dữ liệu với cơ chế lọc tự động bằng AutoFilter chỉ có thể tiến
hành trên một trường dữ liệu nào đó nên còn rất nhiều hạn chế. Cơ
chế lọc cao cấp bằng Advanced Filter sẽ cho phép lọc trên nhiều
trường khác nhau gọi là vùng tiêu chuẩn lọc (Criteria Range), nó
tạo điều kiện cho việc lọc dữ liệu đa dạng hơn. Lọc cao cấp bằng
Advanced Filter hãy thực hiện như sau:
159

160. - Bật tập tin cơ sở dữ liệu (bật bảng tính) cần lọc các mẫu tin và
tạo điều kiện dùng để lọc.
- Khi tạo điều kiện xong, di chuyển và nhấp chuột vào một ô bất
kỳ bên trong cơ sở dữ liệu cần lọc.
- Từ Menu Bar vào DataFilterAdvanced Filter… hộp thoại Advanced
Filter xuất hiện.
Action: Trong khung này có hai tùy chọn để lựa:
Filter the List, In- Place: Cho phép bạn đặt các mẫu tin được lọc
(các mẫu tin thoả mãn điều kiện) ngay trên cơ sở dữ liệu cũ, và
tạm thời che các mẫu tin khác không thoả điều kiện trong cơ sở dữ
liệu cũ.
Copy to Another Location: Cho phép đặt các mẫu tin được lọc (các
mẫu tin thoả điều kiện) ở một nơi khác và nơi này được chỉ định
trong hộp Copy to.
List Range: Chứa vùng dữ liệu tham gia vào để lọc trong cơ sở dữ
liệu.
160

161. Bạn có thể điều chỉnh địa chỉ ô trong hộp này để giới hạn các mẫu
tin tham gia vào để lọc bằng hai cách sau:
+ Nhấp chuột vào hộp List Range để chèn con nháy và nhập địa
chỉ tuyệt đối ô vào khung từ bàn phím.
+ Nhấp chuột vào hộp List Range để chèn con nháy, di chuyển chuột
đến góc trên bên trái của mẫu tin đầu tham gia vào để lọc, nhấp chuột
trái rê xuống góc dưới bên phải của mẫu tin cuối tham gia vào để lọc
trong cơ sở dữ liệu, thả chuột. Vùng được chọn sẽ có viền đen trắng
chạy xung quanh.
Hộp Criteria Range: Chứa địa chỉ tuyệt đối ô của vùng tiêu chuẩn
hay còn gọi là vùng chứa các điều kiện. Bạn càn phải điền rõ địa
chỉ khối ô nào chứa điều kiện để Excel căn cứ cào các điều kiện đó
mà lọc ra những mẫu tin theo đúng yêu cầu.
+ Nhấp chuột vào hộp Criteria Range để chèn con nháy và nhập
địa chỉ tuyệt đối ô chứa điều kiện vào khung từ bàn phím.
+ Nhấp chuột vào hộp Criteria Range để chèn con nháy, di
chuyển chuột đến góc trên bên trái của đầu khối ô chứa điều
kiện, nhấp chuột trái rê xuống góc dưới bên phải của cuối khối ô chứa
điều kiện trong cơ sở dữ liệu, thả chuột. Vùng được chọn có viền đen
trắng chạy xung quanh.
Copy to: Nếu chọn chức năng Copy to Anther Location ở phần
trên, thì hộp Copy to cho phép bạn chỉ định địa chỉ ô để chứa các
mẫu tin được lọc.
Unique Records Only: Nếu chọn hộp kiểm này thì Excel cho phép
hiển thị một mẫu tin duy nhất trong các mẫu tin giống nhau.
Ngược lại không chọn thì Excel cho hiển thị hết tất cả các mẫu tin
giống nhau.
- Lựa chọn các chức năng trong hộp thoại xong, nhấp OK để áp
dụng
Chú ý: Để hiển thị các mẫu tin bị che do việc lọc gây ra hãy vào
161

162. Menu Bar vào DataFilterShow All.
1.9.6. Xoá bản ghi
Để loại bỏ toàn bộ mẫu tin hiện hành ra khỏi cơ sở dữ liệu bạn hãy
thực hiện như sau:
- Bật cơ sở dữ liệu cần chỉnh sửa, nhấp vào cơ sở dữ liệu để kích
hoạt.
- Từ Menu Bar vào DatForm…
- Bạn có thể sử dụng nút Criteria để tìm kiếm mẫu tin cần xoá hay
dùng các nút Find Prev và FindNext để di chuyển đến mẫu tin cần
xoá.
- Khi đã tìm được mẫu tin cần xoá, nhấp nút Delete để xoá mẫu tin
hiện hành. Sau khi nhấp Delete hộp thông báo hiện lên màn hình,
nhấp Ok để chấp nhận xoá hay nhấp Cancel để bỏ lệnh xoá.
1.9.7. Pivot Table
Tạo Pivot Table
162

163. Tính năng Pivot Table rất hữu dụng khi chúng bạn cần xem từng
phòng, bạn có bao nhiêu người hay tổng lương các phòng ban và tổng
lương trong toàn đơn vị… một cách nhanh chóng. Để tạo Pivot Table
bạn làm như sau:
- Nhấp chuột vào một ô bất kỳ trong bảng tính
- Từ Menu Bar vào Data Pivot Table and PivotChart Report. Hộp
thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 1 of 3 xuất hiện.
Where is the Data that you want to:
+ Microsoft Excel List or DaTabase: Danh sách hoặc cơ sở dữ liệu
của Microsoft.
+ Enternal Data Source: Sử dụng nguồn dữ liệu khác.
+ Multiple Consolidation Ranges : Hợp nhất các vùng dữ liệu lại.
+ Another Pivot Table Report or PivotChart Report: Từ một Pivot Table
hay từ một PivotChart Report khác.
+ What kind of Report do you want to Creat có các chức năng sau:
+ PivotTable: Tạo một Pivot Table.
163

164. + PivotChart Report (with PivotTable Report:): Tạo một biểu đồ
cùng với một Pivot Table
Nhấp Cancel để huỷ bỏ công việc tạo Pivot Table
Nhấp Finish để thực hiện tạo Pivot Table nhanh và không có lựa
chọn.
- Chọn xong các chức năng trong hộp thoại Pivot Table and
PivotChart Wizard- Step 1 of 3, nhấp vào nút Next hộp thoại Pivot
Table and PivotChart Wizard- Step 2 of 3 hiện lên màn hình:
Range: Cho phép bạn chọn vùng dữ liệu trong bảng tính để tạo nên
Pivot Table. Thông thường Excel tự động chọn vùng dữ liệu, nếu
thấy thích hợp bạn nên chọn vùng dữ liệu này.
- Chọn vùng dữ liệu cho hộp thoại Pivot Table and PivotChart
Wizard- Step 2 of 3 hãy nhấp Next để bật hộp thoại Pivot Table
and PivotChart Wizard- Step 3 of 3.
164

165. Net Worksheet: Nếu chọn chức năng này thì Pivot Table được tạo
trên một Sheet mới.
Existing: Nếu chọn chức năng này thì Pivot Table được tạo ngay
trong bảng tính chứa dữ liệu, và ô bắt đầu của Pivot Table được
chỉ ra trong khung kế dưới.
Layout: Nhấp vào nút Layout để bật hộp thoại Pivot Table and
PivotChart Wizard- Layout
Các nhãn: Là tên các nhóm của trường mà bạn muốn tạo Pivot
Table được hiển thị trong các nút trường tại vị trí số (1) xem hình
trên, bạn có thể chỉ định vị trí hiển thị các nhãn này bằng cách:
Nhấp chuột vào một nhãn và rê đến một trong các vị trí của số (2).
COLUMN: Hiển thị theo cột, Row: Hiển thị theo dòng, PAGE:
Hiển thị theo từng trang (nhóm), Data: Hiển thị dữ liệu.
Đưa các nhãn ở vị trí số (1) vào các khung ở vị trí số (2) xong,
nhấp OK để trở về hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard-
Step 3 of 3.
Options: Nhấp nút Option để bật hộp thoại Pivot Table Options,
165

166. bạn có thể chọn các chức năng trong hộp thoại này và nhấp OK để
trở về hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 3 of 3.
- Sau khi chọn các chức năng PivotChart Wizard- Step 3 of 3
xong, nhấp Finish để tạo Pivot Table.
Chỉnh sửa Pivot Table
Sau khi tạo được một Pivot Table, bạn có thể chỉnh sửa và thay đổi
các trường trên hay cách thể hiện các trường trên Pivot Table đã
tạo này.
- Nhấp chuột vào một ô bất kỳ trong Pivot Table cần chỉnh sửa.
- Từ Menu Bar vào DataPivot Table and PivotChart Report. Excel
sẽ chuyển thẳng vào hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard-
Step 3 of 3, từ đây bạn có thể chỉnh sửa hay thay đổi cách thể hiện
các trường trong hộp thoại này, những thay đổi sẽ được áp dụng
cho Pivot Table đã tạo ngay sau khi nhấn Finish trong hộp thoại.
Tạo biểu đồ từ dữ liệu trong Pivot Table
- Nhấp chuột vào một ô kất kỳ trong bảng tính cần tạo biểu đồ.
- Từ Menu Bar vào DataPivot Table and PivotChart Report. Xuất
hiện hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 1 of 3
- Nhấp chọn chức năng PivotChart Report (with PivotTable
166

167. Report:) trong hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step
1 of 3 và tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo tương tự như các
bước tạo Pivot Table.
Sau khi thực hiện các bước trên và bạn nhận được một biểu đồ, và
đồng thời Excel sẽ tự động tạo một Pivot Table trên một Sheet
khác phù hợp với biểu đồ.
1.10. Các vấn đề khác
1.10.1. Chèn hình ảnh vào bảng tính
- Draw: một Menu hiển thị khi bạn nhấp chọn công cụ này, các
lệnh trong Menu này dùng để xử lý các tuỳ chọn cho các đối tượng
hình ảnh mà bạn đã tạo ra trên trang bảng tính.
- Select Objects: Khi nhấp vào biểu tượng này thì co trỏ trở thành
công cụ để chọn đối tượng đồ hoạ.
167

168. - AutoShapes: Nhấp vào nút này để bật Menu, trong Menu hiển thị
các Menu con. Các Menu con này chứa đựng các hình dạng vẽ có
sẵn.
+ Line: Dùng để vẽ một đường thẳng
+ Arrow: Dùng để vẽ một đường thẳng có mũi tên và đầu mũi tên xuất
hiện ở điểm cuối của con chuột trong khi vẽ.
+ Recbạnngle: Dùng để vẽ một hình chữ nhật, hình vuông.
+ Oval: Dùng để vẽ một hình Elip hay hình tròn.
+ Text Box: Dùng để tạo khung chữ tự do, bạn có thể đặt khung này bất
kỳ nơi đâu trong bảng tính.
- Word Art: Nhấp vào biểu tượng này để bật hộp thoại Word Art. Trong
hộp thoại có các kiểu chữ có sẵn, bạn có thể chọn cho mình một kiểu chữ
thích hợp để trang trí cho bảng tính.
168

169. - Insert Diagram: Dùng để vẽ lưu đồ, nhấp vào biểu tượng này để
bật hộp thoại Diagram Gallery (hình 2.87), trong hộp thoại này
hãy chọn một kiểu lưu đồ thích hợp để đưa ra bảng tính.
- Clip Art: Cho phép bạn chèn hình ảnh có sẵn vào bảng tính. Nhấp
vào biểu tượng để bật thư viện chứa hình ảnh đồ hoạ, nhấp đôi vào
hình thích hợp để đưa ra bảng tính.
169

170. - Insert Picture: ngoài những hình ảnh có sẵn của chương trình, bạn
cũng có thể chèn hỉnh ảnh bất kỳ nhờ tùy chọn này. Khi đó một hộp
thoại sẽ xuất hiện để bạn tìm đường dẫn đến file hình ảnh mà bạn cần
chèn.
170

171. - Fill Color: Dùng để tô màu cho đối tượng đồ hoạ. Nhấp vào biểu
tượng để bật bảng màu, chọn một màu hay chọn màu bằng hiệu
ứng khác trong bảng màu.
- Line Color: bạn tô màu cho đối tượng là đường được tạo bởi
công cụ vẽ, chẳng hạn như các đường bao quanh. Nhấp vào biểu
tượng để bật bảng màu, chọn một màu hay chọn bằng hiệu ứng
khác trong bảng màu.
171

172. - Font Color: tô màu cho đối tượng dạng chữ. Nhấp vào biểu
tượng này để bật bảng màu, chọn một màu thích hợp trong bảng
màu
- Line Style: Biểu tượng này cho phép bạn chọn kiểu và độ dày
cho đối tượng vẽ các đường cong hay đường thẳng.
172

173. - Dash Style: Nhấp vào biểu tượng này bạn có thể chọn các kiểu
đường gạch chấm cho đối tượng vẽ.
- ArRow Style: chọn các kiểu mũi tên cho đối tượng vẽ các đường
thẳng.
173

174. - Shadow Style: tạo ra bóng đổ cho đối tượng vẽ. Nhấp vào biểu
tượng để bật danh sách các kiểu bóng đổ, chọn kiểu bóng đổ trực
tiếp hay tuỳ biến bóng đổ bằng cách nhấp vào Shadow Setting để
điều chỉnh bóng đổ.
- 3- D Style: tạo dạng không gian 3 chiều cho đối tượng.
174

175. 1.10.2. Thay đổi dấu phân cách giữa các đối số
Thường sử dụng dấu phẩy (,) để dùng làm phân cách các đối số
trong tất cả các chương trình kể cả Excel. Nhưng đôi khi cũng có
sự thay đổi, do người sử dụng thích phân cách các đối số là dấu
chấm phẩy, thì khi dùng chương trình Excel đó bạn phải biết để sử
dụng cho đúng hoặc bạn có thể đổi lại dấu chấm phẩy để ngăn
cách.
Thay đổi dấu ngăn cách bạn làm theo cách sau.
- Từ Menu SbạnrtSettingControl Panel
Cửa sổ Control Panel xuất hiện:
175

176. Nhấp chọn mục Regionl and language Options, hộp thoại Regionl
and language Options xuất hiện (hình 2.128), bạn chọn Customize
176

177. - Nhấp chọn nhãn Number trong hộp thoại.
- Trong khung List Separator cho phép chọn dấu ngăn của các đối
tượng hàm.
Nếu nhập dấu phẩy, có nghĩa ngăn cách giữa các đối là dấu phẩy
(,).
- Chọn kiểu dấu ngăn cách thích hợp, nhấp vào nút Apply để chấp
nhận dấu ngăn cách.
- Nhấp OK để đóng hộp thoại.
1.10.3. Autocorrect Options.
Autocorrect có tác dụng giúp bạn định dạng những từ khóa cho
177

178. một cụm từ nào đó. Khi đó bạn chỉ cần gõ từ khóa, nhấn phím
cách các cụm từ được gán từ khóa sẽ tự động được thay thế.
- Bật hộp thoại AutoCorrect: Từ Menu Bar vào Tools
AutoCorrect Options…
Chương trình cung cấp cho bạn hộp thoại AutoCorrect để bạn thực
hiện việc xác lập từ khóa.
178

179. Nhấp chon nhãn AutoCorrect.
- Tại Replace: Gõ nhập chữ đại diện cho dòng chữ bên khung
With.
- Khung With nhập dòng chữ cần thay.
- Gõ nhập xong, nhấp vào Add để cộng thêm vào.
- Nhấp Ok để chấp nhận.
Khi soạn thảo trong bảng tính, gặp từ vừa đặt nó lập tức thay thế
dòng chữ trong khung With.
2.10.4. Bảo mật dữ liệu
Sử dụng lệnh Protection trên Menu Tools.
179

180. - Chọn ô, vùng cần bảo vệ.
- Chọn Menu FormatCell … để gọi hộp thoại FormatCell và chọn
nhãn Protection.
+ Locked: Bật/tắt tính năng khoá dữ liệu.
+ Hidden: Bật/tắt tính năng che dấu dữ liệu.
- Nhấp Ok để chấp nhận.
Thiết lập chế độ bảo mật
- Chọn Menu Tools ProtectionProtect Sheet…
180

181. Hộp thoại Protect Sheet xuất hiện:
181

182. Chọn các chức năng trong khung Allow all Users of this
Worksheet to để xác lập bảo mật cho ô, dòng và cột.
- Nhập mật mã vào khung Password to Unprotect Sheet.
- Nhấp OK, một hộp thoại xuất hiện.
182

183. - Nhập lại mật mã mới vừa nhập, nếu nhập sai Excel sẽ báo lỗi và
cho nhập lại.
- Nhấn OK để hoàn tất quá tình thiết lập.
Chú ý: Khi áp dụng lệnh này, bảng tính của bạn chỉ có xem mà
không thể thực hiện được các lệnh trên bảng tính này.
Bỏ chế độ bảo mật
- Chọn Menu Tools Protection Unprotect Sheet…
Chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại để bạn đăng nhập mật
mã cho việc hủy bỏ.
- Nhập mật mã đã nhập trước.
- Nhấp OK để bỏ chế độ bảo vệ.
183

184. Bạn cần nhập đúng mật mã của bảng tính mà bạn đã gán thì
chương trình mới thực hiện việc huỷ bỏ.
1.10.5. In ấn
Định dạng trang giấy để in
Bạn cần định dạng cho trang in trước khi thực hiện việc in.
- Từ Menu Bar vào FilePage Setup… Hộp thoại Page Setup hiện lên
màn hình, từ hộp thoại này chọn Tab Page
+ Orienbạntion: xác định hướng trang giấy để in dữ liệu.
Portrait: in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy.
Landscape: dữ liệ ra theo chiều ngang của trang giấy.
+ Scaling: xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra khít với
chiều ngang hay chiều dọc của giấy. Có các chức năng cho bạn chọn
như sau:
184

185. Adjust to: thay đổi tỷ lệ của dữ liệu khi in ra giấy, giá trị này nằm
trong khoảng từ 10% đến 400%, mặc định là 100%.
Fit to: thay đổi vừa khít theo chiều ngang của giấy.
Wide by: thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.
Pager Size: lựa chọn các khổ giấy. Nhấp vào mũi tên hình tam giác
để bật danh sách các khổ giấy và chọn một khổ giấy thích hợp.
Print Quality: lựa chọn chất lượng in (chất lượng in có nghĩa là số
chấm điểm trên một Inch, số này càng lớn thì khi in ra dữ liệu sẽ
mịn hơn), nhấp vào mũi tên hình tam giác để chọn số của chất
lượng in. Thông thường người bạn chọn 600dpi.
Fist Page Number: chỉ định đánh số trang đầu tiên cho bảng tính
có nhiều số trang.
Nhấp các nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem
bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
- Chọn lựa các định dạng trong hộp thoại cho thích hợp với từng
tài liệu.
- Chọn xong nhấp OK
Căn lề giấy cho trang in
Từ Menu Bar vào FilePage Setup… Hộp thoại Page Setup hiện
lên màn hình, từ hộp thoại này chọn Tab Margins (hình 2.139).
+ Top: định khoảng cách từ mép trên của trang giấy đến nội dung
dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là
1Inch.
185

186. + Header: định khoảng cách của tiêu đề đầu trang. Trong Excel
mặc định cho khoảng cách này là 0.5Inch.
+ Left: định khoảng cách từ mép trái của trang giấy đến nội dung
của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là
0.75 Inch.
+ Hộp Right: định khoảng cách từ mép phải của trang giấy đến nội
dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách
này là 0.75 Inch.
+ Hộp Bottom: định khoảng cách từ mép dưới của trang giấy đến
nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng
cách này là 1 Inch.
+ Hộp Footer: định khoảng cách của tiêu đề cuối trang. Trong
Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.5Inch.
+ Chức năng Horizonbạnlly: Nếu nhấp chọn chức năng này thì Excel
sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều ngang, ngược lại không chọn thì
186

187. Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.
+ Chức năng Vertically: Nếu nhấp chọn chức năng này thì Excel
sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều dọc, ngược lại không chọn
thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.
Nhấp các nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem
bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
- Điều chỉnh các chức năng trong hộp thoại cho thích hợp với từng
tài liệu.
- Chọn xong nhấp OK để áp dụng.
In các tiêu đề đầu và cuối trang.
- Từ Menu Bar vào FilePage Setup… Hộp thoại Page Setup hiện
lên màn hình, từ hộp thoại này chọn nhãn Header/Footer (hình
2.131).
+ Header và Footer: chương trình đề nghị sử dụng mục có sẵn
dùng để làm tiêu đề đầu hay cuối trang. Nhấp vào mũi tên hình
tam giác để bật danh sách, chọn trong danh sách này một mục để
187

188. dùng làm tiêu đề đầu hay cuối trang.
+ Custom Header: tạo tiêu đề đầu trang tuỳ ý. Nhấp vào nút
Custom Header hộp thoại sau hiện lên màn hình như sau:
Các biểu tượng trong hộp thoại
Biểu tượng Mã Công dụng
Biểu tượng này dùng để
định dạng Font chữ cho tiêu
đề,
&[Page] In số trang hiện hành
&[Page] In tổng số trang của bảng
tính.
&[Date] Hiển thị ngày hiện hành
&[Time] Hiển thị giờ hiện hành
188

189. &[Path]&[File] Hiển thị tên ổ đĩa chứa tập
tin bảng tính và tên tập tin
bảng tính đang sử dụng.
&[File] Hiển thị tên tập tin bảng tính
đang sử dụng.
&[Tab] Hiển thị tên bảng tính hiện
hành.
&[Picture] Có tác dụng lấy hình ảnh từ
bên ngoài vào.
Có tác dụng chỉnh sửa hình
ảnh được đưa vào ở bước
trên.
+ Left Section: Khung này cho phép bạn nhập dữ liệu bất kỳ (chữ,
số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên góc trên bên
trái của trang giấy.
+ Center Section: Khung này cho phép bạn nhập dữ liệu bất kỳ
(chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên giữa
trang giấy.
+ Right Section: nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nó sẽ hiển thị
nội dung trong khung này lên góc trên bên phải của trang giấy.
+ Custom Footer: Tương tự nút Custom Header.
Nhấp các nút Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính
trớc khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
- Lựa chọn các chức năng trong hộp thoại cho thích hợp với từng
tài liệu.
- Chọn xong nhấp OK để áp dụng.
189

190. Lựa chọn bảng tính khi in
- Chọn bảng tính cần xem trước
- Chọn một trong những cách sau để thể hiện việc xem trước khi in
bảng tính.
- Từ Menu Bar vào FilePrint Preview.
- Nhập vào biểu tượng Print Preview trên thanh công cụ Standard.
- Chọn nút Print Preview trong các hộp thoại Print và Page Setup.
+ Next: Nhấp vào nút này để xem trang kế sau trang hiện hành.
+ Previous: : Nhấp vào nút này để xem trang kế trước trang hiện
hành.
+ Zoom: Phóng to hay thu nhỏ trang in trên màn hinh.
+ Print: Dùng để in bảng tính ra giấy.
+ Setup: Nhấp vào nút này sẽ hiển thị hộp thoại Page Setup.
+ Margins: Hiển thị các đường kẻ của các lề và các cột để bạn
190

191. chỉnh các lề, chiều rộng các cột bằng cách nhấp chuột kéo rê tại lề
hay các cột.
+ Page Break Preview: Nhấp vào nút này thì toàn bộ dữ liệu sẽ được
phân trang và hiển thị ở chế độ soạn thảo bình thường. Để bỏ chế độ
này: vào lại chế độ xem bảng tính trước khi in (Print Preview) và
nhấp vào nút Normal View.
+ Close: Dùng màn hình xem bảng tính trước khi in và trở về màn
hình trang bảng tính.
+ Help: Hướng dẫ về các nút lệnh trong màn hình xem bảng tính
trước khi in.
Thực hiện in bảng tính
- Bật hộp thoại Print chọn một trong những các sau:
- Từ Menu Bar vào FilePrint…
- In không định dạng: Nhấp vào biểu tượng Print trên thanh công
cụ Sbạnndard
- Nhấn Ctrl+ P.
191

192. + Name: chọn lựa máy in bảng tính ra giấy. Nhấp vào mũi tên hình
tam giác để bật danh sách các loại máy in và chọn một loại máy in
thích hợp để in.
+ Properties: Nút này dùng để điều chỉnh các thông số cho máy in.
+ Print to File: in dữ liệu vào một File khác. Khi chọn chức năng
này và nhấp OK thì xuất hiện hộp thoại Print to File, trong hộp
thoại này bạn hãy đặt tên và định vị nơi để lưu tập tin mới, chọn
xong hãy nhấn Ok để in dữ liệu tập File mới.
+ Print Range: Có các chức năng sau:
+ All: in tất cả các trang có trong bảng tính và bắt đầu từ trang đầu
tiên của bảng tính.
+ Pages (s): in theo số trang được chỉ định sẵn trong hai hộp sau:
+ From: Chứa trang bắt đầu được in ra, nhấp chuột vào hai mũi tên
trong hộp From để xác định số trang đầu hoặc bạn chèn con nháy
vào hộp và nhập vào số trang đầu từ bàn phím.
192

193. + To: Chứa trang cuối cùng được in ra, nhấp chuột vào hai mũi tên
trong hộp To để xác định số trang cuối hoặc bạn chèn con nháy
vào hộp và nhập vào số trang cuối từ bàn phím.
+ Print What:
Selection: in theo khối đã chọn.
Active Sheet (s): theo bảng tính đã chọn.
Entire Workbook: in ra toàn bộ cửa sổ bảng tính đã chọn.
+ Copies:
Number of Copies: in nhiều bảng như nhau. Nhấp chuột vào hai
mũi tên trong hộp Number of Copies để xác định số bản in hoặc
bạn chèn con nháy vào hộp và nhập vào số bản in từ bàn phím.
Collate: hỗ trợ cho việc in nhiều bản sao. Nếu nhấp chọn chức năng
này có nghĩa là in toàn bộ dữ liệu trong bảng tính rồi mới lặp lại và in
bản sao thứ nhất của tài liệu cũng từ trang đầu đến trang cuối, tiếp tục
in cho các bản sao tiếp theo. Ngược lại không chọn chức năng này thì
Excel điều khiển in trang đầu tiên của tài liệu với tất cả số bản sao
của trang đầu, in xong trang đầu và bản sao của trang đầu rồi mới
in tới trang thứ hai và số bản sao của trang thứ hai, tiếp tục đến
trang thứ ba…
+ Preview: xem bảng tính trước khi in.
- Chọn các chức năng trong hộp thoại xong, nhấp OK để in bảng tính
ra giấy, nhấp Cancel để huỷ bỏ lệnh.
Phần 2 – Tổ chức số liệu kế toán trên Excel
Phần này sẽ giúp các bạn làm kế toán trên Excel từ cách tổ chức
dữ liệu đến việc tạo các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết. Để nắm
được phần này yêu cầu bạn phải nắm khá vững về nghiệp vụ kế
toán doanh nghiệp và có một số kiến thức cơ bản về Microsoft
office excel chủ yếu là phần đã được giới thiệu ở phần trên.
Trước tiên ta tạo 1 Sheet chứa danh sách các sổ kế toán, các bảng
193

194. biểu và các báo cáo của công ty để dễ dàng quản lý hơn, từ Sheet
này bạn có thể rất nhanh chóng nhảy tới các Sheet khác bằng cách
nhấp chuột.
Cách làm như sau:
- Khởi động Excel, chương trình sẽ tự động mở ra một Wookbook
mới với mặc định là 3 Sheet trắng. Bạn vào Menu FileSave để lưu
lại với tên KtExcel.
2.1. Sổ Nhật ký chung
Đây là sổ lưu trữ tất cả các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp.
Dữ liệu từ sổ này sẽ được sử dụng để tạo nên hầu hết tất cả các sổ
sách và báo cáo của doanh nghiệp.
2.1.1. Thiết kế sổ Nhật ký chung
Bước 1: Mở File KtExcel đã thiết kế ở trên, ở Sheet trắng bên cạnh
Sheet Menu ta đổi tên thành SoNKC bằng cách nhấp chuột phải
lên trên tên Sheet sau đó chọn Rename rồi nhập tên sổ.
Bước 2: Thiết kế sổ Nhật ký chung
Bạn di chuột về góc phía trên bên trái của sheet và nhập vào tên
194

195. công ty. Sau đó di chuột xuống dòng bên dưới nhập vào tiêu đề
của sổ sao cho đẹp mắt và dễ nhìn.
Tiếp theo bạn tạo mẫu sổ theo mẫu dưới đây:
2.1.2. Cách nhập dữ liệu vào sổ Nhật ký chung
Khi công ty có các chứng từ kế toán phát sinh như hóa đơn mua
hàng, bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… ta lần lượt nhập
vào Sổ nhật ký chung với các thông tin có trên chứng từ kế toán:
- Ngày tháng: Nhập ngày ghi sổ của chứng từ kế toán
- Chứng từ:
+ Số hiệu: Nhập vào số hiệu của chứng từ kế toán
+ Ngày, tháng: Ngày tháng của chứng từ kế toán
- Diễn giải: Nhập nội dung của chứng từ kế toán
- TK Nợ: Nhập số hiệu tài khoản bên nợ của nghiệp vụ kế toán
phát sinh trên chứng từ.
- TK Có: Nhập số hiệu tài khoản bên có của nghiệp vụ kế toán
195

196. phát sinh trên chứng từ.
- Số lượng: Nhập số lượng hàng hóa, dịch vụ phát sinh trên chứng
từ.
- Số tiền phát sinh: Nhập số tiền hàng hóa, dịch vụ phát sinh trên
chứng từ.
Lưu ý: Với mỗi dòng trên Sổ nhật ký chung ta chỉ nhập một định
khoản, với nghiệp vụ kế toán nhiều hơn một định khoản thì mỗi
định khoản sẽ được nhập vào một dòng.
Ví dụ:
Hóa đơn thanh toán tiền điện thoại cho Viễn thông Hà Nội số
012345 ngày 10/01/2009 số tiền 500.000đ, thuế GTGT 50.000đ.
Với nghiệp vụ này trong Sổ nhật ký chung bạn phải nhập thành hai
dòng như sau:
Nợ TK 642 500.000
Có TK 111 500.000
Và một dòng ghi nhận thuế GTGT đầu vào:
Định khoản:
Nợ TK 133 50.000
Có TK 111 50.000
Trong Sổ nhật ký chung sẽ được nhập vào như sau:
196

197. Cuối tháng khi đã nhập hết các chứng từ phát sinh trong tháng ta
sẽ làm các bút toán kết chuyển để xác định kết quả lãi lỗ.
Ở hàng nhập nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ tại cột Số tiền phát
sinh:
- Với nghiệp vụ kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ:
=SUMIF($E$5:$E27;133;$G$5:$G27)+BCDSPS!D13
Trong đó BCDSPS!D13 chính là địa chỉ ô lưu số dư đầu kỳ của
Tài khoản 133 trong Bảng cân đối số phát sinh sẽ được giới thiệu
chi tiết sau.
- Với nghiệp vụ kết chuyển doanh thu:
Ví dụ với nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ là
Nợ TK 511
Có TK 911
Ta nhập vào công thức sau:
=SUMIF($F$7:$F25; 511; $H$7:$H25)
197

198. Tương tự với bút toán kết chuyển Nợ TK 515/Có TK 911 ta cũng
làm tương tự chỉ cần thay đổi điều kiện tính tổng.
- Với các bút toán kết chuyển chi phí:
Ví dụ với nghiệp vụ kết chuyển là
Nợ TK 911
Có TK 642
Ta nhập vào công thức sau:
=SUMIF($E$7:$E25;642;$G$7:$G25)
Tương tự với các bút toán kết chuyển chi phí khác ta cung làm
tương tự chỉ cần thay đổi điều kiện tính tổng.
- Với bút toán kết chuyển cuối cùng là kết chuyển lỗ, lãi:
+ Nếu lãi: Tại hàng nhập bút toán kết chuyển lãi ta nhập vào cột
Số tiền phát sinh (ví dụ là ô G32) công thức:
=SUMIF($F$7:$F31;911;$G$7:$G31)-
SUMIF($E$7:$E31;911;$G$7:$G31)
+ Nếu lỗ: Tại hàng nhập bút toán kết chuyển lãi ta nhập vào cột Số
tiền phát sinh (ví dụ là ô G32) công thức:
=SUMIF($E$7:$E31;911;$G$7:$G31)
SUMIF($F$7:$F31;911;$G$7:$G31)
198

199. Lưu ý: Tùy theo số lượng chứng từ phát sinh mà vùng tham chiếu
và vùng tính tổng trong các hàm trên sẽ có sự thay đổi. Hàm trên
chỉ có tính chất tham khảo.
2.2. Bảng cân đối số phát sinh
2.2.1. Thiết kế Danh mục tài khoản
Trước khi thiết kế Bảng cân đối số phát sinh, ta sẽ tạo một bảng
danh mục tài khoản để tiện cho các công việc về sau.
Bảng danh mục tài khoản được thiết kế như sau:
- Thêm một sheet vào trước sheet SoNKC, đổi tên sheet đó thành
DMTK. Thiết kế bảng danh mục tài khoản như sau:
199

200. Tiếp đó bạn nhập các tài khoản và tên tài khoản tương ứng vào cột
TK và Tên TK.
Ở cột Tên sổ cái bạn nhập bằng chữ in và thêm vào trước tên tài
khoản chữ “SỔ CÁI”. Ví dụ: Tương ứng với tài khoản 111 thì Tên
sổ cái là “SỔ CÁI TK 111 - TIỀN MẶT”. Mục đích của việc này
là khi ta thiết kế sổ cái cho các tài khoản thì ứng với mỗi tài khoản
thì tên của sổ cái sẽ được lấy ra từ đây để ta đỡ mất công nhập đi
nhập lại.
200

201. 2.2.2. Thiết kế Bảng cân đối số phát sinh
Chuyển sang sheet bên cạnh sheet SoNKC sau đó đổi tên sheet này
thành BCDSPS.
Thiết kế Bảng cân đối số phát sinh trên sheet BCDSPS như sau:
201

202. 2.2.3. Xử lý dữ liệu trong Bảng cân đối số phát sinh
Tại cột Mã TK ta lần lượt nhập theo thứ tự trong bảng danh mục
tài khoản các tài khoản phát sinh trong kỳ kế toán.
Tại cột Tên Tài khoản ta nhập vào công thức sau:
=IF(TYPE(VLOOKUP($C9;TAIKHOAN;2;0))=16;0;
VLOOKUP($C9;TAIKHOAN;2;0))
202

203. Hàm này sẽ trả về tên của các tài khoản tương ứng với mã tài
khoản được nhập trong cột Mã TK.
Di chuột về góc dưới bên phải của ô vừa nhập công thức đến lúc
chữ thập màu trắng chuyển thành màu đen (Fill handle), giữ và
kéo chuột đến hết hàng có số hiệu tài khoản tương ứng ở bên cột
Mã TK.
203

204. Trong hàm nhập tại cột Tên Tài khoản ở phần trên TAIKHOAN là
một bảng tham chiếu thuộc bảng Danh mục tài khoản, sử dụng
kiểu bảng tham chiếu này rất tiện lợi vì bất cứ khi nào muốn dùng
bảng tham chiếu này bạn chỉ việc gõ đúng tên bảng tham chiếu
này trong các hàm cần sử dụng đến bảng tham chiếu. Bảng tham
chiếu này được tạo như sau:
Vào menu Insert/Name/Define…
204

205. Hộp thoại Define Name xuất hiện
Trong hộp Names in workbook nhập tên bảng tham chiếu.
Trong hộp Refers to nhập vào dấu bằng (=)
Nhấp chuột vào nút ở cuối hộp Refers to, sau đó bạn hãy chọn
vùng tham chiếu trên bất cứ sheet nào có dữ liệu mà bạn muốn tạo
205

206. vùng tham chiếu. Ở đây ta tạo vùng tham chiếu ở bảng Danh mục
tài khoản thuộc sheet DMTK.
Bảng tham chiếu TAIKHOAN ở đây sẽ là A4:C83 trong bảng
Danh mục tài khoản trong sheet DMTK.
Nhấp chuột vào OK.
Bảng tham chiếu này sẽ còn được sử dụng nhiều trong các hàm ở
206

207. các sổ kế toán sau.
- Cột Số dư đầu kỳ:
+ Bên Nợ: Nhập số dư Nợ đầu kỳ của các tài khoản có số dư nợ.
Số dư Nợ đầu kỳ này chính là số dư nợ cuối kỳ trước.
+ Bên Có: Nhập số dư Có đầu kỳ của các tài khoản có số dư có. Số
dư Có đầu kỳ này chính là số dư Có cuối kỳ trước.
Lưu ý: Nếu đây là Bảng cân đối phát sinh đầu tiên bạn lập thì bạn
phải nhập số dư nợ đầu kỳ của các tài khoản phát sinh vào. Nhưng
nếu bạn đã có Bảng cân đối phát sinh của kỳ trước thì bạn chỉ việc
lấy dữ liệu từ bảng cân đối phát sinh của kỳ kế toán trước bằng
cách nhập vào cột Số dư đầu kỳ:
Bên Nợ:
=VLOOKUP(C9;[KtExcel1.xls]BCDSPS!C$9:I$39;6;0)
Bên Có:
=VLOOKUP(C9;[KtExcel1.xls]BCDSPS!C$9:I$39;7;0)
Trong đó KtExcel1.xls là file sổ kế toán của kỳ kế toán trước.
Sau đó dung Fill handle kéo xuống hết bảng cân đối tài khoản.
207

208. - Cột Số phát sinh trong kỳ:
+ Bên Nợ: Nhập vào ô F9 hàm sau:
=SUMIF(SoNKC!$E$7:$E$32;C9;SoNKC!$G$7:$G$32)
Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết Bảng cân đối tài khoản.
+ Bên Có: Nhập vào ô G9 hàm sau:
=SUMIF(SoNKC!$F$7:$F$32;C9;SoNKC!$G$7:$G$32)
Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết Bảng cân đối tài khoản.
208

209. - Cột Số dư cuối kỳ:
+ Bên Nợ: Nhập vào ô H9 hàm sau:
=IF((D9+F9)-(E9+G9)<0;0;(D9+F9)-(E9+G9))
Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết Bảng cân đối tài khoản.
+ Bên Có: Nhập vào ô I9 hàm sau:
=IF((E9+G9)-(D9+F9)<0;0;(E9+G9)-(D9+F9))
Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết Bảng cân đối tài khoản.
209

210. Tại hàng cuối của Bảng cân đối số phát sinh ở cột Số dư đầu kỳ
bên Nợ nhập hàm:
=SUM(D9:D39)
Sau đó dùng Fill handle kéo sang ngang cho hết Bảng cân đối số
phát sinh.
Bạn phải lưu ý rằng một điều rất cơ bản của Bảng cân đối số phát
sinh là:
Số dư đầu kỳ bên Nợ = Số dư đầu kỳ bên Có
Số phát sinh trong kỳ bên Nợ = Số phát sinh trong kỳ bên Có
Số dư cuối kỳ bên Nợ = Số dư cuối kỳ bên Có
Vì vậy khi bạn thấy tổng bên Nợ và bên Có của cột Số dư đầu kỳ,
Số phát sinh trong kỳ hoặc Số dư cuối kỳ thì phải kiểm tra lại
ngay.
210

211. 2.3. Sổ cái tài khoản
2.3.1. Thiết kế sổ cái tài khoản
Ta sẽ có 3 mẫu sổ cái:
- Sổ cái tài khoản có số dư bên Nợ
- Sổ cái tài khoản có số dư bên Có
- Sổ cái tài khoản không có số dư
Sổ cái có số dư bên nợ
Đổi tên sheet 3 thành SoCai1.
Sổ cái tài khoản có số dư bên Nợ sẽ có mẫu như sau:
211

212. Lưu ý: Bạn phải dùng AutoFilter cho vùng dữ liệu trong Sổ cái
như sau:
Chọn cả vùng sẽ chứa dữ liệu trong sổ cái sau đó vào menu
Data/Filter/AutoFilter.
212

213. Trong đó:
- Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán phát sinh
mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
- Chứng từ:
+ SH: Số hiệu chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh
có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
+ Ngày: Ngày chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh
có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
- Diễn giải: Nội dung chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ
phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
- Ghi Nợ: Tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản trên sổ cái hiện
hành.
- Ghi Có: Tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản trên sổ cái hiện
hành.
- Số dư Nợ: Số dư nợ của tài khoản trên sổ cái hiện hành
213

214. - SDĐK: Số dư đầu kỳ
- SPSTK: Số phát sinh trong kỳ
- Cộng SPS: Cộng số phát sinh trong kỳ
- SDCK: Số dư cuối kỳ
Sổ cái có số dư bên Có
Thêm một sheet bên sheet SoCai1, đặt tên là SoCai2.
Sổ cái tài khoản có số dư bên Có sẽ có mẫu như sau:
Trong đó:
- Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán phát sinh
mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
- Chứng từ:
+ SH: Số hiệu chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh
214

215. có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
+ Ngày: Ngày chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh
có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
- Diễn giải: Nội dung chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ
phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
- Ghi Nợ: Tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản trên sổ cái hiện
hành.
- Ghi Có: Tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản trên sổ cái hiện
hành.
- Số dư Có: Số dư Có của tài khoản trên sổ cái hiện hành
- SDĐK: Số dư đầu kỳ
- SPSTK: Số phát sinh trong kỳ
- Cộng SPS: Cộng số phát sinh trong kỳ
- SDCK: Số dư cuối kỳ
Sổ cái không có số dư
Thêm một sheet bên sheet SoCai2, đặt tên là SoCai3.
Sổ cái tài khoản không có số dư có mẫu như sau:
215

216. Trong đó:
- Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán phát sinh
mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
- Chứng từ:
+ SH: Số hiệu chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh
có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
+ Ngày: Ngày chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh
có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
- Diễn giải: Nội dung chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ
phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
- Ghi Nợ: Tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản trên sổ cái hiện
hành.
- Ghi Có: Tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản trên sổ cái hiện
hành.
216

217. - SPSTK: Số phát sinh trong kỳ
- Cộng SPS: Cộng số phát sinh trong kỳ
Lưu ý: Bạn phải dùng AutoFilter cho vùng dữ liệu trong các Sổ cái
như sau:
Chọn cả vùng sẽ chứa dữ liệu trong sổ cái sau đó vào menu
Data/Filter/AutoFilter.
2.3.2. Xử lý dữ liệu trên sổ cái tài khoản
Ta thấy 3 mẫu sổ cái trên khá giống nhau và cách xử lý dữ liệu
trên cả 3 sổ này cũng vậy, chúng chỉ hơi khác nhau một chút về
cách lấy dữ liệu về số dư đầu và cuối từ một cơ sở dữ liệu khác (cụ
thể là từ Bảng cân đối số phát sinh).
Sổ cái có số dư bên Nợ
Nhập vào ô A7 tài khoản trên sổ cái mà bạn muốn xem.
Ô A7 được định dạng như sau:
217

218. Nhấp chuột vào ô A7 sau đó vào menu Format/Cells. Hộp thoại
Format Cells xuất hiện ta chọn trong hộp Category mục Custom
sau đó trong hộp danh sách định dạng bên cạnh ta chọn định dạng
là ba dấu chấm phẩy (;;;).
Định dạng này sẽ giúp ẩn dữ liệu trong ô A7 đi không xuất hiện
trên sổ nhưng vẫn tồn tại.
Trên dòng tiêu đề sổ ta nhập vào hàm sau:
=VLOOKUP($A$7,TAIKHOAN,3,0)
Hàm này sẽ trả về tên của sổ cái tương ứng với tài khoản mà bạn
đã nhập vào ô A7.
218

219. - Tại ô I8 (Số dư nợ đầu kỳ) ta nhập vào hàm sau:
=VLOOKUP($A$7,BCDSPS!$C$9:$I$39,2,0)
Hàm này sẽ trả về số dư nợ đầu kỳ của tài khoản mà bạn đã nhập
vào ô A7 được lấy từ Bảng cân đối tài khoản trong sheet BCDSPS.
- Tại ô A10 nhập vào hàm sau:
=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!A7,"")
Hàm này sẽ trả về ngày tháng ghi sổ của chứng từ phát sinh mà
nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.
- Tại ô B10 nhập vào hàm sau:
=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!B7,"")
Hàm này sẽ trả về số hiệu của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ
phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.
- Tại ô C10 nhập vào hàm sau:
=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!C7,"")
219

220. Hàm này sẽ trả về ngày tháng của chứng từ phát sinh mà nghiệp
vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.
- Tại ô D10 nhập vào hàm sau:
=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!D7,"")
Hàm này sẽ trả về nội dung của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ
phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.
- Tại ô E10 nhập vào hàm sau:
=IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!E7,"")
Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản đã nhập
vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô F10 nhập vào hàm sau:
=IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!F7,"")
Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản đã nhập
vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô G10 nhập vào hàm sau:
=IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$G7,"")
Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Nợ của tài khoản đã nhập
vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô H10 nhập vào hàm sau:
=IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!$H7,"")
Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Có của tài khoản đã nhập
vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.
Đặt chuột vào ô A10, kéo và giữ chuột đến ô H10, dùng Fill
handle kéo chuột xuống hết Sổ cái tài khoản.
- Tại ô G40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ
phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:
220

221. =SUM(G9:G39)
Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh nợ của tài khoản đã nhập vào ô
A7.
- Tại ô H40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ
phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:
=SUM(H9:H39)
Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh có của tài khoản đã nhập vào ô
A7.
- Tại ô I41 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát
sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:
=I8+G40-H40
Hàm này sẽ trả về số dư Nợ cuối kỳ của tài khoản đã nhập vào ô
A7.
Lưu ý: Mẫu sổ cái thiết kế phải có số dòng nhiều hơn hoặc tốt nhất
là bằng số hàng chứa dữ liệu bên Sổ nhật ký chung. Điều này để
chắc chắn rằng sổ cái sẽ lấy đầy đủ dữ liệu.
Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệu
xen lẫn những hàng có dữ liệu. Những hàng không có dữ liệu là do
không thỏa mãn điều kiện của hàng.
221

222. Bạn di chuột đến nút có hình tam giác ở bên phải ô D10, nhấp
chuột vào đó sẽ có một danh sách những nội dung diễn giải các
nghiệp vụ phát sinh. Di chuột đến dòng cuối cùng có chữ
(Nonblanks), nhấp chuột vào đó.
222

223. Sau khi nhấp chuột vào Nonblanks thì AutoFilter sẽ lọc ra và chỉ
cho hiển thị những dòng nào có dữ liệu (không trống).
223

224. Sổ cái có số dư bên Có
Nhập vào ô A7 tài khoản trên sổ cái mà bạn muốn xem.
Ô A7 được định dạng như ô A7 của Sổ cái có số dư bên Nợ.
Định dạng này sẽ giúp ẩn dữ liệu trong ô A7 đi không xuất hiện
trên sổ nhưng vẫn tồn tại.
Trên dòng tiêu đề sổ ta nhập vào hàm sau:
=VLOOKUP($A$7,TAIKHOAN,3,0)
Hàm này sẽ trả về tên của sổ cái tương ứng với tài khoản mà bạn
đã nhập vào ô A7.
224

225. - Tại ô I8 (Số dư Có đầu kỳ) ta nhập vào hàm sau:
=VLOOKUP($A$7,BCDSPS!$C$9:$I$39,3,0)
Hàm này sẽ trả về số dư Có đầu kỳ của tài khoản mà bạn đã nhập
vào ô A7 được lấy từ Bảng cân đối tài khoản trong sheet BCDSPS.
- Tại ô A10 nhập vào hàm sau:
=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!A7,"")
Hàm này sẽ trả về ngày tháng ghi sổ của chứng từ phát sinh mà
nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.
- Tại ô B10 nhập vào hàm sau:
=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!B7,"")
Hàm này sẽ trả về số hiệu của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ
phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.
- Tại ô C10 nhập vào hàm sau:
225

226. =IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!C7,"")
Hàm này sẽ trả về ngày tháng của chứng từ phát sinh mà nghiệp
vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.
- Tại ô D10 nhập vào hàm sau:
=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!D7,"")
Hàm này sẽ trả về nội dung của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ
phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.
- Tại ô E10 nhập vào hàm sau:
=IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!E7,"")
Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản đã nhập
vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô F10 nhập vào hàm sau:
=IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!F7,"")
Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản đã nhập
vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô G10 nhập vào hàm sau:
=IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!G7,"")
Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Nợ của tài khoản đã nhập
vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô H10 nhập vào hàm sau:
=IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!H7,"")
Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Có của tài khoản đã nhập
vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.
Đặt chuột vào ô A10, kéo và giữ chuột đến ô H10, dùng Fill
handle kéo chuột xuống hết Sổ cái tài khoản.
- Tại ô G40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ
226

227. phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:
=SUM(G9:G39)
Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh nợ của tài khoản đã nhập vào ô
A7.
- Tại ô H40
(tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh mà
chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:
=SUM(H9:H39)
Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh có của tài khoản đã nhập vào ô
A7.
- Tại ô I41 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát
sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:
=I8+G40-H40
Hàm này sẽ trả về số dư Có cuối kỳ của tài khoản đã nhập vào ô
A7.
Lưu ý: Mẫu sổ cái thiết kế phải có số dòng nhiều hơn hoặc tốt nhất
là bằng số hàng chứa dữ liệu bên Sổ nhật ký chung. Điều này để
chắc chắn rằng sổ cái sẽ lấy đầy đủ dữ liệu.
Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệu
xen lẫn những hàng có dữ liệu. Những hàng không có dữ liệu là do
không thỏa mãn điều kiện của hàng.
227

228. Bạn di chuột đến nút có hình tam giác ở bên phải ô D10, nhấp
chuột vào đó sẽ có một danh sách những nội dung diễn giải các
nghiệp vụ phát sinh. Di chuột đến dòng cuối cùng có chữ
(Nonblanks), nhấp chuột vào đó.
228

229. Sau khi nhấp chuột vào Nonblanks thì AutoFilter sẽ lọc ra và chỉ
cho hiển thị những dòng nào có dữ liệu (không trống).
229

230. Sổ cái không có số dư
Nhập vào ô A7 tài khoản trên sổ cái mà bạn muốn xem.
Ô A7 được định dạng như ô A7 của Sổ cái có số dư bên Nợ.
Định dạng này sẽ giúp ẩn dữ liệu trong ô A7 đi không xuất hiện
trên sổ nhưng vẫn tồn tại.
Trên dòng tiêu đề sổ ta nhập vào hàm sau:
=VLOOKUP($A$7,TAIKHOAN,3,0)
Hàm này sẽ trả về tên của sổ cái tương ứng với tài khoản mà bạn
đã nhập vào ô A7.
- Tại ô A10 nhập vào hàm sau:
=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!A7,"")
Hàm này sẽ trả về ngày tháng ghi sổ của chứng từ phát sinh mà
nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.
230

231. - Tại ô B10 nhập vào hàm sau:
=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!B7,"")
Hàm này sẽ trả về số hiệu của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ
phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.
- Tại ô C10 nhập vào hàm sau:
=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!C7,"")
Hàm này sẽ trả về ngày tháng của chứng từ phát sinh mà nghiệp
vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.
- Tại ô D10 nhập vào hàm sau:
=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!D7,"")
Hàm này sẽ trả về nội dung của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ
phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.
- Tại ô E10 nhập vào hàm sau:
=IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!E7,"")
Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản đã nhập
vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô F10 nhập vào hàm sau:
=IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!F7,"")
Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản đã nhập
vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô G10 nhập vào hàm sau:
=IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!G7,"")
Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Nợ của tài khoản đã nhập
vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô H10 nhập vào hàm sau:
231

232. =IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!H7,"")
Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Có của tài khoản đã nhập
vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.
Đặt chuột vào ô A10, kéo và giữ chuột đến ô H10, dùng Fill
handle kéo chuột xuống hết Sổ cái tài khoản.
- Tại ô G40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ
phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:
=SUM(G9:G39)
Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh nợ của tài khoản đã nhập vào ô
A7.
- Tại ô H40
(tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh mà
chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:
=SUM(H9:H39)
Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh có của tài khoản đã nhập vào ô
A7.
Lưu ý: Mẫu sổ cái thiết kế phải có số dòng nhiều hơn hoặc tốt nhất
là bằng số hàng chứa dữ liệu bên Sổ nhật ký chung. Điều này để
chắc chắn rằng sổ cái sẽ lấy đầy đủ dữ liệu.
Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệu
xen lẫn những hàng có dữ liệu. Những hàng không có dữ liệu là do
không thỏa mãn điều kiện của hàm trong hàng đó.
232

233. Bạn di chuột đến nút có hình tam giác ở bên phải ô D10, nhấp
chuột vào đó sẽ có một danh sách những nội dung diễn giải các
nghiệp vụ phát sinh. Di chuột đến dòng cuối cùng có chữ
(Nonblanks), nhấp chuột vào đó.
233

234. Sau khi nhấp chuột vào Nonblanks thì AutoFilter sẽ lọc ra và chỉ
cho hiển thị những dòng nào có dữ liệu (không trống).
234

235. 2.4. Sổ chi tiết tài khoản
Sổ chi tiết tài khoản là sổ chi tiết của một tài khoản, nhìn vào sổ
chi tiết tài khoản ta có thể biết số phát sinh của các tài khoản con
của tài khoản đó. Tổng phát sinh của các tài khoản con của một tài
khoản bằng số phát sinh của tài khoản đó.
2.4.1. Thiết kế sổ chi tiết tài khoản
Thêm vào một sheet bên cạnh sheet SoCai3 đặt tên là SCT_Tài
khoản tương ứng, ví dụ SCT_642.
Sổ chi tiết tài khoản bao gồm các cột sau:
- Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán phát sinh
mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành.
- Chứng từ:
+ SH: Số hiệu chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh
có tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành.
+ Ngày: Ngày chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh
có tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành.
- Diễn giải: Nội dung chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ
phản ánh có tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành.
- TK Đối ứng: Tài khoản đối ứng với tài khoản trên sổ chi tiết hiện
hành trong nghiệp vụ kế toán phát sinh.
- Mã CP: Mã tài khoản con của tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành.
- Ghi nợ TK: Giá trị phát sinh bên Nợ của tài khoản trên sổ chi tiết
hiện hành. Tùy thuộc là sổ chi tiết của tài khoản nào ta sẽ ghi số
hiệu tài khoản đó. Ví dụ: Ghi nợ TK642.
- Các cột Mã của tài khoản con: Tùy thuộc vào tài khoản trên sổ
chi tiết có những tài khoản con nào mà sẽ có bấy nhiêu cột. Ví dụ
như tài khoản 642 có các cột như:
+ CPPB: Chi phí trả trước phân bổ vào chi phí quản lý trong kỳ.
235

236. + CPKH: Chi phí khấu hao tài sản cố định trích vào chi phí quản
lý trong kỳ.
+ CPMN: Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ quản lý trong kỳ.
+ CPDT: Chi phí điện thoại phục vụ nhu cầu quản lý trong kỳ.
+ CPK: Chi phí bằng tiền khác phục vụ quản lý trong kỳ.
+ CPTL: Chi phí tiền lương nhân viên quản lý.
…
Lưu ý: Đặt tên của các cột này phải giống hệt mã tài khoản con của
tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành. Những mã này được nhập trên
cột Mã KH trong Sổ nhật ký chung tương ứng với các nghiệp vụ
phát sinh có tài khoản phản ánh là tài khoản trên sổ chi tiết.
- Ghi chú: Để ghi chú những gì cần thiết.
- SPSTK: Số phát sinh trong kỳ
- Cộng SPS: Cộng số phát sinh trong kỳ
Chọn toàn bộ vùng dữ liệu trong sổ chi tiết sau đó vào menu
236

237. Data/Filter/Autofilter
Vậy là ta đã thiết lập xong chức năng lọc Autofilter cho sổ chi tiết.
2.4.2. Xử lý dữ liệu trong sổ chi tiết tài khoản
Lưu ý trước tiên khi làm sổ chi tiết tài khoản là ta phải nhập mã
cho tài khoản của sổ chi tiết trên Sổ nhật ký chung. Điều này rất dễ
dàng, chỉ cần khi nhập dữ liệu vào Sổ nhật ký chung, với các
nghiệp vụ phát sinh có tài khoản phản ánh mà sau này cần mở sổ
chi tiết ta chỉ việc nhập thêm mã cho tài khoản đó vào cột Mã KH
trong Sổ nhật ký chung. Cột này khi in sẽ được ẩn đi, ta chỉ sử
dụng cột này cho mục đích xử lý dữ liệu được dễ dàng.
237

238. Dữ liệu trên sổ chi tiết đều được lấy từ Sổ nhật ký chung.
Ở đây sẽ giới thiệu Sổ chi tiết tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh
doanh. Các sổ chi tiết khác làm tương tự, chỉ hơi khác một chút
nhưng nếu hiểu cách làm của sổ chi tiết 642 bạn sẽ dễ dàng làm
được các sổ chi tiết tài khoản khác.
Nhập vào ô A7 tài khoản sổ chi tiết mà bạn muốn xem.
Ô A7 được định dạng như ô A7 của Sổ cái.
Định dạng này sẽ giúp ẩn dữ liệu trong ô A7 đi không xuất hiện
trên sổ nhưng vẫn tồn tại.
- Tại ô A9 nhập vào hàm sau:
=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7;SoNKC!$F7=$A$7);SoNKC!A7;"")
Hàm này sẽ trả về ngày tháng ghi sổ của chứng từ phát sinh mà
nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.
238

239. - Tại ô B9 nhập vào hàm sau:
=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!B7,"")
Hàm này sẽ trả về số hiệu của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ
phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.
- Tại ô C9 nhập vào hàm sau:
=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!C7,"")
Hàm này sẽ trả về ngày tháng của chứng từ phát sinh mà nghiệp
vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.
- Tại ô D9 nhập vào hàm sau:
=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!D7,"")
Hàm này sẽ trả về nội dung của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ
phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.
- Tại ô E9 nhập vào hàm sau:
=IF(SoNKC!$E7=$A$7;SoNKC!$F7;IF(SoNKC!$F7=$A$7;
SoNKC!$E7;""))
Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng của tài khoản đã nhập vào ô
A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô F9 nhập vào hàm sau:
=IF(SoNKC!$E7=$A$7;SoNKC!I7;"")
Hàm này sẽ trả về mã của tài khoản trên Sổ chi tiết đã nhập vào ô
A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô G9 nhập vào hàm sau:
=IF(SoNKC!$E7=$A$7;SoNKC!$G7;"")
Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Nợ của tài khoản đã nhập
vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô H9 nhập vào hàm sau:
239

240. =IF($F9=H$5;$G9;"")
Hàm này sẽ trả về số phát sinh của tài khoản có mã CPPB, được
lấy từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô I9 nhập vào hàm sau:
=IF($F9=I$5;$G9;"")
Hàm này sẽ trả về số phát sinh của tài khoản có mã CPKH, được
lấy từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô J9 nhập vào hàm sau:
=IF($F9=J$5;$G9;"")
Hàm này sẽ trả về số phát sinh của tài khoản có mã CPMN, được
lấy từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô K9 nhập vào hàm sau:
=IF($F9=K$5;$G9;"")
Hàm này sẽ trả về số phát sinh của tài khoản có mã CPDT, được
lấy từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô L9 nhập vào hàm sau:
=IF($F9=L$5;$G9;"")
Hàm này sẽ trả về số phát sinh của tài khoản có mã CPK, được lấy
từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô M9 nhập vào hàm sau:
=IF($F9=M$5;$G9;"")
Hàm này sẽ trả về số phát sinh của tài khoản có mã CPTL, được
lấy từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô N9 nhập vào hàm sau:
=IF(SoNKC!F7=$A$7;SoNKC!H7;"")
240

241. Hàm này sẽ trả về số phát sinh bên có của tài khoản trên Sổ chi
tiết, được lấy từ sổ Nhật ký chung.
- Tại ô G40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ
phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:
=SUM(G9:G39)
Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh nợ của tài khoản đã nhập vào ô
A7.
Dùng Fill handle kéo từ ô G40 đến ô N40. Đây là hàng tính tổng
số phát sinh của các tài khoản con của tài khoản trên sổ chi tiết.
Riêng ô N40 là tổng phát sinh bên Có của tài khoản trên sổ chi tiết
đã nhập vào ô A7.
Lưu ý: Mẫu sổ chi tiết thiết kế phải có số dòng nhiều hơn hoặc tốt
nhất là bằng số hàng chứa dữ liệu bên Sổ nhật ký chung. Điều này
để chắc chắn rằng sổ cái sẽ lấy đầy đủ dữ liệu.
Đặt chuột vào ô A9, giữ và kéo chuột đến ô N9, dùng Fill handle
kéo đến hết sổ.
241

242. Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệu
xen lẫn những hàng có dữ liệu. Những hàng không có dữ liệu là do
không thỏa mãn điều kiện của hàm trong những hàng đó.
Bạn di chuột đến nút có hình tam giác ở bên phải ô D10, nhấp
chuột vào đó sẽ có một danh sách những nội dung diễn giải các
nghiệp vụ phát sinh. Di chuột đến dòng cuối cùng có chữ
(Nonblanks), nhấp chuột vào đó.
Sau khi nhấp chuột vào Nonblanks thì AutoFilter sẽ lọc ra và chỉ
cho hiển thị những dòng nào có dữ liệu (không trống).
242

243. 2.5. Sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải thu, phải trả
Trước khi tạo sổ tổng hợp và chi tiết công nợ phải, phải trả ta sẽ
thiết kế 1 bảng danh mục khách hàng và 1 bảng danh mục nhà
cung cấp để tiện cho việc theo dõi công nợ.
2.5.1. Bảng danh mục khách hàng
- Bên cạnh sheet DMTK thêm vào 1 sheet và đặt tên sheet là
DMKH.
- Thiết kế một bảng Danh mục khách hàng như bảng sau:
243

244. - Với mỗi khách hàng bạn hãy tạo một mã để phân biệt và tuyệt
đối không được có mã trùng nhau.
- Nhập mã khách hàng vào cột Mã KH và tên khách hàng vào cột
Tên khách hàng.
244

245. - Sau khi tạo xong bảng Danh mục khách hàng ta sẽ tạo một bảng
tham chiếu là bảng Danh mục khách hàng này để tiện sử dụng.
Cách tạo bảng tham chiếu như sau:
- Vào menu Insert/Name/Define…
245

246. Hộp thoại Define Name xuất hiện
Trong hộp Names in workbook nhập tên bảng tham chiếu.
Nhấp chuột vào nút ở cuối hộp Refers to, sau đó bạn hãy chọn
vùng tham trong bảng Danh mục tài khoản.
246

247. Nhấp chuột vào nút đóng màu đỏ của hộp Define Name – Refers
to.
Nhấp chuột vào OK.
Vậy là ta đã có một bảng tham chiếu có tên là DMKH.
2.5.2. Bảng danh mục nhà cung cấp
247

248. - Bên cạnh sheet DMKH thêm vào 1 sheet và đặt tên sheet là
DMNCC.
- Thiết kế bảng Danh mục nhà cung cấp như sau:
- Với mỗi nhà cung cấp bạn hãy tạo một mã để phân biệt và tuyệt
đối không được có mã trùng nhau.
- Nhập mã nhà cung cấp vào cột Mã NCC và tên nhà cung cấp vào
cột Tên nhà cung cấp.
248

249. - Sau khi tạo xong bảng Danh mục nhà cung cấp ta sẽ tạo một
bảng tham chiếu là bảng Danh mục nhà cung cấp này để tiện sử
dụng.
Cách tạo bảng tham chiếu như sau:
- Vào menu Insert/Name/Define…
249

250. Hộp thoại Define Name xuất hiện
Trong hộp Names in workbook nhập tên bảng tham chiếu.
Nhấp chuột vào nút ở cuối hộp Refers to, sau đó bạn hãy chọn
vùng tham trong bảng Danh mục nhà cung cấp.
250

251. Nhấp chuột vào nút đóng màu đỏ của hộp Define Name – Refers
to.
Nhấp chuột vào OK.
Vậy là ta đã có một bảng tham chiếu có tên là DMNCC.
251

252. 2.5.3. Sổ tổng hợp công nợ phải thu
Thiết kế sổ tổng hợp công nợ phải thu
Thêm vào một sheet đặt tên là BTH131.
Sổ tổng hợp công nợ phải thu bao gồm các cột sau:
- STT: Số thứ tự khách hàng có phát sinh công nợ.
- Mã khách: Mã khách hàng có công nợ.
- Tên khách hàng: Tên khách hàng có công nợ.
- Số dư đầu kỳ:
+ Nợ: Số dư Nợ TK 131 chi tiết theo từng khách hàng khách hàng
(Số còn phải thu đầu kỳ)
+ Có: Số dư Có TK 131 chi tiết theo từng khách hàng (Số tiền ứng
trước của khách hàng ở thời điểm đầu kỳ)
- Số phát sinh trong kỳ:
+ Nợ: Phát sinh Nợ TK 131 chi tiết theo từng khách hàng (nghiệp
vụ bán hàng hóa, dịch vụ).
+ Có: Phát sinh Có TK 131 chi tiết theo từng khách hàng (Thu tiền
bán hàng hóa dịch vụ)
- Số dư cuối kỳ:
+ Nợ: Số dư Nợ TK 131 chi tiết theo từng khách hàng khách hàng
(Số còn phải thu cuối kỳ)
+ Có: Số dư Có TK 131 chi tiết theo từng khách hàng (Số tiền ứng
trước của khách hàng ở thời điểm cuối kỳ)
Mẫu Sổ tổng hợp công nợ phải thu của khách hàng như sau:
252

253. Xử lý dữ liệu trên Sổ tổng hợp công nợ phải thu
- Nhập vào Ô B9 những mã khách hàng có công nợ.
- Nhập vào Ô C9 hàm sau:
=Vlookup(B9; DMKH; 2; 0)
Hàm này sẽ trả về tên khách hàng (DMKH là bảng tham chiếu đã
được hướng dẫn lập ở trên).
- Nhập vào Ô D9 hàm sau:
=VLOOKUP($B9;'[KtExcel1.xls]BTH131'!$B$9:$I$16;7;0)
Trong đó: KtExcel1.xls là file kế toán của kỳ kế toán trước (cấu
trúc giống hệt kỳ này).
Hàm này sẽ trả về giá trị số dư Nợ đầu kỳ chi tiết theo từng khách
hàng lấy từ Bảng tổng hợp công nợ phải thu của kỳ kế toán trước
(cột Số dư cuối kỳ bên Nợ)
- Ô E9 không cần nhập gì cả, bình thường số dư bên Có của tài
253