Gestió de projectes

1. 1. El pla justificable 1. L’estructura del pla justificable Un pla justificable ha de ser: exhaustiu, factible i visible. Està format per vuit passos que se sobreposen entre si: 1. Definició del projecte 2. Planificació del treball 3. Estimació i assignació de recursos 4. Gestió del risc 5. Qualitat 6. Elaboració del pressupost 7. Venda del pla 8. Establiment de controls 1 2 3 4 5 6 7 8

2. 1. El pla justificable Si falla un d’aquest passos no podrà ser un pla justificable, ja que hi haurà preguntes que no es podran respondre. Planificar projectes es fer-ho sobre coses reals , no sobre hipòtesis o idees brillants que mai es duran a la pràctica. Cal una mentalitat proactiva i un compromís per tirar endavant el pla. La planificació del projecte es porta terme en estreta relació amb l’execució del projecte. Exemple. Si fem una planificació de projectes sabrem on hem d’arribar, en canvi si fem una planificació de vendes mai sabrem com acabarà.

3. 1. El pla justificable Hi ha càlculs fets que diuen que per planificar bé un projecte fa falta un 10% del temps total d’execució del projecte. P.e. Si el projecte ha de trigar 20 dies a executar-se fan falta 2 dies per planificar-lo. La meva directora de projectes preferida

4. 2. La definició del projecte 1. Sis preguntes: ¿què, per què, quan, com, on i qui? 2. Què ens han demanat que fem? La definició del projecte és el primer pas d’un Pla Justificable Per què i per a què es necessita el projecte? Per què es necessita el projecte i on encaixa en els objectius de l’organització? Què fa falta fer i que aconseguirà el projecte ?

5. 2. La definició del projecte 3. Poca claredat: si el projecte no està ben formulat es formulen conclusions errònies. Exemple: diversos departaments estan usant diferents mètodes tecnològics (telèfon, fax, bústia de veu,..) per les comunicacions externes i internes. Investigar els mètodes usats i presentar recomanacions sobre com s’haurà de procedir. Per evitar-la cal escriure el següent, signat per l’iniciador del pr. Per què es necessita el projecte i quines són les circumstàncies que fan sorgir la seva necessitat ? Què farà el projecte per solucionar el problema? Com es farà? Qui participarà o es veurà afectat pel projecte? = ambigüitat El projecte es necessita per poder dur a terme una acció de millora de les comunicacions. Fa falta perquè s’ha observat que moltes comunicacions es perden. ……………… .

6. 2. La definició del projecte 4. Pautes aplicables a la definició de projectes Començar amb el ¿per què? Per què necessita l’organització el projecte? Quins són els antecedents? Quin és el problema/oportunitat que s’està analitzant? Hi ha altres projectes semblants que s’estiguin fent? Continuar amb el ¿què? Què farà aquest projecte? Què no ha de fer? Quin benefici de la inversió està buscant l’organització Quins són els factor bàsics per dur a terme el projecte

7. 2. La definició del projecte Analitzar la feina a partir del ¿com? Com l’enfocarem? Quins objectius establirem? Per quan ha d’estar acabat? Quin pressupost tenim? Quins recursos tenim? ¿ Qui i a qui afectarà el projecte? Qui farà el projecte? Quines són les persones involucrades ? Qui dóna suport al projecte? Qui no vol que es faci

8. 2. La definició del projecte Context Tasca Com s’ha de realitzar? Funcions Per què? Què? Qui? Com? Procés Què millorarà el projecte ? Qui hi ha de participar? Per què fa falta el projecte?

9. 3. La planificació del treball 1. Visió conjunta del projecte Com més es treballi en aquesta fase, més fàcils seran les següents fases Coses a decidir: Quin treball implicarà? Quan es tardarà? En quin ordre es farà? ¡És a dir, s’ha de planificar el temps i els recursos !

10. 3. La planificació del treball 2. Ordenar de forma lògica les tasques Exemple: elaborar un folletó de marketing per un nou producte Nou producte Finances Recerca Legal Marketing Producció Tècnica Vendes Posició Folletó Publicitat Estratègia

11. 3. La planificació del treball 3.Pla inicial del projecte Folletó Disseny Informació Fotos Material Impremta Després de parlar amb un expert el pla queda ampliat.

12. 3. La planificació del treball 4. Pla del projecte ampliat Per cada tasca o funció es demana la col.laboració d’algú de l’empresa o en el seu defecte d’algú extern. Folletó Material Fotos Legal Infor-mació Impre-mta Proves Disseny Tècnic

13. 3. La planificació del treball 5. Full de descripció de l’activitat 1. Nom de l’activitat Fotografia 2. Denominació de l’activitat “ D” 3. Treball a lliurar Conjunt de fotos aprovades del producte 4. Capacitats/competències Fotògraf professional amb experièncis en folletons de productes 5. Activitats anteriors (antecesoras) “ A” 6. Responsable Joan Martorell

14. 3. La planificació del treball 5. Full de descripció de l’activitat (cont.) 7. Durada 10 dies per dos empleats 8. Permisos especials/accions Proves de fotografia- Director de Marketing del producte 9. Notes Devolució del prototipus del projecte per part del fotògraf 10. Costos estimats 2.250 Euros

15. 3. La planificació del treball 6. Denominació de les activitats

16. 3. La planificació del treball 7 . Diagrama del projecte- Xarxa d’avançament B 10 D 10 C 5 E 15 G A 5 F H 0 5 15 5 5 10 5 15 15 30 30 35 5 5 10 35 45 45 50

17. 3. La planificació del treball 8 . Diagrama del projecte- Xarxa d’endarreriment 3. La planificació del treball B 10 D 10 C 5 E 15 G A 5 F 5 H 0 5 15 5 5 10 5 15 15 30 30 35 5 5 10 35 45 45 50 5 0 5 15 15 10 35 25 35 15 30 35 30 45 45 50 65 60 60 50 50 45 45 30 30 20 30 25 50 40 20 15 Endarrerim 15 dies l’acabament El projecte comença 15 dies més tard

18. 3. La planificació del treball 3. La planificació del treball B 10 D 10 C 5 E 15 G A 5 F 5 H 0 5 15 5 5 10 5 15 15 30 30 35 5 5 10 35 45 45 50 5 0 5 15 15 10 35 25 35 15 30 35 30 45 45 50 0 0 5 20 0 0 0 0 8 . Diagrama del projecte- Inactivitat i camí crític Camí crític Camí crític