Uploaded byyai2112
1,008 views

Erp

Embed presentation

Downloaded 75 times
ประวัติความเปนมาของแนวคิด ERP แนวคิด ERP เริ่มในยุคป ค.ศ. 1990 ที่ประเทศสหรัฐอเมริกา จุดกําเนิดเริ่มแรกของ ERP มาจาก แนวคิดของการพัฒนาระบบการบริหารการผลิตรวม (Material Requirement Resource Planning / Manufacturing Resource Planning, MRP System) ของอุตสาหกรรมการผลิตในอเมริกา โดยคําวา ERP และ แนวคิดของ ERP นั้นก็พัฒนามาจาก MRP นั่นเอง ในที่นี้จะทําการอธิบาย ความเปนมาของ MRP โดยยอวามีความเปนมาอยางไร และทําไมจึงพัฒนา มาเปน ERP ได ซึ่งจะชวยใหสามารถเขาใจความหมายของ ERP ไดดียิ่งขึ้น และตัวแนวคิด ERP เองก็ยังมีวิวัฒนาการอยู จาก ERP ก็จะเปน Extended ERP และจะพัฒนาไปเปน Next Generation ERP ตอไปในอนาคต พัฒนาการจาก MRP สู ERP กําเนิดของ MRP แนวคิด MRPเกิดขึ้นครั้งแรกที่อเมริกาในยุคตนของ ทศวรรษ 1960 ในชวงแรก MRP ยอมาจาก Material Requirement Planning (การวางแผนความตองการวัสดุ) เปนวิธีการในการหาชนิดและจํานวนวัสดุ ที่ตองใชในการผลิตตามตารางเวลาและจํานวนสินคาที่ไดวางแผนโดย MPS (Master Production Schedule) วิธี MRP เปนเทคนิคในการจัดการ ที่สามารถหารายการวัสดุที่ตองใชในการผลิตสินคาสําเร็จรูป ตามแผนการผลิตหลักที่ไดวางไว โดยอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัย สามารถสรางใบรายการวัสดุ (bill of material)ไดอยางรวดเร็ว และสามารถบอกชนิดของวัสดุ จํานวนที่ตองการ และเวลาที่ตองการได อยางแมนยํา 1
แตวิธี MRP นี้ไมมีความสามารถในการตรวจสอบหาขอแตกตางระหวางแผนการผลิตกับสภาพการ ผลิตจริงที่ shop floor เนื่องจากไมมีฟงกชั่นเกี่ยวกับการปอนกลับขอมูลกลับมาปรับแผนใหม อยางไรก็ตาม วิธี MRP ก็ยังดีกวาวิธีการควบคุมสินคาคงคลังแบบเดิม ชวยใหสามารถลดจํานวนวัสดุคงคลัง และยก ประสิทธิภาพการวางแผนการผลิตและการสั่งซื้อวัตถุดิบไดเปนอยางดี Closed Loop MRP ยางเขายุคป ค.ศ. 1970 MRP ไดรับการพัฒนาใหมีความสามารถในการปอนกลับขอมูลการผลิตจริง ใน shop floor นอกจากนั้นยังเพิ่มแนวคิดเรื่อง การวางแผนความตองการกําลังการผลิต (Capacity Requirement Planning) ระบบ MRP ที่ไดวิวัฒนาการโดยรวมเอาความสามารถรับ feed back จากฝายการผลิต และ CRP เขา ไปนี้ ตอมาถูกเรียกวา MRP แบบวงปด (Closed Loop MRP) ในขั้นตอนนี้ของวิวัฒนาการเราจะเห็นวามีการ รวมเอางานการวางแผนการผลิต และการบริหารการผลิตเขาเชื่อมโยงกัน จากที่กอนหนานั้นทํางานแยกกัน Closed Loop MRP นี้ประสบความสําเร็จอยางมากในอุตสาหกรรมการผลิตในปจจุบัน MRP ที่ใชใน ทุกธูรกิจการผลิตก็คือ Closed Loop MRP นี้เอง การพัฒนาไปสู MRP II จากความสําเร็จของ Closed Loop MRP ก็เกิดการพัฒนาตอยอดขึ้นเปน MRP II ในยุคป ค.ศ. 1980 (โดย MRP ใหมนี้ยอมาจาก Manufacturing Resource Planning) ซึ่งไดรวมการวางแผนและบริหารทรัพยากร การผลิตอื่นๆ นอกจากการวางแผนและควบคุมกําลังการผลิต และวัตถุดิบการผลิต เขาไปในระบบดวย MRP II ไดวิวัฒนาการถึงขั้นที่รวมหนาที่ตางๆ ซึ่งประกอบดวย การวางแผนงบการจัดซื้อวัตถุดิบ การวางแผนตนทุนสินคาคงคลังของระบบบริหารสินคาคงคลัง การวางแผนกําลังคนที่สัมพันธกับกําลังการ ผลิต ซึ่งเปนเรื่องที่เกี่ยวของกับตนทุนการผลิต เขาอยูในระบบ MRP II ดวยความสามารถนี้ทําให MRP II เปนระบบที่สามารถสงขอมูลทุกชนิด ที่ระบบบัญชีตองการใหแก ระบบบัญชีได นั่นคือ MRP II เปนระบบที่รวมเอา Closed loop MRP , ระบบบัญชี และระบบซิมูเลชั่น เขา ดวยกัน เปนการขยายขอบเขตของสิ่งที่สามารถวางแผนและบริหารใหกวางขวางออกไปยิ่งขึ้นกวาเดิม โดยการใชระบบ MRP II ธุรกิจการผลิตสามารถที่จะวางแผนและบริหารระบบงานตางๆ คือ การ ขาย บัญชี บุคคล การผลิต และสินคาคงคลัง เขาดวยกัน ไดอยางบูรณาการ ดวยความสามารถนี้ทําให MRP II เริ่มถูกเรียกวา BRP (=Business Resource Planning) และเริ่มเปนแนวคิดหลักของระบบ CIM (=Computer Integrated Manufacturing) 2
จาก MRP II ไปเปน ERP MRP II เปนแนวคิดที่ใชในอุตสาหกรรมการผลิต ERP ไดขยายแนวคิดของ MRP II ใหสามารถ ใชไดทั้งองคกรของธุรกิจที่หลากหลาย โดยการรวมระบบงานหลักทุกอยางในองคกรเขามาเปนระบบ เดียวกัน นั่นคือ ERP เกิดขึ้นจากความตองการที่จะสามารถตัดสินใจในดานธุรกิจอยางมีประสิทธิภาพ และ แบบเรียลไทม โดยอาศัยขอมูลทุกชนิดจากทุกระบบงานในองคกรที่ระบบนํามาบันทึกเก็บไวในฐานขอมูล รวมเดียวกัน การพัฒนาตอจาก ERP แนวคิด ERP เกิดจากการขยาย MRP II ซึ่งเปนระบบที่ optimize ในสวนการผลิต ใหเปนระบบที่ optimize ทั้งบริษัท ในปจจุบันมีการพัฒนา E-Business อยางรวดเร็ว และทําใหขอบเขตของการ optimize ตองมองใหกวางมากขึ้นไปกวาเดิมเปน global optimize นั่นหมายความวา ERP ก็จะมีวิวัฒนาการตอไปอีก ERP คืออะไร • หวงโซของกิจกรรมขององคกร องคกรธุรกิจประกอบกิจกรรมธุรกิจในการสงมอบสินคาหรือบริการใหแกลูกคา กิจกรรมดังกลาว เปนกิจกรรม “สรางมูลคา” ของทรัพยากรธุรกิจใหเกิดเปนสินคาหรือบริการและสงมอบ “มูลคา ” นั้นใหแก ลูกคา โดยกระบวนการสรางมูลคาจะแบงออกเปนสวนๆ โดยแตละสวนจะรับผิดชอบงานในสวนของตน และมูลคาสุดทายจะเกิดจากการประสานงานระหวางแตละสวนหรือแผนกยอยๆ ดังนั้นกิจกรรมที่สราง มูลคานั้น ประกอบดวยการเชื่อมโยงของกิจกรรมของแผนกตางๆ ในองคกร การเชื่อมโยงของบริษัทเพื่อให เกิดมูลคานี้ เรียกวา “หวงโซของมูลคา (value chain)” หวงโซของกิจกรรมที่สรางมูลคาใหกับลูกคา จากรูปแบงกิจกรรมออกเปนสวนสําคัญ 3 สวนคือ การจัดซื้อ การผลิต การขาย 3
• ปญหาที่เกิดขึ้นในการบริหารธุรกิจ ธุรกิจที่มีขนาดใหญ การเชื่อมโยงของกิจกรรมการเพิ่มมูลคาของแตละแผนก มักจะมีปญหาเรื่องการสูญ เปลาและการขาดประสิทธิภาพ อีกทั้งการใชเวลาระหวางกิจกรรมที่ยาวเกินไป ทําใหผลผลิตต่ําลง เกิดความ ยากลําบากในการรับรูสถานภาพการทํางานของแผนกตางๆ ได ทําใหการตัดสินใจในการลงทุนและบริหาร ทรัพยากรตางๆ ทําไดยากขึ้น การบริหารเพื่อใหเกิดประโยชนสูงสุดแกองคกรไมสามารถทําได ปญหาเชิงบริหารที่เกิดขึ้น ปญหาเชิงบริหาร ที่เกิดขึ้นไดแก 1. การขยายขอบเขตการเชื่อมโยงของกิจกรรม เมื่อบริษัทเติบโตใหญขึ้น กิจกรรมการสรางมูลคาใหกับลูกคาจะเพิ่มขึ้น การเชื่อมโยงของกิจกรรม จะยาวขึ้น 2. โครงสรางการเชื่อมโยงของกิจกรรมซับซอนขึ้น เมื่อบริษัทโตขึ้น การแบงงานของกิจกรรมสรางมูลคาใหกับแผนกตางๆ และการเชื่อมโยงของ กิจกรรมจะซับซอนขึ้น 3. เกิดการสูญเปลาในกิจกรรมและความรวดเร็วในการทํางานลดลง เมื่อการเชื่อมโยงของกิจกรรมตางๆ ขยายใหญและซับซอนขึ้น จะเกิดกําแพงระหวางแผนก เกิดการ สูญเปลาของกิจกรรม ความสัมพันธในแนวนอนระหวางกิจกรรมจะชาลง ทําใหประสิทธิภาพใน การเชื่อมโยงกิจกรรมทั้งหมดต่ําลง 4
4. การรับรูสภาพการเชื่อมโยงของกิจกรรมทําไดยาก เมื่อการเชื่อมโยงของกิจกรรมตางๆ ขยายขอบเขตใหญขึ้น ความซับซอนในการเชื่อมโยงกิจกรรม มากขึ้น การรับรูสภาพหรือผลของกิจกรรมในแผนกตางๆ ทําไดยากขึ้น ไมสามารถสง ขอมูลให ผูบริหารรับรูไดทันที 5. การลงทุนและบริหารทรัพยากรเพื่อใหเกิดประโยชนสูงสุดทําไดยาก ทําใหผูบริหารไมสามารถตัดสินใจอยางรวดเร็ว และทันเวลาในการลงทุน และบริหารทรัพยากร ขององคกรเพื่อใหลูกคาเกิดความพอใจสูงสุดในสินคาและบริการ เมื่อเกิดปญหาตางๆ การนํา ERP มาใชในการบริหารธุรกิจจึงเปนหนทางหนึ่งที่จะชวยแกปญหา เหลานั้นได บทบาทของ ERP คืออะไร บทบาทของ ERP ระบบ ERP หมายถึงอะไร ERP ยอมาจาก Enterprise Resource Planning หมายถึง การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจ ขององคกรโดยรวม เพื่อใหเกิดการใชประโยชนอยางสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององคกร ERP จึงเปนเครื่องมือที่นํามาใชในการบริหารธุรกิจเพื่อแกปญหาที่เกิดขึ้นภายในองคกร อีกทั้ง ยังชวยใหสามารถวางแผนการลงทุนและบริหารทรัพยากรขององคกรโดยรวมไดอยางมีประสิทธิภาพ 5
ERP จะชวยทําใหการเชื่อมโยงทางแนวนอนระหวางการจัดซื้อจัดจาง การผลิต และการขายทําไดอยาง ราบรื่น ผานขามกําแพงระหวางแผนก และทําใหสามารถบริหารองครวมเพื่อใหเกิดผลประโยชนสูงสุด ระบบ ERP เปนระบบสารสนเทศขององคกรที่นําแนวคิดและวิธีการบริหารของ ERP มาทําให เกิดเปนระบบเชิงปฏิบัติในองคกร ระบบ ERP สามารถบูรณาการ (integrate)รวมงานหลัก (core business process) ตางๆ ในบริษัททั้งหมด ไดแก การจัดจาง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล เขา ดวยกันเปนระบบที่สัมพันธกันและสามารถเชื่อมโยงกันอยาง real time ลักษณะสําคัญของระบบ ERP คือ 1. การบูรณาการระบบงานตางๆ ของระบบ ERP จุดเดนของ ERP คือ การบูรณาการระบบงานตางๆ เขาดวยกัน ตั้งแตการจัดซื้อ จัดจาง การผลิต การ ขาย บัญชีการเงิน และการบริหารบุคคล ซึ่งแตละสวนงานจะมีความเชื่อมโยงในดาน การไหลของวัตถุดิบ สินคา (material flow) และการไหลของขอมูล (information flow) ERP ทําหนาที่เปนระบบการจัดการ ขอมูล ซึ่งจะทําใหการบริหารจัดการงานในกิจกรรมตางๆ ที่เชื่อมโยงกันใหผลลัพธออกมาดีที่สุด พรอมกับ สามารถรับรูสถานการณและปญหาของงานตางๆ ไดทันที ทําใหสามารถตัดสินใจแกปญหาองคกรไดอยาง รวดเร็ว ERP รวมงานทุกอยางเขาเปนระบบเดียวกัน 6
2. รวมระบบงานแบบ real time ของระบบ ERP การรวมระบบงานตางๆ ของระบบ ERP จะเกิดขึ้นในเวลาจริง (real time) อยางทันที เมื่อมี การใชระบบ ERP ชวยใหสามารถทําการปดบัญชีไดทุกวัน เปนรายวัน คํานวณ ตนทุนและกําไรขาดทุน ของบริษัทเปนรายวัน การรวมระบบงานของ ERP แบบ Real Time 3. ระบบ ERP มีฐานขอมูล(database) แบบสมุดลงบัญชี การที่ระบบ ERP สามารถรวมระบบงานตาง ๆ เขาเปนระบบงานเดียว แบบ Real time ไดนั้น ก็ เนื่องมาจากระบบ ERP มี database แบบสมุดลงบัญชี ซึ่งมีจุดเดน คือ คุณสมบัติของการเปน 1 Fact 1 Place ซึ่งตางจากระบบแบบเดิมที่มีลักษณะ 1 Fact Several Places ทําใหระบบซ้ําซอน ขาดประสิทธิภาพ เกิดความผิดพลาดและขัดแยงของขอมูลไดงาย ERP มี database แบบสมุดลงบัญชี 7
ERP package คืออะไร ERP package เปน application software package ซึ่งผลิตและจําหนายโดยบริษัทผูจําหนาย ERP package (Vendor หรือ Software Vendor) เพื่อใชเปนเครื่องมือในการสรางและบริหารงานระบบ ERP โดยจะใช ERP package ในการสรางระบบงานการจัดซื้อจัดจาง การผลิต การขาย การบัญชี และการ บริหารบุคคล ซึ่งเปนระบบงานหลักขององคกรขึ้นเปนระบบสารสนเทศรวมขององคกร โดยรวม ระบบงานทุกอยางไวในฐานขอมูลเดียวกัน จุดเดนของ ERP package 1. เปน Application Software ที่รวมระบบงานหลักอันเปนพื้นฐานของการสรางระบบ ERP ของ องคกร ERP package จะตางจาก software package ที่ใชในงานแตละสวนในองคกร เชน production control software, accounting software ฯลฯ แตละ software ดังกลาวจะเปน application software เฉพาะ สําหรับแตละระบบงานและใชงานแยกกัน ขณะที่ ERP package นั้นจะรวมระบบงานหลักตางๆ ของ องคกรเขาเปนระบบอยูใน package เดียวกัน ซึ่งเปนพื้นฐานสําคัญของการสรางระบบ ERP ขององคกร 2. สามารถเสนอ business scenario และ business process ซึ่งถูกสรางเปน pattern ไวได ERP package ไดรวบรวมเอาความตองการสําคัญขององคกรเขาไว เปนระบบในรูปแบบของ business process มากมาย ทําใหผูใชสามารถนําเอารูปแบบตางๆ ของ business process ที่เตรียมไวมาผสมผสานให เกิดเปน business scenario ที่เหมาะสมกับลักษณะทางธุรกิจขององคกรของผูใชได 3. สามารถจัดทําและเสนอรูปแบบ business process ที่เปนมาตรฐานสําหรับองคกรได การจัดทํา business process ในรูปแบบตางๆ นั้นสามารถจัดใหเปนรูปแบบมาตรฐานของ business process ไดดวย ทําใหบางกรณีเราเรียก ERP วา standard application software package สาเหตุที่ตองนํา ERP package มาใชในการสรางระบบ คือ 1. ใชเวลานานมากในการพัฒนา software การที่จะพัฒนา ERP software ขึ้นมาเองนั้น มักตองใชเวลานานมากในการพัฒนา และจะตอง พัฒนาทุกระบบงานหลักขององคกรไปพรอมๆ กันทั้งหมด จึงจะสามารถรวมระบบงานได ตามแนวคิดของ ERP ซึ่งจะกินเวลา 5-10 ป แตในแงของการบริหารองคกร ถาตองการใช ระบบ ERP ฝายบริหารไม สามารถจะรอคอยไดเพราะสภาพแวดลอมในการบริหารมีการเปลี่ยนแปลงตลอด ระบบที่พัฒนาขึ้นอาจใช งานไมได ดังนั้นผูบริหารจึงไมเลือกวิธีการพัฒนา ERP software เองในองคกร 2. คาใชจายในการพัฒนาสูงมาก การพัฒนา business software ที่รวมระบบงานตางๆเขามาอยูใน package เดียวกัน จะมีขอบเขต ของงานกวางใหญมากครอบคลุมทุกประเภทงาน ตองใชเวลานานมากในการพัฒนาและคาใชจายก็สูงมาก 8
ตามไปดวย หรือถาใหบริษัทที่รับพัฒนา software ประเมินราคาคาพัฒนา ERP software ใหองคกร ก็จะได ในราคาที่สูงมาก ไมสามารถยอมรับไดอีกเชนกัน 3. คาดูแลระบบและบํารุงรักษาสูง เมื่อพัฒนา business software ขึ้นมาใชเอง ก็ตองดูแลและบํารุงรักษา และถามีการเขียนโปรแกรมเพิ่ม หรือแกไขโปรแกรม การบํารุงรักษาจะตองทําอยูอยางยาวนานตลอดอายุการใชงาน เมื่อรวมคาบํารุงรักษา ในระยะยาวตองใชเงินสูงมาก อีกทั้งกรณีที่มีการปรับเปลี่ยน Software ไปตาม platform หรือ network ระบบตางๆ ที่เปลี่ยนไปหรือเกิดขึ้นใหม ก็เปนงานใหญ ถาเลือกที่จะดูแลระบบเองก็ตองรับภาระคาใชจายใน การบํารุงรักษานี้ พรอมกับรักษา บุคลากรดาน IT นี้ไวตลอดดวย โครงสรางของ ERP package โครงสรางของ ERP package 1. Business Application Software Module ประกอบดวย Module ที่ทําหนาที่ในงานหลักขององคกร คือ การบริหารการขาย การบริหารการ ผลิต การบริหารการจัดซื้อ บัญชี การเงิน บัญชีบริหาร ฯลฯ แตละ Module สามารถทํางานอยางโดดๆ ได แตก็มีการเชื่อมโยงขอมูลระหวาง Module กัน เมื่อกําหนด parameter ใหกับ module จะสามารถทํา การเลือกรูปแบบ business process หรือ business rule ใหตอบสนองเปาหมายขององคกรตาม business scenario โดยมี business process ที่ปรับใหเขากับแตละองคกรได ERP package ที่ตางกันจะมีเนื้อหา และน้ําหนักการเนนความสามารถของแตละ Module ไม เหมือนกัน และเหมาะกับการนําไปใชงานในธุรกิจที่ตางกัน ในการเลือกจึงตองพิจารณาจุดนี้ดวย 9
2. ฐานขอมูลรวม (Integrated database) Business application module จะ share ฐานขอมูลชนิด Relational database (RDBMS) หรืออาจจะ เปน database เฉพาะของแตละ ERP package ก็ได Software Module จะประมวลผลทุก transaction แบบเวลาจริง และบันทึกผลลงในฐานขอมูลรวม โดยฐานขอมูลรวมนี้สามารถถูก access จากทุก Software Module ไดโดยตรงโดยไมจําเปนตองทํา batch processing หรือ File transfer ระหวาง Software Module เหมือนในอดีต และทําใหขอมูลนั้นมีอยู “ที่เดียว” ได 3. System Administration Utility Utility กําหนดการใชงานตางๆ ไดแก การลงทะเบียนผูใชงาน , การกําหนดสิทธิการใช , การรักษา ความปลอดภัยขอมูล, การบริหารระบบ LAN และ network ของ terminal, การบริหารจัดการ database เปนตน 4. Development and Customize Utility ERP สามารถออกแบบระบบการทํางานใน business process ขององคกรไดอยางหลากหลาย ตาม business scenario แตบางครั้งอาจจะไมสามารถสรางรูปแบบอยางที่ตองการได หรือมีความตองการที่จะ Customize บางงานใหเขากับการทํางานของบริษัท ERP package จึงไดเตรียม Utility ที่จะสนับสนุน การพัฒนาโปรแกรมสวนนี้ไวดวย โดยจะมีระบบพัฒนาโปรแกรมภาษา 4 GL (Fourth Generation Language) ใหมาดวย Function ของ ERP package ERP package โดยทั่วไปจะจัดเตรียม Software module สําหรับงานหลักของธุรกิจตาง ๆ ไวดังนี้ 1. ระบบบัญชี 1.1 บัญชีการเงิน – General, Account Receivable, Account Payable, Credit/Debit, Fixed Asset, Financial, Consolidated Accounts, Payroll, Currency Control(multi-currency) 1.2 บัญชีบริหาร – Budget Control, Cost Control, Profit Control, Profitability Analysis, ABC Cost Control, Management Analysis, Business Plan 2. ระบบการผลิต 2.1 ควบคุมการผลิต – Bill of Material, Production Control, MRP, Scheduling, Production Cost Control, Production Operation Control, Quality Control, Equipment Control, Multi-location Production Supporting System 10
2.2 ควบคุมสินคาคงคลัง – Receipt/Shipment Control, Parts Supply Control, Raw Material, Stocktaking 2.3 การออกแบบ – Technical Information Control, Parts Structure Control, Drawing Control, Design Revision Support System 2.4 การจัดซื้อ – Outsourcing/Purchasing, Procurement, Acceptance, การคืนสินคา, ใบเสนอราคา, ใบสัญญา 2.5 ควบคุมโครงการ – Budget, Planning, Project Control 3. ระบบบริหารการขาย – Demand/Sales Forecasting , Purchase Order, Sales Planning/Analysis, Customer Management, Inquiry Management, Quotation Management, Shipment Control, Marketing, Sale Agreement, Sale Support, Invoice/Sales Control 4. Logistics – Logistic Requirement Planning , Shipment/Transport Control, Export/Import Control, Warehouse management, Logistics Support 5. ระบบการบํารุงรักษา – Equipment Management, Maintenance Control, Maintenance Planning 6. ระบบบริหารบุคคล – Personnel Management, Labor Management, Work Record Evaluation, Employment, Training & HRD, Payroll, Welfare Management ลักษณะเดนของ ERP package 1. มีคุณสมบัติ online transaction system เพื่อใหสามารถใชงานแบบ real time ได 2. รวมขอมูลและ information ตางๆ เขามาที่จุดเดียว และใชงานรวมกันโดยใช integrated database 3. มี application software module ที่มีความสามารถสูงสําหรับงานหลักๆ ของธุรกิจได อยางหลากหลาย 4. มีความสามารถในการใชงานในหลายประเทศ ขามประเทศ จึงสนับสนุนหลายภาษา หลายสกุลตรา 11
5. มีความยืดหยุน และสามารถปรับเปลี่ยนขยายงานไดงาย เมื่อระบบงานหรือโครงสรางองค กรมีการเปลี่ยนแปลง 6. มีขั้นตอนและวิธีการในการติดตั้งสรางระบบ ERP ในองคกรที่พรอมและชัดเจน 7. เตรียมสภาพแวดลอม (ระบบสนับสนุน) สําหรับการพัฒนาฟงกชันที่ยังขาดอยูเพิ่มเติมได 8. สามารถใชกับเทคโนโลยีสารสนเทศใหมๆ 9. ใชเทคโนโลยีสารสนเทศที่เปนมาตรฐานระดับโลก มีความเปนระบบเปด (open system) 10. สามารถ interface หรือเชื่อมโยงขอมูลกับระบบงานที่มีอยูแลวในบริษัทได 11. มีระบบการอบรมบุคลากรในขั้นตอนการติดตั้งระบบ 12. มีระบบสนับสนุนการดูแลและบํารุงรักษาระบบ ชนิดของ ERP package 1. ERP ชนิดที่ใชกับทุกธุรกิจหรือเฉพาะบางธุรกิจ ERP package โดยทั่วไปสวนมากถูกออกแบบใหสามารถใชไดกับงานแทบทุกประเภทธุรกิจ แต งานหลักของธุรกิจซึ่งไดแก การผลิต การขาย Logistics ฯลฯ มักจะมีความแตกตางกันตามประเภทของธุรกิจ ดังนั้นจึงมี ERP package ประเภทที่เจาะจงเฉพาะบางธุรกิจอยูในตลาดดวย เชน ERP package สําหรับ อุตสาหกรรมเคมี อุตสาหกรรมกระดาษ อุตสาหกรรมยา เปนตน 2. ERP สําหรับธุรกิจขนาดใหญหรือสําหรับ SMEs แตเดิมนั้น ERP package ไดรับการพัฒนาขึ้นเพื่อใชในธุรกิจขนาดใหญอยางแพรหลาย ตอมา ตลาดเริ่มอิ่มตัว ผูผลิตจึงไดเริ่มหันเปามาสูบริษัทขนาดกลางและขนาดยอมมากขึ้นเรื่อยๆ ไมวาจะเปนธุรกิจ ขนาดใหญ ขนาดกลาง หรือขนาดยอม ระบบและเนื้อหาของระบบงานหลักตางๆจะไมแตกตางกันมาก เพียงแตในธุรกิจขนาดใหญจะมีปริมาณของเนื้องานมากขึ้น ปจจุบันมี ERP package ที่ออกแบบโดยเนน สําหรับการใชงานในธุรกิจขนาดกลางและขนาดยอมโดยเฉพาะ ออกมาจําหนายมากขึ้น เชน - Oracle Application/Oracle - People Soft - SAP - CONTROL - IFS Application - MFG/PRO - J.D. Edwards 12
ทําไมปจจุบันจึงมีความจําเปนตองนําระบบ ERP มาใช • สภาพปจจุบันของขอมูลระบบสารสนเทศ 1. การขาดการประสานรวมกันของระบบงาน ระบบขอมูลสารสนเทศที่มีมาแตเดิมนั้น ไดถูกสรางขึ้นมาเพื่อใหสามารถแกปญหาในแตละ หนวยงานแยกกันไป โดยมุงเนนใหมีการประหยัดพลังงาน การใชเครื่องจักรแทนคน และการทําใหเปน อัตโนมัติใหมากที่สุด ผลที่ตามมาก็คือ ระบบขอมูลสารสนเทศที่สรางขึ้นมาจะแตกตางกันไปตามแผนก ตางๆ และเปนเอกเทศตอกัน ทําใหเกิดความลาชาของการไหลหรือการเชื่อมตอของขอมูลระหวางระบบงาน ที่ตางกัน ซึ่งจะเปนอุปสรรคทําใหไมสามารถสรางระบบงานที่รวดเร็วได 2. การขาดความเปนอันหนึ่งอันเดียวกันของขอมูล เนื่องจากมีการกระจัดกระจายของขอมูลอยูตามแผนกตางๆ และมีระบบขอมูลสารสนเทศแยกตาม แผนกตางๆ กัน ทําใหเกิดความซ้ําซอนของขอมูล และการที่จะใหแผนกตางๆ ใชขอมูลรวมกันนั้นเปนไปได ยาก ทําใหเปนอุปสรรคกีดขวางการทํางานประสานรวมกันระหวางแผนก และทําใหการที่แตละแผนกจะ ใชความสามารถของตนเองชวยกันแกปญหาและบริหารงานอยาง สรางสรรคนั้นไมสามารถเกิดขึ้นได 3. การขาดความรวดเร็วในการตอบสนอง ระบบขอมูลที่ผานมานั้น ขอมูลที่เกิดขึ้นในแตละแผนกนั้นจะถูกประมวลผลแบบ Batch processing เปนชวงๆ เชน เดือนละครั้ง ฯลฯ ทําใหขอมูลของแตละแผนกนั้น กวาจะถูกนําไปใชในองคกร โดยรวมเกิดความลาชา ดังนั้นการบริหารที่สามารถวิเคราะหขอมูลสดได ณ เวลานั้น (real time) เพื่อการ ตัดสินใจไดทันทวงที (timely decision) เปนไปไมไดและเกิดขึ้นยากได 4. ขาดความสามารถดาน globalization ระบบขอมูลสารสนเทศที่ผานมานั้น ถูกสรางขึ้นมาใชเฉพาะงาน ไมสามารถรองรับการทําธุรกิจ แบบขามชาติ และไมสามารถทําใหกระบวนการทางธุรกิจ (business process) เปนแบบ global ได ดังนั้น การใชขอมูลขามประเทศเพื่อรวมงานกันจึงเกิดขึ้นยาก ผลก็คือ ทําใหการตัดสินใจที่ทันเหตุการณ บน พื้นฐานของสภาพความจริงปจจุบันของการดําเนินการแบบ global ไมสามารถทําได 5. ความไมยืดหยุนของระบบขอมูลสารสนเทศ ระบบขอมูลสารสนเทศเดิมสวนใหญจะพัฒนากันขึ้นมาเอง ระบบจึงประกอบดวยโปรแกรมที่มี ขนาดใหญ ขาดความยืดหยุนในการแกไขเพิ่มเติมและดูแลระบบ จึงเปนการยากตอการปรับปรุงเพื่อให สามารถรับมือกับการบริหารเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอยางรวดเร็วได 13
• การวางฐานรากของแนวคิด ERP และการนํา ERPมาใช ทําไดโดย 1. การรับรูสภาพแวดลอมของการบริหารที่มีการแขงขันสูง สภาพแวดลอมการบริหารธุรกิจในปจจุบันมีการเปลี่ยนแปลงอยางมาก รุนแรงและตอเนื่อง การที่ ตองเผชิญกับการแขงขันอยางรุนแรงจากตางประเทศทั่วโลก และเพื่อการอยูรอดขององคกรตอไปในอนาคต ความสามารถที่จะปรับตัวและรับมือกับสภาพแวดลอมที่เปลี่ยนไปนี้ จึงเปนสิ่งสําคัญมาก ความเร็วในการ ปรับตัวเพื่อรับมือกับการเปลี่ยนแปลง จะมีผลตอผลประกอบการขององคกร 2. การรับรูถึงปญหาและการแกไขปญหาดานการบริหาร เมื่อถึงยุคบริหารที่ตองแขงขันสูง ปญหาตางๆ ที่เกิดขึ้นตองเรงแกไขโดยดวน ไมสามารถรอได แมแตนาทีเดียว หมดยุคการทํางานที่ลาชา ไมเห็นภาพรวม ไมสามารถตัดสินไดรวดเร็วและ ทันเวลา ดังนั้น การวางฐานรากของ ERP และการนํา ERP เขามาใชเปนสิ่ง ที่จําเปน 3. การสรางระบบสารสนเทศองคกรใหม โดยสรางระบบ ERP เพื่อใหการนํา ERP มาใชเปนไปอยางถูกตองตามแนวคิด ERP สิ่งที่ขาดไมไดก็คือ การสรางระบบ สารสนเทศองคกรใหมโดยสรางระบบ ERP โดยใชชุดโปรแกรม ERP package เนื่องจากระบบขอมูลที่มีอยู แลวนั้น ไมสามารถที่จะแกปญหาการบริหารงานตามแนวคิดของ ERP ได 4. การลงมือนํา ERP มาใช องคกรหลายองคกรทั้งขนาดใหญ ขนาดกลาง และขนาดเล็ก มีความมุงมั่นที่จะแกปญหาการ บริหาร โดยนํา ERP มาใช • ความสามารถในการแขงขันขององคกร การนํา ERP มาใชเปนสิ่งที่คาดหวังวาจะเปนแรงผลักดันใหเกิดการปฏิรูปองคกร ในการปฏิรูป องคกรจําเปนตองเขาใจวา ขีดความสามารถในการแขงขันขององคกรเกิดขึ้นไดอยางไร ซึ่งความสามารถใน การแขงขันหรือความเขมแข็งขององคกรนั้นมี 3 สวนดวยกัน ความสามารถในการแขงขันขององคกร 14
1. ความเขมแข็งของสินคาหรือบริการ การแขงขันสวนนี้มองเห็นไดงายที่สุด องคกรที่เขมแข็งสามารถรักษาความเขมแข็งไวไดนาน เนื่องจากมีสินคาและบริการที่แตกตางจากคนอื่น และชวงชีวิตของสินคาและบริการในอดีตนั้นคอนขาง ยาวนาน แตวาในปจจุบันการสรางความแตกตางของสินคาและบริการนั้นเปนเรื่องที่ทําไดยาก ชวงชีวิตของ สินคาและบริการก็สั้นลง จึงทําใหความสามารถขององคกรนั้นตัดสินกันที่ ความสามารถในการพัฒนาสินคา และบริการใหมๆ ไดอยางรวดเร็วและตอเนื่อง 2. ความเขมแข็งดานกระบวนการทางธุรกิจ (business process) เปนการแขงขันในเรื่องของความมีประสิทธิภาพในการสรางมูลคาเพิ่มในกระบวนการทางธุรกิจ ตาม business scenarioในการผลิตสินคาและบริการ เชน กระบวนการพัฒนาสินคา , กระบวนการในการสง มอบสินคาหรือบริการใหกับลูกคา กระบวนการเหลานี้ตองรวดเร็วเพื่อสรางความแตกตางจากคูแขงไดมาก และเปนพลังการแขงขันที่สําคัญ ดังนั้นองคกรจําเปนตองมีความสามารถที่จะเปลี่ยนแปลงปรับปรุง กระบวนการทางธุรกิจใหกาวหนาและทันสมัยอยูเสมอ 3. ความเขมแข็งดานการพัฒนาสินคาและบริการแบบใหมๆ รวมทั้งความสามารถในการสราง กระบวนการทางธุรกิจแบบใหมๆ ที่มีประสิทธิภาพ ความเขมแข็งเกิดจากความสามารถในการพัฒนาสินคาและบริการแบบใหมๆ และความสามารถใน การสรางกระบวนการทางธุรกิจ (business process) แบบใหม บนพื้นฐานของรูปแบบธุรกิจ (business scenario) อยางตอเนื่อง • การนํา ERP มาใช และการเชื่อมโยงไปสูกิจกรรมการปฏิรูปองคกร การนํา ERP มาใชปฏิรูปองคกร 15
1. ริเริ่มกิจกรรมปฏิรูปองคกรโดยการนํา ERP มาใช การนํา ERP มาใชนั้น จะตองผลักดันกิจกรรมการปฏิรูปองคกรทุกระดับชั้นตั้งแตชั้นรากฐาน องคกร ชั้นกระบวนการทางธุรกิจ และชั้นระบบสารสนเทศองคกร พลังขับเคลื่อนของกิจกรรมการปฏิรูปองคกรจากการนํา ERP มาใช การนํา ERP มาใชนั้น ไมไดหมายถึงเพียงแคการสรางระบบขอมูลสารสนเทศองคกรใหมทั้งระบบ โดยใชระบบ ERP เทานั้น กอนอื่นตองเริ่มจากกิจกรรมเพื่อเปลี่ยนแปลงจิตสํานึกใหเห็นความสําคัญของการ ปฏิรูปองคกร ซึ่งเปนการปฏิรูปในชั้นรากฐานขององคกร เพื่อทําใหเกิดความเขาใจในแนวคิดของ ERP ทั่วทั้ง องคกร ตอจากนั้นตองทบทวนหวงโซกิจกรรม (หวงโซของมูลคา ) เดิมและสรางระบบใหมขึ้น ใหสามารถ สรางมูลคาเพิ่มเพื่อสนองตอบความตองการของลูกคาไดดียิ่งขึ้น และนี่ก็คือการปฏิรูปกระบวนการทางธุรกิจ จากนั้นจะใชกระบวนการทางธุรกิจเปนฐาน เพื่อสรางระบบ ERP ขึ้นมาใหมเปนระบบสารสนเทศขององคกร ซึ่งถือวาเกิดการปฏิรูปในชั้นระบบสารสนเทศขององคกรจากการนํา ERP มาใช 2. การฝงลึกของกิจกรรมปฏิรูปองคกรที่เกิดจากการนํา ERP มาใช การฝงลึกของกิจกรรมปฏิรูปองคกรที่เกิดจากการปฏิรูปรากฐานองคกร 16
เมื่อมีการปฏิรูปชั้นรากฐานขององคกรฝงลึกขึ้น จะทําใหเกิดแรงผลักดันเพื่อการปฏิรูปองคกรอยาง ตอเนื่องและสามารถสงผลใหเกิดความสามารถ ที่จะผลิตสินคาและบริการใหมๆ ที่สรางสรรคไดอยางรวดเร็ว ตรงตามความตองการของตลาด การสรางผลิตภัณฑหรือบริการใหมๆ นี้ จะสงผลเรียกรองใหเกิดการปฏิรูป ใหมๆ ในชั้นระบบสารสนเทศองคกรดวย เชน เกิดความคิดวาแนวคิด ERP นั้นนาจะขยายขอบเขตใหใหญขึ้น ซึ่งจะเปนผลทําใหเกิดการปฏิรูปอยางตอเนื่องของระบบ ERP • กิจกรรมปฏิรูปองคกรโดยการนํา ERP มาใช การนํา ERPมาใชสงผลใหเกิดการปฏิรูปดานตางๆ คือ 1. การปฏิรูปการทํางาน การนํา ERP มาใชนั้น จะทําใหเกิดการทบทวนกระบวนการทางธุรกิจของหวงโซของกิจกรรมที่มีอยู เดิมวา เปนไปตามแนวคิดของ ERP หรือไม ผลที่เกิดขึ้นก็คือ การนํา ERP มาใช จะทําใหเกิดการปฏิรูประบบ การทํางานที่มีอยูเดิมโดยปริยาย การปฏิรูปการทํางานสงผลกระทบตอการบริหารธุรกิจดาน - การเพิ่มประสิทธิภาพและความเหมาะสมใหกับกระบวนการทางธุรกิจ - การทําใหการบริการรวดเร็ว ไวตอเหตุการณ - การลดลงของคาใชจาย 2. การปฏิรูปการบริหารธุรกิจ การนํา ERP มาใชนั้น จะทําใหสามารถรวมศูนยงานทั้งหมดในหวงโซกิจกรรม (หวงโซของมูลคา ) ได และสามารถรูถึงกิจกรรมในหวงโซกิจกรรมไดแบบ real time เมื่อสามารถรับรูถึงสภาพการณโดยรวม ของการบริหารอยางแจมแจง ก็จะทําใหสามารถดูแลบริหารและลงทุนทรัพยากรทางการบริหารตางๆ ไดอยาง มีประสิทธิภาพ 3. การปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององคกร ในการปฏิรูปการทํางาน มีความจําเปนตองแกไขรูปแบบโครงสรางองคกรแบบดั้งเดิมที่แบงแยกใน แนวตั้งตาม function และมีชั้นมากมาย โดยจะตองปฏิรูปโครงสรางใหเปนแบบแนวราบ (flat) ซึ่งสามารถ ควบคุมหวงโซของกิจกรรมเพิ่มมูลคาตลอดตามแนวนอนไดอยางมีประสิทธิภาพ การเปลี่ยนแปลงโครงสราง องคกรแบบนี้จะสงผลใหเกิดการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถี ขององคกรในดาน - การเปนตัวเองและความกระตือรือรนของพนักงาน - การใชความสามารถของพนักงานใหเกิดผล (empowerment) - การใชความคิดสรางสรรคในฐานะขององคกรใหเกิดผล 17
ความเปนผูนํา และบทบาทของผูบริหารตอการนํา ERP มาใช • ความเปนผูนํา(leadership) ของผูบริหารตอการนํา ERP มาใช ความสัมพันธที่บอกถึงสาเหตุที่ทําใหความเปนผูนําของผูบริหารเปนสิ่งที่ขาดไมไดคือ ความเปนผูนําของผูบริหารในการนํา ERP มาใช 1. การเปลี่ยนแปลงอยางรวดเร็วของสภาวะแวดลอมการบริหาร สภาวะแวดลอมการบริหารในปจจุบันนั้นเปลี่ยนแปลงรวดเร็วมาก เนื่องจากเปนยุคของการเปดสู โลกกวาง การเขายุคการแขงขันอยางรุนแรง และยุคที่การเปลี่ยนแปลงเปนเรื่องปกติ 2. การเสริมความแกรงดานการแขงขันโดยการปฏิรูปองคกร การเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดลอมการบริหารดังกลาว ทําใหการปฏิรูปองคกร เปนสิ่งที่หลีกเลี่ยง ไมได จึงทําใหมีความจําเปนตองปฏิรูปการทํางาน ปฏิรูปการบริหาร และปฏิรูปวัฒนธรรม และวิถีของ องคกรดวย 3. การสรางรากฐานของการปฏิรูปองคกรโดยใชระบบ ERP เพื่อที่จะสามารถปฏิรูปองคกรใหไดรวดเร็ว ทันตอสภาพแวดลอมการบริหารที่เปลี่ยนแปลง 18
อยางรวดเร็ว จําเปนตองปฏิรูประบบเทคโนโลยีสารสนเทศขององคกร โดยการนําระบบ ERP มา ใชเปนรากฐานของระบบขอมูลสารสนเทศขององคกร 4. ความเปนผูนําของผูบริหาร การนํา ERP มาใช ไมไดหมายถึงเพียงแคการสรางระบบขอมูลสารสนเทศใหมเทานั้น แตเปนการนํา เครื่องจักรขับเคลื่อนการปฏิรูปองคกรเขามาใช และการที่จะปฏิรูปองคกรนั้น คนที่สามารถผลักดันได ก็มี เพียงแตผูบริหารเทานั้น ดังนั้นในการนํา ERP มาใช ความเปนผูนําของผูบริหาร จึงเปนสิ่งที่ขาดไมได • บทบาทของผูบริหารที่ตองปฏิบัติในการนํา ERP มาใช นอกจากความเปนผูนําของการบริหารแลว ในการนํา ERP มาใช ผูบริหารยังตองมีบทบาทที่ สําคัญดังตอไปนี้ 1. การเปนหัวหอกในการปฏิรูปจิตสํานึก กอนที่จะนํา ERP มาใช ผูบริหารจะตองไมมองขามสภาพปจจุบันขององคกร แตจะตองเปนหัวหอก ในการปฏิรูปจิตสํานึกตอความสําคัญของการปฏิรูปองคกร และจะตองรับบทบาทในการผลักดันเรื่องการ ปฏิรูปจิตสํานึกขององคกรโดยรวม ผูบริหารจะตองเปนผูอธิบายใหพนักงานเขาใจ โดยบางครั้งจะตองวน ไปรอบๆ องคกรดวยตัวเอง และพูดคุยกับพนักงานแตละคนๆ ใหรวมแรงกันปฏิบัติ 2. รวมในการออกแบบและการตัดสินใจในการนํา ERP มาใช การนํา ERP มาใชตางกับการทําโครงการเพียงเพื่อสรางระบบสารสนเทศใหมเปนอยางมาก เพราะ การสรางระบบ ERP คือการสรางระบบสารสนเทศใหมที่รวมศูนย และมีความสามารถทําใหเกิดการบริหาร ที่กอใหเกิดการปฏิรูปการทํางาน การปฏิรูปการบริหาร การปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององคกรอยาง ตอเนื่อง เพื่อใหองคกรโดยรวมไดรับประสิทธิภาพสูงสุด 3. การเปนผูนําอยางตอเนื่องในการนํา ERP มาใช ผูบริหารไมใชแคเปนผูเริ่มตนเทานั้น ผูบริหารจะตองไมปลอยใหเปนหนาที่ของผูใตบังคับ บัญชา ในการดําเนินการผลักดันการนํา ERP มาใช เพราะถาเปนเชนนั้นจะไมประสบผลสําเร็จ ผูบริหารจะตอง เปนผูนําอยางตอเนื่องในการนํา ERP มาใชในองคกร 19
• ขั้นตอนการนํา ERP มาใช การนํา ERP มาใชนั้น มีความจําเปนที่จะตองแบงออกเปน 5 ขั้นตอนใหญ ขั้นตอนของการนํา ERP มาใช 1. ขั้นตอนการวางแนวความคิดการนํา ERP มาใช กระบวนการของขั้นตอนการวางแนวคิด 20
1. จัดตั้งทีมแกนกลาง (core team) เปนการจัดตั้งทีมงานแกนกลาง เพื่อผลักดันการนํา ERP มาใชรวมทั้งจัดทําแผนการวางแนวคิด การทํา ERP มาใช และควรมีที่ปรึกษาที่มีประสบการณดาน ERP ซึ่งควรมาจากบริษัทที่ปรึกษาที่ เปนกลาง เพื่อจะไดใหคําปรึกษาที่นาเชื่อถือแกผูบริหารได 2. การทําความเขาใจและวินิจฉัยสถานภาพปจจุบันของรูปทางธุรกิจ (business scenario) และ กระบวนการทางธุรกิจ (business process) ทีมงานแกนกลางจะทํางานในการรับฟงขอมูลจากทั้งผูบริหาร และจากแตละหนวยงานภายในบริษัท ในประเด็นเกี่ยวกับสถานภาพปจจุบันของกระบวนการทางธุรกิจ และทําการวินิจฉัยวิเคราะห 3. การทําประเด็นปญหาปจจุบันของรูปแบบทางธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจใหชัดเจนเปน รูปธรรม จากนั้นจะตองทําการสรุปสถานภาพและประเด็นปญหาปจจุบันของรูปแบบธุรกิจ และกระบวนการ ทางธุรกิจใหชัดเจนเปนรูปธรรม 4. การกําหนดรูปแบบที่ควรจะเปน โดยการออกแบบระบบการทํางานขององคกรไปสูภาพลักษณที่ตองการในอนาคต โดยใหมีการเขา รวมของผูบริหารในขั้นตอนนี้ดวย และโดยการเปรียบเทียบภาพอนาคตกับสถานภาพปจจุบัน จะทําใหสามารถ มองเห็นแนววา ควรจะทําการปฏิรูปองคกรอยางไร แลวสรุปแนวทางหลักๆ ในการทํากิจกรรมเพื่อปฏิรูป องคกรโดยนํา ERP มาใช 5. การรณรงคปฏิรูปจิตสํานึก ตองมีการปฏิรูปจิตสํานึกใหคนทั้งองคกรเห็นพองรวมกันในสถานภาพปจจุบันไปสูสภาพที่ควรจะ เปน เปดโอกาสใหบุคลากรจากหนวยงานภายในองคกรเขารวม เพื่อแสวงหาภาพของ องคกรที่ควรจะเปน รวมกัน 6. แผนการวางแนวคิดสําหรับการปฏิรูปวิสาหกิจ เปนการวางแผนแนวความคิดเพื่อการปฏิรูปองคกร เพื่อกําจัดชองวางระหวางประเด็นปญหาของการ บริหารธุรกิจในปจจุบันกับภาพที่ตองการจะใหเปนในอนาคต 7. แผนการวางแนวคิดการนํา ERP มาใช ใหวางแผนแนวคิดการนํา ERP มาใช โดยยึดตามแนวคิดของการปฏิรูปองคกร โดนเนนวาการนํา ERP มาใชนั้นเปนการนําเครื่องจักรขับเคลื่อนการปฏิรูปองคกรเขามาใช 8. การตัดสินใจในการนํา ERP มาใชโดยผูบริหาร ซึ่งเปนขั้นตอนสุดทาย เพื่อขออนุมัติการตัดสินของผูบริหารเพื่อนํา ERP มาใชโดยยึดหลักแนวคิดที่ วางไว และหลังจากไดรับคําอนุมัติจากผูบริหารแลว ก็จะเริ่มตนการวางแผนการนํา ERP มาใชตอไป 21
2. ขั้นตอนการวางแผนการนํา ERP มาใช งานสําหรับขั้นตอนการวางแผน 1. จัดตั้งคณะกรรมการกําหนดแนวทาง จัดตั้งคณะกรรมการกําหนดแนวทางโดยใหผูบริหารเปนประธาน คณะกรรมการชุดนี้ ไมเพียงแตมี บทบาทในการวางแผนโครงการนํา ERP มาใชเทานั้น แตยังมีบทบาทจนกระทั่งสิ้นสุดโครงการ เชน ติดตาม ความกาวหนาของโครงการ , ปญหาที่เกิดขึ้น รวมทั้งปญหาตางๆที่จําเปนตองอาศัยมุมมองจากการบริหาร จัดการในการแกไขอยางรวดเร็ว โดยจะเปนหนวยงานที่มีอํานาจตัดสินใจสูงสุดในการแกไขปญหาที่เกี่ยวกับ โครงการนํา ERP มาใช ดังนั้นสมาชิกของคณะกรรมการกําหนดแนวทางจึงตองประกอบดวย ผูที่มีหนาที่รับผิดชอบของ หนวยงานตางๆ ที่เกี่ยวของภายในองคกร โดยเฉพาะอยางยิ่งในการตัดสินใจเกี่ยวกับกระบวน การทางธุรกิจ จะตองมีผูรับผิดชอบที่เปนตัวแทนมาจากหนวยงานที่เกี่ยวของกับกระบวนการทางธุรกิจ (process owner) และ มีอํานาจตัดสินใจเขารวมดวย 2. จัดตั้งระบบและโครงสรางขององคกร คณะกรรมการกําหนดแนวทาง จะตองตั้งทีมปฏิบัติงานโครงการนํา ERP มาใช งานของ โครงการนํา ERP มาใชคือ การกําหนดลําดับขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจใหมโดยอางอิงจากรูปแบบธุรกิจที่ วางแผนไว และทําการสรางระบบ ERP โดยการกําหนด parameter ตางๆ เขาไปใน ERP Package ดังนั้น จึงจําเปนที่จะตองคัดเลือกบุคลากรตางๆ ที่มีความคุนเคยกับกระบวนการทางธุรกิจ ในปจจุบัน จากหนวยงาน ที่มีอํานาจในการตัดสิน กําหนดกระบวนการทางธุรกิจใหม (เจาของ กระบวนการ ) เพื่อรวม ประสานงานในการตัดสินกําหนดกระบวนการทางธุรกิจ โดยตองให บุคคลากรหลัก (key person) ของแตละ 22
หนวยงานที่เกี่ยวของไดเขารวมในการตัดสินกําหนดกระบวนการทางธุรกิจ นอกจากนี้ โครงการนํา ERP มา ใช ตองดําเนินการสรางระบบสารสนเทศ ที่ใชเทคโนโลยีสารสนเทศลาสุดอยางเต็มที่ใหเกิดเปนโครงสราง พื้นฐานดานสารสนเทศขึ้นมา อีกทั้งจะตองเกี่ยวของกับการปรับโอนระบบเกาสูระบบใหม ดังนั้นจึงมีความ จําเปนที่จะตองมีสมาชิก จากฝายระบบสารสนเทศเขารวมในโครงการดวย 3. ทําวัตถุประสงคและเปาหมายของการนํา ERP มาใชใหมีความชัดเจน การเริ่มตนโครงการนํา ERP มาใชแรกสุด จะตองทําใหวัตถุประสงคของการนํา ERP มาใชใหมี ความชัดเจน เปนรูปธรรม พึงนึกเสมอวา การปฏิรูปที่คิดไวในการวางแผนนั้น คือ การปฏิรูปอะไร อยางไร และจําเปนจะตองสรางระบบ ERP อยางไร ซึ่งตองกําหนดใหชัดเจน อีกทั้งตองกําหนดเปาหมายของผลลัพธ ที่คาดหวังจากการปฏิรูปดวย 4. กําหนดขอบขายและวิธีการนํา ERP มาใช ซึ่งมี 2 รูปแบบคือ 1. ใชโครงสรางระบบ ERP ในการปรับเปลี่ยนทุกๆ สวนของธุรกิจในครั้งเดียวเลย (big bang approach) 2. เริ่มตนดวยบางสวนของธุรกิจกอน แลวคอยๆขยายขอบขายออกไปเปนขั้นเปนตอน (phasing approach) ซึ่งจะตองพิจารณาลําดับกอนหลังของสวนที่ธุรกิจที่เปนเปาหมายดวย ในกรณีที่มีฐานของธุรกิจมากหลายแหลง จะเลือกแบงออกเปนขั้นๆ ในการขยายฐานออกไป หรือจะนํา ERP มาใชสําหรับทุกฐานในครั้งเดียวกัน เปนสิ่งสําคัญที่จะตองตัดสินใจ 5. ตรวจสอบใหแนใจเกี่ยวกับการใช ERP package ในการสรางระบบ ERP นั้น การใช ERP package เปนสิ่งที่ขาดไมได จําเปนที่จะตองไดรับ ความเห็นพองกันวา จะใช ERP package ในการสรางระบบ ERP 6. คัดเลือก ERP package ที่จะใช การคัดเลือกบริษัทผูผลิต ERP package ที่จะใชในการสรางระบบ ERP การคัดเลือก ERP package นี้ จุดสําคัญคือตองมองภาพอนาคตที่คาดหวังขององคกร และพิจารณาวาสิ่งที่จะเลือกนั้นสอดคลองกับ วัตถุประสงคของการนํา ERP มาใชตามที่วางแนวคิดไวหรือไม ในกรณีที่เลือกผูจําหนาย ERP package จาก ตางประเทศ ใหดําเนินการสํารวจกรณีตัวอยางของบริษัทภายในประเทศ เกี่ยวกับผลในการนํา ERP มาใช ภายในประเทศ และพิจารณาระดับความสามารถ ความจริงจังที่จะเขามาทําตลาดในประเทศดวย ตลอดจน ความมั่นคงของการบริหารจัดการและสถานภาพการลงทุนในการพัฒนา สถานภาพความตอเนื่องของการ Upgrade Software นั้นรวมทั้งการปรับแตงสําหรับการใชภายในประเทศ (localization) และความรวดเร็วใน การทําการ localization version ใหมๆ สําหรับตลาดในประเทศนั้นเร็วมากนอยอยางไร 23
7. คิดเลือกพันธมิตรที่ใหการสนับสนุน เมื่อตัดสินใจเลือก ERP package ไดแลว ขั้นตอไปเปนการตัดสินใจเลือกพันธมิตรที่จะใหการ สนับสนุนในการสรางระบบ ERP ระยะเวลาและคาใชจายในการนํา ETP มาใชจะเปนอยางไร ขึ้นอยูกับ ฝมือของพันธมิตรที่จะเขามาทํางานจริง 8. กําหนดกรอบของการปฏิรูปการทํางานและการปฏิรูปการบริหาร พิจารณารูปแบบธุรกิจ (scenario) ของการบริหารธุรกิจโดยรวม และพิจารณาตัดสินวาจะตองทํา อะไรบางในการปฏิรูปการทํางานและการบริหารงาน สวนรายละเอียดของรูปแบบทางธุรกิจ และ กระบวนการทางธุรกิจนั้น จะทํากันอีกครั้งในขั้นตอนของการพัฒนาระบบ โดยพิจารณาจาก Function การใช งานและสวนอื่น ๆ ที่มากับ ERP package ที่นํามาใชประกอบกันดวย 9. จัดตั้งเปาหมายเวลาและงบประมาณในการนํา ERP มาใช ควรจัดทําหมายกําหมดการคราวๆ สําหรับการนํา ERP มาใชและเปาหมาย (milestone) หลักๆ ใน แตละชวง รวมถึงการพิจารณาตัดสินใจถึงงบประมาณคาใชจายโดยคราวๆ 10. อนุมัติแผนการนํา ERP มาใช ในขั้นทายสุด จะเปนการจัดทําเอกสารแผนงานซึ่งจะรวบรวมแผนปฏิบัติงานตางๆในการนํา ERP มาใช จากนั้นจะตองจัดใหมีการประชุมของผูบริหารระดับสูงขององคกรทั้งหมด เพื่อใหมีมติเห็นชอบใน การเริ่มโครงการการนํา ERP มาใชอยางเปนรูปธรรม และทายสุดจะตองไดรับการอนุมัติเห็นชอบจาก ผูบริหารระดับสูงสุดดวย 3. ขั้นตอนการพัฒนาการนํา ERP มาใช งานสําหรับขั้นตอนการพัฒนา 24
1. การจัดทําแผนโครงการการพัฒนา ควรทําการวางแผนโครงการโดยละเอียด สําหรับการนํา ERP มาใช โดยการกําหนดงานที่ จําเปนตองปฏิบัติเพื่อใหโครงการดําเนินไปได แลวแบงงานนั้นออกเปนหนวยยอย และระบุเวลา และ เปาหมาย (milestone) ที่จะไดรับของแตละขั้นตอน โดยจําเปนที่จะตองใสเปาหมายของแตละชวงที่ถูกแบง เอาไวในแผนดวย 2. การสํารวจสภาวะของระบบงานปจจุบัน การที่พิจารณาปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ ( business process) ที่สรางจากรูปแบบธุรกิจ (business scenario) นั้น จะเริ่มตนจากการสํารวจสภาวะของระบบงานปจจุบัน 3. การกําหนดรูปแบบธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจที่นาจะเปน เปนการกําหนดรูปแบบของการดําเนินธุรกิจ (business scenario) ที่จะดําเนินตอจากนี้ไป สําหรับ ในแตละธุรกิจรายสาขาที่อยูในแผนการปฏิรูป หลังจากนั้นจะทําการทบทวนกระบวนการทางธุรกิจ (business process) ที่ผานมา วาจะตองทําการปฏิรูป ปรับปรุง รวบลัดตัดแตง ระบบงานเกาอยางไร ใหเกิด เปนกระบวนการทางธุรกิจใหม และสอดคลองตามรูปแบบธุรกิจใหม ที่ไดกําหนดขึ้น โดยกระบวนการ ทางธุรกิจที่นาจะเปนนี้ สามารถที่จะทําการเปลี่ยนแปลงหรือหันไปใชแผน (สํารอง)อื่นๆได ขึ้นอยูกับผลการ ประเมินความเหมาะสมสอดคลองของ ERP package 4. การประเมินความเหมาะสมสอดคลองกัน เปนการประเมินความเหมาะสมสอดคลองกัน ระหวางกระบวนการทางธุรกิจที่นาจะเปน กับ กระบวนการทางธุรกิจที่มีใหเลือกใชจาก ERP package 5. การใช ERP package อยางมีประสิทธิภาพ การตัดสินใจขั้นสุดทายเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจวาจะกําหนดอยางไรรวมถึงการจะหัน ไป เลือกใชแผนสํารองอื่นหรือไมนั้น จุดสําคัญที่สุดคือ ตองพิจารณาวาจะสามารถใชกระบวนการทางธุรกิจ ที่มี ใหเลือกจาก ERP package ใหเปนประโยชนไดอยางเต็มที่หรือไม 6. การพัฒนา ERP package เพิ่มเติม ในกรณีที่สรุปไดวา ไมสามารถที่จะสรางกระบวนการทางธุรกิจ ที่นาจะเปนขึ้นมาไดจากการ ผสมผสานของกระบวนการทางธุรกิจที่มีใหเลือกจาก ERP package แมวาจะพิจารณาเรื่องการใชแผนสํารอง แลวก็ตาม ก็มีความจําเปนที่จะตองพิจารณาทางเลือกอื่นๆ เพื่อแกปญหา เชน การพัฒนา Software เพิ่มเติม (add on) เพื่อใชรวมกับ ERP package หรือการใชระบบอื่นๆ ภายนอกเขามาชวย โดยมีการประสานกัน กับ ERP package ซึ่งกอนที่จะตัดสินใจใชแนวทางนี้ ทางที่ดีควรจะตองใหผูจําหนาย ERP package ได ทราบและมีสวนรวมจะดีที่สุด 25
7. ความรวมมือของเจาของกระบวนการและการทําใหเห็นพอง เพื่อใหการกําหนดกระบวนการทางธุรกิจเปนไปอยางราบรื่น จะตองไดรับความรวมมือจาก สวนที่ มีอํานาจในการตัดสินใจเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจ และใหสมาชิกในสวนนั้นมีความเห็นพองตองกัน ดวย 8. การตัดสินใจเพื่อการปฏิรูปการบริหาร การตัดสินใจไดดีจะตองมีระบบขอมูลที่จําเปนและวิธีการเพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจของผูบริหาร ในการปฏิรูปการบริหาร เชน การพิจารณากําหนดมาตรการลดระยะเวลาของรอบการดําเนินการจากเดือน เปนวัน รวมทั้งมาตรการที่จะทําใหสามารถปดบัญชีไดเปนรายวัน 9. การตัดสินใจเพื่อการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององคกร ทําการกําหนดขอบขายของการเปดขอมูลที่ไดรับจากระบบ ERP กําหนดขอบขายของขอมูลที่ สามารถใชรวมกัน รวมทั้งพิจารณาการสรางสิ่งแวดลอมและระบบการทํางานที่ชวยเสริมสรางความรวมมือ กัน 10. การสนับสนุนของผูบริหารและการตัดสินใจอยางรวดเร็ว ในการสรางกระบวนการทํางานที่นาจะเปนนั้น บางครั้งตองมีการตัดสินใจปฏิรูปการทํางานที่ ขามหรือเกี่ยวของกับหลายฝาย ผูบริหารจึงตองเปนผูชี้แนะในการปรึกษาหารือกับฝายงานที่เกี่ยวของ โดย ผานทางคณะกรรมการกําหนดแนวทาง (steering committee) แตถาหากไมสามารถหาขอสรุปไดผูบริหารก็ จะตองทําการตัดสินใจขั้นสุดทาย เพื่อใหโครงการดําเนินไปไดอยางแนวแน 4. ขั้นตอนการใชงานและทําใหเกิดฐานรากของการนํา ERP มาใช งานของขั้นตอนการใชงานและทําใหเกิดฐานรากของ ERP 26
เปนขั้นตอนเกี่ยวกับการใชงานระบบ ERP อยางเต็มที่ เพื่อใหเกิดประสิทธิผลของการปฏิรูปสูงสุด 1. ทําใหทุกคนในกระบวนการทางธุรกิจใชงานอยางมีประสิทธิภาพ ในขั้นตอนการพัฒนา จะตองจัดใหมีการศึกษาและฝกอบรมลวงหนาแกผูปฏิบัติงานใหรูวา เมื่อเริ่ม ใชระบบ ERP แลว รูปแบบธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจจะเปลี่ยนแปลงอยางไร เพื่อใหเกิดการ ยอมรับและสรางฐานใหพรอมที่จะใชประโยชน ERP อยางเต็มที่ นอกจากนั้นหลังจากที่ เสร็จสิ้นการสราง ระบบ ERP แลว จะตองมีการศึกษาและฝกอบรมอยางตอเนื่อง วาสามารถใชประโยชนจากระบบ ERP อยางเต็มที่ 2. สรางสิ่งแวดลอมที่สงเสริมใหเกิดการใชประโยชนของขอมูล จัดสรางสิ่งแวดลอมที่สงเสริมใหสามารถใชประโยชนอยางเต็มที่ จากขอมูลซึ่งบงบอกถึงสภาวะ ของธุรกิจอยางแทจริงที่ไดจากระบบ ERP และตองสงเสริมใหการใชประโยชนจากขอมูลอยางสูงสุดนี้เกิด เปนวัฒนธรรมขององคกร 3. สรางบรรยากาศของการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององคกร มีการขยายผลของการปฏิรูประบบงาน และการปฏิรูปการบริหารที่เกิดจากการนํา ERP มาใช ไปสูการปฏิรูปโครงสรางองคกร ซึ่งจะสงผลใหเกิดบรรยากาศของการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององคกร 4. สรางสิ่งแวดลอมของการทํางานที่สงเสริมความรวมมือกัน ใหทําการสรางสิ่งแวดลอม ที่จะสงเสริมใหเกิดการทํางานรวมมือกันขามแผนก ขามฝาย เกิดขึ้น ผานการใชขอมูลรวมกันที่ไดรับจากระบบ ERP และทําใหเกิดเปนวัฒนธรรมความ รวมมือขึ้นในองคกร 5. ประเมินประสิทธิภาพของการปฏิรูป ทําการประเมินผลอยางตอเนื่องถึงผลจากการนําระบบ ERPมาใช โดยวัดเทียบกับวัตถุประสงค และ เปาหมายของการนํา ERP มาใช ตามเปาหมายที่ตั้งไวตอนเริ่มตน ถาหากยังไมสามารถบรรลุวัตถุประสงค และเปาหมายที่วางไวตั้งแตแรก จะตองดําเนินมาตรการเพื่อปรับเปลี่ยนแผนเพื่อใหบรรลุเปาหมายใหได 5. ขั้นตอนพัฒนาการอยางตอเนื่อง เปนขั้นตอนการพัฒนาใหระบบ ERP ที่นําเขามาใช เพิ่มประสิทธิภาพและดียิ่งขึ้น สิ่งที่ตองทํา คือ 1. การดําเนินการอยางตอเนื่องของการปฏิรูปองคกร เชื่อมโยงผลลัพธของการนํา ERP มาใชไปสูกิจกรรมการปฏิรูปองคกรที่ไมหยุดยั้ง ผลักดันใหมีการ ปฏิรูปองคกรอยางตอเนื่องหลังจากการใช ERP นั้นเปนสิ่งสําคัญมาก 2. การขยายขอบขายของการใช ERP ใชประโยชนที่ไดรับจากการนํา ERP มาใชเปนรากฐานในการเผยแพรแนวคิดของ ERP ออกสูลูกคาและ คูคา ทําใหเกิดการเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ 27
ประเด็นปญหาการนํา ERP มาใช • ประเด็นปญหาในขั้นตอนของแนวคิดและการวางแผน ไดแก 1. การปฏิรูปจิตสํานึกอยางทั่วถึงและเต็มที่นั้นทําไดยาก การปฏิรูปจิตนึกใหทุกคนรูวามีความจําเปนตองปฏิรูปองคกรนั้นเปนเรื่องที่ยากยิ่ง โดยมีสาเหตุมา จาก - การเลิกยึดติดกับประสบการณความสําเร็จในอดีตนั้นทําไดยาก ผูบริหารจัดการและคนทํางานจํานวนมากในปจจุบัน มักยึดติดอยูกับประสบการณความสําเร็จใน อดีต จนสงผลทําใหเกิดการปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงและเปนอุปสรรคตอการปฏิรูปองคกร ในขณะที่การ ปฏิรูปองคกรโดยการนํา ERP มาใช จําเปนตองปฏิรูปสถานภาพ ปจจุบันจึงจะบรรลุเปาหมายได ดั้งนั้นจึง จําเปนที่จะตองเลิกการยึดติดกับประสบการณความสําเร็จในอดีต - การพัฒนาใหมีจิตสํานึกที่ แขงขันไดในระดับโลก ควรตองพิจารณาวากระบวนการทางธุรกิจที่ใชในอดีตนั้น สามารถที่จะแขงไดในระดับโลกจริง หรือไม ถากระบวนการแบบเดิมไมสามารถที่จะแขงขันไดอีกตอไป ก็จะตองทําการปฏิรูป หรือไมก็กําจัด ออกไป ดังนั้นจึงจําเปนตองมีการปรับเปลี่ยนจิตสํานึกกันอยางจริงจัง - ทําลายสิ่งที่ปดกั้นขอมูล การนํา ERP มาใช จําเปนตองทําการบูรณาการระบบงานขามแผนกขามฝายเขาดวยกัน ภายใต ฐานขอมูลรวมกัน จึงสงผลใหการเปดเผยและใชขอมูลรวมกันขามแผนกขามฝาย เกิดขึ้นอยางตอเนื่อง รวดเร็วขึ้น หากบุคลากรยังขาดจิตสํานึกในการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององคกร โดยเก็บขอมูลเอาไว ภายในแผนกหรือองคกรเทานั้น ผลที่ตามคือมีการแบงแยกขอมูลเปนสองสวน คือขอมูลภายใน และขอมูล ภายนอก อยางชัดเจน ทําใหการใชขอมูลรวมกันและโปรงใสขามแผนกหรือองคกรนั้นเปนไปไดยากมาก 2. การทําใหผูบริหารเขาใจ ERP นั้นคอนขางทําไดยาก เปนสิ่งสําคัญมากที่ผูบริหารจะตองเขาใจวา การนํา ERP มาใชนั้นจะทําใหสามารถปฏิรูปองคกรได อยางไรบาง และผูบริหารตองเปนแกนนําในการนํา ERP มาใช แตวาการทําใหผูบริหารเขา ERP นั้น คอนขางทําไดยาก และมักจะไมเห็นดวยวาจําเปนตองนํา ERP มาใชอยางรวดเร็ว ดวยเหตุนี้ จึงทําใหการทํา แผนการและการตัดสินใจเพื่อนํา ERP มาใชโดยมีผูบริหารเปนผูนําเกิดขึ้นไดยาก 3. ยุทธศาสตรของธุรกิจไมชัดเจน หากผูบริหารไมมียุทธศาสตรทางธุรกิจที่ชัดเจนแลว การกําหนดวัตถุประสงคและเปาหมายการ ปฏิรูปโดยการนํา ERP มาใชก็จะทําไดยากยิ่ง และถาปลอยใหการกําหนดวัตถุประสงคและเปาหมายของ การปฏิรูปมีความไมชัดเจน กํากวม ก็จะทําใหไมสามารถวางแผนแนวคิดในการนํา ERP มาใชอยางเปน รูปธรรมได และสงผลใหการนํา ERP มาใชไมคืบหนา 28
4. ไมสามารถขามระบบเกาขององคกรได การปฏิบัติงานดวยการนํา ERP มาใชนั้น จะตองไมยึดติดกับสถานภาพปจจุบันของงานที่องคกร หรือหนวยงานดําเนินอยู และพิจารณาทบทวนตั้งแตรากฐาน จึงมีความจําเปนที่จะตองไมยึดติดแมแต ประสบการณความสําเร็จในอดีต ดังนั้นจึงมักจะไดรับการตอตานจากภายในองคกร ฉะนั้นการปฏิรูปโดย การนํา ERP มาใชนั้น ถาหากคาดหวังวาจะเกิดจากการสะสมการปรับปรุง จากระดับลางโดยพนักงาน ภายในองคกรเปนหลัก จะทําใหการนํา ERP มาใชไมสามารถคืบหนาไปได 5. การทําใหไดรับผลลัพธที่ดีที่สุด(Optimize) ทั่วทั้งองคกรนั้นทําไดยาก การบริหารจัดการโดยการนํา ERP มาใชนั้น ไมใชการปรับใหมีประสิทธิผลสูงสุดเปนสวนๆ ของ แตละแผนก/หนวยงาน แตจะตองทําการปรับใหมีประสิทธิผลสูงสุดโดยภาพรวมของทั้งองคกร และแผนก/ หนวยงาน นั่นก็คือ จะตองพิจารณาทบทวนภาระงานและบทบาทของแตละหนวยงาน ดังนั้นในขณะที่สรุป รวมแนวคิดของการนํา ERP มาใช อาจจะเกิดการขัดกัน ซึ่งผลประโยชนหรือเกิดการประทะกันระหวาง แผนก /หนวยงาน และถาหากใหแตละหนวยงานปรับตัวซึ่งกันและกันเอง ก็จะทําใหไมสามารถไดรับ ผลลัพธที่ดีที่สุดในระดับทั้งองคกรได และทําใหการนํา ERP มาใชไมคืบหนา 6. การใช ERP package นั้นไมสามารถใหความมั่นใจไดอยางเต็มที่ การนํา ERP มาใชนั้น สิ่งที่ขาดไมไดคือ การใช ERP package อยางไรก็ตามการนํา ERP package สําเร็จรูปจากผูผลิตภายนอกมาสรางระบบสารสนเทศใหมที่จะเปนแกนหลัก (backbone) ของระบบงาน นั้น ซึ่งมักจะไดรับการปฏิเสธจากสายงานและฝายระบบสารสนเทศ ผลที่ตามมาก็คือ ผูที่เกี่ยวของจะยังคงมี ความคุนเคยและสบายใจที่จะใชวิธีการพัฒนาในรูปแบบเดิมมากกวา และหันหลังใหกับการนํา ERP package มาใช • ประเด็นปญหาในขั้นตอนของการพัฒนา ไดแก 1. ความยากในการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจ งานหลักของขั้นตอนการพัฒนาไดแก การวางแผนกําหนดรูปแบบธุรกิจที่คาดหวัง แลวทําการ ออกแบบกระบวนการทางธุรกิจที่จะทําใหรูปแบบของธุรกิจที่คาดหวังนั้นเกิดขึ้นเปนรูปธรรม แตเนื่องจาก คุณสมบัติของระบบ ERP นั้น เปนการประสานรวมกันของระบบงาน ดังนั้นขอบขายของงานที่เกี่ยวของ กับการนํา ERP มาใชจึงกวางขวาง และสงผลใหการ ออกแบบและตัดสินใจสําหรับกระบวนการทางธุรกิจ นั้น เปนงานที่ยาก 2. ความยากในการใช ERP อยางมีทักษะ เนื่องจาก ERP package เปน Software ที่ผูผลิตเปนผูกําหนดมาตรฐานและทําการผลิตขึ้นมา ดังนั้นผูใชเองจะไมสามารถเขาใจเนื้อหาภายใน package ที่มีขนาดใหญมาก อีกทั้งระบบสารสนเทศที่ สรางโดย package นี้ก็จะมีขนาดใหญตามดวย ดังนั้นการสรางกระบวนการทางธุรกิจแบบใหมและสามารถ ใชงานไดดีนั้น ถือไดวาเปนงานที่ยากทีเดียว 3. ความยากในการทําความเขาใจกระบวนการทางธุรกิจของ ERP package 29
ERP package จะมีรูปแบบของกระบวนการธุรกิจหลากหลาย ซึ่งครอบคลุมธุรกิจมากมายหลาย สาขาใหเลือกใช การพัฒนาระบบ ERP นั้นจะตองทําความเขาใจแงมุมตางๆ ของกระบวนการทางธุรกิจที่มี ใหเลือกใช และสามารถเลือกสวนที่จะใชกับองคกรของตนได ดังนั้น ควรหาโอกาสเรียนรู โดยการเขารวมงานสัมมนาหรือการประชุม ที่จัดโดยผูผลิต ERP package และขอความชวยเหลือสนับสนุนจากผูเชี่ยวชาญของพันธมิตรผูใหการสนับสนุน ซึ่งคุณภาพของ ความชวยเหลือสนับสนุนนี้ ขึ้นอยูกับระดับความรูหรือประสบการณของผูเชี่ยวชาญนั้นๆ ผูเชี่ยวชาญมักจะ ใชวิธีการอธิบายจากเอกสารยอๆ ของผูเชี่ยวชาญพรอมๆ กับการใชงานหนาจอของระบบ ERP จริงๆ ซึ่ง ยากที่จะเขาใจกระบวนการทางธุรกิจที่ ERP package มีมาใหเลือก อีกทั้งวิธีการเรียนบนหนาจอนั้นจะทํา ใหเกิดความสับสนปนกัน ระหวางกระบวนการทางธุรกิจซึ่งเปนเรื่องสําคัญหรือหัวใจหลักของงาน กับ กระบวนการใชงานระบบซึ่งเปนเรื่องเปนเรื่องวิธีการใชงาน และนี่เปนจุดออนของวิธีนี้ 4. การไมมีวิธีการที่เปนมาตรฐานในการแสดงถึงกระบวนการทางธุรกิจ เนื่องจากไมมีวิธีที่เปนมาตรฐาน ในการที่จะอธิบายกระบวนการทางธุรกิจใหเขาใจไดงาย ใน รูปแบบของรูปภาพ สัญลักษณ เพื่อใหเกิดความเขาใจในกลุมผูเกี่ยวของ กับรายละเอียดของรูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจ เมื่อดําเนินโครงการไปอาจทําใหเกิดความขัดแยง ทําใหเสียเวลาออกแบบ กระบวนการทางธุรกิจใหม ยอมสงผลตอการพัฒนา คาใชจายในการพัฒนาเพิ่มขึ้น เชน บางโครงการตอง สูญเสียเงินทุนสําหรับการพัฒนาไปถึง 40 % โดยไมสามารถเหลือเอกสารที่จับตอง และสามารถนํามาใช ประโยชนตอไปในอนาคตได หรือบางกรณีถึงแมวาจะมีการทําเอกสารไวก็ตาม แตคุณภาพแย เปนเอกสารที่ สมาชิกที่เขารวมภายหลัง ไมสามารถทําความเขาใจได 5. ความยากในการพัฒนาแบบซึ่งตองมีการทดสอบปรุงปรุงหลายรอบ การที่จะพัฒนาระบบเพื่อใหเปนไปตามรูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจที่คาดหวังวานาจะ เปนใหสมบูรณตามตองการทุกรายละเอียดแทบจะเปนไปไมได ดังนั้น การเลือกหากระบวนการทางธุรกิจที่ มีความคลายใกลเคียง ERP package เปนสิ่งที่หลีกเลี่ยงไมได ซึ่งบางครั้งอาจจะตองใชวิธีการพัฒนา เพิ่มเติมขึ้นโดยการ Customize ดวยเหตุผลนี้เมื่อทําการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจอยางคราวๆ เสร็จ ก็ จะสรางระบบตนแบบขึ้นกอน และลองใชงานระบบ ERP ตนแบบนั้น แลวตรวจสอบและประเมินผล ผลลัพธที่ไดก็จะนําไปใชสําหรับปรับเปลี่ยนการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจ หรือเพิ่มเติมตามความ เหมาะสมใหดีขึ้น แลวสรางระบบตนแบบที่ปรับปรุงใหมอีกครั้ง และตรวจสอบประเมินผลซ้ํา ซึ่งตามปกติ มักจะทําซ้ําเชนนี้อยางนอย 2-3 ครั้ง ดังนั้นการพัฒนาในรูปแบบการทําซ้ําใหเสร็จภายในระยะเวลาที่ กําหนดเชนนี้เปนงานที่ยากพอควร 6. การเพิ่มขึ้นของ Customize จากการสํารวจสถานภาพที่แทจริงของโครงการนํา ERP มาใชที่ผานมา พบวาคาใชจายในการ Customize ERP package ที่เรียกกันวา การพัฒนาเพิ่มเติม หรือนิยมเรียกกันวา Add-on development นั้น สูงถึง 30 % ของคาใชจายในการพัฒนาโครงการ ERP ทั้งหมด ยิ่งถาทําการ Customize เองทั้งหมด ก็ 30
ตองเสียคาใชจายในการใหดูแลรักษาระบบเพิ่มมากขึ้นดวย นอกจากนี้ถามีการ Customize ระบบมากการ Upgrade ระบบก็จะยุงยากและเสียคาใชจายสูง ซึ่งจะสงผลกระทบในอนาคตเพิ่มมากขึ้น 7. ความยากในการการบริหารโครงการ โครงการพัฒนาระบบ ERP นั้นจําเปนตองแกไขปญหาตางๆ ในระดับองคกร โครงการที่ประสบ ความสําเร็จในการพัฒนาระบบ ERP ตามแผนงานการพัฒนาและแผนงบประมาณที่วางไวตอนแรกนั้นนอย มาก โครงการจํานวนไมนอยลมเหลวเนื่องจากเวลาที่ยาวนานในการพัฒนา และคาใชจายที่เกินกวาที่ วางแผนไว ดังนั้นเมื่อพิจารณาเทียบกับโครงการพัฒนาในรูปแบบ customize ที่ผานมานั้น โครงการพัฒนา ระบบ ERP จึงคอนขางมีความเสี่ยงสูง ดังนั้นการบริหารจัดการโครงการการนํา ERP มาใชนั้น จะยากกวา โครงการพัฒนาแบบ customize มาก • ประเด็นปญหาในขั้นตอนของการใชงานและการปรับปรุงพัฒนา ไดแก 1. ความยากในการศึกษาและฝกอบรมเกี่ยวกับรูปแบบและกระบวนการทางธุรกิจ การนํา ERP มาใชนั้น ตอเนื่องจากการฝกอบรมเกี่ยวกับการปฏิรูปจิตสํานึกในขั้นตอน ของการ ออกแบบและวางแผน ควรใหการศึกษาฝกอบรมผูเกี่ยวของในสายงานตั้งแตขั้นตอนการพัฒนาระบบจนถึง ขั้นตอนการใชงานระบบ ERP ดวย อยางไรก็ตาม การใหการศึกษาเรื่องวิธีใชงานระบบ ERP และ กระบวนการทางธุรกิจของระบบ ERP ที่เกี่ยวของกับแผนกตัวเองเทานั้นคงไมพอ ตองสรางความเขาใจถึง รูปแบบธุรกิจขององคกร ความเขาใจการไหลของงานของแผนกตัวเอง และแผนกอื่นที่เกี่ยวของ ใหเห็น บทบาทและตําแหนงของตัวเองในองคกรทั้งหมด และความเขาใจถึงการบูรณาการของงานของตัวเองและ ของแผนกอื่น ฯลฯ ดวยเหตุนี้จึงจําเปนตองทําใหภาพของรูปแบบธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจของ ระบบ ERP ที่ใชอยู มองเห็นเปนภาพที่เขาใจงายแกคนทั้งหมดที่เกี่ยวของโดยใชวิธีการนําเสนอที่เปน มาตรฐานรวมกัน 2. ความไมกาวหนาของการใชประโยชนจากขอมูลของระบบ ERP และความรวมมือขามแผนก เนื่องจากฐานขอมูลแบบสมุดลงบัญชี ของระบบ ERP เปนขุมทรัพยของขอมูลที่บงบอกถึง รายละเอียดและสภาวะแทจริงของธุรกิจและการบริหาร ดังนั้นจึงตองมีการสรางคลังขอมูล , การสราง เครื่องมือในการดึงขอมูลมาใช ฯลฯ เพื่อชวยใหสามารถใชประโยชนจากขอมูลของระบบ ERP ไดงายขึ้น การใชขอมูลรวมกันของระบบ ERP นั้นยอมสงผลใหเกิดความ รวมมือกันระหวางฝาย เกิดการ รวบรวมสั่งสมความรูของพนักงานและทําใหเกิดความคิดริเริ่มสรางสรรคระดับองคกร รวมทั้งความสามารถ ในการแกไขปญหาไดอยางรวดเร็ว ประเด็นปญหาในสวนนี้คือ การสรางกลไกใหขอมูลมีความโปรงใส และสามารถใชรวมกันได 3. ความยากในการดูแลรักษาระบบ ERP ตามปกติแลว การสรางระบบ ERP ควรหาที่ปรึกษาที่มีประสบการณในการพัฒนาระบบ ERP โดย ใช ERP package เขามาชวย จึงควรใหที่ปรึกษาดังกลาวเขารวมเปนสมาชิกในครงการ การนํา ERP มาใชดวย ในขั้นตอนการพัฒนาระบบ ERP และใหทํางานใกลชิดกับ สมาชิกของโครงการที่เปนคนในองคกร แตเมื่อ 31
เสร็จสิ้นโครงการ และเริ่มตนใชงานแลว ที่ปรึกษาเหลนั้นก็จะหมดหนาที่ การดูแลรักษาระบบ ERP หลังจากนั้น ทําโดยสมาชิกโครงการที่เปนคนในเทานั้น ซึ่งโดยทั่วไปแลว คนที่เหลืออยูก็คือ กลุมของผูที่ รับผิดชอบระบบสารสนเทศเปนหลัก อีกดานหนึ่ง ในขั้นตอนการพัฒนาระบบ ERP นั้น แมจะมีเอกสารการออกแบบบันทึกการ ประชุมตางๆ มากมายเกิดขึ้นก็ตาม โดยทั่วไปแลว เมื่อสรางระบบเสร็จสิ้น นอกจากคูมือการใชระบบที่ เปนเอกสารที่เกี่ยวกับระบบที่เสร็จสิ้น เอกสารอื่นๆ มักจะไมไดถูกเก็บอยางเปนระบบ โดยเฉพาะอยางยิ่ง เอกสารที่เกี่ยวของกับการออกแบบและการตัดสินใจขั้นสุดทายเกี่ยวกับรูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทาง ธุรกิจ ซึ่งสําคัญที่สุดนั้น สวนใหญจะเหลือเปนสวนๆ ไมเปนระบบ ดังนั้น ประเด็นที่สําคัญก็คือ จะตอง สรางและเก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวกับ รูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจใหอยูในรูปและเนื้อหาที่ สมบูรณ ประกอบดวย ขอมูล รูปภาพ สัญลักษณ ที่เขาใจไดงาย ใหพรอมสําหรับการเริ่มใชงานระบบ ERP 4. ความยากในการพัฒนาตอยอดใหสอดคลองกับยุทธศาสตรการบริหารธุรกิจ ปจจุบัน การพัฒนาแนวคิดของ ERP ใหตอยอดสอดคลอง กับยุทธศาสตรการบริหารธุรกิจใน ยุค E- Business นั้นเปนสิ่งที่เกิดขึ้น แตเนื่องจากสภาพแวดลอมของการบริหารจัดการที่เปลี่ยนแปลงอยางรุนแรง และรวดเร็วของทุกวันนี้ ทําใหการพัฒนาตอยอด ERP ใหสอดคลองกับกลยุทธ หรือยุทธศาสตรการบริหาร จัดการใหมๆ นั้นยากยิ่งขึ้นทุกวัน เพื่อใหสามารถบรรลุเปาหมายนี้ได จําเปนตองเตรียมพรอมที่จะขยาย แนวคิด ERP หากมีความจําเปนไดทุกเมื่อ เพื่อใหสอดคลองรองรับกับกลยุทธและยุทธศาสตรของผูบริหาร และองคกร 5. ความยากในการขยายขนาดของระบบ ERP การขยายแนวคิด ERP นั้น ก็คือการที่จะตองขยายการเชื่อมโยงของหวงโซกิจกรรม จากที่เคยคิดเฉพาะ ในองคกรออกไปขางนอกองคกร ถึง ลูกคา ตัวแทนจําหนาย supplier และบริษัทในเครือขายธุรกิจเดียวกัน ฯลฯ ซึ่งตองอาศัยการทําความเขาใจรวมกันขององคกรที่เกี่ยวของมากขึ้นอยาง ไมเคยมีมากอน การที่จะ ขยายขอบขายอยางไรนั้น ถือเปนการตัดสินใจในระดับบริหารที่สําคัญยิ่ง ความสําเร็จและความลมเหลวในการนํา ERP มาใชคืออะไร • กรณีที่ประสบความลมเหลวในการนํา ERP มาใช 1. ไมสามารถปฏิรูปการทํางานได เปาหมายการนํา ERP มาใชเพื่อปฏิรูปการทํางาน เชน การลดตนทุน การเพิ่มความเร็ว การเพิ่ม ประสิทธิภาพในการทํางาน เปนตน แตในทางปฏิบัติจริง ยังคงดําเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) เหมือนกับที่เคยทํามาแตเดิม 2. ไมสามารถปฏิรูปการบริหารจัดการได หลังจากนํา ERP มาใช การใชขอมูลที่ไดไมมีความกาวหนา ยังคงใชวิธีการจัดการ เหมือนกับ ที่เคยทํามา ไมทําใหเกิดการปฏิรูปการจัดการ 32
3. ระยะเวลาพัฒนานานและตนทุนสูง การสรางระบบ ERP ใชระยะเวลาพัฒนานาน มีตนทุนสูง การนําไปใชลาชากวากําหนด ยิ่งทําให ตนทุนของการพัฒนาสูงกวาที่ตั้งเปาไวมาก ทําให ERP กลายเปนของแพง 4. ตนทุนของการดูแลรักษาหลังจากนํามาใชสูง การนํา ERP มาใชจะทําใหเกิดระบบสารสนเทศขององคกรใหม โดยใช ERP Package ซึ่งควรจะทํา ใหการดูแลรักษาทําไดงาย และตนทุนในการดูแลรักษาลดลง แตในความเปนจริง เนื่องจากมี Software ที่ พัฒนาขึ้นดวยมือที่เรียกวา Add-on สําหรับการ Customize อยูมาก ทําใหตนทุนไมตางจากการพัฒนาแบบ Customize ที่ทําดวยมือ 5. ไมสามารถตาม Upgrade version ของ ERP Package ได เมื่อมีการ Upgrade version ของ ERP Package ผูผลิต ERP package แจงวาจะยกเลิกการบํารุงรักษา version เกา แตเมื่อจะพยายาม upgrade version ของ ERP package ที่นํามาใช ก็จะพบวามีความขัดแยงกับ Software ที่พัฒนาขึ้นแบบ Add on โดยการ Customize ทําใหทราบวาตองทําการสรางขึ้นมาใหม ดังนั้นใน การ upgrade version ของ ERP package จําเปนตองมีการทดสอบและการพัฒนาที่ยุงยาก และมีตนทุนการ upgrade version เทาๆ กับการนําเอาระบบใหมเขามาใช • สาเหตุของความลมเหลวในการนํา ERP มาใช แบงออกเปน 3 ขั้นตอน 1. สาเหตุของความลมเหลวในขั้นตอนวางแผน 1.1 การนํามาใชโดยผูบริหาร ไมไดตัดสินใจ เปนการนํา ERP มาใชโดยผูบริหารไมไดตัดสินใจ ทั้งๆที่การนํา ERP มาใชนั้น มีเปาหมายเพื่อสราง แนวคิดเรื่อง ERP เพื่อปฏิรูปองคกร และฝงรากฐานอยางมั่นคง ขาดการปฏิรูปจิตสํานึกที่วา ตองมีการ ปฏิรูปองคกรกอน โดยมักจะหยุดอยูเพียงแคการนํา ERP มาใชโดยฝายระบบสารสนเทศเปนผูผลักดัน 1.2 การนํามาใชแบบทดลอง เนื่องจากไมมั่นใจในการใช ERP package จึงทดลองทําเพียงแคเปลี่ยนสวนหนึ่งของการดําเนินงาน ขององคกรโดยใช ERP package หากทําเพียงเทานี้ ไมสามารถที่จะกลาวไดวาเปนการนํา ERP มาใช 1.3 การนํามาใชเปน Stand Alone Operation Application นํา ERP package มาใชกับเพียงสวนหนึ่งของการดําเนินงานขององคกร โดยใช ERP Package เปน Stand Alone Operation Application หากเปนเชนนี้ ไมไดนํา ERP มาใช 1.4 การนํามาใชในการสรางระบบสารสนเทศ ในกรณีที่เปาหมายของการนํา ERP มาใชเนนที่การสรางระบบสารสนเทศ โดยไมเปนไปตาม แนวความคิดของ ERP จึงยังคงหางไกลที่จะกลาวไดวาเปนการสรางแนวคิด ERP และฝงรากฐานอยาง มั่นคง 33
2. สาเหตุของความลมเหลวในขั้นตอนพัฒนา 2.1 การนํา ERP มาใชโดยไมทบทวน flow ของการดําเนินงานใหม เปนการนํา ERP มาใชโดยไมไปยุงเกี่ยวกับ business process ซึ่งใชอยูในปจจุบัน ทําใหไมเกิดการ ปฏิรูปการทํางาน ERP จึงเปนเพียงโครงการสรางระบบสารสนเทศโดยใช ERP package เทานั้น 2.2 การนํามาใชมีการ customize มาก เนื่องจากขาดการพิจารณา business process หรือ flow ของการดําเนินงานในปจจุบัน จึงทําใหไม สามารถใช business process ที่ ERP package มีใหเลือกใชได สงผลใหมีการ customize ปริมาณมากขึ้น ทําใหตนทุนการพัฒนาของการนํา ERP มาใชสูง ทําใหบางครั้งอาจมีการยกเลิกการนํา ERP มาใช กลางคันดวย สาเหตุของความลมเหลวในขั้นตอนใชงานและขั้นตอนพัฒนาตอยอด 1. มีความพยายามต่ําในการแสวงหาประสิทธิผลตอเนื่องหลังจากนํามาใช การนํามาใชโดยไมมีการทบทวน business process เดิม การนํามาใชเปน operation application, การ นํามาใชบางสวน, การนํามาใชโดยมีเปาหมายเพื่อปฏิรูปองคกร หากไมแสวงหาประสิทธิผลของการปฏิรูป การทํางานอยางจริงจัง ประสิทธิผลของการนํามาใชก็จะไมเพิ่มขึ้น 2. มีความพยายามต่ําในการใชขอมูลหลังจากนํามาใช ในกรณีที่ทําการสรางเพียงบางสวนของฐานรากของระบบสารสนเทศขององคกร จะทําใหขาด ความกาวหนาในการใชขอมูลจาก ERP ในลักษณะ real time เพื่อการตัดสินใจ ผูบริหารยังคงใชรูปแบบการ บริหารโดยใชจากขอมูลที่รวบรวมสรุปรายเดือน • กรณีที่ประสบความสําเร็จในการนํา ERP มาใช 1. การนํามาใชมีประสิทธิผลในเชิงการจัดการ มีการวัดผลการนํา ERP มาใชดวยดัชนีที่เปนตัวเลขได และที่วัดดวยดัชนีที่เปนตัวเลข ไดยาก แตก็ เห็นผลทั้งสองอยางไดอยางชัดเจน และมีผลเชื่อมโยงไปสูการปฏิรูปองคกร 2. ใช ERP ไดอยางชํานาญและมุงสูการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีองคกร ผูบริหาร ผูจัดการ และผูรับผิดชอบหนางานแตละระดับ เชื่อถือขอมูลที่ไดจากระบบ ERP และใช ในการตัดสินใจ ดําเนินงานประจําวัน เกิดความรวมมือกัน และการมีขอมูลรวมกันระหวางหนวยงาน เปนผล ทําใหมุงไปสูการปฏิรูปวัฒนธรรม และวิถีองคกร 3. สามารถพัฒนาได โดยใชระยะเวลาพัฒนาที่สั้นตามที่ตั้งเปาไว การสรางระบบ ERP โดยใช ERP Package สามารถทําไดภายในระยะเวลาที่กําหนด ระยะเวลา พัฒนายังสั้นกวาที่ผานมา 34
4. สามารถพัฒนาไดโดยใชตนทุนในการพัฒนาที่ต่ําตามที่ตั้งเปาไว ตนทุนของการพัฒนาในการสรางระบบ ERP อยูภายในขอบเขตที่ตั้งเปาไว ซึ่งเกี่ยวเนื่องกับการที่ใช ระยะเวลาพัฒนาสั้น เมื่อเปรียบเทียบกับการพัฒนาระบบ Customize ที่ผานมา 5. กระจายในแนวนอนไดอยางรวดเร็ว สามารถกระจายการนํา ERP มาใชในแนวนอนไดอยางรวดเร็ว เชนกระจายไปยังกลุมธุรกิจที่ แตกตางกันภายในบริษัทและบริษัทในเครือ นอกจากนี้ยังสามารถลดตนทุนสําหรับการกระจายในแนวนอน ไดดวย ซึ่งทําใหประสิทธิผลของการนํา ERP มาใชยิ่งสูงขึ้น 6. เสริมสรางฐานสําหรับการพัฒนาระบบสารสนเทศขององคกร การนํา ERP มาใช ชวยเสริมสรางฐานสําหรับการพัฒนาระบบสารสนเทศองคกร ซึ่งการใชฐาน สําหรับการพัฒนาดังกลาว จะทําใหสามารถขยายระบบ ERP ออกไป โดยการนํา SCM, CRM อยูรอบๆ และ ทั้งหมดสามารถทํางานรวมกันอยางบูรณาการได 7. ตนทุนในการดูแลรักษาต่ํา การดูแลรักษา หลังจากนํา ERP มาใชทําไดงาย ทําใหตนทุนในการดูแลรักษาต่ํา เมื่อเทียบกับที่ผาน มา 8. สามารถตาม Upgrade version ของ ERP Package หลังจากนํามาใชได เนื่องจากสามารถตาม Upgrade version ของ ERP Package ไดโดยไมมีตนทุนที่สูง เหมือนกับการ สรางระบบ ERP ใหม ทําใหระบบสามารถรองรับการใชเทคโนโลยีสารสนเทศลาสุด เปนการเพิ่ม ประสิทธิผลยิ่งขึ้น ในการจัดการของการนํา ERP มาใช • สาเหตุของความสําเร็จในการนํา ERP มาใช แบงออกเปน 3 ขั้นตอน 1. สาเหตุของความสําเร็จในขั้นตอนวางแผนของการนํา ERP มาใช 1. การเนนการปฏิรูปจิตสํานึก เนนการปฏิรูปความคิดและจิตสํานึกภายในบริษัทวา จะทําการปฏิรูปองคกรกอนการนํา ERP มาใช โดยผูบริหารจะตองเปนผูนําในการดําเนินกิจกรรมเพื่อปฏิรูปจิตสํานึกของแตละฝาย ภายในบริษัท หลังจาก การปฏิรูปจิตสํานึกแลว ผูบริหารสูงสุดตองประกาศใหทราบถึงการดําเนินการปฏิรูป โดยนํา ERP เขามาใช เปนเครื่องมือดําเนินการดังกลาว และจะตองไมยึดติดกับวิธีการจัดการ วิธีการทํางานที่ผานมา 2. มีการทําแผนปฏิรูปลวงหนา หลังจากการปฏิรูปจิตสํานึกแลว ควรมีการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององคกร การปฏิรูปการ บริหาร การปฏิรูปการทํางาน โดยใหทุกฝายภายในบริษัทเขามามีสวนรวม รวมทั้งบุคลากรที่อยูใน สายการผลิต 35
3. การเลือกผูจําหนาย ERP package ที่เหมาะสม การเลือก ERP package ที่เหมาะสม จะมีผลตอความสําเร็จมาก ดังนั้นจึงจําเปนตองประเมิน ERP package และประเมินผูจําหนายจากหลายแงหลายมุม โดยเฉพาะการนํา ERP มาใชนั้น หมายถึงการจะตอง ทํา outsourcing ใหผูจําหนาย ERP package ทําการสรางระบบสารสนเทศขององคกรที่เปนหลักตอไปใน อนาคต ดังนั้นจึงจําเปนตองเปนผูจําหนายที่สามารถ คาดหวังวาจะทําการพัฒนาปรับปรุง ERP package อยางตอเนื่องและมีการบริหารจัดการที่มั่นคงตอไปอนาคต 4. การเลือกที่ปรึกษาที่เหมาะสม การเลือกที่ปรึกษา ควรตองพิจารณาวาเชี่ยวชาญใน ERP package ไหนและเชี่ยวชาญในธุรกิจการ ดําเนินงานแบบใด โดยคิดไวเสมอวาที่ปรึกษาใหการสนับสนุนชั่วคราวเทานั้น จึงตองพยายามสราง บุคลากรเพื่อเปนแกนหลักภายใน 5. การกําหนดขอบเขตการนํามาใชและ scenario การนํามาใชอยางชัดเจน กําหนดขอบเขตของการนํา ERP มาใชพรอม ๆ กับทําแผนการปฏิรูป ซึ่งอาจจะเลือกทําในลักษณะ รวมระบบงานทั้งหมดเขาดวยกันทีเดียว หรือในขั้นแรกจะจํากัดไวเพียงในขอบเขตของงานบาง ประเภททา นั้น แลวจึงขยายขอบเขตการรวมระบบงานออกไป ทั้งนี้ตองคํานึงถึงการปฏิรูปใหหวงโซของมูลคาของ กิจกรรมมีประสิทธิผลสูงสุดดวยวิธีการบูรณาการระบบงาน ไมวาจะเลือกแบบใดก็ตามตองเขาใจวาการ จํากัดขอบเขตของงานใหแคบมากเกินไป จะทําใหประสิทธิผลในเชิงจัดการของการนํา ERP มาใช ลดลง และควรรวม function ที่เกี่ยวของกับการประเมินและการวัดผล เชน การบัญชีการเงิน , การบัญชีบริหาร เขา ไวดวยเพื่อชวยในการเชื่อมโยง ERP เขากับการปฏิรูปการบริหาร 2. สาเหตุของความสําเร็จในขั้นตอนพัฒนาการนํา ERP มาใช 1. การกําหนดรูปแบบธุรกิจ มีการกําหนดรูปแบบธุรกิจเปาหมายโดยรวมการปฏิรูปเอาไวดวย รูปแบบธุรกิจ คือการกําหนด แนวทางหรือ scenario ของธุรกิจ โดยปกติมักจะกําหนดไวหลายรูปแบบขึ้นอยูกับประเภทสินคาและ บริการ ที่บริษัทเสนอใหแกลูกคา ซึ่งมีขอควรระวัง - การใช business process scenario ของ ERP package อยางมีประสิทธิผล โดยจําเปนที่ จะตองทําความเขาใจถึงรูปแบบธุรกิจที่ ERP package สามารถทําไดเพื่อใหสามารถใชงาน ไดอยางเต็มที่มีประสิทธิผล - การเลือกเวลาเริ่มการทําตนแบบ (prototyping) อยางเหมาะสม โดยใชแนวทางขั้นตอนที่ กําหนด business scenario เปาหมายใหเสร็จกอน จึงคอยทําตนแบบ ทําการทดสอบและ ประเมิน business scenario ที่กําหนด 36
2. การออกแบบ business process ทําการออกแบบ business process โดยรวมการปฏิรูปการทํางานเขาไวดวยตาม Business scenario ที่ ตองการและกําหนดไว ซึ่งมีขอควรระวัง - สํานึกถึงความสําคัญของการออกแบบ business process รวมเอาการปฏิรูปการทํางานไว เปนปจจัยสําคัญ ระวังไมใหขั้นตอนการพัฒนาของการนํา ERP มาใช กลายเปนเพียง โครงการเพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศ - ใช business process ของ ERP package อยางมีประสิทธิผล โดยการออกแบบ business process ตองอาศัยวิธีการที่เรียกวาการวิเคราะห FIT/GAP (การวิเคราะหความเหมาะสม) ซึ่ง เปรียบเทียบ business scenario และ business process ที่วางแผนกับ business scenario และ business process ที่ ERP package สามารถนําเสนอไดและทําการวิเคราะหวาจุดที่แตกตาง กันคือจุดใด แลวจึงรางแผนวาจะแกไขจุดที่แตกตางกันอยางไร ความสามารถในการคิดหา แนวทางทดแทนไดอยางรวดเร็ว เปนปจจัยสําคัญของความสําเร็จหรือความลมเหลว - ออกแบบโดยแบงแยก business process และ operation process เปนสิ่งสําคัญ โดยไม ปะปน flow ของงานที่เปนสาระสําคัญ (business process) กับการใชงานบนหนาจอ (operation process) เขาดวยกัน - ใช template ใหเปนประโยชน Template คือ ERP package ที่สามารถใชงานไดทันที โดย มีการกําหนด parameter ไวลวงหนา และรวมถึงเอกสารอธิบาย , flow การทํางาน,คูมือการ ทํางาน, เอกสารสรุปการออกแบบ add on ฯลฯ ปจจุบัน เริ่มมีการนําเสนอ ERP package ในรูปแบบของ template ที่สามารถใชงานไดทันที ซึ่ง template นี้ไดรับการพัฒนาโดยผู จําหนาย ERP package หรือที่ปรึกษา 3. การทําตนแบบ (prototyping) ของ ERP package ขั้นสุดทายของการออกแบบ business process คือ การพัฒนาระบบ ERP ที่จะนําไปใชงานจริงโดย การกําหนด parameter ของ ERP package ใหดําเนินการตาม business scenario และ business process ที่ ออกแบบไว ซึ่งมีขอควรระวัง - การกําหนด parameter ของ ERP package ที่จะสะทอน business scenario และ business process ที่ออกแบบอยางถูกตองนั้น ทําโดยใชเครื่องมือกําหนด parameter ที่ ERP package มีให และควรสะทอน business scenario และ business process ที่ออกแบบอยางถูกตอง - บันทึก parameter ที่กําหนดเปนเอกสารเก็บไว โดยทั่วไป เครื่องมือกําหนด parameter ของ ERP package นั้นจะออกแบบลักษณะ interactive ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงหรือกําหนด parameter ไดโดยงาย 37
4. การทดสอบและการประเมิน business process และการออกแบบ business process ซ้ํา การออกแบบกระบวนการทางธุรกิจโดยการเลือกกระบวนการทางธุรกิจจาก package ตามรูปแบบ ธุรกิจ แลวกําหนด parameter พัฒนาใหเปนระบบ ERP นั้นอาจไมสําเร็จใน ครั้งแรกทีเดียว สวนใหญจะเปน การพัฒนาที่ตองทําแบบทวนซ้ําเปนวงจร(cycle) ซึ่งตอง ประกอบดวยวงจร - การออกแบบ business process ออกแบบ business process อยางหยาบๆ ตามScenario ที่ ตองการ - การทดสอบและการประเมินดวยตนแบบ (prototype) เพื่อประเมินวาจุดใดที่ยังขาดและจุด ใดที่จําเปนตองเปลี่ยนแปลง สิ่งสําคัญคือตองคํานึงถึงการรวมทําการประเมินของผูที่อยู หนางานซึ่งจะเปนผูใชระบบ ERP จริง ทั้งนี้เพื่อใหไดรับความเห็นชอบและเกิดความเขาใจ ลวงหนา และการมีสวนรวมในการวางแผนและการประเมินผลนี้ยังเปนการใหความรู เกี่ยวกับ ERP ลวงหนาแกผูที่อยูหนางาน ซึ่งจะทําใหการนํา ERP มาใชประสบความสําเร็จ - การ feedback ไปยังการออกแบบ business process ผลการทดสอบและการประเมินตนแบบ จะนําไปใชในการออกแบบแผนทดแทน business process อีกครั้ง ซึ่งเปนการกลับไปยัง การเริ่มทบทวนการออกแบบ business process ซึ่งบางครั้งตองพิจารณาทบทวน business scenario หรือ การออกแบบ business process ในรายละเอียดที่ไมไดรวมไวในตอนแรก - การ feedback ไปยังตนแบบ (prototype) จากผลดังกลาว จะทําการเพิ่มเติมและเปลี่ยนแปลง การกําหนด parameter ของ ERP package อีกครั้ง และ feedback ไปยังการพัฒนาตนแบบ 5. การเลือกพัฒนาแบบ add on และการสรางระบบภายนอก ในการพัฒนา business process ตาม business scenario ที่ตองการนั้น ถาหากเปนไปไดควรเลือกจาก business มาตรฐานที่มีใหเลือกใน ERP package แตในบางครั้ง function ที่ ERP package มีใหไมเพียงพอ กรณีเชนนี้จะตองเลือกอยางเหมาะสมวาจะ ทําการพัฒนา แบบ add on หรือ สรางระบบภายนอก - กรณีที่เลือกพัฒนาแบบ add on โดยเปนการ customize ERP package ซึ่งอาจจะมี การ เปลี่ยนแปลงรูปแบบหนาจอ การพิมพแบบฟอรมบันทึกในรูปแบบพิเศษของบริษัทโดยเฉพาะ การสราง interface สําหรับการแลกเปลี่ยนขอมูลกับระบบเดิมที่บริษัทมีอยู ถือวาเปนการพัฒนา แบบ add on - กรณีที่เลือกการสรางระบบภายนอก อาจมีกรณีที่ตองการใช subsystem ที่มีใชมาแตเดิม โดย ไมตองทําการ input เขาไปใน ERP package ดวยหนาจอ input ของ ERP package โดยตรง หรือ กรณีที่ตองการ input เขาไปใน ERP package ผาน web อาจมีกรณีที่ตองการ output ออกจาก ERP package ดวย output subsystem ที่สรางขึ้นใหมภายนอก ในกรณีที่ตองการสราง interface ที่ ERP package ไมสามารถตอบสนองไดเชนนี้ จะตองสรางระบบภายนอกระบบ ERP ที่ สามารถเชื่อมตอกับระบบ ERP ขึ้นล การพัฒนาแบบ add on และการสรางระบบ ภายนอกทําไดดังนี้ 38
6. การพัฒนาแบบ add on และการสรางระบบภายนอก - วิธีการพัฒนาแบบ add on เปนการพัฒนา software module เพิ่มขึ้นมา โดยขอกําหนดของ business process ที่ตองทําใหสําเร็จโดยใช add on software นั้น จะถูกกําหนดไวในขั้นตอน การออกแบบ business process รวม และตองพัฒนาใหตรงกับความตองการของ business process อยางถูกตอง - วิธีการสรางระบบภายนอก มีทั้งกรณีที่เปนการพัฒนา software เฉพาะของตนเอง ซึ่ง จําเปนตองพิจารณาจุดตาง ๆ และกรณีที่นํา package พิเศษเฉพาะ จําเปนตองเลือก package และนํามาใช 7. การสราวงเทคโนโลยีในการสรางระบบ การพัฒนาระบบ ERP ในการนํา ERP มาใชนั้น ถือวาเปนการสรางระบบสารสนเทศ ขนาด ใหญที่ใชเทคโนโลยีสารสนเทศลาสุด เพราะ ERP package นั้นทํางานทํางานไดภายใต database software และ operating system ลาสุดบน high capacity disk subsystem และมีการใช Microprocessor ที่มี ประสิทธิภาพสูง นอกจากนี้ network ที่ใชก็เปนเทคโนโลยีสารสนเทศลาสุด เชน network ของ IP(Internet Protocol) แบบใหม หรือ mobile network เปนตน ทั้งนี้เพื่อใหไดมาซึ่งประสิทธิภาพที่ตองการ และการ ทํางานของระบบที่มีเสถียรภาพ ดังนั้นการสรางพนักงานที่มีความรูความเชี่ยวชาญ และการมีที่ปรึกษาที่ เชี่ยวชาญคอยสนับสนุนจึงมีความสําคัญมาก 8. การทดสอบ การทดสอบเปนขั้นตอนที่จะทําใหเห็นไดชัดวา การนํา ERP มาใชนั้นเปนการ ออกแบบ business process ตาม business scenario สิ่งสําคัญของการทดสอบคือตองทดสอบวา business process ที่ถูก พัฒนาขึ้นมานั้นเปนไปตาม business scenario ที่คาดหมาย การทดสอบเปนขั้นตอนที่สําคัญในการใหความรู เกี่ยวกับการทํางานลวงหนาแกผูที่อยูหนางานซึ่งจะเปนผูใชระบบ ERP รวมถึงการให ความรูเกี่ยวกับ business process และการเตรียมความพรอมการใชงานเพื่อทําใหผูที่อยูหนางานสามารถใชงานระบบ ERP ไดอยางมีประสิทธิภาพ • สาเหตุของความสําเร็จในขั้นตอนใชงานและขั้นตอนพัฒนาตอยอดของการนํา ERP มาใช 1. การใหความรูเกี่ยวกับการทํางานและการใชงาน การใหความรูกอนการใชงานจริง การใหความรูเกี่ยวกับการทํางานและการใชระบบ ERP แกผูที่อยู หนางานเปนสิ่งสําคัญ จําเปนตองจัดเตรียมคูมือการทํางานและการใชงานลวงหนา ควรใหความรูในเรื่อง ของการทํางาน และการใชงานระบบควบคูกับรูปแบบของธุรกิจขององคกรโดยรวม และกระบวนการทาง ธุรกิจที่เกี่ยวของรวมถึงของแผนกอื่นๆดวย สิ่งที่สําคัญตองมีความเขาใจวา business process ของฝายตัวเอง มีความสัมพันธอยางไรกับ business process ของฝายอื่น และมีการบูรณาการรวมระบบงานอยางไร ซึ่งจะทํา ใหเขาใจถึงแนวคิดพื้นฐานของ ERP และทําใหประสิทธิผลของการนํา ERP มาใช สูงขึ้น 39
2. การยกระดับความชํานาญของฝายผูใช หลังจากเริ่มใชระบบ ERP จริงแลว จะตองมีการยกระดับความชํานาญของฝายผูใชเพื่อใหสามารถ เขาใจและเชื่อมั่นในขอมูลของระบบ ERP และนําไปใชประโยชนในการบริหารจัดการได โดยตอง ดําเนินการใหระดับบริหารสามารถรองขอขอมูลที่ยากๆ จากระบบ ERP และนําขอมูลไปใชในการพิจารณา ตัดสินใจ ระดับผูจัดการสามารถใชขอมูลจากระบบ ERP ในการตัดสินใจเชิงจัดการได และสามารถขอ ขอมูลใหมๆ จากระบบไดดวย นอกจากนี้ตองสนับสนุนใหพนักงานหนางานสามารถใชประโยชนขอมูลของ ระบบ ERP ในการปฏิบัติงานประจําวันไดเชนเดียวกัน รวมทั้งตองเพิ่มความถูกตองเที่ยงตรงของการปอน ขอมูลในลักษณะ real time เพื่อใหเกิดความเชื่อถือระบบ ERP และทําใหการใชระบบ ERPสามารถแทรกซึม เขาไปในการปฏิบัติงานประจําวันของพนักงาน 3. การแสวงหาประสิทธิผลของการนํา ERP มาใชอยางตอเนื่อง การนํา ERP มาใชใหประสบผลสําเร็จนั้น ไมใชเพียงแคการแสดงประสิทธิผลในเชิงการบริหาร เทานั้น แตตองแสวงหาประสิทธิผลอยางตอเนื่องหลังจากการนํามาใชดวย โดยดําเนินการปฏิรูปการทํางาน พรอมทั้งมีการกําหนดนิยามดัชนีประเมินประสิทธิผลในเชิงการจัดการอยางชัดเจน และเริ่มทําโครงการ ปฏิรูปการทํางาน เพื่อใหบรรลุผลดังกลาว เชน โครงการปรับปรุงอัตราการสงมอบตามกําหนด โครงการลด สินคาคงคลัง โครงการลด Lead time เปนตน การดําเนินการใชระบบเพื่อการปรับปรุงกระบวนการตองทํา อยางตอเนื่อง ผลของกิจกรรม อาจจะเกิดการเรียกรองใหปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของระบบ ERP ขึ้น ทําใหเกิดวัฏจักรที่ทําใหตัวระบบเอง มีการพัฒนา และความตอเนื่องเชนนี้จะทําใหประสิทธิผลของการนํา ERP มาใชสูงขึ้น 4. การกระจายการนํา ERP มาใชในแนวนอนอยางรวดเร็ว หลังจากที่ประสบความสําเร็จในการนํา ERP มาใชในฝายงานที่กําหนดในขั้นแรก การกระจาย ประสิทธิผลของความสําเร็จไปยังฝายงานอื่นๆ อยางรวดเร็วจะทําใหประสบความสําเร็จในเชิงจัดการของ การนํา ERP มาใชสูงขึ้นอยางมาก แตการที่จะทําใหเปนไปไดนั้น ควรดําเนินการจัดทําเอกสารการออกแบบ business process ที่รวบรวมรายละเอียดการออกแบบอยางเปนระบบและเพื่อหลีกเลี่ยงปญหาความไม ชัดเจนในการนํา ERP มาใชเปนครั้งแรก จึงตองมีการทํา template ซึ่งเปนสินทรัพยภายในบริษัท จากนั้นสิ่ง ที่ตองทําคือการเก็บรายละเอียดวา มีการกําหนด business scenario อยางไร มีการออกแบบ business process ใหเปนไป ตามนั้นอยางไรมีนิยาม Transaction ที่เกี่ยวของอยางไร เชื่อมโยงกับการกําหนด parameter อยางไร 5. การพัฒนาตอยอดระบบ ERP การนํา ERP มาใช จะชวยใหมีการบูรณาการรวมระบบงานหลักในธุรกิจเขาดวยกัน ทําให flow ของงานในธุรกิจรวดเร็ว มีความถูกและเที่ยงตรงสูง ทําใหสามารถสราง back bone ของการจัดการ บริหารธุรกิจได เกิดการปฏิรูปการบริหารจัดการที่รวดเร็ว เขมแข็งขึ้นในองคกร ชวยเสริมสราง ความสามารถในการแขงขัน และความไดเปรียบในการแขงขัน สิ่งที่ควรคํานึงถึงอยูเสมอคือตองทําการ 40
พัฒนาตอยอดสูอนาคต การพัฒนาตอยอดทําไดโดย เริ่มจากการพิจารณา ทบทวน business model ขึ้นใหม และพิจารณา business scenario ใหมที่จะรองรับ business model ดังกลาว แลวจึงทําการพิจารณา business process สําหรับสิ่งนั้น ทําอยางไรที่จะทําใหการนํา ERP มาใชใหประสบความสําเร็จ จากบทความที่ผานมา ไดอธิบายถึงสาเหตุที่ทําใหการนํา ERPมาใช ประสบความลมเหลวและ ประสบความสําเร็จไปแลว วิธีการที่จะนํา ERP มาใชใหประสบความสําเร็จ ตองมีความเขาใจสาเหตุ พื้นฐานเหลานี้ การทําใหการนํา ERP มาใชประสบความสําเร็จ 1. เขาใจแนวคิดของ ERP และการนํา ERP มาใช สิ่งจําเปนที่สุดกอนการนํา ERP มาใชคือ การที่ผูบริหาร ผูจัดการ ผูที่อยูหนางานทุกคนขององคกร ที่วางแผนจะ นํา ERP มาใชเขาใจสาระสําคัญของแนวคิด ERP โดยเฉพาะสิ่งที่สําคัญคือ - เขาใจแนวคิดของ ERP วาเปนการสรางมูลคาเพิ่มแกลูกคา การกระจายหวงโซของมูลคาของ กิจกรรม สําหรับนําเสนอตอลูกคาในแนวนอน และทําการรวมระบบงานโดยไมยึดติดกับฝาย และ โครงสรางขององคกรในปจจุบัน เพื่อทําการปรับ ERP ใหเกิดประสิทธิผลสูงสุดขององคกรโดยรวม 41
- เขาใจวาการนํา ERP มาใช จําเปนตองสรางและฝงรากแนวคิดของ ERP อยางมั่นคงใน องคกร และการนํา ERP มาใช เปนสิ่งที่ทําเพื่อปฏิรูปองคกร ซึ่งตองมีการพัฒนาระบบ ERP เพื่อเปน ฐานขอมูลสนับสนุนรวมไวดวย - เขาใจวาการนํา ERP มาใช คือกิจกรรมปฏิรูปองคกร ซึ่งไดแก การปฏิรูปการทํางาน การ ปฏิรูปการบริหารจัดการ การปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององคกร การปฏิรูประบบสารสนเทศขององคกร คือ การนํา ERP มาใชจริงๆ 2. หลีกลี่ยงการนํามาใชเพียงบางสวน การนํา ERP มาใชเปนการนําสิ่งที่รวมระบบงานมาใช ไมใชเขาใจวาเปนการนํา Stand Alone Operation Application มาใช หรือ การนํามาใชเพียงบางสวนกับงานที่กําหนดเทานั้น ดังนั้นจึงควร หลีกเลี่ยงการนํามาใชเพียงบางสวน รูปแบบตอไปนี้แสดงรูปแบบการนํา ERP มาใชที่ประสบความสําเร็จ • การนํามาใชแบบ big bang ตั้งแตเริ่มตน ในการนํา ERP มาใช สิ่งที่ตองการคือการกระจายหวงโซของมูลคาของกิจกรรมใน แนวนอน โดยมีเปาหมายเปนงานทั้งหมดที่เกี่ยวของ หรือที่เรียกวาการนํามาใชแบบ big bang • การนํามาใชแบบเฟส ในกรณีที่ไมสามารถนํามาใชแบบ big bang ได เนื่องจากเงื่อนไขดาน ความเสี่ยง ตนทุน เวลา จะ ใช แนวทางขยายงานเปาหมายออกไปทีละสวนตามลําดับแบบ step by step แมจะเปนการนํามาใช แบบเฟส อยางนอยที่สุดจะตองรวมระบบงานที่เกี่ยวของกับงานหลักที่เปนเปาหมายใหได เชน การ นํามาใช โดยรวมระบบงานของวัสดุและบัญชี การนํามาใชโดยการรวมระบบงานของการขยาย ขอบเขตของการ ผลิตและวัสดุบัญชี ฯลฯ ถึงแมจะใชแนวทางแบบเฟส ก็ตองวางแผนการขยายขอบเขตของการรวมระบบงาน เอาไวลวงหนา และตองดําเนินการรวมระบบงานในขอบเขตที่กวางขวางโดยเร็วที่สุด • การนํามาใชที่รวมกับระบบบัญชี การรวมระบบงานกับระบบบัญชีเขาดวยกัน เพื่อทําใหสามารถวัดผลของการจัดการ ผลของการ บริหารองคกรแบบ real time ได เกิดเปนการบริหารจัดการในรูปแบบที่ทําใหสามารถมองเห็นได ทําใหเกิด ประสิทธิผลในการบริหารจัดการทําไดงาย 3. ใชวิธีการพัฒนาที่ใช business process model ซึ่งมีรายละเอียดคือ 1. กําหนดแนวทางของการใช business process model ควรตั้งเปนแนวทางตั้งแตขั้นแรกของการพัฒนาใหมีการจัดทํา business process model สําหรับ business scenario และ business process และทํา business scenario, business process ใหอยูในรูปที่สามารถ มองเห็นและเขาใจไดดวยตา และกําหนดใหใช business model เปนภาษากลางในการออกแบบ business process พรอมทั้งกําหนดการใชเครื่องมือออกแบบ business process ดวย 42
ปจจุบันผูจําหนาย ERP package หันมาเริ่มใช business process model ในการนําเสนอ business scenario และ business process ที่ ERP package มีใหเลือกใชดวย ในบทบาทของภาษากลาง จากนั้น ทําการพัฒนาดวยขั้นตอนที่แสดงไวในรูปตอนลาง วิธีการพัฒนาที่ใช business process model 43
1. ราง business scenario ราง business process scenario เปาหมายโดยอางอิงกับ business scenario ที่ ERP package นําเสนอ ERP package บางตัวอาจมี business process model ของ business scenario ที่นําเสนอไวให ในขณะเดียวกัน ใชเครื่องมือชวยออกแบบ business process และ จัดทํา business process model ที่ แสดง business scenario ที่รางไว 2. prototyping ตาม business scenario กําหนด parameter ของ ERP package ตาม business scenario ที่รางและทํา Prototyping 3. ทดสอบและประเมิน business scenario ลองใชงาน ERP package ที่ทํา prototyping ทดสอบและประเมินความเหมาะสมของ Business scenario ที่ราง 4. ออกแบบ business process ใชผลของการทดสอบและการประเมิน business scenario ทําการเพิ่มเติม แกไข business scenario และทําการออกแบบ business process โดยอางอิงกับ business process ที่ ERP package นําเสนอ ERP package บาง package อาจมี business process model ของ business process ที่นําเสนอไวให ซึ่งควรนําไปใช อยางมีประสิทธิผล ผลที่ไดคือการจัดทํา business process model ที่แสดง business process ที่ออกแบบโดย ใชเครื่องมือออกแบบ business process model ที่จัดทําขึ้นนี้จะเปนเอกสารที่เปนสินทรัพยของบริษัทที่ สามารถใชไดอยางมีประสิทธิผลในภายหลัง คือ ในขั้นตอนใชงาน, การฝงรากอยางมั่นคงและการพัฒนา ตอ ยอด, การดูแลรักษา, การทํา version update, การพัฒนาตอยอดระบบ ERP ฯลฯ 5. prototyping ตาม business process ทําการออกแบบ parameter ของ ERP package ตาม business process ที่ออกแบบ และทํา prototyping 6. ทดสอบประเมินผล business process ลองใช ERP package ที่ทํา prototyping ทดสอบและประเมิน business process ที่ออกแบบ 7. ทําซ้ํา ทําการแกไขและเพิ่มเติม business scenario business process อีกครั้งจากผลการทดสอบและการ ประเมิน แลวทํา prototyping อีก ซึ่งเปนการทําซ้ําของวงจร การออกแบบ , prototyping, การทดสอบและการ ประเมิน ในการแกไขปรับปรุงนั้น จะตองทําทําการแกไขปรับปรุง business process model ไปดวย ตามปกติมักจะไดผลสรุปหลังจากทําซ้ํา 2 หรือ 3 ครั้ง กระบวนการทําซ้ํานี้จะทําให parameter ของ ERP package ถูกกําหนดและนิ่ง และแนวทางในการพัฒนาแบบ add on หรือการสรางระบบภายนอกก็จะ ชัดเจน ในขณะเดียวกัน business scenario และ business process model เสร็จสมบูรณ 44
1. ใชวิธีการพัฒนาที่ใช ประโยชนของ template เมื่อนํา ERP มาใช การใชประโยชนจาก template ทําใหสามารถกําหนด business scenario และ ออกแบบ business process ซึ่งเปนขั้นตอนที่ยากที่สุดไดอยางมีประสิทธิภาพ โดยการเปรียบเทียบกับ business scenario ที่กําหนดลวงหนาเปน template และการเปรียบเทียบกับ business process ที่ ออกแบบ ไวลวงหนาเปน template ซึ่งมีผลชวยลดปริมาณงานของการพัฒนาลงอยางมาก ลดจํานวนครั้งของการ ทวนซ้ําการออกแบบ , prototyping, ทดสอบและประเมิน ทําใหสามารถเพิ่มความเร็วของการดําเนินการ โครงการ สิ่งนี้ชวยลดตนทุนการพัฒนาและลดระยะเวลาของการนํา ERP มาใช ประสบความสําเร็จ Template คือ ERP package ที่สามารถใชงานไดทันที โดยการกําหนด parameter ไวลวงหนา และ รวมถึงเอกสารอธิบาย, flow การทํางาน, คูมือการทํางาน, คูมือการทํางาน, เอกสารสรุปการออกแบบ add on, report form ที่มีใน add onฯลฯ ตามปกติ template จะถูกนําเสนอโดยผูจําหนาย ERP package หรือ ที่ปรึกษา แตบางครั้งอาจมีการจัดเตรียม template ภายในบริษัท โดยผูใช ERP package เพื่อการกระจายใน แนวนอน อยางมีประสิทธิภาพ 2. เขาใจความยากในการนํา ERP มาใชและบริหารโครงการอยางระมัดระวัง เพื่อทําใหการนํา ERP มาใชประสบความสําเร็จ จะตองคํานึงถึงความยากในการนํา ERP มาใช ตั้งแตตน และทําการบริหารโครงการการนํา ERP มาใชอยางระมัดระวัง การบริหารโครงการการนํา ERP มา ใชในปจจุบันยังพึ่งพาความสามารถสวนบุคคลอยูมาก จึงถือวายังขาดความสมบูรณและอยูในระดับ ความสําเร็จที่ต่ํา ทําใหโครงการการนํา ERP มาใชประสบความสําเร็จมีจํานวนจํากัด และไมสามารถ ตอบสนองตอการขยายตัวในอนาคตได ดังนั้นการเพิ่มระดับความสมบูรณของการบริหารโครงการที่เปน ระบบเพื่อใหใคร ๆ สามารถทําสําเร็จไดจึงเปนเรื่องสําคัญเรงดวน • สิ่งที่ตองพิจารณาในการบริหารโครงการการนํา ERP มาใช 1. ใช ERP package ที่เปน black box การกําหนด business scenario ใหม การออกแบบ และการกําหนด business process ใหมใหสอด รับนั้นเปนสิ่งจําเปนจากการปฏิวัติการทํางาน การกําหนดเหลานี้ ตองใชเครื่องมือ ERP package ซึ่งถือวา เปน black box ในการทํางานซึ่งไมใชเรื่องงาย ดังนั้นจะตองเอาชนะความยากลําบากนี้ ในขณะที่ทําการ บริหารโครงการ 2. พัฒนาระบบสารสนเทศขนาดใหญ การนํา ERP มาใชงานเปนการพัฒนาระบบสารสนเทศขนาดใหญที่ใชเทคโนโลยีสารสนเทศลาสุด โดยสิ่งที่ตองทําคือ การใช software ขนาดใหญที่เปน black box ที่เรียกวา ERP package บน platform ของ hardware, software ที่ใชเทคโนโลยีลาสุด ในการสรางระบบที่มีประสิทธิภาพสูงตามที่ ตองการ และ จะตองทําใหการทํางานมีเสถียรภาพในฐานะที่เปนระบบสารสนเทศหลักขององคกร 45
3. ใชสภาพแวดลอมสนับสนุนและใชวิธีการบริหารโครงการใหม การนํา ERP มาใชงานจําเปนตองใชวิธีการบริหารโครงการแบบใหมที่ใชเทคนิคทางวิศวกรรมและ ใชประโยชนของระบบสารสนเทศ สําหรับสนับสนุนการบริหารโครงการเขาชวย ซึ่งวิธีการบริหารโครงการ แบบใหม จะทําการวางแผนโครงการโดยการวิเคราะห project process แบงสิ่งที่ตองทําเปนหนวยการ ปฏิบัติงานยอยอยางละเอียด เทาที่สามารถทําไดลวงหนา (Work Breakdown Structure) แตละหนวย ปฏิบัติการยอย ตองกําหนด ขั้นตอน, การจัดสรรทรัพยากร, การลงบัญชีตนทุน ใหมีความชัดเจน 4. ใชประโยชนของเทคนิคการบริหารโครงการใหม วิธีการบริหารโครงการแบบใหม จะทําการวางแผนโครงการโดยการวิเคราะห project process แบงสิ่ง ที่ตองทําออกเปนหนวยปฏิบัติงานยอยอยางละเอียด เทาที่สามารถทําไดลวงหนา (Work Breakdown structure) นอกจากนั้นสําหรับแตละหนวยการปฏิบัติการยอย ยังตองทําใหขั้นตอน , การจัดสรรทรัพยากร , กําหนดการลงบัญชีตนทุน มีความชัดเจน โดยทั้งหมดนี้จะเปนการกําหนดเกณฑ (base Line) ของโครงการ กราฟตอไปนี้แสดงตัวอยางการทําระยะเวลา และตนทุนสะสมในรูปกราฟ โดยแสดงถึงเสนเกณฑ ในการดําเนินโครงการ การใชเทคนิคการบริหารโครงการใหมที่เรียกวา EVMS (Earned Valued Management System) เปนสิ่งจําเปนเพื่อใหโครงการประสบความสําเร็จ โดยระบบนี้จะบอกใหรูถึง ความกาวหนา และการลงบัญชีตนทุนของทุกขั้นตอนการปฏิบัติการยอย สามารถทําการ Monitorโครงการ และคาดการณจุดที่จะไปถึงในขั้นสุดทาย และสามารถประเมินความเสี่ยงโดย ติดตามดูความแตกตางจาก เกณฑ (base line) อยูเสมอพรอมๆ กับการดําเนินมาตรการปองกัน ลวงหนาได การเฝาดูเกณฑ(base line) ผลการดําเนินการจริง และการคาดการณ 46
5. เมื่อใชงานจริง ใหคิดวายังเสร็จแค 50 % การนํา ERP มาใชไมไดจบตรงการเริ่มใชงานจริง แตตองคิดวาการเริ่มใชงานจริงเปนการไดมาครึ่ง ทาง เทานั้น การใชงานจะประสบผลสําเร็จ ตองมีกิจกรรมการใหความรูอยางตอเนื่อง , การปฏิรูปองคกร อยาง ตอเนื่อง, การแสวงหาประสิทธิผลอยางตอเนื่อง โดยตองประกาศใหทราบทั่วกันภายในบริษัท 6. คํานึงถึงการกระจายในแนวนอนตั้งแตแรก การนํา ERP มาใชจําเปนตองมีการกระจายในแนวนอน คือการกระจายสูสายธุรกิจอื่น , การระจายสู โรงงานอื่นของบริษัท ฯลฯ ความสามารถทําการกระจายในแนวนอน และการกระจายในวงกวางอยาง รวดเร็วจะทําให การนํา ERP มาใชทั่วทั้งบริษัท ประสบความสําเร็จ เพื่อใหการกระจายในแนวนอนใน บริษัททําไดงาย จําเปนตองจัดทําผลสําเร็จของการนํามาใชครั้งแรกใหเปน template ภายในบริษัท โดยใน การจัดทํานี้ การทําใหสามารถมองเห็น business scenario และ business process ของ template ของ บริษัท ไดดวยตาเปน business process model เปนสิ่งสําคัญ 7. วางระบบดูแลรักษา ERP ความสามารถดูแลรักษาระบบ ERP ไดอยางดี จําเปนตอง สรางบุคลากรสําหรับการดูแลรักษา รวมทั้งจัดทําเอกสารสําหรับการดูแลรักษา 8. ขยายและตอยอดระบบ หากประสบผลสําเร็จในการนํา ERP มาใช การรีบขยายตอยอด ERP โดยใชประโยชนจากการมี รากฐานของระบบสารสนเทศขององคกรที่ไดจากการสรางระบบ ERP และการฝงรากของแนวคิด ERP ชวย เพิ่มความสําเร็จของการนํา ERP มาใช ซึ่งอาจขยายตอยอด - ขยายไปสู E-business โดยการทําระบบ E-Commerce มีระบบความสัมพันธกับลูกคา , ความสัมพันธกับคูคา, ซัพพลายเออร - ขยายไปสู SCM โดยพัฒนาตอยอดไปสูความรวมมือกับซัพพลายเออรโดยผานระบบ SCM และการสรางความแตกตางดวย business model ที่เหนือกวาบริษัทอื่นเพื่อสรางขีด ความสามารถใหสูงขึ้น - ขยายไปสู CRM สรางความรวมมือที่สรางสรรคกับลูกคา เปนการสรางความแตกตางให เหนือกวาในการแขงขันกับบริษัทอื่นสูงขึ้น 47
ERP ยุคหนา ศตวรรษที่ 21 ที่เพิ่งเริ่มตนนี้ เปนชวงเวลาที่องคกรบริษัททั้งหลายกําลังเผชิญกับยุคแหงการ เปลี่ยนแปลง และการปฏิรูปครั้งใหญ เพื่อใหสามารถตอบสนองตอการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดลอมได อยางทันทวงที องคกรทั้งหลายจึงไดเลิกลมแนวทางเดิม คือ ทําทุกอยางเอง ไปสูการบริหารที่มีการสราง เครือขายกับองคกรอื่นเพื่อเปลี่ยนไปเปนองคกรยุคใหม และจากความกาวหนาของอินเทอรเน็ต ทําใหเครื่อง คอมพิวเตอรกลายเปนโครงสรางพื้นฐานสําหรับการติดตอเชื่อมโยงกันอยางงายดาย ซึ่งชวยให E-Business แพรหลายไดอยางกวางขวาง สงผลใหองคกรบริษัทตางๆสามารถดําเนินธุรกิจไดเร็วขึ้นดวยตนทุนที่ลดลง นั่นคือ E-Business กลายเปนตัวเรง (enabler) ของการเปลี่ยนแปลงไปสูองคกรยุคใหม 1. แนวโนมของ E-Business 1.1. แนวคิดของ E-Business ERP Research Promotion Forum ไดใหคําจํากัดความของ E-Business โดยเปรียบเทียบให ERP เปน กลไกสําหรับการปฏิรูปใหหวงโซของมูลคาภายในองคกรมีประสิทธิภาพสูงสุด สวน E-Business นั้นเปนกล ยุทธสําหรับการปฏิรูปหวงโซของมูลคาทั้งหมดขามองคกร ครอบคลุมตั้งแตคูคาไปจนถึงลูกคาใหมี ประสิทธิภาพสูงสุด คําจํากัดความของ ERP กับ E-Business - ERP เปนวิธีบริหารจัดการหวงโซของลูกคาภายในองคกรใหมีประสิทธิผลสูงสุด - ระบบ ERP เปนวิธีการทาง IT ในการทําใหแนวคิดเกิดขึ้นเปนรูปธรรม - E-Business คือกลยุทธทางธุรกิจ ซึ่งใชเทคโนโลยีอินเทอรเน็ตเพื่อเชื่อมโยงองคกร ผูปอน วัตถุดิบ หุนสวนทางธุรกิจ และลูกคา อยางเปนระบบเปด เพื่อยกประสิทธิผลของการ บริหารธุรกิจในทุกๆขั้นตอนของหวงโซของมูลคาใหสูงยิ่งขึ้น จากรูปดานลางนี้ แสดงใหเห็นภาพของ E-Business ตามคําจํากัดความนี้ สําหรับระบบสารสนเทศ จําเปนตองใชระบบที่สามารถทําการประมวลผลแบบเรียลไทม โดยมีการเชื่อมตอกับทุกองคกรในหวงโซ ของมูลคา 48
การ optimize หวงโซของมูลคาทั้งหมด คือเปาหมายของ E-Business 1.2 เกาะกระแส E-Business สิ่งที่ลืมไมไดของ E-Business คือ ปจจัยผลักดัน มิไดเกิดจากความกาวหนาทางเทคโนโลยี สารสนเทศเพียงอยางเดียว จากชวงปลายของทศวรรษที่ 1990 เปนตนมา ไดเกิดการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญใน ดานการบริหารองคกร คือ เปลี่ยนจากระบบ ทําทุกอยางดวยตัวเอง ที่ใชกําลังทุนขนาดใหญในการสราง ทรัพยากรทางธุรกิจ ไปเปน ระบบ ไมทําทุกอยางดวยตัวเอง ที่ใชพลังแหงเครื่องหมายยี่หอสินคาและองค ความรูเปนอาวุธ โดยมีความสามารถที่จะมีความรวมมือที่แนนแฟนและฉับไวระหวางองคกร ดวยการใช E-Business เปนพลังขับเคลื่อนองคกรใหออกจากระบบทําทุกอยางดวยตัวเอง และเปนตัวเรงใหการ เปลี่ยนแปลงโครงสรางของอุตสาหกรรมการผลิตเร็วยิ่งขึ้น 1.3 แนวโนมของ E-Business ที่ผานมาแมวาองคกรที่ทําธุรกิจอินเทอรเน็ตแบบ B2C(ธุรกรรมระหวางธุรกิจกับผูบริโภค ) อาจจะมี ปญหาบาง แต E-business ก็ยังขยายตัวตอเนื่อง อยางไรก็ตาม ตอจากนี้ไปกระแสหลักของ E-Business จะ ไมใช B2C อีกตอไป แตจะเปน B2B(ธุรกรรมระหวางองคกร ) ระหวางองคกรธุรกิจที่มีอยูเดิม ซึ่ง E- Business มีแนวโนมเปน 2 ลักษณะ คือ 49
1. ตลาดอิเล็กทรอนิกสแบบ Private B2B (แบบแนวตั้ง) ที่เนนตลาดอิเล็กทรอนิกสขององคกรใน กลุมเดียวกัน โดยมีองคกรที่สําคัญมากสุดอยูตรงกลาง จะเชื่อมตอเปนระบบเดียวกันกับระบบ Supply Chain Management (SCM) ของบริษัทใหญ เพื่อสรางความแตกตางจากคูแขงและใชในการบริหารสินคา หรือ ผลิตภัณฑที่มีคุณลักษณะพิเศษที่เกี่ยวของกับความลับของบริษัท 2. ตลาดอิเล็กทรอนิกสแบบ Public B2B (แบบแนวนอน) ที่เนนตลาดอิเล็กทรอนิกสระหวางกลุม ตางๆ ไมมีการสรางความแตกตาง แตเนนการลดตนทุน โดยพุงเปาหมายไปที่สินคาประเภททั่วไป รูปแบบ E-Business ระหวางกลุมบริษัท 2. กระแส ERP ใหมของประเทศอเมริกา (Extended ERP) 2.1 กําเนิดของ Extended ERP ในชวงตน ทศวรรษที่ 1990 บริษัทตางๆในอเมริกา ไดมีการนํา ERP มาใชกันอยางแพรหลาย อยางไรก็ตาม หลังจากนั้นมาไดถูกบดบังโดยกระแสใหมที่เรียกวา E-Business ปจจุบัน บริษัทสวนใหญของอเมริกา มีแนวโนมที่จะลงทุนดาน IT ไปที่ E-Business มากกวาเรื่อง ของการนําERP มาใช แตก็ไมไดหมายความวา บริษัทในอเมริกาเลิกใหความสําคัญกับ ERP เพราะระบบ E- Business ที่หลายบริษัทกําลังนํามาใชนั้น สวนใหญมี backbone หรือโครงสรางพื้นฐานที่สรางขึ้นมาจาก ระบบ ERP นั่นเอง ในการเปลี่ยนแปลงองคกรใหเปน E-Business นั้น มีความจําเปนตองพัฒนาเครือขายระหวางองคกร กับคูคาและลูกคา ควบคูกับการปรับธุรกรรมทั้งหมดภายในองคกรใหเปนระบบดิจิตอลดวย และเพื่อการนี้ เปนที่ทราบกันดีวา จําเปนตองสรางฐานขอมูลสารสนเทศอันเปนหนึ่งเดียวขององคกรทั้งหมด โดยการบูร ณาการรวมระบบบริหารสมัยใหมทั้งหลาย เชน SCM (Supply Chain Management), CRM (Customer Relationship Management), E-Commerce โดยมี ERP เปนศูนยกลาง ดังนั้นปจจุบันการมุงสู E-Business จึง 50
เกิดแนวคิดใหมที่เรียกวา Extended ERP ซึ่งก็คือ การบูรณาการรวมระบบงานตางๆขององคกรโดยมีระบบ ERP เปนฐาน เพื่อใหมีความสามารถตางๆตอยอดขึ้นไปจากระบบ ERP เดิม 2.2 ความเปนมาของกําเนิดของ Extended ERP 1. การมาถึงของยุค E-Business • การใชเพื่อยกประสิทธิภาพ การใชเปนกลยุทธ (E-Business ทําใหการแขงขันสูงขึ้น) • การใชแบบ Stand alone (ภายใน) การทํางานแบบรวมมือกัน (collaboration กับคูคาและลูกคา) 2. ผูผลิต ERP ตองบุกเบิกสรางตลาดใหม • การตกต่ําของยอดขาย ERP (ตลาดองคกรขนาดใหญอิ่มตัว สวนองคกรขนาดเล็กขาดแคลน ทุน) • ใช ERP เปน backbone ไปสู E-Business(SUITE) 3. ความกาวหนาของเทคโนโลยีที่ทําใหการรวม ERP กับระบบอื่นเกิดขึ้นได • ความกาวหนาของเทคโนโลยีที่ทําใหสามารถเชื่อมระบบ ERP กับระบบภายนอกได (Internet, การเขาถึงแบบ Web based access) • ขอมูลในระบบ ERP ระบบขอมูลแบบปด แบบเปด (ความกาวหนาของเทคโนโลยีเครือขาย) 1. การมาถึงของยุค E-Business ทามกลางสภาวะแขงขันอันรุนแรงภายใตกระแสโลกาภิวัตน องคกรทั้งหลายไดลงทุนในการใช ประโยชนจากเทคโนโลยีสารสนเทศระดับแนวหนา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการ และการผลิต อยางเต็มที่ โดยทบทวนและปรับปรุงใหกระบวนการทางธุรกิจนั้นไมซับซอนและเปนระบบ โดยใช ฐานขอมูล ERP ทําใหสามารถรูถึงสถานภาพของธุรกิจในระดับภาพรวมแบบเรียลไทม ซึ่งมีประโยชนมาก ในการสรางกระบวนการตัดสินใจในเชิงบริหารที่รวดเร็ว และการวางแผนกลยุทธในอนาคตขององคกร หลังจากกําเนิดของเทคโนโลยีอินเทอรเน็ต การเกิดของรานคาออนไลน การใชเทคโนโลยี Web สําหรับการบูรณาการระบบ back office ลวนเปนการเขาสูยุค E-Business ซึ่งประยุกตใชเทคโนโลยี อินเทอรเน็ตเพื่อเสริมอํานาจในการแขงขันและเพิ่มกําไร และเปนการสรางสนามแขงขันใหมทางการตลาด ขององคกรธุรกิจ ดวยเหตุนี้ยุคแหงการใช ERP เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในองคกรไดสิ้นสุดลงแลว และกําลังเขาสูยุค ใหม ซึ่งเปนยุคแหงการพัฒนาเครือขายขนาดใหญที่รวมทั้งผูปอนวัตถุดิบและลูกคาเขาดวยกัน เปนระบบ อีก 51
ทั้งการเกิด E-Business และความตองการใชขอมูลรวมกับองคกรภายนอก ทําใหเกิดงานใหมและ เกิดความ ตองการผลิตภัณฑและเทคโนโลยีใหมที่จะสนับสนุนระบบใหมตามมา 2. ผูผลิต ERP ตองบุกเบิกสรางตลาดใหม จากการมาถึงยุค E-Business ทําใหบทบาทหนาที่ของระบบสารสนเทศที่อยูบนฐานของ ERP ของ บริษัทตางๆ ในอเมริกาไดเปลี่ยนไป กวาครึ่งของบริษัทใหญไดนํา ERP มาใชเรียบรอยแลว สวนบริษัทขนาด กลางและเล็ก มีงบประมาณจํากัด ไมสามารถจัดหา ERP ไปใชได ทําใหยอดขายของผูผลิต ERP ลดลง จึง เริ่มหาบทบาทใหมของ ERP สําหรับการบริหารจัดการองคกร เพื่อพัฒนาบุกเบิกใหเกิดตลาดใหมขึ้น 3. ความกาวหนาของเทคโนโลยีที่ทําใหการรวม ERP กับระบบอื่นเกิดขึ้นได เทคโนโลยีที่ทําใหการบูรณาการระหวางระบบ และการแลกเปลี่ยนขอมูลกับระบบภายนอกเกิดขึ้น ได ไดรับการพัฒนาอยางรวดเร็วดวยความกาวหนาของ อินเทอรเน็ต และเทคโนโลยีการเขาถึงขอมูลแบบ web based ทําใหการแลกเปลี่ยนขอมูลกับภายนอกทําไดงายขึ้น สามารถใชประโยชนและเขาถึงขอมูล ERP ไดอยางรวดเร็ว ทั้งยังมีการปรับปรุงระบบ ERP ใหสอดคลองกับระบบ E-Business ดวย นอกจากนั้นใน ระยะหลังมีการใชระบบที่มีโครงสรางแบบคอมโพเนนต การมีซอฟทแวรทูลสนับสนุนการเขียนโปรแกรม ฯลฯ ทําใหองคกรผูใชงานสามารถปรับเปลี่ยนหรือขยายระบบ ERP ไดอยางรวดเร็วขึ้น จุดเดนของ Extended ERP Extended ERP เปนระบบสารสนเทศขององคกรที่มีจุดเดน 3 ประการ คือ 1. บูรณาการโดยมี ERP เปนฐาน Extended ERP เปนระบบบริหารที่ใชรากฐานของ ERP โดยการบูรณาการกับซอฟทแวรตางๆ เชน SCM, CRM, E-Commerce ฯลฯ และสามารถใชขอมูลรวมกันสําหรับซอฟทแวรทั้งหมดได 2. เชื่อมโยงหวงโซของมูลคาทั้งภายในและภายนอก Extended ERP เปนระบบที่มีระบบ ERP ซึ่งบูรณาการกระบวนการทางธุรกิจขององคกรอยูที่ แกนกลาง และเชื่อมตอระหวางองคกรกับผูปอนวัตถุดิบดวย SCM และบริหารลูกคาองคกรโดยระบบ CRM สงผลใหเกิดการเชื่อมโยงของหวงโซมูลคาทั้งภายในและภายนอก 52
3. IP based infrastructure และ Web Application ระบบตางๆเหลานี้ ถูกสรางบนฐานโครงสรางเครือขายแบบ IP (Internet Protocol) จึงสามารถเขา เรียกใช หรือปอนขอมูลผานระบบเครือขายได อีกทั้งการใช Web Application ทําใหสามารถทําธุรกิจแบบ E- Business ได 3. ผลทางการบริหารของการใช Extended ERP สามารถแบงได 2 ประเด็นใหญ คือ 1. การปฏิรูปโครงสรางธุรกิจขององคกร 2. การปฏิรูปกระบวนการทางธุรกิจ การปฏิรูปโครงสรางองคกร สรางระบบที่มีความยืดหยุนสูง สามารถรวมธุรกิจในเครือ ซึ่งไดมาจากการซื้อกิจการใหเปนเอกภาพ สามารถสรางระบบงานที่จําเปนสําหรับธุรกิจใหมไดอยางรวดเร็วและมีความยืดหยุนในการขยายระบบ สามารถรับมือกับการปฏิรูปโครงสรางองคกรไดอยางรวดเร็ว พัฒนารูปแบบธุรกิจใหม เพื่อใหสามารถปอนขอมูลความตองการหรือตรวจสอบขอมูลสินคาคงคลังได โดยตรง การปฏิรูปกระบวนการทางธุรกิจ ลดระยะเวลาของวงจรการผลิต ขยายธุรกิจไดโดยเปนผลจากการปรับปรุงความสัมพันธกับผูคาปลีกและผูรับจางผลิต จากการใหมีการใชขอมูลรวมกันแกผูจัดจําหนายสินคา และผูจําหนายวัตถุดิบ ทําใหมีความสัมพันธที่ใกลชิด ชวยใหประสิทธิภาพการทํางานสูงขึ้น ลดมูลคาของสินคาคงคลัง เพิ่มความพอใจของลูกคา เพิ่มประสิทธิภาพการทํางานของผูขายสง ยกขีดจํากัดจํานวนลูกคาที่สามารถดูแลได รักษาความถี่ในการเยี่ยม ลูกคา ลดความสูญเสียโอกาสจากการขาดสินคาในคลังสินคา กระชับความสัมพันธโดยการใหใชขอมูลรวมกันแกผูผลิต ผูขนสง ตัวแทนจําหนายในตางประเทศ ทําให ประสิทธิภาพของธุรกิจดีขึ้น ผลของการใช Extended ERP 53
การปฏิรูปองคกรดวย Extended ERP 4. แนวโนมของ ERP ยุคหนา 1. กระบวนการพัฒนาระบบสารสนเทศ 1.1 ขอบเขตบูรณาการ กอนยุค ERP นั้น ระบบสารสนเทศขององคกรถูกสรางโดยแบงแยกกันในแตละงาน และเชื่อมโยง แตละงานดวยวิธีแลกเปลี่ยนไฟลขอมูลเปนครั้งคราว ดวยเหตุนี้ จึงเกิดการลาชาในการประสานบูรณาการ ขอมูลตามแนวนอนของแตละงาน ยังผลให การนําขอมูลภายในองคกรมาใชประโยชนในการบริหารนั้น ลาชา ซึ่งระบบ ERP ขยายขอบเขตการบูรณาการสูระดับทั้งองคกร และสามารถกําจัดการลาชาดังกลาวได 1.2 งานเปาหมาย การทําใหเปนระบบงานนั้น โดยปกติแลวเปาหมายจะเริ่มจาก back office ซึ่งเปนงานประจําที่มี รูปแบบตายตัว สามารถเปลี่ยนเปนระบบอัตโนมัติไดงายกอน แลวจึงขยายไปสู front office ซึ่งเปนงาน เฉพาะทางไมมีรูปแบบตายตัว เชน งานวางแผน งานออกแบบ 1.3 วัตถุประสงคหลัก วัตถุประสงคหลักของชวง non ERP คือ การประหยัดและลดตนทุนของทุกงานในองคกร สวนชวง ERP นั้น วัตถุประสงคหลักคือ ปฏิรูปกระบวนการทางธุรกิจ โยการบูรณาการกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมด ขององคกรรวมกัน เปนการรวมเขาเปนหนึ่งเดียวกับกลยุทธขององคกร 1.4 โครงสรางพื้นฐาน IT และเวลาที่ใชในการพัฒนาระบบ โครงสรางพื้นฐาน IT นั้นเปลี่ยนจากระบบ Mainframe มาเปนระบบ client & server และกลายมา เปนระบบ IP based หรือ Web Application ในยุคของ Extended ERP และเวลาในการพัฒนาระบบก็ลดลง 54
ดวย จากนี้ไปจะตองมีระบบที่มีความสามารถในการสรางระบบการปฏิรูปธุรกิจ และการปฏิรูปกระบวนการ ทางธุรกิจในเวลาที่สั้น เพื่อรับมือกับการเปลี่ยนแปลงของสภาวะแวดลอมทางธุรกิจที่เร็วยิ่งขึ้นทุกวัน 2. แนวโนมของ ERP ยุคหนา ระบบ ERP ยุคหนาซึ่ง E-Business จะเติบโตเต็มที่ จะไดรับการพัฒนายิ่งขึ้นไปจาก Extended ERP ซึ่งจะมีบทบาทในการรองรับสิ่งตอไปนี้ งานหนาราน (front office) สําหรับ ERP ยุคหนา เปาหมายของสิ่งที่จะเชื่อมโยงระหวางองคกรธุรกิจนั้น ไมใชเฉพาะการ บริหารซัพพลายเชนของผลิตภัณฑที่มีอยูแลวเทานั้น แตจะตองครอบคลุมไปถึงการวางแผน การออกแบบ การพัฒนาผลิตภัณฑใหมอีกดวย หวงโซของมูลคาที่ไมหยุดนิ่ง หวงโซมูลคาในปจจุบันมีลักษณะปด โดยประกอบดวยสมาชิกหลักในองคกรหรือบริษัทเดียวกัน ในอนาคตธุรกิจจะเปนแบบเปดและมีเทคโนโลยีการบูรณาการระบบขามองคกรที่เรียกวา Dynamic B2B มากขึ้น กลยุทธเชิงรุก ปจจุบัน กุญแจของความสามารถในการแขงขัน ไดเปลี่ยนจาก กลยุทธเพื่อตอบสนองรับมือกับการ เปลี่ยนแปลงสภาวะแวดลอมทางธุรกิจ มาเปน กลยุทธการที่รูถึงการเปลี่ยนแปลงลวงหนา ดังนั้น ERP ยุค หนาจะตองมีความสามารถที่จะวางแผน ปฏิบัติ และประเมินผลการปฏิรูปโครงสรางอยางฉับพลันทันทีได 55

More Related Content

PPT
Erp present
byneuronpsru
 
PPTX
ERP
byธนาพัฒน์ ลิ้มสายพรหม
 
PDF
ERP101 Chapter 1
byTanapat Limsaiprom
 
PPT
Erp present
byPibulsongkram Rajabhat University
 
PDF
องค์กรในฝัน front to-back-office
byNavik Numsiang
 
DOCX
E R P2 Meaning
byพระทรงพล กิตติปัญโญ
 
PPT
Erp present
byPibulsongkram Rajabhat University
 
PDF
ERP101 Chapter 9
byTanapat Limsaiprom
 
Erp present
byneuronpsru
 
ERP
byธนาพัฒน์ ลิ้มสายพรหม
 
ERP101 Chapter 1
byTanapat Limsaiprom
 
Erp present
byPibulsongkram Rajabhat University
 
องค์กรในฝัน front to-back-office
byNavik Numsiang
 
E R P2 Meaning
byพระทรงพล กิตติปัญโญ
 
Erp present
byPibulsongkram Rajabhat University
 
ERP101 Chapter 9
byTanapat Limsaiprom
 

Similar to Erp

PDF
Business, erp and sap overview for acc
byMayuree Srikulwong
 
PDF
Chapter 3 benefits of erp
byTeetut Tresirichod
 
PDF
ERP101 Chapter 11
byTanapat Limsaiprom
 
PPT
Ddmrp 1(introduction to ddmrp)
byPhiphop Lali
 
PDF
การคัดเลือก ERP
byBOONLUE BOONKONG :Thai-German Institute
 
DOCX
E R P7 How
byพระทรงพล กิตติปัญโญ
 
PDF
หลักสูตรฝึกอบรม ERP
byBOONLUE BOONKONG :Thai-German Institute
 
DOCX
E R P4 Manager
byพระทรงพล กิตติปัญโญ
 
PDF
Erp selection guide
byBOONLUE BOONKONG :Thai-German Institute
 
DOCX
E R P6 Success
byพระทรงพล กิตติปัญโญ
 
DOCX
E R P1 History
byพระทรงพล กิตติปัญโญ
 
DOCX
E R P8 Future
byพระทรงพล กิตติปัญโญ
 
DOCX
E R P5 Using
byพระทรงพล กิตติปัญโญ
 
PDF
ERP 101 Chapter 12
byTanapat Limsaiprom
 
PDF
ERP101 Chapter 6
byTanapat Limsaiprom
 
PDF
ERP101 Chapter 13
byTanapat Limsaiprom
 
PDF
ERP101 Chapter 8
byTanapat Limsaiprom
 
DOCX
E R P3 Present
byพระทรงพล กิตติปัญโญ
 
PDF
Thailand SMEs platform 19 08_2021 วิทยาลัยพยาบาลสิรินธร updated
byDr. Obrom Aranyapruk
 
PDF
ERP 101 Chapter 5
byTanapat Limsaiprom
 
Business, erp and sap overview for acc
byMayuree Srikulwong
 
Chapter 3 benefits of erp
byTeetut Tresirichod
 
ERP101 Chapter 11
byTanapat Limsaiprom
 
Ddmrp 1(introduction to ddmrp)
byPhiphop Lali
 
การคัดเลือก ERP
byBOONLUE BOONKONG :Thai-German Institute
 
E R P7 How
byพระทรงพล กิตติปัญโญ
 
หลักสูตรฝึกอบรม ERP
byBOONLUE BOONKONG :Thai-German Institute
 
E R P4 Manager
byพระทรงพล กิตติปัญโญ
 
Erp selection guide
byBOONLUE BOONKONG :Thai-German Institute
 
E R P6 Success
byพระทรงพล กิตติปัญโญ
 
E R P1 History
byพระทรงพล กิตติปัญโญ
 
E R P8 Future
byพระทรงพล กิตติปัญโญ
 
E R P5 Using
byพระทรงพล กิตติปัญโญ
 
ERP 101 Chapter 12
byTanapat Limsaiprom
 
ERP101 Chapter 6
byTanapat Limsaiprom
 
ERP101 Chapter 13
byTanapat Limsaiprom
 
ERP101 Chapter 8
byTanapat Limsaiprom
 
E R P3 Present
byพระทรงพล กิตติปัญโญ
 
Thailand SMEs platform 19 08_2021 วิทยาลัยพยาบาลสิรินธร updated
byDr. Obrom Aranyapruk
 
ERP 101 Chapter 5
byTanapat Limsaiprom
 

Erp

  • 1.
    ประวัติความเปนมาของแนวคิด ERP แนวคิด ERP เริ่มในยุคป ค.ศ. 1990 ที่ประเทศสหรัฐอเมริกา จุดกําเนิดเริ่มแรกของ ERP มาจาก แนวคิดของการพัฒนาระบบการบริหารการผลิตรวม (Material Requirement Resource Planning / Manufacturing Resource Planning, MRP System) ของอุตสาหกรรมการผลิตในอเมริกา โดยคําวา ERP และ แนวคิดของ ERP นั้นก็พัฒนามาจาก MRP นั่นเอง ในที่นี้จะทําการอธิบาย ความเปนมาของ MRP โดยยอวามีความเปนมาอยางไร และทําไมจึงพัฒนา มาเปน ERP ได ซึ่งจะชวยใหสามารถเขาใจความหมายของ ERP ไดดียิ่งขึ้น และตัวแนวคิด ERP เองก็ยังมีวิวัฒนาการอยู จาก ERP ก็จะเปน Extended ERP และจะพัฒนาไปเปน Next Generation ERP ตอไปในอนาคต พัฒนาการจาก MRP สู ERP กําเนิดของ MRP แนวคิด MRPเกิดขึ้นครั้งแรกที่อเมริกาในยุคตนของ ทศวรรษ 1960 ในชวงแรก MRP ยอมาจาก Material Requirement Planning (การวางแผนความตองการวัสดุ) เปนวิธีการในการหาชนิดและจํานวนวัสดุ ที่ตองใชในการผลิตตามตารางเวลาและจํานวนสินคาที่ไดวางแผนโดย MPS (Master Production Schedule) วิธี MRP เปนเทคนิคในการจัดการ ที่สามารถหารายการวัสดุที่ตองใชในการผลิตสินคาสําเร็จรูป ตามแผนการผลิตหลักที่ไดวางไว โดยอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัย สามารถสรางใบรายการวัสดุ (bill of material)ไดอยางรวดเร็ว และสามารถบอกชนิดของวัสดุ จํานวนที่ตองการ และเวลาที่ตองการได อยางแมนยํา 1
  • 2.
    แตวิธี MRP นี้ไมมีความสามารถในการตรวจสอบหาขอแตกตางระหวางแผนการผลิตกับสภาพการ ผลิตจริงที่ shop floor เนื่องจากไมมีฟงกชั่นเกี่ยวกับการปอนกลับขอมูลกลับมาปรับแผนใหม อยางไรก็ตาม วิธี MRP ก็ยังดีกวาวิธีการควบคุมสินคาคงคลังแบบเดิม ชวยใหสามารถลดจํานวนวัสดุคงคลัง และยก ประสิทธิภาพการวางแผนการผลิตและการสั่งซื้อวัตถุดิบไดเปนอยางดี Closed Loop MRP ยางเขายุคป ค.ศ. 1970 MRP ไดรับการพัฒนาใหมีความสามารถในการปอนกลับขอมูลการผลิตจริง ใน shop floor นอกจากนั้นยังเพิ่มแนวคิดเรื่อง การวางแผนความตองการกําลังการผลิต (Capacity Requirement Planning) ระบบ MRP ที่ไดวิวัฒนาการโดยรวมเอาความสามารถรับ feed back จากฝายการผลิต และ CRP เขา ไปนี้ ตอมาถูกเรียกวา MRP แบบวงปด (Closed Loop MRP) ในขั้นตอนนี้ของวิวัฒนาการเราจะเห็นวามีการ รวมเอางานการวางแผนการผลิต และการบริหารการผลิตเขาเชื่อมโยงกัน จากที่กอนหนานั้นทํางานแยกกัน Closed Loop MRP นี้ประสบความสําเร็จอยางมากในอุตสาหกรรมการผลิตในปจจุบัน MRP ที่ใชใน ทุกธูรกิจการผลิตก็คือ Closed Loop MRP นี้เอง การพัฒนาไปสู MRP II จากความสําเร็จของ Closed Loop MRP ก็เกิดการพัฒนาตอยอดขึ้นเปน MRP II ในยุคป ค.ศ. 1980 (โดย MRP ใหมนี้ยอมาจาก Manufacturing Resource Planning) ซึ่งไดรวมการวางแผนและบริหารทรัพยากร การผลิตอื่นๆ นอกจากการวางแผนและควบคุมกําลังการผลิต และวัตถุดิบการผลิต เขาไปในระบบดวย MRP II ไดวิวัฒนาการถึงขั้นที่รวมหนาที่ตางๆ ซึ่งประกอบดวย การวางแผนงบการจัดซื้อวัตถุดิบ การวางแผนตนทุนสินคาคงคลังของระบบบริหารสินคาคงคลัง การวางแผนกําลังคนที่สัมพันธกับกําลังการ ผลิต ซึ่งเปนเรื่องที่เกี่ยวของกับตนทุนการผลิต เขาอยูในระบบ MRP II ดวยความสามารถนี้ทําให MRP II เปนระบบที่สามารถสงขอมูลทุกชนิด ที่ระบบบัญชีตองการใหแก ระบบบัญชีได นั่นคือ MRP II เปนระบบที่รวมเอา Closed loop MRP , ระบบบัญชี และระบบซิมูเลชั่น เขา ดวยกัน เปนการขยายขอบเขตของสิ่งที่สามารถวางแผนและบริหารใหกวางขวางออกไปยิ่งขึ้นกวาเดิม โดยการใชระบบ MRP II ธุรกิจการผลิตสามารถที่จะวางแผนและบริหารระบบงานตางๆ คือ การ ขาย บัญชี บุคคล การผลิต และสินคาคงคลัง เขาดวยกัน ไดอยางบูรณาการ ดวยความสามารถนี้ทําให MRP II เริ่มถูกเรียกวา BRP (=Business Resource Planning) และเริ่มเปนแนวคิดหลักของระบบ CIM (=Computer Integrated Manufacturing) 2
  • 3.
    จาก MRP IIไปเปน ERP MRP II เปนแนวคิดที่ใชในอุตสาหกรรมการผลิต ERP ไดขยายแนวคิดของ MRP II ใหสามารถ ใชไดทั้งองคกรของธุรกิจที่หลากหลาย โดยการรวมระบบงานหลักทุกอยางในองคกรเขามาเปนระบบ เดียวกัน นั่นคือ ERP เกิดขึ้นจากความตองการที่จะสามารถตัดสินใจในดานธุรกิจอยางมีประสิทธิภาพ และ แบบเรียลไทม โดยอาศัยขอมูลทุกชนิดจากทุกระบบงานในองคกรที่ระบบนํามาบันทึกเก็บไวในฐานขอมูล รวมเดียวกัน การพัฒนาตอจาก ERP แนวคิด ERP เกิดจากการขยาย MRP II ซึ่งเปนระบบที่ optimize ในสวนการผลิต ใหเปนระบบที่ optimize ทั้งบริษัท ในปจจุบันมีการพัฒนา E-Business อยางรวดเร็ว และทําใหขอบเขตของการ optimize ตองมองใหกวางมากขึ้นไปกวาเดิมเปน global optimize นั่นหมายความวา ERP ก็จะมีวิวัฒนาการตอไปอีก ERP คืออะไร • หวงโซของกิจกรรมขององคกร องคกรธุรกิจประกอบกิจกรรมธุรกิจในการสงมอบสินคาหรือบริการใหแกลูกคา กิจกรรมดังกลาว เปนกิจกรรม “สรางมูลคา” ของทรัพยากรธุรกิจใหเกิดเปนสินคาหรือบริการและสงมอบ “มูลคา ” นั้นใหแก ลูกคา โดยกระบวนการสรางมูลคาจะแบงออกเปนสวนๆ โดยแตละสวนจะรับผิดชอบงานในสวนของตน และมูลคาสุดทายจะเกิดจากการประสานงานระหวางแตละสวนหรือแผนกยอยๆ ดังนั้นกิจกรรมที่สราง มูลคานั้น ประกอบดวยการเชื่อมโยงของกิจกรรมของแผนกตางๆ ในองคกร การเชื่อมโยงของบริษัทเพื่อให เกิดมูลคานี้ เรียกวา “หวงโซของมูลคา (value chain)” หวงโซของกิจกรรมที่สรางมูลคาใหกับลูกคา จากรูปแบงกิจกรรมออกเปนสวนสําคัญ 3 สวนคือ การจัดซื้อ การผลิต การขาย 3
  • 4.
    • ปญหาที่เกิดขึ้นในการบริหารธุรกิจ ธุรกิจที่มีขนาดใหญ การเชื่อมโยงของกิจกรรมการเพิ่มมูลคาของแตละแผนก มักจะมีปญหาเรื่องการสูญ เปลาและการขาดประสิทธิภาพ อีกทั้งการใชเวลาระหวางกิจกรรมที่ยาวเกินไป ทําใหผลผลิตต่ําลง เกิดความ ยากลําบากในการรับรูสถานภาพการทํางานของแผนกตางๆ ได ทําใหการตัดสินใจในการลงทุนและบริหาร ทรัพยากรตางๆ ทําไดยากขึ้น การบริหารเพื่อใหเกิดประโยชนสูงสุดแกองคกรไมสามารถทําได ปญหาเชิงบริหารที่เกิดขึ้น ปญหาเชิงบริหาร ที่เกิดขึ้นไดแก 1. การขยายขอบเขตการเชื่อมโยงของกิจกรรม เมื่อบริษัทเติบโตใหญขึ้น กิจกรรมการสรางมูลคาใหกับลูกคาจะเพิ่มขึ้น การเชื่อมโยงของกิจกรรม จะยาวขึ้น 2. โครงสรางการเชื่อมโยงของกิจกรรมซับซอนขึ้น เมื่อบริษัทโตขึ้น การแบงงานของกิจกรรมสรางมูลคาใหกับแผนกตางๆ และการเชื่อมโยงของ กิจกรรมจะซับซอนขึ้น 3. เกิดการสูญเปลาในกิจกรรมและความรวดเร็วในการทํางานลดลง เมื่อการเชื่อมโยงของกิจกรรมตางๆ ขยายใหญและซับซอนขึ้น จะเกิดกําแพงระหวางแผนก เกิดการ สูญเปลาของกิจกรรม ความสัมพันธในแนวนอนระหวางกิจกรรมจะชาลง ทําใหประสิทธิภาพใน การเชื่อมโยงกิจกรรมทั้งหมดต่ําลง 4
  • 5.
    4. การรับรูสภาพการเชื่อมโยงของกิจกรรมทําไดยาก เมื่อการเชื่อมโยงของกิจกรรมตางๆ ขยายขอบเขตใหญขึ้น ความซับซอนในการเชื่อมโยงกิจกรรม มากขึ้น การรับรูสภาพหรือผลของกิจกรรมในแผนกตางๆ ทําไดยากขึ้น ไมสามารถสง ขอมูลให ผูบริหารรับรูไดทันที 5. การลงทุนและบริหารทรัพยากรเพื่อใหเกิดประโยชนสูงสุดทําไดยาก ทําใหผูบริหารไมสามารถตัดสินใจอยางรวดเร็ว และทันเวลาในการลงทุน และบริหารทรัพยากร ขององคกรเพื่อใหลูกคาเกิดความพอใจสูงสุดในสินคาและบริการ เมื่อเกิดปญหาตางๆ การนํา ERP มาใชในการบริหารธุรกิจจึงเปนหนทางหนึ่งที่จะชวยแกปญหา เหลานั้นได บทบาทของ ERP คืออะไร บทบาทของ ERP ระบบ ERP หมายถึงอะไร ERP ยอมาจาก Enterprise Resource Planning หมายถึง การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจ ขององคกรโดยรวม เพื่อใหเกิดการใชประโยชนอยางสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององคกร ERP จึงเปนเครื่องมือที่นํามาใชในการบริหารธุรกิจเพื่อแกปญหาที่เกิดขึ้นภายในองคกร อีกทั้ง ยังชวยใหสามารถวางแผนการลงทุนและบริหารทรัพยากรขององคกรโดยรวมไดอยางมีประสิทธิภาพ 5
  • 6.
    ERP จะชวยทําใหการเชื่อมโยงทางแนวนอนระหวางการจัดซื้อจัดจาง การผลิตและการขายทําไดอยาง ราบรื่น ผานขามกําแพงระหวางแผนก และทําใหสามารถบริหารองครวมเพื่อใหเกิดผลประโยชนสูงสุด ระบบ ERP เปนระบบสารสนเทศขององคกรที่นําแนวคิดและวิธีการบริหารของ ERP มาทําให เกิดเปนระบบเชิงปฏิบัติในองคกร ระบบ ERP สามารถบูรณาการ (integrate)รวมงานหลัก (core business process) ตางๆ ในบริษัททั้งหมด ไดแก การจัดจาง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล เขา ดวยกันเปนระบบที่สัมพันธกันและสามารถเชื่อมโยงกันอยาง real time ลักษณะสําคัญของระบบ ERP คือ 1. การบูรณาการระบบงานตางๆ ของระบบ ERP จุดเดนของ ERP คือ การบูรณาการระบบงานตางๆ เขาดวยกัน ตั้งแตการจัดซื้อ จัดจาง การผลิต การ ขาย บัญชีการเงิน และการบริหารบุคคล ซึ่งแตละสวนงานจะมีความเชื่อมโยงในดาน การไหลของวัตถุดิบ สินคา (material flow) และการไหลของขอมูล (information flow) ERP ทําหนาที่เปนระบบการจัดการ ขอมูล ซึ่งจะทําใหการบริหารจัดการงานในกิจกรรมตางๆ ที่เชื่อมโยงกันใหผลลัพธออกมาดีที่สุด พรอมกับ สามารถรับรูสถานการณและปญหาของงานตางๆ ไดทันที ทําใหสามารถตัดสินใจแกปญหาองคกรไดอยาง รวดเร็ว ERP รวมงานทุกอยางเขาเปนระบบเดียวกัน 6
  • 7.
    2. รวมระบบงานแบบ realtime ของระบบ ERP การรวมระบบงานตางๆ ของระบบ ERP จะเกิดขึ้นในเวลาจริง (real time) อยางทันที เมื่อมี การใชระบบ ERP ชวยใหสามารถทําการปดบัญชีไดทุกวัน เปนรายวัน คํานวณ ตนทุนและกําไรขาดทุน ของบริษัทเปนรายวัน การรวมระบบงานของ ERP แบบ Real Time 3. ระบบ ERP มีฐานขอมูล(database) แบบสมุดลงบัญชี การที่ระบบ ERP สามารถรวมระบบงานตาง ๆ เขาเปนระบบงานเดียว แบบ Real time ไดนั้น ก็ เนื่องมาจากระบบ ERP มี database แบบสมุดลงบัญชี ซึ่งมีจุดเดน คือ คุณสมบัติของการเปน 1 Fact 1 Place ซึ่งตางจากระบบแบบเดิมที่มีลักษณะ 1 Fact Several Places ทําใหระบบซ้ําซอน ขาดประสิทธิภาพ เกิดความผิดพลาดและขัดแยงของขอมูลไดงาย ERP มี database แบบสมุดลงบัญชี 7
  • 8.
    ERP package คืออะไร ERP package เปน application software package ซึ่งผลิตและจําหนายโดยบริษัทผูจําหนาย ERP package (Vendor หรือ Software Vendor) เพื่อใชเปนเครื่องมือในการสรางและบริหารงานระบบ ERP โดยจะใช ERP package ในการสรางระบบงานการจัดซื้อจัดจาง การผลิต การขาย การบัญชี และการ บริหารบุคคล ซึ่งเปนระบบงานหลักขององคกรขึ้นเปนระบบสารสนเทศรวมขององคกร โดยรวม ระบบงานทุกอยางไวในฐานขอมูลเดียวกัน จุดเดนของ ERP package 1. เปน Application Software ที่รวมระบบงานหลักอันเปนพื้นฐานของการสรางระบบ ERP ของ องคกร ERP package จะตางจาก software package ที่ใชในงานแตละสวนในองคกร เชน production control software, accounting software ฯลฯ แตละ software ดังกลาวจะเปน application software เฉพาะ สําหรับแตละระบบงานและใชงานแยกกัน ขณะที่ ERP package นั้นจะรวมระบบงานหลักตางๆ ของ องคกรเขาเปนระบบอยูใน package เดียวกัน ซึ่งเปนพื้นฐานสําคัญของการสรางระบบ ERP ขององคกร 2. สามารถเสนอ business scenario และ business process ซึ่งถูกสรางเปน pattern ไวได ERP package ไดรวบรวมเอาความตองการสําคัญขององคกรเขาไว เปนระบบในรูปแบบของ business process มากมาย ทําใหผูใชสามารถนําเอารูปแบบตางๆ ของ business process ที่เตรียมไวมาผสมผสานให เกิดเปน business scenario ที่เหมาะสมกับลักษณะทางธุรกิจขององคกรของผูใชได 3. สามารถจัดทําและเสนอรูปแบบ business process ที่เปนมาตรฐานสําหรับองคกรได การจัดทํา business process ในรูปแบบตางๆ นั้นสามารถจัดใหเปนรูปแบบมาตรฐานของ business process ไดดวย ทําใหบางกรณีเราเรียก ERP วา standard application software package สาเหตุที่ตองนํา ERP package มาใชในการสรางระบบ คือ 1. ใชเวลานานมากในการพัฒนา software การที่จะพัฒนา ERP software ขึ้นมาเองนั้น มักตองใชเวลานานมากในการพัฒนา และจะตอง พัฒนาทุกระบบงานหลักขององคกรไปพรอมๆ กันทั้งหมด จึงจะสามารถรวมระบบงานได ตามแนวคิดของ ERP ซึ่งจะกินเวลา 5-10 ป แตในแงของการบริหารองคกร ถาตองการใช ระบบ ERP ฝายบริหารไม สามารถจะรอคอยไดเพราะสภาพแวดลอมในการบริหารมีการเปลี่ยนแปลงตลอด ระบบที่พัฒนาขึ้นอาจใช งานไมได ดังนั้นผูบริหารจึงไมเลือกวิธีการพัฒนา ERP software เองในองคกร 2. คาใชจายในการพัฒนาสูงมาก การพัฒนา business software ที่รวมระบบงานตางๆเขามาอยูใน package เดียวกัน จะมีขอบเขต ของงานกวางใหญมากครอบคลุมทุกประเภทงาน ตองใชเวลานานมากในการพัฒนาและคาใชจายก็สูงมาก 8
  • 9.
    ตามไปดวย หรือถาใหบริษัทที่รับพัฒนา softwareประเมินราคาคาพัฒนา ERP software ใหองคกร ก็จะได ในราคาที่สูงมาก ไมสามารถยอมรับไดอีกเชนกัน 3. คาดูแลระบบและบํารุงรักษาสูง เมื่อพัฒนา business software ขึ้นมาใชเอง ก็ตองดูแลและบํารุงรักษา และถามีการเขียนโปรแกรมเพิ่ม หรือแกไขโปรแกรม การบํารุงรักษาจะตองทําอยูอยางยาวนานตลอดอายุการใชงาน เมื่อรวมคาบํารุงรักษา ในระยะยาวตองใชเงินสูงมาก อีกทั้งกรณีที่มีการปรับเปลี่ยน Software ไปตาม platform หรือ network ระบบตางๆ ที่เปลี่ยนไปหรือเกิดขึ้นใหม ก็เปนงานใหญ ถาเลือกที่จะดูแลระบบเองก็ตองรับภาระคาใชจายใน การบํารุงรักษานี้ พรอมกับรักษา บุคลากรดาน IT นี้ไวตลอดดวย โครงสรางของ ERP package โครงสรางของ ERP package 1. Business Application Software Module ประกอบดวย Module ที่ทําหนาที่ในงานหลักขององคกร คือ การบริหารการขาย การบริหารการ ผลิต การบริหารการจัดซื้อ บัญชี การเงิน บัญชีบริหาร ฯลฯ แตละ Module สามารถทํางานอยางโดดๆ ได แตก็มีการเชื่อมโยงขอมูลระหวาง Module กัน เมื่อกําหนด parameter ใหกับ module จะสามารถทํา การเลือกรูปแบบ business process หรือ business rule ใหตอบสนองเปาหมายขององคกรตาม business scenario โดยมี business process ที่ปรับใหเขากับแตละองคกรได ERP package ที่ตางกันจะมีเนื้อหา และน้ําหนักการเนนความสามารถของแตละ Module ไม เหมือนกัน และเหมาะกับการนําไปใชงานในธุรกิจที่ตางกัน ในการเลือกจึงตองพิจารณาจุดนี้ดวย 9
  • 10.
    2. ฐานขอมูลรวม (Integrateddatabase) Business application module จะ share ฐานขอมูลชนิด Relational database (RDBMS) หรืออาจจะ เปน database เฉพาะของแตละ ERP package ก็ได Software Module จะประมวลผลทุก transaction แบบเวลาจริง และบันทึกผลลงในฐานขอมูลรวม โดยฐานขอมูลรวมนี้สามารถถูก access จากทุก Software Module ไดโดยตรงโดยไมจําเปนตองทํา batch processing หรือ File transfer ระหวาง Software Module เหมือนในอดีต และทําใหขอมูลนั้นมีอยู “ที่เดียว” ได 3. System Administration Utility Utility กําหนดการใชงานตางๆ ไดแก การลงทะเบียนผูใชงาน , การกําหนดสิทธิการใช , การรักษา ความปลอดภัยขอมูล, การบริหารระบบ LAN และ network ของ terminal, การบริหารจัดการ database เปนตน 4. Development and Customize Utility ERP สามารถออกแบบระบบการทํางานใน business process ขององคกรไดอยางหลากหลาย ตาม business scenario แตบางครั้งอาจจะไมสามารถสรางรูปแบบอยางที่ตองการได หรือมีความตองการที่จะ Customize บางงานใหเขากับการทํางานของบริษัท ERP package จึงไดเตรียม Utility ที่จะสนับสนุน การพัฒนาโปรแกรมสวนนี้ไวดวย โดยจะมีระบบพัฒนาโปรแกรมภาษา 4 GL (Fourth Generation Language) ใหมาดวย Function ของ ERP package ERP package โดยทั่วไปจะจัดเตรียม Software module สําหรับงานหลักของธุรกิจตาง ๆ ไวดังนี้ 1. ระบบบัญชี 1.1 บัญชีการเงิน – General, Account Receivable, Account Payable, Credit/Debit, Fixed Asset, Financial, Consolidated Accounts, Payroll, Currency Control(multi-currency) 1.2 บัญชีบริหาร – Budget Control, Cost Control, Profit Control, Profitability Analysis, ABC Cost Control, Management Analysis, Business Plan 2. ระบบการผลิต 2.1 ควบคุมการผลิต – Bill of Material, Production Control, MRP, Scheduling, Production Cost Control, Production Operation Control, Quality Control, Equipment Control, Multi-location Production Supporting System 10
  • 11.
    2.2 ควบคุมสินคาคงคลัง –Receipt/Shipment Control, Parts Supply Control, Raw Material, Stocktaking 2.3 การออกแบบ – Technical Information Control, Parts Structure Control, Drawing Control, Design Revision Support System 2.4 การจัดซื้อ – Outsourcing/Purchasing, Procurement, Acceptance, การคืนสินคา, ใบเสนอราคา, ใบสัญญา 2.5 ควบคุมโครงการ – Budget, Planning, Project Control 3. ระบบบริหารการขาย – Demand/Sales Forecasting , Purchase Order, Sales Planning/Analysis, Customer Management, Inquiry Management, Quotation Management, Shipment Control, Marketing, Sale Agreement, Sale Support, Invoice/Sales Control 4. Logistics – Logistic Requirement Planning , Shipment/Transport Control, Export/Import Control, Warehouse management, Logistics Support 5. ระบบการบํารุงรักษา – Equipment Management, Maintenance Control, Maintenance Planning 6. ระบบบริหารบุคคล – Personnel Management, Labor Management, Work Record Evaluation, Employment, Training & HRD, Payroll, Welfare Management ลักษณะเดนของ ERP package 1. มีคุณสมบัติ online transaction system เพื่อใหสามารถใชงานแบบ real time ได 2. รวมขอมูลและ information ตางๆ เขามาที่จุดเดียว และใชงานรวมกันโดยใช integrated database 3. มี application software module ที่มีความสามารถสูงสําหรับงานหลักๆ ของธุรกิจได อยางหลากหลาย 4. มีความสามารถในการใชงานในหลายประเทศ ขามประเทศ จึงสนับสนุนหลายภาษา หลายสกุลตรา 11
  • 12.
    5. มีความยืดหยุน และสามารถปรับเปลี่ยนขยายงานไดงายเมื่อระบบงานหรือโครงสรางองค กรมีการเปลี่ยนแปลง 6. มีขั้นตอนและวิธีการในการติดตั้งสรางระบบ ERP ในองคกรที่พรอมและชัดเจน 7. เตรียมสภาพแวดลอม (ระบบสนับสนุน) สําหรับการพัฒนาฟงกชันที่ยังขาดอยูเพิ่มเติมได 8. สามารถใชกับเทคโนโลยีสารสนเทศใหมๆ 9. ใชเทคโนโลยีสารสนเทศที่เปนมาตรฐานระดับโลก มีความเปนระบบเปด (open system) 10. สามารถ interface หรือเชื่อมโยงขอมูลกับระบบงานที่มีอยูแลวในบริษัทได 11. มีระบบการอบรมบุคลากรในขั้นตอนการติดตั้งระบบ 12. มีระบบสนับสนุนการดูแลและบํารุงรักษาระบบ ชนิดของ ERP package 1. ERP ชนิดที่ใชกับทุกธุรกิจหรือเฉพาะบางธุรกิจ ERP package โดยทั่วไปสวนมากถูกออกแบบใหสามารถใชไดกับงานแทบทุกประเภทธุรกิจ แต งานหลักของธุรกิจซึ่งไดแก การผลิต การขาย Logistics ฯลฯ มักจะมีความแตกตางกันตามประเภทของธุรกิจ ดังนั้นจึงมี ERP package ประเภทที่เจาะจงเฉพาะบางธุรกิจอยูในตลาดดวย เชน ERP package สําหรับ อุตสาหกรรมเคมี อุตสาหกรรมกระดาษ อุตสาหกรรมยา เปนตน 2. ERP สําหรับธุรกิจขนาดใหญหรือสําหรับ SMEs แตเดิมนั้น ERP package ไดรับการพัฒนาขึ้นเพื่อใชในธุรกิจขนาดใหญอยางแพรหลาย ตอมา ตลาดเริ่มอิ่มตัว ผูผลิตจึงไดเริ่มหันเปามาสูบริษัทขนาดกลางและขนาดยอมมากขึ้นเรื่อยๆ ไมวาจะเปนธุรกิจ ขนาดใหญ ขนาดกลาง หรือขนาดยอม ระบบและเนื้อหาของระบบงานหลักตางๆจะไมแตกตางกันมาก เพียงแตในธุรกิจขนาดใหญจะมีปริมาณของเนื้องานมากขึ้น ปจจุบันมี ERP package ที่ออกแบบโดยเนน สําหรับการใชงานในธุรกิจขนาดกลางและขนาดยอมโดยเฉพาะ ออกมาจําหนายมากขึ้น เชน - Oracle Application/Oracle - People Soft - SAP - CONTROL - IFS Application - MFG/PRO - J.D. Edwards 12
  • 13.
    ทําไมปจจุบันจึงมีความจําเปนตองนําระบบ ERP มาใช • สภาพปจจุบันของขอมูลระบบสารสนเทศ 1. การขาดการประสานรวมกันของระบบงาน ระบบขอมูลสารสนเทศที่มีมาแตเดิมนั้น ไดถูกสรางขึ้นมาเพื่อใหสามารถแกปญหาในแตละ หนวยงานแยกกันไป โดยมุงเนนใหมีการประหยัดพลังงาน การใชเครื่องจักรแทนคน และการทําใหเปน อัตโนมัติใหมากที่สุด ผลที่ตามมาก็คือ ระบบขอมูลสารสนเทศที่สรางขึ้นมาจะแตกตางกันไปตามแผนก ตางๆ และเปนเอกเทศตอกัน ทําใหเกิดความลาชาของการไหลหรือการเชื่อมตอของขอมูลระหวางระบบงาน ที่ตางกัน ซึ่งจะเปนอุปสรรคทําใหไมสามารถสรางระบบงานที่รวดเร็วได 2. การขาดความเปนอันหนึ่งอันเดียวกันของขอมูล เนื่องจากมีการกระจัดกระจายของขอมูลอยูตามแผนกตางๆ และมีระบบขอมูลสารสนเทศแยกตาม แผนกตางๆ กัน ทําใหเกิดความซ้ําซอนของขอมูล และการที่จะใหแผนกตางๆ ใชขอมูลรวมกันนั้นเปนไปได ยาก ทําใหเปนอุปสรรคกีดขวางการทํางานประสานรวมกันระหวางแผนก และทําใหการที่แตละแผนกจะ ใชความสามารถของตนเองชวยกันแกปญหาและบริหารงานอยาง สรางสรรคนั้นไมสามารถเกิดขึ้นได 3. การขาดความรวดเร็วในการตอบสนอง ระบบขอมูลที่ผานมานั้น ขอมูลที่เกิดขึ้นในแตละแผนกนั้นจะถูกประมวลผลแบบ Batch processing เปนชวงๆ เชน เดือนละครั้ง ฯลฯ ทําใหขอมูลของแตละแผนกนั้น กวาจะถูกนําไปใชในองคกร โดยรวมเกิดความลาชา ดังนั้นการบริหารที่สามารถวิเคราะหขอมูลสดได ณ เวลานั้น (real time) เพื่อการ ตัดสินใจไดทันทวงที (timely decision) เปนไปไมไดและเกิดขึ้นยากได 4. ขาดความสามารถดาน globalization ระบบขอมูลสารสนเทศที่ผานมานั้น ถูกสรางขึ้นมาใชเฉพาะงาน ไมสามารถรองรับการทําธุรกิจ แบบขามชาติ และไมสามารถทําใหกระบวนการทางธุรกิจ (business process) เปนแบบ global ได ดังนั้น การใชขอมูลขามประเทศเพื่อรวมงานกันจึงเกิดขึ้นยาก ผลก็คือ ทําใหการตัดสินใจที่ทันเหตุการณ บน พื้นฐานของสภาพความจริงปจจุบันของการดําเนินการแบบ global ไมสามารถทําได 5. ความไมยืดหยุนของระบบขอมูลสารสนเทศ ระบบขอมูลสารสนเทศเดิมสวนใหญจะพัฒนากันขึ้นมาเอง ระบบจึงประกอบดวยโปรแกรมที่มี ขนาดใหญ ขาดความยืดหยุนในการแกไขเพิ่มเติมและดูแลระบบ จึงเปนการยากตอการปรับปรุงเพื่อให สามารถรับมือกับการบริหารเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอยางรวดเร็วได 13
  • 14.
    • การวางฐานรากของแนวคิด ERPและการนํา ERPมาใช ทําไดโดย 1. การรับรูสภาพแวดลอมของการบริหารที่มีการแขงขันสูง สภาพแวดลอมการบริหารธุรกิจในปจจุบันมีการเปลี่ยนแปลงอยางมาก รุนแรงและตอเนื่อง การที่ ตองเผชิญกับการแขงขันอยางรุนแรงจากตางประเทศทั่วโลก และเพื่อการอยูรอดขององคกรตอไปในอนาคต ความสามารถที่จะปรับตัวและรับมือกับสภาพแวดลอมที่เปลี่ยนไปนี้ จึงเปนสิ่งสําคัญมาก ความเร็วในการ ปรับตัวเพื่อรับมือกับการเปลี่ยนแปลง จะมีผลตอผลประกอบการขององคกร 2. การรับรูถึงปญหาและการแกไขปญหาดานการบริหาร เมื่อถึงยุคบริหารที่ตองแขงขันสูง ปญหาตางๆ ที่เกิดขึ้นตองเรงแกไขโดยดวน ไมสามารถรอได แมแตนาทีเดียว หมดยุคการทํางานที่ลาชา ไมเห็นภาพรวม ไมสามารถตัดสินไดรวดเร็วและ ทันเวลา ดังนั้น การวางฐานรากของ ERP และการนํา ERP เขามาใชเปนสิ่ง ที่จําเปน 3. การสรางระบบสารสนเทศองคกรใหม โดยสรางระบบ ERP เพื่อใหการนํา ERP มาใชเปนไปอยางถูกตองตามแนวคิด ERP สิ่งที่ขาดไมไดก็คือ การสรางระบบ สารสนเทศองคกรใหมโดยสรางระบบ ERP โดยใชชุดโปรแกรม ERP package เนื่องจากระบบขอมูลที่มีอยู แลวนั้น ไมสามารถที่จะแกปญหาการบริหารงานตามแนวคิดของ ERP ได 4. การลงมือนํา ERP มาใช องคกรหลายองคกรทั้งขนาดใหญ ขนาดกลาง และขนาดเล็ก มีความมุงมั่นที่จะแกปญหาการ บริหาร โดยนํา ERP มาใช • ความสามารถในการแขงขันขององคกร การนํา ERP มาใชเปนสิ่งที่คาดหวังวาจะเปนแรงผลักดันใหเกิดการปฏิรูปองคกร ในการปฏิรูป องคกรจําเปนตองเขาใจวา ขีดความสามารถในการแขงขันขององคกรเกิดขึ้นไดอยางไร ซึ่งความสามารถใน การแขงขันหรือความเขมแข็งขององคกรนั้นมี 3 สวนดวยกัน ความสามารถในการแขงขันขององคกร 14
  • 15.
    1. ความเขมแข็งของสินคาหรือบริการ การแขงขันสวนนี้มองเห็นไดงายที่สุด องคกรที่เขมแข็งสามารถรักษาความเขมแข็งไวไดนาน เนื่องจากมีสินคาและบริการที่แตกตางจากคนอื่น และชวงชีวิตของสินคาและบริการในอดีตนั้นคอนขาง ยาวนาน แตวาในปจจุบันการสรางความแตกตางของสินคาและบริการนั้นเปนเรื่องที่ทําไดยาก ชวงชีวิตของ สินคาและบริการก็สั้นลง จึงทําใหความสามารถขององคกรนั้นตัดสินกันที่ ความสามารถในการพัฒนาสินคา และบริการใหมๆ ไดอยางรวดเร็วและตอเนื่อง 2. ความเขมแข็งดานกระบวนการทางธุรกิจ (business process) เปนการแขงขันในเรื่องของความมีประสิทธิภาพในการสรางมูลคาเพิ่มในกระบวนการทางธุรกิจ ตาม business scenarioในการผลิตสินคาและบริการ เชน กระบวนการพัฒนาสินคา , กระบวนการในการสง มอบสินคาหรือบริการใหกับลูกคา กระบวนการเหลานี้ตองรวดเร็วเพื่อสรางความแตกตางจากคูแขงไดมาก และเปนพลังการแขงขันที่สําคัญ ดังนั้นองคกรจําเปนตองมีความสามารถที่จะเปลี่ยนแปลงปรับปรุง กระบวนการทางธุรกิจใหกาวหนาและทันสมัยอยูเสมอ 3. ความเขมแข็งดานการพัฒนาสินคาและบริการแบบใหมๆ รวมทั้งความสามารถในการสราง กระบวนการทางธุรกิจแบบใหมๆ ที่มีประสิทธิภาพ ความเขมแข็งเกิดจากความสามารถในการพัฒนาสินคาและบริการแบบใหมๆ และความสามารถใน การสรางกระบวนการทางธุรกิจ (business process) แบบใหม บนพื้นฐานของรูปแบบธุรกิจ (business scenario) อยางตอเนื่อง • การนํา ERP มาใช และการเชื่อมโยงไปสูกิจกรรมการปฏิรูปองคกร การนํา ERP มาใชปฏิรูปองคกร 15
  • 16.
    1. ริเริ่มกิจกรรมปฏิรูปองคกรโดยการนํา ERPมาใช การนํา ERP มาใชนั้น จะตองผลักดันกิจกรรมการปฏิรูปองคกรทุกระดับชั้นตั้งแตชั้นรากฐาน องคกร ชั้นกระบวนการทางธุรกิจ และชั้นระบบสารสนเทศองคกร พลังขับเคลื่อนของกิจกรรมการปฏิรูปองคกรจากการนํา ERP มาใช การนํา ERP มาใชนั้น ไมไดหมายถึงเพียงแคการสรางระบบขอมูลสารสนเทศองคกรใหมทั้งระบบ โดยใชระบบ ERP เทานั้น กอนอื่นตองเริ่มจากกิจกรรมเพื่อเปลี่ยนแปลงจิตสํานึกใหเห็นความสําคัญของการ ปฏิรูปองคกร ซึ่งเปนการปฏิรูปในชั้นรากฐานขององคกร เพื่อทําใหเกิดความเขาใจในแนวคิดของ ERP ทั่วทั้ง องคกร ตอจากนั้นตองทบทวนหวงโซกิจกรรม (หวงโซของมูลคา ) เดิมและสรางระบบใหมขึ้น ใหสามารถ สรางมูลคาเพิ่มเพื่อสนองตอบความตองการของลูกคาไดดียิ่งขึ้น และนี่ก็คือการปฏิรูปกระบวนการทางธุรกิจ จากนั้นจะใชกระบวนการทางธุรกิจเปนฐาน เพื่อสรางระบบ ERP ขึ้นมาใหมเปนระบบสารสนเทศขององคกร ซึ่งถือวาเกิดการปฏิรูปในชั้นระบบสารสนเทศขององคกรจากการนํา ERP มาใช 2. การฝงลึกของกิจกรรมปฏิรูปองคกรที่เกิดจากการนํา ERP มาใช การฝงลึกของกิจกรรมปฏิรูปองคกรที่เกิดจากการปฏิรูปรากฐานองคกร 16
  • 17.
    เมื่อมีการปฏิรูปชั้นรากฐานขององคกรฝงลึกขึ้น จะทําใหเกิดแรงผลักดันเพื่อการปฏิรูปองคกรอยาง ตอเนื่องและสามารถสงผลใหเกิดความสามารถ ที่จะผลิตสินคาและบริการใหมๆที่สรางสรรคไดอยางรวดเร็ว ตรงตามความตองการของตลาด การสรางผลิตภัณฑหรือบริการใหมๆ นี้ จะสงผลเรียกรองใหเกิดการปฏิรูป ใหมๆ ในชั้นระบบสารสนเทศองคกรดวย เชน เกิดความคิดวาแนวคิด ERP นั้นนาจะขยายขอบเขตใหใหญขึ้น ซึ่งจะเปนผลทําใหเกิดการปฏิรูปอยางตอเนื่องของระบบ ERP • กิจกรรมปฏิรูปองคกรโดยการนํา ERP มาใช การนํา ERPมาใชสงผลใหเกิดการปฏิรูปดานตางๆ คือ 1. การปฏิรูปการทํางาน การนํา ERP มาใชนั้น จะทําใหเกิดการทบทวนกระบวนการทางธุรกิจของหวงโซของกิจกรรมที่มีอยู เดิมวา เปนไปตามแนวคิดของ ERP หรือไม ผลที่เกิดขึ้นก็คือ การนํา ERP มาใช จะทําใหเกิดการปฏิรูประบบ การทํางานที่มีอยูเดิมโดยปริยาย การปฏิรูปการทํางานสงผลกระทบตอการบริหารธุรกิจดาน - การเพิ่มประสิทธิภาพและความเหมาะสมใหกับกระบวนการทางธุรกิจ - การทําใหการบริการรวดเร็ว ไวตอเหตุการณ - การลดลงของคาใชจาย 2. การปฏิรูปการบริหารธุรกิจ การนํา ERP มาใชนั้น จะทําใหสามารถรวมศูนยงานทั้งหมดในหวงโซกิจกรรม (หวงโซของมูลคา ) ได และสามารถรูถึงกิจกรรมในหวงโซกิจกรรมไดแบบ real time เมื่อสามารถรับรูถึงสภาพการณโดยรวม ของการบริหารอยางแจมแจง ก็จะทําใหสามารถดูแลบริหารและลงทุนทรัพยากรทางการบริหารตางๆ ไดอยาง มีประสิทธิภาพ 3. การปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององคกร ในการปฏิรูปการทํางาน มีความจําเปนตองแกไขรูปแบบโครงสรางองคกรแบบดั้งเดิมที่แบงแยกใน แนวตั้งตาม function และมีชั้นมากมาย โดยจะตองปฏิรูปโครงสรางใหเปนแบบแนวราบ (flat) ซึ่งสามารถ ควบคุมหวงโซของกิจกรรมเพิ่มมูลคาตลอดตามแนวนอนไดอยางมีประสิทธิภาพ การเปลี่ยนแปลงโครงสราง องคกรแบบนี้จะสงผลใหเกิดการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถี ขององคกรในดาน - การเปนตัวเองและความกระตือรือรนของพนักงาน - การใชความสามารถของพนักงานใหเกิดผล (empowerment) - การใชความคิดสรางสรรคในฐานะขององคกรใหเกิดผล 17
  • 18.
    ความเปนผูนํา และบทบาทของผูบริหารตอการนํา ERPมาใช • ความเปนผูนํา(leadership) ของผูบริหารตอการนํา ERP มาใช ความสัมพันธที่บอกถึงสาเหตุที่ทําใหความเปนผูนําของผูบริหารเปนสิ่งที่ขาดไมไดคือ ความเปนผูนําของผูบริหารในการนํา ERP มาใช 1. การเปลี่ยนแปลงอยางรวดเร็วของสภาวะแวดลอมการบริหาร สภาวะแวดลอมการบริหารในปจจุบันนั้นเปลี่ยนแปลงรวดเร็วมาก เนื่องจากเปนยุคของการเปดสู โลกกวาง การเขายุคการแขงขันอยางรุนแรง และยุคที่การเปลี่ยนแปลงเปนเรื่องปกติ 2. การเสริมความแกรงดานการแขงขันโดยการปฏิรูปองคกร การเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดลอมการบริหารดังกลาว ทําใหการปฏิรูปองคกร เปนสิ่งที่หลีกเลี่ยง ไมได จึงทําใหมีความจําเปนตองปฏิรูปการทํางาน ปฏิรูปการบริหาร และปฏิรูปวัฒนธรรม และวิถีของ องคกรดวย 3. การสรางรากฐานของการปฏิรูปองคกรโดยใชระบบ ERP เพื่อที่จะสามารถปฏิรูปองคกรใหไดรวดเร็ว ทันตอสภาพแวดลอมการบริหารที่เปลี่ยนแปลง 18
  • 19.
    อยางรวดเร็ว จําเปนตองปฏิรูประบบเทคโนโลยีสารสนเทศขององคกร โดยการนําระบบERP มา ใชเปนรากฐานของระบบขอมูลสารสนเทศขององคกร 4. ความเปนผูนําของผูบริหาร การนํา ERP มาใช ไมไดหมายถึงเพียงแคการสรางระบบขอมูลสารสนเทศใหมเทานั้น แตเปนการนํา เครื่องจักรขับเคลื่อนการปฏิรูปองคกรเขามาใช และการที่จะปฏิรูปองคกรนั้น คนที่สามารถผลักดันได ก็มี เพียงแตผูบริหารเทานั้น ดังนั้นในการนํา ERP มาใช ความเปนผูนําของผูบริหาร จึงเปนสิ่งที่ขาดไมได • บทบาทของผูบริหารที่ตองปฏิบัติในการนํา ERP มาใช นอกจากความเปนผูนําของการบริหารแลว ในการนํา ERP มาใช ผูบริหารยังตองมีบทบาทที่ สําคัญดังตอไปนี้ 1. การเปนหัวหอกในการปฏิรูปจิตสํานึก กอนที่จะนํา ERP มาใช ผูบริหารจะตองไมมองขามสภาพปจจุบันขององคกร แตจะตองเปนหัวหอก ในการปฏิรูปจิตสํานึกตอความสําคัญของการปฏิรูปองคกร และจะตองรับบทบาทในการผลักดันเรื่องการ ปฏิรูปจิตสํานึกขององคกรโดยรวม ผูบริหารจะตองเปนผูอธิบายใหพนักงานเขาใจ โดยบางครั้งจะตองวน ไปรอบๆ องคกรดวยตัวเอง และพูดคุยกับพนักงานแตละคนๆ ใหรวมแรงกันปฏิบัติ 2. รวมในการออกแบบและการตัดสินใจในการนํา ERP มาใช การนํา ERP มาใชตางกับการทําโครงการเพียงเพื่อสรางระบบสารสนเทศใหมเปนอยางมาก เพราะ การสรางระบบ ERP คือการสรางระบบสารสนเทศใหมที่รวมศูนย และมีความสามารถทําใหเกิดการบริหาร ที่กอใหเกิดการปฏิรูปการทํางาน การปฏิรูปการบริหาร การปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององคกรอยาง ตอเนื่อง เพื่อใหองคกรโดยรวมไดรับประสิทธิภาพสูงสุด 3. การเปนผูนําอยางตอเนื่องในการนํา ERP มาใช ผูบริหารไมใชแคเปนผูเริ่มตนเทานั้น ผูบริหารจะตองไมปลอยใหเปนหนาที่ของผูใตบังคับ บัญชา ในการดําเนินการผลักดันการนํา ERP มาใช เพราะถาเปนเชนนั้นจะไมประสบผลสําเร็จ ผูบริหารจะตอง เปนผูนําอยางตอเนื่องในการนํา ERP มาใชในองคกร 19
  • 20.
    • ขั้นตอนการนํา ERPมาใช การนํา ERP มาใชนั้น มีความจําเปนที่จะตองแบงออกเปน 5 ขั้นตอนใหญ ขั้นตอนของการนํา ERP มาใช 1. ขั้นตอนการวางแนวความคิดการนํา ERP มาใช กระบวนการของขั้นตอนการวางแนวคิด 20
  • 21.
    1. จัดตั้งทีมแกนกลาง (coreteam) เปนการจัดตั้งทีมงานแกนกลาง เพื่อผลักดันการนํา ERP มาใชรวมทั้งจัดทําแผนการวางแนวคิด การทํา ERP มาใช และควรมีที่ปรึกษาที่มีประสบการณดาน ERP ซึ่งควรมาจากบริษัทที่ปรึกษาที่ เปนกลาง เพื่อจะไดใหคําปรึกษาที่นาเชื่อถือแกผูบริหารได 2. การทําความเขาใจและวินิจฉัยสถานภาพปจจุบันของรูปทางธุรกิจ (business scenario) และ กระบวนการทางธุรกิจ (business process) ทีมงานแกนกลางจะทํางานในการรับฟงขอมูลจากทั้งผูบริหาร และจากแตละหนวยงานภายในบริษัท ในประเด็นเกี่ยวกับสถานภาพปจจุบันของกระบวนการทางธุรกิจ และทําการวินิจฉัยวิเคราะห 3. การทําประเด็นปญหาปจจุบันของรูปแบบทางธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจใหชัดเจนเปน รูปธรรม จากนั้นจะตองทําการสรุปสถานภาพและประเด็นปญหาปจจุบันของรูปแบบธุรกิจ และกระบวนการ ทางธุรกิจใหชัดเจนเปนรูปธรรม 4. การกําหนดรูปแบบที่ควรจะเปน โดยการออกแบบระบบการทํางานขององคกรไปสูภาพลักษณที่ตองการในอนาคต โดยใหมีการเขา รวมของผูบริหารในขั้นตอนนี้ดวย และโดยการเปรียบเทียบภาพอนาคตกับสถานภาพปจจุบัน จะทําใหสามารถ มองเห็นแนววา ควรจะทําการปฏิรูปองคกรอยางไร แลวสรุปแนวทางหลักๆ ในการทํากิจกรรมเพื่อปฏิรูป องคกรโดยนํา ERP มาใช 5. การรณรงคปฏิรูปจิตสํานึก ตองมีการปฏิรูปจิตสํานึกใหคนทั้งองคกรเห็นพองรวมกันในสถานภาพปจจุบันไปสูสภาพที่ควรจะ เปน เปดโอกาสใหบุคลากรจากหนวยงานภายในองคกรเขารวม เพื่อแสวงหาภาพของ องคกรที่ควรจะเปน รวมกัน 6. แผนการวางแนวคิดสําหรับการปฏิรูปวิสาหกิจ เปนการวางแผนแนวความคิดเพื่อการปฏิรูปองคกร เพื่อกําจัดชองวางระหวางประเด็นปญหาของการ บริหารธุรกิจในปจจุบันกับภาพที่ตองการจะใหเปนในอนาคต 7. แผนการวางแนวคิดการนํา ERP มาใช ใหวางแผนแนวคิดการนํา ERP มาใช โดยยึดตามแนวคิดของการปฏิรูปองคกร โดนเนนวาการนํา ERP มาใชนั้นเปนการนําเครื่องจักรขับเคลื่อนการปฏิรูปองคกรเขามาใช 8. การตัดสินใจในการนํา ERP มาใชโดยผูบริหาร ซึ่งเปนขั้นตอนสุดทาย เพื่อขออนุมัติการตัดสินของผูบริหารเพื่อนํา ERP มาใชโดยยึดหลักแนวคิดที่ วางไว และหลังจากไดรับคําอนุมัติจากผูบริหารแลว ก็จะเริ่มตนการวางแผนการนํา ERP มาใชตอไป 21
  • 22.
    2. ขั้นตอนการวางแผนการนํา ERPมาใช งานสําหรับขั้นตอนการวางแผน 1. จัดตั้งคณะกรรมการกําหนดแนวทาง จัดตั้งคณะกรรมการกําหนดแนวทางโดยใหผูบริหารเปนประธาน คณะกรรมการชุดนี้ ไมเพียงแตมี บทบาทในการวางแผนโครงการนํา ERP มาใชเทานั้น แตยังมีบทบาทจนกระทั่งสิ้นสุดโครงการ เชน ติดตาม ความกาวหนาของโครงการ , ปญหาที่เกิดขึ้น รวมทั้งปญหาตางๆที่จําเปนตองอาศัยมุมมองจากการบริหาร จัดการในการแกไขอยางรวดเร็ว โดยจะเปนหนวยงานที่มีอํานาจตัดสินใจสูงสุดในการแกไขปญหาที่เกี่ยวกับ โครงการนํา ERP มาใช ดังนั้นสมาชิกของคณะกรรมการกําหนดแนวทางจึงตองประกอบดวย ผูที่มีหนาที่รับผิดชอบของ หนวยงานตางๆ ที่เกี่ยวของภายในองคกร โดยเฉพาะอยางยิ่งในการตัดสินใจเกี่ยวกับกระบวน การทางธุรกิจ จะตองมีผูรับผิดชอบที่เปนตัวแทนมาจากหนวยงานที่เกี่ยวของกับกระบวนการทางธุรกิจ (process owner) และ มีอํานาจตัดสินใจเขารวมดวย 2. จัดตั้งระบบและโครงสรางขององคกร คณะกรรมการกําหนดแนวทาง จะตองตั้งทีมปฏิบัติงานโครงการนํา ERP มาใช งานของ โครงการนํา ERP มาใชคือ การกําหนดลําดับขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจใหมโดยอางอิงจากรูปแบบธุรกิจที่ วางแผนไว และทําการสรางระบบ ERP โดยการกําหนด parameter ตางๆ เขาไปใน ERP Package ดังนั้น จึงจําเปนที่จะตองคัดเลือกบุคลากรตางๆ ที่มีความคุนเคยกับกระบวนการทางธุรกิจ ในปจจุบัน จากหนวยงาน ที่มีอํานาจในการตัดสิน กําหนดกระบวนการทางธุรกิจใหม (เจาของ กระบวนการ ) เพื่อรวม ประสานงานในการตัดสินกําหนดกระบวนการทางธุรกิจ โดยตองให บุคคลากรหลัก (key person) ของแตละ 22
  • 23.
    หนวยงานที่เกี่ยวของไดเขารวมในการตัดสินกําหนดกระบวนการทางธุรกิจ นอกจากนี้ โครงการนําERP มา ใช ตองดําเนินการสรางระบบสารสนเทศ ที่ใชเทคโนโลยีสารสนเทศลาสุดอยางเต็มที่ใหเกิดเปนโครงสราง พื้นฐานดานสารสนเทศขึ้นมา อีกทั้งจะตองเกี่ยวของกับการปรับโอนระบบเกาสูระบบใหม ดังนั้นจึงมีความ จําเปนที่จะตองมีสมาชิก จากฝายระบบสารสนเทศเขารวมในโครงการดวย 3. ทําวัตถุประสงคและเปาหมายของการนํา ERP มาใชใหมีความชัดเจน การเริ่มตนโครงการนํา ERP มาใชแรกสุด จะตองทําใหวัตถุประสงคของการนํา ERP มาใชใหมี ความชัดเจน เปนรูปธรรม พึงนึกเสมอวา การปฏิรูปที่คิดไวในการวางแผนนั้น คือ การปฏิรูปอะไร อยางไร และจําเปนจะตองสรางระบบ ERP อยางไร ซึ่งตองกําหนดใหชัดเจน อีกทั้งตองกําหนดเปาหมายของผลลัพธ ที่คาดหวังจากการปฏิรูปดวย 4. กําหนดขอบขายและวิธีการนํา ERP มาใช ซึ่งมี 2 รูปแบบคือ 1. ใชโครงสรางระบบ ERP ในการปรับเปลี่ยนทุกๆ สวนของธุรกิจในครั้งเดียวเลย (big bang approach) 2. เริ่มตนดวยบางสวนของธุรกิจกอน แลวคอยๆขยายขอบขายออกไปเปนขั้นเปนตอน (phasing approach) ซึ่งจะตองพิจารณาลําดับกอนหลังของสวนที่ธุรกิจที่เปนเปาหมายดวย ในกรณีที่มีฐานของธุรกิจมากหลายแหลง จะเลือกแบงออกเปนขั้นๆ ในการขยายฐานออกไป หรือจะนํา ERP มาใชสําหรับทุกฐานในครั้งเดียวกัน เปนสิ่งสําคัญที่จะตองตัดสินใจ 5. ตรวจสอบใหแนใจเกี่ยวกับการใช ERP package ในการสรางระบบ ERP นั้น การใช ERP package เปนสิ่งที่ขาดไมได จําเปนที่จะตองไดรับ ความเห็นพองกันวา จะใช ERP package ในการสรางระบบ ERP 6. คัดเลือก ERP package ที่จะใช การคัดเลือกบริษัทผูผลิต ERP package ที่จะใชในการสรางระบบ ERP การคัดเลือก ERP package นี้ จุดสําคัญคือตองมองภาพอนาคตที่คาดหวังขององคกร และพิจารณาวาสิ่งที่จะเลือกนั้นสอดคลองกับ วัตถุประสงคของการนํา ERP มาใชตามที่วางแนวคิดไวหรือไม ในกรณีที่เลือกผูจําหนาย ERP package จาก ตางประเทศ ใหดําเนินการสํารวจกรณีตัวอยางของบริษัทภายในประเทศ เกี่ยวกับผลในการนํา ERP มาใช ภายในประเทศ และพิจารณาระดับความสามารถ ความจริงจังที่จะเขามาทําตลาดในประเทศดวย ตลอดจน ความมั่นคงของการบริหารจัดการและสถานภาพการลงทุนในการพัฒนา สถานภาพความตอเนื่องของการ Upgrade Software นั้นรวมทั้งการปรับแตงสําหรับการใชภายในประเทศ (localization) และความรวดเร็วใน การทําการ localization version ใหมๆ สําหรับตลาดในประเทศนั้นเร็วมากนอยอยางไร 23
  • 24.
    7. คิดเลือกพันธมิตรที่ใหการสนับสนุน เมื่อตัดสินใจเลือก ERP package ไดแลว ขั้นตอไปเปนการตัดสินใจเลือกพันธมิตรที่จะใหการ สนับสนุนในการสรางระบบ ERP ระยะเวลาและคาใชจายในการนํา ETP มาใชจะเปนอยางไร ขึ้นอยูกับ ฝมือของพันธมิตรที่จะเขามาทํางานจริง 8. กําหนดกรอบของการปฏิรูปการทํางานและการปฏิรูปการบริหาร พิจารณารูปแบบธุรกิจ (scenario) ของการบริหารธุรกิจโดยรวม และพิจารณาตัดสินวาจะตองทํา อะไรบางในการปฏิรูปการทํางานและการบริหารงาน สวนรายละเอียดของรูปแบบทางธุรกิจ และ กระบวนการทางธุรกิจนั้น จะทํากันอีกครั้งในขั้นตอนของการพัฒนาระบบ โดยพิจารณาจาก Function การใช งานและสวนอื่น ๆ ที่มากับ ERP package ที่นํามาใชประกอบกันดวย 9. จัดตั้งเปาหมายเวลาและงบประมาณในการนํา ERP มาใช ควรจัดทําหมายกําหมดการคราวๆ สําหรับการนํา ERP มาใชและเปาหมาย (milestone) หลักๆ ใน แตละชวง รวมถึงการพิจารณาตัดสินใจถึงงบประมาณคาใชจายโดยคราวๆ 10. อนุมัติแผนการนํา ERP มาใช ในขั้นทายสุด จะเปนการจัดทําเอกสารแผนงานซึ่งจะรวบรวมแผนปฏิบัติงานตางๆในการนํา ERP มาใช จากนั้นจะตองจัดใหมีการประชุมของผูบริหารระดับสูงขององคกรทั้งหมด เพื่อใหมีมติเห็นชอบใน การเริ่มโครงการการนํา ERP มาใชอยางเปนรูปธรรม และทายสุดจะตองไดรับการอนุมัติเห็นชอบจาก ผูบริหารระดับสูงสุดดวย 3. ขั้นตอนการพัฒนาการนํา ERP มาใช งานสําหรับขั้นตอนการพัฒนา 24
  • 25.
    1. การจัดทําแผนโครงการการพัฒนา ควรทําการวางแผนโครงการโดยละเอียด สําหรับการนํา ERP มาใช โดยการกําหนดงานที่ จําเปนตองปฏิบัติเพื่อใหโครงการดําเนินไปได แลวแบงงานนั้นออกเปนหนวยยอย และระบุเวลา และ เปาหมาย (milestone) ที่จะไดรับของแตละขั้นตอน โดยจําเปนที่จะตองใสเปาหมายของแตละชวงที่ถูกแบง เอาไวในแผนดวย 2. การสํารวจสภาวะของระบบงานปจจุบัน การที่พิจารณาปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ ( business process) ที่สรางจากรูปแบบธุรกิจ (business scenario) นั้น จะเริ่มตนจากการสํารวจสภาวะของระบบงานปจจุบัน 3. การกําหนดรูปแบบธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจที่นาจะเปน เปนการกําหนดรูปแบบของการดําเนินธุรกิจ (business scenario) ที่จะดําเนินตอจากนี้ไป สําหรับ ในแตละธุรกิจรายสาขาที่อยูในแผนการปฏิรูป หลังจากนั้นจะทําการทบทวนกระบวนการทางธุรกิจ (business process) ที่ผานมา วาจะตองทําการปฏิรูป ปรับปรุง รวบลัดตัดแตง ระบบงานเกาอยางไร ใหเกิด เปนกระบวนการทางธุรกิจใหม และสอดคลองตามรูปแบบธุรกิจใหม ที่ไดกําหนดขึ้น โดยกระบวนการ ทางธุรกิจที่นาจะเปนนี้ สามารถที่จะทําการเปลี่ยนแปลงหรือหันไปใชแผน (สํารอง)อื่นๆได ขึ้นอยูกับผลการ ประเมินความเหมาะสมสอดคลองของ ERP package 4. การประเมินความเหมาะสมสอดคลองกัน เปนการประเมินความเหมาะสมสอดคลองกัน ระหวางกระบวนการทางธุรกิจที่นาจะเปน กับ กระบวนการทางธุรกิจที่มีใหเลือกใชจาก ERP package 5. การใช ERP package อยางมีประสิทธิภาพ การตัดสินใจขั้นสุดทายเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจวาจะกําหนดอยางไรรวมถึงการจะหัน ไป เลือกใชแผนสํารองอื่นหรือไมนั้น จุดสําคัญที่สุดคือ ตองพิจารณาวาจะสามารถใชกระบวนการทางธุรกิจ ที่มี ใหเลือกจาก ERP package ใหเปนประโยชนไดอยางเต็มที่หรือไม 6. การพัฒนา ERP package เพิ่มเติม ในกรณีที่สรุปไดวา ไมสามารถที่จะสรางกระบวนการทางธุรกิจ ที่นาจะเปนขึ้นมาไดจากการ ผสมผสานของกระบวนการทางธุรกิจที่มีใหเลือกจาก ERP package แมวาจะพิจารณาเรื่องการใชแผนสํารอง แลวก็ตาม ก็มีความจําเปนที่จะตองพิจารณาทางเลือกอื่นๆ เพื่อแกปญหา เชน การพัฒนา Software เพิ่มเติม (add on) เพื่อใชรวมกับ ERP package หรือการใชระบบอื่นๆ ภายนอกเขามาชวย โดยมีการประสานกัน กับ ERP package ซึ่งกอนที่จะตัดสินใจใชแนวทางนี้ ทางที่ดีควรจะตองใหผูจําหนาย ERP package ได ทราบและมีสวนรวมจะดีที่สุด 25
  • 26.
    7. ความรวมมือของเจาของกระบวนการและการทําใหเห็นพอง เพื่อใหการกําหนดกระบวนการทางธุรกิจเปนไปอยางราบรื่น จะตองไดรับความรวมมือจาก สวนที่ มีอํานาจในการตัดสินใจเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจ และใหสมาชิกในสวนนั้นมีความเห็นพองตองกัน ดวย 8. การตัดสินใจเพื่อการปฏิรูปการบริหาร การตัดสินใจไดดีจะตองมีระบบขอมูลที่จําเปนและวิธีการเพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจของผูบริหาร ในการปฏิรูปการบริหาร เชน การพิจารณากําหนดมาตรการลดระยะเวลาของรอบการดําเนินการจากเดือน เปนวัน รวมทั้งมาตรการที่จะทําใหสามารถปดบัญชีไดเปนรายวัน 9. การตัดสินใจเพื่อการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององคกร ทําการกําหนดขอบขายของการเปดขอมูลที่ไดรับจากระบบ ERP กําหนดขอบขายของขอมูลที่ สามารถใชรวมกัน รวมทั้งพิจารณาการสรางสิ่งแวดลอมและระบบการทํางานที่ชวยเสริมสรางความรวมมือ กัน 10. การสนับสนุนของผูบริหารและการตัดสินใจอยางรวดเร็ว ในการสรางกระบวนการทํางานที่นาจะเปนนั้น บางครั้งตองมีการตัดสินใจปฏิรูปการทํางานที่ ขามหรือเกี่ยวของกับหลายฝาย ผูบริหารจึงตองเปนผูชี้แนะในการปรึกษาหารือกับฝายงานที่เกี่ยวของ โดย ผานทางคณะกรรมการกําหนดแนวทาง (steering committee) แตถาหากไมสามารถหาขอสรุปไดผูบริหารก็ จะตองทําการตัดสินใจขั้นสุดทาย เพื่อใหโครงการดําเนินไปไดอยางแนวแน 4. ขั้นตอนการใชงานและทําใหเกิดฐานรากของการนํา ERP มาใช งานของขั้นตอนการใชงานและทําใหเกิดฐานรากของ ERP 26
  • 27.
    เปนขั้นตอนเกี่ยวกับการใชงานระบบ ERP อยางเต็มที่เพื่อใหเกิดประสิทธิผลของการปฏิรูปสูงสุด 1. ทําใหทุกคนในกระบวนการทางธุรกิจใชงานอยางมีประสิทธิภาพ ในขั้นตอนการพัฒนา จะตองจัดใหมีการศึกษาและฝกอบรมลวงหนาแกผูปฏิบัติงานใหรูวา เมื่อเริ่ม ใชระบบ ERP แลว รูปแบบธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจจะเปลี่ยนแปลงอยางไร เพื่อใหเกิดการ ยอมรับและสรางฐานใหพรอมที่จะใชประโยชน ERP อยางเต็มที่ นอกจากนั้นหลังจากที่ เสร็จสิ้นการสราง ระบบ ERP แลว จะตองมีการศึกษาและฝกอบรมอยางตอเนื่อง วาสามารถใชประโยชนจากระบบ ERP อยางเต็มที่ 2. สรางสิ่งแวดลอมที่สงเสริมใหเกิดการใชประโยชนของขอมูล จัดสรางสิ่งแวดลอมที่สงเสริมใหสามารถใชประโยชนอยางเต็มที่ จากขอมูลซึ่งบงบอกถึงสภาวะ ของธุรกิจอยางแทจริงที่ไดจากระบบ ERP และตองสงเสริมใหการใชประโยชนจากขอมูลอยางสูงสุดนี้เกิด เปนวัฒนธรรมขององคกร 3. สรางบรรยากาศของการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององคกร มีการขยายผลของการปฏิรูประบบงาน และการปฏิรูปการบริหารที่เกิดจากการนํา ERP มาใช ไปสูการปฏิรูปโครงสรางองคกร ซึ่งจะสงผลใหเกิดบรรยากาศของการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององคกร 4. สรางสิ่งแวดลอมของการทํางานที่สงเสริมความรวมมือกัน ใหทําการสรางสิ่งแวดลอม ที่จะสงเสริมใหเกิดการทํางานรวมมือกันขามแผนก ขามฝาย เกิดขึ้น ผานการใชขอมูลรวมกันที่ไดรับจากระบบ ERP และทําใหเกิดเปนวัฒนธรรมความ รวมมือขึ้นในองคกร 5. ประเมินประสิทธิภาพของการปฏิรูป ทําการประเมินผลอยางตอเนื่องถึงผลจากการนําระบบ ERPมาใช โดยวัดเทียบกับวัตถุประสงค และ เปาหมายของการนํา ERP มาใช ตามเปาหมายที่ตั้งไวตอนเริ่มตน ถาหากยังไมสามารถบรรลุวัตถุประสงค และเปาหมายที่วางไวตั้งแตแรก จะตองดําเนินมาตรการเพื่อปรับเปลี่ยนแผนเพื่อใหบรรลุเปาหมายใหได 5. ขั้นตอนพัฒนาการอยางตอเนื่อง เปนขั้นตอนการพัฒนาใหระบบ ERP ที่นําเขามาใช เพิ่มประสิทธิภาพและดียิ่งขึ้น สิ่งที่ตองทํา คือ 1. การดําเนินการอยางตอเนื่องของการปฏิรูปองคกร เชื่อมโยงผลลัพธของการนํา ERP มาใชไปสูกิจกรรมการปฏิรูปองคกรที่ไมหยุดยั้ง ผลักดันใหมีการ ปฏิรูปองคกรอยางตอเนื่องหลังจากการใช ERP นั้นเปนสิ่งสําคัญมาก 2. การขยายขอบขายของการใช ERP ใชประโยชนที่ไดรับจากการนํา ERP มาใชเปนรากฐานในการเผยแพรแนวคิดของ ERP ออกสูลูกคาและ คูคา ทําใหเกิดการเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ 27
  • 28.
    ประเด็นปญหาการนํา ERP มาใช • ประเด็นปญหาในขั้นตอนของแนวคิดและการวางแผน ไดแก 1. การปฏิรูปจิตสํานึกอยางทั่วถึงและเต็มที่นั้นทําไดยาก การปฏิรูปจิตนึกใหทุกคนรูวามีความจําเปนตองปฏิรูปองคกรนั้นเปนเรื่องที่ยากยิ่ง โดยมีสาเหตุมา จาก - การเลิกยึดติดกับประสบการณความสําเร็จในอดีตนั้นทําไดยาก ผูบริหารจัดการและคนทํางานจํานวนมากในปจจุบัน มักยึดติดอยูกับประสบการณความสําเร็จใน อดีต จนสงผลทําใหเกิดการปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงและเปนอุปสรรคตอการปฏิรูปองคกร ในขณะที่การ ปฏิรูปองคกรโดยการนํา ERP มาใช จําเปนตองปฏิรูปสถานภาพ ปจจุบันจึงจะบรรลุเปาหมายได ดั้งนั้นจึง จําเปนที่จะตองเลิกการยึดติดกับประสบการณความสําเร็จในอดีต - การพัฒนาใหมีจิตสํานึกที่ แขงขันไดในระดับโลก ควรตองพิจารณาวากระบวนการทางธุรกิจที่ใชในอดีตนั้น สามารถที่จะแขงไดในระดับโลกจริง หรือไม ถากระบวนการแบบเดิมไมสามารถที่จะแขงขันไดอีกตอไป ก็จะตองทําการปฏิรูป หรือไมก็กําจัด ออกไป ดังนั้นจึงจําเปนตองมีการปรับเปลี่ยนจิตสํานึกกันอยางจริงจัง - ทําลายสิ่งที่ปดกั้นขอมูล การนํา ERP มาใช จําเปนตองทําการบูรณาการระบบงานขามแผนกขามฝายเขาดวยกัน ภายใต ฐานขอมูลรวมกัน จึงสงผลใหการเปดเผยและใชขอมูลรวมกันขามแผนกขามฝาย เกิดขึ้นอยางตอเนื่อง รวดเร็วขึ้น หากบุคลากรยังขาดจิตสํานึกในการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององคกร โดยเก็บขอมูลเอาไว ภายในแผนกหรือองคกรเทานั้น ผลที่ตามคือมีการแบงแยกขอมูลเปนสองสวน คือขอมูลภายใน และขอมูล ภายนอก อยางชัดเจน ทําใหการใชขอมูลรวมกันและโปรงใสขามแผนกหรือองคกรนั้นเปนไปไดยากมาก 2. การทําใหผูบริหารเขาใจ ERP นั้นคอนขางทําไดยาก เปนสิ่งสําคัญมากที่ผูบริหารจะตองเขาใจวา การนํา ERP มาใชนั้นจะทําใหสามารถปฏิรูปองคกรได อยางไรบาง และผูบริหารตองเปนแกนนําในการนํา ERP มาใช แตวาการทําใหผูบริหารเขา ERP นั้น คอนขางทําไดยาก และมักจะไมเห็นดวยวาจําเปนตองนํา ERP มาใชอยางรวดเร็ว ดวยเหตุนี้ จึงทําใหการทํา แผนการและการตัดสินใจเพื่อนํา ERP มาใชโดยมีผูบริหารเปนผูนําเกิดขึ้นไดยาก 3. ยุทธศาสตรของธุรกิจไมชัดเจน หากผูบริหารไมมียุทธศาสตรทางธุรกิจที่ชัดเจนแลว การกําหนดวัตถุประสงคและเปาหมายการ ปฏิรูปโดยการนํา ERP มาใชก็จะทําไดยากยิ่ง และถาปลอยใหการกําหนดวัตถุประสงคและเปาหมายของ การปฏิรูปมีความไมชัดเจน กํากวม ก็จะทําใหไมสามารถวางแผนแนวคิดในการนํา ERP มาใชอยางเปน รูปธรรมได และสงผลใหการนํา ERP มาใชไมคืบหนา 28
  • 29.
    4. ไมสามารถขามระบบเกาขององคกรได การปฏิบัติงานดวยการนํา ERP มาใชนั้น จะตองไมยึดติดกับสถานภาพปจจุบันของงานที่องคกร หรือหนวยงานดําเนินอยู และพิจารณาทบทวนตั้งแตรากฐาน จึงมีความจําเปนที่จะตองไมยึดติดแมแต ประสบการณความสําเร็จในอดีต ดังนั้นจึงมักจะไดรับการตอตานจากภายในองคกร ฉะนั้นการปฏิรูปโดย การนํา ERP มาใชนั้น ถาหากคาดหวังวาจะเกิดจากการสะสมการปรับปรุง จากระดับลางโดยพนักงาน ภายในองคกรเปนหลัก จะทําใหการนํา ERP มาใชไมสามารถคืบหนาไปได 5. การทําใหไดรับผลลัพธที่ดีที่สุด(Optimize) ทั่วทั้งองคกรนั้นทําไดยาก การบริหารจัดการโดยการนํา ERP มาใชนั้น ไมใชการปรับใหมีประสิทธิผลสูงสุดเปนสวนๆ ของ แตละแผนก/หนวยงาน แตจะตองทําการปรับใหมีประสิทธิผลสูงสุดโดยภาพรวมของทั้งองคกร และแผนก/ หนวยงาน นั่นก็คือ จะตองพิจารณาทบทวนภาระงานและบทบาทของแตละหนวยงาน ดังนั้นในขณะที่สรุป รวมแนวคิดของการนํา ERP มาใช อาจจะเกิดการขัดกัน ซึ่งผลประโยชนหรือเกิดการประทะกันระหวาง แผนก /หนวยงาน และถาหากใหแตละหนวยงานปรับตัวซึ่งกันและกันเอง ก็จะทําใหไมสามารถไดรับ ผลลัพธที่ดีที่สุดในระดับทั้งองคกรได และทําใหการนํา ERP มาใชไมคืบหนา 6. การใช ERP package นั้นไมสามารถใหความมั่นใจไดอยางเต็มที่ การนํา ERP มาใชนั้น สิ่งที่ขาดไมไดคือ การใช ERP package อยางไรก็ตามการนํา ERP package สําเร็จรูปจากผูผลิตภายนอกมาสรางระบบสารสนเทศใหมที่จะเปนแกนหลัก (backbone) ของระบบงาน นั้น ซึ่งมักจะไดรับการปฏิเสธจากสายงานและฝายระบบสารสนเทศ ผลที่ตามมาก็คือ ผูที่เกี่ยวของจะยังคงมี ความคุนเคยและสบายใจที่จะใชวิธีการพัฒนาในรูปแบบเดิมมากกวา และหันหลังใหกับการนํา ERP package มาใช • ประเด็นปญหาในขั้นตอนของการพัฒนา ไดแก 1. ความยากในการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจ งานหลักของขั้นตอนการพัฒนาไดแก การวางแผนกําหนดรูปแบบธุรกิจที่คาดหวัง แลวทําการ ออกแบบกระบวนการทางธุรกิจที่จะทําใหรูปแบบของธุรกิจที่คาดหวังนั้นเกิดขึ้นเปนรูปธรรม แตเนื่องจาก คุณสมบัติของระบบ ERP นั้น เปนการประสานรวมกันของระบบงาน ดังนั้นขอบขายของงานที่เกี่ยวของ กับการนํา ERP มาใชจึงกวางขวาง และสงผลใหการ ออกแบบและตัดสินใจสําหรับกระบวนการทางธุรกิจ นั้น เปนงานที่ยาก 2. ความยากในการใช ERP อยางมีทักษะ เนื่องจาก ERP package เปน Software ที่ผูผลิตเปนผูกําหนดมาตรฐานและทําการผลิตขึ้นมา ดังนั้นผูใชเองจะไมสามารถเขาใจเนื้อหาภายใน package ที่มีขนาดใหญมาก อีกทั้งระบบสารสนเทศที่ สรางโดย package นี้ก็จะมีขนาดใหญตามดวย ดังนั้นการสรางกระบวนการทางธุรกิจแบบใหมและสามารถ ใชงานไดดีนั้น ถือไดวาเปนงานที่ยากทีเดียว 3. ความยากในการทําความเขาใจกระบวนการทางธุรกิจของ ERP package 29
  • 30.
    ERP package จะมีรูปแบบของกระบวนการธุรกิจหลากหลายซึ่งครอบคลุมธุรกิจมากมายหลาย สาขาใหเลือกใช การพัฒนาระบบ ERP นั้นจะตองทําความเขาใจแงมุมตางๆ ของกระบวนการทางธุรกิจที่มี ใหเลือกใช และสามารถเลือกสวนที่จะใชกับองคกรของตนได ดังนั้น ควรหาโอกาสเรียนรู โดยการเขารวมงานสัมมนาหรือการประชุม ที่จัดโดยผูผลิต ERP package และขอความชวยเหลือสนับสนุนจากผูเชี่ยวชาญของพันธมิตรผูใหการสนับสนุน ซึ่งคุณภาพของ ความชวยเหลือสนับสนุนนี้ ขึ้นอยูกับระดับความรูหรือประสบการณของผูเชี่ยวชาญนั้นๆ ผูเชี่ยวชาญมักจะ ใชวิธีการอธิบายจากเอกสารยอๆ ของผูเชี่ยวชาญพรอมๆ กับการใชงานหนาจอของระบบ ERP จริงๆ ซึ่ง ยากที่จะเขาใจกระบวนการทางธุรกิจที่ ERP package มีมาใหเลือก อีกทั้งวิธีการเรียนบนหนาจอนั้นจะทํา ใหเกิดความสับสนปนกัน ระหวางกระบวนการทางธุรกิจซึ่งเปนเรื่องสําคัญหรือหัวใจหลักของงาน กับ กระบวนการใชงานระบบซึ่งเปนเรื่องเปนเรื่องวิธีการใชงาน และนี่เปนจุดออนของวิธีนี้ 4. การไมมีวิธีการที่เปนมาตรฐานในการแสดงถึงกระบวนการทางธุรกิจ เนื่องจากไมมีวิธีที่เปนมาตรฐาน ในการที่จะอธิบายกระบวนการทางธุรกิจใหเขาใจไดงาย ใน รูปแบบของรูปภาพ สัญลักษณ เพื่อใหเกิดความเขาใจในกลุมผูเกี่ยวของ กับรายละเอียดของรูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจ เมื่อดําเนินโครงการไปอาจทําใหเกิดความขัดแยง ทําใหเสียเวลาออกแบบ กระบวนการทางธุรกิจใหม ยอมสงผลตอการพัฒนา คาใชจายในการพัฒนาเพิ่มขึ้น เชน บางโครงการตอง สูญเสียเงินทุนสําหรับการพัฒนาไปถึง 40 % โดยไมสามารถเหลือเอกสารที่จับตอง และสามารถนํามาใช ประโยชนตอไปในอนาคตได หรือบางกรณีถึงแมวาจะมีการทําเอกสารไวก็ตาม แตคุณภาพแย เปนเอกสารที่ สมาชิกที่เขารวมภายหลัง ไมสามารถทําความเขาใจได 5. ความยากในการพัฒนาแบบซึ่งตองมีการทดสอบปรุงปรุงหลายรอบ การที่จะพัฒนาระบบเพื่อใหเปนไปตามรูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจที่คาดหวังวานาจะ เปนใหสมบูรณตามตองการทุกรายละเอียดแทบจะเปนไปไมได ดังนั้น การเลือกหากระบวนการทางธุรกิจที่ มีความคลายใกลเคียง ERP package เปนสิ่งที่หลีกเลี่ยงไมได ซึ่งบางครั้งอาจจะตองใชวิธีการพัฒนา เพิ่มเติมขึ้นโดยการ Customize ดวยเหตุผลนี้เมื่อทําการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจอยางคราวๆ เสร็จ ก็ จะสรางระบบตนแบบขึ้นกอน และลองใชงานระบบ ERP ตนแบบนั้น แลวตรวจสอบและประเมินผล ผลลัพธที่ไดก็จะนําไปใชสําหรับปรับเปลี่ยนการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจ หรือเพิ่มเติมตามความ เหมาะสมใหดีขึ้น แลวสรางระบบตนแบบที่ปรับปรุงใหมอีกครั้ง และตรวจสอบประเมินผลซ้ํา ซึ่งตามปกติ มักจะทําซ้ําเชนนี้อยางนอย 2-3 ครั้ง ดังนั้นการพัฒนาในรูปแบบการทําซ้ําใหเสร็จภายในระยะเวลาที่ กําหนดเชนนี้เปนงานที่ยากพอควร 6. การเพิ่มขึ้นของ Customize จากการสํารวจสถานภาพที่แทจริงของโครงการนํา ERP มาใชที่ผานมา พบวาคาใชจายในการ Customize ERP package ที่เรียกกันวา การพัฒนาเพิ่มเติม หรือนิยมเรียกกันวา Add-on development นั้น สูงถึง 30 % ของคาใชจายในการพัฒนาโครงการ ERP ทั้งหมด ยิ่งถาทําการ Customize เองทั้งหมด ก็ 30
  • 31.
    ตองเสียคาใชจายในการใหดูแลรักษาระบบเพิ่มมากขึ้นดวย นอกจากนี้ถามีการ Customizeระบบมากการ Upgrade ระบบก็จะยุงยากและเสียคาใชจายสูง ซึ่งจะสงผลกระทบในอนาคตเพิ่มมากขึ้น 7. ความยากในการการบริหารโครงการ โครงการพัฒนาระบบ ERP นั้นจําเปนตองแกไขปญหาตางๆ ในระดับองคกร โครงการที่ประสบ ความสําเร็จในการพัฒนาระบบ ERP ตามแผนงานการพัฒนาและแผนงบประมาณที่วางไวตอนแรกนั้นนอย มาก โครงการจํานวนไมนอยลมเหลวเนื่องจากเวลาที่ยาวนานในการพัฒนา และคาใชจายที่เกินกวาที่ วางแผนไว ดังนั้นเมื่อพิจารณาเทียบกับโครงการพัฒนาในรูปแบบ customize ที่ผานมานั้น โครงการพัฒนา ระบบ ERP จึงคอนขางมีความเสี่ยงสูง ดังนั้นการบริหารจัดการโครงการการนํา ERP มาใชนั้น จะยากกวา โครงการพัฒนาแบบ customize มาก • ประเด็นปญหาในขั้นตอนของการใชงานและการปรับปรุงพัฒนา ไดแก 1. ความยากในการศึกษาและฝกอบรมเกี่ยวกับรูปแบบและกระบวนการทางธุรกิจ การนํา ERP มาใชนั้น ตอเนื่องจากการฝกอบรมเกี่ยวกับการปฏิรูปจิตสํานึกในขั้นตอน ของการ ออกแบบและวางแผน ควรใหการศึกษาฝกอบรมผูเกี่ยวของในสายงานตั้งแตขั้นตอนการพัฒนาระบบจนถึง ขั้นตอนการใชงานระบบ ERP ดวย อยางไรก็ตาม การใหการศึกษาเรื่องวิธีใชงานระบบ ERP และ กระบวนการทางธุรกิจของระบบ ERP ที่เกี่ยวของกับแผนกตัวเองเทานั้นคงไมพอ ตองสรางความเขาใจถึง รูปแบบธุรกิจขององคกร ความเขาใจการไหลของงานของแผนกตัวเอง และแผนกอื่นที่เกี่ยวของ ใหเห็น บทบาทและตําแหนงของตัวเองในองคกรทั้งหมด และความเขาใจถึงการบูรณาการของงานของตัวเองและ ของแผนกอื่น ฯลฯ ดวยเหตุนี้จึงจําเปนตองทําใหภาพของรูปแบบธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจของ ระบบ ERP ที่ใชอยู มองเห็นเปนภาพที่เขาใจงายแกคนทั้งหมดที่เกี่ยวของโดยใชวิธีการนําเสนอที่เปน มาตรฐานรวมกัน 2. ความไมกาวหนาของการใชประโยชนจากขอมูลของระบบ ERP และความรวมมือขามแผนก เนื่องจากฐานขอมูลแบบสมุดลงบัญชี ของระบบ ERP เปนขุมทรัพยของขอมูลที่บงบอกถึง รายละเอียดและสภาวะแทจริงของธุรกิจและการบริหาร ดังนั้นจึงตองมีการสรางคลังขอมูล , การสราง เครื่องมือในการดึงขอมูลมาใช ฯลฯ เพื่อชวยใหสามารถใชประโยชนจากขอมูลของระบบ ERP ไดงายขึ้น การใชขอมูลรวมกันของระบบ ERP นั้นยอมสงผลใหเกิดความ รวมมือกันระหวางฝาย เกิดการ รวบรวมสั่งสมความรูของพนักงานและทําใหเกิดความคิดริเริ่มสรางสรรคระดับองคกร รวมทั้งความสามารถ ในการแกไขปญหาไดอยางรวดเร็ว ประเด็นปญหาในสวนนี้คือ การสรางกลไกใหขอมูลมีความโปรงใส และสามารถใชรวมกันได 3. ความยากในการดูแลรักษาระบบ ERP ตามปกติแลว การสรางระบบ ERP ควรหาที่ปรึกษาที่มีประสบการณในการพัฒนาระบบ ERP โดย ใช ERP package เขามาชวย จึงควรใหที่ปรึกษาดังกลาวเขารวมเปนสมาชิกในครงการ การนํา ERP มาใชดวย ในขั้นตอนการพัฒนาระบบ ERP และใหทํางานใกลชิดกับ สมาชิกของโครงการที่เปนคนในองคกร แตเมื่อ 31
  • 32.
    เสร็จสิ้นโครงการ และเริ่มตนใชงานแลว ที่ปรึกษาเหลนั้นก็จะหมดหนาที่การดูแลรักษาระบบ ERP หลังจากนั้น ทําโดยสมาชิกโครงการที่เปนคนในเทานั้น ซึ่งโดยทั่วไปแลว คนที่เหลืออยูก็คือ กลุมของผูที่ รับผิดชอบระบบสารสนเทศเปนหลัก อีกดานหนึ่ง ในขั้นตอนการพัฒนาระบบ ERP นั้น แมจะมีเอกสารการออกแบบบันทึกการ ประชุมตางๆ มากมายเกิดขึ้นก็ตาม โดยทั่วไปแลว เมื่อสรางระบบเสร็จสิ้น นอกจากคูมือการใชระบบที่ เปนเอกสารที่เกี่ยวกับระบบที่เสร็จสิ้น เอกสารอื่นๆ มักจะไมไดถูกเก็บอยางเปนระบบ โดยเฉพาะอยางยิ่ง เอกสารที่เกี่ยวของกับการออกแบบและการตัดสินใจขั้นสุดทายเกี่ยวกับรูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทาง ธุรกิจ ซึ่งสําคัญที่สุดนั้น สวนใหญจะเหลือเปนสวนๆ ไมเปนระบบ ดังนั้น ประเด็นที่สําคัญก็คือ จะตอง สรางและเก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวกับ รูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจใหอยูในรูปและเนื้อหาที่ สมบูรณ ประกอบดวย ขอมูล รูปภาพ สัญลักษณ ที่เขาใจไดงาย ใหพรอมสําหรับการเริ่มใชงานระบบ ERP 4. ความยากในการพัฒนาตอยอดใหสอดคลองกับยุทธศาสตรการบริหารธุรกิจ ปจจุบัน การพัฒนาแนวคิดของ ERP ใหตอยอดสอดคลอง กับยุทธศาสตรการบริหารธุรกิจใน ยุค E- Business นั้นเปนสิ่งที่เกิดขึ้น แตเนื่องจากสภาพแวดลอมของการบริหารจัดการที่เปลี่ยนแปลงอยางรุนแรง และรวดเร็วของทุกวันนี้ ทําใหการพัฒนาตอยอด ERP ใหสอดคลองกับกลยุทธ หรือยุทธศาสตรการบริหาร จัดการใหมๆ นั้นยากยิ่งขึ้นทุกวัน เพื่อใหสามารถบรรลุเปาหมายนี้ได จําเปนตองเตรียมพรอมที่จะขยาย แนวคิด ERP หากมีความจําเปนไดทุกเมื่อ เพื่อใหสอดคลองรองรับกับกลยุทธและยุทธศาสตรของผูบริหาร และองคกร 5. ความยากในการขยายขนาดของระบบ ERP การขยายแนวคิด ERP นั้น ก็คือการที่จะตองขยายการเชื่อมโยงของหวงโซกิจกรรม จากที่เคยคิดเฉพาะ ในองคกรออกไปขางนอกองคกร ถึง ลูกคา ตัวแทนจําหนาย supplier และบริษัทในเครือขายธุรกิจเดียวกัน ฯลฯ ซึ่งตองอาศัยการทําความเขาใจรวมกันขององคกรที่เกี่ยวของมากขึ้นอยาง ไมเคยมีมากอน การที่จะ ขยายขอบขายอยางไรนั้น ถือเปนการตัดสินใจในระดับบริหารที่สําคัญยิ่ง ความสําเร็จและความลมเหลวในการนํา ERP มาใชคืออะไร • กรณีที่ประสบความลมเหลวในการนํา ERP มาใช 1. ไมสามารถปฏิรูปการทํางานได เปาหมายการนํา ERP มาใชเพื่อปฏิรูปการทํางาน เชน การลดตนทุน การเพิ่มความเร็ว การเพิ่ม ประสิทธิภาพในการทํางาน เปนตน แตในทางปฏิบัติจริง ยังคงดําเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) เหมือนกับที่เคยทํามาแตเดิม 2. ไมสามารถปฏิรูปการบริหารจัดการได หลังจากนํา ERP มาใช การใชขอมูลที่ไดไมมีความกาวหนา ยังคงใชวิธีการจัดการ เหมือนกับ ที่เคยทํามา ไมทําใหเกิดการปฏิรูปการจัดการ 32
  • 33.
    3. ระยะเวลาพัฒนานานและตนทุนสูง การสรางระบบ ERP ใชระยะเวลาพัฒนานาน มีตนทุนสูง การนําไปใชลาชากวากําหนด ยิ่งทําให ตนทุนของการพัฒนาสูงกวาที่ตั้งเปาไวมาก ทําให ERP กลายเปนของแพง 4. ตนทุนของการดูแลรักษาหลังจากนํามาใชสูง การนํา ERP มาใชจะทําใหเกิดระบบสารสนเทศขององคกรใหม โดยใช ERP Package ซึ่งควรจะทํา ใหการดูแลรักษาทําไดงาย และตนทุนในการดูแลรักษาลดลง แตในความเปนจริง เนื่องจากมี Software ที่ พัฒนาขึ้นดวยมือที่เรียกวา Add-on สําหรับการ Customize อยูมาก ทําใหตนทุนไมตางจากการพัฒนาแบบ Customize ที่ทําดวยมือ 5. ไมสามารถตาม Upgrade version ของ ERP Package ได เมื่อมีการ Upgrade version ของ ERP Package ผูผลิต ERP package แจงวาจะยกเลิกการบํารุงรักษา version เกา แตเมื่อจะพยายาม upgrade version ของ ERP package ที่นํามาใช ก็จะพบวามีความขัดแยงกับ Software ที่พัฒนาขึ้นแบบ Add on โดยการ Customize ทําใหทราบวาตองทําการสรางขึ้นมาใหม ดังนั้นใน การ upgrade version ของ ERP package จําเปนตองมีการทดสอบและการพัฒนาที่ยุงยาก และมีตนทุนการ upgrade version เทาๆ กับการนําเอาระบบใหมเขามาใช • สาเหตุของความลมเหลวในการนํา ERP มาใช แบงออกเปน 3 ขั้นตอน 1. สาเหตุของความลมเหลวในขั้นตอนวางแผน 1.1 การนํามาใชโดยผูบริหาร ไมไดตัดสินใจ เปนการนํา ERP มาใชโดยผูบริหารไมไดตัดสินใจ ทั้งๆที่การนํา ERP มาใชนั้น มีเปาหมายเพื่อสราง แนวคิดเรื่อง ERP เพื่อปฏิรูปองคกร และฝงรากฐานอยางมั่นคง ขาดการปฏิรูปจิตสํานึกที่วา ตองมีการ ปฏิรูปองคกรกอน โดยมักจะหยุดอยูเพียงแคการนํา ERP มาใชโดยฝายระบบสารสนเทศเปนผูผลักดัน 1.2 การนํามาใชแบบทดลอง เนื่องจากไมมั่นใจในการใช ERP package จึงทดลองทําเพียงแคเปลี่ยนสวนหนึ่งของการดําเนินงาน ขององคกรโดยใช ERP package หากทําเพียงเทานี้ ไมสามารถที่จะกลาวไดวาเปนการนํา ERP มาใช 1.3 การนํามาใชเปน Stand Alone Operation Application นํา ERP package มาใชกับเพียงสวนหนึ่งของการดําเนินงานขององคกร โดยใช ERP Package เปน Stand Alone Operation Application หากเปนเชนนี้ ไมไดนํา ERP มาใช 1.4 การนํามาใชในการสรางระบบสารสนเทศ ในกรณีที่เปาหมายของการนํา ERP มาใชเนนที่การสรางระบบสารสนเทศ โดยไมเปนไปตาม แนวความคิดของ ERP จึงยังคงหางไกลที่จะกลาวไดวาเปนการสรางแนวคิด ERP และฝงรากฐานอยาง มั่นคง 33
  • 34.
    2. สาเหตุของความลมเหลวในขั้นตอนพัฒนา 2.1 การนํา ERP มาใชโดยไมทบทวน flow ของการดําเนินงานใหม เปนการนํา ERP มาใชโดยไมไปยุงเกี่ยวกับ business process ซึ่งใชอยูในปจจุบัน ทําใหไมเกิดการ ปฏิรูปการทํางาน ERP จึงเปนเพียงโครงการสรางระบบสารสนเทศโดยใช ERP package เทานั้น 2.2 การนํามาใชมีการ customize มาก เนื่องจากขาดการพิจารณา business process หรือ flow ของการดําเนินงานในปจจุบัน จึงทําใหไม สามารถใช business process ที่ ERP package มีใหเลือกใชได สงผลใหมีการ customize ปริมาณมากขึ้น ทําใหตนทุนการพัฒนาของการนํา ERP มาใชสูง ทําใหบางครั้งอาจมีการยกเลิกการนํา ERP มาใช กลางคันดวย สาเหตุของความลมเหลวในขั้นตอนใชงานและขั้นตอนพัฒนาตอยอด 1. มีความพยายามต่ําในการแสวงหาประสิทธิผลตอเนื่องหลังจากนํามาใช การนํามาใชโดยไมมีการทบทวน business process เดิม การนํามาใชเปน operation application, การ นํามาใชบางสวน, การนํามาใชโดยมีเปาหมายเพื่อปฏิรูปองคกร หากไมแสวงหาประสิทธิผลของการปฏิรูป การทํางานอยางจริงจัง ประสิทธิผลของการนํามาใชก็จะไมเพิ่มขึ้น 2. มีความพยายามต่ําในการใชขอมูลหลังจากนํามาใช ในกรณีที่ทําการสรางเพียงบางสวนของฐานรากของระบบสารสนเทศขององคกร จะทําใหขาด ความกาวหนาในการใชขอมูลจาก ERP ในลักษณะ real time เพื่อการตัดสินใจ ผูบริหารยังคงใชรูปแบบการ บริหารโดยใชจากขอมูลที่รวบรวมสรุปรายเดือน • กรณีที่ประสบความสําเร็จในการนํา ERP มาใช 1. การนํามาใชมีประสิทธิผลในเชิงการจัดการ มีการวัดผลการนํา ERP มาใชดวยดัชนีที่เปนตัวเลขได และที่วัดดวยดัชนีที่เปนตัวเลข ไดยาก แตก็ เห็นผลทั้งสองอยางไดอยางชัดเจน และมีผลเชื่อมโยงไปสูการปฏิรูปองคกร 2. ใช ERP ไดอยางชํานาญและมุงสูการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีองคกร ผูบริหาร ผูจัดการ และผูรับผิดชอบหนางานแตละระดับ เชื่อถือขอมูลที่ไดจากระบบ ERP และใช ในการตัดสินใจ ดําเนินงานประจําวัน เกิดความรวมมือกัน และการมีขอมูลรวมกันระหวางหนวยงาน เปนผล ทําใหมุงไปสูการปฏิรูปวัฒนธรรม และวิถีองคกร 3. สามารถพัฒนาได โดยใชระยะเวลาพัฒนาที่สั้นตามที่ตั้งเปาไว การสรางระบบ ERP โดยใช ERP Package สามารถทําไดภายในระยะเวลาที่กําหนด ระยะเวลา พัฒนายังสั้นกวาที่ผานมา 34
  • 35.
    4. สามารถพัฒนาไดโดยใชตนทุนในการพัฒนาที่ต่ําตามที่ตั้งเปาไว ตนทุนของการพัฒนาในการสรางระบบ ERP อยูภายในขอบเขตที่ตั้งเปาไว ซึ่งเกี่ยวเนื่องกับการที่ใช ระยะเวลาพัฒนาสั้น เมื่อเปรียบเทียบกับการพัฒนาระบบ Customize ที่ผานมา 5. กระจายในแนวนอนไดอยางรวดเร็ว สามารถกระจายการนํา ERP มาใชในแนวนอนไดอยางรวดเร็ว เชนกระจายไปยังกลุมธุรกิจที่ แตกตางกันภายในบริษัทและบริษัทในเครือ นอกจากนี้ยังสามารถลดตนทุนสําหรับการกระจายในแนวนอน ไดดวย ซึ่งทําใหประสิทธิผลของการนํา ERP มาใชยิ่งสูงขึ้น 6. เสริมสรางฐานสําหรับการพัฒนาระบบสารสนเทศขององคกร การนํา ERP มาใช ชวยเสริมสรางฐานสําหรับการพัฒนาระบบสารสนเทศองคกร ซึ่งการใชฐาน สําหรับการพัฒนาดังกลาว จะทําใหสามารถขยายระบบ ERP ออกไป โดยการนํา SCM, CRM อยูรอบๆ และ ทั้งหมดสามารถทํางานรวมกันอยางบูรณาการได 7. ตนทุนในการดูแลรักษาต่ํา การดูแลรักษา หลังจากนํา ERP มาใชทําไดงาย ทําใหตนทุนในการดูแลรักษาต่ํา เมื่อเทียบกับที่ผาน มา 8. สามารถตาม Upgrade version ของ ERP Package หลังจากนํามาใชได เนื่องจากสามารถตาม Upgrade version ของ ERP Package ไดโดยไมมีตนทุนที่สูง เหมือนกับการ สรางระบบ ERP ใหม ทําใหระบบสามารถรองรับการใชเทคโนโลยีสารสนเทศลาสุด เปนการเพิ่ม ประสิทธิผลยิ่งขึ้น ในการจัดการของการนํา ERP มาใช • สาเหตุของความสําเร็จในการนํา ERP มาใช แบงออกเปน 3 ขั้นตอน 1. สาเหตุของความสําเร็จในขั้นตอนวางแผนของการนํา ERP มาใช 1. การเนนการปฏิรูปจิตสํานึก เนนการปฏิรูปความคิดและจิตสํานึกภายในบริษัทวา จะทําการปฏิรูปองคกรกอนการนํา ERP มาใช โดยผูบริหารจะตองเปนผูนําในการดําเนินกิจกรรมเพื่อปฏิรูปจิตสํานึกของแตละฝาย ภายในบริษัท หลังจาก การปฏิรูปจิตสํานึกแลว ผูบริหารสูงสุดตองประกาศใหทราบถึงการดําเนินการปฏิรูป โดยนํา ERP เขามาใช เปนเครื่องมือดําเนินการดังกลาว และจะตองไมยึดติดกับวิธีการจัดการ วิธีการทํางานที่ผานมา 2. มีการทําแผนปฏิรูปลวงหนา หลังจากการปฏิรูปจิตสํานึกแลว ควรมีการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององคกร การปฏิรูปการ บริหาร การปฏิรูปการทํางาน โดยใหทุกฝายภายในบริษัทเขามามีสวนรวม รวมทั้งบุคลากรที่อยูใน สายการผลิต 35
  • 36.
    3. การเลือกผูจําหนาย ERPpackage ที่เหมาะสม การเลือก ERP package ที่เหมาะสม จะมีผลตอความสําเร็จมาก ดังนั้นจึงจําเปนตองประเมิน ERP package และประเมินผูจําหนายจากหลายแงหลายมุม โดยเฉพาะการนํา ERP มาใชนั้น หมายถึงการจะตอง ทํา outsourcing ใหผูจําหนาย ERP package ทําการสรางระบบสารสนเทศขององคกรที่เปนหลักตอไปใน อนาคต ดังนั้นจึงจําเปนตองเปนผูจําหนายที่สามารถ คาดหวังวาจะทําการพัฒนาปรับปรุง ERP package อยางตอเนื่องและมีการบริหารจัดการที่มั่นคงตอไปอนาคต 4. การเลือกที่ปรึกษาที่เหมาะสม การเลือกที่ปรึกษา ควรตองพิจารณาวาเชี่ยวชาญใน ERP package ไหนและเชี่ยวชาญในธุรกิจการ ดําเนินงานแบบใด โดยคิดไวเสมอวาที่ปรึกษาใหการสนับสนุนชั่วคราวเทานั้น จึงตองพยายามสราง บุคลากรเพื่อเปนแกนหลักภายใน 5. การกําหนดขอบเขตการนํามาใชและ scenario การนํามาใชอยางชัดเจน กําหนดขอบเขตของการนํา ERP มาใชพรอม ๆ กับทําแผนการปฏิรูป ซึ่งอาจจะเลือกทําในลักษณะ รวมระบบงานทั้งหมดเขาดวยกันทีเดียว หรือในขั้นแรกจะจํากัดไวเพียงในขอบเขตของงานบาง ประเภททา นั้น แลวจึงขยายขอบเขตการรวมระบบงานออกไป ทั้งนี้ตองคํานึงถึงการปฏิรูปใหหวงโซของมูลคาของ กิจกรรมมีประสิทธิผลสูงสุดดวยวิธีการบูรณาการระบบงาน ไมวาจะเลือกแบบใดก็ตามตองเขาใจวาการ จํากัดขอบเขตของงานใหแคบมากเกินไป จะทําใหประสิทธิผลในเชิงจัดการของการนํา ERP มาใช ลดลง และควรรวม function ที่เกี่ยวของกับการประเมินและการวัดผล เชน การบัญชีการเงิน , การบัญชีบริหาร เขา ไวดวยเพื่อชวยในการเชื่อมโยง ERP เขากับการปฏิรูปการบริหาร 2. สาเหตุของความสําเร็จในขั้นตอนพัฒนาการนํา ERP มาใช 1. การกําหนดรูปแบบธุรกิจ มีการกําหนดรูปแบบธุรกิจเปาหมายโดยรวมการปฏิรูปเอาไวดวย รูปแบบธุรกิจ คือการกําหนด แนวทางหรือ scenario ของธุรกิจ โดยปกติมักจะกําหนดไวหลายรูปแบบขึ้นอยูกับประเภทสินคาและ บริการ ที่บริษัทเสนอใหแกลูกคา ซึ่งมีขอควรระวัง - การใช business process scenario ของ ERP package อยางมีประสิทธิผล โดยจําเปนที่ จะตองทําความเขาใจถึงรูปแบบธุรกิจที่ ERP package สามารถทําไดเพื่อใหสามารถใชงาน ไดอยางเต็มที่มีประสิทธิผล - การเลือกเวลาเริ่มการทําตนแบบ (prototyping) อยางเหมาะสม โดยใชแนวทางขั้นตอนที่ กําหนด business scenario เปาหมายใหเสร็จกอน จึงคอยทําตนแบบ ทําการทดสอบและ ประเมิน business scenario ที่กําหนด 36
  • 37.
    2. การออกแบบ businessprocess ทําการออกแบบ business process โดยรวมการปฏิรูปการทํางานเขาไวดวยตาม Business scenario ที่ ตองการและกําหนดไว ซึ่งมีขอควรระวัง - สํานึกถึงความสําคัญของการออกแบบ business process รวมเอาการปฏิรูปการทํางานไว เปนปจจัยสําคัญ ระวังไมใหขั้นตอนการพัฒนาของการนํา ERP มาใช กลายเปนเพียง โครงการเพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศ - ใช business process ของ ERP package อยางมีประสิทธิผล โดยการออกแบบ business process ตองอาศัยวิธีการที่เรียกวาการวิเคราะห FIT/GAP (การวิเคราะหความเหมาะสม) ซึ่ง เปรียบเทียบ business scenario และ business process ที่วางแผนกับ business scenario และ business process ที่ ERP package สามารถนําเสนอไดและทําการวิเคราะหวาจุดที่แตกตาง กันคือจุดใด แลวจึงรางแผนวาจะแกไขจุดที่แตกตางกันอยางไร ความสามารถในการคิดหา แนวทางทดแทนไดอยางรวดเร็ว เปนปจจัยสําคัญของความสําเร็จหรือความลมเหลว - ออกแบบโดยแบงแยก business process และ operation process เปนสิ่งสําคัญ โดยไม ปะปน flow ของงานที่เปนสาระสําคัญ (business process) กับการใชงานบนหนาจอ (operation process) เขาดวยกัน - ใช template ใหเปนประโยชน Template คือ ERP package ที่สามารถใชงานไดทันที โดย มีการกําหนด parameter ไวลวงหนา และรวมถึงเอกสารอธิบาย , flow การทํางาน,คูมือการ ทํางาน, เอกสารสรุปการออกแบบ add on ฯลฯ ปจจุบัน เริ่มมีการนําเสนอ ERP package ในรูปแบบของ template ที่สามารถใชงานไดทันที ซึ่ง template นี้ไดรับการพัฒนาโดยผู จําหนาย ERP package หรือที่ปรึกษา 3. การทําตนแบบ (prototyping) ของ ERP package ขั้นสุดทายของการออกแบบ business process คือ การพัฒนาระบบ ERP ที่จะนําไปใชงานจริงโดย การกําหนด parameter ของ ERP package ใหดําเนินการตาม business scenario และ business process ที่ ออกแบบไว ซึ่งมีขอควรระวัง - การกําหนด parameter ของ ERP package ที่จะสะทอน business scenario และ business process ที่ออกแบบอยางถูกตองนั้น ทําโดยใชเครื่องมือกําหนด parameter ที่ ERP package มีให และควรสะทอน business scenario และ business process ที่ออกแบบอยางถูกตอง - บันทึก parameter ที่กําหนดเปนเอกสารเก็บไว โดยทั่วไป เครื่องมือกําหนด parameter ของ ERP package นั้นจะออกแบบลักษณะ interactive ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงหรือกําหนด parameter ไดโดยงาย 37
  • 38.
    4. การทดสอบและการประเมิน businessprocess และการออกแบบ business process ซ้ํา การออกแบบกระบวนการทางธุรกิจโดยการเลือกกระบวนการทางธุรกิจจาก package ตามรูปแบบ ธุรกิจ แลวกําหนด parameter พัฒนาใหเปนระบบ ERP นั้นอาจไมสําเร็จใน ครั้งแรกทีเดียว สวนใหญจะเปน การพัฒนาที่ตองทําแบบทวนซ้ําเปนวงจร(cycle) ซึ่งตอง ประกอบดวยวงจร - การออกแบบ business process ออกแบบ business process อยางหยาบๆ ตามScenario ที่ ตองการ - การทดสอบและการประเมินดวยตนแบบ (prototype) เพื่อประเมินวาจุดใดที่ยังขาดและจุด ใดที่จําเปนตองเปลี่ยนแปลง สิ่งสําคัญคือตองคํานึงถึงการรวมทําการประเมินของผูที่อยู หนางานซึ่งจะเปนผูใชระบบ ERP จริง ทั้งนี้เพื่อใหไดรับความเห็นชอบและเกิดความเขาใจ ลวงหนา และการมีสวนรวมในการวางแผนและการประเมินผลนี้ยังเปนการใหความรู เกี่ยวกับ ERP ลวงหนาแกผูที่อยูหนางาน ซึ่งจะทําใหการนํา ERP มาใชประสบความสําเร็จ - การ feedback ไปยังการออกแบบ business process ผลการทดสอบและการประเมินตนแบบ จะนําไปใชในการออกแบบแผนทดแทน business process อีกครั้ง ซึ่งเปนการกลับไปยัง การเริ่มทบทวนการออกแบบ business process ซึ่งบางครั้งตองพิจารณาทบทวน business scenario หรือ การออกแบบ business process ในรายละเอียดที่ไมไดรวมไวในตอนแรก - การ feedback ไปยังตนแบบ (prototype) จากผลดังกลาว จะทําการเพิ่มเติมและเปลี่ยนแปลง การกําหนด parameter ของ ERP package อีกครั้ง และ feedback ไปยังการพัฒนาตนแบบ 5. การเลือกพัฒนาแบบ add on และการสรางระบบภายนอก ในการพัฒนา business process ตาม business scenario ที่ตองการนั้น ถาหากเปนไปไดควรเลือกจาก business มาตรฐานที่มีใหเลือกใน ERP package แตในบางครั้ง function ที่ ERP package มีใหไมเพียงพอ กรณีเชนนี้จะตองเลือกอยางเหมาะสมวาจะ ทําการพัฒนา แบบ add on หรือ สรางระบบภายนอก - กรณีที่เลือกพัฒนาแบบ add on โดยเปนการ customize ERP package ซึ่งอาจจะมี การ เปลี่ยนแปลงรูปแบบหนาจอ การพิมพแบบฟอรมบันทึกในรูปแบบพิเศษของบริษัทโดยเฉพาะ การสราง interface สําหรับการแลกเปลี่ยนขอมูลกับระบบเดิมที่บริษัทมีอยู ถือวาเปนการพัฒนา แบบ add on - กรณีที่เลือกการสรางระบบภายนอก อาจมีกรณีที่ตองการใช subsystem ที่มีใชมาแตเดิม โดย ไมตองทําการ input เขาไปใน ERP package ดวยหนาจอ input ของ ERP package โดยตรง หรือ กรณีที่ตองการ input เขาไปใน ERP package ผาน web อาจมีกรณีที่ตองการ output ออกจาก ERP package ดวย output subsystem ที่สรางขึ้นใหมภายนอก ในกรณีที่ตองการสราง interface ที่ ERP package ไมสามารถตอบสนองไดเชนนี้ จะตองสรางระบบภายนอกระบบ ERP ที่ สามารถเชื่อมตอกับระบบ ERP ขึ้นล การพัฒนาแบบ add on และการสรางระบบ ภายนอกทําไดดังนี้ 38
  • 39.
    6. การพัฒนาแบบ addon และการสรางระบบภายนอก - วิธีการพัฒนาแบบ add on เปนการพัฒนา software module เพิ่มขึ้นมา โดยขอกําหนดของ business process ที่ตองทําใหสําเร็จโดยใช add on software นั้น จะถูกกําหนดไวในขั้นตอน การออกแบบ business process รวม และตองพัฒนาใหตรงกับความตองการของ business process อยางถูกตอง - วิธีการสรางระบบภายนอก มีทั้งกรณีที่เปนการพัฒนา software เฉพาะของตนเอง ซึ่ง จําเปนตองพิจารณาจุดตาง ๆ และกรณีที่นํา package พิเศษเฉพาะ จําเปนตองเลือก package และนํามาใช 7. การสราวงเทคโนโลยีในการสรางระบบ การพัฒนาระบบ ERP ในการนํา ERP มาใชนั้น ถือวาเปนการสรางระบบสารสนเทศ ขนาด ใหญที่ใชเทคโนโลยีสารสนเทศลาสุด เพราะ ERP package นั้นทํางานทํางานไดภายใต database software และ operating system ลาสุดบน high capacity disk subsystem และมีการใช Microprocessor ที่มี ประสิทธิภาพสูง นอกจากนี้ network ที่ใชก็เปนเทคโนโลยีสารสนเทศลาสุด เชน network ของ IP(Internet Protocol) แบบใหม หรือ mobile network เปนตน ทั้งนี้เพื่อใหไดมาซึ่งประสิทธิภาพที่ตองการ และการ ทํางานของระบบที่มีเสถียรภาพ ดังนั้นการสรางพนักงานที่มีความรูความเชี่ยวชาญ และการมีที่ปรึกษาที่ เชี่ยวชาญคอยสนับสนุนจึงมีความสําคัญมาก 8. การทดสอบ การทดสอบเปนขั้นตอนที่จะทําใหเห็นไดชัดวา การนํา ERP มาใชนั้นเปนการ ออกแบบ business process ตาม business scenario สิ่งสําคัญของการทดสอบคือตองทดสอบวา business process ที่ถูก พัฒนาขึ้นมานั้นเปนไปตาม business scenario ที่คาดหมาย การทดสอบเปนขั้นตอนที่สําคัญในการใหความรู เกี่ยวกับการทํางานลวงหนาแกผูที่อยูหนางานซึ่งจะเปนผูใชระบบ ERP รวมถึงการให ความรูเกี่ยวกับ business process และการเตรียมความพรอมการใชงานเพื่อทําใหผูที่อยูหนางานสามารถใชงานระบบ ERP ไดอยางมีประสิทธิภาพ • สาเหตุของความสําเร็จในขั้นตอนใชงานและขั้นตอนพัฒนาตอยอดของการนํา ERP มาใช 1. การใหความรูเกี่ยวกับการทํางานและการใชงาน การใหความรูกอนการใชงานจริง การใหความรูเกี่ยวกับการทํางานและการใชระบบ ERP แกผูที่อยู หนางานเปนสิ่งสําคัญ จําเปนตองจัดเตรียมคูมือการทํางานและการใชงานลวงหนา ควรใหความรูในเรื่อง ของการทํางาน และการใชงานระบบควบคูกับรูปแบบของธุรกิจขององคกรโดยรวม และกระบวนการทาง ธุรกิจที่เกี่ยวของรวมถึงของแผนกอื่นๆดวย สิ่งที่สําคัญตองมีความเขาใจวา business process ของฝายตัวเอง มีความสัมพันธอยางไรกับ business process ของฝายอื่น และมีการบูรณาการรวมระบบงานอยางไร ซึ่งจะทํา ใหเขาใจถึงแนวคิดพื้นฐานของ ERP และทําใหประสิทธิผลของการนํา ERP มาใช สูงขึ้น 39
  • 40.
    2. การยกระดับความชํานาญของฝายผูใช หลังจากเริ่มใชระบบ ERP จริงแลว จะตองมีการยกระดับความชํานาญของฝายผูใชเพื่อใหสามารถ เขาใจและเชื่อมั่นในขอมูลของระบบ ERP และนําไปใชประโยชนในการบริหารจัดการได โดยตอง ดําเนินการใหระดับบริหารสามารถรองขอขอมูลที่ยากๆ จากระบบ ERP และนําขอมูลไปใชในการพิจารณา ตัดสินใจ ระดับผูจัดการสามารถใชขอมูลจากระบบ ERP ในการตัดสินใจเชิงจัดการได และสามารถขอ ขอมูลใหมๆ จากระบบไดดวย นอกจากนี้ตองสนับสนุนใหพนักงานหนางานสามารถใชประโยชนขอมูลของ ระบบ ERP ในการปฏิบัติงานประจําวันไดเชนเดียวกัน รวมทั้งตองเพิ่มความถูกตองเที่ยงตรงของการปอน ขอมูลในลักษณะ real time เพื่อใหเกิดความเชื่อถือระบบ ERP และทําใหการใชระบบ ERPสามารถแทรกซึม เขาไปในการปฏิบัติงานประจําวันของพนักงาน 3. การแสวงหาประสิทธิผลของการนํา ERP มาใชอยางตอเนื่อง การนํา ERP มาใชใหประสบผลสําเร็จนั้น ไมใชเพียงแคการแสดงประสิทธิผลในเชิงการบริหาร เทานั้น แตตองแสวงหาประสิทธิผลอยางตอเนื่องหลังจากการนํามาใชดวย โดยดําเนินการปฏิรูปการทํางาน พรอมทั้งมีการกําหนดนิยามดัชนีประเมินประสิทธิผลในเชิงการจัดการอยางชัดเจน และเริ่มทําโครงการ ปฏิรูปการทํางาน เพื่อใหบรรลุผลดังกลาว เชน โครงการปรับปรุงอัตราการสงมอบตามกําหนด โครงการลด สินคาคงคลัง โครงการลด Lead time เปนตน การดําเนินการใชระบบเพื่อการปรับปรุงกระบวนการตองทํา อยางตอเนื่อง ผลของกิจกรรม อาจจะเกิดการเรียกรองใหปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของระบบ ERP ขึ้น ทําใหเกิดวัฏจักรที่ทําใหตัวระบบเอง มีการพัฒนา และความตอเนื่องเชนนี้จะทําใหประสิทธิผลของการนํา ERP มาใชสูงขึ้น 4. การกระจายการนํา ERP มาใชในแนวนอนอยางรวดเร็ว หลังจากที่ประสบความสําเร็จในการนํา ERP มาใชในฝายงานที่กําหนดในขั้นแรก การกระจาย ประสิทธิผลของความสําเร็จไปยังฝายงานอื่นๆ อยางรวดเร็วจะทําใหประสบความสําเร็จในเชิงจัดการของ การนํา ERP มาใชสูงขึ้นอยางมาก แตการที่จะทําใหเปนไปไดนั้น ควรดําเนินการจัดทําเอกสารการออกแบบ business process ที่รวบรวมรายละเอียดการออกแบบอยางเปนระบบและเพื่อหลีกเลี่ยงปญหาความไม ชัดเจนในการนํา ERP มาใชเปนครั้งแรก จึงตองมีการทํา template ซึ่งเปนสินทรัพยภายในบริษัท จากนั้นสิ่ง ที่ตองทําคือการเก็บรายละเอียดวา มีการกําหนด business scenario อยางไร มีการออกแบบ business process ใหเปนไป ตามนั้นอยางไรมีนิยาม Transaction ที่เกี่ยวของอยางไร เชื่อมโยงกับการกําหนด parameter อยางไร 5. การพัฒนาตอยอดระบบ ERP การนํา ERP มาใช จะชวยใหมีการบูรณาการรวมระบบงานหลักในธุรกิจเขาดวยกัน ทําให flow ของงานในธุรกิจรวดเร็ว มีความถูกและเที่ยงตรงสูง ทําใหสามารถสราง back bone ของการจัดการ บริหารธุรกิจได เกิดการปฏิรูปการบริหารจัดการที่รวดเร็ว เขมแข็งขึ้นในองคกร ชวยเสริมสราง ความสามารถในการแขงขัน และความไดเปรียบในการแขงขัน สิ่งที่ควรคํานึงถึงอยูเสมอคือตองทําการ 40
  • 41.
    พัฒนาตอยอดสูอนาคต การพัฒนาตอยอดทําไดโดย เริ่มจากการพิจารณาทบทวน business model ขึ้นใหม และพิจารณา business scenario ใหมที่จะรองรับ business model ดังกลาว แลวจึงทําการพิจารณา business process สําหรับสิ่งนั้น ทําอยางไรที่จะทําใหการนํา ERP มาใชใหประสบความสําเร็จ จากบทความที่ผานมา ไดอธิบายถึงสาเหตุที่ทําใหการนํา ERPมาใช ประสบความลมเหลวและ ประสบความสําเร็จไปแลว วิธีการที่จะนํา ERP มาใชใหประสบความสําเร็จ ตองมีความเขาใจสาเหตุ พื้นฐานเหลานี้ การทําใหการนํา ERP มาใชประสบความสําเร็จ 1. เขาใจแนวคิดของ ERP และการนํา ERP มาใช สิ่งจําเปนที่สุดกอนการนํา ERP มาใชคือ การที่ผูบริหาร ผูจัดการ ผูที่อยูหนางานทุกคนขององคกร ที่วางแผนจะ นํา ERP มาใชเขาใจสาระสําคัญของแนวคิด ERP โดยเฉพาะสิ่งที่สําคัญคือ - เขาใจแนวคิดของ ERP วาเปนการสรางมูลคาเพิ่มแกลูกคา การกระจายหวงโซของมูลคาของ กิจกรรม สําหรับนําเสนอตอลูกคาในแนวนอน และทําการรวมระบบงานโดยไมยึดติดกับฝาย และ โครงสรางขององคกรในปจจุบัน เพื่อทําการปรับ ERP ใหเกิดประสิทธิผลสูงสุดขององคกรโดยรวม 41
  • 42.
    - เขาใจวาการนํา ERPมาใช จําเปนตองสรางและฝงรากแนวคิดของ ERP อยางมั่นคงใน องคกร และการนํา ERP มาใช เปนสิ่งที่ทําเพื่อปฏิรูปองคกร ซึ่งตองมีการพัฒนาระบบ ERP เพื่อเปน ฐานขอมูลสนับสนุนรวมไวดวย - เขาใจวาการนํา ERP มาใช คือกิจกรรมปฏิรูปองคกร ซึ่งไดแก การปฏิรูปการทํางาน การ ปฏิรูปการบริหารจัดการ การปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององคกร การปฏิรูประบบสารสนเทศขององคกร คือ การนํา ERP มาใชจริงๆ 2. หลีกลี่ยงการนํามาใชเพียงบางสวน การนํา ERP มาใชเปนการนําสิ่งที่รวมระบบงานมาใช ไมใชเขาใจวาเปนการนํา Stand Alone Operation Application มาใช หรือ การนํามาใชเพียงบางสวนกับงานที่กําหนดเทานั้น ดังนั้นจึงควร หลีกเลี่ยงการนํามาใชเพียงบางสวน รูปแบบตอไปนี้แสดงรูปแบบการนํา ERP มาใชที่ประสบความสําเร็จ • การนํามาใชแบบ big bang ตั้งแตเริ่มตน ในการนํา ERP มาใช สิ่งที่ตองการคือการกระจายหวงโซของมูลคาของกิจกรรมใน แนวนอน โดยมีเปาหมายเปนงานทั้งหมดที่เกี่ยวของ หรือที่เรียกวาการนํามาใชแบบ big bang • การนํามาใชแบบเฟส ในกรณีที่ไมสามารถนํามาใชแบบ big bang ได เนื่องจากเงื่อนไขดาน ความเสี่ยง ตนทุน เวลา จะ ใช แนวทางขยายงานเปาหมายออกไปทีละสวนตามลําดับแบบ step by step แมจะเปนการนํามาใช แบบเฟส อยางนอยที่สุดจะตองรวมระบบงานที่เกี่ยวของกับงานหลักที่เปนเปาหมายใหได เชน การ นํามาใช โดยรวมระบบงานของวัสดุและบัญชี การนํามาใชโดยการรวมระบบงานของการขยาย ขอบเขตของการ ผลิตและวัสดุบัญชี ฯลฯ ถึงแมจะใชแนวทางแบบเฟส ก็ตองวางแผนการขยายขอบเขตของการรวมระบบงาน เอาไวลวงหนา และตองดําเนินการรวมระบบงานในขอบเขตที่กวางขวางโดยเร็วที่สุด • การนํามาใชที่รวมกับระบบบัญชี การรวมระบบงานกับระบบบัญชีเขาดวยกัน เพื่อทําใหสามารถวัดผลของการจัดการ ผลของการ บริหารองคกรแบบ real time ได เกิดเปนการบริหารจัดการในรูปแบบที่ทําใหสามารถมองเห็นได ทําใหเกิด ประสิทธิผลในการบริหารจัดการทําไดงาย 3. ใชวิธีการพัฒนาที่ใช business process model ซึ่งมีรายละเอียดคือ 1. กําหนดแนวทางของการใช business process model ควรตั้งเปนแนวทางตั้งแตขั้นแรกของการพัฒนาใหมีการจัดทํา business process model สําหรับ business scenario และ business process และทํา business scenario, business process ใหอยูในรูปที่สามารถ มองเห็นและเขาใจไดดวยตา และกําหนดใหใช business model เปนภาษากลางในการออกแบบ business process พรอมทั้งกําหนดการใชเครื่องมือออกแบบ business process ดวย 42
  • 43.
    ปจจุบันผูจําหนาย ERP packageหันมาเริ่มใช business process model ในการนําเสนอ business scenario และ business process ที่ ERP package มีใหเลือกใชดวย ในบทบาทของภาษากลาง จากนั้น ทําการพัฒนาดวยขั้นตอนที่แสดงไวในรูปตอนลาง วิธีการพัฒนาที่ใช business process model 43
  • 44.
    1. ราง businessscenario ราง business process scenario เปาหมายโดยอางอิงกับ business scenario ที่ ERP package นําเสนอ ERP package บางตัวอาจมี business process model ของ business scenario ที่นําเสนอไวให ในขณะเดียวกัน ใชเครื่องมือชวยออกแบบ business process และ จัดทํา business process model ที่ แสดง business scenario ที่รางไว 2. prototyping ตาม business scenario กําหนด parameter ของ ERP package ตาม business scenario ที่รางและทํา Prototyping 3. ทดสอบและประเมิน business scenario ลองใชงาน ERP package ที่ทํา prototyping ทดสอบและประเมินความเหมาะสมของ Business scenario ที่ราง 4. ออกแบบ business process ใชผลของการทดสอบและการประเมิน business scenario ทําการเพิ่มเติม แกไข business scenario และทําการออกแบบ business process โดยอางอิงกับ business process ที่ ERP package นําเสนอ ERP package บาง package อาจมี business process model ของ business process ที่นําเสนอไวให ซึ่งควรนําไปใช อยางมีประสิทธิผล ผลที่ไดคือการจัดทํา business process model ที่แสดง business process ที่ออกแบบโดย ใชเครื่องมือออกแบบ business process model ที่จัดทําขึ้นนี้จะเปนเอกสารที่เปนสินทรัพยของบริษัทที่ สามารถใชไดอยางมีประสิทธิผลในภายหลัง คือ ในขั้นตอนใชงาน, การฝงรากอยางมั่นคงและการพัฒนา ตอ ยอด, การดูแลรักษา, การทํา version update, การพัฒนาตอยอดระบบ ERP ฯลฯ 5. prototyping ตาม business process ทําการออกแบบ parameter ของ ERP package ตาม business process ที่ออกแบบ และทํา prototyping 6. ทดสอบประเมินผล business process ลองใช ERP package ที่ทํา prototyping ทดสอบและประเมิน business process ที่ออกแบบ 7. ทําซ้ํา ทําการแกไขและเพิ่มเติม business scenario business process อีกครั้งจากผลการทดสอบและการ ประเมิน แลวทํา prototyping อีก ซึ่งเปนการทําซ้ําของวงจร การออกแบบ , prototyping, การทดสอบและการ ประเมิน ในการแกไขปรับปรุงนั้น จะตองทําทําการแกไขปรับปรุง business process model ไปดวย ตามปกติมักจะไดผลสรุปหลังจากทําซ้ํา 2 หรือ 3 ครั้ง กระบวนการทําซ้ํานี้จะทําให parameter ของ ERP package ถูกกําหนดและนิ่ง และแนวทางในการพัฒนาแบบ add on หรือการสรางระบบภายนอกก็จะ ชัดเจน ในขณะเดียวกัน business scenario และ business process model เสร็จสมบูรณ 44
  • 45.
    1. ใชวิธีการพัฒนาที่ใช ประโยชนของtemplate เมื่อนํา ERP มาใช การใชประโยชนจาก template ทําใหสามารถกําหนด business scenario และ ออกแบบ business process ซึ่งเปนขั้นตอนที่ยากที่สุดไดอยางมีประสิทธิภาพ โดยการเปรียบเทียบกับ business scenario ที่กําหนดลวงหนาเปน template และการเปรียบเทียบกับ business process ที่ ออกแบบ ไวลวงหนาเปน template ซึ่งมีผลชวยลดปริมาณงานของการพัฒนาลงอยางมาก ลดจํานวนครั้งของการ ทวนซ้ําการออกแบบ , prototyping, ทดสอบและประเมิน ทําใหสามารถเพิ่มความเร็วของการดําเนินการ โครงการ สิ่งนี้ชวยลดตนทุนการพัฒนาและลดระยะเวลาของการนํา ERP มาใช ประสบความสําเร็จ Template คือ ERP package ที่สามารถใชงานไดทันที โดยการกําหนด parameter ไวลวงหนา และ รวมถึงเอกสารอธิบาย, flow การทํางาน, คูมือการทํางาน, คูมือการทํางาน, เอกสารสรุปการออกแบบ add on, report form ที่มีใน add onฯลฯ ตามปกติ template จะถูกนําเสนอโดยผูจําหนาย ERP package หรือ ที่ปรึกษา แตบางครั้งอาจมีการจัดเตรียม template ภายในบริษัท โดยผูใช ERP package เพื่อการกระจายใน แนวนอน อยางมีประสิทธิภาพ 2. เขาใจความยากในการนํา ERP มาใชและบริหารโครงการอยางระมัดระวัง เพื่อทําใหการนํา ERP มาใชประสบความสําเร็จ จะตองคํานึงถึงความยากในการนํา ERP มาใช ตั้งแตตน และทําการบริหารโครงการการนํา ERP มาใชอยางระมัดระวัง การบริหารโครงการการนํา ERP มา ใชในปจจุบันยังพึ่งพาความสามารถสวนบุคคลอยูมาก จึงถือวายังขาดความสมบูรณและอยูในระดับ ความสําเร็จที่ต่ํา ทําใหโครงการการนํา ERP มาใชประสบความสําเร็จมีจํานวนจํากัด และไมสามารถ ตอบสนองตอการขยายตัวในอนาคตได ดังนั้นการเพิ่มระดับความสมบูรณของการบริหารโครงการที่เปน ระบบเพื่อใหใคร ๆ สามารถทําสําเร็จไดจึงเปนเรื่องสําคัญเรงดวน • สิ่งที่ตองพิจารณาในการบริหารโครงการการนํา ERP มาใช 1. ใช ERP package ที่เปน black box การกําหนด business scenario ใหม การออกแบบ และการกําหนด business process ใหมใหสอด รับนั้นเปนสิ่งจําเปนจากการปฏิวัติการทํางาน การกําหนดเหลานี้ ตองใชเครื่องมือ ERP package ซึ่งถือวา เปน black box ในการทํางานซึ่งไมใชเรื่องงาย ดังนั้นจะตองเอาชนะความยากลําบากนี้ ในขณะที่ทําการ บริหารโครงการ 2. พัฒนาระบบสารสนเทศขนาดใหญ การนํา ERP มาใชงานเปนการพัฒนาระบบสารสนเทศขนาดใหญที่ใชเทคโนโลยีสารสนเทศลาสุด โดยสิ่งที่ตองทําคือ การใช software ขนาดใหญที่เปน black box ที่เรียกวา ERP package บน platform ของ hardware, software ที่ใชเทคโนโลยีลาสุด ในการสรางระบบที่มีประสิทธิภาพสูงตามที่ ตองการ และ จะตองทําใหการทํางานมีเสถียรภาพในฐานะที่เปนระบบสารสนเทศหลักขององคกร 45
  • 46.
    3. ใชสภาพแวดลอมสนับสนุนและใชวิธีการบริหารโครงการใหม การนํา ERP มาใชงานจําเปนตองใชวิธีการบริหารโครงการแบบใหมที่ใชเทคนิคทางวิศวกรรมและ ใชประโยชนของระบบสารสนเทศ สําหรับสนับสนุนการบริหารโครงการเขาชวย ซึ่งวิธีการบริหารโครงการ แบบใหม จะทําการวางแผนโครงการโดยการวิเคราะห project process แบงสิ่งที่ตองทําเปนหนวยการ ปฏิบัติงานยอยอยางละเอียด เทาที่สามารถทําไดลวงหนา (Work Breakdown Structure) แตละหนวย ปฏิบัติการยอย ตองกําหนด ขั้นตอน, การจัดสรรทรัพยากร, การลงบัญชีตนทุน ใหมีความชัดเจน 4. ใชประโยชนของเทคนิคการบริหารโครงการใหม วิธีการบริหารโครงการแบบใหม จะทําการวางแผนโครงการโดยการวิเคราะห project process แบงสิ่ง ที่ตองทําออกเปนหนวยปฏิบัติงานยอยอยางละเอียด เทาที่สามารถทําไดลวงหนา (Work Breakdown structure) นอกจากนั้นสําหรับแตละหนวยการปฏิบัติการยอย ยังตองทําใหขั้นตอน , การจัดสรรทรัพยากร , กําหนดการลงบัญชีตนทุน มีความชัดเจน โดยทั้งหมดนี้จะเปนการกําหนดเกณฑ (base Line) ของโครงการ กราฟตอไปนี้แสดงตัวอยางการทําระยะเวลา และตนทุนสะสมในรูปกราฟ โดยแสดงถึงเสนเกณฑ ในการดําเนินโครงการ การใชเทคนิคการบริหารโครงการใหมที่เรียกวา EVMS (Earned Valued Management System) เปนสิ่งจําเปนเพื่อใหโครงการประสบความสําเร็จ โดยระบบนี้จะบอกใหรูถึง ความกาวหนา และการลงบัญชีตนทุนของทุกขั้นตอนการปฏิบัติการยอย สามารถทําการ Monitorโครงการ และคาดการณจุดที่จะไปถึงในขั้นสุดทาย และสามารถประเมินความเสี่ยงโดย ติดตามดูความแตกตางจาก เกณฑ (base line) อยูเสมอพรอมๆ กับการดําเนินมาตรการปองกัน ลวงหนาได การเฝาดูเกณฑ(base line) ผลการดําเนินการจริง และการคาดการณ 46
  • 47.
    5. เมื่อใชงานจริง ใหคิดวายังเสร็จแค50 % การนํา ERP มาใชไมไดจบตรงการเริ่มใชงานจริง แตตองคิดวาการเริ่มใชงานจริงเปนการไดมาครึ่ง ทาง เทานั้น การใชงานจะประสบผลสําเร็จ ตองมีกิจกรรมการใหความรูอยางตอเนื่อง , การปฏิรูปองคกร อยาง ตอเนื่อง, การแสวงหาประสิทธิผลอยางตอเนื่อง โดยตองประกาศใหทราบทั่วกันภายในบริษัท 6. คํานึงถึงการกระจายในแนวนอนตั้งแตแรก การนํา ERP มาใชจําเปนตองมีการกระจายในแนวนอน คือการกระจายสูสายธุรกิจอื่น , การระจายสู โรงงานอื่นของบริษัท ฯลฯ ความสามารถทําการกระจายในแนวนอน และการกระจายในวงกวางอยาง รวดเร็วจะทําให การนํา ERP มาใชทั่วทั้งบริษัท ประสบความสําเร็จ เพื่อใหการกระจายในแนวนอนใน บริษัททําไดงาย จําเปนตองจัดทําผลสําเร็จของการนํามาใชครั้งแรกใหเปน template ภายในบริษัท โดยใน การจัดทํานี้ การทําใหสามารถมองเห็น business scenario และ business process ของ template ของ บริษัท ไดดวยตาเปน business process model เปนสิ่งสําคัญ 7. วางระบบดูแลรักษา ERP ความสามารถดูแลรักษาระบบ ERP ไดอยางดี จําเปนตอง สรางบุคลากรสําหรับการดูแลรักษา รวมทั้งจัดทําเอกสารสําหรับการดูแลรักษา 8. ขยายและตอยอดระบบ หากประสบผลสําเร็จในการนํา ERP มาใช การรีบขยายตอยอด ERP โดยใชประโยชนจากการมี รากฐานของระบบสารสนเทศขององคกรที่ไดจากการสรางระบบ ERP และการฝงรากของแนวคิด ERP ชวย เพิ่มความสําเร็จของการนํา ERP มาใช ซึ่งอาจขยายตอยอด - ขยายไปสู E-business โดยการทําระบบ E-Commerce มีระบบความสัมพันธกับลูกคา , ความสัมพันธกับคูคา, ซัพพลายเออร - ขยายไปสู SCM โดยพัฒนาตอยอดไปสูความรวมมือกับซัพพลายเออรโดยผานระบบ SCM และการสรางความแตกตางดวย business model ที่เหนือกวาบริษัทอื่นเพื่อสรางขีด ความสามารถใหสูงขึ้น - ขยายไปสู CRM สรางความรวมมือที่สรางสรรคกับลูกคา เปนการสรางความแตกตางให เหนือกวาในการแขงขันกับบริษัทอื่นสูงขึ้น 47
  • 48.
    ERP ยุคหนา ศตวรรษที่ 21 ที่เพิ่งเริ่มตนนี้ เปนชวงเวลาที่องคกรบริษัททั้งหลายกําลังเผชิญกับยุคแหงการ เปลี่ยนแปลง และการปฏิรูปครั้งใหญ เพื่อใหสามารถตอบสนองตอการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดลอมได อยางทันทวงที องคกรทั้งหลายจึงไดเลิกลมแนวทางเดิม คือ ทําทุกอยางเอง ไปสูการบริหารที่มีการสราง เครือขายกับองคกรอื่นเพื่อเปลี่ยนไปเปนองคกรยุคใหม และจากความกาวหนาของอินเทอรเน็ต ทําใหเครื่อง คอมพิวเตอรกลายเปนโครงสรางพื้นฐานสําหรับการติดตอเชื่อมโยงกันอยางงายดาย ซึ่งชวยให E-Business แพรหลายไดอยางกวางขวาง สงผลใหองคกรบริษัทตางๆสามารถดําเนินธุรกิจไดเร็วขึ้นดวยตนทุนที่ลดลง นั่นคือ E-Business กลายเปนตัวเรง (enabler) ของการเปลี่ยนแปลงไปสูองคกรยุคใหม 1. แนวโนมของ E-Business 1.1. แนวคิดของ E-Business ERP Research Promotion Forum ไดใหคําจํากัดความของ E-Business โดยเปรียบเทียบให ERP เปน กลไกสําหรับการปฏิรูปใหหวงโซของมูลคาภายในองคกรมีประสิทธิภาพสูงสุด สวน E-Business นั้นเปนกล ยุทธสําหรับการปฏิรูปหวงโซของมูลคาทั้งหมดขามองคกร ครอบคลุมตั้งแตคูคาไปจนถึงลูกคาใหมี ประสิทธิภาพสูงสุด คําจํากัดความของ ERP กับ E-Business - ERP เปนวิธีบริหารจัดการหวงโซของลูกคาภายในองคกรใหมีประสิทธิผลสูงสุด - ระบบ ERP เปนวิธีการทาง IT ในการทําใหแนวคิดเกิดขึ้นเปนรูปธรรม - E-Business คือกลยุทธทางธุรกิจ ซึ่งใชเทคโนโลยีอินเทอรเน็ตเพื่อเชื่อมโยงองคกร ผูปอน วัตถุดิบ หุนสวนทางธุรกิจ และลูกคา อยางเปนระบบเปด เพื่อยกประสิทธิผลของการ บริหารธุรกิจในทุกๆขั้นตอนของหวงโซของมูลคาใหสูงยิ่งขึ้น จากรูปดานลางนี้ แสดงใหเห็นภาพของ E-Business ตามคําจํากัดความนี้ สําหรับระบบสารสนเทศ จําเปนตองใชระบบที่สามารถทําการประมวลผลแบบเรียลไทม โดยมีการเชื่อมตอกับทุกองคกรในหวงโซ ของมูลคา 48
  • 49.
    การ optimize หวงโซของมูลคาทั้งหมดคือเปาหมายของ E-Business 1.2 เกาะกระแส E-Business สิ่งที่ลืมไมไดของ E-Business คือ ปจจัยผลักดัน มิไดเกิดจากความกาวหนาทางเทคโนโลยี สารสนเทศเพียงอยางเดียว จากชวงปลายของทศวรรษที่ 1990 เปนตนมา ไดเกิดการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญใน ดานการบริหารองคกร คือ เปลี่ยนจากระบบ ทําทุกอยางดวยตัวเอง ที่ใชกําลังทุนขนาดใหญในการสราง ทรัพยากรทางธุรกิจ ไปเปน ระบบ ไมทําทุกอยางดวยตัวเอง ที่ใชพลังแหงเครื่องหมายยี่หอสินคาและองค ความรูเปนอาวุธ โดยมีความสามารถที่จะมีความรวมมือที่แนนแฟนและฉับไวระหวางองคกร ดวยการใช E-Business เปนพลังขับเคลื่อนองคกรใหออกจากระบบทําทุกอยางดวยตัวเอง และเปนตัวเรงใหการ เปลี่ยนแปลงโครงสรางของอุตสาหกรรมการผลิตเร็วยิ่งขึ้น 1.3 แนวโนมของ E-Business ที่ผานมาแมวาองคกรที่ทําธุรกิจอินเทอรเน็ตแบบ B2C(ธุรกรรมระหวางธุรกิจกับผูบริโภค ) อาจจะมี ปญหาบาง แต E-business ก็ยังขยายตัวตอเนื่อง อยางไรก็ตาม ตอจากนี้ไปกระแสหลักของ E-Business จะ ไมใช B2C อีกตอไป แตจะเปน B2B(ธุรกรรมระหวางองคกร ) ระหวางองคกรธุรกิจที่มีอยูเดิม ซึ่ง E- Business มีแนวโนมเปน 2 ลักษณะ คือ 49
  • 50.
    1. ตลาดอิเล็กทรอนิกสแบบ PrivateB2B (แบบแนวตั้ง) ที่เนนตลาดอิเล็กทรอนิกสขององคกรใน กลุมเดียวกัน โดยมีองคกรที่สําคัญมากสุดอยูตรงกลาง จะเชื่อมตอเปนระบบเดียวกันกับระบบ Supply Chain Management (SCM) ของบริษัทใหญ เพื่อสรางความแตกตางจากคูแขงและใชในการบริหารสินคา หรือ ผลิตภัณฑที่มีคุณลักษณะพิเศษที่เกี่ยวของกับความลับของบริษัท 2. ตลาดอิเล็กทรอนิกสแบบ Public B2B (แบบแนวนอน) ที่เนนตลาดอิเล็กทรอนิกสระหวางกลุม ตางๆ ไมมีการสรางความแตกตาง แตเนนการลดตนทุน โดยพุงเปาหมายไปที่สินคาประเภททั่วไป รูปแบบ E-Business ระหวางกลุมบริษัท 2. กระแส ERP ใหมของประเทศอเมริกา (Extended ERP) 2.1 กําเนิดของ Extended ERP ในชวงตน ทศวรรษที่ 1990 บริษัทตางๆในอเมริกา ไดมีการนํา ERP มาใชกันอยางแพรหลาย อยางไรก็ตาม หลังจากนั้นมาไดถูกบดบังโดยกระแสใหมที่เรียกวา E-Business ปจจุบัน บริษัทสวนใหญของอเมริกา มีแนวโนมที่จะลงทุนดาน IT ไปที่ E-Business มากกวาเรื่อง ของการนําERP มาใช แตก็ไมไดหมายความวา บริษัทในอเมริกาเลิกใหความสําคัญกับ ERP เพราะระบบ E- Business ที่หลายบริษัทกําลังนํามาใชนั้น สวนใหญมี backbone หรือโครงสรางพื้นฐานที่สรางขึ้นมาจาก ระบบ ERP นั่นเอง ในการเปลี่ยนแปลงองคกรใหเปน E-Business นั้น มีความจําเปนตองพัฒนาเครือขายระหวางองคกร กับคูคาและลูกคา ควบคูกับการปรับธุรกรรมทั้งหมดภายในองคกรใหเปนระบบดิจิตอลดวย และเพื่อการนี้ เปนที่ทราบกันดีวา จําเปนตองสรางฐานขอมูลสารสนเทศอันเปนหนึ่งเดียวขององคกรทั้งหมด โดยการบูร ณาการรวมระบบบริหารสมัยใหมทั้งหลาย เชน SCM (Supply Chain Management), CRM (Customer Relationship Management), E-Commerce โดยมี ERP เปนศูนยกลาง ดังนั้นปจจุบันการมุงสู E-Business จึง 50
  • 51.
    เกิดแนวคิดใหมที่เรียกวา Extended ERPซึ่งก็คือ การบูรณาการรวมระบบงานตางๆขององคกรโดยมีระบบ ERP เปนฐาน เพื่อใหมีความสามารถตางๆตอยอดขึ้นไปจากระบบ ERP เดิม 2.2 ความเปนมาของกําเนิดของ Extended ERP 1. การมาถึงของยุค E-Business • การใชเพื่อยกประสิทธิภาพ การใชเปนกลยุทธ (E-Business ทําใหการแขงขันสูงขึ้น) • การใชแบบ Stand alone (ภายใน) การทํางานแบบรวมมือกัน (collaboration กับคูคาและลูกคา) 2. ผูผลิต ERP ตองบุกเบิกสรางตลาดใหม • การตกต่ําของยอดขาย ERP (ตลาดองคกรขนาดใหญอิ่มตัว สวนองคกรขนาดเล็กขาดแคลน ทุน) • ใช ERP เปน backbone ไปสู E-Business(SUITE) 3. ความกาวหนาของเทคโนโลยีที่ทําใหการรวม ERP กับระบบอื่นเกิดขึ้นได • ความกาวหนาของเทคโนโลยีที่ทําใหสามารถเชื่อมระบบ ERP กับระบบภายนอกได (Internet, การเขาถึงแบบ Web based access) • ขอมูลในระบบ ERP ระบบขอมูลแบบปด แบบเปด (ความกาวหนาของเทคโนโลยีเครือขาย) 1. การมาถึงของยุค E-Business ทามกลางสภาวะแขงขันอันรุนแรงภายใตกระแสโลกาภิวัตน องคกรทั้งหลายไดลงทุนในการใช ประโยชนจากเทคโนโลยีสารสนเทศระดับแนวหนา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการ และการผลิต อยางเต็มที่ โดยทบทวนและปรับปรุงใหกระบวนการทางธุรกิจนั้นไมซับซอนและเปนระบบ โดยใช ฐานขอมูล ERP ทําใหสามารถรูถึงสถานภาพของธุรกิจในระดับภาพรวมแบบเรียลไทม ซึ่งมีประโยชนมาก ในการสรางกระบวนการตัดสินใจในเชิงบริหารที่รวดเร็ว และการวางแผนกลยุทธในอนาคตขององคกร หลังจากกําเนิดของเทคโนโลยีอินเทอรเน็ต การเกิดของรานคาออนไลน การใชเทคโนโลยี Web สําหรับการบูรณาการระบบ back office ลวนเปนการเขาสูยุค E-Business ซึ่งประยุกตใชเทคโนโลยี อินเทอรเน็ตเพื่อเสริมอํานาจในการแขงขันและเพิ่มกําไร และเปนการสรางสนามแขงขันใหมทางการตลาด ขององคกรธุรกิจ ดวยเหตุนี้ยุคแหงการใช ERP เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในองคกรไดสิ้นสุดลงแลว และกําลังเขาสูยุค ใหม ซึ่งเปนยุคแหงการพัฒนาเครือขายขนาดใหญที่รวมทั้งผูปอนวัตถุดิบและลูกคาเขาดวยกัน เปนระบบ อีก 51
  • 52.
    ทั้งการเกิด E-Business และความตองการใชขอมูลรวมกับองคกรภายนอกทําใหเกิดงานใหมและ เกิดความ ตองการผลิตภัณฑและเทคโนโลยีใหมที่จะสนับสนุนระบบใหมตามมา 2. ผูผลิต ERP ตองบุกเบิกสรางตลาดใหม จากการมาถึงยุค E-Business ทําใหบทบาทหนาที่ของระบบสารสนเทศที่อยูบนฐานของ ERP ของ บริษัทตางๆ ในอเมริกาไดเปลี่ยนไป กวาครึ่งของบริษัทใหญไดนํา ERP มาใชเรียบรอยแลว สวนบริษัทขนาด กลางและเล็ก มีงบประมาณจํากัด ไมสามารถจัดหา ERP ไปใชได ทําใหยอดขายของผูผลิต ERP ลดลง จึง เริ่มหาบทบาทใหมของ ERP สําหรับการบริหารจัดการองคกร เพื่อพัฒนาบุกเบิกใหเกิดตลาดใหมขึ้น 3. ความกาวหนาของเทคโนโลยีที่ทําใหการรวม ERP กับระบบอื่นเกิดขึ้นได เทคโนโลยีที่ทําใหการบูรณาการระหวางระบบ และการแลกเปลี่ยนขอมูลกับระบบภายนอกเกิดขึ้น ได ไดรับการพัฒนาอยางรวดเร็วดวยความกาวหนาของ อินเทอรเน็ต และเทคโนโลยีการเขาถึงขอมูลแบบ web based ทําใหการแลกเปลี่ยนขอมูลกับภายนอกทําไดงายขึ้น สามารถใชประโยชนและเขาถึงขอมูล ERP ไดอยางรวดเร็ว ทั้งยังมีการปรับปรุงระบบ ERP ใหสอดคลองกับระบบ E-Business ดวย นอกจากนั้นใน ระยะหลังมีการใชระบบที่มีโครงสรางแบบคอมโพเนนต การมีซอฟทแวรทูลสนับสนุนการเขียนโปรแกรม ฯลฯ ทําใหองคกรผูใชงานสามารถปรับเปลี่ยนหรือขยายระบบ ERP ไดอยางรวดเร็วขึ้น จุดเดนของ Extended ERP Extended ERP เปนระบบสารสนเทศขององคกรที่มีจุดเดน 3 ประการ คือ 1. บูรณาการโดยมี ERP เปนฐาน Extended ERP เปนระบบบริหารที่ใชรากฐานของ ERP โดยการบูรณาการกับซอฟทแวรตางๆ เชน SCM, CRM, E-Commerce ฯลฯ และสามารถใชขอมูลรวมกันสําหรับซอฟทแวรทั้งหมดได 2. เชื่อมโยงหวงโซของมูลคาทั้งภายในและภายนอก Extended ERP เปนระบบที่มีระบบ ERP ซึ่งบูรณาการกระบวนการทางธุรกิจขององคกรอยูที่ แกนกลาง และเชื่อมตอระหวางองคกรกับผูปอนวัตถุดิบดวย SCM และบริหารลูกคาองคกรโดยระบบ CRM สงผลใหเกิดการเชื่อมโยงของหวงโซมูลคาทั้งภายในและภายนอก 52
  • 53.
    3. IP basedinfrastructure และ Web Application ระบบตางๆเหลานี้ ถูกสรางบนฐานโครงสรางเครือขายแบบ IP (Internet Protocol) จึงสามารถเขา เรียกใช หรือปอนขอมูลผานระบบเครือขายได อีกทั้งการใช Web Application ทําใหสามารถทําธุรกิจแบบ E- Business ได 3. ผลทางการบริหารของการใช Extended ERP สามารถแบงได 2 ประเด็นใหญ คือ 1. การปฏิรูปโครงสรางธุรกิจขององคกร 2. การปฏิรูปกระบวนการทางธุรกิจ การปฏิรูปโครงสรางองคกร สรางระบบที่มีความยืดหยุนสูง สามารถรวมธุรกิจในเครือ ซึ่งไดมาจากการซื้อกิจการใหเปนเอกภาพ สามารถสรางระบบงานที่จําเปนสําหรับธุรกิจใหมไดอยางรวดเร็วและมีความยืดหยุนในการขยายระบบ สามารถรับมือกับการปฏิรูปโครงสรางองคกรไดอยางรวดเร็ว พัฒนารูปแบบธุรกิจใหม เพื่อใหสามารถปอนขอมูลความตองการหรือตรวจสอบขอมูลสินคาคงคลังได โดยตรง การปฏิรูปกระบวนการทางธุรกิจ ลดระยะเวลาของวงจรการผลิต ขยายธุรกิจไดโดยเปนผลจากการปรับปรุงความสัมพันธกับผูคาปลีกและผูรับจางผลิต จากการใหมีการใชขอมูลรวมกันแกผูจัดจําหนายสินคา และผูจําหนายวัตถุดิบ ทําใหมีความสัมพันธที่ใกลชิด ชวยใหประสิทธิภาพการทํางานสูงขึ้น ลดมูลคาของสินคาคงคลัง เพิ่มความพอใจของลูกคา เพิ่มประสิทธิภาพการทํางานของผูขายสง ยกขีดจํากัดจํานวนลูกคาที่สามารถดูแลได รักษาความถี่ในการเยี่ยม ลูกคา ลดความสูญเสียโอกาสจากการขาดสินคาในคลังสินคา กระชับความสัมพันธโดยการใหใชขอมูลรวมกันแกผูผลิต ผูขนสง ตัวแทนจําหนายในตางประเทศ ทําให ประสิทธิภาพของธุรกิจดีขึ้น ผลของการใช Extended ERP 53
  • 54.
    การปฏิรูปองคกรดวย Extended ERP 4.แนวโนมของ ERP ยุคหนา 1. กระบวนการพัฒนาระบบสารสนเทศ 1.1 ขอบเขตบูรณาการ กอนยุค ERP นั้น ระบบสารสนเทศขององคกรถูกสรางโดยแบงแยกกันในแตละงาน และเชื่อมโยง แตละงานดวยวิธีแลกเปลี่ยนไฟลขอมูลเปนครั้งคราว ดวยเหตุนี้ จึงเกิดการลาชาในการประสานบูรณาการ ขอมูลตามแนวนอนของแตละงาน ยังผลให การนําขอมูลภายในองคกรมาใชประโยชนในการบริหารนั้น ลาชา ซึ่งระบบ ERP ขยายขอบเขตการบูรณาการสูระดับทั้งองคกร และสามารถกําจัดการลาชาดังกลาวได 1.2 งานเปาหมาย การทําใหเปนระบบงานนั้น โดยปกติแลวเปาหมายจะเริ่มจาก back office ซึ่งเปนงานประจําที่มี รูปแบบตายตัว สามารถเปลี่ยนเปนระบบอัตโนมัติไดงายกอน แลวจึงขยายไปสู front office ซึ่งเปนงาน เฉพาะทางไมมีรูปแบบตายตัว เชน งานวางแผน งานออกแบบ 1.3 วัตถุประสงคหลัก วัตถุประสงคหลักของชวง non ERP คือ การประหยัดและลดตนทุนของทุกงานในองคกร สวนชวง ERP นั้น วัตถุประสงคหลักคือ ปฏิรูปกระบวนการทางธุรกิจ โยการบูรณาการกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมด ขององคกรรวมกัน เปนการรวมเขาเปนหนึ่งเดียวกับกลยุทธขององคกร 1.4 โครงสรางพื้นฐาน IT และเวลาที่ใชในการพัฒนาระบบ โครงสรางพื้นฐาน IT นั้นเปลี่ยนจากระบบ Mainframe มาเปนระบบ client & server และกลายมา เปนระบบ IP based หรือ Web Application ในยุคของ Extended ERP และเวลาในการพัฒนาระบบก็ลดลง 54
  • 55.
    ดวย จากนี้ไปจะตองมีระบบที่มีความสามารถในการสรางระบบการปฏิรูปธุรกิจ และการปฏิรูปกระบวนการ ทางธุรกิจในเวลาที่สั้นเพื่อรับมือกับการเปลี่ยนแปลงของสภาวะแวดลอมทางธุรกิจที่เร็วยิ่งขึ้นทุกวัน 2. แนวโนมของ ERP ยุคหนา ระบบ ERP ยุคหนาซึ่ง E-Business จะเติบโตเต็มที่ จะไดรับการพัฒนายิ่งขึ้นไปจาก Extended ERP ซึ่งจะมีบทบาทในการรองรับสิ่งตอไปนี้ งานหนาราน (front office) สําหรับ ERP ยุคหนา เปาหมายของสิ่งที่จะเชื่อมโยงระหวางองคกรธุรกิจนั้น ไมใชเฉพาะการ บริหารซัพพลายเชนของผลิตภัณฑที่มีอยูแลวเทานั้น แตจะตองครอบคลุมไปถึงการวางแผน การออกแบบ การพัฒนาผลิตภัณฑใหมอีกดวย หวงโซของมูลคาที่ไมหยุดนิ่ง หวงโซมูลคาในปจจุบันมีลักษณะปด โดยประกอบดวยสมาชิกหลักในองคกรหรือบริษัทเดียวกัน ในอนาคตธุรกิจจะเปนแบบเปดและมีเทคโนโลยีการบูรณาการระบบขามองคกรที่เรียกวา Dynamic B2B มากขึ้น กลยุทธเชิงรุก ปจจุบัน กุญแจของความสามารถในการแขงขัน ไดเปลี่ยนจาก กลยุทธเพื่อตอบสนองรับมือกับการ เปลี่ยนแปลงสภาวะแวดลอมทางธุรกิจ มาเปน กลยุทธการที่รูถึงการเปลี่ยนแปลงลวงหนา ดังนั้น ERP ยุค หนาจะตองมีความสามารถที่จะวางแผน ปฏิบัติ และประเมินผลการปฏิรูปโครงสรางอยางฉับพลันทันทีได 55