met dit programma kan email uit Outlook heel snel worden opgeslagen op de server/harde schijf in een vaste directory en een automatisch aangemaakte bestandsnaam en tegelijkertijd -op de achtergrond weggeschreven- om de email met bijlage terug te vinden in het CLIENTDOSSIER en in overzichten van verzonden en ontvangen emails met handige zoek- en sorteeropties en eenvoudig terug te vinden bijlagen.

1. BarKEY’s Office Solutions
The KEY to a perfect fit program
E-mail
In- en uitgaande
opslaan
in OUTLOOK
Uw e-mail snel, veilig en overzichtelijk
gearchiveerd op de server/(externe) harde
schijf
+ geregistreerd in uw cliënt-dossier
+ vermeld in een “brieven/emailboek”

2. WERKWIJZE Email opslaan :
• Selecteer de e-mail in Outlook
• Klik op
• selecteer de naam
• En klik op OK SAVE
KLAAR! De email kan nu verwijderd worden uit de Inbox

3. DE RESULTATEN -1:
Het is geplaatst in de vaste directory die hoort bij de afzender/geadresseerde
Het opgeslagen emailbestand heeft een consequent opgebouwde duidelijke
bestandsnaam
Opbouw en volgorde naar uw keuze
Hier:
•“Email IN”,
•automatisch volgnummer,
•(bedrijfs)naam,
•datum van binnenkomst en
•onderwerp.

4. DE RESULTATEN -2:
Registratie -1:
Het staat vermeld in het
CLIËNTDOSSIER (Access)
met o.a. datum en onderwerp
met een hyperlink naar het originele
email-bestand in Outlook

5. DE RESULTATEN -3:
Registratie -2: Het staat geregistreerd in een Access-tabel
met alle opgeslagen e-mails, waardoor het zoeken
naar een “oude”mail heel makkelijk wordt
Access is een specialist in het filteren en sorteren van gegevens -zie ook de presentatie: een kleine “cursus” Access
Sorteren/filteren is mogelijk op: Een ook hier de hyperlink naar
•Jaar het originele emailbestand in
•Idnr
Outlook
•Soort (brief, fax of e-mail, etc)
•Datum
•In of uit
•Achternaam De tabel is eenvoudig over te brengen naar Excel
•bedrijf
•Onderwerp
•E-Mail-adres van de afzender/ontvanger

6. OPTIES
• De naam van de bijlage
Dát er een bijlage is wordt automatisch vermeld.
Een duidelijke omschrijving van de bijlage maakt
zoeken veel eenvoudiger
• Onderwerp
Hier kan gekozen worden uit een vooraf
gedefinieerde keuzelijst
• Een belangrijke opmerking
• Aktiedatum
Aktie
• Degene die aktie moet ondernemen
• In dit scherm niet vermeld
ALLES OPTIONEEL. Het hoeft niet

7. BarKEY’s Office Solutions
The KEY to a perfect fit program
Vragen bij
voorkeur via
email
b.o.s.s@wxs.nl