Een voorbeeld van het maken van een factuur, opslaan en registreren in CLIENTDOSS

1. Programma in Microsoft Office -
GALENA
Word-Sjablonen in 3 stappen
met registratie in Access/Excel
UITLEG -INSTRUCTIE/
DE FACTUUR
INHOUD:
DIA 1 DE BESTANDEN
DIA 2.1 DE AANMAAK VAN DE FACTUUR – STAP 1 EN 2
DIA 2.2 DE AANMAAK VAN DE FACTUUR - STAP 3
DIA 3.1 DE RESULTATEN – IN WORD
DIA 4.1 -4.3 DE RESULTATEN IN ACCESS
DIA 5.1 DE VERZONDEN FACTUREN NAAR EXCEL
DIA 5.2 DE OPENSTAANDE FACTUREN NAAR EXCEL

2. DIA 1: DE BESTANDEN VAN GALENA:

Mappen: SJABLONEN:
In de map “SJABLONEN” staan:
 de Word-sjablonen. Het gaat hier om
 de database
 en het bestand om de volgnummers op te hogen
• Alle facturen worden vanzelf opgeslagen in de map: “Boekhouding/facturen verzonden/jaar
• De bestandsnaam wordt vanzelf opgebouwd met factuurnummer, bedrijf/naam, IDnr, omschrijving,
datum en bedrag
In de bijbehorende database moeten de namen/adressen van contactpersonen zijn opgenomen.
(via het intakeformulier of formulier “nieuw contact” of rechtstreeks in de database)

3. DIA 2.1: De AANMAAK van de factuur- stap
1 en 2:
Met dit formulier worden de factuurgegevens ingevuld.
STAP 1: Open in “G:GALENA .. “SJABLONEN” het Word-sjabloon:
STAP 2: Vul de gegevens in:
SELECTEER de geadresseerde uit de keuzelijst
• de datum in
• selecteer de omschrijving
• vul bedrag in
• Als er is betaald: CONTANT OF PIN
• klik op OK
Zodra de naam is geselecteerd, verschijnen de
bijbehorende gegevens uit de database onderaan En klik op OK
het scherm
•OPTIE: Als de factuur op een verzamelnota voor de verzekeringsmaatschappij vermeld moet worden, kruis je “niet verzenden” aan.

4. DIA 2.2: DE AANMAAK van de FACTUUR -
stap 3:
STAP 3: KLIK OP “OPSLAAN” als de voorgestelde Directory en Bestandsnaam OK zijn.
En KLAAR!
Op de volgende dia’s zijn de resultaten te zien.

5. DIA 3.1: DE RESULTATEN –de FACTUUR in
Word:
Dit is een voorbeeld voor therapeuten. Er zijn vele opties mogelijk
Ingevuld is:
Het polisnummer
Het BSN nr
De adressering
Het factuurnummer
Het klantnummer
De factuurdatum
De referentie
De omschrijving
De behandeldatum/tijd
Het bedrag
Het totaal
Contant of per pin betaald
Het betaalde bedrag en de datum van betaling
Opties:
De naam van de behandelaar/therapeut
BTW, bedrag excl. BTW, uiterste betaaldatum

6. DIA 4.1: DE RESULTATEN –in ACCESS
Cliëntendossier/tab facturen:
In de map sjablonen: de database openen. Klik op
Zoek de naam in de keuzelijst door de eerste letters van de naam te
Tab 01 – Persoonsgegevens
typen.
Daarna TAB 07 FACTUREN
Met een hyperlink naar de
factuur in WORD

7. DIA 4.2: DE RESULTATEN –in ACCESS OVERZICHT VERZONDEN FACTUREN
Klik in het START MENU VAN ACCESS OP:
Klantnr factuurnr betaald door cliënt/door Verzekeringmij hyperlink naar factuur inWord
Met de knop uit het START menu -kies je voor een bepaalde
periode .
Het overzicht over deze periode komt dan als Excel-bijlage in de Inbox van Outlook,
zie dia 5.1.
Voor de overzichten zijn vele (lay-out)opties/vaste perioden mogelijk

8. DIA 4.3: DE RESULTATEN –in ACCESS OVERZICHT OPENSTAANDE
FACTUREN
Klik in het START MENU VAN ACCESS OP:
Als de factuur NIET betaald zou zijn, verschijnt hij in de keuzelijst
Voer vervolgens rechts:
•de datum van betaling
•en het betaalde bedrag
in
Als je de factuur selecteert, verschijnen de factuurgegevens in het onderste gedeelte.
Als betaaldatum/bedrag is ingevuld, valt deze van de openstaande facturen lijst af.
Met de knop gaat dit overzicht als Excel-bijlage naar de Inbox van Outlook,
Zie ook dia 5.1.

9. DIA 5.1: DE RESULTATEN –in EXCEL OVERZICHT VERZONDEN
FACTUREN
Met de knop uit het STARTmenu van Access, wordt een factuuroverzicht
over een bepaalde periode (zie ook dia 4.2) als EXCEL-bijlage naar Outlook verzonden .
Het email-adres kan standaard worden vermeld.
het Excel bestand

10. DIA 5.2: DE RESULTATEN –in EXCEL OVERZICHT OPENSTAANDE
FACTUREN
Met de knop uit het STARTmenu van Access
gaan de OPENSTAANDE facturen als EXCEL bijlage naar Outlook
verzenden
Het email-adres kan standaard worden vermeld.
Zo ziet het Excel bestand er uit

11. Barkey’s Office Solutions & Secretarial Services
Amsterdam en Osterwald –D
Marijke Barkey
Vragen bij voorkeur via email: b.o.s.s@wxs.nl