de encyclopedie voor het naslaan van alle belangrijke (klant- en financiële) gegevens.              T.B.V. HET PROGRAMMA V...
Als je gebruik maakt van de Word-sjablonen van GALENA PRAKTIJKwordt ieder stukje belangrijke informatie automatisch geregi...
Een tabel in EXCEL                                                      Een tabel in ACCESSDe manier waarop je gegevens in...
De tabellen in ACCESS zijn de basis. Deze lijken precies op de tabellen in EXCEL.                   Je kunt ze heel makkel...
Dia 3                          START                                Het STARTscherm verschijnt als Access wordt           ...
Dia 4.1                              In het formulier:                                                                    ...
DIA 4.2                                  Het formulier:                                                                   ...
Dia 4.3                                     Het formulier:                                                                ...
DIA 5   Nog wat meer informatie over ACCESS                           In de volgende dia’s                           iets ...
Wat kun je er mee?   EN HOE DOE JE DAT? Toevoegen                     Onder de rechter muisknop: Verwijderen        De c...
DIA 7                                                 Bij een FORMULIER                                                   ...
Dia 8                                           Een voorbeeld van een                                                RAPPO...
Dia 9:                                              Een voorbeeld                                                       da...
Dia 10.1                       De QUERY’S                                Het is heel handig als je een query zelf kunt    ...
Dia 10.2                                                          “een kijkje                                             ...
Dit was een kleine “cursus” Access.               Op deze manier gepresenteerd op basis               van vragen die mij i...
Word-sjablonen                                           De gegevens die deze Word-sjablonen automatischzorgen er voor dat...
B.O.S.S.Barkey’s Office Solutions & Secretarial Services.     The key to a perfect fit program.                           ...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Een kleine cursus access

770 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
770
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
6
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Een kleine cursus access

  1. 1. de encyclopedie voor het naslaan van alle belangrijke (klant- en financiële) gegevens. T.B.V. HET PROGRAMMA VOOR THERAPEUTEN GALENA PRAKTIJK Opgesteld door B.O.S.S., Marijke Barkey The key to a perfect fit program
  2. 2. Als je gebruik maakt van de Word-sjablonen van GALENA PRAKTIJKwordt ieder stukje belangrijke informatie automatisch geregistreerd in de database/cliëntdossier. Zelfs na jaren, vind je informatie eenvoudig en snel terug. HOE WERKT HET? EN HOE GA JE ER MEE OM? Een kleine “cursus”.
  3. 3. Een tabel in EXCEL Een tabel in ACCESSDe manier waarop je gegevens invoert verschilt.In Excel kun je een regel invoegen.In Access voeg je alleen onderaan de tabel nieuwe informatie toe . Access zet dat op zijn plaats.Het overzicht kan verloren gaan als er heel veel kolommen of rijen zijn.Access kan de informatie uit de tabellen op meerdere manieren presenteren: in• een formulier,• Een rapport• Een queryDe lay-out daarvan leg je 1x vast.
  4. 4. De tabellen in ACCESS zijn de basis. Deze lijken precies op de tabellen in EXCEL. Je kunt ze heel makkelijk koppelen en uitwisselen. Access gebruikt de gegevens uit de tabellen, maar anders gepresenteerd.Access kan snel en eenvoudig groeperen, sorteren, filteren en presenteren.Daarvoor heeft het programma GALENA PRAKTIJK formulieren, queries en rapporten ontwikkelden deze ondergebracht in knoppen in het STARTMENU. De keuzelijsten in de formulieren zijn er voor bedoeld dat informatie consequent wordt ingevoerd. De Word-sjablonen van GALENA PRAKTIJK (zie dia 11) zorgen er voor dat de belangrijke gegevens automatisch en op consequente wijze in de database komen. Daar hoef je niet meer over na te denken.
  5. 5. Dia 3 START Het STARTscherm verschijnt als Access wordt geopend. De grijze knoppen leiden naar de: • formulieren (toevoegen en wijzigen) en • rapportages (alleen raadplegen) • Queries (filteren van gegevens) Helaas heeft Access weinig mogelijkheden Links van het om hier iets moois van te maken. Startformulier Een bedrijfslogo kan het uiterlijk wat vind je de originele verbeteren. tabellen.
  6. 6. Dia 4.1 In het formulier: Staan alle contactpersonen met hun eigen specifieke gegevens bij elkaar. • Bij de groene pijl een link naar de behandelregistratie/- intakeformulier in Word. • Op de hoogte van de zwarte pijl: diverse tabs met informatie over de contactpersoon/cliënt. • Bij de rode pijl blader je door de gegevens en voeg je contactpersonen toe• Bij de zwarte pijl een keuzelijst met alle namen die in de database voorkomen.
  7. 7. DIA 4.2 Het formulier: Een contactpersoon: ZOEKEN/Wijzigen: 1. klik bij de zwarte pijl op het grijze pijltje, maak een keuze uit de lijst of typ de eerste letters van de naam OF 2. Vul onderaan (bij de rode pijl) bij “zoeken” in wat je zoekt. OF3. Zet de cursor in een veld (achternaam), klik rechts met je muis en maak een keuze,4. OF Gebruik de verrekijker: Opties 2, 3 en 4 gebruik je ook om te zoeken in andere velden.
  8. 8. Dia 4.3 Het formulier: Een contactpersoon TOEVOEGEN: Als je Access afsluit blijven de gegevens automatisch bewaard. Je hoeft niet “op te slaan”Klik onderaan het scherm op het icoonGebruik de keuzelijsten (herkenbaar aan de grijze pijltjes) om gegevens in te voeren.
  9. 9. DIA 5 Nog wat meer informatie over ACCESS In de volgende dia’s iets meer over de • Tabellen • Queries • Formulieren en • Rapporten
  10. 10. Wat kun je er mee? EN HOE DOE JE DAT? Toevoegen Onder de rechter muisknop: Verwijderen De cursor in de Kolom Postcode: De cursor in de Kolom email: In het veld 1102 VN: Zoeken Sorteren Bladeren Filteren Selecteren Berekenen
  11. 11. DIA 7 Bij een FORMULIER Staan de gegevens van 1 cliënt of 1 rij meestal gegroepeerd per cliënt/contactpersoon. Je wijzigt of voegt informatie toe aan de tabel, die hier anders is gepresenteerd.In een formulier vind je meestal keuzelijsten, die je .herkent aan het grijze pijltje rechts van hetinvulveld.Ze dwingen je tot een consequente keuze omquery’s goed te kunnen uitvoeren.Directe invoer in de tabel is daarom niet wenselijk. Een formulier kan ook in tabelvorm
  12. 12. Dia 8 Een voorbeeld van een RAPPORT is een telefoonlijst.Een rapport geeft alleen weer. Je vindt hier nooit keuzelijsten.TOEVOEGEN EN WIJZIGEN breng je altijd aan in het formulier: hierAlles wat je toevoegt of wijzigt wordt direct aangepast in alleformulieren, rapporten en queries, die gemaakt zijn op basis van deachterliggende tabel.Grote voordelen vind je bij financiële rapportage. Direct (consequent) overzicht op(sub)totalen, gemiddelden. Vaste sorteer-opties als periode, grootboek, etc).
  13. 13. Dia 9: Een voorbeeld dat duidelijk maakt, dat het invoeren van gegevens in het formulier, resultaten geeft in de rapportages:Bovenstaande afbeelding is een stukje uit de dia’s 4.1-4.3 .Hier staat bij de naam Martin Barkey “op telefoonlijst vermelden” aangevinkt.Haal je dit vinkje weg, dan ziet de telefoonlijst van dia 8 er nu zo uit:Wordt het vinkje weer aangebracht, dan heb je detelefoonlijst van Dia 8 weer terug.
  14. 14. Dia 10.1 De QUERY’S Het is heel handig als je een query zelf kunt maken, maar voor het programma GALENA PRAKTIJK is dat niet nodig.De QUERY’S worden gebruikt omde gegevens te filteren en te De gefilterde en gesorteerde informatie is alsorteren opgenomen in diverse formulieren en rapportages. Al deze formulieren en rapportages zijn ondergebracht onder knoppen in het STARTFORMULIER van ACCESS.
  15. 15. Dia 10.2 “een kijkje achter de schermen” van de query Deze Query van de tabel “Contactpersonen” geeft alleen de rijen aan met de postcode “1102 VN”. De query is vooral handig bij het maken van rapportages.Ter verduidelijking van het belang van consequente invoer:Als je in het veld “plaats” wilt sorteren op “Amsterdam”, dan worden alleen alle rijen/contactpersonen met“Amsterdam” opgenomen. Heb je ergens “A’dam” getypt, dan blijft deze buiten de selectie.
  16. 16. Dit was een kleine “cursus” Access. Op deze manier gepresenteerd op basis van vragen die mij in de loop der jaren zijn gesteld.Met de combinatie van Access, Word-SJABLONEN, Excel en Outlook is vrijwel allesmogelijk. Zie ook mijn Powerpoint presentaties EEN FACTUUR MAKEN EN REGISTREREN EEN INTAKEFORMULIER MAKEN EN REGISTREREN
  17. 17. Word-sjablonen De gegevens die deze Word-sjablonen automatischzorgen er voor dat belangrijke gegevens kunnen wegschrijven naar Access/Excel zijn bijv.:automatisch en op consequente wijze in ACCESS • Factuurvolgnummerkomen.Het kan zijn een offerte, email en meer specifiek voor • De datum van aanmaaktherapeuten: • Bedrijfsnaam, • Klant ID • Referentie-dossiernummer • Het factuurbedrag incl. en excl. BTW • Uurtarief- • productprijs, • totaal in uren of aantal • Het BTW bedrag • De grootboekrekening –consolidatiegroep • Het boekjaar • De omschrijving • Eventuele bijlage • Bestandsnaam en directory • Hyperlink naar het originele bestand Een ACCESS database herken je • Datum voor betalingsherinnering aan het paarse sleuteltje • Aantal bestede minuten • Uw eigen specifieke wensen (kortingsregelingen, etc)
  18. 18. B.O.S.S.Barkey’s Office Solutions & Secretarial Services. The key to a perfect fit program. Telefoon: 06 -52043900 E-mail: b.o.s.s@wxs.nl

×