Tecnologie per la dematerializzazione dei procedimenti amministrativi: il percorso del Comune di Bologna

1. Pina Civitella
pina.civitella@comune.bologna.it
7 Maggio 2014

2. Protocolloinformatico“RegoletecnicheperilprotocolloinformaticodicuialdecretodelPresidentedellaRepubblica20ottobre1998,n. 428”. DecretodelPresidentedellaRepubblica28dicembre2000,n.445“Testounicodelledisposizionilegislativeeregolamentariinmateriadidocumentazioneamministrativa”; DecretodelPresidentedelConsigliodeiMinistri13gennaio2004, recanteleregoletecnicheperlaformazione,latrasmissione,laconservazione,laduplicazione,lariproduzioneelavalidazione, anchetemporale,deidocumentiinformatici,pubblicatonellaGazzettaUfficiale27aprile2004,n.98; Codicedell’AmministrazioneDigitale–decretolegislativo7marzo2005,n.82Decreto2novembre2005-“Regoletecnicheperlaformazione,latrasmissioneelavalidazione,anchetemporale,dellapostaelettronicacertificata”
1998
2000
2004
2005
La cronologia del quadro normativo (1)

3. DecretoLegislativo185/2008convertitoinLegge2/2009obbligoPecImprese,professionistidichiaranoilproprioindirizzoPECairispettiviordini
DPCM30marzo2009,recanteleregoletecnicheinmateriadigenerazione,apposizioneeverificadellefirmedigitalievalidazionetemporaledeidocumenti
DPR7settembre2010,n.160-Regolamentoperlasemplificazioneedilriordinodelladisciplinasullosportellounicoperleattivitàproduttive
DPCM22luglio2011Comunicazioniconstrumentiinformaticitraimpreseeamministrazionipubbliche,aisensidelCAD
20082010
2011
2009
La cronologia del quadro normativo (2)

4. Decretocrescita-DecretoLegge179/2012convertitoinL.221/2012-obbligoPECimpreseindividualieistituzioneindicenazionalePECimpreseeprofessionistiIndiceNazionaledegliIndirizzidiPostaElettronica Certificata(INI-PEC)
Modifiche al TUE con Legge 147/2013 -Art.5 -4bis. Lo sportello unico per l’edilizia accetta le domande, le dichiarazioni, le segnalazioni, le comunicazioni e i relativi elaborati tecnici o allegati presentati dal richiedente con modalità telematica e provvede all’inoltro telematico della documentazione alle altre amministrazioni che intervengono nel procedimento
Leregoletecnicheperlaprotocollazioneelaconservazionedeidocumentiinformaticientranodefinitivamenteinvigoreconl’avvenutapubblicazionenellaGazzettaUfficialen.59del12marzo2014(SupplementoOrdinarion.20)
2012
2014
La cronologia del quadro normativo (3) 2013

5. PEC toPEC: come funziona
Mittente
Gestore PEC
Destinatario
Ricevuta
accettazione
per mittente
Ricevuta di presa in carico
Ricevuta di consegna
Ricevuta di
consegna
Gestore PEC
LaPEC,PostaElettronicaCertificata,èunnuovosistemadicomunicazione,attraversolaqualeèpossibileinviareericeveredocumentazioneelettronicaconvalorelegaleequiparatoallaPostaRaccomandataconricevutadiritorno(A/R).
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6. Firma elettronica
Lafirmaelettronica,chenellaprevigentenormativaeradefinitacome"firmadebole"oleggera.
Lafirmaelettronicaavanzata,insiemedidatiinformaelettronicaallegatioppureconnessiaundocumentoinformaticocheconsentonol'identificazionedelfirmatariodeldocumentoegarantisconolaconnessioneunivocaalfirmatario,creaticonmezzisuiqualiilfirmatariopuòconservareuncontrolloesclusivo
Differenteèlafirmaelettronica"qualificata"(c.d."firmapesante")chevienedefinitacome"unparticolaretipodifirmaelettronicaavanzatachesiabasatasuuncertificatoqualificatoerealizzatamedianteundispositivosicuroperlacreazionedellafirma“
La"firmadigitale”vienedefinitacomeunparticolaretipodifirmaelettronica"avanzata”precisamentequellabasatasuuncertificatoqualificatoesuunsistemadichiavicrittografiche,unapubblicaeunaprivata,correlatetraloro,checonsentealtitolaretramitelachiaveprivataealdestinatario,tramitelachiavepubblica, rispettivamente,direnderemanifestaediverificarelaprovenienzael'integritàdiundocumentoinformatico....
* tratto da WikiJus

7. La firma digitale
La firma digitale è quella speciale firma elettronica avanzata che è stata scelta dal nostro ordinamento allo scopo di costituire il paradigma di riferimento per l'elaborazione di documenti elettronici nell'ambito dell’Amministrazione.

8. Documentoinformaticosottoscrittoconfirmaelettronicaavanzata
Ildocumentoinformaticosottoscrittoconfirmaelettronicaavanzata, qualificataodigitale,formatonelrispettodelleregoletecniche…chegarantiscanol'identificabilitàdell'autore,l'integritàel'immodificabilitàdeldocumento,hasempreedovunquelastessaidenticavaliditàdeldocumentocartaceoadognieffettodileggeedeveessereaccettatodaqualsiasisoggettopubblicooprivato.
Documento informatico e conservazione
Ilsistemadiconservazionedeidocumentiinformaticiassicura:
a)l'identificazionecertadelsoggettochehaformatoildocumentoedell'amministrazioneodell'areaorganizzativaomogeneadiriferimento;
b)l'integritàdeldocumento;
c)laleggibilitàel'agevolereperibilitàdeidocumentiedelleinformazioniidentificative,inclusiidatidiregistrazioneediclassificazioneoriginari;
d)ilrispettodellemisuredisicurezzaprevistedagliarticolida31a36deldecretolegislativo30giugno2003,n.196,edaldisciplinaretecnicopubblicatoinallegatoBataledecreto.

9. CAD–Articolo63
Apartiredal1°gennaio2014,alloscopodiincentivareefavorireilprocessodiinformatizzazioneedipotenziareedestendereiservizitelematici,lepubblicheamministrazioniutilizzanoesclusivamenteicanalieiservizitelematici,perlapresentazionedapartedegliinteressatididenunce,istanzeeattiegaranziefideiussorie,perl'esecuzionediversamentifiscali,contributivi, previdenziali,assistenzialieassicurativi,nonchéperlarichiestadiattestazioniecertificazioni.
Pronti? Si parte!

10. 1.unlentoprogressonelpercorsoversoladigitalizzazionedellaPA,intrapresoprimaconilCAD,proseguitopoiconl’AgendaDigitale:purinpresenzadinormativecogentileamministrazionipresentanounforteritardosumoltifronti(PEC, Conservazionesostitutivaefirmadigitale),spessodaattribuirealritardoconcuisonoemanateleregoletecnicheeidecretiattuativi;
2.un’elevataframmentazionedeisistemiinformativiall’internodellestesseamministrazioniregionaliecentrali,dovepermaneunalogicabasatasusilosnonintegratitradiloroeconseguentiinefficienzeesprechidirisorse
3.un’infrastrutturaIT(hardwareesoftware)semprepiùdatata
4.unandamentonegativodellaSpesadestinataaprodottieserviziICT,chehacaratterizzatotuttiicompartianalizzati(conlasolaeccezionedellaSanità)echetra2007e2013haregistratouncalomedioannuoquasiparia3puntipercentuali, conprogressivariduzionedellaquotadiinvestimentirispettoallaspesacorrente.
Un lento progresso nel percorso verso la digitalizzazione della PA
La situazione italiana da uno studio di Assinform

11. Unafotografiasull’usodeiservizionlinealivellodiComunediBolognamostraunatendenzamarcataall’ampliamentodell’offertadiservizionlineeaprivilegiareilcanaletelematico:
1.certificatianagraficiedistatocivileonline,soloil10%circadeicertificativienerilasciatoonline,dati2013
2.pagamentodellemulteonline,menodel10%deipagamentiavvienetramiteilportaleinternet,dati2013
3.lepratichepresentateviainternet,sonoancoramarginaliperquantoriguardailSUAP(inferiorial5%)afronteinvecediunusosignificativodellaPEC
4.cresconoinmodoimportantelepratichedigitalirelativeall’Edilizia:adAprile2014il50%deltotale(apartiredaGiugno2014il100%)
5.serviziscolastici100%dal2014
6.Serviziabitatividal2014100%online
Un lento progresso nel percorso verso la digitalizzazione
i servizi online del Comune di Bologna

12. PEC
Firma digitale
Documento
informatico
Archivio cartaceo
?
Sistema di
conservazione
Verso l’organizzazione dell’ufficio digitale

13. Tanti strumenti assenza di integrazione
Rischio di perdita di efficienza nei processi di lavoro quotidiani

14. Verso l’organizzazione dell’ufficio digitale
Cosa manca? PEC
Firma digitale
Documento
informatico
Archivio cartaceo
Sistema di
conservazione
PROCESSI

15. PEC
Firma digitale
Documento informatico
Archivio cartaceo
Sistema di
conservazione
Verso l’organizzazione dell’ufficio digitale
Cosa manca?
TECNOLOGIE

16. PEC
Firma digitale
Documento informatico
Archivio cartaceo
Sistema di
conservazione
Verso l’organizzazione dell’ufficio digitale
Cosa manca?
NUOVE COMPETENZE E
FIGURE PROFESSIONALI

17. PEC
Firma digitale
Documento informatico
Archivio cartaceo
Sistema di
conservazioneVerso l’organizzazione dell’ufficio digitale
Cosa manca?
INVESTIMENTI

18. 1.Definizione del modello tecnologico di riferimento per la gestione documentale
2.Sviluppo della componente infrastrutturale del sistema di gestione documentale:
•repositorydocumentale (Alfresco);
•procedure per l’integrazione, degli strumenti abilitanti negli ambienti software di lavoro, riusabili nei differenti domini applicativi (SUE, SUAP, Tributi, Anagrafe…)
Infrastruttura
Tecnologie e metodo adottati dal Comune di Bologna
1
0
Informatizzazione dei processi di gestione e sviluppo servizi online
Digitalizzazione dei processi di gestione –fase 1

19. Applicazioni settoriali Per ogni dominio applicativo1. Condivisione del modello tecnologico2. Definizione del fascicolo della pratica (con retrocompatibilità! carta e digitale convivono):
a.documenti che compongono il fascicolo/pratica
b.metadati
c.Verifica e conversione a formati standard
d.definizione degli stati che determinano l’invio in conservazione dei documenti3. Estensione dei servizi online (dematerializzare all’origine!) Adeguamento degli strumenti di lavoro in uso ( sw, PC, video..)
Tecnologie e metodo adottati dal Comune di Bologna 2
Digitalizzazione dei processi di gestione –fase 2

20. Strumenti abilitantiSistema di gestione documentale
Convenzioni
SUAP2
Procedi
Altro… PEC
Firma digitale
PARER
Moduli
online
Back-office
Servizi online
Scrivania del
professionista
SUAPBo
Repository
documentale
Catalogo
dei servizi (middleware)
Modello tecnologico a supporto dell’ufficio digitale
adottato dal Comune di BolognaGestione dei processi digitali

21. Un unico punto di accesso per l’ufficio digitale
Scrivania
L’obiettivo è quello di offrire strumenti di lavoro integrati

22. Gestione della transizione digitale
Progressivo cambiamento del nostro modo di lavorare