Peraturan ini menetapkan pedoman penyusunan standar operasional prosedur (SOP) penyelenggaraan pemerintahan di lingkungan pemerintah daerah. Pedoman ini memberikan prinsip-prinsip penyusunan dan pelaksanaan SOP serta tahapan penyusunannya. SKPD wajib menyusun SOP sesuai tugas dan fungsinya untuk meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas pelayanan.

1. c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan
PERATURAN GUBERNUR/ Peraturan Bupati tentang Pedoman Penyusunan
BUPATI/WALIKOTA ………………… Standar Operasional Prosedur Penyelenggaraan
NOMOR … . TAHUN ........ Pemerintahan di Lingkungan Pemerintah Daerah;
TENTANG Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor …. Tahun …. tentang
Pembentukan Daerah-Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota;;
PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR 2. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang
PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN Penyelenggaraan Negara yang Bersih dari Korupsi,
PEMERINTAH DAERAH Kolusi dan Nepotisme;
3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah
beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor
GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA …………….., 12 Tahun 2008;
4. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang
Menimbang : a. bahwa dalam rangka meningkatkan efisiensi, efektifitas, Pelayanan Publik;
transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan 6. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang
pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat, perlu Sistem Pengendalian Intern Pemerintah;
ditetapkan Standar Operasional Prosedur 7. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
penyelenggaraan pemerintahan pada Satuan Kerja Negara Nomor Per/21/M.PAN/11/2008 tentang
Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Daerah; Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur
b. bahwa dalam rangka penyusunan Standar Operasional (SOP) Administrasi Pemerintahan;
Prosedur pada Satuan Kerja Perangkat Daerah
diperlukan pedoman; MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA
TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN DI
LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH.
1 2

2. BAB I KETENTUAN BAB II MAKSUD DAN
UMUM Pasal 1 TUJUAN Pasal 2
(1) Maksud disusunnya Peraturan Gubernur/
Dalam Peraturan Gubernur/Bupati/Walikota ini yang Bupati/Walikota ini adalah dalam rangka memberikan
dimaksud dengan : pedoman bagi SKPD dalam
1. Daerah adalah Provinsi/Kabupaten/Kota ……. mengidentifikasi, merumuskan, menyusun dan
2. Pemerintah Daerah adalah Gubernur/Bupat/Walikota mengembangkan SOP sesuai dengan tugas pokok dan
dan Perangkat Daerah sebagai unsur penyelenggara fungsinya.
Pemerintahan Daerah.
3. G u b e r n u r / Bupati/Walikota adalah Gubernur/ (2) Tujuan disusunnya Peraturan Gubernur/Bupati/Walikota
Bupati/Walikota ……………. ini adalah :
4. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya a. membantu SKPD dalam penyusunan SOP;
disingkat SKPD adalah SKPD di lingkungan Pemerintah b. meningkatkan tertib administrasi dan akuntabilitas
Daerah. dalam penyelenggaraan pemerintahan;
5. Unit Kerja adalah bagian dari struktur organisasi SKPD c. menyempurnakan proses penyelenggaraan
yang melaksanakan kegiatan. pemerintahan; dan
6. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya d. meningkatkan kualitas pelayanan kepada
disingkat SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang masyarakat.
dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan
pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan BAB III
dimana dan oleh siapa dilakukan.
7. Penyelenggaraan Pemerintahan adalah segala bentuk PRINSIP PENYUSUNAN DAN PELAKSANAAN SOP
kegiatan yang dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah.
8. Pelayanan Internal adalah berbagai jenis pelayanan Bagian Kesatu
yang dilakukan SKPD kepada seluruh unit atau pegawai
yang berada dalam lingkungan internal sesuai dengan Prinsip Penyusunan SOP
tugas pokok dan fungsinya.
9. Pelayanan Eksternal adalah berbagai jenis pelayanan Pasal 3
yang dilaksanakan oleh SKPD kepada masyarakat atau
kepada instansi pemerintah lainnya sesuai dengan Prinsip penyusunan SOP meliputi :
tugas pokok dan fungsinya. a. kemudahan dan kejelasan;
b. efisiensi dan efektivitas;
c. keselarasan;
d. keterukuran;
e. dinamis;
f. berorientasi pada pengguna;
3 4

3. g. kepatuhan hukum; dan (8) Prinsip kepastian hukum sebagaimana dimaksud dalam
h. kepastian hukum. Pasal 3 huruf h, maksudnya bahwa prosedur yang
distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai
Pasal 4 sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan
menjadi instrumen untuk melindungi pegawai dari
(1) Prinsip kemudahan dan kejelasan sebagaimana kemungkinan tuntutan hukum.
dimaksud dalam Pasal 3 huruf a, maksudnya bahwa
prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah Bagian Kedua Prinsip
dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai.
Pelaksanaan SOP Pasal 5
(2) Prinsip efisiensi dan efektivitas sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 3 huruf b, maksudnya bahwa prosedur Prinsip pelaksanaan SOP meliputi :
yang distandarkan harus merupakan prosedur yang a. konsisten;
paling efisien dan efektif dalam pelaksanaan tugas. b. komitmen;
c. perbaikan berkelanjutan;
(3) Prinsip keselarasan sebagaimana dimaksud dalam d. mengikat;
Pasal 3 huruf c, maksudnya bahwa prosedur yang e. seluruh unsur memiliki peran penting; dan
distandarkan harus selaras dengan prosedur standar f. terdokumentasi dengan baik.
lain yang terkait.
Pasal 6
(4) Prinsip keterukuran sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 3 huruf d, maksudnya bahwa output dari prosedur (1) Prinsip konsisten sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5
yang distandarkan mengandung standar kualitas (mutu) huruf a, maksudnya bahwa SOP harus dilaksanakan
tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya. secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun
dan dalam kondisi apapun oleh seluruh pegawai.
(5) Prinsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3
huruf e, maksudnya bahwa prosedur yang distandarkan (2) Prinsip komitmen sebagaimana dimaksud dalam Pasal
harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan 5 huruf b, maksudnya bahwa SOP harus dilaksanakan
kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan. dengan komitmen seluruh jajaran organisasi, dari level
terendah sampai tertinggi.
(6) Prinsip berorientasi pada Pengguna sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 3 huruf f, maksudnya bahwa (3) Prinsip perbaikan berkelanjutan sebagaimana dimaksud
prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan dalam Pasal 5 huruf c, maksudnya bahwa pelaksanaan
kebutuhan pengguna. SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-
penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang
(7) Prinsip kepatuhan hukum sebagaimana dimaksud benar-benar efisien dan efektif.
dalam Pasal 3 huruf g, maksudnya bahwa prosedur
yang distandarkan harus memenuhi ketentuan/
peraturan perundang-undangan.
5 6

4. (4) Prinsip mengikat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 BAB V
huruf d, maksudnya bahwa SOP harus mengikat
pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai PENYUSUNAN SOP
dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.
Bagian Kesatu
(5) Prinsip seluruh unsur memiliki peran penting
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf e, Penyusun
maksudnya bahwa seluruh pegawai memiliki peran
tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan dan Pasal 8
jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya
dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan (1) SKPD wajib menyusun SOP pada setiap kegiatan
proses, yang akhirnya berdampak pada proses; dan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
(6) Prinsip terdokumentasi dengan baik sebagaimana (2) Penyusunan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dimaksud dalam Pasal 5 huruf f, maksudnya bahwa dilaksanakan oleh Unit Kerja.
seluruh prosedur yang telah distandarkan harus
didokumentasikan dengan baik, sehingga selalu dapat (3) Proses penyusunan SOP pada SKPD ditentukan
dijadikan referensibagi setiap mereka yang sebagai berikut :
memerlukan. a. pada Sekretariat Daerah dikoordinir oleh Kepala
Bagian Organisasi dan pada masing-masing Bagian
BAB IV dikoordinir oleh Kepala Sub Bagian yang
membidangi Ketatausahaan;
RUANG LINGKUP SOP b. pada Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
dikoordinir oleh Kepala Bagian Umum;
Pasal 7 c. pada Dinas, Badan, Inspektorat Daerah, Kecamatan
dan Kelurahan dikoordinir oleh Sekretaris;
Ruang lingkup SOP meliputi seluruh proses d. pada Rumah Sakit Umum Daerah ……. dikoordinir
penyelenggaraan pemerintahan dan pemberian pelayanan oleh Wakil Direktur Umum dan Keuangan; dan
internal maupun eksternal SKPD. e. pada Kantor, Satuan Polisi Pamong Praja, dan
Badan Penanggulangan Bencana Daerah dikoordinir
oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha.
(4) SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan
dengan Keputusan Kepala SKPD.
7 8

5. Bagian Kedua BAB VI
Syarat PEMANTAUAN, EVALUASI, PENGEMBANGAN
DAN PENGAWASAN
Pasal 9
Pasal 11
Syarat SOP meliputi :
a. mengacu kepada peraturan perundang-undangan; (1) Kepala SKPD/Unit Kerja wajib melakukan pemantauan,
b. mengacu pada penjabaran tugas pokok dan fungsi; evaluasidan pengawasan internal terhadap
c. memperhatikan identifikasi kebutuhan SOP; pelaksanaan SOP.
d. memperhatikan SOP yang telah dibakukan;
e. melibatkan minimal 2 (dua) orang atau pihak; dan (2) Kepala SKPD/Unit Kerja dapat melakukan
f. menghasilkan paling sedikit 1 (satu) output tertentu. pengembangan SOP sesuai ketentuan/peraturan
perundang-undangan.
Bagian Ketiga
Pasal 12
Tahapan Penyusunan
(1) Dalam rangka efisiensi dan efektivitas atas pelaksanaan
Pasal 10 SOP, dilakukan evaluasi secara berkala paling sedikit 1
(satu) kali dalam 1 (satu) tahun oleh unit organisasi
(1) Tahapan Penyusunan SOP meliputi : penyelenggara kegiatan.
a. persiapan;
b. penilaian kebutuhan; (2) Evaluasi SOP dapat dilakukan oleh Bagian Organisasi
c. pengembangan; Sekretariat Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota
d. penerapan; dan …………………. atau lembaga independen yang diminta
e. pemantauan dan evaluasi bantuannya oleh Pemerintah Daerah.
(2) Uraian tahapan penyusunan SOP, format, cara
pengisian dan contoh SOP sebagaimana tercantum
dalam Lampiran yang tidak terpisahkan dari Peraturan
Gubernur/Bupati/Walikota ini.
9 10

6. BAB VII KETENTUAN
PENUTUP Pasal 13
Peraturan Gubernur/Bupati/Walikota ini mulai berlaku
pada tanggal diundangkan.
9 10

7. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan
pengundangan Peraturan Gubernur/Bupati/Walikota
ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah
P r o v i n s i / Kabupaten/Kota …………….
Ditetapkan di …….
pada tanggal ……….
GUBERNUR/BUPATI/WALI
KOTA …………………..,
Cap/ttd
……………………………….
.
Diundangkan di ………
pada tanggal ……………
SEKRETARIS DAERAH
PROVINSI/KABUPATEN/KOTA
………………….,
Cap/ttd
…………………
11 12

8. LAMPIRAN : PERATURAN
GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA ………………
NOMOR ….. TAHUN ………
TENTANG
PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN
PEMERINTAH DAERAH
A. TAHAPAN PENYUSUNAN SOP
Tahapan Penyusunan SOP meliputi :
1. Persiapan
a. Menginformasikan kepada seluruh unit kerja tentang kegiatan
penyusunan SOP.
b. Mengumpulkan data dan melakukan analisis terhadap prosedur
yang sudah berjalan.
2. Penilaian Kebutuhan
a. Penilaian kebutuhan SOP yang akan disusun dan perubahan-
perubahan yang diperlukan dengan mempertimbangkan :
1) Lingkungan organisasi dalam melaksanakan operasinya
seperti komposisi unit-unit kerja, jumlah pegawai, jumlah
pelayanan yang dilaksanakan, sumber-sumber daya yang
dibutuhkan, tugas pokok dan fungsi yang dijalankan sarana
dan prasarana, dan lainnya.
2) Peraturan-peraturan yang memberi pengaruh dalam
penyusunan SOP.
b. Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan sehingga perlu
disusun sebuah rencana dan target-target yang jelas.
c. Melakukan penilaian kebutuhan terhadap SOP dalam rangka
penyempurnaan SOP dan mengevaluasi SOP yang sudah ada.
d. Membuat daftar SOP yang akan dikembangkan.
e. Membuat daftar dokumen penilaian kebutuhan SOP.
3. Pengembangan SOP
a. Mengumpulkan informasi dan identifikasi Alternatif SOP.
Berdasarkan penilaian kebutuhan dapat ditentukan berbagai
informasi yang dibutuhkan untuk pengembangan SOP. Jika
identifikasi berbagai informasi sudah dilakukan maka langkah
selanjutnya adalah memilih teknik pengumpulan datanya.
11 12

9. Adapun teknik pengumpulan informasi yang dapat 5) Teknik benchmark
digunakan untuk mengembangkan SOP sebagai berikut : Dilakukan jika penyusun memandang bahwa terdapat
1) Teknik brainstorming banyak unit sejenis yang sudah memiliki SOP dapat
Dilakukan pada kondisi penyusun tidak memiliki cukup dijadikan contoh untuk pengembangan SOP. Teknik ini
informasi yang diperlukan dalam pengembangan SOP. harus direncanakan dengan baik, pada tahap perencanaan,
Keberhasilan teknik ini terletak pada siapa yang menjadi ditentukan pemilihan unit yang akan dijadikan benchmark,
peserta dan kemampuan pimpinan diskusi dalam memandu informasi yang akan dicari, metode pengumpulan data, dan
brainstorming. Dalam teknik ini sebaiknya juga disusun term jadwal pelaksanaannya. Keberhasilan teknik ini terletak
of reference yang memuat antara lain : latar belakang pada pemilihan unit yang akan dijadikan benchmark dan
dilakukannya diskusi, tujuan dan sasaran diskusi, siapa identifikasi informasi yang akan dicari ketika dilakukan
yang menjadi peserta, jadwal dan lainnya. benchmark.
2) Teknik focus group discusion 6) Telaahan dokumen
Dilakukan jika penyusun telah memiliki informasi prosedur- Dilakukan untuk memperoleh informasi sekunder dari
prosedur yang akan distandarkan tetapi ingin lebih dokumen-dokumen pemerintah berkaitan dengan peraturan
mendalaminya dari orang-orang yang dianggap menguasai perundang-undangan yang terkait dengan prosedur yang
secara teknis berkaitan dengan informasi tersebut. Focus akan distandarkan. Agar telaahan dokumen dapat dilakukan
group discussion akan bermanfaat dalam menentukan secara cepat dan efisien maka perlu ditetapkan suatu
prosedur-prosedur yang dianggap efisien cepat dan tepat. pedoman telaahan dokumen. Ketelitian penelaahan
3) Teknik wawancara dokumen akan sangat membantu tim dalam merumuskan
Dilakukan jika penyusun ingin mendapatkan informasi SOP yang sejalan dengan peraturan perundang-undangan
secara mendalam dari seorang key informant yaitu orang yang berlaku.
yang menguasai secara teknis berkaitan dengan prosedur- b. Analisis dan pemilihan alternatif
prosedur yang akan distandarkan. Keberhasilan teknik ini Analisis terhadap alternatif-alternatif prosedur yang berhasil
tergantung dari instrumen yang digunakan pemilihan key diidentifikasi untuk dibuatkan standarnya dilakukan setelah
informant (nara sumber) yang benar-benar tepat dan berbagai informasi terkumpul. Proses analisis ini akan
pewawancara. Instrumen yang digunakan untuk melakukan menghasilkan prosedur-prosedur yang telah dipilih, baik berupa
wawancara adalah pedoman wawancara. penyempurnaan prosedur-prosedur yang sudah ada
4) Teknik survey sebelumnya, pembuatan prosedur yang sudah ada namun
Dilakukan jika penyusun ingin memperoleh informasi dari belum distandarkan, atau prosedur-prosedur yang belum ada
sejumlah besar orang yang terkait dengan pelayanan sama sekali/baru.
melalui representasinya yang dipilih secara acak yang c. Penulisan SOP
kemudian disebut responden. Teknik ini dilakukan untuk Penulisan SOP dengan format yang berlaku.
memperoleh gambaran mengenai kualitas pelayanan apa d. Pengujian dan riviu SOP
yang diinginkan oleh masyarakat/pelanggan. Keberhasilan Proses pengujian dan riviu kemungkinan akan memaksa
teknik ini terletak pada instrumen yang akan disebarkan penyusun untuk kembali pada proses-proses pengumpulan
kepada responden. Kuesioner harus memenuhi kriteria valid data dan analisis, karena masih memerlukan informasi-
dan reliabel. informasi terbaru/tambahan yang sebelumnya tidak dipikirkan
sebelumnya. Langkah-langkah pengujian dan riviu dilakukan
sebagai berikut :
13 14

10. 1) Sebelum dilakukan pengujian, hasil penulisan SOP 3) Siapa yang menjadi target penerapan?
dikirimkan kepada pihak-pihak yang secara langsung Setiap SOP dirumuskan akan menunjukkan siapa
terlibat dalam prosedur dimaksud, untuk memperoleh yang akan berperan dalam melaksanakan prosedur
masukan-masukan. tersebut, apa tugas masing- masing individu dan waktu
2) Melakukan simulasi-simulasi untuk melihat sejauhmana pelaksanaan prosedur dan target yang akan dicapai.
SOP yang telah dirumuskan akan dapat berjalan sesuai 4) Informasi apa yang akan disampaikan kepada target
dengan kondisi senyatanya. penerapan SOP?
3) Proses simulasi akan menghasilkan berbagai masukan 5) Cara apa yang efektif dilakukan dalam menyebarluaskan
yang harus ditindaklanjuti oleh penyusun pengembangan. informasi mengenai SOP/perubahan SOP dalam
e. Pengesahan SOP organisasi?
Proses pengesahan merupakan tindakan pengambilan 6) Apakah diperlukan pelatihan untuk memastikan bahwa
keputusan oleh Kepala SKPD. Proses ini meliputi penelitian pegawai akan memiliki kompetensi yang diperlukan dalam
ulang terhadap prosedur yang distandarkan, Kepala SKPD penerapan SOP yang baru?
akan mengambil keputusan yang mungkin mengharuskan 7) Sejauhmana dibutuhkan pegawai baru dalam proses
penyusun bekerja kembali untuk merumuskan sesuai dengan penerapan SOP?
keputusan yang telah diambil atau seluruh prosedur yang telah 8) Bagaimana caranya memantau dan meningkatkan kinerja
dirumuskan disetujui oleh Kepala SKPD. organisasi?
4. Penerapan 9) Apakah SOP akan lebih efektif diterapkan bila
a. Perencanaan penerapan menggunakan perubahan secara terbuka dan sekaligus
Dilakukan dengan cara mempelajari dan memahami banyaknya atau menggunakan perubahan secara bertahap dalam satu
SOP yang perlu diterapkan, konsekuensi penerapan SOP, periode tertentu?
target penerapan dan kompetensi pegawai dalam penerapan b. Pemberitahuan
SOP dan pemantauan SOP. Pertanyaan yang dapat dijadikan Penyebarluasan informasi perubahan meliputi tahapan-tahapan
alat bantu dalam menentukan langkah-langkah penyusunan sistematis mulai dari langkah memperkenalkan SOP/sosialisasi,
rencana adalah : pengumuman dalam rapat-rapat pelaksana sampai dengan
1) Berapa banyak SOP yang perlu diterapkan atau seberapa pengintegrasian SOP.
besar perubahan yang terjadi terhadap SOP yang telah ada c. Distribusi dan aksesibilitas.
selama ini. Makin banyak SOP yang akan diterapkan makin Penggunaan SOP oleh pegawai sesuai dengan tugas dan
rumit proses penerapannya. Oleh karena itu perlu disusun fungsi sehingga dapat diakses oleh pengguna dan penanggung
prioritas terhadap SOP mana yang akan diterapkan terlebih jawab SOP dimaksud.
dahulu, di unit-unit mana saja SOP yang akan diterapkan, d. Pelatihan pemahaman (apabila diperlukan)
dan siapa yang akan bertanggungjawab dalam proses Pelatihan yang dilakukan dalam bentuk formal dan informal
penerapannya. agar SOP dapat diterapkan dengan baik, pada akhir pelatihan
2) Apa saja yang dapat menjadi konsekuensi/akibat bila SOP diperlukan adanya supervisi sampai SOP benar-benar dikuasai
ini tidak dapat diterapkan secara cepat dan efektif? Dalam oleh para pelaksana.
pertanyaan ini perlu dipertimbangkan dampak yang 5. Monitoring dan Evaluasi
diakibatkan bila SOP yang akan diterapkan tidak a. Monitoring
diimplementasikan secara cepat dan dampak yang bila Proses ini diarahkan untuk membandingkan dan memastikan
SOP diimplementasikan secara cepat. kinerja pelaksana sesuai dengan maksud dan tujuan yang
15 16

11. tercantum dalam SOP yang baru, mengidentifikasi c) Sejauh mana tim-tim yang telah dibentuk mampu
permasalahan yang mungkin timbul, dan menentukan cara bekerja secara efektif dari mulai proses penilaian
untuk meningkatkan hasil penerapan. Proses monitoring ini kebutuhan sampai pada proses monitoring?
dapat berupa observasi supervisor, interview dengan d) Sejauh mana mekanisme supervisi mampu berjalan
pelaksana, diskusi kelompok kerja, pengarahan dan dengan baik?
pelaksanaan. e) Sejauh mana pelatihan-pelatihan diberikan kepada para
b. Evaluasi pelaksana secara benar sehingga mampu
Merupakan sebuah analisis yang sistematis terhadap memperlancar proses penerapan?
serangkaian proses operasi dan aktivitas yang telah dibakukan f) Sejauhmana resiko-resiko akibat perubahan SOP dapat
dalam bentuk SOP dari sebuah organisasi dalam rangka ditangani secara baik?
menentukan efektifitas pelaksanaan tugas dan fungsi Keberhasilan evaluasi tidak hanya terletak pada bagaimana
organisasi secara keseluruhan. informasi dikumpulan sesuai dengan pertanyaan-pertanyaan di
1. Dari sisi substansi, evaluasi dilakukan dengan mengacu atas, namun juga ditentukan pada siapa yang melakukan
kepada pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: evaluasi (evaluator). Evaluasi SOP setidaknya dilakukan oleh
1) Sejauhmana SOP yang diterapkan dapat mendorong penyusun SOP tersebut, karena keterlibatannya sejak awal,
peningkatan kinerja individual, unit kerja dan organisasi dipandang dapat memperhatikan detail-detail yang termuat
secara keseluruhan? dalam SOP tersebut, sehingga mampu melihat mana detail
2) Sejauhmana SOP yang diterapkan mampu dipahami yang perlu dirubah, disempurnakan ataupun dibuatkan yang
dan dilaksanakan dengan baik oleh pelaksana? baru.
3) Sejauh mana setiap orang yang ditugasi melaksanakan
prosedur tertentu sudah mampu melaksanakannya B. FORMAT IDENTIFIKASI KEBUTUHAN STANDAR OPERASIONAL
dengan baik? PROSEDUR
4) Sejauh mana diperlukan penyempurnaan-
penyempurnaan terhadap SOP yang telah diterapkan
atau bahkan sejauh mana diperlukan SOP yang baru? No. Kegiatan yang Judul SOP yang Perkiraan
dilaksanakan sesuai diusulkan output/keluaran
5) Sejauh mana SOP yang diterapkan mampu mengatasi
uraian tugas
berbagai masalah yang akan dipecahkan melalui 1.
penerapan SOP? 2.
6) Sejauh mana SOP yang diterapkan mampu menjawab 3.
tantangan perubahan lingkungan organisasi? 4.
7) Sejauh mana SOP yang diterapkan dapat berjalan 5.
secara sinergis satu dengan yang lainnya? 6.
2. Dari sisi proses penerapan, pertanyaan-pertanyaan yang 7.
dapat diajukan dalam melakukan evaluasi sebagai berikut : 8.
a) Sejauh mana strategi penerapan yang telah dilakukan Contoh : Pelayanan Cuti Dokumen/Surat
berhasil mendorong penerapan SOP secara benar? Menyelenggarakan Pegawai Cuti Pegawai
b) Sejauh mana tingkat penerimaan para pelaksana pelayanan kepegawaian
terhadap SOP yang telah diterapkan?
17 18

12. C. CONTOH FORMAT, CARA PENGISIAN STANDAR OPERASIONAL Cara Pengisian :
PROSEDUR (1) Nomor STANDAR Diisi dengan nomor yang di STANDAR
OPERASIONAL OPERASIONAL PROSEDUR kan, yaitu (No
1. Halaman Judul PROSEDUR Komponen, Unit Kerja, Bagian, No STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR).
(2) Tanggal Pembuatan Diisi dengan tanggal pengesahan STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR.
SKPD
(3) Tanggal revisi Diisi dengan Tanggal STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR di revisi.
PROSEDUR BAKU PELAKSANAAN KEGIATAN
(4) Tanggal pengesahan Diisi dengan Tanggal mulai berlaku.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
(5) Disahkan oleh Disahkan oleh Kepala SKPD.
(6) Nama STANDAR Diisi dengan nama prosedur yang akan di
OPERASIONAL STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR kan.
JUDUL STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PROSEDUR
(7) Dasar hukum Diisi dengan perundang-undangan yang
mendasari prosedur.
(8) Kualifikasi pelaksana Diisi dengan penjelasan mengenai kualifikasi
2. Informasi Prosedur yang akan distandarkan
pegawai yang dibutuhkan dalam
Nomor SOP …………………
melaksanakan perannya pada prosedur yang
Nama SKPD Tgl Pembuatan ………………… distandarkan.
(9) Keterkaitan Diisi dengan penjelasan mengenai keterkaitan
Tgl Revisi …………………
prosedur yang distandarkan dengan prosedur
Tgl Pengesahan ………………… lain yang distandarkan.
(10) Peralatan/perlengkap Diisi dengan penjelasan mengenai daftar
Disahkan Oleh …………………
an peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan.
Nama SOP ………………… (11) Peringatan Diisi dengan :
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana - Penjelasan mengenai kemungkinan–
kemungkinan yang terjadi ketika prosedur
1. …………….. ...................... dilaksanakan atau tidak dilaksanakan
2. …………….. ...................... - Peringatan memberikan indikasi berbagai
permasalahan yang mungkin muncul dan
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan berada diluar kendali pelaksana ketika
1. ……………… 1. ...................... prosedur dilaksanakan dan berbagai
dampak yang ditimbulkan.
2. ………………. 2. ...................... - Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana
Peringatan Pencatatan dan Pendataan cara mengatasinya.
(12) Pencatatan dan Diisi dengan penjelasan mengenai berbagai
1. ....................... ..................................... pendataan hal yang perlu didata, dicatat atau diparaf oleh
setiap pegawai yang
2. ....................... .....................................
berperan dalam pelaksanaan
prosedur yang telah
distandarkan.
19 20

13. 3. Uraian Prosedur SIMBOL DEFINISI
Pelaksana Mutu Baku Ket Mulai/berakhir (terminator)
Uraian Simbol ini digunakan untuk menggambarkan awal
Prosedur Pelaks 1 Pelaks 2 Pelaks 3 Persyr/ Waktu Output dan akhir suatu bagan alir.
Klkpn
1 2 3 4 5 6 7 8 9 Proses
1 Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
2 proses pelaksanaan kegiatan.
3
Pengambilan Keputusan
Cara Pengisian : Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
(1) Uraian Diisi dengan proses sejak dari mulai sampai keputusan yang harus dibuat dalam proses
Prosedur dihasilkannya sebuah output untuk setiap STANDAR pelaksanaan kegiatan.
OPERASIONAL PROSEDUR sesuai dengan tugas
pokok dan fungsi kegiatan masing-masing unit
organisasi yang bersangkutan. Dokumen
(2) Pelaksana Diisi dengan pelaksana kegiatan yang bersangkutan, Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
mulai dari jabatan tertinggi sampai dengan jabatan semua jenis dokumen sebagai bukti pelaksanaan
terendah (fungsional umum/staf) kegiatan.
(3) Persyaratan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan
perlengkapan yang dibutuhkan.
Penggandaan Dokumen
(4) Waktu Diisi dengan lama waktu yang dibutuhkan dalam
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
melakukan suatu proses/kegiatan.
penggandaan dari semua jenis dokumen.
(5) Output Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu proses/kegiatan.
(6) Keterangan Diisi apabila diperlukan penjelasan
Arsip Manual
4. Simbol – Simbol Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
Penyusunan STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR pada akhirnya semua jenis pengarsipan dokumen dalam bentuk
akan mengarah pada terbentuknya diagram alur yang menggambarkan kertas/manual.
aliran aktivitas atau kegiatan masing-masing unit organisasi. Untuk
menggambarkan aliran aktivitas tersebut, digunakan simbol sebagai File
berikut : Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
semua jenis penyimpanan dalam bentuk data/file.
Konektor
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
perpindahan aktivitas dalam satu halaman.
21 22

14. MEMUTUSKAN :
Konektor
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA SKPD TENTANG.................................
perpindahan aktivitas dalam halaman yang
berbeda. KESATU : ………………………………………………………………….………
KEDUA : .....................................................................................................
KETIGA : ……………………………………………………………….…………
Garis alir
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arah
proses pelaksanaan kegiatan.
Ditetapkan di ...................
Pada tanggal ...................
KEPALA SKPD
E. CONTOH LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN
NAMA
KEPUTUSAN KEPALA SKPD PANGKAT
NOMOR : ........TAHUN ......... NIP
TENTANG ………., ……………
GUBERNUR/BUPATI/
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA SKPD WALIKOTA
…………………
Cap/ttd
………………………..
KEPALA SKPD,
Menimbang : a. bahwa………………………………………………………….;
b. bahwa………………..........…………………………………. ;
c. dan seterusnya;
: 1. Undang-Undang …………………………………………..…;
Mengingat 2. Peraturan Pemerintah ……………………………………….;
3. dan seterusnya;
23 24