Baig giangr Exxcel can ban

1. Bài 5. Cơ sở dữ liệu trên
bảng tính
BỘ MÔN TIN HỌC
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - QUẢN TRỊ KINH DOANH
Đỗ Minh Nam
DĐ: 0962.666.685

2. Nội dung
 Một số khái niệm cơ bản về CSDL
trên bảng tính.
 Sắp xếp và lọc dữ liệu.
 Các hàm xử lý cơ sở dữ liệu.
 Tổng kết theo nhóm

3. Khái niệm về CSDL
 CSDL là tập hợp các dữ liệu được tổ chức
theo cấu trúc cột và dòng, gồm ít nhất 2
hàng
 Hàng đầu tiên ghi tiêu đề dữ liệu, mỗi tiêu đề trên
một cột, các tiêu đề này được gọi là các trường
(Field)
 Từ hàng thứ 2 trở đi chưa dữ liệu, mỗi hàng được
gọi là một bản ghi (record)
 Chú ý: Tên trường phải là dạng ký tự, nên
đặt tên trường ngắn gọn, giàu tính mô tả

4. Sắp xếp dữ liệu
 Sắp xếp bảng tính theo các cột
 Chọn vùng dữ liệu cần sẵp xếp
 Trên thanh thực đơn chọn DataSort
 Short by: chọn tên cột làm chỉ số sắp xếp mức 1,
Ascending – tăng dần, Descending – giảm dần
 Then by: chọn cột làm chỉ số sắp xếp mức 2
 Then by: chọn cột làm chỉ số sắp xếp mức 3
 Chọn Header row nếu vùng sắp xếp đã chọn chứa cả
dòng tiêu đề, ngược lại chọn No header row
 Nhấn OK để sắp xếp

5. Lọc dữ liệu nâng cao
 Để thực hiện lọc dữ liệu, cần xác định các
yếu tố sau:
 Miền CSDL: chứa dữ liệu cần xử lý, kể cả hàng
tiêu đề
 Miên tiêu chuẩn (criteria) là miền bất kỳ trên bảng
tính, ngoài vùng CSDL, chứa tiêu chuẩn (điều kiện
mà bản ghi phải thỏa mãn).
 Miền tiêu chuẩn gồm tối thiểu 2 hàng, hàng đầu chứa
tiêu đề của miền tiêu chuẩn, các tiêu đề này hoặc là tên
trường hoặc là một tên bất kỳ phụ thuộc vào phương
pháp thiết lập tiêu chuẩn trực tiếp hay gián tiếp
 Hàng thứ 2 là tiêu chuẩn của CSDL

6. Miền tiêu chuẩn
so sánh trực tiếp
 Cho phép đưa vào các tiêu chuẩn để so sánh
dữ liệu trong một trường với một giá trị nào
đó
 Miền tiêu chuẩn so sánh trực tiếp thành lập
theo nguyên tắc sau:
 Hàng đầu tiên ghi tiêu đề cho miền tiêu chuẩn, lấy
tên trường làm tiêu đề
 Hàng thứ hai trở đi ghi các tiêu chuẩn để so sánh,
có thể thêm các toán tử so sánh (>, >=, <, <=)
các tiêu chuẩn trên cùng một hàng (điều kiện và)
được thực hiện đồng thời, các tiêu chuẩn trên các
hàng khác nhau được thực hiện không đồng thời
(điều kiện hoặc)

7. Miền tiêu chuẩn
so sánh trực tiếp
 Dạng tổng quát của vùng tiêu
chuẩn:
 Ví dụ:
 Lọc ra những người có tên là Bình
 Lọc ra những người trung bình lớn
hơn 5
 Lọc ra những người có Trung bình
>=5 và nhở hơn hoặc bảng 8
Tiêu đề cột
Điều kiện
Tên
Bình
Trung bình
>=5
Trung bình
<8
Trung bình
>=5

8. Miền tiêu chuẩn
so sánh trực tiếp
• Chữ cái đầu tiên của Tên
là “H”, các ký tự sau là
bất kỳ.
 Lọc ra những người Có
Trung Bình <5 hoặc >8
 Lọc ra những người giới
tính là Nam hay tuổi > 21
Trung Bình
<5
>8
Tuổi Giới tính
Nam
>21
Tên
H*

9. Miền tiêu chuẩn công thức
 Hàng đầu ghi tiêu đề, là bất kỳ, nhưng
không được trùng với bất kỳ tên trường
nào
 Từ hàng thứ 2 trở đi ghi các tiêu chuẩn
so sánh, mỗi tiêu chuẩn là một công
thức, trong công thức lấy địa chỉ của ô
trong bản ghi đầu tiên. Kết quả thực
hiện công thức này là một giá logic,
True hoặc False

10. Miền tiêu chuẩn công thức
 Lọc ra nhưng người có
năm sinh trước 75
• Điều kiện: Chữ cái đầu
tiên của trường Tên là
“H”
Năm Sinh
= Year(C3)<1975
Tên
= left(B4,1)=“H”

11. Miền đích
 Là miền trống trên bảng tính, dùng để
chứa các bản ghi đạt tiêu chuẩn

12. Thực hiện lọc nâng cao
 Dùng để tìm bản ghi thoả mãn điều
kiện phức tạp, các bước thực hiện như
sau:
 Tạo miền tiêu chuẩn
 Chọn miền CSDL định lọc
 Chon Data – Filter – Advanced Filter

13. Các hàm cơ sở dữ liệu
 Hàm DSUM
 Hàm DAVERAGE
 Hàm DMAX
 Hàm DMIN
 Hàm DCOUNT
 Hàm DCOUNTA

14. Hàm DSUM
 Cú pháp:
DSUM(Vùng CSDL, N, vùng tiêu chuẩn)
 Tính tổng trên cột thứ N của vùng CSDL
thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn.

15. Hàm DSUM
Tính tổng thưởng của SV nam xếp loại giỏi:
= Dsum(A3:D14,4,F3:G4)

16. Hàm DAVERAGE
 Cú pháp:
DAVERAGE(Vùng CSDL, N, vùng tiêu
chuẩn)
 Cho giá trị trung bình trên cột thứ N của
vùng CSDL thoả mãn điều kiện của vùng
tiêu chuẩn.

17. Hàm DAVERAGE
Tính số tiền thưởng trung bình mỗi sinh viên nam nhận
được: =DAVERAGE(B3:D14, 4, F3:F4)

18. Hàm DMAX
 Cú pháp:
DMAX(Vùng CSDL, N, vùng tiêu chuẩn)
 Cho giá trị lớn nhất trên cột thứ N của vùng
CSDL thoả mãn điều kiện của vùng tiêu
chuẩn.

19. Hàm DMAX
SV nam có Điểm TB cao nhất:
= DMAX(A3:D14,3,F3:F4)

20. Hàm DMin
 Cú pháp:
DMIN(Vùng CSDL, N, vùng tiêu chuẩn)
 Cho giá trị nhỏ nhất trên cột thứ N của
vùng CSDL thoả mãn điều kiện của vùng
tiêu chuẩn.

21. Hàm DCOUNT
 Cú pháp:
DCOUNT(Vùng CSDL, N, vùng tiêu chuẩn)
 Cho số ô chứa dữ liệu số trên cột thứ N
của vùng CSDL thoả mãn điều kiện của
vùng tiêu chuẩn.

22. Hàm DCOUNT
Số SV nam được thưởng: =DCOUNT(A3:D14,4,F3:F4)

23. Hàm DCOUNTA
 Cú pháp:
DCOUNTA(Vùng CSDL, N, vùng tiêu
chuẩn)
 Cho số ô chứa dữ liệu trên cột thứ N của
vùng CSDL thoả mãn điều kiện của vùng
tiêu chuẩn.

24. Hàm DCOUNTA
Số SV nữ xếp loại giỏi: =DCOUNTA(A3:D14,3,F3:G4)

25. Tổng kết theo nhóm
(Subtotal)
 Chức này cho phép chèn các dòng tổng kết trong
một cơ sở dữ liệu . Subtotal sẽ chèn tại các vị trí cần
thiết các tính toán thống kê theo yêu cầu người sử
dụng.
 Các bước thực hiện
 Sắp xếp dữ liệu theo trường càn tạo Subtotal
 Chọn Data chọn Subtotal, trong đó
 At each change In: Chọn trường mà theo trường này, tại
mỗi vị trí thay đổi Excel sẽ chèn vào một dòng tổng kết,
tức là dòng thực hiện các phép tính
 Use Function: Chọn hàm để tính toán tổng kết dữ liệu
 Add Subtotal to: Chọn các trường càn tính toán

26. Tổng kết theo nhóm
(Subtotal)
 Replace Current Subtotal: Thay
thế dòng Subtotal cũ
 Page Break Between Group: Chèn
dấu ngắt trang tại mỗi vị trí có
dòng Subtotal
 Summary Below Data: Đặt dòng
tổng kết ở cuối mỗi nhóm
 Remove all: Hủy bọi Subtotal đã
thực hiện

27. Bài 6: Biểu đồ, đồ thị
 Sử dụng biểu đồ, đồ thị
 Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau
 Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
 Bài tập tổng hợp

28. Sử dụng biểu đồ, đồ thị
 Là một chức năng được ưa thích nhất
của MS-Excel
 Là hình những hình ảnh minh họa trực
quan, đầy tính thuyết phục
 Hỗ trợ rất nhiều kiểu, phụ thuộc vào dữ
liệu

29. Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị
 Chọn vùng dữ liệu muốn vẽ biểu đồ (cả tiêu
đề)
 Trên thanh thực đơn chọn Insert  Chart
 Xuất hiện hộp thoại Chart Wizard
 Chọn một kiểu biểu đồ cụ thể, nhấn Next, nhấn
Next
 Nhập tiêu đề trong hộp Chart title
 Nhấn Next
 Chọn nơi đặt biểu đồ
 Nhấn Finish

30. Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
 Thêm tiêu đề, chú thích, ý nghĩa các cột
 Nhắp chọn đồ thị
 Trên thanh thực đơn chọn Chart  Chart
Option
 Chọn thẻ Tittle
 Thực hiện chỉnh sửa
 Nhấn OK để hoàn tất

31. Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
 Xóa bỏ tiêu đề, chú thích
 Nhắp chọn đồ thị
 Nhắp chọn vùng tiêu đề, chú thích muốn xóa
bỏ
 Ấn phím Delete để xóa bỏ

32. Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
 Hiển thị hoặc không hiển thị các đường kẻ
ô
 Nhắp chuột vào đồ thị
 Trên thanh thực đơn chọn Chart  Chart
Option
 Chọn thẻ Gridlines
 Chọn-hiển thị hoặc bỏ chọn- không hiển thị các
đường kẻ ô tương ứng
 Nhấn OK để hoàn tất

33. Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
 Hiển thị dữ liệu kèm đồ thị
 Nhắp chuột vào đồ thị
 Trên thanh thực đơn chọn Chart  Chart
Option
 Chọn thẻ Data Table
 Chọn – hiển thị, bỏ chọn – không hiển thị vào ô
Show data table
 Nhấn OK để hoàn tất

34. Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
 Thay đổi dạng biểu đồ
 Chọn biểu đồ, thanh công cụ Chart xuất
hiện
 Nhấn vào hình tam giác trong nút Chart
type  chọn dạng biểu đồ muốn áp dụng

35. Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
 Co dãn và xóa biểu đồ
 Co dãn kích thước biểu đồ
 Chọn biểu đồ
 Xuất hiện các chấm vuông tại các cạnh
 Giữa và kéo chuột để thay đổi kích thước
 Xóa biểu đồ
 Nhấn chọn biểu đồ muốn xóa
 Nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc trên
thanh thực đơn chọn Edit  Clear  All

36. Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
 Di chuyển, sao chép biểu đồ
 Thao tác copy và sao chép được thực hiện
như sao chép và di chuyển các đối tượng
khác

37. Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
 Thay đổi mầu nền biểu đồ, đồ thị
 Nhấn chọn thành phần cấn thay đổi mầu
nền trong biểu đồ
 Thanh công cụ Chart được hiển thị
 Nhấn nút Format Chart Area
 Chọn mầu trong bảng Area
 Có thể nhấn nút Fill Effects để thiết đặt
hiệu ứng nền
 Nhấn OK để kết thúc

38. Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
 Thay đổi mầu biểu đồ
 Nhấn chọn biểu đồ
 Nhắp đúp chuột vào cột đứng, ngang, tròn
(tùy loại biểu đồ)
 Chọn thẻ Patterns
 Thiết đặt thay đổi viền trong vùng Border
 Chọn mầu nền trong vùng Area
 Nhấn nút Fill Effects để đặt hiệu ứng
 Nhấn OK để kết thúc

39. Bài tập tổng hợp
 Học viên làm các bài tập thực hành sau
mỗi phần
 Làm bài tập tổng hơp trong trang 87
của giáo trình

40. Bài 7: Hoàn tiện trang bảng tính
và in ấn
 Bài trí trang in
 Hoàn tất tài liệu
 In ấn
 Bài tập tổng hợp

41. Bài trí trang in
 Để điều chỉnh trang in trên thanh thực
đơn chọn File  Page Setup
 Xuất hiện hộp hội thoại Page Setup để
tùy biến

42. Bài trí trang in
 Thay đổi lề của trang in
 Trên thanh thực đơn chọn File  Page
Setup
 Chọn thẻ Margin  đưa vào các giá trị
(thông thường đơn vị đo là inches) cho
 Top: lề trên
 Bottom: lề dưới
 Left: lề trái
 Right: lề phải
 Header: khoảng cách cho vùng đầu trang
 Footer: khoảng cách cho vùng chân trang

43. Bài trí trang in
 Thay đổi lề của trang in
 Center on page: để căn chỉnh dữ liệu và
giữa 2 chiều của trang in
 Horizontally: theo chiều ngang trang in
 Vertically: theo chiều dọc trang in
 Nhấn nút Print để in ngay
 Nhấn nút Print Preview để xem trước
 Nhấn nút Options để thiết đặt máy in
 Nhấn nút OK để hoàn tất việc thiết đặt trang
in

44. Bài trí trang in
 Thay đổi trang in
 Trên thanh thực đơn chọn File  Page
Setup
 Chọn thẻ Page  thiết lập các thông số
 Orientation: để thay đổi hướng trang in
 Portrait: in theo chiều dài trang giấy
 Landscape: in theo chiều ngang của trang
giấy
 Scalling: thay đổi tỉ lệ, kích thước nội dung
trang in
 Adjust to: phóng to thu nhỏ theo tỉ lệ %

45. Bài trí trang in
 Thay đổi trang in
 Paper size: chọn khổ giấy như A3, A4…
 Print Quality: chất lượng in
 First Page number: số trang đầu tiên, mặc
định là 1
 Nhấn OK để hoàn tất

46. Bài trí trang in
 Chỉnh sửa để in vừa trong số trang định trước
 Thu nhỏ nội dung để in trên 1 trang
 Trên thanh thực đơn chọn File  Page Setup
 Chọn thẻ Page
 Trong phần Scalling nhấp chọn ô Fit to
 Nhập số 1 vào ô bên cạnh
 Xóa giá trị khỏi ô bên phải
 Nhấn OK để hoàn tất

47. Bài trí trang in
 Chỉnh sửa để in vừa trong số trang định trước
 Thu nhỏ nội dung để in trên một số trang
 Trên thanh thực đơn chọn File  Page Setup
 Chọn thẻ Page
 Trong phần Scalling nhấp chọn ô Fit to
 Nhập số trang vào ô bên cạnh
 Xóa giá trị khỏi ô bên phải
 Nhấn OK để hoàn tất

48. Bài trí trang in
 Thêm đầu trang và chân trang
 Trên thanh thực đơn chọn File  Page
Setup
 Chọn thẻ Header and Footer
 Nhấp chuột vào mũi tên trong mục Header và
Footer để chọn mẫu có sẵn
 Nhấn nút Custom Header hoặc Custom
Footer để đưa vào nội dung tùy ý cho vùng đầu
trang và chân trang
 Nhấn OK để kết thúc

49. Bài trí trang in
 Thêm đầu trang và chân trang
 Trên thanh thực đơn chọn File  Page
Setup
 Chọn thẻ Header and Footer
 Nhấp chuột vào mũi tên trong mục Header và
Footer để chọn mẫu có sẵn
 Nhấn nút Custom Header hoặc Custom
Footer để đưa vào nội dung tùy ý cho vùng
đầu trang và chân trang
 Nhấn OK để kết thúc

50. Bài trí trang in
 Thêm đầu trang và chân trang
 Nhấn nút Custom Header hoặc Custom
Footer
 Đầu trang và chân trang được chia làm 3
vùng
 Left Section: phần bên trái
 Center Section: phần ở giữa
 Right Section: phần bên phải
 Nhắp chuột vào từng phần để đưa nội dung tùy
ý

51. Bài trí trang in
 Thêm đầu trang và chân trang
 Các nút hỗ trợ sẵn
 Để chọn phông chữ
 Thêm số thứ tự trang
 Thêm số chỉ tổng số trang
 Thêm ngày tháng hiện tại
 Thêm giờ hiện tại
 Thêm tên tệp bảng tính
 Thêm tên trang bảng tính
 Nhấn OK để hoàn tất

52. Hoàn tất các trang in
 Xem tài liệu trước khi in
 Trên thanh thực đơn chọn File  Print
Preview
 Các nút chức năng hỗ trợ khi xem trước
 Next: hiển thị trang kế tiếp
 Previous: hiển thị trang in trước đó
 Zoom: phóng to, thu nhỏ
 Print: thực hiện lệnh in
 Setup: mở hộp thoại Page Setup

53. Hoàn tất các trang in
 Xem tài liệu trước khi in
 Các nút chức năng hỗ trợ khi xem trước
 Margins: điều chỉnh lề và độ rộng các cột
 Đưa con trỏ chuột vào các chấm vuông trê lề
để điều chỉnh nhanh
 Page Break Preview: đóng cửa sổ và trở về
trang bảng tính, bảng tính được hiển thị theo
các trang in
 Close: đóng cửa sổ và trở về màn hình bảng
tính
 Help: xem trợ giúp

54. Hoàn tất các trang in
 Bật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ
ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòng
 Trên thanh thực đơn chọn File  Page
Setup
 Chọn thẻ Sheet
 Print Area: để chọn chỉ một vùng in ấn

55. Hoàn tất các trang in
 Bật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ
ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòng
 Print title: để chọn vùng làm tiêu đề cho
trang in
 Rows to repeat at the top: chọn các dòng để
làm tiêu đề, được lặp lại ở các trang sau
 Columns to repeat at the left: chọn các cột làm
tiêu đề, được lặp lại ở các trang sau

56. Hoàn tất các trang in
 Bật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề
cột, tiêu đề dòng
 Mục Print
 Row and Column heading: bật/tắt chế độ in
cả tiêu đề cột (A, B,...) và số thứ tự dòng (1,
2,…)
 Comment: chọn cách in chú thích
 Cells error as: bật tắt việc in ra các ô chứa
thông báo lỗi
 Gridlines: bật tắt việc in đường kẻ ngăn cách
ô
 Black & White: bật tắt việc in đen trắng, bỏ
qua nền

57. Hoàn tất các trang in
 Bật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ
ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòng
 Mục Page oder
 Để chọn thứ tự in
 Down, then over: in từ trên xuống, trái qua
phải
 Over, then down: in từ trái sang phải, trên
xuống dưới
 Nhấn OK để hoàn tất

58. In ấn
 Trên thanh thực đơn chọn File  Print
 Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + P
 Chọn máy in trong hộp name
 Nhấn nút Properties để thiết đặt lại thông số cho
máy in
 Chọn phạm vi in ấn trong vùng Print range
 All: in toàn bộ nội dung đã chọn
 Page(s) From … To …: chỉ in từ trang nào đến
trang nào
 Nếu muốn in chỉ một trang nào đó thì gõ số thứ tự
trang cần in vào hộp From

59. In ấn
 Chọn nội dung in ấn trong phần Print What
 Selection: chỉ in phần đã chọn
 Active Sheet(s): chỉ in các bảng tính đang kích
hoạt
 Entire Workbook: in cả sổ bảng tính
 Preview: để xem trước các trang sắp in
 Number of Copies: chọn số bản in
 Nhấn OK để in ấn

60. Bài tập tổng hợp
 Học viên làm các bài tập thực hành sau
mỗi phần