2. TTYY
Alayhdistysopas
Uudistettu painos
Elokuu 2012
Julkaisija: Tampereen teknillisen yliopiston ylioppilaskunta (TTYY)
Toimittanut: Kaisa Immonen, tiedotus- ja järjestösihteeri TTYY
www.ttyy.fi

3. TTYY
i ALAYHDISTYSOPAS
Esipuhe – edessä hallitusvuosi
Vuosi killan tai kerhon hallituksessa on antoisa ja opettavainen kokemus, mutta vaatii usein
yllättävänkin paljon oman vapaa-ajan käyttämistä puljun asioiden parissa puuhastelemiseen.
Jotta hallitustyöskentely sujuisi mahdollisimman jouhevasti ja tehokkaasti, perehtyminen
yhdistystoiminnan perusteisiin on suotavaa. Tehokas hallitustyöskentely ei tarkoita hymytöntä
suorittamista, vaan ennen kaikkea sitä, ettei aikaa kulu turhaan erilaisten kokousteknisten
koukeroiden miettimiseen tai sellaisten asioiden käsittelemiseen, jotka on parempi hoitaa
kokouksen ulkopuolella. Näin hallituksen jäsenille ja killan/kerhon toimihenkilöille jää
enemmän aikaa mukavaan yhdessäoloon ja oman työn hedelmien nauttimiseen.
Tämä opas on tarkoitettu avuksi niin hallitustyöskentelyn suunnitteluun kuin yksittäisten
kinkkisten tilanteiden ratkaisemiseen. Näin ollen opasta ei tarvitse kahlata alusta loppuun,
vaan sitä voi lukea osissa ja tilannekohtaisesti. Selkeän otsikoinnin on tarkoitus auttaa
löytämään vastaukset käsillä oleviin ongelmiin vaivattomasti. Oppaassa käsitellään
hallitustyöskentelyn eri vaiheet hallituksen valinnasta ja sisäisestä tehtävienjaosta
kokoustoimintaan, kokousten valmisteluun ja pöytäkirjojen laatimiseen sekä tiedottamiseen ja
taloudenpitoon. Oma lukunsa on varattu kokoustekniikalle ja erilaisille termeille, jotka
tuottavat usein päänvaivaa. Samoin oppaassa käydään läpi ylioppilaskunnan eri toimijat sekä
ylioppilaskunnan ja alayhdistysten välinen suhde.
Oppaassa käytetään sanaa pulju merkitsemään niin kiltoja kuin harraste- ja
ammattiainekerhoja.
Antoisaa hallitusvuotta!
Tampereen teknillisen yliopiston ylioppilaskunnan puolesta,
Kaisa Immonen
tiedotus- ja järjestösihteeri

4. TTYY
iiSisällys
Sisällys
Esipuhe – edessä hallitusvuosi ......................................................................................... i
Sisällys ........................................................................................................................ ii
1. Hallitus.................................................................................................................. 1
1.1. Hallituksen jäsenten lukumäärä .......................................................................... 1
1.2. Valinta ja järjestäytyminen................................................................................. 1
1.3. Hallituksen toimikausi........................................................................................ 2
1.4. Erottaminen tai eroaminen hallituksesta............................................................... 2
2. Hallituksen sisäinen työnjako ................................................................................... 3
2.1. Puheenjohtaja organisoi ja johtaa hallituksen toimintaa ......................................... 3
2.1.1. Ennen kokousta .......................................................................................... 3
2.1.2. Kokouksen aikana ....................................................................................... 3
2.1.3. Puheenjohtajan nuija................................................................................... 4
2.2. Sihteeri huolehtii paperit kuntoon........................................................................ 4
2.2.1. Ennen kokousta .......................................................................................... 4
2.2.2. Kokouksen aikana ....................................................................................... 5
2.2.3. Kokouksen jälkeen ...................................................................................... 5
2.3. Rahastonhoitaja pitää huolta puljun taloudesta ..................................................... 5
2.4. Tiedotusvastaava .............................................................................................. 5
2.5. Hallituksen muut jäsenet.................................................................................... 5
2.6. Toimihenkilöt.................................................................................................... 6
3. Yleistä kokouksista.................................................................................................. 7
3.1. Killan/kerhon kokoukset..................................................................................... 7
3.2. Hallituksen kokoukset........................................................................................ 7
3.2.1. Hallituksen kokouksen osallistujat ................................................................. 7
3.2.2. Hallituksen kokouskäytännöt ........................................................................ 7
3.3. Läsnäolo- ja puheoikeus..................................................................................... 7
3.4. Äänivaltaisuus................................................................................................... 8
3.5. Laillisuus ja päätösvaltaisuus .............................................................................. 8
3.5.1. Kuinka päätösvaltaisuus lasketaan?............................................................... 9
3.5.2. Päätösvallaton kokous ................................................................................. 9
4. Ennen kokousta.................................................................................................... 10
4.1. Kokouksen valmistelu ...................................................................................... 10
4.2. Kokouskutsu................................................................................................... 10
4.2.1. Puljun kokouksen koolle kutsuminen ........................................................... 11
4.2.2. Hallituksen kokouksen koolle kutsuminen..................................................... 11
4.3. Esityslista....................................................................................................... 12
4.3.1. Milloin esityslistan tulee olla valmiina? ......................................................... 12
4.3.2. Esityslistan hyväksyminen.......................................................................... 13
4.3.3. Ilmoitusasiat ja META ................................................................................ 13
5. Kokouksessa ........................................................................................................ 14
5.1. Hyvä kokous................................................................................................... 14
6. Kokoustekniikkaa ja termejä .................................................................................. 16
6.1. Este............................................................................................................... 16
6.2. Jääviys/esteellisyys ......................................................................................... 16
6.3. Pöytääminen ja pöydältä palauttaminen............................................................. 16
6.4. Asian palauttaminen valmisteluun ..................................................................... 17
6.5. Eriävä mielipide .............................................................................................. 17
6.6. Ponsi ............................................................................................................. 17
6.7. Esittäminen ja kannattaminen........................................................................... 17
6.8. Äänestys ........................................................................................................ 18
6.8.1. Yksityiskohtainen äänestysjärjestys............................................................. 18
6.8.2. Lyhyt äänestysjärjestys ............................................................................. 19
6.9. Henkilövaali.................................................................................................... 19
7. Kokouksen jälkeen................................................................................................ 20
7.1. Pöytäkirja....................................................................................................... 20

5. TTYY
iii ALAYHDISTYSOPAS
7.1.1. Pöytäkirjan tarkastaminen ja pöytäkirjantarkastajat ...................................... 21
7.1.2. Kuinka puljun yleiskokouksen pöytäkirja eroaa puljun hallituksen kokouksen
pöytäkirjasta? ...................................................................................................... 21
7.1.3. Pöytäkirjojen julkisuus............................................................................... 22
7.2. Kun pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty ....................................................... 22
8. Puljun talousasiat ................................................................................................. 23
8.1. Hallitus huolehtii puljun taloudesta ja omaisuudesta ............................................ 23
8.1.1. Kuitit talteen ............................................................................................ 24
8.2. Talousarvio (TA).............................................................................................. 24
8.3. Toimintasuunnitelma (TOSU)............................................................................ 24
8.4. Tilinpäätös ja toimintakertomus (TP ja TOKE) ..................................................... 25
8.5. Toiminnantarkastus......................................................................................... 25
8.5.1. Toiminnantarkastaja vai tilintarkastaja? ....................................................... 25
8.5.2. Kuka voidaan valita toiminnantarkastajaksi?................................................. 26
8.5.3. Kuinka toiminnantarkastus tehdään? ........................................................... 26
8.5.4. Toiminnantarkastajan muistilista................................................................. 27
8.5.5. Toiminnantarkastuskertomus...................................................................... 27
8.6. Mitä jos tilinpäätöksen vahvistamista ei voida suositella? ..................................... 28
8.6.1. Tekniset virheet ........................................................................................ 28
8.6.2. Puutteet taloudenpidossa ja hallinnossa ....................................................... 28
8.6.3. Isot ongelmat ........................................................................................... 29
8.7. Tili- ja vastuuvapaus ....................................................................................... 29
8.8. Mainosmyynti ................................................................................................. 30
9. Tiedotus ja viestintä.............................................................................................. 31
9.1. POP ja Tutka................................................................................................... 31
9.1.1. Uutisen lisääminen ja muokkaaminen POPissa .............................................. 31
9.1.2. Uutiset vai Tapahtumakalenteri? ................................................................. 32
9.1.3. POP in English .......................................................................................... 32
9.2. Ylioppilaskunnan nettisivut ja Facebook.............................................................. 32
9.3. TTYYwiki ........................................................................................................ 32
9.4. WerkkoAnturi.................................................................................................. 33
9.5. Sähköpostilistat .............................................................................................. 33
9.6. Ilmoitustaulut ................................................................................................. 33
9.7. Ylioppilaskunnan julkaisut ................................................................................ 34
10. Ylioppilaskunta ja alayhdistykset .......................................................................... 35
10.1. Puljutietolomake .......................................................................................... 35
10.1.1. Alayhdistysavustus................................................................................. 36
10.1.2. Projektiavustusanomus........................................................................... 36
10.1.3. Kannatusavustus.................................................................................... 37
10.2. Edustajisto .................................................................................................. 37
10.2.1. Miksi edustajistotoiminnan pitäisi kiinnostaa myös puljuja? ......................... 37
10.3. Ylioppilaskunnan hallitus ............................................................................... 37
10.3.1. Kiltakummi............................................................................................ 38
10.4. Sihteeristö................................................................................................... 38
10.4.1. Pääsihteeri vastaa taloudesta ja hallinnosta............................................... 38
10.4.2. Toimistosihteeri pyörittää ylioppilaskunnan palvelutiskiä ............................. 38
10.4.3. Koposihteeri valmistelee koulutuspolitiikkaan liittyviä asioita ....................... 38
10.4.4. Soposihteeri vastaa toimeentuloon, asumiseen sekä terveydenhuoltoon
liittyvistä kysymyksistä.......................................................................................... 39
10.4.5. Tiedotus- ja järjestösihteeri tiedottaa ja neuvoo järjestöjä .......................... 39
10.4.6. Saunaisäntä huolehtii teekkarisaunasta .................................................... 39
10.4.7. Muut sihteerit ........................................................................................ 39
10.5. Mistä ylioppilaskunnan väen tavoittaa? ........................................................... 39
10.6. Hallinnon opiskelijaedustajat eli hallopedit....................................................... 39
10.6.1. Kuinka hallopedit valitaan?...................................................................... 40
10.6.2. Miten kilta liittyy halloped-toimintaan?...................................................... 40
10.7. Jaostot........................................................................................................ 40

6. TTYY
iv
10.7.1. Kenen kuuluu osallistua jaostoihin? .......................................................... 41
10.7.2. Jaostoaktiivisuusporkkanat...................................................................... 41
10.7.3. Kaikille avoimet jaostot........................................................................... 41
10.7.4. Suljetut jaostot...................................................................................... 42
11. Alayhdistyksille tarjottavat palvelut ...................................................................... 43
11.1. Teekkarisauna ............................................................................................. 43
11.2. Hotelli Torni................................................................................................. 43
11.3. Pakettiauto ja peräkärry................................................................................ 43
Liite 1: esityslista ........................................................................................................ 44
Liite 2: pöytäkirja........................................................................................................ 45
Lähteet ...................................................................................................................... 48

7. TTYY
1 ALAYHDISTYSOPAS
1. Hallitus
Puljun kokous valitsee puljulle hallituksen vastaamaan puljun taloudesta, päivittäisestä
toiminnasta ja muista puljun asioista, jotka laki, puljun kokous ja säännöt määrittelevät.
Hallituksen on pyrittävä noudattamaan puljun kokouksen antamia ohjeita, mutta sillä on myös
itsenäistä harkintavaltaa käytännön toiminnan pyörittämiseen. Hallituksen toimivaltaa
rajoittavat hallitusta ylemmältä taholta eli puljun kokouksesta tulleet toimintaohjeet ja
hyväksytty talousarvio, puljun säännöt ja toisinaan myös esteellissyyskysymykset.
Yhdistyslain 35.1 § määrittelee hallituksen tehtävät näin:
”Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava
yhdistyksen asioita. Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on
lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Hallitus edustaa yhdistystä.”
Hallituksen tehtäviin kuuluu pitää huolta puljun taloudesta ja omaisuudesta. Tämä tarkoittaa
mm. kirjanpidosta huolehtimista sekä tilinpäätöksen ja taseen asianmukaista laatimista.
Hallitus valmistelee vuosittain talousarvion ja toimintasuunnitelman, joista puljun kokous
päättää. Hallitus myös valitsee mahdolliset toimihenkilöt sekä valvoo heidän toimintaa.
Hallitus edustaa koko puljua ulospäin, mikä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että puljun hallitus voi
tehdä sopimuksen ulkopuolisen toimijan kanssa. Tällainen tilanne voi tulla kysymykseen
esimerkiksi vuosijuhlien sponsorisopimuksien kohdalla.
Alayhdistystoiminnassa puljujen hallitusten asema korostuu, koska puljuilla ei ole palkattuja
työntekijöitä ja puljun kokouksia pidetään harvakseltaan, usein vain kaksi sääntömääräistä
kokousta vuodessa, jolloin viikoittainen toiminta jää pitkälti hallituksen ja mahdollisten
toimihenkilöiden vastuulle.
1.1. Hallituksen jäsenten lukumäärä
Yhdistyslain 35 §:n mukaan yhdistyksellä on oltava hallitus, jossa on vähintään kolme jäsentä,
ja lisäksi hallituksella on oltava puheenjohtaja. Puljun säännöissä on määrättävä hallituksen
jäsenten tarkasta lukumäärästä tai vähimmäis- ja enimmäismäärästä ja toimikaudesta.
Hallituksen jäsenten lukumäärällä on merkitystä puljun käytännön toiminnan kannalta, sillä jos
hallitus on liian suuri, päätöksenteko saattaa olla tehotonta. Riittävän pieni hallitus helpottaa
esimerkiksi säännöllisen kokousajan sopimista. Jokainen saa myös kokouksissa äänensä
kuuluville, kun hallitus pysyy sopivan kokoisena. Liian pieni hallitus voi kuitenkin johtaa
hoidettavien tehtävien kasaantumiseen harvoille ihmisille, aikataulun venymiseen ja siihen,
ettei kaikkia toimintasuunnitelmassa määrättyjä asioita saada toteutettua.
1.2. Valinta ja järjestäytyminen
Hallitus valitaan vaalikokouksessa puljun sääntöjen määrittämällä tavalla. Hallitukseen
valittavilta henkilöiltä tarvitaan suostumus valintaan, ketään ei voida pakottaa ottamaan
vastaan hallituspaikkaa.
Kun hallitus on valittu, se järjestäytyy ensimmäisessä kokouksessaan, joka voidaan pitää jo
ennen kuin hallituksen varsinainen toimikausi alkaa. Tällöin kokouksessa tehdyt päätökset
tulee vahvistaa hallituksen toimikauden alettua ensimmäisessä hallituksen kokouksessa.
Järjestäytyminen tarkoittaa sitä, että kullekin hallituksen jäsenelle määritellään ne tehtävät,
joita hän vuoden aikana hallituksessa hoitaa, jollei henkilöitä ole valittu suoraan tiettyihin
pesteihin. Järjestäytymiskokouksessa hallitus myös päättää omista toimintatavoistaan kuten
kokouskutsun lähettämisen ajankohdasta, esityslistan laatimisesta, mahdollisesta

8. TTYY
2Hallitus
vakiokokousajasta, ajankohtaisista asioista ja päätöksistä tiedottamisesta jäsenistölle päin ja
muista hyödyllisiksi katsotuista käytännöistä.
1.3. Hallituksen toimikausi
Puljun säännöissä määrätään hallituksen toimikaudesta, joka useimmiten on kalenterivuosi.
Jos puljun kokousta uuden hallituksen valitsemiseksi ei ole syystä tai toisesta onnistuttu
pitämään tai kokous ei ole ollut päätösvaltainen (liian vähän jäseniä paikalla), jatkuu vanhan
hallituksen toimikausi. Jos puljun hallitus joutuu toimimaan yli oman toimikautensa, on sen
ensisijaisena tehtävänä huolehtia kerhon kokouksen koollekutsumisesta, jotta uusi hallitus
saadaan valittua. Vanha hallitus myös hoitaa puljun toimintaan kuuluvia rutiiniasioita uuden
hallituksen valintaan saakka. Isoihin linjanvetoihin kuten monivuotisen projektin aloittamiseen
ei tällöin kuitenkaan pidä ryhtyä.
1.4. Erottaminen tai eroaminen hallituksesta
Hallituksen jäsen tai koko hallitus voidaan erottaa milloin tahansa toimikautensa aikana.
Erottamiseen riittää epäluottamus eikä päätöstä tarvitse perustella. Erottamisesta päättää
puljun kokous, ja erottamispäätös astuu voimaan heti, ellei päätöksessä ole mainittu
myöhempää ajankohtaa.
Puljun kokous voi vapauttaa tehtävästään vain itse nimittänsä henkilöt (hallituksen jäsenet tai
mahdolliset toimihenkilöt). Vastaavasti hallitus vapauttaa tehtävistään itse valitsemansa
henkilöt. Puljun kokous ei siis voi kävellä hallituksen yli ja erottaa hallituksen nimittämää
toimihenkilöä. Jos kokous kuitenkin katsoo, että hallituksen nimittämä toimihenkilö ei suorita
tehtäviään vaadittavalla tavalla tai toimii muutoin yhdistyksen sääntöjen tai lain vastaisesti,
keinoiksi vaikuttaa tilanteeseen jäävät hallitukselle annettu ponsi (toivomusesitys, esim.
”hallituksen tulee valvoa ja ohjeistaa aiempaa paremmin toimihenkilöiden toimintaa”) tai
hallituksen erottaminen. Puljun kokous voi siis järeimpänä toimenaan erottaa koko hallituksen,
nimetä uuden ja toivoa, että uusi hallitus erottaa toimihenkilön ja valitsee tämän tilalle
tarvittaessa uuden.
Hallituksen jäsen voi myös perustellusta syystä erota hallituksesta, jolloin hänen on
ilmoitettava erostaan hallitukselle.
Hallitusta on täydennettävä, jos jäljelle jää niin vähän jäseniä, ettei hallitusta saada enää
päätösvaltaiseksi ja/tai jos puljun säännöt vaativat hallituksen täydentämistä.
Täydentämisestä vastaa puljun kokous.

9. TTYY
3 ALAYHDISTYSOPAS
2. Hallituksen sisäinen työnjako
Hyvin toimivassa hallituksessa ilmapiiri on kannustava ja hallituksen sisäinen työnjako selkeä.
Hallituksen jäsenillä on hyvä olla nimetty rooli tai vastuualue, vaikka tilanteen mukaan
tehtäviä tulee voida kuitenkin jakaa kaikkien kesken. Työnjaosta päättäminen niin
hallituskauden alussa kuin kunkin projektin kohdalla on tärkeää ensinnäkin siksi, etteivät
tehtävät pääse kasaantumaan muutaman (liian) tunnollisen ihmisen niskaan. Toisekseen
pöytäkirjojen laatiminen, tilinpidosta huolehtiminen, tapahtumien järjestäminen, mainosmyynti
tai vaikkapa kiltalehden toimittaminen vaativat perehdyttämisen lisäksi osaamista ja hiljaista
tietoa joka kertyy pikkuhiljaa hallituskauden aikana. Tämän vuoksi hallituksen sisäinen
työnjako on tärkeää, sillä se nopeuttaa jokapäiväistä toimintaa sitä mukaan, kun hallituksen
jäsenille ja toimareille kertyy kokemusta omien tehtäviensä hoitamisesta. Jatkuvasti vaihtuvat
tehtävät johtaisivat tilanteeseen, jossa toiminta on epävarmaa, hidasta ja jopa turhauttavaa,
kun ei ole selvää kuvaa siitä, miten mikäkin asia tulee hoitaa.
Kuten yllä todettiin yhdistyslain mukaan yhdistyksellä on oltava vähintään kolmihenkinen
hallitus, jolla on oltava puheenjohtaja. Muutoin hallitus voi itse päättää sisäisestä
tehtävienjaostoon. Jokainen kilta ja kerho voi siten vapaasti määritellä erilaisia
vastuualueita/tehtävänimikkeitä niin hallituksen jäsenille kuin toimihenkilöille. Alla on
kuvattuna yleisimpien hallituspestien työnkuvaa.
2.1. Puheenjohtaja organisoi ja johtaa hallituksen toimintaa
Puheenjohtaja organisoi hallituksen toiminnan, suunnittelee hallituskauden aikataulua sekä
huolehtii työnjaosta. Puheenjohtajan ei ole tarkoitus hoitaa kaikkea itse, päinvastoin
delegoimisen jalo taito on hyvä oppia jo varhaisessa vaiheessa puheenjohtajuuskautta.
Puheenjohtajan tulee olla kuitenkin perillä siitä, miten eri projektit etenevät ja että kaikki
hallituksen jäsenet sekä toimihenkilöt hoitavat omat tehtävänsä. Samalla hyvä puheenjohtaja
huolehtii, ettei kukaan uuvu liian suuren tehtävämäärän alle. Hallituskavereiden
kannustaminen ja motivoiminen ovat myös osa puheenjohtajan tehtäväkenttää.
Puheenjohtaja myös edustaa koko puljua ulospäin. Halusi sitä tai ei, koko pulju samaistuu
helposti puheenjohtajaan ja/tai muutamaan hallituksen jäseneen, joten sillä, miten
puheenjohtaja toimii ulkopuolisten edessä on suuri merkitys ensivaikutelman luomisessa.
Monen fuksin ensikosketus kilta- tai kerhotoimintaan saattaa olla juurikin se puljun
puheenjohtajan pitämä lyhyt esitys orientaatioviikolla, joten kannattaa miettiä, millaisen kuvan
itsestään ja siten koko puljusta antaa.
2.1.1. Ennen kokousta
Puheenjohtajan tehtäviin ennen kokousta kuuluvat esityslistan valmistelu ja toimittaminen
hallitukselle (yhdessä sihteerin kanssa). Tällä voidaan varmistaa, että kaikki hallituksen
jäsenet voivat valmistautua kokoukseen etukäteen.
2.1.2. Kokouksen aikana
Puheenjohtaja avaa kokouksen (– ja muistaa tietenkin myös lopettaa sen aikanaan).
Kokouksen aikana puheenjohtaja varmistaa, että jokaisesta esityslistalla olevasta asiasta
käydään riittävästi keskustelua, ja että jokainen saa äänensä kuuluville. Puheenjohtajan
tehtävänä on ohjata keskustelua ja palauttaa se takaisin asiaan, jos puheenvuorot alkavat
eksyä sivupoluille. Puheenjohtaja myös varmistaa, että erimielisyydet tuodaan julki ja
ratkaistaan. Käydyn keskustelun pohjalta puheenjohtaja pyrkii muotoilemaan päätösesityksen
siten, että kaikki kokouksen osallistujat pystyisivät sen hyväksymään. Jos käsiteltävästä

10. TTYY
4Hallituksen sisäinen työnjako
asiasta ei synny yksimielisyyttä, ratkaistaan asia viime kädessä äänestämällä. Tällöin
puheenjohtajan tehtävä on todeta ehdotukset, asettaa ehdotukset äänestysjärjestykseen,
ehdottaa äänestystapaa, huolehtia äänestyksen järjestämisestä ja todeta äänestyksen tulos
(ks. luku 6.8).
Puheenjohtaja valvoo, että killan/kerhon sääntöjä noudatetaan. Toisin sanoen puheenjohtaja
varmistaa, että päätökset ovat puljun sääntöjen sekä lain mukaisia.
Puheenjohtajan tulee myös varmistaa, että kaikki ovat ymmärtäneet päätösehdotukset sekä
lopullisen päätöksen sisällön, ja että tehty päätös kirjataan oikein pöytäkirjaan. Hyvä
puheenjohtaja pitää aina pienen tauon ennen nuijan lyömistä päätöksen teon merkiksi.
Tarkoitus on antaa kaikille mahdollisuus älähtää, jos joku katsoo jonkun asian menneen
väärin. Esimerkiksi näin:
”Päätöksenä siis on, että pidetään bileet Cupolassa 3.3.2012. Mari varaa paikan, Jussi
hankkii pääsyliput ja Jukka hoitaa mainokset. Tämä sopinee kaikille? (Nyt tässä kohtaa
katsellaan ympärille ja varmistetaan, ovatko kaikki samaa mieltä) - Selvä, päätetään näin.
[PAM]”
2.1.3. Puheenjohtajan nuija
Puheenjohtajan nuija – tai muu vastaava väline – on lähinnä tärkeä symboli. Kokouksen
aikana nuijaa kopautetaan aina sen merkiksi, että yksi vaihe kokouksessa on ohi ja siirrytään
seuraavaan. Nuijan kopautus on myös merkkinä tehdystä päätöksestä. Nuijaa voidaan myös
käyttää nukkuvien herättämiseen tai liiallisen metelin ja häsmäämisen lopettamiseen.
Nuijaa voidaan käyttää muun muassa seuraavasti:
- Kokouksen avaaminen: ”[PAM PAM PAM] Avaan kokouksen, kello on 19:03”
(suomalainen traditio on avata kokous kopauttamalla kolmasti)
- Kohdan päättäminen: ”Kohta 4 on käsitelty [PAM], siirrytään kohtaan 5” (pidetään
ihmiset selvillä siitä, missä asialistalla mennään)
- Päätöksen julistaminen: ”Äänestyksen tulos on 5 puolesta ja 1 vastaan eli hankitaan
kiltaan opossumi [PAM]”
- Huomion herättäminen: ”HILJAISUUS!” [PAMPAMPAMPAMPAMPAMPAM]” (Hiljennetään
hälisevä kokous)
2.2. Sihteeri huolehtii paperit kuntoon
Sihteerin tehtäviin kuuluvat ensisijaisesti kokoustoiminnan järjestelyt: esityslistan ja
kokouskutsun laatiminen ja lähettäminen, kokousmateriaalin toimittaminen kokoukseen,
tarpeellisten kokousvälineitten huolehtiminen kokouspaikalle (kynät, paperi, fläppitaulu,
läppäri tms.), pöytäkirjojen laatiminen ja allekirjoitusten hankkiminen pöytäkirjoihin. Sihteeri
myös useimmiten vastaa asiakirjahallinnosta eli arkistoi pöytäkirjat ja muut paperit, laatii
toimintasuunnitelman ja –kertomuksen (yhdessä puheenjohtajan kanssa) sekä tarpeen
vaatiessa valmistelee myös muita dokumentteja. Sihteerin on hyvä pysytellä muutoinkin ajan
tasalla killan/kerhon tapahtumista, sillä tämä helpottaa esityslistan laatimista. Sihteerin
tehtäviin kuuluu myös ylläpitää jäsenluetteloa.
2.2.1. Ennen kokousta
Sihteeri valmistelee esityslistan puheenjohtajan kanssa (pj ja sihteeri voivat käyttää esim.
valmista pohjaa, johon lisäävät sopivien kohtien alle seuraavassa kokouksessa käsiteltävät
asiat). Esityslistan tekeminen voi kuulua myös ainoastaan puheenjohtajalle, joten työnjako
kannattaa aina sopia heti vuoden alussa. Sihteeri toimittaa kokouskutsun sovitulla tavalla

11. TTYY
5 ALAYHDISTYSOPAS
(esim. hallituksen tai koko jäsenistön sähköpostilistalle) sekä kopioi esityslistan ja muun
materiaalin hallituksen jäsenille ennen kokousta.
2.2.2. Kokouksen aikana
Sihteerin tärkein tehtävä on laatia kokouspöytäkirjat. Tehtäviensä tasalla oleva sihteeri pysyy
hereillä koko kokouksen ajan ja kirjaa päätökset ja muut asiat huolella ylös kokousmuistioon
tai pöytäkirjaluonnokseen, jonka pohjalta lopullinen pöytäkirja on helppo kirjoittaa.
Nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, että pöytäkirjojen pohjalta tulisi voida kirjoittaa kerhon
historiikki (eli mieluummin liikaa tietoa kuin liian vähän, kirjoittamatta kuitenkaan romaania).
Pöytäkirja kannattaa laatia mahdollisimman nopeasti kokouksen jälkeen, jolloin asiat ovat vielä
tuoreena mielessä. Sihteeri myös huolehtii, että edellisen kokouksen pöytäkirja(t) tulee
hyväksyttäväksi seuraavaan kokoukseen.
2.2.3. Kokouksen jälkeen
Kirjoitettuaan pöytäkirjan puhtaaksi sihteeri lähettää sen nopeasti hallituksen sähköpostilistalle
kommentoitavaksi tai muutoin pitää huolta, että pöytäkirja on mahdollista tarkistaa ennen sen
hyväksymistä. Sihteeri myös toimittaa kopiot allekirjoitetuista pöytäkirjoista ylioppilaskuntaan,
kun ne on kokouksessa hyväksytty ja allekirjoitettu. Killat toimittavat sekä hallituksen
kokousten että killan kokousten pöytäkirjat ja muut alayhdistykset vain yleiskokousten
pöytäkirjat. Pöytäkirjoja voi toimittaa esim. 10 kpl:n nippuina. Ensimmäiset kolme pöytäkirjaa
kannattaa toimittaa nopeasti, jotta ay-sektori ennättää huomata, jos jokin on menossa pahasti
pieleen.
2.3. Rahastonhoitaja pitää huolta puljun taloudesta
Rahastonhoitaja huolehtii puljun kirjanpidosta, laatii talousarvion sekä tilinpäätöksen.
Rahastonhoitajan tehtävänä on myös huolehtia, että jokainen lasku hyväksytään hallituksen
kokouksessa. Jotta hallitus osaisi arvioida ja suunnitella toimintaansa, rahastonhoitajan tulee
toimittaa hallitukselle säännöllisin väliajoin katsaus puljun talouteen. Talouskatsauksen avulla
pystytään myös seuraamaan, että pulju pysyy talousarviossa asetetuissa puitteissa.
2.4. Tiedotusvastaava
Hallituksen tiedotusvastaava tai tiedottaja on tärkeä linkki hallituksen ja jäsenistön välillä.
Tiedotusvastaava viestittää hallituksen päätökset eteenpäin jäsenille, mutta hänen tehtäviinsä
voi kuulua esimerkiksi myös puljun lehden toimittaminen, kutsujen, tiedotteiden,
tapahtumamainosten ja -julisteiden laatiminen ja puljun verkkosivujen ja/tai Facebook-sivun
päivittäminen.
Monissa killoissa on käytössä viikkotiedotteet, joihin tiedotusvastaava kokoaa tietoa killan
tulevista tapahtumista sekä eri sähköpostilistoille tulevista viesteistä jäsenistöä potentiaalisesti
kiinnostavat tapahtumat ja tiedotteet. Viikkotiedote voidaan koota esimerkiksi teemoittain
(tulevat tapahtumat/killan tapahtumat/muut tapahtumat, yleiset asiat, ylioppilaskunta,
työpaikat jne.) tai sitten kronologisesti tapahtumien päivämäärän mukaan.
2.5. Hallituksen muut jäsenet
Hallituksen jäsenillä on velvollisuus valmistautua riittävästi hallituksen kokouksiin lukemalla
esityslista ja mahdolliset liitteet. Esityslistaa saa kommentoida ja kohtia saa esittää lisättäväksi
ja poistettavaksi jo ennen kokousta. Hallituksen jäsenten pitää olla puolueettomia,
avarakatseisia, keskusteluun osallistuvia ja vastaanottavaisia toisten näkökulmille. Jokainen
hallituksen jäsen tuo hallitustoimintaan oman erityisosaamisensa ja tietoa päätöksentekoa

12. TTYY
6Hallituksen sisäinen työnjako
varten. Hallituksen jäsenet sitoutuvat kollektiivisesti tehtyihin päätöksiin ja pysyvät ajan
tasalla meneillään olevista asioista kokousten välillä.
Jäsenten tulee myös muistaa, että puheenjohtaja ei ole diktaattori, vaan hallitus päättää
kaikista asioista yhdessä – viime kädessä vaikka äänestämällä. Toisin sanoen puheenjohtajan
ratkaisuehdotusta ei ole pakko hyväksyä, vaan vaihtoehtoisia päätösesityksiä saa ehdottaa ja
kannattaa.
Jos hallituksen jäsen ei pääse johonkin kokoukseen, on hänen vastuullaan ottaa selvää
tehdyistä päätöksistä lukemalla kyseisen kokouksen pöytäkirja ja/tai kysymällä kokouksen
kulusta ja päätöksistä esimerkiksi kokouksen puheenjohtajalta.
2.6. Toimihenkilöt
Varsinkin monissa killoissa valitaan toimihenkilöitä eli toimareita. Toimihenkilö on hallituksen
ulkopuolinen luottamustoiminen henkilö, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus hallituksen
kokouksissa, muttei äänivaltaa varsinaisessa päätöksenteossa.

13. TTYY
7 ALAYHDISTYSOPAS
3. Yleistä kokouksista
3.1. Killan/kerhon kokoukset
Varsinaista päätösvaltaa yhdistyksessä/killassa/kerhossa käyttävät sen jäsenet
yhdistyksen/killan/kerhon kokouksessa. Puljun kokouksia voidaan kutsua eri nimillä
(vuosikokoukset, kevät- ja syyskokoukset, vaalikokoukset, ylimääräiset yhdistyksen
kokoukset), oleellista on kuitenkin, että näissä kokouksissa jäsenistö kokoontuu päättämään
toiminnan ja talouden suurista linjoista, joita hallitus sitten toimikautensa aikana toteuttaa.
Hallituksen tehtävänä on valmistella ja kutsua koolle puljun kokoukset sekä panna täytäntöön
kokousten päätökset kuten esimerkiksi toimintasuunnitelmaan kirjattujen tapahtumien,
excursioiden ja seminaarien toteuttaminen sekä jäsenmaksujen kerääminen.
3.2. Hallituksen kokoukset
Hallituksen kokoukset muodostavat merkittävän osan hallitustyöskentelystä. Hallituksen
kokouksissa päätetään erilaisista tapahtumista ja niiden käytännönjärjestelyistä sekä
huolehditaan puljun juoksevista asioista ja taloudesta (kuten puljun kokous on velvoittanut).
Hallitusten kokousten osalta olisi hyvä pyrkiä vakiokokousaikaan. Esimerkiksi voidaan sopia,
että hallitus kokoontuu joka viikko maanantaisin kiltahuoneella klo 17.00. Tällöin hallituksen
jäsenten on helpompi varata kokoukselle aikaa omasta kalenteristaan ja kokouspoissaolot
vähenevät. Hallituksen jäsenillä ei ole läsnäolovelvollisuutta hallituksen kokouksissa, mutta
jatkuvat poissaolot voivat olla osoitus siitä, että henkilö laiminlyö yhdistyslain edellyttämää
huolellisuusvelvollisuutta. Toistuvat poissaolot myös viestittävät motivaation puutetta.
3.2.1. Hallituksen kokouksen osallistujat
Kokoukseen osallistuvat hallituksen varsinaiset jäsenet (ne, jotka puljun kokous on
hallitukseen valinnut) sekä hallituksen valitsemat toimihenkilöt. Lisäksi kokouksiin voi
osallistua hallituksen ulkopuolisia henkilöitä, esimerkiksi opintoneuvoja, kiltakummi, hallopedit
tai vaikka puljun jäsen, jolla on asiaa hallitukselle.
3.2.2. Hallituksen kokouskäytännöt
Hallituksen yhteisistä pelisäännöistä ja kokouskäytännöistä on hyvä keskustella heti
hallituskauden alussa tai jo ennen kauden alkua. Yhteisistä käytännöistä voidaan päättää
esimerkiksi järjestäytymiskokouksessa. Odotukset hallituksen kokoustoiminnalle saattavat
erota: yksi voi toivoa rentoa yhdessäoloa, toinen tehokasta päätäntäprosessia. Molemmissa
ääripäissä on omat huonot ja hyvä puolensa. Liian epävirallinen kokous menee kaaokseksi,
liian muodollinen kokous tappaa luovuuden ja hauskuuden. Hallituksen tehtävä on löytää
itselleen sopivin toimintatapa. Myös erilaisista sanktioista (esim. myöhästelyt kokouksista) ja
palkitsemisista (hyvät ideat, aktiivinen toiminta tms.) voidaan sopia.
Kokouskäytäntöjen yhteydessä on hyvä sopia ainakin näistä asioista:
miten ja milloin esityslista toimitetaan hallitukselle (esim. sähköpostitse viimeistään
vuorokausi ennen kokousta)
pidetäänkö kokoukset vakioaikana ja –päivinä (esim. tiistaisin klo 16.15 alkaen) VAI
päätetäänkö seuraava aina edellisessä kokouksessa/sähköpostitse/doodlen avulla jne.
3.3. Läsnäolo- ja puheoikeus
Kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus on

14. TTYY
8Yleistä kokouksista
- puljun hallituksen kokouksissa hallituksen varsinaisilla jäsenillä sekä hallituksen
valitsemilla toimihenkilöillä
- puljun kokouksessa puljun jäsenillä
Kokouksissa läsnäolo-oikeus on
- alayhdistyssäännön 9 §:n mukaisesti ylioppilaskunnan hallituksen jäsenillä,
pääsihteerillä ja hallituksen osoittamilla henkilöillä on oikeus olla läsnä alayhdistysten
kaikissa kokouksissa
- hallitus voi kokouskohtaisesti päättää myöntää läsnäolo-oikeuden (ja puheoikeuden)
myös muille henkilöille.
3.4. Äänivaltaisuus
Puljun hallituksen kokouksessa äänivaltaisia jäseniä ovat puljun hallituksen varsinaiset jäsenet.
Hallituksen varsinaisia jäseniä ovat henkilöt, jotka on valittu hallitukseen puljun
vaalikokouksessa.
Puljun kokouksissa äänivaltaisia jäseniä ovat puljun jäsenet, jotka ovat suorittaneet
jäsenvelvollisuutensa eli esimerkiksi vuosittaisen jäsenmaksun. Jäsenvelvollisuudet
määritellään puljun säännöissä. Äänivaltaa ei voida myöntää läsnäolo- ja puheoikeuden
tapaan.
3.5. Laillisuus ja päätösvaltaisuus
Laillisuutta ja päätösvaltaisuutta koskevilla säännöillä halutaan turvata kaikkien jäsenten
osallistumismahdollisuudet ja se, ettei päätöksenteosta muodostu pienen sisäpiirin
mielivaltaista toimintaa. Kun kaikki jäsenet (puljun kokouksessa koko jäsenistä ja hallituksen
kokouksessa hallituksen jäsenet) saavat tiedon kokouksesta ajoissa, he voivat itse päättää,
osallistuvatko vai eivät. Jättäessään osallistumatta kokoukseen he hyväksyvät samalla sen,
että muut tekevät sitovia päätöksiä heidän puolestaan.
Kokouksen laillisuuden ehtoja ovat kokouskutsuja, kutsutapa- ja aika sekä käsiteltävät asiat.
Yleensä säännöissä määrätään, että hallituksen puheenjohtaja kutsuu kokouksen koolle, hänen
ollessaan estynyt (esim. sairaana, lomalla) tai esteellinen kutsujana toimii varapuheenjohtaja.
Lisäksi puljun säännöissä voidaan määritellä, että kokous pitää kutsua koolle myös, jos tietty
määrä hallituksen jäseniä sitä vaatii. (Temppu-mallisäännön mukainen suositus on vähintään
kaksi hallituksen jäsentä.) (Ks. lisää kappaleesta 4.2.)
Puljun säännöissä määritellään harvoin, kuinka ja mihin määräaikaan mennessä hallituksen
kokoukset tulee kutsua koolle. Kokous on laillisesti koolle kutsuttu, jos on noudatettu
hallituksen itsensä sopimia käytäntöjä. (ks. tarkemmin kappale 4.2). Kokouksen koolle
kutsumistapa kannattaa päättää järjestäytymiskokouksessa. Esimerkiksi näin:
Esitys: Päätetään, että vuoden 2012 hallituksen kokous on laillisesti koolle kutsuttu, kun
puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja on sen koolle kutsunut
vähintään vuorokautta aikaisemmin ja lähettänyt esityslistan raadin sähköpostilistalle
vähintään kaksi tuntia ennen kokousta.
Päätös: Esityksen mukaan.
Toisin sanoen, jos on sovittu, että kokouskutsu lähetetään vuorokautta aiemmin hallitukselle ja
todellisuudessa kutsuminen tapahtuu vasta tuntia ennen kokousta muutamalla hätäisellä
puhelinsoitolla, voidaan todeta, ettei kokous ole laillisesti koolle kutsuttu.

15. TTYY
9 ALAYHDISTYSOPAS
Kokous on päätösvaltainen, kun paikalla on puljun sääntöjen edellyttämä määrä hallituksen
jäseniä. Yleensä päätösvaltaisuuden ehtona on, että paikalla on vähintään puolet hallituksen
jäsenistä mukaan lukien puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Toisinaan säännöissä
määrätään päätösvaltaisuuden ehdoksi se, että paikalla on joko puheenjohtajan tai
varapuheenjohtajan sekä vähintään puolet hallituksen jäsenistä.
3.5.1. Kuinka päätösvaltaisuus lasketaan?
Sääntöjen sanamuodolla voi olla yllättävän iso merkitys päätösvaltaisuuden kannalta kuten alla
oleva esimerkki osoittaa. Samalla hallituksen jäsenmäärällä, mutta erilaisella kirjauksella
päästään kahteen eri lopputulokseen.
Kerhon X hallituksessa on yhteensä seitsemän jäsentä (pj + kuusi jäsentä). Puheenjohtaja
lasketaan mukaan hallituksen jäsenmäärään.
VAIHTOEHTO 1:
Kerhon X sääntöjen mukaan ”Kerhon hallitus on kokouksessaan päätösvaltainen, jos
kokouksesta on ilmoitettu hallituksen päättämällä tavalla, ja puheenjohtajan tai hänen
estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan lisäksi läsnä on vähintään puolet (1/2) hallituksen
jäsenistä.”
pj tai vpj + puolet hallituksesta
1+7:2=1+3,5
koska puolikasta ihmistä ei kokoukseen voi raahata, käytännössä henkilömäärä on
1+4=5
kokous on päätösvaltainen, kun paikalla on viisi hallituksen jäsentä (pj/vpj + neljä
hallituksen jäsentä)
VAIHTOEHTO 2:
Kerhon X sääntöjen mukaan ”Hallituksen kokous on päätösvaltainen, kun läsnä on
vähintään puolet (1/2) hallituksen jäsenistä puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan
lukien ja kokous on hallituksen päättämällä tavalla kokoon kutsuttu.”
puolet hallituksesta mukaan lukien pj tai vpj
7:2=3,5 eli käytännössä 4 henkeä
kokous on päätösvaltainen, kun paikalla on neljä hallituksen jäsentä (pj/vpj + kolme
hallituksen jäsentä)
3.5.2. Päätösvallaton kokous
Joskus voi käydä niin, ettei kokoukseen saavu sääntöjen edellyttämää määrää hallituksen
jäseniä, ja kokous on siten päätösvallaton. Voidaanko tällöin ylipäätään päättää mitään ja
ovatko kokouksessa tehdyt päätökset täytäntöönpanokelpoisia (= voidaanko ne toteuttaa)?
Ehtona täytäntöönpanokelpoisuudelle on se, että päätökset on hyväksytty päätösvallattomassa
kokouksessa yksimielisesti (niistä ei ole äänestetty) ja päätöksille hankitaan jälkikäteen
poissaolleiden hyväksyntä. Tämä voidaan tehdä niin, että kokouksesta laaditaan normaalisti
pöytäkirja, jonka jälkeen kaikki hallituksen jäsenet allekirjoittavat sen. Päätökset ovat nyt
täytäntöönpanokelpoisia.
Jos kyseessä on merkittävä asia, kuten isommasta hankinnasta päättäminen (esim. uusi
tietokone kerhohuoneelle), kannattaa asia hyväksyä vielä myöhemmin normaalissa, laillisesti
kokoonkutsutussa ja päätösvaltaisessa kokouksessa.

16. TTYY
10Ennen kokousta
4. Ennen kokousta
Hyvä kokous ei synny itsestään vaan vaatii aina ennakkovalmisteluja, joiden laajuus riippuu
käsiteltävistä asioista. Joka kokouksessa toistuvat kohdat kuten vaikkapa kuittien
hyväksyminen hoituvat yleensä nopeasti, mutta esimerkiksi uudenlaisen toiminnan
aloittamisesta päättäminen vaatii enemmän valmistelua ja valmistautumista.
Myös kokoustekniikan tunteminen edesauttaa kokousten jouhevaa sujumista. Vähintäänkin
puheenjohtajan tulee olla perillä päätöksentekoprosessin eri vaiheista ja kokoustekniikasta,
mutta kaikkien hallitustyöskentelyyn osallistuvien olisi hyvä tietää ainakin perusteet. Erilaisten
kokousteknisten jippojen tarkoituksena ei ole niillä brassailu tai kokouksen viivyttäminen, vaan
päinvastoin ne mahdollistavat sen, että päätökset syntyvät demokraattisesti ja sääntöjä
noudattaen ja, että kaikilla on yhtäläiset mahdollisuudet osallistua.
On hyvä muistaa, että puljun hallituksen kokous ei ole oikea paikka ideariihen pitämiselle.
Pohjakeskustelua voidaan kokouksessa käydä, mutta ideoinnille on syytä varata oma aikansa.
Asiaan liittyviä dokumentteja voi laittaa puljun www-sivuille/wikiin, ilmoitustaululle tai
vaikkapa kerhohuoneen pöydälle näkyville, jolloin kokoukseen osallistujilla on aikaa tutustua
materiaaliin. Esimerkiksi ennen yleiskokousta hallitus voi laittaa toimintasuunnitelman tai -
kertomuksen esille, jolloin lisäys- ja muutosehdotuksia voidaan tehdä jo ennen kokousta.
4.1. Kokouksen valmistelu
Pääsääntönä voidaan pitää, että mitään ei päätetä kylmiltään kokouksessa, vaan asiat
valmistellaan huolella ennen kokousta, minkä jälkeen niistä voidaan kokouksessa käydä
keskustelua ja tehdä varsinainen päätös. Puljun säännöt sekä talousarvio ja
toimintasuunnitelma antavat yleiset toimintaraamit asioita valmisteltaessa. Käytännön tasolla
kannattaa kiinnittää huomiota raha-asioiden lisäksi myös toteutusaikatauluun ja työnjakoon.
Excursion toteuttaminen ei onnistu viikossa, samoin monet muiden tapahtumien järjestelyihin
on syytä varata riittävästi aikaa. Tämä pitää huomioida päätöksenteossa: päätös tapahtuman
järjestämisestä tai asioiden taustaselvittelystä kannattaa tehdä ajoissa.
Puheenjohtajan tehtävänä on laatia kokouksen esityslista yhdessä sihteerin kanssa, mutta
myös muiden hallituksen jäsenten tulee valmistautua kokoukseen käymällä ennakolta läpi
esityslista sekä mahdolliset muut materiaalit. Tietystä asiakohdasta vastuullisen hallituksen
jäsenen tulisi ainakin miettiä etukäteen kysymyksiä, joihin kaipaa muilta vastauksia.
(Esimerkiksi ”Ajattelin, että lähdetään exculle, mennäänkö Ouluun vai Helsinkiin? Ajattelin,
että X, Y ja Z voisivat olla kiinnostavia kohteita. Mitä mieltä olette?”)
Huom. Jos kyseessä on pidempikestoinen projekti, esimerkiksi vuosijuhlien järjestäminen,
kannattaa sille varata esityslistalla oma vakiokohta, vaikkei aina olisikaan mitään uutta
päätettävää. Vähintäänkin asiasta vastaava(t) voi pitää lyhyen tilannekatsauksen siihen, miten
projekti tms. etenee. Näin muutkin hallituksen jäsenet tietävät, missä mennään eivätkä
järjestelyt jää viime tippaan, kun asia on säännöllisesti esillä.
4.2. Kokouskutsu
Yhdistyslain 8 §:n 8 kohdan mukaan yhdistyksen säännöissä on mainittava, miten ja missä
ajassa yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle. Yhdistyslain 24 §:n mukaan yhdistyksen
kokous on kutsuttava koolle siten kuin säännöissä on määrätty, ja kokouskutsussa on
mainittava kokouksen aika ja paikka.

17. TTYY
11 ALAYHDISTYSOPAS
4.2.1. Puljun kokouksen koolle kutsuminen
Yhdistyslakia soveltaen puljun kokouksen koollekutsumisen määrittelevät puljun säännöt.
Temppu-mallisäännön suuntaa-antava ohjeen mukaan:
”Kerhon kokouksista on ilmoitettava vähintään viisi (5) arkipäivää ennen kokousta kerhon
varsinaisella ilmoitustaululla. Kokouskutsun yhteydessä on esitettävä myös esityslista.”
Puljun kokouksen kutsussa on mainittava vähintään seuraavat asiat:
- puljun nimi
- kokouksen luonne (syys-, kevät-, yleis-, vuosi- tai ylimääräinen kokous)
- kokousaika (pvm, klo) ja –paikka
- käsiteltävät asiat (ks. alla)
- kokouskutsun antamisen päiväys ja kellonaika
Yhdistyslain 23 § määrittelee ne asiat, joista tulee päättää yhdistyksen kokouksessa. Niistä EI
siis voi päättää hallituksen kokouksessa, vaan koko jäsenistölle on annettava mahdollisuus
osallistua päätöksentekoon. Näistä asioista on myös oltava maininta kokouskutsussa, toisin
sanoen, jos niitä ei ole mainittu, ei niistä voida päättääkään. Puljuja koskevia kohtia ovat:
- sääntöjen muuttaminen
- huomattavan omaisuuden luovuttaminen
- hallituksen, hallituksen jäsenen, tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan valitseminen
tai erottaminen
- tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen taloudesta vastuussa
olleille
- killan tai kerhon purkaminen
4.2.2. Hallituksen kokouksen koolle kutsuminen
Hallitus päättää itse siitä tavasta, jolla hallituksen kokoukset kutsutaan koolle. Esimerkiksi
kokouskutsun lähettäminen sähköpostilistalle, seuraavasta kokouksesta sopiminen edellisessä
kokouksessa tai kokouspäivien ja –aikojen sopiminen etukäteen vaikka puoleksi vuodeksi
eteenpäin ovat kaikki käypiä kutsutapoja.
Kokouskutsu hallituksen kokoukseen ei ole määrämuotoinen. Kokouskutsusta on kuitenkin
tultava esille, mikä kokous on kyseessä sekä missä ja milloin kokous pidetään. Kokouskutsussa
ei myöskään tarvitse mainita kokouksessa käsiteltäviä asioita, mutta on suotavaa kertoa
ainakin tärkeimmistä asioista etukäteen, jotta hallituksen jäsenet osaavat valmistautua
asioiden käsittelyyn.
Yhdistyslaista ei seuraa mitään pakollista määräaikaa, jolloin hallituksen kokouskutsu olisi
viimeistään lähetettävä. Kuitenkin tulee noudattaa hyvää tapaa eli toisin sanoen kokouskutsu
tulisi lähettää riittävän ajoissa siten, että kaikilla hallituksen jäsenillä on realistinen
mahdollisuus osallistua kokoukseen. Tämän vuoksi ylioppilaskunta suosittaa, että
alayhdistykset määrittävät jonkin vähimmäisajan, esimerkiksi yksi vuorokausi ennen kokousta,
jolloin kokouskutsu tulisi viimeistään lähettää. Lisäksi voidaan sopia erikseen, miten toimitaan
kiireellisissä tapauksissa, joissa hallitus pitäisi saada päättämään jostakin asiasta nopealla
aikataululla (esim. soittokierros kaikille hallituksen jäsenille). Viime hetken ilmoittaminen ei
saa kuitenkaan muodostua pääsääntöiseksi tavaksi kutsua hallitus koolle.
Sovittuaan kutsutavasta hallitus tekee siitä päätöksen, joka kirjataan pöytäkirjaan.

18. TTYY
12Ennen kokousta
4.3. Esityslista
Esityslista sisältää kokouksessa käsiteltävät asiakohdat niiden käsittelyjärjestyksessä (kohta 1,
2, 3, jne.) sekä usein taustatietoa asiakohdasta ja monesti myös päätösehdotuksen.
Päätösehdotuksen ei tarvitse olla yksityiskohtainen siinä mielessä, että siinä ehdotettaisiin
konkreettista päivämäärää/rahasummaa/tapahtumapaikkaa jne. Päätösehdotuksen tulee sen
sijaan olla tavoitteellinen eli siinä on eritelty ne yksityiskohdat, joista halutaan päättää.
Varsinaisesta sisällöstä päättää hallitus. Esimerkiksi näin:
Esitys: Päätetään kevätkemujen järjestämisestä. Päätetään kemujen paikasta (1),
ajankohdasta (2), kustannuksista (3) sekä järjestelyvastuista (4).
Päätös: Päätetään järjestää kevätkemut Juvenes-saunalla (1) 12.5.2012 (2). Varataan 200
euroa tilavuokraan, 40 euroa tarjoiluihin ja 25 euroa koristeiden ja pääsylippujen
hankkimiseen (3). Anna H. varaa tilan, Markus J. hoitaa pääsyliput ja koristeet, Anna K. ja
Krista P. vastaavat tarjoiluista ja Jarkko A. hoitaa julisteiden laatimisen ja tiedottamisen (4).
Esityslistan alkupäähän sijoitetaan usein tärkeimmät asiat, joiden käsittelyyn halutaan varata
enemmän aikaa. Tätä puoltaa myös se, että alkuvaiheessa kokousta osallistujien
keskittymiskyky on tunnetusti parempi kuin kokouksen lopussa. Lisäksi esityslistalla on
järkevää olla ns. vakiokohtia, jotka ovat jokaisessa esityslistassa, vaikka asiaa ei aina
käsiteltäisikään. Tällaisia kohtia ovat esim. ”raha-/talousasiat”. Vakiokohdat helpottavat
esityslistan laatimista ja niitten avulla varmistetaan, ettei mikään tärkeä asia (kuten laskujen
ja kuittien hyväksyminen) unohdu.
Esityslistan laatimisessa kannattaa muistaa seuraavia asioita:
- Tärkeimmät ja isoimmat asiat ensin, kokouksen alkupuolella ihmiset jaksavat keskittyä
paremmin.
- Toisiinsa liittyvät asiat peräkkäin, edellinen päätös voi vaikuttaa seuraavaan kohtaan.
- Vakioasiat, joita käsitellään joka kokouksessa esim. ”Fuksivastaavan tilitykset” tai
”Talousasiat”, kannattaa pitää samalla paikalla joka kokouksessa. Näin kohta ei pääse
ainakaan unohtumaan esityslistalta.
4.3.1. Milloin esityslistan tulee olla valmiina?
Hallituksen kokouksille on ominaista, että kokouksia on tiuhaan, ja esityslista muuttuu vuoden
mittaan. Puheenjohtajan tehtävän on huolehtia esityslistan laatimisesta ajoissa. On tuskallista
olla kokouksessa, jonka esityslista laaditaan vasta paikan päällä. Tärkeitä asioita saattaa
unohtua, esityslistan laatimiseen vasta kokouksen alussa menee kallista kokousaikaa hukkaan
eikä kukaan pysty valmistautumaan ennakolta satunnaisesti valikoituihin asiakohtiin. Sen
sijaan ennakkoon toimitetun esityslistan asioita voivat kaikki esityslistan saajat kommentoida
etukäteen, vaikka eivät kokoukseen pääsisikään paikalle. Näin voidaan käydä keskustelua jo
ennen kokousta, ja jokaisella on aikaa tutustua asioihin rauhassa.
Näiden seikkojen vuoksi esityslistan tulisikin aina olla valmiina ennen kokousta. Yhdistyslaki ei
määrittele esityslistan lähettämiselle mitään aikarajaa. Esityslistan ei tarvitse lähteä samaan
aikaan kokouskutsun kanssa, mutta tällöin jo kokouskutsussa voidaan mainita keskeiset
kokouksessa käsiteltävät asiat. On kuitenkin hyvän tavan mukaista lähettää esityslista tiedoksi
ennakkoon, jolloin kokoukseen osallistuvat henkilöt pystyvät valmistautumaan kokoukseen.
Jos asiasta kuulee vasta kokouksessa, on usein vaikea muodostaa omaa mielipidettä.
Määräaika esityslistan lähettämiselle voidaan - ja olisi hyvä - määritellä hallituksen
järjestäytymiskokouksessa. Voidaan esimerkiksi sopia, että esityslista toimitetaan aina
kokousta edellisenä päivänä klo 14.00 mennessä. Samoin hallitus voi keskenään sopia

19. TTYY
13 ALAYHDISTYSOPAS
esityslistan toimittamistavasta; jokaisen hallituksen jäsenen sähköpostiin kolahtava esityslista
on yksi vaihtoehto ja sellaisenaan varsin toimiva, koska sähköpostilistalle toimitettu
esityslistaan voi kuka tahansa esittää korjaus- ja täydennysehdotuksia nopeasti ja
vaivattomasti (”Hei entäs ne meidän haalarit, puuttuu esityslistasta!”).
4.3.2. Esityslistan hyväksyminen
Kokous voi hyväksyä esityslistan sellaisenaan tai päättää lisätä tai poistaa asiakohtia. Myös
asiakohtien käsittelyjärjestystä voidaan päättää muuttaa. Näin tehdään usein siksi, että
kokouksen osanottaja joutuu poistumaan kokouksesta ennen sen päättymistä, mutta haluaa
olla mukana käsittelemässä jotakin asialistan loppupuolella olevaa asiaa (esimerkiksi on ollut
mukana tapahtuman järjestelyissä ja haluaa olla kertomassa järjestelyjen etenemisestä).
4.3.3. Ilmoitusasiat ja META
Esityslistalla on usein varsinaisten päätöstä vaativien asioiden lisäksi kohdat ilmoitusasiat sekä
META (=muut esille tulevat asiat), joissa ei varsinaisesti päätetä mitään. Ilmoitusasioissa
nimensä mukaisesti annetaan tiedoksi kokouksen osallistujille. Ilmoitusasioissa kerrotaan
lyhyesti esimerkiksi menneistä tai tulevista tapahtumista (esim. osanottajamäärä, onnistuiko
vai ei, järjestelyjen edistyminen) tai ilmoitetaan/muistutetaan jostain ajankohtaisesta asiasta
(esim. POP uudistuu, uutisten jättäminen ei onnistu välillä x.x.–y.y.2012). Ilmoitusasiat
merkitään tiedoksi pöytäkirjaan.
META-kohdassa voidaan ottaa kokouksen osanottajien aloitteesta käsittelyyn esityslistassa
mainitsemattomia, kokouksen aikana esille tulleita asioita. Näistä asioista voidaan keskustella,
muttei tehdä sitovia päätöksiä. METAssa voidaan myös keskustella alustavasti jostain tulevasta
asiasta (esim. killan nettisivujen uudistus), jos halutaan tietää hallituksen jäsenten mielipiteitä
ennakkovalmistelun tueksi. Samoin METAssa voidaan tehdä aloitteita tai ehdotuksia, kuten
esittää toiveita kokousjärjestelyjen tai vaikkapa seuraavan esityslistan suhteen.

20. TTYY
14Kokouksessa
5. Kokouksessa
Kokouksen esityslista kuvaa hyvin kokouksen kulkua. Tietyt asiakohdat tulee käsitellä ennen
muita, kun taas toisten paikkaa voidaan vaihtaa. Kokous ei voi tehdä päätöksiä ennen kuin se
on todettu laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Tämän jälkeen seuraa kokouksen
järjestäytyminen. Hallituksen kokouksissa ei yleensä tarvita järjestäytymistä, koska kaikki
jäsenet on joko valittu suoraan tehtäviinsä tai he ovat itse päättäneet tehtävänjaosto
hallituksen järjestäytymiskokouksessa. Ainoat valittavat henkilöt ovat pöytäkirjantarkastajat,
jos pöytäkirjaa ei tarkisteta seuraavassa kokouksessa. Kokoukselle voidaan valita myös
sihteeri, jos vakituinen sihteeri on estynyt osallistumasta kokoukseen. Ääntenlaskijat valitaan
aina puljun kokouksissa kokouksen järjestäytymisvaiheessa. Ääntenlaskijat laskevat äänet, jos
kokous päätyy äänestämään (ks. kappale 6.8) jostakin asiasta tai jos kokouksen aikana
järjestetään henkilövaali (ks. kappale 6.9). Hallituksen kokouksissa ääntenlaskijat voidaan
valita vasta äänestystilanteessa; varalta ääntenlaskijoita ei tarvitse valita kokouksen alussa
vain varmuuden varalta, koska käytännössä hallituksen kokouksissa joudutaan harvoin
äänestämään.
Ilmoitusasioiden paikka voi olla joko kokouksen alkupuolella tai sitten päätöskohtien jälkeen.
Ilmoitusasioihin ei välttämättä kannata käyttää pitkää aikaa varsinkaan kokouksen alussa,
jolloin osanottajien mielenkiinto alkaa herpaantua jo ennen kuin varsinaisiin päätösasioihin on
päästy.
Hallituksen kokous voi noudattaa esimerkiksi seuraavaa etenemisjärjestystä:
1. Kokouksen avaus (ei pakollinen, avausaika tulee kirjata pöytäkirjaan joka tapauksessa)
2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
3. Kokouksen järjestäytyminen (ei välttämätön, tilanteen mukaan)
4. Esityslistan hyväksyminen (hyväksytään sellaisenaan tai muutoksin, muutokset
kirjataan ylös ja kohtien numerointi muutetaan vastaamaan uutta esityslistaa)
5. Ilmoitusasiat (tai esityslistan loppuun METAn jälkeen)
6. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen (jos ei ole valittu pöytäkirjan
tarkastajia)
7. Päätösasiat
a. Raha-asiat/Talousasiat/Rahat ja laskut
b.Excursion järjestäminen
c. Killan fuksilehden painaminen
d.Työelämäpäivän ohjelmasta päättäminen
8. Keskusteluasiat (asiat, joista halutaan käydä keskustelua valmistelun tueksi)
a. Killan nettisivu-uudistus
9. META/Muut esille tulevat asiat
10.Kokouksen päättäminen
5.1. Hyvä kokous
Hyvä kokous etenee suhteellisen nopeasti ja kokous pysyy asiassa eikä keskustelu hairahdu
väärille urille tai mene henkilökohtaisuuksiin. Hyvän kokouksen edellytyksenä on, että se on

21. TTYY
15 ALAYHDISTYSOPAS
etukäteen valmisteltu ja jokainen osanottaja on itse valmistautunut kokoukseen. Näin
säästetään aikaa ja varmistetaan, että kaikki kokouksen osallistujien huomiokyky pysyy
tarkkana kokouksen loppuun saakka. Suuntaa-antavana sääntönä voidaan pitää sitä, että yli
kaksi tuntia kestävä kokous ei ole enää tehokas.
Hyvässä kokouksessa puheenjohtaja jakaa puheenvuoroja pyyntöjen mukaan eikä dominoi itse
keskustelua. Kokouksissa on olennaista huolehtia, että kaikki uskaltavat tuoda esille oman
mielipiteensä. Lisäksi on tärkeää, että kaikki hallituksen jäsenet, niin varsinaiset kuin
toimihenkilötkin, ymmärtävät omat tehtävänsä ja vastuunsa. Asioista päättäminen ei edellytä
yksimielisyyttä – on sallittua olla eri mieltä ja tuoda eriävä näkökantansa esiin – vaikka
kompromissien ja sovittelun kautta yksimielisyyteen pyrkiminen onkin suotavaa. Tärkeää on
kuitenkin, että tehty päätös on selkeä ja kaikki ovat yhtä mieltä siitä, että juuri näin päätettiin
riippumatta henkilön omasta kannasta asiaan. Päätökset kirjataan pöytäkirjaan ja lopuksi
varmistetaan, että kirjattu päätös on oikea. Varmistamisen voi tehdä esimerkiksi lukemalla
päätöksen ääneen kokouksen osallistujille.
Vastaavasti huono kokous kestää liian kauan ja kokouksessa vatvotaan epäolennaisia asioita
sekä eksytään kokonaan pois asiasta. Huono kokous on myös valmistelematon ja asiat
päätetään kylmiltään. Puheenjohtaja ei huonossa kokouksessa muotoile päätöksiä selvästi,
jolloin läsnäolijat eivät tiedä, mitä on päätetty. Huonosta pöytäkirjasta ei löydy kaikkia
päätöksiä tai ne on kirjattu epäselvästi.

22. TTYY
16Kokoustekniikkaa ja termejä
6. Kokoustekniikkaa ja termejä
6.1. Este
Hallituksen jäsen on estynyt osallistumasta kokoukseen, kun hän on esimerkiksi sairas tai ei
työvuoron tai luennon vuoksi pysty osallistumaan kokoukseen. Esteestä pitää ilmoittaa
mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.
6.2. Jääviys/esteellisyys
Jääviyden/esteellisyyden periaate on, ettei kukaan saa olla tuomari omassa asiassaan.
Yhdistyslain 37 § mukaan
”hallituksen jäsen tai yhdistyksen toimihenkilö ei saa osallistua hänen ja yhdistyksen välistä
sopimusta koskevan eikä muunkaan sellaisen asian käsittelyyn eikä ratkaisemiseen, jossa
hänen yksityinen etunsa saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa.”
Jääviyssäädöksen taustalla on ajatus siitä, ettei kukaan saa hallitustyöskentelyn avulla hankkia
itselleen muita parempia etuja. Edulla tarkoitetaan ensisijaisesti taloudellista etua. Esimerkiksi
jos pulju palkkaa työntekijää ja olet hakemassa tehtävään, et voi olla päättämässä työntekijän
valinnasta. Tai jos pulju on solmimassa sopimusta yrityksen kanssa, johon joku jäsen on
kytköksissä, kyseinen jäsen ei saa olla mukana asian käsittelyssä. Hallitus ei myöskään saa
myöntää itselleen palkkioita tai stipendejä ilman jäsenistön hyväksyntää, vaan tällaisista
asioista päättää puljun kokous.
Esteellinen hallituksen jäsen tai toimihenkilö ei saa osallistua asiasta keskustelemiseen,
päätösehdotuksen laatimiseen eikä asiasta päättämiseen. Jäävi henkilö poistuu kokoustilasta
asian käsittelemisen ajaksi ja hänet pyydetään takaisin ennen asialistan seuraavan kohdan
käsittelyn aloittamista. Ei siis riitä, että jäävi henkilö poistuu paikalta vain varsinaisen
päätöksenteon tai äänestyksen ajaksi, vaan koko asiakohdan ajaksi.
Kevätkokouksessa päätettäessä tili- ja vastuuvapaudesta edellisen vuoden hallituksen jäsenet
ovat jäävejä. Heillä on kuitenkin puhe- ja läsnäolo-oikeus asiaa käsiteltäessä. Keskusteltaessa
tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä on jopa hyödyksi, että vastuuvelvolliset ovat paikalla
vastaamassa mahdollisiin kysymyksiin.
6.3. Pöytääminen ja pöydältä palauttaminen
Joskus hallituksen kokouksessa huomataan, että asiaa on valmisteltu puutteellisesti eikä
päätöksen tekemiseksi ole siten riittävästi tietoa. Tällöin asia voidaan pöydätä eli jättää
lepäämään. Pöytääminen tarkoittaa sitä, että asian käsittely keskeytetään ja sitä jatketaan
seuraavassa kokouksessa. Jos pöytäämisestä on eriäviä mielipiteitä, asian pöytäämisestä
äänestetään.
Pöytääminen on siis oikeastaan aikalisä, sillä asia otetaan myöhemmin käsittelyyn,
”palautetaan pöydältä”, täsmälleen samanlaisena ilman muutoksia. Tällöin kokouksen
osanottajat ehtivät tutustumaan materiaaliin uudestaan ja selkiyttämään omia kantojaan.
Pöytääminen voi olla järkevä vaihtoehto varsinkin tilanteissa, joissa asia herättää kiivasta
keskustelua ja tilanne meinaa riistäytyä käsistä. Viikon tai parin kuluttua mielipiteet ovat
todennäköisesti kirkastuneet eikä asia herätä enää yhtä suuria tunnekuohuja.
Pöytäämistä voi pyytää, jos haluaa, että asiaa käsitellään myöhemmin, koska henkilö ei tunne
itse valmistelleensa asiaa riittävästi tai haluaa etsiä lisää tietoa.

23. TTYY
17 ALAYHDISTYSOPAS
6.4. Asian palauttaminen valmisteluun
Asian valmisteluun palauttamisen syyt ovat usein samankaltaiset kuin ne, joiden vuoksi asia
pöydätään: asian valmistelu on keskeneräistä eikä päätöstä haluta tehdä vajavaisin tiedoin. Ei
ole esimerkiksi riittävästi tietoa päätöksen aiheuttamista kuluista tai siitä, miten päätös
voidaan toteuttaa. Toisin kuin pöytäämisessä, palautettaessa asia valmisteluun velvoitetaan
siitä vastaavat henkilöt jatkamaan asian selvittämistä kokouksessa esiin tulleiden asioiden
pohjalta. Kun asia otetaan seuraavan kerran käsittelyyn, päätösehdotus voi siten erota
alkuperäisestä.
6.5. Eriävä mielipide
Jokainen kokoukseen osallistuva päätösvaltainen henkilö on vastuussa kokouksen päätöksistä
huolimatta siitä, onko kannattanut vai vastustanut niitä. Ainoa tapa vapautua tehtyä päätöstä
koskevasta juridisesta ja taloudellisesta vastuusta on jättää eriävä mielipide. Vain
päätösvaltaiset jäsenet voivat jättää eriävän mielipiteen, toisin sanoen hallituksen kokouksissa
vain hallituksen jäsenet, sillä toimihenkilöt tai mahdolliset palkatut työntekijät eivät ole
päätösvaltaisia. Edellytyksenä tälle kuitenkin on, että eriävän mielipiteen jättäjä on
kokouksessa vastustanut päätöstä tekemällä vastaesityksen tai äänestänyt vastaesityksen
puolesta.
Eriävä mielipide jätetään ilmoittamalla siitä kokouksessa heti sen jälkeen, kun päätös on tehty,
kuitenkin ennen kohdan sulkemista. Eriävä mielipide merkitään pöytäkirjaan. Halutessaan
eriävän mielipiteen jättäjä voi toimittaa ennen pöytäkirjan tarkastamista kirjalliset perustelut
vastalauseelleen, jolloin perustelut lisätään pöytäkirjan liitteeksi.
Eriävä mielipide on sen verran järeä keino, että sitä ei kannata käyttää vain sen takia, että
jokin päätös ei satu miellyttämään. Se on kuitenkin paikallaan neljässä eri tilanteessa:
- Tehty päätös rikkoo lakia ja asettaa puljun alttiiksi juridisille seuraamuksille
- Tehty päätös on niin pahasti periaatteellisesti väärä, että henkilö omien
vakaumustensa tai arvojensa pohjalta pysty kantamaan siitä vastuuta
- Tehtyyn päätökseen ei ollut valtuuksia, ts. se on ristiriidassa puljun sääntöjen kanssa.
- Tehty päätös sisältää täysin vastuutonta puljun rahojen käyttöä.
6.6. Ponsi
Ponsi on kokouksen tahdonilmaus, joka yleensä rinnastetaan toivomukseen, ja siksi sen
velvoittavuus on pienempi kuin varsinaisen päätöksen. Jäsenistö voi ponnella esimerkiksi
velvoittaa hallituksen valmistelemaan tai selvittämään jotakin asiaa, esimerkiksi
vuosikokouksen pitämistä jossain tietyssä paikassa. Ponsiesitys voidaan tehdä keskustelun
kuluessa, mutta sen hyväksymisestä tai hylkäämisestä päätetään vasta kohdan varsinaisen
päätösasian päätöksen julistamisen jälkeen. Ponsista äänestetään aina.
6.7. Esittäminen ja kannattaminen
Puljun kokouksissa asiaesityksiä tehtäessä täytyy ehdottajan lisäksi löytyä ehdotukselle
kannattaja, jolloin asia voidaan ottaa käsittelyyn. Henkilövalintoja tehtäessä ehdotus ei vaadi
kannatusta, vaan kaikki ehdotetut henkilöt otetaan mukaan äänestykseen. Esityksen voi vetää
myös pois, jolloin voidaan välttyä äänestämiseltä.
Hallituksen kokouksissa esityslistalle voi tuoda lisää asioita, kun käsitellään kohtaa Esityslistan
hyväksyminen. Ehdotuksille ei tarvita erikseen kannattajaa, vaan esityslistalle hyväksyminen
päätetään yhdessä.

24. TTYY
18Kokoustekniikkaa ja termejä
6.8. Äänestys
Äänestyksellä voidaan päättää jostain asiasta tai valita henkilöitä tehtäviin.
Äänestystapa voi olla joko avoin tai salainen. Avointa äänestystapaa käytettäessä kaikki
kokouksen osanottajat näkevät, kuinka kukin osallistuja äänestää. Avoin äänestys voi tapahtua
esimerkiksi kättä nostamalla, nimenhuudoilla tai avoimilla lipuilla, joista on tunnistettavissa
äänestäjä. Suljetussa äänestystavassa kokouksen osallistujat saavat tietoonsa vain
äänestyksen lopputuloksen. Suljettu äänestys toteutetaan yleensä käyttämällä suljettuja
lippuja. Näissä lipuissa ei saa olla mitään, mistä äänestäjän voisi tunnistaa.
Jos puljun säännöissä ei ole erikseen äänestystä koskevia määräyksiä, voi kokous päättää
käytettävän äänestystavan. Asiaäänestyksessä käytetään yleensä avointa
kättennostoäänestystä ja henkilövaaleissa suljettua lippuäänestystä. Temppu-mallisäännön
mukaan äänestyksessä käytetään avointa äänestystapaa, jollei vähintään kaksi (2)
kokouksessa läsnä olevaa äänioikeutettua jäsentä vaadi suljettua äänestystä.
Äänestyksen kulku on seuraava:
1. puheenjohtaja toteaa tehdyt ehdotukset ja kertoo, mitkä niistä otetaan mukaan
äänestykseen. Jos kukaan ei ole kannattanut jotain tehtyä ehdotusta, se jätetään
äänestyksen ulkopuolelle. Jos esityslistassa on jo valmiina pohjaehdotus, sitä ei tarvitse
kannattaa.
2. ääntenlaskijoiden valinta (, jollei ole valittu jo kokouksen alussa).
3. äänestysjärjestyksen valinta: puheenjohtaja asettaa äänestykseen hyväksytyt
ehdotukset äänestysjärjestykseen (Yksityiskohtainen äänestysjärjestys tai Lyhyt
äänestysjärjestys) ja hyväksyttää äänestysjärjestyksen kokouksessa.
4. äänestystavan valinta: asiasta päätettäessä käytetään yleensä avointa äänestystapaa.
5. äänestyksen toimittaminen: puheenjohtaja johtaa äänestystä ja pitää huolen, että vain
äänioikeutetut äänestävät. Ääntenlaskijat laskevat äänet.
6. äänestyksen tulos: Jos äänet menevät tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee
lopputuloksen. Puheenjohtaja ilmoittaa äänestyksen tuloksen ja vahvistaa päätöksen
nuijan kopautuksella.
6.8.1. Yksityiskohtainen äänestysjärjestys
Yksityiskohtaisessa äänestysjärjestyksessä kokouksen osanottajat pääsevät ottamaan kantaa
suoraan kaikkiin tehtyihin ehdotuksiin, sillä niin pääehdotus kuin kaikki muut kannatetut
ehdotukset tulevat äänestykseen. Pääehdotus on yksityiskohtaisen äänestysjärjestyksen
pohjana. Aluksi vastakkain asetetaan mahdollinen lykkäysehdotus ja asian käsittely. Jos
lykkäysehdotus voittaa, asian käsittely päättyy. Jos asiaa päätetään käsitellä edelleen, tulee
seuraavaan äänestykseen vastakkain kaksi pääehdotuksesta eniten poikkeavaa ehdotusta.
Tämän äänestyksen voittanut ehdotus tulee sitten vastakkain pääehdotuksesta seuraavaksi
kauimmaisen ehdotuksen kanssa.
Näin lähestytään pääehdotusta, kunnes äänestyssarjassa viimeksi voittanut ehdotus tulee
vastakkain pääehdotuksen kanssa. Tällöin tässä äänestyksessä voittanut ehdotus tulee
päätökseksi, ellei keskustelussa ole esitetty myös hylkäävää ehdotusta. Jos hylkäysehdotus on
tehty, tulee se vielä edellisessä äänestyksessä voittaneen kanssa vastakkain. Täten
äänestyskierroksen viimeisen äänestyksen voittanut ehdotus tulee päätökseksi.

25. TTYY
19 ALAYHDISTYSOPAS
6.8.2. Lyhyt äänestysjärjestys
Nimensä mukaisesti lyhyessä äänestysjärjestyksessä asian käsittely voi loppu lyhyeen, sillä
ensin käsitellään mahdolliset pöytäämis- ja hylkäämisehdotukset. Ensimmäisenä ovat
vastakkain asian käsittely ja lykkäys, mikäli lykkäysehdotus on tehty. Asian jatkokäsittelyn
voittaessa ovat seuraavaksi vastakkain pääehdotus ja hylkäävä ehdotus, jos sellainen on
tehty. Päätös syntyy tässä äänestyksessä hylkäysehdotuksen voittaessa. Pääehdotuksen
voittaessa tulee se vastakkain kaikkien vastaehdotusten kanssa yhdessä. Jos pääehdotus
voittaa tässä äänestyksessä, on se päätös. Jos vastaehdotukset voittavat, jatkuu äänestys
yksityiskohtaisen äänestysjärjestyksen mukaisesti eli ensin äänestykseen pääehdotus ja siitä
eniten poikkeava ehdotus vastakkain. Äänestykset jatkuvat kunnes kaikki vaihtoehdot on
käyty läpi.
6.9. Henkilövaali
Päätettäessä henkilövalinnoista silloin, kun ehdokkaita on enemmän kuin täytettäviä paikkoja,
joudutaan henkilöiden välillä äänestämään. Tällöin puhutaan vaalista tai henkilövaalista.
Vaalissa ehdotuksia ei tarvitse kannattaa, vaan kaikki ehdotetut henkilöt otetaan mukaan
vaaliin, jos he itse siihen suostuvat.
Vaali kulku on seuraava:
1. puheenjohtaja toteaa ehdokkaat ja tarkistaa heidän vaalikelpoisuutensa (=kelpoisuus
asettua ehdolle vaalissa, esimerkiksi toiminnantarkastajaa ei voida valita hallituksen
jäseneksi tai puheenjohtajaksi)
2. ääntenlaskijoiden valinta (, jollei ole valittu jo kokouksen alussa)
3. vaalitavan valinta: henkilövaalissa noudatetaan enemmistövaalitapaa, jollei valinta
tapahdu yksimielisesti tai jollei säännöissä muuta määrätä. Toisin sanoen valitaan se
henkilö, joka saa eniten ääniä. Temppu-mallisäännön mukaan puljujen vaaleissa
vaaditaan ehdotonta enemmistöä (=vähintään puolet annetuista äänistä):
”Milloin vaaleissa on valittavana vain yksi henkilö, on hänen saatava vähintään puolet (1/2)
annetuista äänistä. Mikäli ensimmäisellä kierroksella kukaan ei ole saanut ehdotonta
äänten enemmistöä, suoritetaan uusi vaali kahden (2) ensimmäisessä äänestyksessä
eniten ääniä saaneen välillä.”
4. äänestystavan valinta: henkilövaalissa käytetään yleensä suljettua lippuäänestystä
5. vaalin toimittaminen: suljetussa lippuäänestyksessä äänestysliput jaetaan vain
äänivaltaisille. Ääntenlaskijat laskevat äänet ja tarkistavat yhdessä puheenjohtajan
kanssa, että äänestysliput voidaan hyväksyä (mm. Aku Ankka tai kirkkovene lipussa
johtaa lipun hylkäämiseen)
6. äänestyksen tulos: Jos äänet menevät tasan, arpa ratkaisee voittajan. Puheenjohtaja
ilmoittaa äänestyslippujen määrän, äänien jakautumisen ja vaalin tuloksen. Lopuksi
päätös vahvistetaan nuijan kopautuksella.

26. TTYY
20Kokouksen jälkeen
7. Kokouksen jälkeen
7.1. Pöytäkirja
Yhdistyslain 31 §:n mukaan
”kokouksen puheenjohtajan on huolehdittava siitä, että kokouksessa tehdään päätöksistä
laadittu pöytäkirja.”
Pykälä koskee yhdistyksen kokouksia, muttei hallituksen kokouksia. Käytännössä hallituksen
tulee silti huolehtia siitä, että myös hallituksen kokouksista laaditaan pöytäkirjat, sillä sen
voidaan katsoa sisältyvän hallituksen velvollisuuteen hoitaa huolella yhdistyksen asioita.
Pöytäkirjojen olemassaolo on myös tarpeen yhdistyksen toiminnan tarkastamiseksi.
Pöytäkirja on kooste kokouksessa käsitellyistä asioista, tehdyistä päätöksistä sekä kokouksen
kulusta. Jos jokin asia on tullut kokouksen päätökseksi, pitää sen myös löytyä pöytäkirjasta
(esimerkiksi ponnet yleiskokouksissa, siinäkin tapauksessa, että ne olisi kirjattu vaikkapa
pahvilautasen taakse). Pöytäkirjoja on erityyppisiä: kokouksista tehdään useimmiten
päätöspöytäkirja, jossa tuodaan esille kaikki päätökset ja mahdolliset äänestykset (ehdotukset
ja äänestyksen tulos). Kokouksesta voidaan tehdä myös selostuspöytäkirja, jossa esitellään
pääehdotuksen ja tärkeimpien vastaehdotusten tekijät ja keskeinen sisältö, kaikki
äänestystulokset ja kaikki tehdyt päätökset. Keskustelupöytäkirjaan kirjataan mahdollisimman
tarkoin kokouksessa käyty keskustelu. Keskustelupöytäkirja on hyvä tapa koota ylös jonkin
asian ideointiin ja valmisteluun liittyviä ajatuksia, mutta muutoin raskaampi koota.
Ihmisillä on taipumus unohtaa asiat, joita kokouksessa on käsitelty tai muistaa ne väärin. Siksi
on tärkeää, että pöytäkirja on hyvin kirjoitettu ja selkeä sekä sisältää taustatietoja
päätöksistä. Pöytäkirjan sivut kannattaa myös numeroida. Näin voidaan todeta, että mitään ei
ole jäänyt pois eikä mitään ole lisätty jälkeenpäin väliin.
Vanhat pöytäkirjat toimivat tulevien hallitusten apuna: niistä voidaan esimerkiksi etsiä
taustatietoa jo aiemmin käynnistetyille hankkeille tai katsoa mallia jonkun vuosittaisen
tapahtuman aikatauluttamisesta ja järjestelyvastuista. Historiikkia koostettaessa vanhat
pöytäkirjat ovat elintärkeitä. Myös tilintarkastajat käyttävät pöytäkirjoja tarkastaessaan tilejä.
Lisäksi pöytäkirjaa tarvitaan esimerkiksi pankissa, kun siirretään tilinkäyttöoikeuksia uusille
toimijoille.
Pöytäkirjan liitteeksi tulee lisätä kaikki paperit yms., jotka kokouksessa on hyväksytty (esim.
tapahtuman budjetti, yrityksen kanssa tehty sopimus). Liitteet numeroidaan ja ne on
mainittava siinä asiakohdassa, johon ne liittyvät.
Pöytäkirjojen ulkoasut vaihtelevat kiltojen ja kerhojen välillä hyvinkin paljon. Toiset käyttävät
valmiita pohjia, joilla on pitkät perinteet, toisilla taas pöytäkirjojen tyyli vaihtuu aina sihteerin
ja hallituksen vaihtuessa. Yhtä oikeaa tyyliä ei ole, pöytäkirjan sisältö on ulkoasua tärkeämpi.
Pöytäkirjasta tulee aina löytyä vähintään seuraavat asiat:
- kokouksen laatu: mikä kokous on kyseessä?
- kokouksen numero (2/2010)
o tällä voidaan varmistaa, että kaikki pöytäkirjat ovat tallessa
- puljun nimi
- kokouksen aika (päiväys)

27. TTYY
21 ALAYHDISTYSOPAS
- kokouksen alkamis- ja päättymisajat (joko erillisinä asiakohtina ”kokouksen
avaus/päättäminen” tai merkintänä pöytäkirjassa)
- kokouksen paikka
- kokouksen läsnäolijat
o kirjattuna pöytäkirjan alkuun (hallitusten kokoukset)
o liitteenä (kiltojen/kerhojen yleiskokoukset)
o listaan tulee merkitä myös, onko osallistujalla läsnäolo-, puhe- tai äänioikeus,
jos kyseessä ei ole hallituksen jäsen tai toimihenkilö (hallituksen kokous) tai
puljun jäsen (puljun kokous)
o lisäksi kirjataan se, milloin kokouksen osanottajat ovat tulleet
paikalle/poistuneet, jos he eivät ole olleet läsnä koko kokouksen ajan.
- maininta siitä, onko kokous laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen (tai siitä, että
kokous ei ole päätösvaltainen)
- tehdyt päätökset
- mahdolliset eriävät mielipiteet
- kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitukset
- mahdollisten pöytäkirjantarkastajien allekirjoitukset
- mahdolliset liitteet
7.1.1. Pöytäkirjan tarkastaminen ja pöytäkirjantarkastajat
Hallituksen kokouksissa pöytäkirjantarkastajia ei välttämättä tarvita, vaan edellisten kokousten
pöytäkirjat voidaan hyväksyä hallituksen kokouksessa. Puljun hallituksen ensimmäinen ja
viimeinen kokous ovat poikkeustapauksia, joissa pöytäkirjantarkastajat kannattaa valita. Jos
pöytäkirjat tarkistetaan hallituksen kokouksissa, edellisen kokouksen pöytäkirja olisi hyvä
lähettää tarkastavan kokouksen osanottajille jo etukäteen tutustuttavaksi, jottei itse
kokouksessa hukkaannu aikaan sen lukemiseen. Jos pöytäkirjan sisältöön ei ole
huomauttamista, se hyväksytään ja hyväksyminen kirjataan pöytäkirjaan. Jos pöytäkirjaa
halutaan korjata, korjaukset kirjataan tarkastavan kokouksen pöytäkirjaan. Alkuperäistä
pöytäkirjaa ei siis muuteta.
Pöytäkirjantarkastajien tehtävä on varmistaa, että sihteeri on kirjannut kokouksen kulun ja
päätökset oikein. Pöytäkirjantarkastajat (2 kpl) tulee aina valita puljun kokouksissa, koska
puljun kokouksen pöytäkirjoja ei hyväksytä seuraavassa puljun kokouksessa. Pöytäkirja
hyväksytään pöytäkirjantarkastajien allekirjoituksilla. Pöytäkirjantarkastajat lukevat
pöytäkirjan kokouksen jälkeen ja joko hyväksyvät pöytäkirjan sellaisenaan tai ehdottavat
korjauksia. Pöytäkirjantarkastajilla ei ole itsellään oikeutta muuttaa pöytäkirjaa, vaan
puheenjohtajan tulee tehdä muutokset. Jos asiasta ei päästä yksimielisyyteen, pöytäkirjan
tarkastajat voivat jättää pöytäkirjan allekirjoittamatta, jolloin ainoa keino hyväksyä pöytäkirja
on viedä asia kokouksen päätettäväksi.
7.1.2. Kuinka puljun yleiskokouksen pöytäkirja eroaa puljun hallituksen
kokouksen pöytäkirjasta?
Puljun yleiskokouksissa valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, ääntenlaskijat ja
pöytäkirjantarkastajat. Ääntenlaskijoille ja pöytäkirjan tarkastajille saatetaan valita lisäksi
varahenkilöt. Valinta suoritetaan kohdassa ”kokouksen järjestäytyminen”. Myös hallituksen

28. TTYY
22Kokouksen jälkeen
ensimmäisessä kokouksessa saatetaan tarvita kyseistä kohtaa, jos hallituksen jäsenet on
valittu vain hallitukseen eikä suoraan tiettyihin tehtäviin. Näissä tapauksissa esityslistan – ja
pöytäkirjan – alku menee seuraavasti:
1. Kokouksen avaus
2. Kokouksen järjestäytyminen
3. Esityslistan hyväksyminen
4. …
Yleiskokouksen pöytäkirjassa ei tarvita kohtia:
- Seuraava kokous
- (Edellisten kokousten) pöytäkirjojen hyväksyminen (tätä varten valitaan
pöytäkirjantarkastajat)
7.1.3. Pöytäkirjojen julkisuus
Puljun jäsenellä on oikeus pyynnöstä saada puljun yleiskokouksen pöytäkirjat nähtäväkseen
(ei siis kopiota tai pöytäkirjanotetta, vaikka jäsen voi tietysti itse kopioida pöytäkirjan). Puljun
hallituksen kokousten pöytäkirjoja ei sen sijaan tarvitse kokonaisuudessaan julkistaa.
Hallituksen jäsenillä, toimihenkilöillä sekä tilin- ja toiminnantarkastajilla on kuitenkin aina
oikeus nähdä pöytäkirjat. Vaikka itse pöytäkirjoja ei tarvitse julkistaa, hallituksen kokouksen
päätökset sen sijaan ovat julkisia. Näin ollen hallitus voi julkaista vaikkapa puljun
ilmoitustaululla tai sähköpostilistalla päätösluetteloita, joissa on kerrottu, mitä on päätetty.
Päätösten julkistaminen on kaiken kaikkiaan suositeltavaa, sillä se lisää toiminnan
läpinäkyvyyttä ja parantaa tiedonsaantia puljun jäsenten suuntaan.
7.2. Kun pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty
Kun killan hallituksen kokouksen pöytäkirja on hyväksytty, tulee siitä ja mahdollisista liitteistä
ottaa kopiot ja toimittaa ne ylioppilaskuntaan. Varsinainen pöytäkirja talletetaan liitteineen
killalle itselleen. Sama koskee myös killan kokouksien pöytäkirjoja.
Muut kerhot kuin killat toimittavat kerhon kokouksien pöytäkirjojen kopiot ylioppilaskuntaan ja
tallettavat varsinaiset pöytäkirjat itselleen. Kerhon hallituksen kokousten pöytäkirjoja ei
tarvitse toimittaa ylioppilaskuntaan, mutta kerhon tulee arkistoida kaikki pöytäkirjansa
itselleen.
Pöytäkirjat toimitetaan
tulostettuna 2 puoleisina (long edge), 2 sivua arkille
rei’itettynä
ei nidottuna

29. TTYY
23 ALAYHDISTYSOPAS
8. Puljun talousasiat
8.1. Hallitus huolehtii puljun taloudesta ja omaisuudesta
Hallitus on vastuussa tekemistään päätöksistä ja tämä koskee myös puljun talousasioita.
Jokaisen hallituksen jäsenen on oltava selvillä siitä, mistä ollaan päättämässä, mitä on jo
päätetty sekä siitä, että tehdyt päätökset vastaavat puljun sääntöjä, talousarviota sekä
toimintasuunnitelmaa. Hallituksen tulee toimia vastuullisesti puljun varoja käyttäessään ja
suunnitella sekä arvioida puljun talouden kehitystä. Tämä vuoksi on tärkeää, että hallituksen
tekemistä taloutta koskevista päätöksistä on riittävän yksityiskohtaiset pöytäkirjamerkinnät.
Jokapäiväisen taloudenhoidon lisäksi hallituksen tehtäviin kuuluu puljun talousarvion ja
toimintasuunnitelman valmistelu. Lisäksi hallituksen on huolehdittava kirjanpidosta sekä
laadittava tilinpäätös ja tase. Puljun kokous hyväksyy talousarvion ja toimintasuunnitelman
sekä vahvistaa tilinpäätöksen. Talousarvion ja toimintasuunnitelman avulla puljun hallitukselle
asetetaan raamit ja tavoitteet seuraavan vuoden toiminnalle. Tuloslaskelma ja
toimintakertomus kertovat, miten hallitus on toteuttanut jäsenistön heille asettamat tavoitteet.
Talousarvion ja tuloslaskelman tulee vastata rakenteellisesti toisiaan, jotta niiden vertailtavuus
säilyy. Sama koskee toimintasuunnitelmaa ja toimintakertomusta.
Hallituksen rahastonhoitajan tulee suorittaa tarvittavat kurssit, jotka osoittavat, että hän on
kykenevä toimimaan rahastonhoitajana. Yleensä kursseihin on kuulunut yksi TTY:n kurssi sekä
ylioppilaskunnan järjestämä Kirjanpitotekniikka-kurssi. Vaadittavista kursseista ja niiden
muutoksista tiedotetaan vuosittain.
Kaikista puljun menoista on oltava hallituksen päätös. Varojen käyttöä koskevista päätöksistä
tulee ilmetä käyttötarkoitus ja summa. Päätös rahankäytöstä voidaan tehdä joko etu- tai
jälkikäteen. Järkevintä on tehdä päätös aina etukäteen eli budjetoida rahaa ennen hankintoja.
Esimerkki:
Puljun ennen niin mukava sohva on hajonnut, jouset tunkevat läpi tyynyistä. Hallitus
päättää hankkia uuden sohvan jäsenistönsä iloksi.
- Jos uuden sohvan tarkkaa hintaa ei tiedetä, hallitus päättää kokouksessaan
summan, joka uuteen sohvaan voidaan enintään käyttää. ”Päätettiin hankkia uusi
sohva hajonneen tilalle. Varataan sohvan ostoon enintään 150 euroa.”
- Jos taas etukäteen tiedetään tarkka hinta sohvalle, saadaan aikaan täsmällinen ja
parempi päätös: ”Päätettiin hankkia uusi sohva hajonneen tilalle. Sohva ostetaan
Samulta hintaan 124 euroa.”
Kuluja voidaan hyväksyä myös jälkikäteen, mutta on parempi ennakoida ja budjetoida.
Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse korvata.
Esimerkki:
Hallituksen kokouksessa on päätetty, että hallituksen jäsen Teemu käy alustavasti
katselemassa kiltaan sohvaa ja kerää samalla hintatietoja erilaisista vaihtoehdoista.
Teemu kuitenkin tekee oman päätöksensä ja ostaa 300 euron sohvan ilman, että hän on
saanut kokoukselta valtuuksia ostoon. Tässä tapauksessa hallitus voi päättää, että
Teemulle ei korvata hankinnasta mitään tai siitä korvataan vain osa.
Jokaisen hallituksen jäsenen tulee siis ymmärtää, miksi hankinnoista täytyy tehdä päätös ja
päätöksistä tulee keskustella etukäteen riittävästi, jotta hankintojen hintaluokka on kaikille
selvä.

30. TTYY
24Puljun talousasiat
Hallituksen tulee sopia ja päättää laskujen hyväksymiskäytännöistä. Lähtökohtaisesti kaikki
laskut hyväksytään hallituksen kokouksessa. Jos laskuja tulee kuitenkin paljon, hallitus voi
päättää, että esimerkiksi puheenjohtaja ja rahastonhoitaja voivat allekirjoituksellaan hyväksyä
pienet (esimerkiksi 20 euron) kulut, jotka liittyvät killan tai kerhon normaalitoimintaan.
8.1.1. Kuitit talteen
Hallituksen päätöksen lisäksi jokaisesta menosta tulee olla tosite. Tositteesta on aina käytävä
ilmi
- mihin tarkoitukseen rahaa on käytetty,
- paljonko rahaa on käytetty,
- kenelle on maksettu ja
- milloin on maksettu eli päiväys.
Tositteen tehtävänä on siis vahvistaa, että kirjanpidosta löytyvä merkintä tiettyyn
tarkoitukseen käytetystä summasta on paikkansapitävä. Kun tosite liitetään kirjanpitoon, siinä
on lisäksi oltava merkintä tositteen hyväksymisestä hallituksen kokouksessa.
Mitä jos tosite häviää? Niin ei toki saisi edes käydä, vaan kaikki tositteet pidetään hyvässä
tallessa esimerkiksi kansiossa. Jos on kuitenkin käynyt niin, että tosite on kadonnut, pakon
edessä tositteeksi voidaan hyväksyä mikä tahansa kirjallinen selvitys kulusta. Tämän
selvityksen valmistelee ja allekirjoittaa se, joka on rahaa käyttänyt.
8.2. Talousarvio (TA)
Talousarvio eli budjetti koskee aina yhtä tilikautta (puljun säännöt määräävät tilikauden
keston, yleensä se on kalenterivuosi). Talousarvio kertoo mihin ja kuinka paljon rahaa pulju
käyttää seuraavan tilikauden aikana. Talousarviosta tulee myös käydä ilmi, mistä toiminnan
rahoitus hankitaan (jäsenmaksut, avustukset, lahjoitukset, mainostulot, muut tapahtumien
tulot, sponsorisopimukset jne.). Talousarvio yhtäältä velvoittaa hallituksen olemaan
käyttämättä enempää kuin on budjetoitu ja toisaalta huolehtimaan siitä, että budjetoidut tulot
hankitaan. Samalla talousarvio valtuuttaa hallituksen käyttämään puljun pyörittämiseen
talousarviossa ilmoitetut varat.
Yhdistyslain 1 §:n mukaan ”yhdistyksen saa perustaa aatteellisen tarkoituksen yhteistä
toteuttamista varten”. (Sanaa ”aatteellinen” tulkitaan laveasti eli määritelmän alle kuuluvat
niin kansalaisjärjestöt kuin urheilu- kuin harrastusseurat.) Aatteellisen yhdistyksen toiminta ei
saa tähdätä voiton tai taloudellisen edun tavoitteluun. Näin ollen myöskään puljujen tehtävänä
ei ole tuottaa voittoa, vaan rahan tulee olla vain väline jäsenistöä palvelevan toiminnan ja
tapahtumien toteuttamiseksi. Talousarvion loppusumman tulisi siis olla suunnilleen plusmiinus
nolla. Jos talousarvio on ylijäämäinen, tulee siihen aina löytyä perusteltu syy. Tällainen syy voi
olla esimerkiksi rahan kerääminen usean vuoden aikana jotakin isoa projektia varten.
Talousarvion hyväksyy puljun kokous syyskokouksessa (tilikauden ollessa kalenterivuosi).
Vuoden 2013 talousarvio tulee siis hyväksyä syksyllä 2012.
8.3. Toimintasuunnitelma (TOSU)
Toimintasuunnitelmassa linjataan puljun tulevan toimikauden toimintaa ja tavoitteita.
Toimikausi on yleensä kalenterivuosi. Toimintasuunnitelmassa siis kerrotaan, mitä tulevana
vuonna tehdään. Toimintasuunnitelma ja talousarvio kulkevat käsi kädessä: tosussa
suunnitellun toiminnan tulee näkyä talousarviossa rahallisina panostuksia ja vastaavasti
talousarvioon kirjatut menot on osoitettava johonkin tarkoitukseen. Yksinkertaistaen, jos

31. TTYY
25 ALAYHDISTYSOPAS
toiminnan tai tapahtuman toteuttaminen vaatii rahaa, näiden varojen on myös tultava jostain,
ja talousarvio on se paikka, jossa määritellään, mistä rahat otetaan.
Hallitus valmistelee ehdotuksen toimintasuunnitelmaksi, minkä jälkeen puljun kokous
käsittelee ja vahvistaa sen. Talousarviota ei ole pakko joko hyväksyä tai hylätä sellaisenaan,
vaan puljun kokous voi päättää muuttaa talousarviota.
Toimintasuunnitelma on hallituksen toimintaohjenuora: se velvoittaa hallitusta, koska
hallituksen tulee toteuttaa tosussa määritellyt asiat. Toisaalta tosu myös valtuuttaa hallituksen
toteuttamaan toimintasuunnitelman kirjaukset budjetin, puljun sääntöjen ja lain puitteissa.
Toimintasuunnitelman laatimisessa kannattaa käyttää tervettä järkeä: Liian täyteen ahdetun
toimintasuunnitelman vaarana on, ettei kaikkia projekteja ja tapahtumia ehditä tai pystytä
toteuttamaan. Arjen realismi lyö helposti vasten kasvoja: hallituksen jäsenet eivät aina jaksa
puurtaa kaikkea vapaa-aikaansa puljun asioita hoitaen, vapaaehtoisia voi hankala hankkia,
suurten tapahtumien järjestämiseen voi mennä yllättävän paljon rahaa ja aikaa.
Toimintasuunnitelmaa laadittaessa hankkeiden priorisointi on siis tärkeää. Lisäksi
toimintasuunnitelman tulisi olla riittävän konkreettinen, epämääräiset kirjaukset eivät anna
hallitukselle riittäviä ohjeita toiminnan toteuttamiseen. Toisaalta hyvin pikkutarkat kirjaukset
sitovat hallituksen kädet eikä hallitukselle jää valinnanvaraa, vaikka jokin
parempi/halvempi/joustavampi toteutustapa ilmaantuisi.
8.4. Tilinpäätös ja toimintakertomus (TP ja TOKE)
Tilinpäätös kertoo, miten vuosi on mennyt rahallisesti. Tilipäätökseen kuuluvat seuraavat osat:
- Tase, joka kertoo puljun taloudellisen tilanteen (varat ja velat) tilikauden lopussa
- Tuloslaskelma, joka kertoo, miten taseen näyttämään tilanteeseen on päädytty.
- Toimintakertomus, joka kertoo mitä numerot merkitsevät eli mitä rahoilla konkreettisesti
tehtiin ja mistä sitä saatiin. Toimintakertomuksessa hallitus tekee selkoa vuoden aikana
järjestetyistä tapahtumista, opinto- ja harrastetoiminnasta, kokouksista, yritysyhteistyöstä ja
niin edelleen.
Tilinpäätös, tuloslaskelma ja toimintakertomus sidotaan yhteen tasekirjaksi, johon myös
liitetään toiminnantarkastuskertomus.
8.5. Toiminnantarkastus
Toiminnantarkastuksen tarkoitus on varmistaa, että hallitus on hoitanut puljun asioita vuoden
aikana riittävän huolellisesti sekä toiminut puljun sääntöjen ja lakien puitteissa.
Toiminnantarkastuksessa arvioidaan sekä taloutta että hallintoa. Toiminnantarkastajat eivät
kuitenkaan arvioi puljun toiminnan tarkoituksenmukaisuutta (onko jokin päätös hyvä vai
huono toimintakaudelle asetettujen tavoitteiden kannalta), vaan pelkästään toimien
laillisuutta. Toiminnantarkastuksia on hyvä tehdä useamman kerran vuodessa, jotta
mahdolliset virheet on helpompi löytää ja korjata. Välitarkastukset voi tehdä esimerkiksi
huhtikuussa ja lokakuussa.
8.5.1. Toiminnantarkastaja vai tilintarkastaja?
Puljun kokous valitsee toiminnantarkastajat ja heidän varahenkilönsä. Yhdistyslain 38a §:n
mukaan
”Yhdistyksellä on oltava toiminnantarkastaja, jos yhdistyksellä ei ole tilintarkastajaa. Jos
valitaan vain yksi toiminnantarkastaja, on lisäksi valittava varatoiminnantarkastaja, johon
sovelletaan, mitä toiminnantarkastajasta säädetään.”

32. TTYY
26Puljun talousasiat
Puljun säännöissä voidaan kuitenkin määritellä useamman kuin yhden toiminnantarkastajan
valitsemisesta, usein tapana onkin valita kaksi toiminnantarkastajaa ja lisäksi molemmille
henkilökohtaiset varahenkilöt.
Ylioppilaskunnan alayhdistyksille riittää toiminnantarkastajien valinta, mutta rekisteröidyt
yhdistykset voivat valita joko tilin- tai toiminnantarkastajan/tarkastajat. Auktorisoitu
tilintarkastaja eli KHT- tai HTM-tilintarkastaja on valittava aina, mikäli yhdistys täyttää kaksi
kolmesta ehdosta:
- taseen loppusumma on 100 000 €
- liikevaihto tai vastaava tuotto on yli 200 000 €
- palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä
(Ylioppilaskunnan alayhdistysten tai piirissä toimivien yhdistysten osalta mikään näistä
ehdoista tuskin koskaan täyttyy.)
8.5.2. Kuka voidaan valita toiminnantarkastajaksi?
On selvää, ettei ketä tahansa saisi valita toiminnantarkastajaksi, vaan valittavilla henkilöillä
tulee olla riittävä oikeudellisten ja taloudellisten asioiden tuntemus. Mitään lakisääteistä
koulutusvaatimusta ei ole, mutta käytännössä toiminnantarkastajaksi valitun tulisi osata lukea
tilikirjoja ongelmitta ja ymmärtää, mistä tuloslaskelma ja tase koostuvat. Lakisääteinen
vaatimus on, että toiminnantarkastajan tulee olla riippumaton. Puljun jäsenyys ei itsessään
vaaranna toiminnantarkastajan riippumattomuutta eikä toisaalta ole vaatimus
toiminnantarkastajaksi valitsemiselle. Toiminnantarkastajaksi voidaan siten valita joko puljun
jäsen tai ulkopuolinen henkilö.
Toiminnantarkastaja ei kuitenkaan saa olla henkilö, joka on osallistunut tarkastuksen kohteena
olevan asian käsittelyyn esimerkiksi hallituksen jäsenenä tai toimihenkilönä tai on läheisessä
suhteessa tällaiseen henkilöön. Toisin sanoen toiminnantarkastajana ei voi toimia:
- istuvan hallituksen jäsen
o henkilö ei saa yhtä aikaa tarkastaa edellisen vuoden tilejä ja istua nykyisessä
hallituksessa
- tarkastuksen kohteena olevan vuoden hallituksen jäsen tai toimihenkilö
o eli vuoden 2012 toiminnantarkastajaksi ei voida valita vuoden 2012 hallituksessa
istuvaa henkilöä tai toimaria – tällöinhän kyseinen henkilö tarkastaisi omaa
toimintaansa
- puljun työntekijä (jos puljulla sattuisi olemaan työntekijöitä)
- edellä mainittujen henkilöiden avio- tai avopuoliso tai lähisukulainen
(puolueettomuuskysymys)
8.5.3. Kuinka toiminnantarkastus tehdään?
Hallituksen kannattaa valmistautua toiminnantarkastukseen koko hallitusvuoden ajan: Kuitit
toimitetaan rahastonhoitajalle nopeasti, pöytäkirjat hyväksytään mahdollisimman pian
kokouksen jälkeen ja kirjanpitoa tehdään säännöllisesti. Toiminnantarkastajat voivat kesken
vuodenkin pyytää nähtäväkseen pöytäkirjat ja kirjanpidon.
Toiminnantarkastukseen kuuluvat puljun talouden ja hallinnon tarkastus. Puljun toimintaa
tarkastettaessa tulisi selvittää, perustuvatko menot hyväksyttäviin tositteisiin (ks. tarkemmin
kappale 8.1.1), onko puljun tulot kirjattu asianmukaisesti ja onko tiliöinti tehty oikein.

33. TTYY
27 ALAYHDISTYSOPAS
Toiminnantarkastajien tulisi myös käydä läpi puljun kokousten sekä hallituksen kokousten
pöytäkirjat varmistuakseen siitä, onko hallinto järjestetty asianmukaisesti, täsmäävätkö
päätökset tilinpidon kanssa (esim. on päätetty budjetoida fuksisaunaan 500 euroa, mutta
käytettykin 1000 euroa) ja päätökset pantu toimeen. Lisäksi tarkastetaan, että hallituksen
päätökset ovat lain ja puljun sääntöjen mukaisia, eli hallitus ei ole ylittänyt toimivaltaansa.
Kerhon kirjanpitoasiakirjat on toimitettava toiminnantarkastajille tarkastettavaksi viimeistään
neljä (4) viikkoa ennen kevätkokousta ja muutenkin tilintarkastajien sitä pyytäessä. [Temppu]
Kun toiminnantarkastus on toiminnantarkastajien osalta valmis, he toimittavat asiakirjat ja
toiminnantarkastuskertomuksen takaisin puljun hallitukselle. Toiminnantarkastajien tulee
toimittaa asiakirjat ja toiminnantarkastuskertomus kerhon hallitukselle viimeistään kahta (2)
viikkoa ennen kevätkokousta. [Temppu] Tämän jälkeen hallitus käsittelee asian omassa
kokouksessaan ja esittelee tilinpäätöksen puljun yleiskokoukselle.
8.5.4. Toiminnantarkastajan muistilista
- Lue läpi tuloslaskelma ja tase. Tarkista, ettei niissä ole laskuvirheitä.
- Tutki, onko tilinpäätös oikein tehty.
- Käy läpi kirjanpito tilitapahtuma tilitapahtumalta. Varmista, että kaikki on oikein
merkitty.
- Käy läpi tositteet. Varmista, että jokaisesta kirjanpitoon liittyvästä menosta on tosite.
- Käy läpi pankin tiliotteet. Varmista, että jokainen tiliotteisiin merkitty tulo ja meno
löytyy kirjanpidosta ja päinvastoin. Tarkista, että saldot täsmäävät.
- Käy läpi hallituksen kokousten pöytäkirjat. Varmista, että jokaisesta menosta löytyy
päätös ja että päätökset ovat lain ja yhdistyksen sääntöjen mukaisia.
- Vertaa toimintakertomusta ja tuloslaskelmaa, täsmäävätkö ne?
- Jos huomaat jotakin epäselvää, kysy asiaa heti hallitukselta.
- Tilintarkastajan kuuluu olla penseä ja niuho. Ne kuuluvat hyvän tilintarkastajan
ominaisuuksiin!
8.5.5. Toiminnantarkastuskertomus
Toiminnantarkastuksen pohjalta luodaan toiminnantarkastuskertomus, jonka pohjalta (ja
hallituksen selvitysten pohjalta) puljun kokouksessa päätetään, myönnetäänkö hallitukselle ja
muille vastuuvelvollisille tili- ja vastuuvapaus vai ei.
Kertomus on jätettävä hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen tilinpäätöksen
vahvistamista. Puljun säännöt määrittävät, koska toiminnantarkastajien kuuluu saada
toiminnantarkastuksessa tarvittava materiaali.
Toiminnantarkastuskertomuksen on vastattava seuraaviin kysymyksiin:
- Onko tilinpäätös laadittu oikein?
- Antaako tilinpäätös oikeat ja riittävät tiedot yhdistyksen toiminnan tuloksesta ja
taloudellisesta asemasta? Toisin sanoen sisältääkö tilinpäätös olennaisilta osin
yhdistyksen tuotot, kulut, varat, oman pääoman, velat ja yhdistyksen antamat
vakuudet?
- Voidaanko tilinpäätös vahvistaa?
- Voidaanko puljun hallitukselle ja toimihenkilöille myöntää tili- ja vastuuvapaus?