Foredrag for organisasjonen DELTA, gruppe Kontoret, 5. mars 2013

1. Ragnar Sturtzel
2013-03-05
Avlevering og elektronisk
arkiv – nå og om 10 år

2. Utfordringene
• Datafangst
• Dataformater
• Drift
2

3. Datafangst

4. Utfordringer
• Fagsystemer som ikke er koblet mot
arkivet
• Saksbehandling som ikke
dokumenteres
• Samhandling som ikke
dokumenteres
4

5. Kanaler inn og ut
• Papirpost
• Elektronisk post
• Elektroniske skjema
• SMS
• Hurtigmeldinger
• Sosiale nettverk
• Telefon
• Møter
• …
5

6. Men hva er reelt nytt?
• I gamle dager, et håndtrykk, et «ord»
• Telefonsamtaler
• Uformelle og formelle møter
• Hvor mye har vært «brev»?
6

7. Hva med saksbehandlingen?
• Gule lapper
• Konsepter med kråketær
• Elektroniske kilder
• …
• Ting som lå i saksmappen
o Ryddes bort fra saksmappene før avlevering
o Men kanskje ikke i saksmappen i det hele tatt
fremover
7

8. Hva med alle fagsystemene?
• En gjennomsnittlig kommune har
150 fagsystemer
o Da er nok alt fra regneark til spesialsystemer
regnet med
• Krav om Noark i arkivloven
o Men i praksis?
• I samarbeid med bl.a. KS er det laget
standarder for arkivering:
o Noark 4 Web Services
o KS Resultat XML
o GeoIntegrasjon Arkiv (Noark 5 Web Services)
• Hvor stor andel av sakene ligger i
arkivet?
8

9. Må alt fanges elektronisk?
• Kan et oppsummerende notat være
bra nok? Eller kanskje noe enklere?
o Klipp og lim fra dialogen?
o Eller vil det medføre at «det ikke blir tid»?
• EU satser på «storebror ser deg» og
skal fange all slags kommunikasjon
o Er det fremtiden for arkivet også?
o Må man ty til slike virkemidler for å få
dokumentert all samhandling?
9

10. Ønsker vi å fange alt elektronisk?
• Gamle protokoller inneholdt kanskje
flere årganger
• I dag produserer vi enormt mye mer
o Klipp og lim
o Maskiner i stedet for penn og papir
• Og ingen tid til kassasjon
• Eller skal alt bevares?
• Drukner det vesentlige i det
uvesentlige?
• Er alle metadata like interessante?
o Vi har fått spørsmål om det ikke finnes flere
metadata i systemet vs avlevering
10

11. Dataformater

12. Maskinene
• Stormaskin
• Minimaskiner
• PC-er med DOS
• PC-er med Windows
• Mac
• Nettbrett
• Mobiltelefoner
• …
• Og alle har forskjellig programvare
12

13. Tekstbehandlere i min tid
• Ted
• Notis WP
• WordPerfect
• AmiPro
• WordPro
• Microsoft Word 2.1
• Microsoft Word 97
• Microsoft Word 2007
• LibreOffice
• Google Docs
• Microsoft Office 365
• …
13

14. Andre typer programmer
• Regneark
• Presentasjoner
• Nettsider
• Sosiale media
• Samhandlingsplattformer
• …
• Det er langt fra pennen /
skrivemaskinen til dagens mangfold
av dataprogrammer
• (Fagsystemer er nevnt før)
14

15. Takler vi alle formater?
• Alt skal bli PDF
• Men kan alt bli PDF?
o Har vi verktøy som takler formatene?
o Alt er ikke tekst og bilder
o Hvordan ser egentlig et «nettskjema» ut?
• Når skal det konverteres?
• Er det PDF om 10 år?
15

16. Tegnsett (ÆØÅ)
• EBCDIC (stormaskiner) • 9C 80 67 (Hex)
• 7 bit ASCII (minimaskiner) • 5B 5C 5D (Hex)
• CP850 (DOS) • 92 9D 8F (Hex)
• ANSI (Windows) • C6 D8 C5 (Hex)
• ISO 8859-P1/P9 • C6 D8 C5 (Hex)
• UTF-8 • C386 C398 C385 (Hex)
• Eposttittel • =?ISO-8859-1?B?xtjF?=
• …
16

17. Fysiske kilder
• Tegnsettet er endret en gang de
siste hundre årene
o Gotisk
o Latinsk
• Vi skjønner fortsatt det som ble
skrevet for 500 år siden
o Kanselidansk ikke så forskjellig fra
dagens norsk
17

18. Drift

19. Utfordringer
• Brann
o I fysisk arkiv vil antagelig en brann gjøre
begrenset skade
o I et datasenter?
• Datakrasj
• Feil under rydding
o Sletter det man ikke skulle slette
• Feil under oppgradering
o Korrumperer data
• Feil under tilbakestilling
o Kopierer feil vei
• Brukerfeil
• …
19

20. Sikkerhetskopi
• Hva tas kopi av?
o Databaser?
o Hva med PC-ene?
o Hva med andre enheter?
o Eller er alt i arkivet?
• Hvor ofte?
o Daglig?
o Umiddelbart?
• Hvor ligger kopien?
o I samme rom?
o Samme bygning?
• Kan kopien rulles tilbake?
o Har noen testet?
o Kan enkeltdokumenter hentes ut?
20

21. Brukerfeil
• Slettet fil
• Overskrevet fil
• Medium som ikke har datafangst
o Borte så snart programmet er lukket?
o Borte så snart røret er lagt på?
• Glemt å notere
• Glemt å arkivere
• Hvem fanger dette når det ikke er
noe «synlig»
21

22. Større eller mindre risiko for tap?
• Før problemer med fukt, brann, …
• Nå er det i tillegg problemer med
datakrasj, overskrivinger, …
• Lettere å forholde seg til sikring
av noe som er håndfast
22

23. Hvor er vi da om 10 år?

24. Hvordan ser arkivene ut?
• Manglende saker?
o Fagsystemer som fortsatt ikke er fanget?
o Saker slettet ved uhell?
• Mangelfulle saker?
o Ikke alt har blitt dokumentert?
o Deler av sakene slettet?
o Eller mer komplette fordi papirer ikke lenger
lånes ut?
24

25. TTT (Ting Tar Tid)
• Det alle bruker om 10 år er Jeg har skrevet et sted,
sannsynligvis allerede på hvor jeg daglig må se,
markedet det manende tankesprog:
o Men det har ikke nødvendigvis noe T.T.T.
volum
Når man føler hvor lidet
• Det alle bruker om 20 år er man når med sin flid,
sannsynligvis allerede på er det nyttigt at mindes, at
tegnebrettet Ting Tar Tid
o Men det finnes ikke nødvendigvis noe å
Peit Hein
få kjøpt Gruk
25

26. TTT 2
• Elektronisk saksbehandling er
minst 20 år gammel
• E-post er 40 år gammel
• Arkivloven er snart 15 år
gammel
• Selv «ny teknologi» som
nettbrett er 20 år gammel
• Og likevel er alle overrasket over
det nye som kommer
26

27. Hva kan gjøres?
• Rutiner for datafangst
• Tidligere avlevering
• Overlate konverteringer til
depotene
• Bedre drift
27

28. Datafangst
• Store tap fra nedlagte fagsystemer?
o Når blir det skikkelig fokus her?
• Vil vi noen gang klare å holde følge
med nye verktøy?
o Verktøy i sak/arkiv for å notere fra samtaler,
lime inn fra konversasjoner etc?
28

29. Dataformater
• All konvertering fra ett
avleveringsformat til et annet bør
skje i depotet
• De enkelte arkiv har ikke
kompetansen og skal ikke ha den!
• Kanskje også PDF-konverteringen
skulle skjedd i depotet?
29

30. Avlevering når?
• 20-30 år er for lang tid
o Ingen kjenner lenger opprinnelige systemer
o For sent å rette opp i feil og mangler
o For sent å fange opp fagsystemer som aldri
ble tatt vare på
• Avlevere årlig?
o Glem deponering
• Hvor kritisk er det å få med de siste
metadataoppdateringer?
o Avlevere endringer av tidligere avlevert?
30

31. Datasikkerhet
• Data på flere fysiske steder?
• Automatisk innsamling?
• Rask avlevering?
• Arkivet i skyen?
• Overlate drift av elektroniske arkiver
til profesjonelle?
o Men også banksystemene har vært nede
grunnet feil under drift…
31

32. Takk for meg!
Ragnar Sturtzel
Løsningsarkitekt ESA
ragnar.sturtzel@evry.com
32