سازماندهی منابع آرشیوی و نحوه رده بندی این منابع در آرشیوهای ملی و بایگانی های کوچک می باشد. organization archives in nation and public and small company and institutes.

1. ‫الرحیم‬ ‫الرحمن‬ ‫هللا‬‫بسم‬

2. ‫اسناد‬ ‫و‬ ‫آرشیو‬ ‫منابع‬ ‫سازماندهی‬
‫اسناد‬ ‫مدیریت‬ ‫س‬‫ر‬‫د‬
‫اطالعات‬ ‫مدیریت‬ ‫شد‬‫ر‬‫ا‬ ‫ی‬ ‫شناس‬‫ر‬‫کا‬ ‫ی‬‫دانشجو‬
‫بهار‬97

3. ‫مقدمه‬
‫شد‬‫ر‬‫ز‬‫و‬‫ر‬‫ن‬‫و‬‫افز‬‫تولید‬‫اسناد‬‫و‬‫در‬‫نتیجه‬‫انتقال‬‫اسناد‬‫واجد‬‫ش‬‫ز‬‫ار‬‫ی‬‫نگهدار‬‫دائم‬‫به‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬‫و‬‫پیدای‬‫ش‬‫شکل‬
‫های‬‫جدید‬‫اسناد‬‫در‬‫دهه‬‫های‬‫اخیر‬‫ل‬‫تحو‬‫ی‬ ‫اساس‬‫در‬‫نحوه‬‫حفظ‬‫و‬‫ی‬‫نگهدار‬‫اسناد‬‫ایجاد‬‫نموده‬‫است‬.‫شا‬‫ید‬
‫پس‬‫از‬‫مجموعه‬‫ی‬‫ساز‬‫و‬‫ی‬‫ر‬‫گردآو‬‫منابع‬،‫ی‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬‫اصلی‬‫ترین‬‫فعالیت‬‫شیویست‬‫ر‬‫آ‬،‫ها‬‫ماندهی‬‫ز‬‫سا‬‫ای‬‫ن‬‫منابع‬
‫باشد‬.،‫ماندهی‬‫ز‬‫سا‬‫حفظ‬‫و‬‫ی‬‫نگهدار‬‫اسناد‬‫در‬‫شیوهای‬‫ر‬‫آ‬‫هر‬،‫ی‬‫ر‬‫کشو‬‫در‬‫حفظ‬‫بخش‬‫مهمی‬‫از‬‫یخ‬‫ر‬‫تا‬‫و‬
‫فرهنگ‬‫آن‬‫ر‬‫کشو‬‫اهمیت‬‫ایی‬‫ز‬‫بس‬‫د‬‫ر‬‫دا‬.‫ماندهی‬‫ز‬‫سا‬‫منابع‬‫ی‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬‫فعالیتی‬‫ست‬‫که‬‫با‬‫چالش‬‫های‬‫م‬‫تعددی‬
‫ای‬‫ر‬‫ب‬‫شیویست‬‫ر‬‫آ‬‫ها‬‫به‬‫اه‬‫ر‬‫هم‬‫است‬.‫ا‬‫ر‬‫ی‬‫ز‬‫د‬‫ر‬‫استاندا‬‫و‬‫العمل‬‫ر‬‫دستو‬‫ی‬ ‫مشخص‬‫ای‬‫ر‬‫ب‬‫چه‬‫ر‬‫یکپا‬‫ی‬‫ساز‬‫ف‬‫عالیتها‬‫و‬
‫عملکرد‬‫یکسان‬‫در‬‫این‬‫مینه‬‫ز‬‫وجود‬‫نداشته‬‫و‬‫بعضا‬‫تنها‬‫به‬‫د‬‫ر‬‫موا‬‫کلی‬‫ه‬‫ر‬‫اشا‬‫شده‬‫است‬.‫البته‬‫ن‬‫می‬‫توان‬‫انتظار‬
‫داشت‬‫که‬‫همانند‬‫ه‬‫ز‬‫حو‬‫کتابخانه‬‫و‬،‫ی‬‫کتابدار‬‫در‬‫ه‬‫ز‬‫حو‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬‫هم‬‫قوانین‬‫ثابتی‬‫باشد‬‫که‬‫آین‬‫ر‬‫ف‬‫د‬‫ماندهی‬‫ز‬‫سا‬‫از‬
‫طریق‬‫آن‬‫قوانین‬‫همانند‬‫ماندهی‬‫ز‬‫سا‬‫منابع‬‫کتابی‬‫انجام‬‫شود‬.‫ا‬‫ر‬‫ی‬‫ز‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬‫و‬،‫کتابخانه‬‫علیرغم‬‫ش‬،‫باهتها‬
‫تفاوتهایی‬‫هم‬‫ند‬‫ر‬‫دا‬‫که‬‫یکی‬‫از‬‫آنها‬‫گوناگونی‬‫و‬‫تنوع‬‫بسیار‬‫یاد‬‫ز‬‫در‬‫نوع‬‫منابع‬‫آنها‬‫می‬‫باشد‬.‫ه‬‫مین‬،‫امر‬‫تدوین‬
‫قواعد‬‫چه‬‫ر‬‫یکپا‬‫ای‬‫ر‬‫ب‬‫ماندهی‬‫ز‬‫سا‬‫این‬‫منابع‬‫ا‬‫ر‬‫ن‬‫همچو‬‫ماندهی‬‫ز‬‫سا‬‫منابع‬،‫کتابی‬‫دشوار‬‫می‬‫د‬‫ز‬‫سا‬.

4. ‫تاریخچه‬
‫از‬‫مان‬‫ز‬‫ثبت‬‫مدارک‬‫بر‬‫ی‬‫و‬‫ر‬‫مواد‬‫و‬‫اجسام‬‫با‬‫دوام‬(،‫سنگ‬‫لوح‬‫گلین‬‫و‬...)‫و‬‫جمع‬‫آو‬‫ی‬‫ر‬
‫آنها‬‫در‬‫مکانی‬‫خاص‬‫نیاز‬‫به‬‫تنظیم‬‫و‬‫ماندهی‬‫ز‬‫سا‬‫آن‬‫احساس‬‫شد‬.
‫در‬‫ن‬‫قر‬،‫دهم‬‫ز‬‫دوا‬‫بايگاني‬‫مفهوم‬‫اي‬‫ه‬‫ز‬‫تا‬‫يافت‬‫و‬‫شيوهاي‬‫ر‬‫آ‬‫جدید‬‫ایجاد‬‫گردید‬.‫در‬‫اين‬
‫شيوها‬‫ر‬‫آ‬‫تنها‬‫اسنادي‬‫كه‬‫ش‬‫ز‬‫ار‬‫دائمي‬،‫داشت‬‫به‬‫اي‬‫شيوه‬‫اصولي‬،‫تنظيم‬‫ط‬،‫بندي‬‫بقه‬
‫و‬‫ي‬‫نگهدار‬‫شد‬‫مي‬‫و‬‫اسناد‬‫ش‬‫ز‬‫ار‬‫كم‬‫و‬‫موقتي‬‫از‬‫ميان‬‫فت‬‫ر‬‫مي‬.
‫در‬‫ن‬‫قر‬،‫دهم‬‫ر‬‫چها‬‫به‬‫حفظ‬‫و‬‫ي‬‫نگهدار‬‫اسناد‬‫مربوط‬‫به‬‫ها‬‫حساب‬‫ت‬‫ر‬‫صو‬‫و‬‫ك‬‫ر‬‫مدا‬
‫مربوط‬‫به‬‫ها‬‫هزينه‬‫و‬‫حتي‬‫مكاتبات‬‫توجه‬‫خاص‬‫ی‬‫نشان‬‫داده‬‫شد‬‫و‬‫با‬‫توسعه‬‫و‬‫ايش‬‫ز‬‫اف‬
‫ت‬‫ر‬‫قد‬‫مقامات‬‫ي‬‫مركز‬‫و‬‫تفكيك‬‫هاي‬‫مان‬‫ز‬‫سا‬،‫ي‬‫ادار‬‫ن‬‫مخاز‬‫اواني‬‫ر‬‫ف‬‫به‬‫وجود‬‫آمد‬‫و‬
‫هايي‬‫فهرست‬‫اي‬‫ر‬‫ب‬‫آنها‬‫تهيه‬‫گرديد‬.

5. ‫تاریخچه‬
‫در‬‫ن‬‫قر‬،‫هفدهم‬‫دو‬‫تن‬‫از‬‫محققان‬‫ي‬‫انسو‬‫ر‬‫ف‬‫اي‬‫ر‬‫ب‬‫اسناد‬‫موجود‬‫در‬‫گنجينه‬‫پادشاه‬‫ي‬
‫انسه‬‫ر‬‫ف‬‫فهرستي‬‫الفبايي‬‫تهيه‬‫كردند‬.‫اندكي‬‫بعد‬‫كلبر‬‫اعظم‬‫ر‬‫صد‬‫لوئي‬‫چه‬‫دهم‬‫ر‬‫ا‬(1643-
1715‫م‬.)،‫مجمع‬‫تحقيقات‬‫يخي‬‫ر‬‫تا‬‫ا‬‫ر‬‫تأسيس‬‫كرد‬‫و‬‫به‬‫ر‬‫دستو‬‫او‬‫كتابدار‬‫سلطن‬‫تي‬‫تمام‬
‫اسناد‬‫و‬‫ك‬‫ر‬‫مدا‬‫و‬‫نسخ‬‫خطي‬‫ا‬‫ر‬‫مرتب‬‫و‬‫بندي‬‫طبقه‬‫كرد‬.
‫در‬‫ن‬‫و‬‫قر‬‫جدید‬‫قابلیتها‬‫و‬‫ویژگیهای‬‫محیط‬‫و‬‫سانه‬‫ر‬‫های‬،‫جدید‬‫یکردها‬‫و‬‫ر‬‫و‬‫سطو‬‫ح‬
‫توصیف‬‫و‬‫مدیریت‬‫منابع‬‫ی‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬‫ا‬‫ر‬‫ل‬‫متحو‬‫ساخته‬‫است‬.‫این‬‫تحوالت‬‫در‬‫اواسط‬‫دهه‬
1990‫م‬.،‫یعنی‬‫پس‬‫از‬‫تعمیم‬‫شبکه‬‫وب‬،‫به‬‫اوج‬‫خود‬‫سید‬‫ر‬.‫به‬‫ی‬‫ر‬‫طو‬‫که‬‫مبنای‬‫گ‬‫سترش‬
‫دها‬‫ر‬‫استاندا‬‫و‬‫نظام‬‫های‬‫مرتبط‬‫به‬‫بافت‬‫اطالعاتی‬‫جدید‬‫گشت‬.

6. ‫آرشیو‬ ‫در‬ ‫اطالعات‬ ‫سازماندهی‬ ‫بر‬ ‫موثر‬ ‫عوامل‬
‫وظای‬ ‫و‬ ‫اهداف‬‫ماندهی‬‫ز‬‫سا‬ ‫ف‬
‫مجموعه‬ ‫بالقوه‬‫شد‬‫ر‬ ‫و‬‫ه‬‫ز‬‫اندا‬
‫نیاز‬ ‫د‬‫ر‬‫مو‬ ‫دستیابی‬‫سرعت‬
‫اجعان‬‫ر‬‫م‬ ‫نوع‬ ‫و‬‫پرسشها‬‫اغنای‬ ‫ای‬‫ر‬‫ب‬‫نیاز‬ ‫د‬‫ر‬‫مو‬ ‫جزئیات‬‫سطوح‬
‫خدمات‬‫ائه‬‫ر‬‫ا‬ ‫نحوه‬.

7. ‫هدف‬
‫ش‬‫ر‬‫آ‬ ‫مواد‬ ‫محتواي‬ ‫توصیف‬ ‫و‬‫شناسايي‬ ،‫ي‬‫شيو‬‫ر‬‫آ‬‫مواد‬ ‫توصيف‬ ‫و‬ ‫تنظیم‬‫از‬ ‫هدف‬‫ي‬‫يو‬
‫آنهاست‬ ‫ي‬‫پذير‬‫دسترس‬‫ان‬‫ز‬‫می‬ ‫بردن‬ ‫باال‬ ‫ر‬‫منظو‬ ‫به‬.‫توصیف‬‫ايجاد‬ ‫با‬‫امر‬ ‫اين‬‫گرهای‬
‫ال‬ ‫با‬ ‫مطابق‬ ‫آنها‬‫ماندهي‬‫ز‬‫سا‬ ‫با‬‫همچنین‬ ‫و‬ ‫ي‬‫شيو‬‫ر‬‫آ‬‫مواد‬ ‫اي‬‫ر‬‫ب‬‫متناسب‬ ‫و‬‫دقيق‬‫های‬ ‫گو‬
‫است‬ ‫پذير‬‫امكان‬ ،‫شده‬ ‫تعيین‬‫پيش‬ ‫از‬.

8. ‫آرشیو‬ ‫یا‬ ‫بایگانی‬ ‫انواع‬
‫اداری‬ ‫های‬ ‫نامه‬ ‫انواع‬
‫شده‬ ‫بندي‬ ‫طبقه‬ ‫هاي‬ ‫نامه‬
(‫محرمانه‬–‫محرمانه‬
‫مستقیم‬–‫سري‬–‫کلی‬ ‫به‬
‫سري‬)
‫اقدام‬ ‫و‬ ‫فوري‬ ‫هاي‬ ‫نامه‬
‫سریع‬
‫و‬ ‫حقوقی‬ ‫اشخاص‬ ‫هاي‬ ‫نامه‬
‫حقیقی‬
‫هاي‬ ‫نامه‬
‫به‬ ‫بازگشتی،پیرو،ابتدا‬
‫ساکن‬
‫ها‬ ‫صورتجلسه‬ ‫ها‬ ‫بخشنامه‬
‫ها‬ ‫پرونده‬ ‫انواع‬
‫موضوعی‬ ‫های‬ ‫پرونده‬ ‫اسمی‬ ‫های‬ ‫پرونده‬
‫اسناد‬ ‫انواع‬
‫رسمی‬ ‫اسناد‬ ‫رسمی‬ ‫غیر‬ ‫اسناد‬ ‫مکتوب‬ ‫اسناد‬ ‫مکتوب‬ ‫غیر‬ ‫اسناد‬ ‫جاری‬ ‫اسناد‬ ‫جاری‬ ‫نیمه‬ ‫راکد‬ ‫ارزش‬ ‫لحاظ‬ ‫از‬
‫آرشیو‬ ‫انواع‬
‫ملی‬ ‫آرشیو‬ ‫سازمانی‬ ‫آرشیو‬ ‫گروهی‬ ‫هاي‬ ‫رسانه‬ ‫آرشیو‬ ‫خانوادگی‬ ‫آرشیو‬

9. ‫آرشیو‬ ‫یا‬ ‫بایگانی‬
‫است‬ ‫اولیه‬ ‫یا‬‫یخی‬‫ر‬‫تا‬ ‫های‬ ‫نده‬‫و‬‫پر‬‫یا‬ ‫و‬‫اسناد‬‫از‬‫ای‬ ‫مجموعه‬.‫م‬ ‫همچنین‬ ‫کلمه‬ ‫این‬‫مکن‬
‫کند‬‫ه‬‫ر‬‫اشا‬‫اسناد‬ ‫ی‬‫نگهدار‬‫محل‬ ‫به‬‫است‬.‫مد‬ ‫طوالنی‬ ‫و‬ ‫دایم‬ ‫حفظ‬ ‫ای‬‫ر‬‫ب‬ ‫بایگانی‬‫ت‬
‫شود‬ ‫می‬‫استفاده‬ ‫ند‬‫ر‬‫دا‬ ‫حقوقی‬ ‫یا‬ ‫و‬ ‫یخی‬‫ر‬‫تا‬،‫فرهنگی‬‫ش‬‫ز‬‫ار‬‫ای‬‫ر‬‫دا‬ ‫که‬ ‫مدارکی‬.
‫مد‬ ‫و‬‫اسناد‬ ‫حفاظت‬ ‫و‬ ‫ی‬‫نگاهدار‬ ‫و‬ ‫تنظیم‬ ،‫بندی‬ ‫طبقه‬‫فن‬ ‫مفهوم‬ ‫به‬ ‫بایگانی‬،‫است‬ ‫ارک‬
‫حد‬‫صرف‬ ‫با‬ ‫و‬ ‫سهولت‬‫کمال‬ ‫با‬ ‫و‬ ‫وقت‬‫اسرع‬‫در‬ ‫که‬ ‫ی‬‫نحو‬ ‫به‬‫معین‬ ‫ی‬ ‫ش‬‫و‬‫ر‬ ‫طبق‬ ‫بر‬‫اقل‬
‫یافت‬‫دست‬‫اسناد‬ ‫آن‬ ‫به‬ ‫بتوان‬ ‫وقت‬ ‫و‬ ‫انسانی‬ ‫نیروی‬، ‫هزینه‬

10. ‫بایگانی‬ ‫های‬ ‫پرونده‬ ‫تنظیم‬ ‫روشهای‬
.1‫مرکب‬ ‫و‬‫ساده‬ ‫الفبایی‬ ‫ش‬‫و‬‫ر‬
.2‫ها‬ ‫نده‬‫و‬‫پر‬ ‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫ترتیب‬ ‫یا‬ ‫محض‬ ‫متوالی‬ ‫ی‬‫گذار‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫ش‬‫و‬‫ر‬
.3‫افیایی‬‫ر‬‫جغ‬ ‫ش‬‫و‬‫ر‬
.4‫عنوانی‬ ‫ش‬‫و‬‫ر‬
.5‫مرکب‬‫یا‬ ‫موضوعی‬ ‫ی‬‫گذار‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫ش‬‫و‬‫ر‬
.6‫یخی‬‫ر‬‫تا‬ ‫ی‬‫گذار‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫ش‬‫و‬‫ر‬
.7‫مقطع‬‫یا‬ ‫محدود‬ ‫ی‬‫گذار‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫ش‬‫و‬‫ر‬
.8‫دان‬‫ه‬‫و‬‫جز‬ ‫یا‬ ‫تن‬‫ر‬‫کا‬ ‫ی‬‫گذار‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫ش‬‫و‬‫ر‬
.9‫ی‬‫اعشار‬ ‫ی‬‫گذار‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫ش‬‫و‬‫ر‬
.10‫تلفیقی‬ ‫ی‬‫گذار‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫ش‬‫و‬‫ر‬

11. ‫راکد‬ ‫بایگانی‬
‫ک‬ ‫مانی‬‫ز‬‫در‬ ‫و‬ ‫شوند‬ ‫می‬ ‫یافت‬‫ر‬‫د‬ ‫یا‬ ‫و‬‫ایجاد‬‫مان‬‫ز‬‫سا‬ ‫هر‬ ‫وظایف‬ ‫انجام‬ ‫پی‬‫در‬ ‫سوابق‬‫ه‬
‫غیر‬ ،‫کار‬‫احل‬‫ر‬‫م‬ ‫اتمام‬‫از‬‫پس‬ ‫و‬‫ی‬‫جار‬‫آن‬ ‫به‬ ‫مربوط‬ ‫سوابق‬ ‫نیافته‬ ‫پایان‬‫عملی‬‫یا‬‫ی‬‫جار‬
‫شوند‬ ‫می‬ ‫تلقی‬‫اکد‬‫ر‬.
‫گردد‬ ‫می‬ ‫تلقی‬‫یاد‬‫ز‬ ‫هزینه‬ ‫موجب‬ ‫سوابق‬ ‫گونه‬ ‫این‬ ‫ی‬‫نگهدار‬.‫ر‬‫امو‬ ‫مدیریت‬ ‫لذا‬‫اسناد‬
‫بز‬‫مانهای‬‫ز‬‫سا‬ ‫بویژه‬‫ی‬‫ادار‬‫مسوالن‬ ‫توجه‬ ‫د‬‫ر‬‫مو‬ ‫پیش‬‫از‬ ‫پیش‬‫ه‬‫ز‬‫و‬‫امر‬ ،‫ی‬‫جار‬‫غیر‬‫می‬ ‫گ‬‫ر‬
‫باشد‬

12. ‫راکد‬ ‫بایگانی‬ ‫تنظیم‬ ‫روش‬
1.‫شوند‬ ‫می‬ ‫ی‬‫نگهدار‬ ‫ها‬‫قفسه‬‫در‬ ‫ی‬‫جار‬ ‫کد‬ ‫و‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫همان‬ ‫با‬
2.‫ی‬‫نگهدار‬ ‫ها‬ ‫قفسه‬‫در‬ ‫اکد‬‫ر‬ ‫بایگانی‬‫اهنمای‬‫ر‬ ‫دفتر‬ ‫تنطیم‬‫با‬ ‫جدید‬ ‫کد‬ ‫و‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬‫شوند‬ ‫می‬

13. ‫آرشیوی‬ ‫اسناد‬ ‫توصیف‬ ‫و‬ ‫تنظیم‬ ‫نامه‬ ‫شیوه‬
1.‫كل‬‫یه‬‫اسناد‬‫شيو‬‫ر‬‫آ‬‫ی‬‫اعم‬‫از‬‫دولت‬‫ی‬،‫اهداي‬‫ی‬‫و‬‫خريدار‬‫ی‬‫شده‬‫از‬‫اشخاص‬‫حقيق‬‫ی‬‫و‬
‫حقوق‬‫ی‬‫و‬‫غیر‬،‫آنها‬‫توسط‬‫شناسان‬‫ر‬‫كا‬،‫متخصص‬‫تنظيم‬‫و‬‫توصيف‬‫م‬‫ی‬‫گردد‬.
2.‫توصيف‬‫اسناد‬‫شيو‬‫ر‬‫آ‬‫ی‬،‫در‬‫چوب‬‫ر‬‫چا‬‫كار‬‫برگه‬‫ها‬‫ی‬‫توصيف‬‫اسناد‬‫انجام‬‫م‬‫ی‬
‫گیرد‬.
3.‫فهرستنويس‬‫ی‬‫اسناد‬‫شيو‬‫ر‬‫آ‬‫ی‬‫مشتمل‬‫بر‬‫دو‬‫قسمت‬‫توصيف‬‫ی‬‫و‬‫موضوع‬‫ی‬‫مي‬‫باشد‬.
4.‫در‬‫امر‬‫توصيف‬‫و‬‫تنظيم‬،‫اسناد‬‫اعات‬‫ر‬‫م‬‫ل‬‫اصو‬‫تنظيم‬‫و‬‫توصيف‬‫شيو‬‫ر‬‫آ‬‫ی‬،‫به‬
‫ويژه‬‫دو‬‫اصل‬‫اساس‬‫ی‬‫حفظ‬‫اصالت‬(‫منشاء‬)‫اسناد‬‫و‬‫نیز‬‫حفظ‬‫نظم‬‫و‬‫ترت‬‫يب‬
‫اولي‬‫ه‬‫آنها‬‫ي‬‫ر‬‫و‬‫ضر‬‫است‬.‫بر‬‫اساس‬‫اين‬،‫ل‬‫اصو‬‫تماميت‬‫و‬‫نظم‬‫و‬‫ترتيب‬‫او‬‫لي‬‫ه‬‫هر‬
‫نده‬‫و‬‫پر‬‫م‬‫ی‬‫بايد‬‫حفظ‬‫شود‬‫و‬‫از‬‫هرگونه‬‫تغيیر‬‫و‬‫دخل‬‫و‬‫تصرف‬‫در‬‫آن‬‫اكي‬‫دا‬
‫ي‬‫خوددار‬‫گردد‬‫و‬‫هر‬‫مجموع‬‫ه‬‫اسناد‬‫ی‬‫ه‬‫ر‬‫هموا‬‫به‬‫نام‬‫منشاء‬‫ايجاد‬‫و‬‫يا‬‫ياف‬‫ر‬‫د‬‫ت‬
،‫آن‬‫ثبت‬‫و‬‫ضبط‬‫شود‬.

14. 5.‫در‬‫تنظيم‬،‫اسناد‬‫به‬‫هر‬‫واحد‬‫نده‬‫و‬‫پر‬‫يا‬،‫سند‬‫كد‬‫ويژه‬‫ا‬‫ی‬‫تخصيص‬‫م‬‫ی‬‫يا‬‫بد‬.
6.‫ش‬‫ر‬‫نگا‬‫عنوان‬‫سند‬‫در‬‫برگ‬‫ر‬‫كا‬‫ه‬‫توصيف‬،‫اسناد‬‫در‬‫قالب‬‫چكيد‬‫ه‬‫اف‬‫ر‬‫تلگ‬‫ی‬‫ان‬‫جام‬‫م‬‫ی‬
‫گیرد‬.
7.‫در‬‫ش‬‫ر‬‫نگا‬‫عنوان‬‫سند‬(‫اسناد‬‫متن‬‫ی‬‫گذشته‬)،‫در‬‫عین‬‫توجه‬‫به‬‫ساي‬‫ر‬‫ی‬‫عب‬،‫ت‬‫ر‬‫ا‬‫از‬
‫معادل‬‫ساز‬‫ی‬‫اصطالحات‬‫و‬‫نیز‬‫ذكر‬‫اسام‬‫ی‬‫جديد‬،‫خوددار‬‫ی‬‫گردد‬.
8.‫نمايه‬‫ساز‬‫ی‬‫اسناد‬‫شيو‬‫ر‬‫آ‬‫ی‬‫و‬‫مستندساز‬‫ی‬‫اسام‬‫ی‬‫جال‬‫ر‬‫مطرح‬‫در‬،‫اسناد‬‫بر‬
‫اساس‬‫ل‬‫اصو‬‫و‬‫ضوابط‬‫مشخص‬‫ی‬‫انجام‬‫م‬‫ی‬‫گیرد‬.
9.‫در‬‫اسناد‬‫متن‬‫ی‬‫كه‬‫اي‬‫ر‬‫دا‬‫ضمائم‬(‫اعم‬‫از‬‫ضمائم‬‫متن‬‫ی‬‫و‬‫يا‬‫غیر‬‫متن‬‫ی‬)‫م‬‫ی‬‫با‬،‫شد‬
‫ذكر‬‫نوع‬،‫ضميمه‬‫در‬‫برگه‬‫ر‬‫كا‬،‫توصيف‬‫ام‬‫ز‬‫ال‬‫ی‬‫است‬.
10.‫با‬‫توجه‬‫به‬‫حجم‬‫انبوه‬‫اسنا‬،‫د‬‫می‬‫توان‬‫آن‬‫دسته‬‫از‬‫اسناد‬‫متن‬‫ی‬‫دولت‬‫ی‬‫ا‬‫ر‬‫كه‬‫به‬
‫لحاظ‬‫موضوع‬‫ی‬‫از‬‫اهميت‬‫ی‬‫کمتر‬‫ر‬‫دا‬‫ر‬‫برخو‬‫ن‬‫د‬‫ا‬‫ر‬‫به‬‫جای‬‫توصیف‬‫بر‬‫اساس‬
‫واحد‬"‫نده‬‫و‬‫پر‬"،‫بر‬‫مبنای‬"‫دیف‬‫ر‬"‫اسناد‬‫توصیف‬‫نمود‬.

15. 11.‫گذشته‬‫از‬‫توصيف‬‫نده‬‫و‬‫پر‬‫اي‬‫و‬‫توصيف‬‫بر‬‫پاية‬‫ديف‬‫ر‬،‫اسناد‬‫م‬‫ز‬‫ال‬‫است‬"‫توص‬‫یف‬
‫مجموعه‬‫ای‬"‫نیز‬‫اي‬‫ر‬‫ب‬‫مجموع‬‫ه‬‫اسناد‬‫هر‬‫منشاء‬‫انجام‬‫گیرد‬.
12.‫تعيین‬‫محدوديتهاي‬‫ي‬ ‫دسترس‬‫به‬‫اسناد‬(‫بويژه‬‫اسناد‬‫خاص‬)‫برعهده‬‫كميت‬‫ه‬‫وي‬‫ژه‬‫اي‬‫است‬
‫كه‬‫اعضاي‬،‫آن‬‫توسط‬‫ياست‬‫ر‬‫مان‬‫ز‬‫سا‬‫انتخاب‬‫می‬‫گردند‬.
13.‫با‬‫توجه‬‫به‬‫ند‬‫و‬‫ر‬‫و‬‫ر‬‫به‬‫شد‬‫ر‬‫جايگزيني‬‫اسناد‬‫الكترونيكي‬‫به‬‫جاي‬‫اسناد‬‫كاغذي‬‫در‬‫مبادل‬‫ه‬
،‫اطالعات‬‫تمهيدات‬‫م‬‫ز‬‫ال‬‫اي‬‫ر‬‫ب‬‫ي‬‫جلوگیر‬‫از‬‫مخدوش‬‫شدن‬‫اصل‬‫ي‬‫شيو‬‫ر‬‫آ‬‫حفظ‬‫اصال‬‫ت‬
(‫منشاء‬)،‫اسناد‬‫در‬‫تنظيم‬‫آنها‬‫كامال‬‫ي‬‫ر‬‫و‬‫ضر‬‫است‬.
14.‫نظر‬‫به‬‫اينكه‬‫اسناد‬‫الكترونيكي‬‫مي‬‫توانند‬‫د‬‫ر‬‫مو‬‫استفاد‬‫ه‬‫مجدد‬‫و‬‫حذف‬‫و‬‫اصال‬‫ح‬‫محتوا‬
‫ار‬‫ر‬‫ق‬‫گیرند‬‫و‬‫اركان‬‫سند‬‫نظیر‬‫مهر‬‫و‬‫امضاء‬‫در‬‫اين‬‫گونه‬،‫اسناد‬‫قابليت‬‫تغيیر‬‫و‬‫مخدوش‬
‫شدن‬‫ا‬‫ر‬‫ا‬‫ر‬‫دا‬‫مي‬،‫باشد‬‫اتخاذ‬‫تدابیر‬‫اطمينان‬‫بخش‬‫جهت‬‫تضمین‬‫صحت‬‫و‬‫اعتبار‬‫آنها‬
‫امي‬‫ز‬‫ال‬‫است‬.

16. 15.‫از‬‫آنجا‬‫كه‬‫اسناد‬‫الكترونيكي‬‫با‬‫استفاده‬‫از‬‫ایانه‬‫ر‬،‫نمايه‬‫ي‬‫ساز‬‫و‬‫چكيده‬‫نويس‬‫ي‬‫می‬‫گردد‬،
‫م‬‫ز‬‫ال‬‫است‬‫به‬‫گونه‬‫ای‬‫عمل‬‫شود‬‫كه‬‫در‬‫فشرده‬‫ي‬‫ساز‬‫متن‬‫اسناد‬‫به‬‫كمك‬،‫ايانه‬‫ر‬
‫يت‬‫ر‬‫محو‬‫محتوا‬‫و‬‫موضوع‬،‫اسناد‬‫به‬‫خوبي‬‫شن‬‫و‬‫ر‬‫و‬‫در‬‫نمايه‬‫ي‬‫ساز‬‫آنها‬‫نیز‬‫دقت‬‫ك‬‫افي‬
‫ر‬‫منظو‬‫گردد‬‫تا‬‫جامعيت‬‫و‬‫مانعيت‬‫در‬‫اين‬‫نوع‬‫نمايه‬،‫ي‬‫ساز‬‫هر‬‫چه‬‫بيشتر‬‫نمود‬‫ع‬‫يني‬
‫يابد‬.
16.‫با‬‫توجه‬‫به‬‫ويژگي‬‫هاي‬‫اسناد‬،‫الكترونيكي‬‫توصيف‬‫مجموعه‬‫اي‬‫الکترونیکی‬‫اي‬‫ر‬‫ب‬‫اينگونه‬
‫از‬،‫اسناد‬‫كامال‬‫ي‬‫ر‬‫و‬‫ضر‬‫است‬.
17.‫تصميمات‬‫نهايي‬‫ه‬‫و‬‫كارگر‬‫اسناد‬،‫الكترونيكي‬‫وابسته‬‫به‬‫اي‬‫ر‬‫شو‬‫جهاني‬‫شي‬‫ر‬‫آ‬‫و‬(ICA)‫د‬‫ر‬
‫خصوص‬‫توصيف‬‫و‬‫تنظيم‬‫اين‬‫گونه‬،‫اسناد‬‫اكيدا‬‫د‬‫ر‬‫مو‬‫توجه‬‫ار‬‫ر‬‫ق‬‫گیرد‬.
18.‫بيني‬‫ز‬‫با‬‫اسناد‬‫ي‬‫شيو‬‫ر‬‫آ‬‫توسط‬‫شناس‬‫ر‬‫كا‬‫ل‬‫مسئو‬‫ه‬‫و‬‫گر‬‫تنظيم‬‫و‬‫توصيف‬‫اسن‬‫اد‬‫امي‬‫ز‬‫ال‬
‫است‬‫و‬‫متعاقب‬،‫آن‬‫اسناد‬‫توصيف‬،‫شده‬‫در‬‫داخل‬‫تن‬‫ر‬‫كا‬‫هاي‬‫ويژه‬(‫حسب‬‫نوع‬‫سا‬‫ر‬‫نه‬)
‫به‬‫مركز‬‫ي‬‫شيو‬‫ر‬‫آ‬،‫مربوط‬‫جهت‬‫انجام‬‫اقدامات‬،‫بعدي‬‫تحويل‬‫خواهد‬‫گرديد‬.

17. ‫آرشیو‬ ‫جهانی‬ ‫شورای‬ ‫آرشیوی‬ ‫توصیف‬ ‫قواعد‬
‫عده‬‫ای‬‫از‬‫شیویست‬‫ر‬‫آ‬‫ها‬‫احساس‬‫کردند‬‫که‬‫ن‬‫بدو‬‫یک‬‫د‬‫ر‬‫استاندا‬‫جداگانه‬‫ا‬‫ر‬‫ب‬‫ی‬
‫اطالعات‬‫معتبر‬،‫ی‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬‫حرفه‬‫به‬‫خطر‬‫می‬‫افتد‬‫ا‬‫ر‬‫ی‬‫ز‬‫ن‬‫بدو‬‫د‬‫ر‬‫استاندا‬‫ر‬‫بطو‬‫معم‬‫ل‬‫و‬
‫و‬‫در‬،‫عمل‬‫اختالط‬‫بین‬‫اطالعات‬‫صحیح‬‫و‬‫توصیف‬‫اسناد‬‫تقویت‬‫می‬‫شود‬.‫به‬‫همین‬
‫دلیل‬‫کمیته‬‫تدوین‬‫د‬‫ر‬‫استاندا‬‫توصیفی‬‫ایکا‬‫اقدام‬‫به‬‫تدوین‬‫د‬‫ر‬‫استاندا‬‫های‬‫جداگانه‬
‫ای‬‫نمود‬.
‫در‬‫هر‬‫حال‬‫کمیته‬‫توصیف‬‫ای‬‫ر‬‫شو‬‫جهانی‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬(‫ایکا‬)ICA‫اقدام‬‫به‬‫ایجاد‬‫چهار‬
‫د‬‫ر‬‫استاندا‬‫کرد‬‫که‬‫تند‬‫ر‬‫عبا‬‫از‬:‫ایساد‬،‫ایسار‬،‫ایساف‬،‫آی‬‫اس‬‫دیاه‬.
 - ISAD (G) - General International
Standard Archival Description, 2nd ed., Madrid: International
Council on Archives, 2000.
 - ISAAR(CPF) – International Standard Authority Records for
Corporate bodies, Persons, Families
 - ISAF- International Standard For Activities/Functions of
Corporate bodies-
 - ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with
Archival Holdings

18. ‫آرشیو‬ ‫توصیفی‬ ‫استانداردهای‬
‫توص‬ ‫ای‬‫ر‬‫ب‬‫ان‬‫ر‬‫شیومدا‬‫ر‬‫آ‬ ‫که‬‫است‬ ‫هایی‬‫ر‬‫ا‬‫ز‬‫اب‬‫مهمترین‬ ‫از‬ ‫توصیفی‬‫های‬ ‫د‬‫ر‬‫استاندا‬‫منابع‬ ‫یف‬
‫گیرند‬‫می‬ ‫بهره‬‫آنها‬‫از‬‫ی‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬.‫برق‬ ‫بر‬ ‫تاکید‬ ‫با‬‫ی‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬ ‫توصیف‬‫دهای‬‫ر‬‫استاندا‬‫بین‬ ‫پیوند‬‫ی‬‫ار‬‫ر‬
‫هدف‬ ‫با‬ ‫و‬ ‫توصیف‬ ‫و‬ ‫تنظیم‬“‫تسهی‬ ،‫شن‬‫و‬‫ر‬ ‫و‬ ‫منطقی‬ ‫توصیف‬ ‫تولید‬‫از‬ ‫اطمینان‬‫و‬ ‫یابی‬‫ز‬‫با‬ ‫ل‬
‫های‬ ‫توصیف‬‫ی‬‫ساز‬ ‫چه‬‫ر‬‫یکپا‬ ‫و‬‫معتبر‬‫اطالعات‬‫اک‬‫ر‬‫اشت‬ ‫به‬ ‫کمک‬ ،‫اطالعات‬ ‫تبادل‬‫مختلف‬
‫واحد‬ ‫اطالعاتی‬ ‫نظام‬‫در‬”‫است‬ ‫شده‬ ‫ایجاد‬.
‫اطالعات‬ ‫یابی‬‫ز‬‫با‬ ‫های‬‫ر‬‫ا‬‫ز‬‫اب‬ ‫محتوای‬ ‫ی‬‫گذار‬ ‫شناسه‬ ،‫د‬‫ر‬‫استاندا‬‫این‬‫اصلی‬ ‫هدف‬)‫فه‬،‫ها‬‫رست‬
‫اهنماها‬‫ر‬ ‫و‬ ‫ها‬‫نمایه‬(‫م‬ ‫در‬ ‫خطی‬ ‫های‬‫نسخه‬‫ن‬‫مخاز‬ ‫و‬ ‫ی‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬‫اشیای‬ ‫به‬‫ی‬ ‫دسترس‬ ‫ای‬‫ر‬‫ب‬‫حیط‬
‫است‬ ‫ای‬‫شبکه‬.‫معنای‬‫ساختار‬ ‫و‬‫محتوا‬ ‫جامع‬ ‫و‬‫دقیق‬ ‫توصیف‬‫امکان‬‫د‬‫ر‬‫استاندا‬ ‫این‬‫ی‬
‫د‬‫ز‬‫سا‬‫می‬ ‫میسر‬‫ا‬‫ر‬ ‫ی‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬‫اشیای‬ ‫های‬‫مجموعه‬.‫اطال‬‫ی‬‫ساز‬ ‫د‬‫ر‬‫استاندا‬ ‫موجب‬ ،‫همچنین‬‫عات‬
‫شود‬‫می‬‫اطالعات‬ ‫یابی‬‫ز‬‫با‬‫های‬‫ر‬‫ا‬‫ز‬‫اب‬‫در‬ ‫شده‬‫ذخیره‬ ‫ی‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬ ‫های‬‫مجموعه‬.‫د‬ ‫ت‬‫ر‬‫عبا‬‫به‬،‫یگر‬
‫ن‬‫بستر‬‫از‬‫استفاده‬ ‫دلیل‬ ‫به‬،‫د‬‫ر‬‫استاندا‬ ‫این‬‫اساس‬‫ر‬‫ب‬‫شده‬ ‫تولید‬ ‫های‬‫پیشینه‬‫ساختار‬ ‫و‬ ‫ی‬‫حو‬
‫بخشند‬‫می‬ ‫بهبود‬‫ا‬‫ر‬ ‫ی‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬‫های‬‫م‬ ‫نظا‬‫میان‬ ‫اطالعات‬ ‫تبادل‬،‫مناسب‬.‫استاندا‬ ‫این‬،‫د‬‫ر‬
‫بودن‬‫ا‬‫ر‬‫دا‬ ‫با‬ ‫و‬ ‫د‬‫و‬‫ر‬‫می‬‫شمار‬ ‫به‬‫ی‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬ ‫بافت‬‫در‬ ‫توصیفی‬‫اداده‬‫ر‬‫ف‬ ‫بردترین‬‫ر‬‫پرکا‬‫های‬ ‫ویژگی‬
‫د‬‫ر‬‫دا‬‫ا‬‫ر‬ ‫فرهنگی‬ ‫بافت‬‫دهای‬‫ر‬‫استاندا‬ ‫دیگر‬ ‫با‬ ‫ی‬‫پذیر‬ ‫میانکنش‬ ‫قابلیت‬،‫مناسب‬

20. ‫ایساد‬ ‫توصیف‬ ‫گانه‬‫هفت‬‫نواحی‬ ‫د‬‫ر‬‫مو‬‫در‬‫ی‬‫مختصر‬ ‫توضیح‬ISAD
.1‫شناسایی‬ ‫شرح‬ ‫ناحیه‬:Identity Statement Area))
.2‫سابقه‬ ‫ناحیه‬:Context Area))
.3‫ساختار‬‫و‬‫محتوا‬ ‫ناحیه‬:Content and Structure Area))
.4‫استفاده‬‫و‬‫ی‬ ‫دسترس‬‫شرایط‬ ‫ناحیه‬:Condition of Access and Use
Area))
.5‫متحد‬‫و‬ ‫پیوسته‬‫اسناد‬ ‫ناحیه‬(:Allied Materials Area)
.6‫تذکرات‬ ‫ناحیه‬(:Notes Area)
.7‫توصیف‬ ‫ل‬‫کنتر‬ ‫ناحیه‬:(Description Control Area)

23. ‫شنیداری‬ ‫دیداری‬ ‫منابع‬ ‫بندی‬ ‫رده‬
‫سو‬‫و‬‫ر‬‫بندی‬ ‫ده‬‫ر‬‫طرح‬
‫ب‬ ‫یابی‬‫ز‬‫با‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫ولی‬ ‫شوند‬ ‫نمی‬‫موضوعی‬ ‫بندی‬‫ده‬‫ر‬ ،‫منابع‬ ‫گرچه‬ ‫آن‬‫اساس‬ ‫بر‬‫که‬‫ماده‬ ‫ای‬‫ر‬
‫د‬ ‫آسانی‬ ‫به‬‫ا‬‫ر‬‫ماده‬‫فیزیکی‬ ‫های‬ ‫ویژگی‬‫آن‬‫کمک‬ ‫با‬ ‫توان‬‫می‬ ‫که‬ ‫شود‬ ‫می‬ ‫ساخته‬‫یافت‬‫ر‬
‫ش‬ ‫تشکیل‬‫بخش‬‫سه‬‫از‬ ‫و‬‫است‬‫شده‬ ‫ی‬‫یز‬‫ر‬ ‫پایه‬‫ی‬‫شنیدار‬ ‫ی‬‫دیدار‬ ‫مواد‬ ‫ای‬‫ر‬‫ب‬ ‫طرح‬ ‫این‬‫ده‬
‫است‬
.1‫نظر‬‫د‬‫ر‬‫مو‬‫ماده‬ ‫کد‬
.2‫توالی‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫یا‬ ‫ثبت‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬
.3‫ماده‬ ‫بودن‬ ‫نگی‬‫ر‬‫غیر‬ ‫و‬ ‫نگی‬‫ر‬ ‫و‬‫ساخت‬‫سال‬
‫مثال‬
FC2 2394 61C
‫فیلم‬16‫اپتیک‬ ‫میلیمتری‬
‫ثبت‬ ‫شماره‬
‫سال‬ ‫در‬ ‫فیلم‬61‫است‬ ‫رنگی‬ ‫و‬ ‫شده‬ ‫ساخته‬

24. ‫ر‬‫انسر‬ ‫بندی‬‫ده‬
‫حرفی‬ ‫بندی‬‫ده‬‫ر‬ ‫نظام‬ ‫یا‬–‫ه‬ ‫نظام‬ ‫با‬‫ی‬‫شنیدار‬ ‫ی‬‫دیدار‬ ‫مواد‬ ‫بندی‬‫ده‬‫ر‬ ‫ای‬‫ر‬‫ب‬‫عددی‬‫ای‬
‫صفح‬ ‫های‬ ‫مجموعه‬ ‫ای‬‫ر‬‫ب‬‫آن‬ ‫برد‬‫ر‬‫کا‬‫بیشترین‬ ‫و‬ ‫شود‬ ‫می‬‫استفاده‬‫باز‬‫قفسه‬‫ه‬
‫است‬ ‫ی‬‫شنیدار‬ ‫های‬ ‫دی‬ ‫ی‬ ‫س‬ ‫و‬‫صدا‬ ‫کاست‬ ‫های‬‫ر‬‫نوا‬،‫ن‬‫امافو‬‫ر‬‫گ‬
‫ار‬‫ر‬‫ق‬‫سطر‬ ‫چهار‬ ‫در‬ ‫که‬ ‫است‬‫اعدادی‬ ‫فو‬‫و‬‫حر‬‫از‬‫متشکل‬ ‫نظام‬ ‫این‬‫در‬ ‫یابی‬‫ز‬‫با‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬‫می‬
‫گیرند‬
‫ل‬‫او‬ ‫سطر‬:‫موسیقی‬ ‫نوع‬
‫دوم‬ ‫سطر‬:‫اثر‬ ‫آفرینش‬ ‫اصلی‬ ‫عوامل‬ ‫از‬ ‫یکی‬
‫سوم‬ ‫سطر‬:‫اثر‬ ‫عنوان‬
‫م‬‫ر‬‫چها‬ ‫سطر‬:‫اثر‬ ‫سریال‬ ‫ه‬‫ر‬‫شما‬‫یا‬ ‫دیگر‬ ‫عامل‬
B
MOZA
MF
A20

25. ‫رمز‬ ‫یا‬ ‫کد‬
‫عالمت‬ ‫یک‬ ‫به‬‫موضوع‬ ‫یک‬ ‫یا‬ ‫و‬‫اسم‬ ‫تبدیل‬‫از‬‫است‬‫ت‬‫ر‬‫عبا‬ ‫؛‬‫مز‬‫ر‬ ‫عالمت‬ ‫یا‬ ‫نشانه‬‫یا‬ ‫کد‬
‫دادي‬‫ر‬‫ا‬‫ر‬‫ق‬
‫باشد‬‫شده‬ ‫انتخاب‬ ‫حرف‬‫یا‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫ت‬‫ر‬‫صو‬ ‫به‬ ‫تواند‬‫می‬‫عالمت‬ ‫این‬
‫شود‬ ‫می‬ ‫محسوب‬ ‫نیز‬ ‫بندي‬ ‫طبقه‬‫ي‬‫اختصار‬‫عالمت‬ ‫ي‬‫له‬‫ز‬‫من‬ ‫به‬ ‫کد‬

26. ‫آرشیوی‬ ‫اسناد‬ ‫کدگذاری‬
‫تنه‬ ‫نه‬ ‫چاپی‬ ‫و‬ ‫ی‬‫نوشتار‬‫اسناد‬ ‫خصوص‬ ‫به‬‫ی‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬‫اسناد‬ ‫ی‬‫کدگذار‬ ‫مسئله‬‫ان‬‫ر‬‫ای‬‫در‬ ‫ا‬
‫است‬‫گرفته‬‫ار‬‫ر‬‫ق‬ ‫توجه‬ ‫د‬‫ر‬‫مو‬‫کمتر‬ ‫نیز‬‫امللی‬‫بین‬‫سطح‬ ‫در‬ ‫که‬.
‫ش‬ ‫و‬ ‫ی‬‫کدگذار‬ ‫و‬ ‫کد‬ ‫مختلف‬ ‫انواع‬ ‫یف‬‫ر‬‫تعا‬ ‫و‬‫ی‬ ‫اساس‬ ‫مبانی‬ ‫شامل‬‫منابعی‬ ‫نبود‬‫های‬ ‫یوه‬
‫پا‬‫در‬ ‫و‬ ‫ی‬‫کدگذار‬ ‫ای‬‫ر‬‫ب‬ ‫ن‬‫مدو‬ ‫های‬ ‫العمل‬‫ر‬‫دستو‬ ‫و‬ ‫ها‬ ‫نامه‬‫شیوه‬ ‫نیز‬ ‫و‬‫آن‬ ‫مختلف‬‫ای‬‫ه‬‫ر‬
‫تای‬‫ا‬‫ر‬ ‫توجهی‬‫کم‬ ‫این‬ ‫ی‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬ ‫منابع‬ ‫ماندهی‬‫ز‬‫سا‬ ‫خصوص‬‫در‬‫اجعی‬‫ر‬‫م‬ ‫نبود‬‫د‬‫ر‬‫موا‬‫می‬ ‫ید‬
‫کند‬

27. ‫سازمانی‬ ‫واحد‬ ‫های‬ ‫نامه‬ ‫گذاری‬ ‫کد‬ ‫نحوه‬
.1‫حرفی‬ ‫کد‬
‫استفاد‬ ‫نظر‬ ‫مورد‬ ‫واحدهای‬ ‫کردن‬ ‫مشخص‬ ‫برای‬ ‫الفبا‬ ‫حروف‬ ‫از‬ ‫روش‬ ‫این‬ ‫در‬‫ه‬
‫نیست‬ ‫توجه‬ ‫مورد‬ ‫چندان‬ ‫امروزه‬ ‫و‬ ‫شود‬ ‫می‬.‫مثال‬:‫کارگزینی‬=‫ک‬
.1‫عددی‬ ‫کد‬
‫ای‬ ‫اداره‬ ‫یا‬ ‫موسسه‬ ‫هر‬ ‫سازمانی‬ ‫نمودار‬ ‫به‬ ‫توجه‬ ‫با‬ ‫که‬ ‫است‬ ‫ای‬ ‫شماره‬ ‫عددی‬ ‫کد‬
‫ا‬ ‫کدام‬ ‫هر‬ ‫برای‬ ،‫مختلف‬ ‫دوایر‬ ‫اصطالح‬ ‫به‬ ‫و‬ ‫ها‬ ‫بخش‬ ‫تعداد‬ ‫به‬ ‫توجه‬ ‫با‬‫ز‬
‫یابد‬ ‫می‬ ‫اختصاص‬ ‫رقم‬ ‫دو‬ ‫یا‬ ‫یک‬ ‫بخشها‬ ‫این‬.‫و‬ ‫شهرداری‬ ‫یک‬ ‫در‬ ‫مثال‬
‫کد‬ ‫دبیرخانه‬ ‫فرمانداری‬20‫کد‬ ‫فنی‬ ‫دفتر‬ ‫و‬18‫گیرد‬ ‫می‬.‫با‬ ‫ای‬ ‫نامه‬ ‫چنانچه‬
‫شماره‬25474‫از‬ ‫پس‬ ‫باشد‬ ‫فنی‬ ‫دفتر‬ ‫به‬ ‫مربوط‬ ‫و‬ ‫برسد‬ ‫دبیرخانه‬ ‫به‬‫ممیز‬
‫شماره‬18‫شود‬ ‫می‬ ‫اضافه‬ ‫آن‬ ‫به‬

28. ‫ملی‬ ‫آرشیو‬ ‫در‬ ‫بندی‬ ‫طبقه‬ ‫شیوه‬
‫ج‬ ‫سه‬ ‫از‬ ‫یابی‬‫ز‬‫با‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫ی‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬‫خدمات‬ ‫مدیریت‬ ‫در‬‫اطالعات‬‫شدن‬‫مکانیزه‬ ‫از‬ ‫قبل‬‫زء‬
‫شد‬ ‫می‬ ‫تشکیل‬:‫سند‬ ‫منشاء‬-‫تنظیم‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬-‫نده‬‫و‬‫پر‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫و‬(‫ی‬‫ز‬‫و‬ ‫نخست‬ ‫اسناد‬،‫ی‬‫ر‬
‫تنظیم‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬108008‫نده‬‫و‬‫پر‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ،3082)
‫سال‬‫از‬ ‫بعد‬‫شدن‬‫مکانیزه‬ ‫از‬ ‫بعد‬‫ملی‬ ‫شیو‬‫ر‬‫آ‬ ‫در‬‫استفاده‬ ‫د‬‫ر‬‫مو‬ ‫های‬ ‫کد‬1370:
.1‫سند‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬
.2‫سند‬‫شناسه‬
.3‫فیش‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬
.4‫شیو‬‫ر‬‫آ‬‫در‬ ‫محل‬
.5‫ی‬‫نگهدار‬‫محل‬‫شناسه‬(‫ی‬‫شیو‬‫ر‬‫آ‬‫پیش‬ ‫در‬)
.6‫توصیف‬‫سطح‬‫شناسه‬
.7‫املللی‬ ‫بین‬‫دستیابی‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬
.8‫سند‬ ‫ای‬ ‫ایانه‬‫ر‬‫شناسه‬
.9‫انتقال‬‫شناسه‬

29. ‫ملی‬ ‫آرشیو‬ ‫در‬ ‫بازیابی‬ ‫شماره‬ ‫بهبود‬ ‫برای‬ ‫پیشنهاداتی‬
.1‫شیو‬‫ر‬‫آ‬‫در‬ ‫محل‬ ،‫فیش‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫یا‬ ‫سند‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫های‬‫شناسه‬ ‫نخست‬‫قم‬‫ر‬ ‫سه‬‫ادغام‬‫و‬
‫نده‬‫و‬‫پر‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬
.2‫های‬‫شناسه‬ ‫از‬ ‫یکی‬ ‫حذف‬:،‫سند‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ،‫شیو‬‫ر‬‫آ‬‫در‬ ‫محل‬‫شناسه‬ ،‫فیش‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬
‫انتقال‬‫شناسه‬ ،‫نده‬‫و‬‫پر‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬
.3‫های‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫از‬ ‫یکی‬‫از‬‫استفاده‬:‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ،‫شیو‬‫ر‬‫آ‬‫در‬ ‫محل‬‫شناسه‬ ،‫فیش‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬،‫سند‬
‫دیگر‬ ‫های‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫جایگزین‬‫عنوان‬ ‫به‬ ‫انتقال‬‫شناسه‬ ،‫نده‬‫و‬‫پر‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬
.4‫شده‬ ‫تهیه‬ ‫جدید‬‫ار‬‫ز‬‫اف‬ ‫نرم‬‫از‬‫استفاده‬ ‫و‬ ‫سند‬ ‫برگه‬‫ر‬‫کا‬‫تغییر‬ ‫به‬ ‫توجه‬ ‫با‬‫نمایه‬ ‫ای‬‫ر‬‫ب‬
‫با‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫عنوان‬ ‫به‬‫ا‬‫ر‬ ‫ای‬‫ه‬‫ر‬‫شما‬ ‫بتوان‬ ‫باید‬،‫اسناد‬ ‫ی‬ ‫فهرستنویس‬ ‫و‬‫ی‬‫ساز‬‫د‬‫ر‬‫مو‬ ‫یابی‬‫ز‬
‫و‬‫فیزیکی‬ ‫ی‬‫نگهدار‬‫محل‬ ‫معرف‬ ‫بتواند‬ ‫و‬ ‫باشد‬ ‫یگانه‬‫که‬ ‫داد‬‫ار‬‫ر‬‫ق‬‫استفاده‬‫نشانه‬ ‫یا‬
‫باشد‬ ‫دیجیتالی‬ ‫نده‬‫و‬‫پر‬.

30. ‫منابع‬
.1‫وحید‬ ،‫پور‬ ‫طهرانی‬ ‫و‬ ‫نورهللا‬ ،‫مرادی‬.1387.‫شنیداری‬ ‫دیداری‬ ‫داری‬ ‫آرشیو‬.‫تهران‬:‫کتابدار‬.
.2‫نگین‬ ،‫نیکومنظری‬ ‫؛‬ ‫سعید‬ ،‫آبادی‬ ‫شریف‬ ‫رضایی‬.1388«‫وجوه‬ ،‫موزه‬ ‫و‬ ‫کتابخانه‬ ،‫آرشیو‬
‫افتراق‬ ‫و‬ ‫اشتراک‬:‫کتاب‬ ‫دانشجویی‬ ،‫علمی‬ ‫انجمن‬ ‫سراسری‬ ‫همایش‬ ‫هشتمین‬ ‫مقاالت‬ ‫مجموعه‬‫و‬ ‫داری‬
‫اطالع‬‫الزهرا‬ ‫دانشگاه‬ ‫رسانی‬(‫س‬)»/‫شریف‬ ‫رضائی‬ ‫سعید‬ ‫کوشش‬ ‫به‬‫نیکوم‬ ‫نگین‬ ‫و‬ ‫آبادی‬‫نظری‬.
‫تهران‬:‫کتابدار‬.
.3‫رضا‬ ‫غالم‬ ،‫عزیزی‬ ‫سعید؛‬ ،‫آبادی‬ ‫شریف‬ ‫رضائی‬ ‫ملیحه؛‬ ،‫غفوری‬.1394.‫وضعیت‬ ‫ی‬ ‫مطالعه‬
‫ایران‬ ‫ملی‬ ‫کتابخانه‬ ‫و‬ ‫اسناد‬ ‫سازمان‬ ‫ملی‬ ‫اسناد‬ ‫معاونت‬ ‫در‬ ‫موجود‬ ‫اسناد‬ ‫کدگذاری‬(‫ملی‬ ‫آرشیو‬
‫ایران‬)‫کنونی‬ ‫وضعیت‬ ‫بهبود‬ ‫جهت‬ ‫در‬ ‫راهکارهایی‬ ‫ی‬ ‫ارائه‬ ‫و‬.‫اسناد‬ ‫گنجینه‬.‫شماره‬98(.‫از‬
120‫تا‬143. )
.4،‫بهناز‬ ،‫کلکی‬ ‫زرین‬”‫ایران‬ ‫های‬ ‫آرشیویست‬ ‫گروهی‬ ‫وبالگ‬“،(‫انتشار‬ ‫تاریخ‬1389/07/17)،
]‫دسترسی‬1397/01/20[،<http://ir-archivist.blogsky.com/1389/07/17/post-166/>.
.5،‫کاووس‬ ،‫سالجقه‬،‫بایگانی‬ ‫اصول‬ ‫اسناد‬ ‫مدیریت‬،‫کرمان‬ ،‫کاربردی‬ ‫علمی‬ ‫جامع‬ ‫دانشگاه‬1390.