Dokumen tersebut merangkum pertemuan Dewan Pos Eksekutif Asia Pasifik (APPU-EC) yang diselenggarakan di Bali, Indonesia pada Juni 2010. Indonesia menjadi tuan rumah pertemuan ini untuk membahas berbagai masalah jasa pos dan kerja sama antarnegara anggota. Dokumen ini juga menjelaskan pengaturan dan persiapan pelaksanaan pertemuan tersebut oleh sebuah perusahaan jasa profesional konvensi sebagai organizer resmi acara.

3. ASIA PACIFIC POSTAL UNION EXECUTIVE COUNCIL
APPU-EC 2010
Westin Hotel, Nusa Dua BALI
Indonesia
21-22-23-24-25 Juni 2010
Direktorat Kelembagaan Internasional Pos dan Telekomunikasi
Kementerian Komunikasi dan Informatika
Republik Indonesia
www.appu-bali.com

4. afganistan brunei darussalam korea
india malaysia china
mongolia japan nepal

5. tongapakistan
thailand
philipines
new zealand
vietnam
papua new guinea
srilanka
solomon

6. bhutan iran bangladesh
maldives indonesia
fiji
cambodia laos nauru

7. myanmar
vanuatu
singapura
australia

8. PENDAHULUAN
Asia Pacific Postal Union Executive Council Meeting
(APPU-EC) 2010 ;
merupakan Sidang Dewan Pos Eksekutif se-Asia Pasifik
yang pada tahun 2010, Indonesia berkesempatan
menjadi tuan rumah penyelenggaraan
pertemuan negara-negara anggota di bidang jasa pos ini ;
untuk bertukar pandangan, mendiskusikan berbagai masalah serta
dalam rangka kerjasama mewujudkan kepentingan bersama

9. TUJUAN
PT DEWADARU HEMASS
Perusahaan swasta Nasional dalam industri Jasa Profesional
Penyelenggaraan dalam M.I.C.E
selaku kandidat PCO (Professional Conventions Organizer)
APPU-EC 2010 ; bertujuan membantu Penyelenggaraan kegiatan
Panitia, Instansi Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik
Indonesia, untuk mewujudkan sukses bersama
dalam pelaksanaan agenda sidang Internasional ini
dengan menjamin keteraturan dan pengelolaan
segala kebutuhan yang terencana,
tepat waktu, efektif, melayani dengan segenap hati, profesional,
sigap,cekatan, senyum dan Insya Allah dengan hasil memuaskan.

10. CAKUPAN PEKERJAAN
Melakukan koordinasi intensif dengan pihak panitia APPU 2010;
menyangkut penyediaan fasilitas/sarana teknis dan
operasional pendukung berupa ;
1.Tempat dan Ruangan Rapat
2.Sajian Menu
3.Perangkat Teknis Rapat
4.Transportasi
5.Tim Organizer (PCO)

11. 1. TEMPAT DAN RUANGAN RAPAT
Hotel sebagai tempat pertemuan/rapat yang terdiri dari ;
•Ruang Utama Rapat (Meeting Packages)
•Ruang Breakout Room 1
•Ruang Breakout Room 2
•Foyer Hotel untuk Penempatan Desk Information
•Ruang Sekretariat
2. SAJIAN MENU (F&B)
•Menu Makanan selama acara berlangsung
•Rehat Kopi / Teh (Coffee/Tea Breaks) selama acara berlangsung

12. 3. PERANGKAT TEKNIS PENDUKUNG RAPAT
•ID Cards
•Backdrop, spanduk dan Rolling Banner
•Seminar Kits ; Tas Backpack , Ballpoint dan Block Note
•Komputer (Desk PC) , Printer, USB dan ATK
•Alat Perekam,LCD Projector,switcher, TV Plasma, Delegates
Microphone
•Dokumentasi Foto dan Video
4. TRANSPORTASI
•Bus 20 Seats
•Bus 40 Seats
•Mobil Minibus 7 seats ; Operasional Panitia

13. 5. TIM ORGANIZER (PCO)
Penyediaan tim kerja organiser selaku PCO ; operator pelaksana dan
pengawas/kontrol kelancaran teknis operasional selama rapat
berlangsung ; terdiri dari :
•Koodinator PCO ; selaku penanggung jawab utama pelaksana
•Sekretaris dan para staf Kesekretariatan
•Koordinator Venue (Hotel ; Sarana & Prasarana Rapat)
•Koordinator Material Cetak dan Seminar Kits
•Koordinator Pengadaan Logistik , Operator dan Teknisi
•Koordinator Jaringan Operasional IT ( Web dan Wifi) dan Operator
•Koordinator Transportasi dan staf pengendali lapangan

14. TAHAP
PELAKSANAAN KERJA TAHAP PERSIAPAN
TAHAP PELAKSANAAN
TAHAP PELAPORAN

15. TAHAP PERSIAPAN
1.Pembentukan dan pendelegasian Tim PCO (jakarta & bali) ; selaku tenaga pendukung
(organiser APPU-EC)
2.Menghubungi dan kontrak kerjasama dengan manajemen Hotel perihal ; Pemesanan
Ruang Rapat, Meeting Packages, Menu (F&B) dan Sarana/Fasilitas lain yang diperlukan
selama sidang
3.Konfirmasi tempat Makan Malam diluar hotel (Outside Dinner) jika pihak Panitia sudah
memutuskan pilihan tempat
4. Acc/approval grafis desain pada seluruh materi yang membutuhkan
pencetakan sebelum produksi dan eksekusi produksi
5. Menghubungi dan koordinasi perencanaan dengan pihak pengadaan (supplier) : agen
produksi material (cetak & produk), sewa material teknis sidang, pengadaan material
peserta sidang, akses dan jasa internet, tim dokumentasi serta perusahaan transportasi
6. Rapat koordinasi berkala dengan Panitia perihal seluruh persiapan terkait
7. Keberangkatan Tim PCO inti Jakarta menuju Bali

16. TAHAP PELAKSANAAN
1.Kedatangan tim PCO pada H-2/H-1 di tempat pelaksanaan dan konsolidasi
Tim PCO (Jakarta & Bali)
2.Rapat kerja teknis (technical meeting) dengan panitia dan manajemen
hotel
3.Checklist dan pelaksanaan masuk barang (LOADING) dan penerapan
fungsi teknis secara lengkap
4.Inspeksi sarana dan prasarana teknis ; memastikan seluruh unit tersedia
dengan LENGKAP, akurat sesuai spesifikasi, berada pada tempatnya dan
BERFUNGSI / beroperasi dengan baik
5.Implementasi pelaksanaan teknis sesuai perencanaan

17. TAHAP PELAPORAN
1.Tahap akhir berupa laporan kerja PCO dengan
pendataan/dokumen lengkap sesuai standar administrasi
pelaporan
2. Penyerahan materi dokumentasi berupa foto dan
video kegiatan APPU-EC 2010 dalam format yang telah
ditentukan

18. STRUKTUR ORGANISASI
PCO

20. PCO
PCO COORDINATOR (1)
1.Staf Koordinator SEKRETARIAT (1)
- Staf
Desk Information (1)
- Staf Registrasi (Badges Issued) (2)
- Staf
Administrator (2)
- Staf Operator Foto Copy (2)
2. Staf Koordinator MATERIAL RUANG SIDANG (1)
- Staf
Ruang Sidang / Floor Assistance (2)
- Staf Operator IT Web & Wifi (1 )
- Staf Operator Sound System (2)
- Staf Operator Multimedia (2)
- Staf Dokumentasi Foto & Video (3)
3.Staf Koordinator PESERTA SIDANG (1)
-
Delegates Assistance (2)
4.Staf Koordinator VENUE (1)
- Floor
Assistant (1)
5.Staf Koordinator TRANSPORTASI (1)
- Operational Assistant (2)

21. JOB DESCRIPTION
PCO

23. Hotel (Penginapan Delegasi )
Hotel (Penyelenggaraan Sidang)
Ruang Sidang Utama
Breakout Room (small)
Breakout Room (medium)
Outside Dinner Restaurant (by sponsor)
Farewell Outside Dinner Restaurant (by sponsor)
VENUE

24. Hotels
HOTEL (Penyelenggaraan Sidang)
The Westin , Nusa Dua BALI
HOTEL (Penginapan Delegasi)
Novotel, Nusa Dua BALI

25. Ruang Sidang Utama
Room Name :
Set Up :
Square Meter :
Profile :

26. Breakout Room (small)
Room Name : Bandung Room
Set Up : Broken U - Shape
Capacity : 25 pax
Square Meter : 132 sq. mtr
Profile :
Lay out :
Sound System Standard
Display Screen
Meeting Amenities :
Note
Pen/Pencil
Mineral Water,
Mint

27. Breakout Room (medium)
Room Name : Jasmine Room & Lotus
Room
Set Up : Broken U - Shape
Capacity : 50 pax
Square Meter : 176 sq.meters
Profile :
Layout :
Sound System Standard
Display Screen
Meeting Amenities :
Note
Pen/Pencil
Mineral Water,
Mint

28. Resto Name : GWK Jendela Bali Resto
Jarak tempuh dari Westin : 30 menit
Location : Diatas Perbukitan
View : Pantai Jimbaran
Setting Dinner : Outdoor ; Round Table Dinner
Set up Menu : Buffet (Prasmanan)
Menu Composition : International (20%) - Vegetarian (20%) - Local (60%)
MC :
Entertainment :
Transportation :
Outside Dinner Restaurant

29. Farewell Outside Dinner Restaurant
Resto Name : KAYUMANIS Restaurant
Jarak tempuh dari Hotel : 20 menit
Location : Pinggir Pantai Nusa Dua
View : Pantai Nusa Dua
Setting Dinner : Outdoor ; Round Table Dinner
Set up Menu : Buffet (Prasmanan)
Composition Menu : International (20%) - Vegetarian (20%) - Local (60%)
Style Menu : BBQ Dinner on the beach
MC :
Entertainment :
Transportation :

31. MATERIAL
KESEKRETARIATAN
1. Desk Top PC
2. Printer BW
3. Printer Colour
4. USB Flash Disk
5. Mesin Foto Copy
6. TV Plasma 42 “

32. DESKTOP PC
LCD monitor 17 inch
Intel Core 2 Duo
OS Windows XP
MS Office 2007
Adobe Acrobat
ACER

33. PRINTER B/W
HP Laserjet 1022N 19 ppm A4 Network Ready
Black and White Laser Printer

34. LASER JET
HP Laserjet 1017N 8 ppm A4 Network Ready
COLOUR Laser Printer
PRINTER COLOUR

35. Kingston 8 GB. Optical ZIP /
USB 2.0 Flash drive, 8 GB
USB FLASH DISK

36. CANON IR 5000 office monochrome
Automatic sorter
MESIN FOTO COPY

37. TV PLASMA
NEC 42 inch
NEC PlasmaSync 42MP4 ;
42 inch 16:9 HDTV

38. MATERIAL
RUANG SIDANG
• Ruang Sidang Utama
• Meeting Packages; Mini Garden/Flowering
• Breakout Room (Small )
• Breakout Room (Medium)
• Delegates Mic
• Voice Recorder
• Website
• WIFI Connections
• Projector
• LCD Switcher
• LCD Screen
• Laptop / Notebook
• Sound System
• Backdrop
• Rolling Banner
• Spanduk
• Dokumentasi

39. • Ruang Sidang Utama

40. • Meeting Packages; Mini
Garden/Flowering

41. • Breakout Room (Small )

42. • Breakout Room (Medium)

43. DELEGATES MICROPHONE
Auditel Table Microphone

44. SOUND RECORDER
Simbada MP3 Deo 2
Ouput Rekaman format mp3; 2 GB
VGA output & Operator

45. WEB DESIGN & HOSTING
Webhosting Mail hosting
Dedicated IP SSL certificate
Domain ; www.appu-bali.com Web design
Web programming Data base
Modul

46. WIFI
Koneksi Internet
Bandwidth capacity 2 mbps
Coverage Area : Ballroom, Breakout Rooms
dan Sekretariat Room
AKSES INTERNET DAN JARINGAN WIFI
Akses internet gratis nirkabel tersedia di ruang sidang/pertemuan
utama. Sekretariat akan memberikan informasi konfigurasi
jaringannya.
Dengan akses internet, Para tamu delegasi juga dapat menggunakan
Komputer Personal di Ruang Sekretariat, dimana internet dan
printer tersedia bagi yang ingin mencetak dokumen.
Hard copy akan tersedia di ‘pigeon hole’ setiap peserta delegasi

47. BEN Q
Projector 5000 ansi lumens
PROJECTOR

48. LCD AUTOMATIC
SWITCHER
LCD SWITTC ATEN
CL-5708M ATEN 8 Port Switch 1U KVM Console with 17" LCD Display, Keyboard &
Touchpad PS2 & USB Output ( Formally the CL1208ME-ATE ) CL5708 CL5708M

49. LCD SCREEN
Focus 3 x 4 m ; 2 x 3 m

50. 14" Acer Aspire 4540-5424 Notebook
Intel core 2 duo
OS,WINDOW XP.MS office,adobe acrobat
LAPTOP NOTEBOOK

51. SOUND SYSTEM
Beta 3 speakers
Standard Professional Audio
Integrated System
Microphone ; Shure SM58 , SM57 ; A56D
Mixer , Cabling & Operator

52. BACKDROP
Graphis Design approval by DGPT
Digital printing; 4x6 m ; Full Colour ; High Resolution
Pemasangan di Ruang Sidang

53. ROLLING
STAND BANNER
Full colour ; 60 x 160 cm
high resolution
Desain background
sesuai tema backdrop

54. SPANDUK
Graphis Design approve by DGPT
Digital printing
Full Colour
High Resolution
1x5 m
Pemasangan di 4 (empat) lokasi
Tulisan:
WELCOME DELEGATES APPU –EC 2010

55. • Dokumentasi

56. MATERIAL
PESERTA SIDANG
ID Cards /Badges
Pigeon Hole
Odner
Flagpole
SEMINAR KITS;
Tas Egronomic Backpack
Ballpoint
Blocknote
MEETING PACKAGES ;
Luncheon
Coffe Breaks
Mineral Water
Mint
Ballpoint/Pencil
Notes

57. ID CARDS
PVC
Neck strap warna orange
Tulisan sablon : APPU-EC 2010
Nomor registrasi = Nomor Pigeon Hole

58. PIGEON HOLE
Bahan Kayu
150 holes ; Penomoran ;
No Registrasi

59. ODNER
Cover full colour
desain backdrop

60. FLAG POLE

61. TAS SEMINAR
Polyester ,
Egronomic Back panel
Size Lap Top 15,4 inch
SEMINAR KIT

62. SEMINAR KIT
PULPEN
Ballpoint standard
Sablon APPU-EC

63. SEMINAR KIT
BUKU AGENDA
Blocknote standard
Cover desain Backdrop

65. Outside Dinner

66. Welcome Dinner

67. MENU
Welcome Dinner
@Westin Hotel
1
2
3
4
5
6
7
8

68. Outside Dinner

69. MENU
Outside Dinner
GWK ‘Jendela Bali Restaurant’
1
2
3
4
5
6
7
8

70. MENU

71. MENU
Farewell Outside Dinner
KAYUMANIS Restaurant ‘ Beach Club Area’
1
2
3
4
5
6
7
8

72. MOBIL OPERASIONAL
7 seats
Operasional 18 jam / hari
Tahun 2007 ke atas
Toyota Kijang Innova

73. MEDIUM BUS
In car entertainment
20 seats
Full ac
Tahun 2005 keatas
BUS Fleet Detail
Unit : WHITE UNITS - MEDIUM / MICRO BUS
Fleet : Mercy MB-700
Cap, : 25 seat & 40 seats
Operasioanal 18 jam/hari

74. TRANSPORTASI
Bus juga akan siaga saat kedatangan Bandara Internasional Ngurah Rai
dengan papan tanda APPU-EC . Sekretariat akan menyediakan bus antar
jemput dari / ke bandara untuk semua anggota delegasi. Bus juga siaga di
hotel pelaksanaan sidang dan ‘shuttle’ dari dan ke hotel tempat delegasi
menginap.
Sekretariat juga akan memberikan pengaturan hanya
mengambil dari dan ke hotel atas selama pertemuan.
Waktu menjemput akan menyesuaikan dengan teknis
pelaksanaan penyelenggaraan.
Transport akan juga siaga untuk acara ‘undangan makan malam bersama’
(outside dinner) para delegasi APPU-EC 2010, dengan tujuan yang
diinginkan
.

83. TIMETABLE OF MEETINGS
Monday 21 June 2010
Time Grand Ball Room Room I
09.00 - 10.30 : Opening Ceremony APPU-EC
10.45 - 12.30 : “
12.30 - 14.00 : Luncheon ; hosted by DGPT Indonesia
14.00 - 15.45 : APPC-GB ; Finance Committee
16.00 - 18.00 : “
19.00 - 22.00 : Welcome Dinner ; hosted by DGPT Indonesia

84. Tuesday 22 June 2010
09.00 - 10.30 : Direct Mail Seminar
10.45 - 12.30 : “
12.30 - 14.00 : Luncheon hosted by,DGPT Indonesia
14.00 - 15.45 : APP-GA Postal Financial Services Working Group
16.00 - 18.00 : “
19.00 - 21.00 : Dinner hosted by Australia Post and Hong Kong
Post

85. Wednesday 23 June 2010
09.00 - 10.30 Letter Post Working Group
10.45 - 12.30 “
12.30 - 14.00 Luncheon hosted by DGPT Indonesia
14.00 - 15.45 Parcels Working Group
16.00 - 18.00 ”
19.30 - 21.00 Welcome Dinner hosted by PT Pos Indonesia

86. Thursday 24 June 2010
09.00 - 10.30 Strategy Roundtable
10.45 - 12.30 ”
12.30 - 14.00 Luncheon hosted by DGPT Indonesia
14.00 - 15.45 APPU-EC
16.00 - 18.00 Closing Session
19.00 - 22.00 Dinner hosted by Japan Post and New Zealand Post
Friday 25 June 2010
Excursion to

88. H-2
19 Juni 2010
Team PCO tiba di Bali ; check in di hotel penginapan terdekat / sekitarnya
Konsolidasi dan koordinasi tim jakarta dengan tim bali
Rapat/pertemuan koordinasi dengan pihak ;
1.Panitia ; status kehadiran & konfirmasi jumlah peserta delegasi
2.Hotel ; kesiapan venue ,menu dan tenaga pendukung
3.Supplier Bali ; Checklist seluruh material termasuk checking unit
kendaraan / mobil-mobil operasional dan bus

89. H-1
20 Juni 2010
PEMASANGAN ADVERTORIAL EVENT
Pemasangann Backdrop di ruang sidang utama
Spanduk WELCOME peserta di 4(empat) titik , menurut rekomendasi panitia;
Banner 6 (enam) titik ; 4 titik di hotel westin dan 2 titik di hotel novotel ; atau
titik yang direkomendasikan panitia
SET UP RUANG SIDANG UTAMA DAN BREAKOUT ROOMS
PCO melakukan cek dan ricek ; koordinasi dengan staf banquet Manajemen
Hotel yg bertugas perihal kesiapan akomodasi ruang sidang utama
SET UP SEKRETARIAT
Pengadaan dan penataan perangkat meja informasi dan sekretariat di tempat
yang telah ditentukan

90. H-1
20 Juni 2010
LOADING MATERIAL RUANG SIDANG
Mesin foto copy ,notebook PC, printer,usb,atk,tv plasma,perangkat multimedia,
sound system, instalasi jaringan internet akses (wifi) dan briefing tim
dokumentasi foto dan video
LOADING MATERIAL PESERTA SIDANG
Pigeon hole dipasang pada tempat yang ditentukan.
Seluruh material peserta sidang dipersiapkan, dihitung ulang, ditempatkan pada
tempatnya sesuai prosedur penggunaan teknisnya ; seperti : Id cards & alat
cetaknya, neck strap, seminar kits , dsb.
PERSIAPAN PENJEMPUTAN KE BANDARA
2 (dua) Bis dan mobil operasional yang diperlukan menuju ke bandara Ngurah
Rai ; 1 jam sebelum jadwal kedatangan para delegasi di Bali

91. H
21 Juni 2010
TRANSPORTASI
Penjemputan delegasi dari hotel Novotel ke Westin
SEKRETARIAT
Peserta berdatangan dan proses registrasi peserta ; Pendistribusian Badges/ID
Cards jenis PVC dengan sistem pendokumentasian data dan foto, yaitu
Peserta mengisi formulir isian yang telah disediakan di meja registrasi ;
- Perwakilan / Delegasi : Negara Perusahaan
- Nama Lengkap :
- No Registrasi :
PCO SIAGA
Operator Fotocopy, Floor Assistance, dsb