TUGAS 1 (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN) (ANDI MULYANI, UT SAMARINDA) (HAPZI ALI, DOSEN PENGAMPU)

1. MAKALAH
“PENGARUH PENERAPAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN KEIMIGRASIAN TERHADAP EFEKTIVITAS
PELAYANAN PEMBUATAN PASPOR UNTUK TENAGA
KERJA INDONESIA (TKI)”
(Tugas I Sistem Informasi Manajemen)
DISUSUN OLEH
ANDI MULYANI
530001574
UNIVERSITAS TERBUKA
2017

2. 2
PENDAHULUAN
Sistem informasi berbasis komputer di era millenium ini mencapai kecepatan yang
diluar perkiraan para ahli di tahun delapan puluhan (1980-an). Perkembangan komputer dan
komunikasi menyebabkan terciptanya sistem jaringan dengan kapasitas yang sangat tinggi
dengan digunakannya fiber optic sebagai alat pengantar. Data yang ditransfer dibuat dalam
bentuk digital sehingga kualitas data dan jaringan keduanya sangat mendukung
perkembangan telekomunikasi serta transfer data dan informasi. Penggunaan komputer,
telepon seluler yang menggunakan teknologi modern sangat menunjang pemindahan
informasi dari satu tempat ke tempat lain.
Seiring dengan perkembangan teknologi dan arus globalisasi, telah memudahkan
orang-orang untuk melakukan perjalanan dari satu negara ke negara yang lain, sehingga tidak
terasa lagi adanya batas-batas antar Negara (boderless). Dan setiap warga negara berhak
mendapatkan pekerjaaan yang layak, dan banyak WNI yang ingin bekerja di luar negeri
dikarenakan kurangnya lapangan pekerjaan di dalam negeri dan terbatasnya ilmu
pengetahuan mereka, sehingga mereka memilih menjadi Tenaga Kerja Indonesia(TKI).
Dengan perkembangan jaman ini membantu TKI untuk pergi ke luar negri. Secara khusus hal
ini juga mempengaruhi mobilitas Tenaga Kerja Indonesia (TKI) yang akan bekerja ke luar
negeri, yang meningkat dari tahun ke tahun.
Bagi pemerintah, program penempatan TKI ke luar negeri dapat mengurangi jumlah
pengangguran dan memperluas kesempatan kerja, memberikan devisa bagi Negara dan
merupakan perwujudan kerjasama antar bangsa dengan tetap menjunjung tinggi martabat,
harkat dan citra bangsa Indonesia di dalam pergaulan Internasional. Oleh karena itu
diperlukan suatu perlindungan hukum kepada TKI yang secara langsung telah melekat pada
saat pemberian dokumen perjalanan (paspor) yang diberikan kepada TKI tersebut.
Dari segi sarana dan prasarana dengan hadirnya Sistem Informasi Manajemen
Keimigrasian (SIMKIM) yang semakin baik mendorong agar tercapainya proses pelayanan
paspor yang semakin cepat tanpa mengabaikan aspek keamanannya. Hal ini menghindari
terjadinya kepemilikan paspor ganda, paspor dengan data yang tidak benar ataupun
ketidaklengkapan persyaratan. Dengan SIMKIM pemohon paspor juga dapat mengajukan

3. 3
aplikasi secara online. Tujuan utama SIMKIM ialah memudahkan dalam proses
pengumpulan dan pengolahan data, mencegah penggandaan paspor dan banyak lainnya.
Untuk menghindarkan paspor RI digunakan oleh pihak-pihak yang tidak diinginkan
seperti contohnya teroris, maka setiap WNI yang ingin dibuatkan paspor datanya harus terinci
dan tidak adanya duplikasi data. Paspor yang dibuat oleh TKI maupun warga negara
Indonesia lainnya, harus adanya database. Maka dari itu diperlukannya sistem informasi
pembuatan paspor RI yang memadai dan mendukung.
ANALISIS
Sistem informasi manajemen, disingkat SIM, adalah sebuah sistem informasi yang
berfungsi mengelola informasi bagi manajemen organisasi. Dalam organisasi banyak kita
lihat manfaat suatu sistem informasi bila digunakan sebaik mungkin. Peranan manajemenlah
yang menuntut penyebaran dan penggunaan sumber-sumber yang efisien untuk mencapai
suatu tujuan, dengan demikian akan membantu fungsi manajemen dengan diterimanya suatu
informasi dengan cepat dan tepat. Maka diperlukan sistem informasi manajemen yang baik
untuk mendukung tujuan organisasi.
Sistem informasi berbasis komputer (CBIS) adalah sistem informasi yang terhubung (online),
tepat waktu (real time) dan dapat dipercaya (reliable). Pengembangan sistem informasi
berjalan seiring dengan kemajuan teknologi komunikasi, bahkan keduanya menciptakan
lompatan-lompatan teknologi yang mempercepat perkembangan kemampuan keduanya
secara bersama-sama (Alter, 2002:25).
Kedelapan elemen lingkungan akan membantu manajemen menjalankan sistem
berbasis komputer perusahaan dengan baik atau sebaliknya memacetkan pelaksanaan sistem
tersebut. Kedelapan elemen lingkungan itu adalah kelompok:
1) Konsumen
2) Suplier
3) Serikat kerja
4) Institusi keuangan
5) Pemegang saham
6) Pemerintah
7) Masyarakat global

4. 4
8) kompetitor
Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian (SIMKIM)
Suatu data dan informasi keimigrasian sangat penting bagi penyusunan kebijakan,
strategi dan program keimigrasian dalam rangka pembangunan dan pemecahan masalah
keimigrasian saat ini dan masa datang. Untuk dapat menyediakan data dan informasi
keimigrasian yang akurat dan benar tersebut ditentukan oleh dukungan sistem informasi
keimigrasian yang baik dan handal. Sistem informasi keimigrasian yang dimaksud adalah
menyangkut arus data dan informasi dari sumber data ke tempat pengolahan dan seterusnya
ke pengguna data dan informasi keimigrasian khususnya para pengambil dan penyusun
kebijakan, strategi dan program keimigrasian.
Dalam Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2011 tentang Keimigrasian, dijelaskan
bahwa Sistem informasi Manajemen Keimigrasian adalah sistem teknologi informasi dan
komunikasi yang digunakan untuk mengumpulkan, mengolah dan menyajikan informasi guna
mendukung operasional, manajemen, pengambilan keputusan dalam melaksanakan fungsi
keimigrasian.
Saat ini Direktorat Jenderal Imigrasi telah memiliki sistem-sistem berbasis teknologi
informasi dalam rangka mendukung pelayanan keimigrasian antara lain:
1) Sistem E-office, yang membantu dalam pelayanan di bidang pelayanan warga negara
asing dan fasilitatif keimigrasian (kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan tata
perusahaan).
2) Sistem Penerbitan Dokumen Perjalanan Republik Indonesia yang membantu dalam
pelayanan keimigrasian kepada warga negara Indonesia dalam hal penerbitan paspor
RI.
3) Sistem Cekal atau Enhanced Cekal System (ECS) yang membantu dalam proses
pencegahan dan penangkalan keimigrasian.
4) Sistem Perlintasan Keimigrasian atau Border Control System yang membantu dalam
pelayanan keimigrasian di Tempat Pemeriksaan Imigrasi baik di bandar undara dan di
pelabuhan laut internasional.
5) Sistem Autogate Keimigrasian, yang membantu dalam peningkatan kenyamanan dan
kecepatan dalam proses pemeriksaan imigrasi di Tempat Pemeriksaan Imigrasi baik di
bandar udara maupun di pelabuhan laut internasional.

5. 5
Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian (SIMKIM) memiliki ruang lingkup yang
mencakup kesisteman substantif (sistem penerbitan SPRI atau paspor, penerbitan visa dan
izin tinggal, sistem perlintasan keimigrasian atau Border Control System (BCS), sistem
cekal atau Enhanced Cekal System (ECS), peyidikan dan penindakan, serta penanganan
detensi. Mencakup kesisteman fasilitatif (sistem manajemen dokumen keimigrasian,
keuangan PNBP, kepegawaian dan persuratan) serta penunjang kesisteman (jaringan
komunikasi keimigrasian, Disaster Recovery Center (DRC), aplikasi akses pegawai,
portal dan website, helpdesk, dan ruang kendali atau control room.
Berikut ini dijelaskan mengenai komponen-komponen yang terdapat dalam sistem
informasi manajemen keimigrasian yaitu:
1) Perangkat keras (hardware), mencakup piranti-piranti fisik seperti monitor, CPU,
printer, scanner dan lainnya.
2) Perangkat lunak (software) atau program yaitu sekumpulan instruksi yang
memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data atau input.
3) Prosedur yaitu sekumpulan aturan atau instruksi yang dipakai untuk mewujudkan
pemrosesan data dan untuk menghasilkan keluaran yang dikehendaki.
4) Pengguna adalah semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem
informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.
5) Database adalah diantaranya data, user dan sistem.
Jadi, sistem informasi manajemen keimigrasian (SIMKIM) merupakan satu kesatuan
dari berbagai proses pengelolaan data dan informasi, aplikasi, serta perangkat berbasis
teknologi informasi dan komunikasi yang dibangun untuk menyatukan dan
menghubungkan sistem informasi pada seluruh pelaksana fungsi keimigrasian secara
terpadu.
SPRI (Paspor)
Menurut Undang-Undang No. 9 Tahun 1992 tentang Keimigrasian, Paspor atau Surat
Perjalanan Republik Indonesia adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang yang memuat identitas diri pemegangnya dan berlaku untuk melakukan
perjalanan antar Negara.

6. 6
Tenaga Kerja Indonesia (TKI)
Tenaga Kerja Indonesia (TKI) menurut Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Nomor KEP. 104A/MEN/2002 tentang Penempatan TKI ke Luar Negeri adalah
warga negara indonesia baik laki-laki maupun perempuann yang bekerja di luar negeri dalam
jangka waktu tertentu berdasarkan perjanjian kerja. Tenaga kerja ini merupakan orang-orang
yang ingin mengadu nasib di Negara lain guna memperoleh kehidupan yang lebih baik.
Kebanyakan dari mereka yang menjadi tenaga kerja ini ialah orang-orang yang sulit untuk
memperoleh lapangan pekerjaan di dalam negeri dikarenakan keterbatasan kemampuan
(ekonomi, pendidikan) yang mereka miliki.
SPRI Untuk TKI
Untuk mendapatkan paspor RI untuk TKI, pemohon atau Calon TKI mengajukan
permohonana dengan melampirkan:
1) Bukti domisili (KTP) dilengkapi dengan Kartu Keluarga;
2) Bukti identitas diri:
a) Akte kelahiran/Surat Kenal Lahir;
b) Ijazah
c) Surat Keterangan lain yang dikeluarkan oleh Instansi Pemerintah.
3) Surat Rekomendasi dari Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja
Indonesia (BNP2TKI).
Prosedur Pembuatan Paspor
1) Calon TKI mengantri untuk mengambil formulir pendaftaram dan pembayaran dan
mengisi formulir pendaftaran dan pembayaran.
2) Calon TKI melakukan pendaftaran dan pembayaran di loket pendaftaran. Bagian
pendaftaran memasukan data TKI ke database.
3) Bagian pendaftaran mencetak formulir biometrik untuk TKI yang bersangkutan. Lalu
Calon TKI membawa formulir biometrik ke bagian foto dan sidik jari untuk
melakukan foto dan sidik jari.
4) Oleh bagian biometrik foto dan sidik jari dimasukan ke database sesuai dengan nama
dan nomor pendaftaran Calon TKI.

7. 7
5) Bagian pencetakan mencetak paspor CTKI, lalu paspor diserahkan ke bagian arsip
untuk dicatat paspor yang keluar.
6) Lalu paspor diserahkan kepada calon TKI yang bersangkutan.
7) Bagian arsip membuat laporan secara manual tentang paspor yang keluar setiap
harinya sebanyak 2 rangkap, lalu laporan diserahkan kepada Kasubdit untuk di Acc
dan tanda tangan, Rangkap 1 diserahkan ke Kasubdit dan Rangkap 2 dikumpulkan
untuk arsip.
Mengingat keterbatasan calon TKI, maka Imigrasi (dalam hal ini Subdit Doklan TKI)
lebih selektif dalam proses penerbitan paspor TKI, hal ini untuk menghindari lolosnya
calon TKI yang tidak terkualifikasi (tidak memenuhi syarat), contohnya calon TKI
yang buta huruf, keterbatasan pendidikan, kurang umur (kurang dari 22 tahun), hal ini
untuk menghindari terjadinya kasus.
Berikut ini adalah flowmap dari sistem yang berjalan pada Kantor Imigrasi Doklan
TKI.

8. 8
Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Setelah melewati beberapa tahapan analisis terhadap system informasi yang sedang
berjalan di Kantor Imigrasi Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI, maka dapat diketahui
kelemahan-kelemahan yang terjadi pada system, yang terjadi pada proses 4(empat) yaitu
pencatatan paspor keluar dan pembuatan paspor keluar, kelemahan-kelemahan tersebut antara
lain:
No. Permasalahan Pemecahan
1.
2.
3.
Masih manualnya pencatatan paspor
keluar dan pembuatan laporan paspor
keluar yang bisa menyebabkan human
eror
Adanya dua kali pekerjaan dalam
pencatatan pembuatan paspor keluar
dan pembuatan laporan paspor keluar
sehingga mengurangi efektifitas bekerja
Memerlukan tempat yang besar dalam
penyimpanan arsip, dan adanya
kemungkinan terjadi kerusakan pada
arsip
Dengan terkomputerisasi pencatatan paspor
dan pembuatan paspor dapat mengurangi
kesalahan yang terjadi.
Dengan menggunakan program pembuatan
laporan paspor keluar dapat meningkatkan
efektifitas pencatatan dan pembuatan
laporan paspor keluar
Menggunakan database yang
terkomputerisasi sehingga lebih aman
dalam penyimpanan data.
Usulan Perancangan Sistem
Perancangan merupakan tahapan untuk menggambarkan model baru yang akan
dibuat. Tahapan ini sangat penting untuk menentukan baik tidak atau cocok tidaknya sistem
baru yang akan dibuat. Adapun tujuan perancangan sistem ini adalah untuk menghasilkan
produk (perangkat lunak) yang mampu:
1) Meningkatkan efektivitas (kecepatan dan keakuratan informasi yang dihasilkan) dan
efisiensi (mengurangi biaya operasional) dalam pengolahan data paspor keluar.
2) Memperoleh keakuratan data yang dapat dipertanggungjawabkan
3) Memperkecil presentase kerusakan (hilang atau hancur) data

9. 9
4) Penyesuaian terhadap perkembangan jaman dengan penerapan sistem teknologi
informasi.
Sebagian besar prosedur dan flowmap sama dengan sistem yang sedang berjalan
perbedaannya hanya di bagian pencatatan paspor keluar dan pembuatan laporan system
keluar.
Prosedur yang diusulkan
1) Calon TKI mengantri untuk mengambil formulir pendaftaran di loket pendaftaran.
Bagian pendaftaran memasukkan data TKI ke database.
2) Calon TKI melakukan pendaftaran dan pembayaran di loket pendaftaran. Bagian
pendaftaran memasukkan data TKI ke database.
3) Bagian pendaftaran mencetak formulir biometrik untuk TKI yang bersangkutan. Lalu
calon TKI membawa formulir biometrik ke bagian foto dan sidik jari untuk
melakukan foto dan sidik jari.
4) Oleh bagian biometrik foto dan sidik jari dimasukkan ke database sesuai dengan nama
dan nomor pendaftaran Calon TKI.
5) Bagian pencetakan mencetak paspor CTKI, lalu paspor diserahkan ke bagian arsip
untuk diinputkan data paspor keluar ke dalam database.
6) Lalu paspor diserahkan kepada calon TKI yang bersangkutan
7) Bagian arsip mencetak laporan paspor keluar sebanyak 1 rangkap dan diberikan ke
Kasubdit untuk ditandatangani.
Perbedaan flowmap yang berjalan dengan diusulkan adalah saat pencatatan paspor yang
dimasukkan kedalam database, flowmapnya sebagai berikut:

10. 10
Setelah melakukan perancangan dan mengusulkan pengembangan sistem dapat disimpulkan
sebagai berikut.
No. Permasalahan Pemecahan Pemecahan Sistem
Yang Nyata
1.
2.
Masih manualnya
pencatatan paspor keluar
dan pembuatan laporan
paspor keluar yang bisa
menyebabkan human eror
Adanya dua kali pekerjaan
dalam pencatatan
Dengan terkomputerisasi
pencatatan paspor dan
pembuatan paspor dapat
mengurangi kesalahan yang
terjadi.
Dengan menggunakan program
Dengan cara
komputerisasi
membuat kesalahan
berkurang dan
meningkatnya
efisiensi kerja
Menggunakan
program membuat

11. 11
3.
pembuatan paspor keluar
dan pembuatan laporan
paspor keluar sehingga
mengurangi efektifitas
bekerja
Memerlukan tempat yang
besar dalam penyimpanan
arsip, dan adanya
kemungkinan terjadi
kerusakan pada arsip
pembuatan laporan paspor
keluar dapat meningkatkan
efektifitas pencatatan dan
pembuatan laporan paspor
keluar
Menggunakan database yang
terkomputerisasi sehingga lebih
aman dalam penyimpanan data.
pencatatan dan
pembuatan laporan
paspor lebih efektif
dan cepat.
Menggunakan
database yang
terkomputerisasi
membuat data lebih
aman dan tidak
memakan lebih
banyak tempat
KESIMPULAN
Sistem Informasi Pembuatan Paspor/SPRI untuk Tenaga Kerja Indonesia (TKI) pada
Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI Kantor Imigrasi masih terdapat kekurangannya
yaitu dalam hal pencatatan paspor keluar dan pembuatan laporan tentang paspor keluar yaitu
masih menggunakan yang manual yang mempunyai beberapa kelemahan.
Untuk menghindarkan paspor RI digunakan oleh pihak-pihak yang tidak diinginkan
seperti contohnya teroris, maka setiap WNI yang ingin dibuatkan paspor datanya harus terinci
dan tidak adanya duplikasi data. Paspor yang dibuat oleh TKI maupun warga negara
Indonesia lainnya, harus adanya database yang mencukupi. Untuk menyimpan semua
database, karena setiap WNI hanya diperbolehkan mempunyai 1 paspor. Dan prosedurnya
harus jelas dan teratur. Maka diperlukannya sistem informasi pembuatan paspor RI yang
memadai dan mendukung.
Menggunakan pencatatan database tentang paspor yang keluar dapat memberikan
efektifitas dan efisiensi kerja. Dan dapat mengurangi kerusakan data yang ada dan tidak
memakan tempat yang banyak untuk menyimpan berkas paspor yang keluar dan mengurangi

12. 12
kesalahan manusia. Pembuatan laporan menggunakan database dan program juga semakin
cepat dan efisien.

13. 13
DAFTAR PUSTAKA
 Ali, Dr. Ir. H. Hapzi, MM., 2010, Sistem Informasi Manajemen Berbasis Teknologi
Informasi, Jakarta
 Daniel, Dr. Debby Ratna, S.E.Ak, Wiwik Supratiwi, MBA, Ak., 2005, Sistem
Informasi Manajemen, Universitas Terbuka, Jakarta.
 Undang –Undang No. 6 Tahun 2011 Tentang Keimigrasian
 Wibowo, Cahyo Tri.,2014, Efekktivitas Pelayanan Pembuatan Paspor dengan
menggunakan sistem informasi manajemen keimigrasian (SIMKIM) di kantor
Imigrasi Kelas I Kota Tangerang, Skripsi, Serang.