Dokumen tersebut membahas tentang analisis jabatan dan uraian jabatan. Secara garis besar, analisis jabatan digunakan untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi mengenai suatu jabatan agar dapat menghasilkan uraian jabatan yang akurat. Uraian jabatan kemudian digunakan sebagai pedoman untuk pemegang jabatan dan evaluasi kinerja.

1. Analisis jabatan
PT. Cipta Bangun Nusantara
Graha Pratama Building, 18th Floor
Jl. MT Haryono Kav 15
Jakarta 12810 - Indonesia

2. Quick Quis : Benar atau Salah ?
 Sebuah Uraian Jabatan/Job Description harus
unik dan menggambarkan rentang
jabatan/perkerjaan secara menyeluruh
 Sebuah Job Description harus mencakup semua
pekerjaan secara rinci, menggambarkan semua
task/pekerjaan, tanggung jawab dan tugas dari
jabatan

3. Definisi Analisis Jabatan
 Analisis Jabatan adalah suatu proses yang secara
sistematis mengumpulkan dan menganalisis informasi
mengenai jabatan, mengidentifikasi hasil yang diharapkan
dan persyaratan jabatan agar tugas dapat dijalankan
secara baik sehingga menghasilkan sebuah Uraian
Jabatan/ Job Description
 Analisis Jabatan BUKAN
 Analisis karakter  eg : keterampilan komunikasi
 Analisis pribadi  e.g. : status hukum
 Analisis kinerja  e.g.: pencapaian

4. Jabatan adalah
 Unit terkecil dalam sebuah organisasi
 Jembatan antara individu dan organisasi dan apa yang
diharapkan dari mereka
 unik
Jabatan adalah milik organisasi : jika
pemegang jabatan pergi, jabatan tetap ada

5. Jabatan di dalam sebuah organisasi
Jabatan adalah unit dasar dalam struktur organisasi yang
membantu organisasi mencapai visi, misi dan tujuannya
• Visi, Misi
• Tujuan
Perusahaan
• Rencana
Strategik
• Struktur
Organisasi
• Jabatan
Output

6. Mengapa melakukan Analisis Jabatan
ANALISIS
JABATAN
Persyaratan Jabatan
menentukan kualifikasi
calon
Untuk memahami
Jabatan sebelum
merancang pelatihan
yang dibutuhkan
jabatan tsb
Harus memahami
jabatan sebelum
merancang jenjang karir
untuk orang-orang
didalam organisasi
Menyembangkan
organisasi berdasarkan
jabatan yang
dibutuhkan
Asses kinerja
berdasarkan output yg
diharapkan dari
pemegang jabatan
Tidak mampu bekerja
dengan baik tanpa
memahami hasil yang
diharapkan
Mengerti jobs contents
sebelum melakukan
pembobotan jabatan
dan tingkat
kompleksitasnya
Untuk mengetahui hasil
akhir yang diharapkan
untuk meningkatkan
kinerja

7. Analysis Jabatan dan Aplikasi ke Evaluasi
Jabatan dan Struktur Penggajian
Analisis Jabatan
Uraian Jabatan
Evaluasi Jabatan
Struktur Penggajian
Gaji Perorangan
Implementasi
Kebijakan
Penggajian
Benchmark
dgn Pasar

8. 5. Proses Analisis Jabatan

9. Ketentuan
 Dalam melakukan Analisis Jabatan, kita melakukan Analisis
bukan membuat daftar kegiatan
 Kita melakukan Analisis :
 Jabatan, bukan Pemegang Jabatan
 Fakta, bukan judment maupun opini
 Jabatan seperti yang ada SAAT INI

10. Metoda Analisis Jabatan
Dalam melakukan Analisis Jabatan, ada
banyak metoda yang dapat digunakan
secara sendiri-sendiri atau di kombinasikan
yaitu :
 Wawancara Pemegang
Jabatan
 Wawancara atasan
 Expert panel
 Kuestioner yang terstruktur
 Inventarisasi Tasks
 Observasi
 Catatan / Work logs
Pemegang Jabatan
 Dan lain lain

11. Siapa yang terlibat dalam Analisis Jabatan ?
Analisis Jabatan dalam Proses Tiga Arah :
Atasan
Pemegang
Jabatan
Analisis
Jabatan
• Untuk “Check and Balance”
• Sebagai referensi jika terjadi
perbedaan
Untuk memberikan informasi
mengenai Jabatan Untuk mengumpulkan
informasi mengenai jabatan

12. Hasil Analisis Jabatan : Uraian Jabatan/Job
Description
Struktur Organisasi
Bisnis Proses
Kuestioner Umpan
Balik
Wawancara
Pemegang Jabatan
Analisis
Jabatan
Elemen khas Uraian Jabatan :
 Hirarki Jabatan & Struktur
 Tujuan Jabatan
 Akuntanbilitas Kunci
 Dimensi Jabatan
 Hubungan Kerja
 Tantangan Utama
 Otoritas
 Kualifikasi Jabatan

13. 6. Apakah Uraian Jabatan ?

14. Uraian Jabatan
 Adalah dokumen yang memuat tugas-tugas dan tanggung jawab
sebuah jabatan sebagai hasil dilakukannya Analisis Jabatan – dan
BUKAN suatu daftar komprehensif dari semua kegiatan yang
dilakukan dalam suatu jabatan
 Memperjelas persyaratan untuk diterima bekerja
 Memastikan karyawan memahami secara jelas tentang Jabatannya
dan apa yang diharapkan dari mereka
 Mengkomunikasikan harapan yang dapat membantu karyawan dalam
meningkatkan kinerjanya
 Merupakan dasar dalam melakukan Evaluasi Jabatan, Survei
Penggajian, Harga Pasar dan mengembangkan kesetaraan dalam
rentang Penggajian atau Struktur Gaji

15. Quick Quis : Benar atau Salah ? Mengenai
Uraian Jabatan
 Uraian Jabatan menggambarkan suatu Jabatan seperti apa yang
seharusnya bila perusahaan yang sedang menjalani restrukturisasi telah
selesai direstrukturisasi, BUKAN sebagaimana adanya sekarang.
 Uraian Jabatan harus direview dan dimutakhirkan pada saat-saat tertentu
untuk mencerminkan perubahan-perubahan kecil dalam tugas dan
tanggung jawab
 Sebuah organisasi harus menggunakan format Uraian Jabatan secara
konsisten untuk seluruh jabatan yang ada
 Saat yang baik untuk mereview Uraian Jabatan adalah bila ada sistem
penggajian baru yang akan diterapkan
 Uraian Jabatan harus manggambarkan sebuah Jabatan dan bukan orang
yang saat ini menduduki jabatan tersebut

16. Penting tentang Uraian Jabatan
 Uraian Jabatan harus menggambarkan Jabatan seperti kondisi saat
ini, BUKAN bagaimana seharusnya disaat yang akan datang
 Uraian Jabatan harus di review dan dimutahkirkan pada saat-saat
tertentu jika terjadi perubahan yang BESAR/MAJOR dalam tugas
dan tanggung jawabnya
 Gunakan format yang konsisten untuk semua Uraian Jabatan di
dalam Perusahaan
 Saat yang baik untuk mereview dan memuthakhirkan Uraian Jabatan
adalah jika ada sistem penggajian baru yang akan diterapkan dalam
Perusahaan
 Uraian Jabatan harus menggambarkan sebuah Jabatan dan bukan
orang yang saat ini menduduki jabatan tersebut

17. Kesalahan yang biasa terlihat dalam
Uraian Jabatan
 Uraian terdiri dari kata-kata yang sering dipakai dalam uraian jabatan
yang lain, kata-kata yang dipakai berulang-ulang secara terus
menerus, hanya mengganti subyek dari jabatan sehingga gagal
manangkap keunikan dari setiap jabatan
 Contoh : Sering menggunakan kata “Mengelola”

18. 7. Struktur Uraian Jabatan

19. Isi Uraian Jabatan
1. Tujuan Jabatan
2. Akuntabilitas Kunci
3. Dimensi
4. Hubungan Kerja
5. Tantangan
6. Kewenangan Lintas Fungsi
7. Persyaratan Pemegang Jabatan
8. Struktur Organisasi

20. Apakah Tujuan Jabatan
 Persyaratan yang singkat dan akurat mengenai mengapa jabatan itu
ada
 Biasanya satu kalimat
 Sebutkan seluruh hal yang signifikan dari sudut pandang Perusahaan
 Selalu mulai dengan kata kerja aktif, diikuti dengan tindakan apa yang
dilakukan kata kerja tersebut dan apa hasil yang diharapkan
 Tidak mencakup daftar bagaimana hasil akan dicapai, dan juga bukan
review mengenai kegiatan operasi dan masalah-masalahnya
 Hanya mencantumkan hasil mengapa jabatan itu ada

21. Pernyataan Tujuan Jabatan menjawab hal-hal
berikut
 Mengapa jabatan ini dibutuhkan Perusahaan
 Apa yang tidak lakukan jika jabatan ini tidak ada
Pernyataan Tujuan Jabatan Dapat disusun dari Akuntabilitas Utama

22. Contoh
Chief Accounting
 Mengapa Jabatan ini ada ?
Untuk memastikan laporan keuangan tercatat dan terekam secara akurat,
lengkap sesuai tenggat waktu yang ditentukan
Dengan demikian pernyataan Tujuan Jabatan adalah
Memastikan semua laporan keuangan dan penggajian di buat secara
lengkap, akurat dan tercatat sesuai tenggat waktu yang ditentukan

23. Mendefinisikan Tujuan Jabatan dari Akuntabilitas
Kunci
1. Merencanakan dan memimpin pekerjaan Accounting Departemen sehingga
semua sumber daya digunakan secara efektif, selesai tepat waktu dan
seluruh prosedur dan standard terpenuhi dangan baik
2. Membuat dan mengevaluasi standard dan prosedur keuangan perusahaan
untuk memastikan bahwa semua transaksi keuangan perusahaan langsung
tercatat secara akurat.
3. Memantau credit control operation sehingga semua tagihan/receivables and
outstanding credit berada targeted limits
4. Bertanggung jawab atas payroll departemen untuk seluruh hak gaji
karyawan agar didistribusikan tepat waktu
5. Memantau aliran dana perusahaan sesuai dengan ketentuan dan kebijakan
perusahaan yang ada
6. Melakukan investigasi dan merekomendasikan perbaikan/penyempurnaan
sistem keuangan perusahaan, kebijakan kredit dan aliran dana (cash flow)
untuk meningkatkan profitabilitas

24. Definisi dan Karakteristik Utama
 Definisi :
Area Utama yang harus dipenuhi jabatan ini untuk mencapai
tujuannya
 Karakteristik Utama
 Mewakili seluruh aspek kunci dari jabatan
 Fokus pada hasil dan bukan tugas atau kegiatan
 Tidak ada batas waktu/timeless
 Setiap karakter berbeda dari yang lain
 Usulkan ukuran atau test yang spesifik