1. 4 OFFICE RENDEMENT 7-2015
MARKTANALYSE
Het zoeken en boeken van flexibele werkruimte
Ontdek je flexplekje
Wanneer u voor uw manager, collega of een afdeling op zoek
bent naar een tijdelijke werk-, of vergaderruimte buiten kantoor,
dan is de flexplek een ideale oplossing. Maar zo uiteenlopend
als uw wensen kunnen zijn, zo breed is ook het aanbod. Hoe
ziet u door de bomen het bos? Wat is een flexplek eigenlijk pre-
cies? En waarin verschilt de ene flexplek van de andere? Office
Rendement duikt in de wereld van flex.
E
Er zijn uiteenlopende redenen waarom
u kunt worden gevraagd om een flex-
plex te zoeken. Het salesteam heeft een
zakelijke bespreking met klanten die
uit Groningen en Zeeland moeten ko-
men. Een afdeling van uw bedrijf heeft
een tijdelijk project bij een grote klant
aan de andere kant van het land. Wilt
u snel een juiste keuze maken voor de
meest geschikte flexplek, dan is het
slim om een lijstje te maken van criteria
die voor u het meest van belang zijn:
▪▪ locatie, bereikbaarheid;
▪▪ type flexplek;
▪▪ sfeer;
▪▪ prijs.
Waarschijnlijk is het eerste criterium
waarop u selecteert, de bereikbaarheid
en de regio of plaats waar u moet zijn.
Zoekt u op ‘flexplek’ en een specifieke
gemeente dan vindt u bovenaan uw
zoekopdracht de grote landelijke aan-
bieders met verschillende locaties in
verschillende steden. Dit soort aanbie-
ders – Regus, Seats2meet, Deskbookers,
Launchdesk – zijn vaak niet zelf eigenaar
van de locatie, maar fungeren als markt-
plaats en bemiddelaar voor eigenaren van
leegstaand kantoorvastgoed, of huurders
met extra ruimte op hun kantoor. Als u
nog niet precies weet in welke gemeente
u een flexplek zoekt, kan het soms las-
tig zijn om een overzicht te krijgen van
het totaalaanbod. De meeste websites
werken met een zoekmachine waarop
u gemeentes kunt invullen, maar heb-
ben geen kaart van Nederland waarop u
kunt zien waar men locaties aanbiedt.
Bereikbaarheid gaat overigens niet al-
leen over afstand. Denk bij het huren
van flexwerkplekken en vergaderruimtes
voor korte bijeenkomsten – waar tijd echt
een factor is – niet alleen aan reisafstand,
maar ook aan mogelijke filetrajecten,
binnenstadsinfarcten, gemakkelijk
vindbare parkeerruimte en toeganke-
lijkheid met het openbaar vervoer.
Kantoor
Als u op zoek bent naar een ‘flexplek’
dan kan daar tegenwoordig heel veel
onder vallen: een flexibele werkplek
in een gezellige working lounge, een
vast (al dan niet afgeschermd) bureau
in een rustige kantoortuin met allerlei
andere losse werkplekken, maar ook:
een eigen tijdelijk te huren privékantoor
– en zelfs een ouderwetse vergader-
ruimte. In die zin is de term ‘flexplek’
een containerbegrip. Wat het aanbod
ondoorzichtig maakt, is het feit dat
veel aanbieders of bemiddelaars alle
mogelijke vormen van flexplekken aan-
bieden naast elkaar – en vaak in alle
mogelijke tussenvormen, met ronkende
productnamen: ‘workspace’, ‘deskspace’,
‘onespace’, ‘dayspace’, ‘business lounge’-
pakketten en ‘businessmembership’.
Het is lang niet altijd eenvoudig om snel
te achterhalen wat nu precies de verschil-
len zijn. Bij sommige aanbieders (The
Office Operators) wordt u ‘member’ en
kunt u terecht op alle flexlocaties die men
in portefeuille heeft. Dit soort abonne-
menten kunnen aantrekkelijk zijn als u
bijvoorbeeld op zoek bent naar flexibele
werkplekken voor vertegenwoordigers
die dagelijks het hele land doorrijden.
Bedenk daarom vooraf goed wat u precies
nodig heeft. Wilt u geen tijd verspillen
aan het uitpluizen van de verschillende
termen, dan is een telefoontje vaak de
snelste oplossing om duidelijkheid te
krijgen. Bent u eigenlijk op zoek naar
een ‘tijdelijke kantoorruimte’ voor langer
dan een maand, of een ‘vergaderlocatie’
voor een uur of een dagdeel, dan is het
soms handiger om gewoon op die termen
te zoeken dan op het begrip ‘flexplek’.
Ambiance
In sfeer en ambiance zijn er grote ver-
schillen tussen flexplekken. Er zijn
de corporate spiegelgebouwen aan de
snelweg (goed bereikbaar met de auto),
de hippe kantoortjes in de oude bin-
nensteden (gemakkelijk met fiets en OV
“
”
Bereikbaarheid
is meer dan
afstand alleen

2. 5OFFICE RENDEMENT 7-2015
Flexwerkbureau in business lounge
of kantoortuin
Flexwerkbureau ‘vast bureau’,
soms afgeschermd
Tijdelijk privékantoor of werkruimte
Uur Dag Week /
maand
Uur Dag Week /
maand
Uur Dag Week /
maand
Regus Niet
mogelijk
€ 15- € 20 € 15- € 20 per
maand
(minimaal
voor zes
maanden)
€ 13 € 55 € 219 per
maand
€ 14,75
Dagkantoor
voor 2
personen
€ 59 € 319
Seats2­meet* Gratis Gratis Gratis € 2 € 16 € 150 per
maand
€ 15 - € 25 € 50 per stoel
– vroeg
boeken want
vol = duur
€ 450 per
maand
Desk­bookers Vanaf
€ 2,50
€ 15- € 20 Alleen per
dag
€ 4.05 € 30 Alleen per
dag
idem idem idem
Launchdesk** Niet
mogelijk
€ 50, één
dag per
week (met
gebruik
privéont-
vangstruim-
te)
€ 145 per
maand/ full
time
Niet
mogelijk
Niet
mogelijk
€ 169 per
maand /
fulltime
Niet mogelijk Niet mogelijk € 350 per
maand
(20 m2
)
The Office
operators
(TOO)
Niet
mogelijk
Niet
mogelijk
€ 49 per
maand
– passepar-
tout alle
landelijke
locaties € 175
Geen vast
aanbod
Geen
vast
aanbod
Geen vast
aanbod
Niet mogelijk Boxoffice,
dagkantoor
voor € 50 per
persoon
€ 179 per
week - € 459
per maand,
per persoon
Flex­offiz.nl** Niet
mogelijk
Niet
mogelijk
Niet mogelijk n.v.t. n.v.t. Eigen
bureau, in
kantoortuin
in Den
Haag €150
Niet mogelijk Niet mogelijk Afgesloten
unit per
werkplek,
minimaal per
maand € 275
Amsterdam
Spaces Niet
mogelijk
Niet
mogelijk
Membership
vanaf € 250
per maand
n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. € 1.100 per
maand
HNK € 2,75 per
uur
idem idem € 4,50 € 30 Op basis
van
dagprijs
Niet, maar
vergaderzaal
voor € 35 per
uur p.p.
€ 250 per dag Op basis van
uur- of
dagprijs
OfficeTime.nl Niet
mogelijk
€ 16 € 295 Niet
mogelijk
Niet
mogelijk
Niet
mogelijk
Niet mogelijk Niet mogelijk € 350
(opzegter-
mijn een
maand)
Toelichting bij de tabel
Ook de prijzen van flexplekken zijn
flexibel. Wat u betaalt voor de huur van
een flexplek is afhankelijk van vraag en
beschikbaarheid. Dat betekent dat prijzen
per dag of week kunnen verschillen. Het
loont dus altijd om te bellen voor een
prijsopgave. Daarnaast zijn er veel
aanbieders die werken als een soort
Marktplaats. Vaak boekt u niet recht-
streeks maar bij een bemiddelaar. Zo
kunt u ruimte bij HNK zelf huren, maar
ook via Deskbookers.nl. Dat maakt
vergelijken wel moeijk.
In bovenstaande tabel vindt u prijzen
zoals die zijn afgegeven ten tijde van ons
onderzoek. We vroegen aanbieders van
flexplekken om de goedkoopste opties in
Amsterdam. Prijzen zijn exclusief BTW.
*Bij Seats2meet.nl wordt de prijs van een
tijdelijk privékantoor bepaald door 35
criteria.
**Launchdesk verhuurt wel per uur, dag
of week, maar afhankelijk van het aabod.
***Flexoffiz.nl verhuurt geen flexplekken
in Amsterdam, wel een eigen afgesloten
ruimte.

3. 6 OFFICE RENDEMENT 7-2015
bereikbaar), maar ook grijze bedrijfs-
verzamelgebouwen buiten de bebouwde
kom aan de rand van plaatsen als Houten
en Pijnacker. Bent u op zoek naar een
flexplek voor een langere tijd – en niet
voor een uurtje tussendoor – dan kan
de sfeer een zwaarder criterium zijn.
Via Launchdesk huurt u werkplek-
ken in bestaande kantoren – liefst voor
een iets langere periode, waarbij het
wel de bedoeling is dat er niet totaal
langs elkaar heen wordt geleefd. Bij
Seats2meet kunt u, naast betaalde,
afgeschermde en vaak ook rustigere
flexwerkplekken, ook gratis aanschui-
ven aan flextafels met gratis internet
en gratis koffie (wel op tijd boeken!).
Netwerken
Het verdienmodel dat hierachter steekt
is dat gratis flexplekkers vaak beta-
lende klanten worden zodra ze een
meer zakelijke ruimte nodig hebben.
Als ‘tegenprestatie’ wordt het dan wel
gewaardeerd dat huurders onderling
contact maken en kennis uitwisselen.
Deze nieuwe functie van de flexplek, als
netwerkgelegenheid en creatieve hub,
kan ook voor werknemers van grote
bedrijven verfrissend zijn om het eigen
netwerk uit te breiden. Afhankelijk van
uw eigen behoefte aan luxe, ‘hipheid’
en kennisuitwisseling met andere on-
dernemers, kunt u een afweging maken
welke flexplek of vergaderruimte het
beste bij u past, of bij de beoogde za-
kenpartners die u er wilt ontvangen.
Prijs
De veelzijdigheid in het aanbod van
verschillende soorten flexplekken ziet u
terug in deprijsstelling. De huurprijzen
van flexibele werkruimtes variëren en
zijn afhankelijk van het type flexplek,
het aantal personen dat er terecht moet
kunnen, de beschikbaarheid van catering
en de mogelijkheid van technische arran-
gementen. Prijzen voor afgesloten werk
of vergaderplekken beginnen vanaf € 15
per uur. Wilt u niet vergaderen en heeft u
echt alleen een stoel, tafel en wifi nodig
dan is de gratis optie van Seats2meet
een niet onaantrekkelijke mogelijkheid,
maar ook bij andere aanbieders heeft u
al werkplekken vanaf € 2,50 per uur.
Wilt u een flexwerkplek met iets min-
der dynamiek,dan kunt u terecht bij
Officetime.nl of FlexOffice.nl. Hier
vindt u kantoorruimtes die u voor
een maand kunt huren, al naar ge-
lang grootte, locatie en comfort, aan-
geboden vanaf € 250 per maand.
Contract
Er zitten aantrekkelijke deals bij, maar
het is opletten geblazen. Soms blijkt een
maand- of weekprijs voor een flexplek
van € 190o, bij nader inzien te gelden
op basis van ‘twee gebruiksdagen’ in de
week. Wilt u er vaker zitten, dan stijgt de
prijs. En soms hoort bij een maandhuur
van € 280 voor een eigen kantoorruimte
een contract van 12 maanden(!). Dat is
nu weer niet zo flexibel! De uurprijs
voor de privéontvangst- en werkplekken
bij Seats2meet is steeds afhankelijk van
meerdere variabelen waarbij de vraag
en het aanbod van het moment ook een
rol spelen. Niet heel doorzichtig, maar
wel heel flex. Kijk daarom altijd goed
naar de specifieke voorwaarden, op-
zegtermijnen en eventueel bijkomende
servicekosten. Denk ook goed na over
wat u precies verwacht aan faciliteiten.
Meestal is alles mogelijk, privéruimte,
beamers, powerpoint, catering – maar
ook wat prijzen betreft geldt de stelregel:
even bellen schept sneller duidelijk-
heid dan zelf zoeken op de websites.
Flexibiliteit
Sommige aanbieders bieden de mogelijk-
heid om zelf online, 24 uur per dag en
zeven dagen per week eigen ruimtes en
zalen in te boeken. U moet dan wel een
account aanmaken, maar daarmee kunt u
dan wel vaak direct zien welke flexplek of
vergaderzaal wanneer beschikbaar is en
hoeveel geld het u gaat kosten. Let u bij
het boeken van tijdelijke vergader- of pre-
sentatieruimtes ook op de mogelijkheden
tot annuleren bij ziekte of uitval. Zo flexi-
bel als het aanbod is, zo flexibel is ook de
bezettingsgraad van tijdelijke werk- en
vergaderplekken. Wilt u dus zeker zijn
van een mooie en geschikte en goedkope
flexplek die goed bij u past, probeer dan
zo vroeg mogelijk te boeken. Omdat het
aanbod in flexplekken zo breed en gedif-
ferentieerd is – en u in uw overweging
al gauw een paar criteria heeft die niet
precies vallen binnen de standaard­
categorieën, is een telefoontje vaak de
beste en snelste manier om er achter te
komen welke soort flexplek, wanneer
beschikbaar – en is tegen welk tarief.
“
”
Gratis aanschuiven
plus gratis internet
en koffie
Het doolhof van flexibiliteit
De onstuitbare opkomst en vele gezich-
ten van de flexplek brengt met zich mee
dat als u googelt op ‘flexplek’ u het ri-
sico loopt te verdwalen in een eindeloze
lijst van tijdelijke locaties in alle soorten
en maten. Wat moet u eigenlijk verstaan
onder een flexplek en hoe vindt u in het
dichte woud van verschillende aanbie-
ders en aanbod de flexplek die het beste
bij u past? Wanneer u zoekt naar een
flexplek, dan is het allereerst belangrijk
om heel goed te weten wat u precies
nodig heeft. De gemakkelijkste manier
om aanbieders af te strepen is een sys-
tematisch stappenplan maken waarmee
u aan de hand van voor u belangrijks
criteria een keuze kunt maken uit de
duizenden kleine en grote aanbieders
die Nederland rijk is.
“
”
Kijk altijd goed
naar de specifieke
voorwaarden