การจัดการสารสนเทศ

1. การจัดการสารสนเทศ
ประกอบด้วยขั้นตอนหลักใน
การทางานหลายส่วนซึ่งสามารถเป็นไปตาม
วัฎจักรการประมวลผลสารสนเทศ
(information processing cycle) ดังนี้
วัฏจักรการประมวลผลสารสนเทศ
ที่มา http://sirinuj.net/webdream/TechnoUnit_23.html
การจัดการสารสนเทศ2.2

2. 1
การรวบรวมข้อมูลอาจเป็นการรวบรวมข้อมูลจาก
แหล่งกาเนิดข้อมูลโดยใช้วิธีสังเกตหรือสอบถาม เช่น
ข้อมูลคะแนนสอบจากสมุดประจาตัวนักเรียน ใบ
ฝากหรือถอนเงิน ข้อมูลจากการอ่านบาร์โค้ดของ
สินค้า หรือรวบรวมข้อมูลจากข้อมูลที่มีอยู่แล้ว เช่น
ข้อมูลในวารสาร และรายงานการวิจัย
(1)
การรวบรวมข้อมูล
(2)
การตรวจสอบข้อมูล
เมื่อมีการรวบรวมข้อมูลแล้วจาเป็นต้องมีการ
ตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้า
ระบบต้องมีความน่าเชื่อถือ หากข้อมูลมีความ
ผิดพลาด จะทาให้ผลลัพธ์จากการประมวลผล
ผิดพลาดตามไปด้วย หากตรวจพบต้องทาการแก้ไข

3. ตัวอย่างข้อมูลที่เก็บในรูปแบบต่างกัน
ชื่อ - นามสกุล วันเกิด
กรแก้ว รัตนกาส 12 เมษายน 2547
อรอิน กรรณศักดิ์ 6 มี.ค. 2548
เจตน์ พงศ์สกุล 25/03/2547
สุข เสมอ ๑ มกราคม ๒๕๔๗
คาณุ พรหมประจักษ์ 21-06-49
เมชยา คนากันย์ 26 เม.ย. 2547
จากตัวอย่างข้อมูลที่เก็บในรูปแบบต่างกันด้านล่าง เมื่อพิจารณา
ข้อมูลวันเกิดจะเห็นว่ามีรูปแบบที่แตกต่างกัน และต้องการนาไป
ประมวลผล ถ้าข้อมูลมีจานวนมาก และใช้มนุษย์เป็นผู้ประมวลผล
ผลลัพธ์อาจผิดพลาดได้ เช่น ต้องการหาจานวนคนที่เกิดก่อนวันที่
13 เมษายน พ.ศ. 2547 เป็นต้น
(3)
การเตรียมข้อมูล
ข้อมูลที่มีการรวบรวมมานั้น อาจมีหลากหลาย
รูปแบบที่แตกต่างกันไปทาให้การนาไปประมวลผล
ข้อมูลอาจเกิดความผิดพลาดได้ ดังนั้นจึงควรมีการ
เตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันเพื่อความสะดวก
ในการประมวลผลและให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

4. หากใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ประมวลผล แต่ข้อมูลมีรูปแบบที่แตกต่างกัน
ทาให้คอมพิวเตอร์ไม่สามารถประมวลผลได้ ดังนั้นเราจึงควรเปลี่ยน
ข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันเพื่อให้ง่ายต่อการประมวลผล
จากตารางตัวอย่างการเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันข้างล่าง
ข้อมูลวันเกิดสามารถเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันได้
ตัวอย่างการเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกัน
วันเกิด
12/04/47
6/03/48
25/03/47
1/01/47
21/0/-49
26/04/47
ชื่อ – สกุล วันเกิด
กรแก้ว รัตนกาส 12 เมษายน 2547
อรอิน กรรณศักดิ์ 6 มี.ค. 2548
เจตน์ พงศ์สกุล 25/03/2547
สุข เสมอ ๑ มกราคม ๒๕๔๗
คาณุ พรหมประจักษ์ 21-06-49
เมชยา คนากันย์ 26 เม.ย. 2547
2

5. การเรียงลาดับ
วิธีการประมวลผลข้อมูล
ประกอบด้วยการทางานลักษณะต่างๆ ดังนี้
2)
การจัดกลุ่ม
หรือจาแนกประเภท
1)
เป็นการจัดข้อมูลที่มีลักษณะหรือคุณสมบัติคล้ายคลึง
กันไว้กลุ่มเดียวกันเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการ
ในการประมวลผล เช่น การจาแนกรายชื่อนักเรียน
ตามระดับชั้น การจาแนกรายการเบิก-จ่ายเงินใน
บัญชีธนาคารตามประเภทของการฝาก การจัดกลุ่ม
หรือจาแนกประเภทข้อมูลมีประโยชน์ในการจัดเก็บ
ค้นหา หรือจัดส่งข้อมูลไปยังส่วนที่เกี่ยวข้อง
เป็นการเรียงข้อมูลตัวเลขหรือตัวอักษรตามลาดับที่
ต้องการเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่าย การเรียงอาจเรียง
จากมากไปหาน้อยหรือจากน้อยไปหามาก เช่น
จัดเรียงเลขประจาตัวตามลาดับรายชื่อนักเรียน
จัดเรียงรายการเบิก-จ่ายในบัญชีธนาคารตามวันที่
ของรายการเบิก-จ่าย จากอดีตมาถึงปัจจุบัน การ
จัดเรียงข้อมูลช่วยให้สามารถเรียกใช้หรือค้นหาข้อมูล
ทาได้ง่าย สะดวก และประหยัดเวลา

6. การคานวณการค้นคืนการรวมข้อมูล
3)
4)
5)
ข้อมูลที่จัดเก็บมีทั้งข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ ข้อความ
และตัวเลข ดังนั้นอาจมีความจาเป็นต้องมีการ
คานวณข้อมูลที่ได้มาเพื่อหาผลลัพธ์แล้วนามาใช้ตาม
ความต้องการ เช่น คานวณหาคะแนนเฉลี่ยจาก
คะแนนสอบกลางภาคของนักเรียนทั้งหมด
คานวณหาดอกเบี้ยและภาษีของยอดเงินฝากประจา
คานวณวันและเวลาที่จะเกิดสุริยุปราคาเต็มดวง
เป็นการเรียกใช้ข้อมูลเฉพาะกลุ่มข้อมูลที่สนใจ เช่น
คะแนนสอบของนักเรียนที่มีเลขประจาตัว 40041113
คะแนนเฉลี่ยนักเรียนที่เกิน 3.8
เป็นการรวมข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุดเข้าด้วยกันอย่างมีลาดับ
เช่น ข้อมูลนักเรียนเท่ากับนักเรียนที่เข้าเรียนใหม่
ข้อมูลลูกค้าในสาขาต่าง ๆ ของธนาคาร

7. การสรุป
6)
1.6 การสรุป เป็นการรวบรวมเฉพาะใจความสาคัญ
ของข้อมูลในรูปแบบที่กะทัดรัดเพื่อให้สะดวกต่อการทา
ความเข้าใจหรือนามาวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจ เช่น สรุป
จานวนนักเรียนที่สอบผ่าน สรุปจานวนลูกค้าที่เปิด
บัญชีเพิ่มในเดือนกุมภาพันธ์
ในการประมวลผลนั้น ถ้าข้อมูลมีจานวนไม่มาก
และใช้ในงานขนาดเล็ก การประมวลผลก็สามารถทาด้วยมือได้
แต่ถาในงานขนาดใหญ่ มีข้อมูลมากขึ้น จะมีการนาเครื่องจักร
หรือคอมพิวเตอร์มาใช้เป็นอุปกรณ์เพื่ออานวยความสะดวก
ในการทางานและช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย

8. ข้อมูลที่มีการสารวจ หรือประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ
จาเป็นต้องดาเนินการจัดเก็บไว้เพื่อใช้ในภายหลัง การจัดเก็บ
สมัยใหม่มักเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปที่สามารถจัดเก็บ
ในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น ฮาร์ดดิสก์ แผ่นซีดี แผ่นดีวีดี
และหน่วยความจาแบบแฟลช
1)
3

9. การปรับปรุงเปลี่ยนแปลงข้อมูลให้มีความทันสมัย
สอดคล้องกับเหตุการณ์และเวลาที่เปลี่ยนแปลงไป
เช่น การเปลี่ยนที่อยู่หรือหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้า
การเปลี่ยนอัตราที่ใช้คานวณดอกเบี้ย
หรือภาษีสาหรับเงินฝากประจา
การจัดทาสาเนาข้อมูลจากชุดเดิมเพื่อป้องกันการสูญหาย
หรือเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับข้อมูล และเมื่อมีข้อมูลที่จัดเก็บ
ในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ การทาสาเนาจะทาได้ง่าย และทาได้
เป็นจานวนมาก อุปกรณ์ที่ใช้ทาสาเนา เช่น เครื่องพิมพ์
เครื่องถ่ายเอกสาร สื่อบันทึก เช่น แผ่นบันทึก
แผ่นซีดี และแผ่นดีวีดี
2)
3)

10. 4