20150104社長社務資料處理(校務系統&學生會系統的使用)

社長社務資料處理
( 校務系統 & 學生會系統的使
用 )
國立高雄應用科技大學 -- 國術社
作者 : 羅左欣
更新日期 : 2015/1/4
( 附超連結內 )

目錄
1.校務系統基本功能介紹
(1)社員登錄作業
(2)社團資料維護作業 ( 無法修改 )
(3)學期預計活動登錄作業
(4)活動申請登錄作業
(5)社團活動獎懲建議表登錄 ( 沒反應 )
(6)學生公假請假作業
2.學生會系統基本功能介紹
(1)俱樂部中心 ( 修改帳號資料 )
(2)進入出借系統
校務系統
學生會系統

1. 校務系統基本功能介紹
點取這裡回到目錄

這裡就是校務系統的操作
主畫面，在左側可以看到
一整排的選單

在左方有標示箭頭的地方
是我們比較常用的功能，
等一下將會依序介紹。

1. 校務系統基本功能介紹
(1) 社員登錄作業
(2) 社團資料維護作業 ( 無法修改 )
(3) 學期預計活動登錄作業
(4) 活動申請登錄作業
(5) 社團活動獎懲建議表登錄 ( 沒反應 )
(6) 學生公假請假作業

在左方之選單中點選
〝登錄〞
〝社員登錄作業〞
之後在上方點選〝國術社後〞
進入操作頁面。

這時候便進入了操作頁面，我們可以
在這裡進行社員的登作業。錄

讓我們先看看上方的下拉式選單，可
以看到裡面有各式各樣的社團職位。
下一頁開始會進行新社員的操作。增

1. 先選好欲新社員的職位增
2. 勾選編號欄旁邊的勾選欄
3. 輸入社員的學號

** 批次新增 ( 同身分的社員 )**
1. 先選好社員的身分類別
2. 再決定輸入筆數 ( 在這裡是選取 5
筆 )

之後可以看到網頁自動勾選了你 5 筆
欄位，之後再以此類推輸入社員資料
。

等所有的資料都輸入完成之後，點選〝確定送出。〞

這時候應該可以看到下方表格
新了剛剛輸入的社員資料內增
。
如果要刪除社員，可以
在刪除社員的表格欄位
點選〝內刪除。〞

以上為社員登作業的操作方法。錄

〝登錄〞
〝社團資料維護作業〞

在這裡進行社團資料的維護作業。
修改完成後點選
〝確定送出。〞

不論修改多少次都會顯示這個訊息，
所以相關的資訊要到課外組修改。

〝登錄〞
〝學期預計活動登錄作業〞

接著就進入了操作頁面，詳細的操作方法
請參明簡報〝閱說社長社務資料處理 - 舉
活動操作明辦說 ( 校務系統 & 學生會系
統 ) 以及送公文注意事項，這裡就不再〞
復述。

〝登錄〞
〝活動申請登錄作業〞

〝登錄〞
〝社團活動獎懲建議表登錄〞
之後在上方點選〝詢查 ( 需輸入獎懲單號 )
or 新增後〞
進入操作頁面 ( 在這裡我們點選〝新
增〞 ) 。

接著就進入了操作頁面 ( 經由測試後發現
，這一項功能只有在 IE 模式下才能順利顯
示 ) 。

不論點選〝送出預覽多少次都毫無〞
反應，詳細原因可能要詢問學生會或
課外活動組的人員。

在這裡進行學生公假的請假作業。
接著先點選上方的〝新增〞

1. 先將活動相關資訊輸入
2. 將欲請假社員的學號打上去
3. 完成後按下〝確定送出〞

此時下方就會出現選取欄
在這裡點選希望請假的節次
完成後按下〝確定送出〞
如果資料錯誤擇點選〝清除重填〞

在這裡重新確認一次請假名單，如果資
料正確請點選〝列印公假單將資料印〞
下來後送至課外活動組。
註 : 請記住〝假單編號以便以後詢〞查

2. 學生會系統基本功能介紹

這些是我們常常會用到的
功能，稍後會依序介紹。

(1) 俱樂部中心 ( 修改帳號資料 )
(2) 進入出借系統
(3) 社團資訊系統
<1> 帳戶管理
<2> 活動與宣傳管理
<3> 公文收送與預算管理
(4)FTP 帳號管理系統

點選〝樂部中心俱〞
。

這裡最主要的有修改帳
號和密碼的功能，詳細
的操作可以自行嘗試 ( 這
裡就不多作明說 ) 。

點選〝進入出借系統。〞

這些是我們常常會用到的
功能，稍後會依序介紹。
下方則是顯示目前學生會
可供借用的場地以及物品
。
這些是社團可用的功能點數
，會影響到能借用的研討夠
室和物品數量 ( 稍後說
明 ) 。

※ 借用研討室登記

1. 點選〝借用研討室登記〞
。
2. 選擇想要借用的研討室
。
3. 按下〝詢查〞
。

1. 這裡就會顯示可
以借用的研討室時
段，在這裡勾選想
要借用的時間 ( 有
字的部分代表已被
其他社團借用 )
這裡顯示的是研討
室可借用的點數，
每 1 點都代表著一
次能借用夠 1 個時
段

在上方勾選完想要借用的時間
後，就要在下方欄位輸入 :
( 要注意下方紅字的明說 )
1. 借用人的資料
2. 借用以及領取的相關資訊
填寫完畢後，
點選〝送出登記〞

※ 研討室借用況狀 ( 詢查 )

1. 點選〝研討室借用況狀〞
。
2. 選擇
(1) 出借日期
(2) 出借的研討室
3. 按下〝詢當日查 or 本週條
件〞

在這裡就可以
看到研討室的
所有借用況狀

※ 詢查 / 刪除
研討室借用登記資料

1. 點選〝詢查 / 刪除資料〞 ( 研討
室 ) 。
2. 選擇想要詢的類別查
。
3. 點選〝詢查〞
。

可以在這裡點選〝明細你〞 or 〝刪除〞
。
讓我們先點選〝明細。〞

這裡會顯示登記的詳細資料

這一次我們點選〝刪除〞
。

如果想要取消登記的話，就
在這裡點選〝確認刪除〞

※ 借用物品登記

1. 點選〝借用物品登記〞
。
2. 選擇想要詢的物品項目查
。

1. 選擇想要借用的物品項目。
2. 選擇要借用的數量。
3. 勾選想要借用的日期
。

1. 填寫借用人的資料
。
2. 點選〝送出登記〞
。

※ 物品出借況狀 ( 詢查 )

1. 點選〝物品出借況狀〞
。
2. 選擇
(1) 出借日期
(2) 出借的物品
3. 按下〝詢當日查 or 本週條
件〞

這是按下〝詢當日條件後的畫面查〞

這是按下〝詢本週條件後的畫面查〞

※ 詢查 / 刪除
物品借用登記資料

1. 點選〝詢查 / 刪除資料〞 ( 物
品 ) 。
。
。

※ 借用場地登記

1. 點選〝借用場地登記〞
。
2. 選擇想要詢的物品項目查
。
。

以借用的研討室時
段，在這裡勾選想
要借用的時間 ( 有
字的部分代表已被
其他社團借用 )
這裡顯示的是場地
可借用的點數，每
1 點都代表著一次
能借用夠 1 個時段

1. 在上方勾選完想要借用的時
間後，就要在下方欄位輸入 :
(1) 借用人的資料
(2) 借用以及領取的相關資訊
2. 填寫完畢後，
因為這裡的點數已經
為 0 ，所以會出現無
法借用的情形。
這時候就要到學生會
請人恢復借用點數

※ 場地出借況狀 ( 詢查 )

1. 點選〝場地出借況狀〞
。
2. 選擇
(1) 出借日期
(2) 出借的場地
3. 按下〝詢當日查 or 本
週與下一週條件〞

這裡就會顯示場地的借用況狀
。

※ 詢查 / 刪除
場地借用登記資料

1. 點選〝詢查 / 刪除資料〞 ( 場地借
用 ) 。
。
。

※ 借用掛幕登記

1. 點選〝借用掛幕登記〞
。
2. 選擇想要借放掛幕的地點。
。

以借用的掛幕時段
，在這裡勾選想要
借用的時間 ( 有字
的部分代表已被其
他社團借用 )
這裡顯示的是掛幕
可借用的點數，每
1 點都代表著一次
能借用夠 1 個時段

1. 在上方勾選完想要借用的時
間後，就要在下方欄位輸入 :
(1) 借用人的資料
(2) 借用以及領取的相關資訊
2. 填寫完畢後，
因為這裡的點數已經
為 0 ，所以會出現無
法借用的情形。
這時候就要到學生會
請人恢復借用點數。

※ 掛幕使用況狀 ( 詢查 )

1. 點選〝掛幕使用況狀〞
。
2. 選擇
(1) 出借日期
(2) 出借的場地
3. 按下〝詢當日查 or 本
週與下一週條件〞

這是按下〝詢本週與下一週條件後的畫面查〞

※ 詢查 / 刪除
掛幕登記資料

1. 點選〝詢查 / 刪除資料〞 ( 掛幕使
用 ) 。
。
。

如果要刪除借用登記，可以在這
裡點選〝刪除。後面的操作〞步
驟就不再復述。

※ 申請支援單填寫
( 特殊物品 )

1. 點選〝申請支援單填寫〞
。

1. 填寫物品借用
等資訊 ( 要仔細
讀下方及右方閱
的文字明說 )
2. 輸入完所有借
用資訊後，再輸
入驗證碼後點選
〝送出。〞

※ 申請支援單詢查

1. 點選〝申請支援單詢查〞
。
在這裡就可以看見申請的相關資
訊。如果要刪除借用登記，可以
在這裡點選〝檢視。〞

※ 違規事項詢查

1. 點選〝違規紀詢錄查。〞

如果想要詢社團是否有任查
何違規紀的話，就在這裡錄
點選任何一個學期，之後就
按〝詢。查〞

操作完畢後，就點選右上方
的〝系統首頁，此時就會〞
回到這個畫面。

此時再點選右上方的
〝學生會網站，就〞
會回到學生會網站的
首頁。

這裡是〝學生會網站的首頁〞
。

先點選〝社團資訊系統〞
。

<1> 帳戶管理 -- 修改社團基本資料

1. 點選〝修改社團基本資料〞
。
2. 這裡就可以調整社
團負責人的相關資料
。

<1> 帳戶管理 -- 社團帳號連結庫

1. 點選〝社團帳號連結庫。〞
2. 這裡可以變更可使
用社團資訊系統的帳
號。 ( 前提是要擁有學
生會網站的帳號 )

1. 先點選〝詢與刪查
除帳號連結〞
2. 這裡就會顯示目前
已經連結的學生會帳
號 ( 也就是這些帳說
號都已經擁有了檢視
資訊系統的權限 ) ，
在這裡也可以進行刪
除。

2. 這裡可以新可使增
用社團資訊系統的帳
號。 ( 前提是對方要擁
有學生會網站的帳號 )
1. 先點選〝新帳號連結增〞

<1> 帳戶管理
<2> 活動與宣傳管理 -- 新增活動與宣傳管理

1. 點選〝新活動與宣傳管理增〞
。
2. 在這一欄裡面
選擇需要宣傳的
活動 ( 下拉式選
單 )

在這一欄裡面填寫
活動的相關資訊
1

填寫完資料之後，按下〝送出。〞
活動資訊就會在學生會網站的〝社團專區出現〞
。
2

<1> 帳戶管理
<2> 活動與宣傳管理 -- 修改與刪除活動與宣傳管理

<1> 帳戶管理
<3> 公文收送與預算管理 -- 新增活動管理

1. 點選〝新活動管理增〞
。
在這一欄裡面填
寫要舉活動的辦
相關資訊 ( 相關
操作就不再複述 )

<1> 帳戶管理
<3> 公文收送與預算管理 -- 修改與刪除活動管理

1. 點選〝修改與刪除活動管
理。〞
2. 選取要修改的活動後，點選〝讀取〞
。

在這一欄裡面修
改要舉活動的辦
相關資訊 ( 相關
操作就不再複述 )

<1> 帳戶管理
<3> 公文收送與預算管理 -- 活動預算管理

1. 點選〝活動預算管理。〞
2. 選擇需要檢視的活動，讓
我們先點選〝編輯〞 ( 在這
裡以防身術講習活動為例 )

這裡是點選〝編輯後的畫面〞
( 其他操作就不再複述 ) 。

這裡還可以詢以前的活動查
( 在這裡輸入〝學年度以及〞
〝學期就可以詢了〞查 )

這裡就可以看到以前輸入的活動了 ( 這
裡是〝第 102 學年度第二學期的活〞
動 )

至於其他功能的使用，大家可以自
行操作看看 ( 這裡就不再明說
了 ) 。

<1> 帳戶管理
<3> 公文收送與預算管理 -- 公文收送資訊詢查

1. 點選〝公文收送資訊詢查〞
。
2. 在這裡可以輸入希望詢的時期查
。

輸入完時間等資訊後
，接著按下〝詢查〞
。

這裡就會出現已經送出的公文的相
關資訊 ( 大家可以注意看上面的內
容 )

這裡我們先以〝現代輕功— 酷體驗跑
營這個活動為例，點選最右側的〝〞狀
況。〞

這裡就會顯示這一公文的相關資訊，份
大家可以注意帳務的部分，會依據況狀
而顯示不同的訊息 ( 稍後我們會做個比
點選這裡就可以
離開這個畫面

讓我們再把時間調得早一點，
來比較公文帳務資訊上的不同
。

這裡再以〝國術社韻箏社聯合活動這〞
個活動為例，點選最右側的〝況狀。〞

大家可以仔細注意帳務的部分，與上一公文份
顯示的訊息不同。
我們可以藉由這一項功能得知公文的處理況狀
。
點選這裡就可以
離開這個畫面

學校有提供雲端空間，專門用來存放網站案。檔
而〝 FTP 帳號管理系統可用來更改登入雲端管理〞
空間的帳號及密碼。接下來就來明操作方式。說

點選〝 FTP 帳號管理系統〞
。

這裡就是 FTP 管理系統的操作主
畫面，在左側可以看到一整排的
選單。大家可以自行操作看看，
這裡就不多作明。說

操作完後，請記得登出。

接下來我們要明登入網站管理空間的方說
法，請大家先開任何一個瀏覽器的視窗啟
。

(1) 先在網址列上輸入：
ftp://140.127.119.31
(2) 接著輸入用來登入管
理空間的帳號和密碼。

登入後，即可進行網站案的檔
修改、上傳等操作。

這一份簡報大致上說明了檔校務系統及
學生會系統的操作方法。但是系統的功
能或者是操作方式未來可能會變動，請
各位要務必注意 !!!
如果在操作上有任何疑問，都可以請教
學生會的人員 !

最後，請記得務必要登出。

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