10 uur karin rasschaert - hr-policies noodzaak of bijzaak

Unfold your
potential
Karin Rasschaert
26 maart 2015
HR-policies:
noodzaak of
bijzaak?

Overzicht
1. Inleiding
2. Hoe een HR policy invoeren?
3. Naleving HR policies controleren: spelregels?
4. Sanctionering HR policies: principes
5. Enkele speciale gevallen (bedrijfswagenreglement;
BYOD)
2Rasschaert Advocaten

1. HR policies: Trend of wettelijke verplichting?
Social media
Welzijn: Ongewenst
gedrag/stress
Car policy
Alcohol & drugs
Thuiswerk/telewerk
Arbeidsreglement
Internet en email
policy
Camera’s
Code of conduct (ethics,
whistleblowing)
3

1. HR policies: “Pro’s and con’s”
 Goede afspraken maken goede
vrienden
 Effectieve(re) sanctionering
mogelijk maar opgelet met
slechte of onvolledige teksten
 Objectieve aanpak (in plaats
van casus based; sluit
favoritisme uit)
 Risico : minder dynamisch (kan
opgevangen worden)
Weinig of geen interne
regulering
 Cultuur van het gezond
verstand/vertrouwen
 Zwakkere bescherming
werkgever tegen misbruiken
 Flexibiliteit
 Risico van meer ‘à la
carte’/vrijheid
blijheid/favoritisme of
discriminatie?
 Dynamisch
Veel interne regulering

2. HR-policies invoeren: hoe doet u dat?
1. Keuze van rechtsbron
2. Kennisgeving aan werknemer
3. Aanvaarding door werknemer

Rechtsbron:
1. Individuele geschreven arbeidsovereenkomst
2. Arbeidsreglement
3. Mondelinge overeenkomst
4. eenzijdige instructie
5. Vast, algemeen en bestendig gebruik
+ Soms informatie-en raadpleging ondernemingsraad/syndicale
afvaardiging vereist

Invoering gedragsregels
Door:
Voordelen (Mogelijke) Nadelen
1 bevelen en instructies van
WG.
Flexibel Moeilijk bewijs van kennisgeving en
aanvaarding van gedragsregels
2 Individuele geschreven
arbeidsovereenkomst
Makkelijk bewijs van
kennisgeving en
aanvaarding
1 Handtekening bij iedere wijziging is
moeilijk werkbaar en WN kan er niet toe
worden verplicht.
2 Algemene bepaling in
arbeidsovereenkomst inzake akkoord van
WN met bedrijfsinterne reglementen:
moeilijk bewijs van kennisgeving en
aanvaarding van afzonderlijke
gedragsregels.
3 Arbeidsreglement
Afdwingbaar omwille van naleving
procedure tot invoering of
wijziging arbeidsreglement.
Voor nieuwe WN: verwijzing in
arbeidsovereenkomst naar
arbeidsreglement.
Geen individueel akkoord
vereist
1 Weinig flexibel omwille van verplichte
naleving van procedure tot wijziging
arbeidsreglement
2 WN(vertegenwoordigers) kunnen
dwarsliggen
4 Mondelinge overeenkomst Moeilijk bewijs van kennisgeving en
5 Gebruik Flexibel (mogelijkheid tot
opzegging)
1 Moeilijk bewijs van bestaan van gebruik
2 Moeilijk bewijs van kennisgeving en

Kennisgeving en aanvaarding aantonen door
1. Ondertekening van bevestigingsclausule
2. Bewijs van kennisgeving + bewijs van aanvaarding
3. Bewijs van correcte toepassing van gedragsregels in verleden
4. Voor arbeidsreglement volstaat bewijs van kennisgeving als
wettelijke procedure is gevolgd

Hoe flexibele policies opstellen?
Belang van wijzigingsbedingen in de HR policies
Casus
 WG wenst type, merk of categorie te wijzigen van een
bedrijfswagen
Principes
Voordeel van privégebruik bedrijfswagen = loon (in beginsel)
 Loon = essentiële arbeidsvoorwaarde
 Eenzijdige wijziging van loon = contractbreuk
 Echter, partijen kunnen geldig wijzigingsbeding overeenkomen
 ‘terbeschikkingstelling van bedrijfswagen is niet essentieel’
 a fortiori ‘type, merk of categorie zijn niet essentieel’

oorbeeld wijzigingsbeding:
‘Tot slot impliceert het aanvaarden van een bedrijfswagen door een
werknemer de aanvaarding van dit reglement en alle erin beschreven
verplichtingen.
De onderneming behoudt zich het recht voor bepalingen aan dit reglement
toe te voegen, te verwijderen, of aan te passen in functie van de
noodwendigheden van de onderneming. De laatste versie van dit document
kan steeds geraadpleegd worden op het intranet.’
OPGELET: Wijzigingsrecht van de werkgever is volgens de rechtspraak beperkt
tot bijkomstige (niet-essentiële) arbeidsvoorwaarden

3. De naleving van HR policies controleren: spelregels
 Recht op privacy van WN op het werk
vs.
 Recht op gezagsuitoefening WG (incl. controlerecht)
 Geen van beiden absoluut

Principes bij beperking van het recht op privacy
1 Legaliteit
 Beperking voorzien in duidelijke, precieze en toegankelijke regel
 Vb. arbeidsreglement of interne nota
2 Finaliteit
 CAO 81 (on-linecommunicatiegegevens): bescherming economische, handels-
en financiële belangen onderneming; veiligheid en goede werking
netwerksysteem en naleving relevante bedrijfspolicy
 CAO 68 (camerabewaking): o.m. bescherming goederen onderneming
 CAO 89 (uitgangscontrole): voorkomen of vaststellen diefstal
3 Proportionaliteit
 Geschikte maatregel, evenredig met het doel
4 Transparantie
 Voorafgaandelijke inlichting WN omtrent installatie controlesysteem,
doelstellingen, beleid..

CAO n°81 controle elektronische on-linecommunicatiegegevens
 Toepassingsgebied
— brede betekenis: elektronische on-linecommunicatiegegevens ongeacht
de drager
— Wel: internetgebruik, verzenden van e-mails
— Niet: inhoud bestanden op harde schijf PC (door WG ter beschikking
gesteld aan WN), controle inhoud e-mails op die PC, toevallige
kennisname van gegevens die worden vermoed van professionele aard te
zijn
Inmenging privéleven kan toegestaan zijn mits inachtneming principes
 Richtlijnen inzake toegang/gebruik van informatica blijven
prerogatief WG
 Onderscheid globale controle (vb. aantal uitgaande e-mails per
werkpost en volume ervan) en individualisering gegevens

 Finaliteit: verplichte omschrijving doelstelling:
— voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten, feiten strijdig met
goede zeden of feiten die waardigheid van een ander kunnen schaden
— bescherming economische, handels- en financiële ondernemingsbelangen
— veiligheid en/of goede technische werking van IT-netwerksystemen
— naleving beginselen en regels voor het gebruik van onlinetechnologieën
 Proportionaliteit
— Verplichting controle tot een minimum te beperken
 Transparantie
— Inlichting OR over alle aspecten van de controle (zo niet CPBW, zo niet
VA, zo niet de WN) en regelmatige evaluatie
— Inlichting WN bij installatie controlesysteem via algemene instructies of
instructies bij ieder gebruik van het werkinstrument, arbeidsreglement of
individuele arbeidsovereenkomst

 Transparantie
— Inlichting OR
• controlebeleid (incl. nagestreefde doelstelling(en) en al dan niet permanente
karakter van controle)
• prerogatieven WG en toezichthoudend personeel
• feit of persoonsgegevens al dan niet worden bewaard en plaats en duur van
bewaring
— Inlichting WN, bijkomend:
• regels inzake gebruik en gebruiksbeperkingen van instrumenten die WN voor de
uitvoering van het werk ter beschikking worden gesteld
• rechten, plichten en verboden inzake gebruik van de elektronische on-
linecommunicatiemiddelen van de onderneming
• straffen bij niet-naleving

 Individualisering = gegevensverwerking om aan
geïdentificeerde of identificeerbare persoon toe te schrijven
 Regels gelden niet voor gegevens met beroepsmatig karakter
 Indien ter controle van naleven van beginselen en regels voor
het gebruik van onlinetechnologieën
— Indirecte individualisering: voorafgaande gesprek met WN verplicht
• WN kan bezwaren formuleren inzake voorgenomen beslissing of evaluatie
• WN kan gebruik elektronische onlinecommunicatiemiddelen rechtvaardigen
 Andere doelstellingen: directe individualisering toegestaan

4. Hoe niet-naleving effectief sanctioneren?
 Gezagsverhouding omvat ‘disciplinaire macht’
 Alleen straffen voorzien in arbeidsreglement mogen
worden opgelegd
 Exhaustieve lijst van straffen vereist, doch algemene
omschrijving van tekortkomingen volstaat
‘niet-naleving van interne bedrijfsreglementen’
 Straf dient in verhouding te staan tot tekortkoming
 Straf dient uiterlijk 1e werkdag na vaststelling
tekortkoming door persoon bevoegd tot straffen ter
kennis te worden gebracht aan werknemer
 Geen vormvereisten

 Voorbeelden van straffen
 Mondelinge vermaning
 Schriftelijke verwittiging
 Geldboeten van X EUR per overtreding
 Schorsing van uitvoering van arbeidsovereenkomst gedurende
maximum 5 dagen, zonder loon
 Verbreking of opzegging
 Ontslag om dringende reden

 Dringende reden inroepen vereist:
1. Bewijs van het bestaan van duidelijke / ondubbelzinnige
richtlijnen
2. Bekend gemaakt aan de werknemer
3. Aanvaard door de werknemer
4. Schending door de werknemer
5. Voldoende ernstige tekortkoming (onherroepelijke
vertrouwensbreuk) :
 Een dringende reden moet beoordeeld worden op basis van :
 Elementen eigen aan de werknemer (anciënniteit, functie,
verantwoordelijkheid, antecedenten, fysieke en mentale
situatie)
 Elementen eigen aan de werkgever (ernst kan afhangen van de
bedrijfscultuur en de regels van interne en ethische orde)
(arbeidshof Brussel 14 juli 2014)

 Casus dringende reden (o.a. systematisch weigeren
agenda ‘correct bij te houden) :
rechter oordeelde dat werkgever niet bewees dat er in het
kader van de ‘Nieuwe Werken Policy’ duidelijke richtlijnen
gecommuniceerd waren én de werknemer die ontvangen had

Casus=: twitterbericht
Afweging tussen
Wettelijke en contractuele verplichtingen Recht op vrije meningsuiting
- Te goeder trouw uitvoering
arbeidsovereenkomst
- Eerbied en achting jegens WG
- Verplichtingen ontnemen
werknemer niet elk recht op
kritiek
Rekening houdend met
- Interne en ethische regels van de onderneming en bedrijfscultuur
- Functie: kaderlid met verantwoordelijkheid voor externe communicatie
- Bijzondere schade voor werkgever omwille van publiek karakter tweet
- Dus dringende reden

Bewijs verzamelen van tekortkomingen: spelregels?
 Inzake gebruik van camerabeelden, email en internet
controle bestaan (voorafgaande) wettelijke
verplichtingen
 In 2003 oordeelde een arbeidshof nog dat bewijs
verzameld op basis van camerabeelden van camera’s
(niet geïnstalleerd met naleving van de toepasselijke
wetgeving) onrechtmatig bewijs waren en dus geen
bewijs van diefstal konden opleveren
 Echter : Antigoonleer

 Wet 24 oktober 2013 (wettelijke verankering
antigoonrechtspraak)
Onregelmatig verkregen bewijs kan door de rechter uitgesloten
worden in drie gevallen:
1. Wanneer de naleving van de betrokken vormvoorwaarden wordt
voorgeschreven op straffe van nietigheid
2. Wanneer de begane onregelmatigheid de betrouwbaarheid van
het bewijs heeft aangetast, of
3. Wanneer het gebruik van het bewijs in strijd is met het recht op
een eerlijk proces.
 Van toepassing vanaf 22 november 2013
Opgelet bij bewijsvergaring in arbeidsrecht

Arbeidshof
4. Hoe niet-naleving effectief sanctioneren? Illustratie
Antigoon: ontslag stiekem gefilmd
Arbh. Brussel 7 januari 2015, 2012/AB/1248
24
Bewijs? opname van gesprek d.d. 22 maart 2005
 Heimelijke opname schendt
 Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levensfeer
ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, art. 8 EVRM en
art. 22 Grondwet
 Art. 16 Arbeidsovereenkomstenwet (‘eerbied en achting’)
 Onwettigheid tast betrouwbaarheid van het bewijs aan
 WN kon vragen formuleren die bepaalde antwoorden uitlokten
 Onwettigheid schendt recht op een eerlijk proces
 Ook proportionaliteitstoets verzet zich tegen het onwettig bewijs
Bewijs moet worden geweerd (cfr. Antigoon)

4. Hoe niet-naleving effectief sanctioneren? Illustratie
Antigoon: Facebook
 Casus: ontslag om dringende reden (Option arrest)
 Recht op privacy, vrije meningsuiting vs verplichting tot
loyauteit
 Wet Elektronische Communicatie geschonden door
werkgever:
— Nam kennis van gegevens die niet persoonlijk voor hem bestemd
waren,
— Echter: Antigoonleer werd toegepast (inbreuk heeft niet tot
gevolg dat verzamelde gegevens van de Facebook pagina geen
bewijswaarde hadden).
 In casu: kritische commentaren door een kaderlid op een
beursgenoteerde onderneming, op een voor iedereen
toegankelijk gedeelte van een sociale netwerksite =
dringende reden

5. Gevallen: Bedrijfswagenreglement
 Niet wettelijk verplicht
 Spelregels verduidelijken is extreem belangrijk om
misbruiken tegen te gaan
 Schriftelijk reglement met een wijzigingsbeding is van
groot belang om naar de toekomst toe wijzigingen aan
de wagenpolitiek te kunnen aanbrengen

Wie is aansprakelijk voor wat?
WN veroorzaakt verkeersongeval met bedrijfswagen
 berokkent schade aan derde
 overtreedt de wegcode
1. Kan benadeelde derde zich tot WG richten?
2. Kan overheid verkeersboete van WG eisen?
3. Welke bedragen kan WG van WN terugvorderen?
4. Kan de WG nog andere sancties opleggen?
Eerste drie punten: weinig manoeuvreerruimte in een policy!

1. Kan benadeelde derde zich tot WG richten?
Ja, WG is als aansteller aansprakelijk voor zijn ‘aangestelde’ WN voor
schade ‘veroorzaakt in de bediening waartoe hij hen gebezigd heeft’
- Niet indien ongeval zich niet heeft voorgedaan tijdens werk,
maar op terugweg naar huis na buitenlandse opdracht
- Niet indien WN bedrijfswagen bij ongeval voor privédoeleinden
gebruikte
2. Kan overheid verkeersboete van WG eisen?
Ja, ‘zij die als aansteller burgerrechtelijk aansprakelijk zijn voor
schadevergoeding en kosten, zijn insgelijks aansprakelijk voor de
geldboete’

3. Welke bedragen kan WG van WN terugvorderen?
- Schadevergoeding betaald aan derde?
• Indien WN bij de uitvoering van arbeidsovereenkomst WG/ derden
schade berokkent, is hij enkel aansprakelijk voor (i) bedrog, (ii) zware
schuld en (iii) eerder gewoonlijke dan toevallige lichte schuld.
• ‘zware fout’ is niet noodz. het geval bij zware
verkeersovertreding (moet ‘onverschoonbare fout’ zijn)
• Inhouding op het loon énkel indien overeengekomen met de
werknemer na de feiten of bepaald door de rechter
- Verkeersboete?
• Aansprakelijkheidsbeperking van WN geldt niet inzake strafrechtelijke
aansprakelijkheid dus WG kan verkeersboete en kosten op WN
verhalen
 ‘Alle bekeuringen, boetes en minnelijke schikkingen wegens overtreding
van de wegcode, begaan met de bedrijfswagen, zijn ten laste van de
medewerker.’

4. Kan de WG nog andere sancties opleggen?
• Quid verkeersongeval onder invloed?
• Onderscheid zware verkeersovertreding enerzijds en
‘dringende reden’ anderzijds
• Tijdens de arbeidstijd?
• Beroepschauffeur?
• Weerslag op het werk?
• Herhaling?
• Policy?
• Quid uitlenen van het bedrijfsvoertuig
• Quid nieuwe recruut komt niet opdagen of dient na korte tijd
zijn ontslag in: schadevergoeding leasemaatschappij op hem
verhalen?
• Quid franchise?

5. Gevallen: Bedrijfswagenreglement: casus
Casus
 Aan een werknemer wordt een opzeggingstermijn
betekend;
 Hij meldt zich ziek;
 Werkgever vraagt hem de bedrijfswagen in te leveren en
werknemer gaat er op in
 Nadien protesteert de werknemer alsnog en vordert
aanvullende opzeggings-vergoeding en vergoeding voor
verlies bedrijfswagen

5. Gevallen: Bedrijfswagenreglement: vervolg
casus
uitspraak Arbeidshof :
 Privé-gebruik bedrijfswagen was toegestaan;
 Privé-gebruik = loon
 Ziekte geeft recht op 1 maand gewaarborgd loon
 Schorsing: geen recht op arbeidsgereedschap; doch
 Gewaarborgd loon: geen loonvermindering
 voordeel bedrijfswagen moet tijdens periode van gewaarborgd loon
behouden blijven
 Vrijwillige teruggave impliceert recht op gelijkwaardig voordeel
 Dus: teruggave bij ziekte kan in de policy enkel na dertig dagen

 Regel: schorsing van arbeidsovereenkomst = schorsing van
wederzijdse verplichtingen van partijen
 WG is geen loon verschuldigd en kan bedrijfswagen terugvragen
bij:
- Volledige schorsing bij verlof zonder wedde
- Volledige schorsing bij tijdskrediet
- Volledige schorsing bij thematisch verlof
- Arbeidsongeschiktheid na periode gedekt door gewaarborgd loon
 (mits financiële compensatie) anders overeenkomen kan ook
 WN weigert; WG kan schadevergoeding vorderen of wagen
eventueel in kort geding terugvorderen
 Uitzondering: WG blijft loon verschuldigd
 1e 30 dagen arbeidsongeschiktheid bediende
 Vakantie

5. Gevallen: aansprakelijkheid WG bij gebruik illegale
software door WN?
Vraag naar aansprakelijkheid WG en WN voor installatie en gebruik
van illegaal technisch tekenprogramma (inbreuken op Wet Auteursrecht
Software van 30 juni 1994)
 WN installeert op PC van WG illegale software die hij in dienst van
de WG gebruikt
 Aanwezigheid illegale software op PC van WG volstaat om tot
inbreuk te besluiten
 Inbreuk op Wet Auteursrecht Software maakt op zich een fout uit
in de zin van art. 1382 B.W. e.v., mits wetens en willens begaan
 WG betwist wetens en willens de fout te hebben begaan

software door WN?
Beoordeling door hof van beroep te Gent
 Persoonlijke aansprakelijkheid WG
 WG beging de fout wetens en willens
— WG had immers moeten weten dat een inbreuk werd begaan
 WG heeft de plicht
— na te gaan wat de herkomst van een programma is, of het
auteursrechtelijk beschermd is/of de software legaal is en tot het
publiek domein behoort
— minstens het bedrijf zo te organiseren dat het gebruik van illegale
software niet is toegestaan
• i.e. procedure voor handen hebben om te vermijden dat illegale
software wordt binnengehaald, geïnstalleerd en gebruikt
 Door gebrek aan vereiste toezicht en organisatie begaat WG
wetens en willens een fout in de zin van art. 1382 B.W.

software door WN?
Beoordeling door hof van beroep te Gent
 Aansprakelijkheid WG als aansteller van WN
 Opdat WG aansprakelijk zou zijn is niet vereist dat
— Aangestelde buiten weten of tegen instructies van aansteller zou
hebben gehandeld
• Ook al had WG niet geweten dat WN illegale software nog liggen had en
geïnstalleerd had, dan nog is hij aansprakelijk
 in kader van arbeidsovereenkomst
 WG is tevens als aansteller aansprakelijk voor daden
van WG

software door WN?
Te onthouden
1. Om risico op persoonlijke aansprakelijkheid WG wegens
schending auteursrecht te beperken, is het van belang:
 Een preventiebeleid te voeren
 Een controlebeleid te voeren (cfr. hoger CAO 81)
2. Tevens van belang om bedrog, zware fout of gewoonlijke
lichte fout te kunnen aantonen in hoofde van WN (met oog
op verhaal)
3. Opstellen, meedelen en laten aanvaarden door WN van
duidelijk preventiebeleid, inhoud (onder meer)
 Verbod gebruik illegale software op own device
 Verwijzing naar relevante wetgeving, regels inzake vervanging
of update van software…
 Sancties ingeval van inbreuken

Unfold your
potential
“Best Learning, Coaching & Development Company”
info@kluweropleidingen.be
Karin Rasschaert
advocaat
+32 (0) 15 61 57 16
+32 (0) 495 59 14 87
karinrasschaert@rasschaert-advocaten.com
www.rasschaert-advocaten.com

10 uur karin rasschaert - hr-policies noodzaak of bijzaak

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to 10 uur karin rasschaert - hr-policies noodzaak of bijzaak

Similar to 10 uur karin rasschaert - hr-policies noodzaak of bijzaak (20)

More from Muriel Walter

More from Muriel Walter (20)

10 uur karin rasschaert - hr-policies noodzaak of bijzaak