Dokumen tersebut membahas tentang Work Breakdown Structure (WBS) untuk proyek sistem informasi. WBS digunakan untuk menjabarkan proyek menjadi fase-fase, aktivitas, dan tugas-tugas. Dokumen ini menjelaskan cara membuat WBS dengan pendekatan top-down atau bottom-up, serta langkah-langkah untuk memperoleh persetujuan manajemen atas WBS yang dibuat.

1. Prepared by:
Wina Witanti
Semester III
Tahun Akademik 2013-2014
MI2063
Manajemen Proyek Sistem Informasi
Membuat WBS

2. • Mahasiswa mengerti definisi WBS.
• Mahasiswa mengerti dan memahami pentingnya pembuatan WBS dalam
proyek.
• Mahasiswa mampu menjabarkan sebuah proyek ke dalam elemen-elemen
pekerjaan dengan teknik WBS
• Mahasiswa mengerti, memahami, dan dapat mengimplementasikan
pembangunan WBS dari proyek IT
Tujuan Pertemuan

3. Indikator Keberhasilan
Kategori
Indikator Kompetensi
Bbt
K. Dasar
(1)
K. Menengah
(2)
K. Mahir
(3)
Membuat Work
Breakdown
Structure
Mengetahui identifikasi
pekerjaan dengan
WBS
Memahami rencana
& perkiraan
pekerjaan proyek
berdasarkan durasi
Mahasiswa
mampu
menjabarkan
sebuah proyek ke
dalam elemen-
elemen pekerjaan
dengan teknik
WBS
10
Mengetahui
dekomposisi setiap
pekerjaan proyek 10
Mengetahui
pembuatan
persetujuan
manajemen
Melakukan
persetujuan setiap
rencana pekerjaan
10
Kajian 2 – Pertemuan 6

4. Referensi
Joseph Phililips, IT Project Management : On Track from Start to Finish, Mc Graw
Hill/ Osborne, 2010, 3rd edition.
Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management (with Microsoft
Project 2007 CD-ROM), Cengage Learning, 2009, 6th edition.

5. Sub Pokok Bahasan
1. Bekerja Dengan WBS
2. Pembagian Level WBS
3. Penyusunan WBS
4. Membuat WBS
5. Memperoleh Management Approval

6. Work breakdown structure (WBS) adalah peralatan grafis yang digunakan
untuk mengilustrasikan penguraian hirarkis sebuah proyek menjadi fase-fase,
aktifitas-aktifitas dan tugas-tugas
WBS merupakan struktur yang menunjukkan kumpulan komponen-komponen
proyek, serta merupakan hasil kategorisasi dan dekomposisi hasil-hasil
(deliverables) dari proyek.
Milestones (kejadian penting) adalah suatu kejadian yang menandakan
penyelesaian produk jadi sebuah proyek besar.
Biasanya untuk membedakan milistones dari tugas-tugas lain dalam WBS
dengan menggunakan format khusus, misalnya italics (huruf miring)
Bekerja Dengan WBS

7. Bekerja Dengan WBS (Cont)
Aktivitas-aktivitas dikelompokkan ke dalam fase kerja, dimana setiap fase harus
selesai sebelum fase berikutnya (sequential) atau secara (paralel)
Setiap tugas memberikan suatu hasil bagi unit kerja yang berkelanjutan dan
pada akhirnya membentuk fase, artinya aktivitas = proses + deliverable.
WBS dapat dibangun segera setelah feasibility plan (scope) selesai terdefinisi
dan disetujui oleh pemberi order atau pihak manajemen atas.

8. Bekerja Dengan WBS (Cont)
WBS merupakan sebuah komponen penting pada sebuah proyek karena
merupakan input penting bagi lima aktivitas utama manajemen proyek, yaitu:
• Estimasi biaya
• Penyusunan anggaran biaya
• Perencanaan sumber daya
• Perencanaan manajemen resiko
• Pendefinisian aktivitas

9. Bekerja Dengan WBS (Cont)
Idenya ….
Dari proyek dapat ditentukan fase-fase (phases) yang menjadi tahapan
pengerjaan proyek yang merupakan bagian dari proyek yang harus
diselesaikan sebelum fase berikutnya dapat dimulai.
Setiap fase pasti memiliki waktu awal dan akhir masing-masing.
Sebuah fase tidak dapat dikerjakan bersamaan dengan fase lain, kecuali
jika fase tersebut tidak tergantung pada hasil dari fase lainnya.
Setiap fase, terdapat beberapa unit kerja (work units). Paket kerja adalah
deliverables terkecil dalam WBS.

10. Bekerja Dengan WBS (Cont)
Gambar berikut ini mengilustrasikan komponen-komponen dari WBS :
Gambar Komponen-komponen WBS

11. Fungsi WBS
 Mendefinisikan aktivitas dan rencana keseluruhan proyek.
Dapat memberikan gambaran global tentang keseluruhan aktivitas proyek,
 Memberikan gambaran tentang deadline dan urgensi dalam proyek.
Dapat emecahkan aktivitas hingga ke bagian detail yang kemudian
dilaksanakan oleh tim kerja, WBS dapat menjadi acuan hasil dari proyek.
 Mencegah berkurangnya scope pekerjaan.
WBS memberi gambaran total tentang ruang lingkup kerja proyek.
 Alat kontrol, komunikasi dan koordinasi.
Status pekerjaan (selesai, tertunda ataupun dibatalkan) akan terlihat dengan
jelas melalui WBS.

12. Deliverables dan Milestone
Merupakan event/kejadian/produk yang signifikan dan menyediakan bukti
bahwa suatu deliverable telah selesai atau suatu fase dalam proyek secara
formal telah diserahterimakan.
Contoh :
Penandatanganan SKPL, Penyerahan DPPL atau Penyelesaian Prototyping
Aplikasi
Pembuatan WBS harus melibatkan orang yang akan melakukan kerja (tim
kerja)

13. Pembagian Level WBS
WBS bersifat hirarkis, dimulai dari scope proyek hingga detail dalam tugas dalam
unit kerja.
Sifat WBS ini disebut WBS entry, yaitu term umum pada setiap level dalam
WBS, yang selalu menyatakan suatu deliverable.

14. Pembagian Level WBS
1 Phase 1 of the project …
2 Phase 2 of the project …
2.1 Activity 1 of Phase 2
…
2.2 Activity 2 of Phase 2
2.2.1 Task 1 of Activity
2.2 in Phase 2
2.2.2 Task 2 of Activity
2.2 in Phase 2
2.2.3 Task 3 of Activity
2.2 in Phase 2
2.3 Activity 3 of Phase 2
…
3 Phase 3 of the project …
=
PROJECT
GOAL
0
PHASE
2
PHASE
3
PHASE
1
ACTIVITY
2.2
ACTIVITY
2.1
ACTIVITY
2.3
TASK
2.2.2
TASK
2.2.1
TASK
2.2.3

15. Pembagian Level WBS
1. Perkirakan lama minimum waktu yang diperlukan untuk melakukan
tugas. Dinamakan dengan Optimistic Duration (OD)/Durasi
Optimistis.
2. Perkirakan lama maksimum yang diperlukan untuk melakukan tugas.
Sering disebut dengan Pessimistic Duration (PD)/Durasi
Pesimistis.
3. Perkirakan Expected Duration (ED)/Durasi Diharapkan yang
diperlukan untuk melakukan tugas.
4. Kalkulasikan Most Likely Duration (D)/Durasi Paling Mungkin seperti
dibawah ini:
D = (1 x OD) + (4 x ED) + (1 x PD)
6

16. Penyusunan WBS
Langkah pertama adalah menanyakan hal-hal sebagai berikut:
• Adakah pembagian aktivitas secara logis (terstruktur) di dalam proyek ?
• Adakah hasil nyata dalam Milestones yang dapat dimasukkan ke dalam setiap
fase ?
• Adakah hal-hal yang mempengaruhi bisnis secara keseluruhan kepada client /
organisasi pemberi order?
• Adakah kewajiban-kewajiban finansial yang mempengaruhi jalannya proyek ?
• Faktor-faktor apakah dari organisasi secara keseluruhan yang bisa
mempengaruhi proyek ?
• Adakah proses-proses lainnya yang bukan bagian dari proyek (yang tengah
berjalan) sehingga dapat mempengaruhi proyek ?
Ini adalah gambaran global tentang scope proyek.

17. Penyusunan WBS
Lalu WBS di-entry hingga pada level terendah (unit kerja ataupun aktivitas dan
tugasnya), dapat menanyakan hal-hal berikut ini:
• Mendefinisikan kerja (apa);
• Mengidentifikasikan waktu untuk menyelesaikan sebuah paket kerja
(berapa lama), start-end date;
• Mengidentifikasikan anggaran berjangka waktu untuk menyelesaikan
sebuah paket kerja (biaya);
• Mengidentifikasikan sumberdaya yang dibutuhkan menyelesaikan sebuah
paket kerja (berapa banyak);
• Mengidentifikasikan seseorang yang bertanggungjawab atas unit kerja
(siapa);
• Mengidentifikasikan titik monitoring untuk mengukur perkembangan
(bagaimana).

18. Membuat WBS
Contoh WBS yang digambarkan sebagai Gantt Chart:

19. Membuat WBS (Cont)
Tipe-tipe WBS
WBS dapat berbentuk stuktur pohon maupun tabular,
• WBS berdasarkan produk dan
• WBS berdasarkan fase.

20. 1.0 Web Site Design
1.1 Site Map
1.2 Graphic Design
1.3 Programs
2.0 Home Page Design
2.1 Text
2.2 Images
2.3 Hyperlinks
3.0 Marketing Pages
3.1 Text
3.2 Images
3.3 Hyperlinks
4.0 Sales Pages
4.1 Text
4.2 Images
4.3 Hyperlinks
WBS berdasarkan produk,
struktur tabular
Membuat WBS (Cont)

21. Membuat WBS (Cont)
WBS berdasarkan Fase 1.0 Concept
1.1 Evaluate current systems
1.2 Define Requirements
1.2.1 Define user requirements
1.2.2 Define content requirements
1.2.3 Define system requirements
1.2.4 Define server owner requirements
1.3 Define specific functionality
1.4 Define risks and risk management approach
1.5 Develop project plan
1.6 Brief Web development team
2.0 Web Site Design
3.0 Web Site Development
4.0 Roll Out
5.0 Support

22. Membuat WBS (Cont)
Pendekatan-pendekatan Pembuatan WBS
Pendekatan top-down menggunakan penalaran deduktif, yaitu mulai dari
hal-hal umum hingga hal-hal yang sangat spesifik.
Metode bottom-up ideal untuk proses brainstorming solusi untuk
menyelesaikan masalah tertentu
Sebuah WBS yang dibangun dengan metode top-down akan
mengidentifikasi sebuah solusi, kemudian membagi-baginya ke dalam
langkah-langkah untuk mengimplementasikannya.

23. Membuat WBS (Cont)
Selain top-down dan bottom-up, terdapat 3 pendekatan lain untuk membangun
WBS, yaitu :
Dengan panduan
Pembuatan WBS dengan panduan dapat ditempuh jika terdapat panduan yang
dapat diacu untuk pembuatan WBS.
Pendekatan analogi
Pendekatan analogi memungkinkan manajer proyek membuat WBS
berdasarkan WBS lain dari proyek sejenis
Pendekatan mind-mapping
Digunakan oleh manajer proyek untuk membangun WBS. Mind-mapping
adalah sebuah teknik yang melakukan pencabangan ide untuk menghasilkan
struktur pemikiran dan ide.

24. Membuat WBS (Cont)
Fase-fase proyek dapat ditentukan berdasarkan anggaran, atau dengan
menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini:
• Apakah terdapat bagian-bagian logis dalam proyek (misalnya tanggal atau
aktivitas)?
• Apakah terdapat milestones yang merepresentasikan fase-fase?
• Apakah terdapat siklus bisnis dalam organisasi yang perlu dipertimbangkan
dalam proyek tersebut?
• Apakah terdapat kewajiban atau kendali finansial dalam proyek ini yang
dapat menandai fase-fase?
• Faktor-faktor apakah dalam siklus hidup proyek perusahaan yang akan
mempengaruhi proyek?
• Proses-proses apakah yang sudah ada terkait pengembangan sistem dalam
organisasi?

25. Membuat WBS (Cont)
Beberapa panduan dalam membangun WBS, yaitu :
• Sebuah unit kerja hanya boleh muncul satu kali dalam WBS
• Isi pekerjaan dalam sebuah titik di WBS merupakan penjumlahan dari
pekerjaan di titik-titik di bawahnya
• Sebuah titik dalam WBS merupakan tanggung jawab tepat satu orang
individu, walaupun mungkin dilaksanakan oleh lebih dari satu orang.
• WBS harus konsisten dengan pekerjaan yang harus dilakukan; dan
menjadi panduan utama bagi tim proyek.
• Para anggota tim proyek harus terlibat dalam pembuatan WBS untuk
memastikan konsistensi dan ketepatgunaannya.

26. Membuat WBS (Cont)
Beberapa panduan dalam membangun WBS, yaitu :
• Tiap titik dalam WBS harus terdokumentasi untuk memastikan
pemahaman yang akurat terhadp lingkup kerja yang termasuk dan tidak
termasuk dalam titik tersebut.
• WBS harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi perubahan selama
pengerjaan proyek menurut pernyataan lingkup proyek.
(Cleland, David I. Project Management: Strategic
Design and Implementation, 1994)

27. Memperoleh Management Approval
Presentasi ke Sponsor Proyek
Manajer proyek harus mempersiapkan diri untuk
menjelaskan setiap fase dari WBS kepada sponsor
proyek.
Presentasi kepada stakeholders utama
Manajer proyek harus mempresentasikan WBS kepada
pada stakeholders utama, yaitu pengguna proyek,
departemen lain dalam perusahaan, atau manajemen
dan tidak harus hingga detail dari setiap tugas dalam
setiap fase.