Ringkasan dokumen tersebut adalah: 1. Dokumen tersebut membahas tentang kelompok 2 manajemen perkantoran yang terdiri dari ketua, moderator, dan beberapa anggota. 2. Selanjutnya dokumen tersebut membahas mengenai pengertian korespondensi (surat menyurat) dan fungsinya serta syarat-syarat penulisan surat yang baik. 3. Dokumen tersebut juga membahas berbagai jenis surat, bahasa pen

1. KELOMPOK 2
Ketua : Sintia Dewiana
Moderator : Lisna Rosliyanti
Anggota` :
Ade Aprianto
Ade Ilman
Nurilmawansyah
David Yudiana
Eka Juliana
CREATED BY KELOMPOK 2 MANAJEMEN
PERKANTORAN

2. KORESPONDENSI

3. Pengertian Korespondensi (surat
menyurat)
o Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan
informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada
pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pe
mikiran, sanggahan, dan sebagainya.
o Korespondensi adalah salah satu bentuk
komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai
alatnya. Korespondensi merupakan salah satu alat
komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu
dilaksanakan dalam tugas sehari-hari

4. Fungsi surat
 Alat untuk menyampaikan
pemberitahuan, permintaan, buah pikiran atau
gagasan.
 Alat bukti tertulis (hitam di atas kertas), terkait masalah
hukum. Surat dapat digunakan untuk pembuktian bila
terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat-
pejabat yang melakukan hubungan korespondensi.
Contoh surat perjanjian, surat jual beli, surat
kuasa, surat tanah atau bangunan kantor, dan
sebagainya.
 Alat untuk mengingat dalam konsep pengarsipan.
Dimana surat dapat digunakan untuk mengetahui hal
hal yang telah terlupakan atau telah lama. Misalnya
surat-surat yang diarsipkan.
 Bukti historis / bukti sejarah
 Pedoman kerja (surat keputusan). Misalnya surat
keputusan dan surat tugas.

5. Syarat-syarat surat
Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam
penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah
dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan
bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada
beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Hal-hal
tersebut antara lain:
 Jelas
 Benar
 Sopan
 Singkat / tidak terlalu bertele-tele
 Lengkap
 Menarik

6. Macam- macam surat
1. Menurut wujud surat
2. Menurut sifat surat
3. Menurut keamanan isi
4. Menurut proses penyelesaian
5. Menurut kegiatan
6. Menurut sasaran yang dituju
7. Menurut dinas pos

7. Bahasa Surat
 Kalimat Surat
 Alinea
 Kata yang baku
 Ungkapan Tetap
 Pemakaian Ejaan Dan Tanda Baca

8. Hal yang perlu diperhatikan dalam
korespondensi
Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris
dalam korespondensi adalah:
1. Menjawab dan menanggapi surat dengan cepat menurut
urutan pentingnya
2. Membuat catatan tentang instruksi khusus yang ada
hubungannya dengan surat
3. Memproses surat masuk dan keluardengan
menggunakan buku agenda atau kartu kendali yang
dilengkapi dengan lembar disposisi
4. Membuat konsep, mengetik surat, telegram, memo dan
bentuk lain dalam kelengkapannya
(amplop,lampiran,tembusan,alamat dan lain - lain), serta
meneliti kembali sebelum ditandatangani oleh pimpinan
5. Membuat dan menyimpan buku atau daftar alamat
penting baik yang bersifat pribadi atau kedinasan guna
keperluan surat menyurat dan lainnya.

9. Pedoman dalam menyusun isi
1. Alinea pembuka
Alinea pembukaan berfungsi sebagai pengantar isi surat dan menarik
perhatian pembaca terhadap pokok surat. Oleh karena itu, alinea
pembuka harus menarik agar pembaca tergugah perhatiannya untuk
membaca surat. Selain itu,bahasa yang digunakan pada alinea
pembukaan harus disesuaikan dengan tujuan surat.
2. Alinea isi
Bagian alinea isi surat yang sesungguhnya terdapat diantara alinea
pembuka dan alinea penutup. Alinea isi memuat uraian, penjelasan,
atau keterangan tentang isi pokok surat.isi surat disampaikan kepada
penerima surat. Isi surat harus disusun secara singkat,jelas,dan sopan,
karena merupakan bagian yang sangat penting.
3. Alinea penutup
Alinea penutup berisi kesimpulan dari isi surat yang sesungguhnya.
Pada bagian ini, penulisan surat mengemukakan penegasan sesuatu,
harapan atau imbauan, dan ucapan terimakasih. Alinea penutup harus
disusun secara singkat,tegas, dan lugas.

10. Kegiatan surat menyurat
1. Pendiktean
2. Pelantikan
3. Transkripsi
4. Mengetik
5. Mengoreksi
6. Menandatangankan Surat
7. Menggandakan
8. Menghitung

11. Bentuk – bentuk surat

12. Contoh Bentuk Surat Lurus Penuh
Jakarta, 1 Maret 2008
PT.”KARINA”
Jalan Raya 15
Wonogiri
Tuan-tuan yang terhormat,
Menurut pesaanan Tuan tanggal 10 Februari 2008 dengan gembira kami kabarkan,
bahwa hari ini telah kami kirimkan 15.000, buah porselin merk ”DK”warna hijau.
Bersama dengan ini kami sampaikan faktur dan daftar pengiriman barang, masing-
masing rangkap dua, pelunasan sisa harga barang kami harapkan paling lama
tanggal10 Maret 2008.
Atas perhatian Tuan kami uapkan terimakasih.
Hormat kami,
PT ”DELIMA”
SIWOKO
DIREKTUR

13. Contoh Bentuk Lurus
Jakarta, 5 Maret 2008
Kepada Yth.
Segenap Nasabah Giro
PT BANK ”BCA”
Cabang Sukabumi
Dengan hormat,
Dengan ini kami beritahukan, bahwa terhitung mulai tanggal 10 Mei 2008, Bank ”BCA”
Cabang Sukabumi akan memberikan nama dan alamat penarik pada bagian belakang
lembaran cek dan giro bilyet.
Untuk pelaksanaan tersebut permintaan buku cel dan buku giro bilyet baru dapat kami
layani satu hari setelah pengajuan permintaan buku cek/ giro bilyet baru.
Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan
terima kasih.
Hormat kami,
PT Bank”BCA”
Drs. Suwarno
Pimpinan

14. Contoh Bentuk Lurus dengan Perihal atau
Pokok Surat
Gresik, 1 Maret 2008
PT “SEMEN GRESIK”
Jalan Veteran 23
Gresik
Tuian-tuan yang terhormat,
Pengiriman Semen
Sesuai dengan kontrak pembelian antara took kami dan perusahaan tuan tertangaal
2008 di bawah nomor 421/X/08 untuk pengiriman 500 sak semen. Yang direncanakan
dikirim tanggal 7 Maret 2008.
Karena tempat gudang penyimpanan tidak ada dan saat ini baru dibuatkan, maka
pengiriman supaya diundur saja besok tanggal 15 Maret 2008.
Kami minta dengan hormat perhatiannya.
Hormat kami
Toko bahan bangunan “DADIK”
Didi Sutomo
Sekretaris

15. Contoh Bentuk Setengah Lurus
Surakarta, 21 Maret 2008
Kepada Perusahaan Mesin Offset
Jalan Imam Bonjol 115
Semarang
Dengan hormat
Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa pengiriman 3 buah
mesin offet telah kami terima dengan baik pada tanggal 17 Maret 2008.
Kemudian mulai tanggal 19 Maret 2008 mesin offset tersebut terus kami coba agar
dapat berproduksi.
Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dan
penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan dan para pembantu seluruhnya. Dalam
waktu singkat kami akan menyampaikan kepada tuan l;aporan selengkapnya
mengenai data-data pengijian tersebut.
Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami
Penerbit ”TRI ANGKASA”
Lukman Hakim
Direksi Teknik

16. Contoh Bentuk Lekuk
Surabaya, 9 Maret 2008
PT ”ANANAS”
Jalan Cantel 112
SRAGEN
Dengan hormat,
Dengan sangat menyesal kami kabarkan kepada tuan bahwa pengiriman
pupuk urea untuk pesanan tuan menjadi tertunda karena hal-hal yang di luar
kekuasaan kami.
Sejak tanggal 5 Maret 2008 Surabaya hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai
tergenang air. Demikian juga tempat kami, sehingga disaat tergenang air kendaraan
angkutan tidak masuk, pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan dari gudang, ditambah lagi
sebagian gudang kami tergenang air.
Atas perhatian saudara, terhadap hal tersebut di atas kami mengucapkan
terima kasih.
Hormat kami
PT ”ANMEKA PUPUK”
Suwarno
Direktur

17. Contoh Bentuk Surat Resmi
UNIVERESITAS SEBELAS MARET
KAMPUS KENTINGAN
SURAKARTA
Nomor : 11/X/ 2008 Surakarta, 16 Maret 2008
Lamp : -
Hal : - Yth. Sdr. Direktur SMA
Negeri 1
SURAKARTA
Sebagaimana diketahui pada tahun 2008
Universitas Sebelas Maret akan menerima mahasiswa baru lulusan SMTA.
Suhubungan dengan hal tersebut kami mengundang Saudara untuk menghaditi rapat
yang kami selenggarakan:
Hari dan tanggal : 20 Maret 2008
Tempat : Fakultas Keguruan Pabelan Surakarta
Keperluan : Membicarakan tentang syarat-syarat masuk ke perguruan tinggi.
Atas perhatian dan partisipasi sawdara dalam hal tersebut di atas kami ucapkan terima
kasih.
Universitas Sebelas maret
Ketua
Drs. Sunaryo

18. Pembetulan (revisi konsep)
Sebelum surat atau naskah lainnya diketik
rapi, hendaknya konsep yang akan diketik tersebut
diteliti kembali.
Bila terdapat beberapa kesalahan, baik berupa
pengertian kalimat, pemakaian huruf,tanda
baca, dan lain – lain hendaklah segera dikoreksi dan
diperbaiki. Dalam hal ini pembuat konsep dan juru
ketik harus mempunyai suatu kode atau tanda yang
sama dalam merevisi konsep termaksud.
Keseragaman tanda – tanda tersebut sangat
diperlukan supaya apa yang dimaksud oleh pembuat
konsep dapat dipahami sepenuhnya oleh pengetik.

19. Hasil Observasi
Di kantor desa Kedungarum ini korespondensi atau surat
menyurat seperti pada umumnya kantor kantor desa yang lain
dan dalam system operasinya hampir keseluruhan
menggunakan computer. Prosedur dari pembuatan surat
sampai pengesahan suratpun tidak luput pengawasannya dari
Sekertaris Desa dan Kepala desa. Akan tetapi, di desa ini
meskipun secara aturan seharusnya setiap surat masuk dan
keluar harus diarsipkan, namun karena adanya kesalahan
terkadang ada saja surat yang tidak diarsipkan, mungkin
karena belum adanya ruangan khusus pengarsipan yang
memadai dan aman serta kesadaran semua pegawai kantor
untuk selalu mengarsipkan surat masuk dan keluar sekecil
apapun. Namun, sejauh ini kegiatan korespondensi yang
dilakukan di kantor ini masih terbilang sesuai aturan dan
berjalan dengan baik atau tidak pernah terjadi gangguan yang
besar sehingga menimbulkan gangguan keseluruhan pada
system kantor.

20. Foto Hasil Observasi

23. Kesimpulan
Meskipun teknologi informasi semakin canggih namun penggunaan surat
menyurat di dalam suatu instansi/perkantoran masih digunakan sampai saat ini dan
menjadi suatu bagian yang sangat penting dalam proses komunikasi organisasi. Surat
adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang
satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan
sebagainya. Korespondensi adalah salah satu bentuk komunikasi dengan
mempergunakan surat sebagai alatnya. Korespondensi merupakan salah satu alat
komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilaksanakan dalam tugas sehari-
hari. Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena
korespondensi atau surat menyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan
dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai
dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain
itu, proses korespondensi, merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi
tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai
laporan, pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat. Dalam penyususnan
korespondensi harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam pembuatannya yaitu
dari segi tulisan dan pemakaian bahasa yang harus benar dan tepat yaitu
menggunakan bahasa yang baik dan benar menurut aturan Ejaan Yang
Disempurnakan (EYD). Oleh karena itu korespondensi merupakan kebutuhan yang
sangat mendasar dalam perkantoran maka korespondensi harus diperhatikan secara
baik karena apabila terjadi gangguan dalam proses korespondensi pada sebuah
perkantoran maka akan terjadi gangguan secara keseluruhan pada perkantoran
tersebut.