EDMS User Guide

dDIMS EDM User's Guide

Union Information System

Daftar isi
I.

GAMBARAN UMUM...................................................................................................................................... 3
1.

PENDAHULUAN EDMS ................................................................................................................................... 3

2.

PENGGUNA FUNGSI MENUS ............................................................................................................................ 3

II.

INTERFACE UTAMA................................................................................................................................. 4

1.

LOGIN/LOGOUT PENGGUNA ............................................................................................................................ 4
1-1.

Login....................................................................................................................................................... 4

1-2.

Logout..................................................................................................................................................... 5

2.

INTERFACE LAYAR UTAMA .............................................................................................................................. 6
2-1.

Struktur Layar Utama............................................................................................................................. 6

2-2.

Penjelasan Rinci dari Layar Utama ....................................................................................................... 7

3.

KEAMANAN DAN SISTEM AUTORISASI .......................................................................................................... 12
3-1.

Autentikasi Berdasarkan pada Kontrol Akses ..................................................................................... 12

3-2.

Prioritas untuk Mengijinkan Beberapa Autorisasi Kepada Satu Pengguna........................................ 13

III.

PENJELASAN FUNGSI ........................................................................................................................... 14

1.

PENDAFTARAN DOKUMEN ............................................................................................................................ 14

2.

QUERY DOKUMEN ......................................................................................................................................... 20

3.

MODIFIKASI DOKUMEN (CHECK OUT / CHECK-IN) ....................................................................................... 22

4.

MEMINDAHKAN DOKUMEN .......................................................................................................................... 27

5.

SALIN DOKUMEN .......................................................................................................................................... 29

6.

HAPUS DOKUMEN ......................................................................................................................................... 31

7.

RESTORASI DAN PEMBUANGAN DOKUMEN .................................................................................................. 32

8.

PENCARIAN DOKUMEN ................................................................................................................................. 33

9.

FAVORIT ......................................................................................................................................................... 35

10.

BOOKMARK ............................................................................................................................................... 35

11.

KONFIGURASI ............................................................................................................................................ 36

IV.

PERTANYAAN YANG SERING DITANYAKAN (FAQ)...................................................................... 37

1



2



I. Gambaran Umum
1.

Pendahuluan EDMS
EDMS (Enterprise Document Management System) mendukung seluruh lifecycle pengolahan
dokumen termasuk penciptaan, pengelolaan, pemanfaatan, transfer dan membuang dokumen
yang berdasarkan dokumen manajemen server. EDMS terdiri dari fungsi pengguna termasuk
kegiatan manajemen file umum seperti versioning, check-in/out dan pencarian, serta fungsifungsi admin yang mendukung manajemen otorisasi, keamanan, sejarah, statistik dan fungsi
transfer.

2.

Pengguna Fungsi Menus
Daftar Dokumen
Permintaan Dokumen
Mengubah Dokumen (Periksa Out / check-in)
Pindahkan Dokumen
Menyalin Dokumen
Hapus Dokumen
Recover / Buang Dokumen
Cari Dokumen
Favorit
Bookmarks
Fungsi Manajemen Folder Pribadi

3



II. Interface Utama
1.
1-1.

Login/Logout Pengguna
Login

Ini adalah layar awal otentikasi pengguna untuk menggunakan EDMS. Pengguna yang terdaftar
bisa melanjutkan ke layar pengguna dari halaman ini. Setiap pengguna diverifikasi oleh proses
berikut:
Prosedur Operasional
Ⓐ Masukkan ID pengguna di kotak ID.
Ⓑ Masukkan password di kotak Password. Default password awal adalah sama dengan ID
pengguna. Anda dapat mengubah password dari layar pengguna sejak penggunaan awal.
Ⓒ Klik tombol Login.

4


1-2.


Logout

Anda dapat keluar dengan mengklik tombol Log-Out di kanan atas frame layar awal.

5


2.


Interface Layar Utama
Layar awal dari dDIMS / EDM ™ memperhatikan dasar-dasar versi aplikasi web dan

menggabungkan fungsi yang mirip dengan Windows Explorer sehingga memudahkan pengguna lebih
familiar dengan versi klien-server dan dapat mengoperasikannya tanpa perlu pelatihan tambahan.

2-1.

Struktur Layar Utama
Interface utama dari dDIMS / EDM ™ terdiri dari empat bagian.
① Upper Frame 1 - Pull-Down Menu
Terdiri dari empat menu "Dokumen", "Favorite Folder", "Dokumen Bookmark", "Personal Folder"

dan "Pengaturan Lingkungan" dengan submenu berikut:

Klasifikasi

Deskripsi

Dokumen

Daftar Dokumen, Dokumen Modifikasi, Pindahkan Dokumen,
Salin Dokumen, Hapus Dokumen, Recover Dokumen, Buang
Dokumen, Cari Dokumen

Folder Favorit

Tambah Favorit, Hapus Favorit

Bookmark Dokumen

Tambah bookmark, Hapus bookmark

Pengaturan Lingkungan

Jumlah daftar dokumen, Default periode pencarian

6


①


Frame Folder

Menyediakan fungsi untuk mengelola administratif dokumen oleh sistem di folder fisik
termasuk Folder Enterprise, Folder Departemen dan Folder Berbagi Pribadi serta folder logis
termasuk Favorit, Bookmark dan Recycle Bin/Recycle Bin.

②

Frame Daftar

Menampilkan hasil dokumen atau folder yang dipilih atau dicari oleh pengguna di dalam format
daftar dokumen.

2-2.

Penjelasan Rinci dari Layar Utama

① Frame Atas 1 – Menu Pull-Down

ⓐ Dokumen

Fungsi
Buat
Pembaruan
Pindah
Salin
Hapus
Restore
Hapus
Permanen
Cari

Deskripsi

Catatan

Register dokumen baru dalam folder dokumen.
Memodifikasi dokumen yang dipilih.
Memindahkan sebuah dokumen ke folder lain.
Dokumen dihilangkan dari folder yang lama.
Salinan suatu dokumen ke folder lain. Dokumen
juga akan tetap berada di folder lama.
Menghapus sebuah dokumen. Dokumen yang
dihapus akan disimpan dalam kotak sampah
untuk jangka waktu tertentu.
Recover dokumen yang dihapus ke folder
aslinya.

Hanya tersedia di
Recycle Bin.

Secara permanen menghapus dokumen.
Dokumen yang dibuang tidak dapat dipulihkan.

Hanya tersedia di
Recycle Bin.

Pencarian sebuah dokumen.

7



ⓑ Folder Favorit

Fungsi
Tambah
Hapus

Deskripsi

Catatan

Tambah folder favorit
Hapus folder favorit

ⓒ Bookmark Dokumen

Fungsi
Tambah
Hapus

Deskripsi
Tambah bookmark dokumen
Hapus bookmark dokumen

8

Catatan



② Frame Folder
Folder bingkai dikategorikan ke dalam "Sistem Folder" dan "Sistem Klasifikasi". Folder dokumen
disusun secara hirarki yang mirip dengan Windows Explorer, yang memungkinkan klasifikasi
dokumen menurut subyeknya.
“Sistem Folder” menawarkan pengguna sebelas (11) berikut ini:

“Sistem Klasifikasi” adalah dokumen folder yang memungkinkan klasifikasi dokumen waktu
registrasi. Ini adalah sistem logis folder yang memungkinkan query dokumen yang terdaftar
menurut setiap klasifikasi sistem yang ditentukan oleh perusahaan. Umumnya hanya membaca
sederhana yang tersedia.

[Sistem Folder]

9


Folder

ⓐ Folder
Global

b
○ Folder
Departmen


Deskripsi
Dokumen folder dikelola perusahaan dari berbagai
perspektif. Folder ini dibuat dan dikelola oleh admin sistem
(admin umum) sesuai dengan tugas-tugas organisasi dan
standar proses klasifikasi.
Folder dokumen berisi informasi departemen yang dikelola
dalam departemen atau departemen untuk karyawan. Folder
ini dibuat dan dikelola oleh departemen admin dari
perspektif departemen.

ⓒ Folder
Favorit

Memungkinkan pengguna untuk mendaftarkan dan
mengakses langsung folder yang sering digunakan.

ⓓ Dokumen
Bookmark

Memungkinkan pengguna untuk mendaftarkan dan
mengakses langsung dokumen yang sering digunakan.

ⓔFolder Hasil
Pencarian

Menyimpan dokumen hasil pencarian terakhir yang
dilakukan oleh pengguna. Pengguna dapat dengan mudah
dan cepat mengakses hasil pencarian terakhir dengan
menggunakan Folder Hasil Pencarian.

ⓕ Folder
Check-out

Menampilkan daftar dokumen yang diperiksa oleh
pengguna. Dokumen yang sudah diperiksa keluar dalam
jangka waktu yang lama dapat diperiksa masuk dengan
kewenangan admin umum. Folder menampilkan dokumen
pengguna yang mungkin lupa untuk memeriksa masuknya
dokumen.

ⓖ Folder
Mendekati
Masa
Kadaluwarsa

Menampilkan dokumen yang mendekati akhir periode
penyimpanan (Cth: Dalam jangka waktu yang ditentukan
oleh admin konfigurasi) diantara dokumen yang
berhubungan dengan pengguna.

ⓗ Folder Yang
Kadaluwarsa

Menampilkan dokumen pengguna yang berhubungan
dengan periode masa kedaluwarsa.

ⓘ Recycle Bin

Sementara menyimpan dokumen yang dihapus. Pengguna
dapat mengambil kembali dokumen ke folder asalnya atau
atau benar-benar membuang dokumen dari Recycle Bin.

10

Catatan



③ Frame Daftar
Menampilkan daftar masing-masing folder dari③ frame folder dan dokumen hasil pencarian.

Item

Deskripsi

ⓐ Lokasi Saat Ini

Displays the entire path of the folder that the dokumen belongs to.

b
○ Pilih Tahun

Selects year what you want to search.

ⓒ Pilih Semua

Selects all dokumen in the list. It checks all boxes in "ⓕ Select
Dokumens ". Clicking the button once again un-checks all dokumen.

ⓓ Cetak Daftar

Prints the dokumen list of the current frame.

ⓔ Form Cari

Input the Search text

ⓕ Pilih Dokumen

Selects dokumen for processing. Clicking selects/deselects a dokumen.

ⓖ Urutkan
Dokumen

The down arrow indicates a descending sort and the up arrow an
ascending sort. Sort the dokumen list by clicking the arrow buttons.
Sorted fields include “Dokumen Title”, “Dokumen Type” and “Date of
Creation”.

ⓗ Dokumen
Authorization

Displays the dokumen security level. Since usage authorization can
differ according to each dokumen and pengguna authorization level,
different icons may be displayed here.

ⓘ Views Detail

Indicates the dokumen title (number of views). Click the dokumen title to
query the dokumen. The number in the parenthesis indicates the number
of views.

ⓙ View Files

Check box for displaying attached files in the dokumen list.

11


3.
3-1.


Keamanan dan Sistem Autorisasi
Autentikasi Berdasarkan pada Kontrol Akses

Sistem kontrol akses oleh pengguna yang tidak sah berdasarkan struktur organisasi dan manajemen
pengguna. Pengguna yang berwenang dapat diatur sesuai dengan tiga kelas berikut:
1. Grup Departemen
Termasuk semua pengguna dari departemen terkait.
2. Grup Pengguna
Dibuat oleh admin umum dan diklasifikasikan sesuai dengan tujuan tertentu tanpa
memperhitungkan departemen. Misalnya, dapat saja ada pengguna kelompok "Direksi" atau
"Tim Manager".
Pengguna

Menonaktifkan Query + Nonaktifkan Registry
Mengaktifkan Query + Nonaktifkan Registry

Folder

Mengaktifkan Query + Aktifkan Registry

Grup Pengguna

Tidak Akses

Departemen

Dokumen

Lihat Daftar
Lihat Dokumen
Dokumen Cetak
Unduh
Memodifikasi Dokumen
Hapus Dokumen
Memodifikasi Otoritas

3. Pengguna
A group that consists of a single pengguna.

12


3-2.


Prioritas untuk Mengijinkan Beberapa Autorisasi Kepada Satu Pengguna

Jika satu pengguna memiliki beberapa kewenangan, prioritas ini ditetapkan sebagai berikut:
Daftar Permintaan
↓
Query Dokumen
↓
Query Dokumen + Cetak
↓
Query Dokumen + Unduh
↓
Modifikasi Dokumen
↓
Modifikasi Otorisasi Dokumen
↓
Akses Tidak Diijinkan
<< Contoh >>
- Mari kita berasumsi bahwa terdapat empat anggota staf di Personil / Personil Tim Perencanaan
/ Tim Perencanaan = (Manager1, Manager1, Manager2, Staff1, Staff2)
- Untuk Dokumen A
Jika otorisasi Query Dokumen diberikan kepada Personil / Tim Perencanaan dan otorisasi Modifikasi
Dokumen diberikan kepada Staff2.
Staff2 mempunyai otorisasi untuk memodifikasi Dokumen A.
Ketika kesepakatan yang diberikan kepada kelompok tertentu, yang spesifik dalam grup pengguna
dapat dibatasi dengan otorisasi akses.
<< Contoh >>
- Mari kita berasumsi bahwa terdapat empat anggota staf di Personil / Personil Tim Perencanaan / Tim
Perencanaan = (Manager1, Manger1, Manager2, Staff1, Staff2)
- Jika otorisasi perubahan deokumen diberikan kepada Personil / Tim Perencanaan tentang Dokumen
A,
Tetapi Staff2 harus dibatasi tidak dapat mengakses Dokumen A:
- Mengkongfigurasi Staff2 tidak dapat mengakses Dokumen A.
Menjadi bagian dari Personil / Tim Perencanaan, Staff2 diberikan otorisasi untuk mengakses
Dokumen A. Namun, karena adanya prioritas keamanan, Staff2 tidak diperbolehkan untuk
mengakses Dokumen A.
13



III. PENJELASAN FUNGSI
1.

Pendaftaran Dokumen
Tinjauan Fungsional
Daftar dokumen baru dan dokumen yang terlampir ke folder subyek ke pendaftaran dokumen.

Layar

14



Alur Kerja
1) Pilih folder registrasi.
•

Pilih folder untuk mendaftarkan dokumen dari frame folder tree di sebelah kiri layar
utama.

2) Klik ikon "Daftar Dokumen".
• Pilih Dokumen> Daftar Dokumen dari atas menu pull-down pada layar utama
• Jendela popup Daftar Dokumen akan ditampilkan seperti di atas.
3) Masukkan item input / output. (Lihat item input / output)
• Masukkan informasi dokumen dan informasi otorisasi yang diperlukan untuk
mengelola dokumen.
• Pilih dan tambahkan file lampiran.
• Rujuk ke "input / output item" di bawah ini.
4) Klik tombol "Daftar" untuk mendaftarkan dokumen.

Item Input / Output

Item

Deskripsi

Catatan

ⓐ Nama
Folder

Nama folder dokumen dimana dokumen akan didaftarkan.
Menampilkan nama folder yang dipilih secara default.

ⓑ Masa
Penyimpanan

Masukkan lama penyimpanan dokumen. Dokumen akan
dibuang setelah melewati periode ini.

ⓒ Penulis

Masukkan pengguna yang telah membuat dokumen. Default
penulis adalah pengguna yang sedang login Beberapa penulis
dapat ditetapkan jika dokumen dibuat oleh beberapa
pengguna.

Popup

ⓓ Sistem
Klasifikasi

Menentukan dari sistem klasifikasi dari dokumen. Anda dapat
menetapkan beberapa sistem klasifikasi.

Popup

ⓔ Pendaftar

Masukkan pengguna yang telah mendaftarkan dokumen.
Pendaftar dapat berbeda dengan penulis dokumen. Default
pendaftar adalah pengguna yang sedang login

Popup

ⓕ Departemen
Pendaftaran

Menentukan departemen pendaftaran dokumen. Departemen
dari pengguna yang saat ini login ditetapkan sebagai default
departemen. Ketika pendaftar diubah, departemen yang
mendaftarkan akan ditentukan kembali.

ⓖ Pemilik

Masukkan pengguna dengan otorisasi umum dari dokumen.
Umumnya penulis, pendaftar dan pemilik sebuah dokumen
adalah satu pengguna. Namun, dengan berjalannya waktu,
pemilik yang mengelola lifecycle dari dokumen dapat diubah.
Dokumen modus input dokumen, standar pemiliknya adalah
pengguna yang saat ini sedang login

15

Popup

Popup



Item Input / Output (Lanjutan)

Item
ⓗ Pemilik Departemen

ⓘ Nomor Dokumen

ⓙ Tipe Dokumen

ⓚ Judul Dokumen

ⓗ Masa Penyimpanan
ⓛ Menambahkan File
ⓜ Hapus File
ⓝ Daftar Lampiran
ⓞ Seleksi Objek
ⓟ Hapus Otoritas
ⓠ Pemilihan Tingkat
Akses
ⓡ Merubah Tingkat
Akses

Deskripsi

Catatan

Menentukan departemen dari pemilik dokumen.
Departemen dari pengguna saat ini login ditetapkan
sebagai standar departemen. Ketika pemilik
dimodifikasi, pemilik Departemen ditentukan kembali.
Masukkan nomor dokumen yang dikelola oleh
organisasi. Ini mirip dengan nomor seri. Dari
perspektif sistem, sering diberikan secara otomatis
sesuai dengan pedoman internal daripada diinput
langsung oleh pengguna.
Menetapkan jenis dokumen.
Daripada konsep tipe file yang sederhana, jenis
dokumen yang digunakan dalam dDIMS menunjukkan
peran fungsi dari dokumen yang terdaftar. Dokumen
dikategorikan ke dalam dokumen umum, dokumen
konsep, formulir sederhana, dokumen pelaksanaan,
berkas dokumen pendaftaran, penerimaan berkas
dokumen, file standar dokumen yang dilindungi, file
manajemen dokumen standar khusus, file handoff
dokumen yang dilindungi, email dan buletin board.
Jenisnya dapat ditambahkan atau dihapus dari fungsi
admin.
Masukkan judul dokumen.
Masukkan masa penyimpanan dokumen, dokumen
yang telah melalui periode penyimpanan akan
dibuang.
Buka jendela untuk melampirkan file yang dimaksud.
Tambah file tersebut untuk menampilkan file dan path
di “Daftar Lampiran”.
Hapus file lampiran yang dicentang dari dalam “Daftar
Lampiran”.
Daftar file yang terlampir dengan tombol "ⓛTambah".
Tentukan otorisasi dari dokumen
Menghapus item yang dicentang dari daftar otorisasi
akses.
Beri centang di checkbox apa yang ingin anda update.
Merubah tingkat akses dari dokumen.

16

255
karakter
atau
kurang



Layar Pop-up
1) Query Pengguna

•

Jendela pop-up ini menquiry seorang pengguna ke suatu penulis, pendaftar dan
pemilik. Ini akan muncul di layar saat tombol Cari Penulis, Pendaftar atau Pemilik
diklik.

•

Klik dan menentukan pengguna (pembalikan warna) dan klik tombol Pilih.

17



2) Query Sistem Klasifikasi

•

Jendela pop-up ini menquiry dan memilih istem klasifikasi untuk menentukan
sistem klasfikasi dokumen. Ia akan muncul di layar saat tombol Sistem Klasifikasi
Pencarian diklik.

•

Tentukan sistem klasifikasi untuk menetapkan dan klik tombol Pilih.

3) Add File Attachment
-

This popup window adds file attachments. It is displayed when the Add File
Attachment button is clicked.

-

When a dokumen file to be attached is selected and the File Selection button is
clicked, it is added to the selected file list. Select a file from the files selection list
and click the Cancel Selection button to unselect a file.

-

Click the Register Dokumen button to add the selected files as attached files.

18



4) Pilih Struktur Organisasi

Jendela pop-up ini mengatur otorisasi akses dokumen. Yang akan muncul di layar
saat tombol Pilih Organisasi diklik.
Pilih departemen, pengguna dan kelompok pengguna dari tree kiri dan klik tombol
Tambah untuk menampilkan mereka pada daftar di sebelah kanan.
Centang pada checkbox pilihan dari daftar di sebelah kanan dan klik tombol Pilih
untuk menambahkan ke layar pendaftaran dokumen daftar akses otorisasi.

19


2.


Query Dokumen
Tinjauan Fungsional
Permintaan informasi dokumen dan file lampiran. Untuk permintaan sebuah dokumen, anda
paling tidak memiliki otorisasi "Permintaan Dokumen" diantara tujuh tingkat otoriasasi akses
dokumen. Sebuah dokumen yang dapat diquery memiliki ikon Otorisasi Permintaan
Dokumen (

) yang ditampilkan pada ikon Otorisasi Dokumen

dokumen.

Layar

20

(ACL) di daftar



Alur Kerja
1)

Pilih dokumen untuk permintaan tersebut.
- Klik judul untuk permintaan dengan dokumen dokumen dari daftar.

2)

Klik tombol Lihat Detail dokumen permintaan dari layar untuk melihat informasi tentang
file lampiran.

-

Menampilkan informasi file seperti informasi versi tentang file lampiran, informasi check-in
/ out, enkripsi, kompresi dan ukuran file.

-

Jika ada beberapa versi, pilih versi dari daftar versi untuk menampilkan daftar file dari
versi yang sesuai.

-

Klik nama file yang dilampirkan dari daftar file yang dilampirkan untuk melihat isi dari file
tersebut.

Item Output
Lihat "1. Informasi dokumen Input / Output "untuk item output informasi dokumen.

21


3.


Modifikasi Dokumen (Check Out / check-in)
Tinjauan Fungsional
1) Konsep dan perbedaan antara modifikasi dokumen dan check-in/check-in.
Modifikasi dokumen secara garis besar dapat dikategorikan kedalam dua area.
-

Modifikasi Informasi Meta
Informasi mengenai dokumen yang diperlukan untuk mengelola file lampiran yang
terdaftar. Informasi dari dokumen seperti itu disebut Informasi Meta atau Informasi
Atribut. Membuat perubahan pada informasi meta bukan pada file lampiran disebut
Modifikasi Informasi Meta.

-

Modifikasi File Terlampir
Proses mengubah file lampiran disebut Modifikasi File Terlampir. Karena ada
beberapa pengguna, tidak seperti membuat modifikasi informasi meta, modifikasi
file terlampir harus dilakukan dari aplikasi yang sesuai sehingga file dapat diproses.
Untuk menyelesaikan masalah-masalah seperti waktu diferensial, modifikasi file
terlampir melalui prosedur check-in dan check-in. untuk mempermudah proses
modifikasi.

Untuk mengubah dokumen, seorang pengguna harus memiliki otorisasi "Modifikasi
Dokumen" diantara tujuh tingkat otorisasi akses dokumen. Sebuah dokumen yang dapat
diubah memiliki ikon Ubah Dokumen (

) ditampilkan pada ikon ACL

pada

daftar dokumen.
2) Perbedaan antara Check-in/Check-out Dokumen dan Downloading
-

Check-in/check-in Dpkumen adalah proses pemeriksaan sebuah dokumen pada
server sebagai bentuk modifikasi dokumen.

-

Download Dokumen berarti men-download sebuah dokumen sebuah dokumen dari
server kepada klien untuk tujuan peninjauan biasa tanpa membuat sebuah
modifikasi.

Sebuah dokumen bisa di download dari layar pencarian dokumen atau klik kanan dan
menggunakan fungsi download yang disediakan oleh web browser.
Bagaimanapun Check-in/check-in Dokumen hanya tersedia di layar Modifikasi Dokumen .
Klik kanan di file itu dari pencarian File terlampir dan download file itu melalui layar Checkout Dokumen yang disediakan oleh dDIMS.
22



Layar

Alur Kerja
1) Pilih file yang akan dimodifikasi
-

Centang kotak dokumen yang akan di modifikasi pada daftar dokumen dan pilih
Dokumen>Modifikasi Dokumen dari menu pull-down di layar utama.

-

Anda juga bisa klik kanan pada judul dokumen yang akan dimodifikasi pada daftar
dokumen dan pilih Modifikasi Dokumen pada menu.

-

Popup Modifikasi Dokumen akan muncul seperti contoh diatas.

2) Modifikasi atribut informasi dokumen.
3) Check out dokumen untuk merubah file terlampirnya.
-

Klik tombol View Detail dari layar Modifikasi Dokumen untuk mengeluarkan jendela
popup View Detail.

-

Klik kanan nama dokumen yang terlampir untuk mengecek tampilan tombol check-in.

23



-

Klik kanan dan klik Menu Check-Out.

-

Masukan alasan untuk check-in dokumen dan tanggal check-in yang diharapkan
dan klik tombol “Select”.

-

Simpan file yang dicheck-out di local storage.

-

Dokumen yang sudah dicheck-out tidak bisa dicheck-out atau dicheck-in oleh user
sampai dokumen itu sudah dicheck-in oleh user. Yang lain hanya bisa melihatnya.
Dokumen yang sudah dicheck-out akan ditampilkan di daftar dokumen dengan ikon
kunci seperti berikut:

24



4) Check- in Dokumen yang sudah dicheck-out.
-

check-in dokumen merujuk kepada proses registrasi sebuah dokumen yang telah
dicheck-out dan dimodifikasi kepada server dan mengasosiakannya dengan
manajemen versi. Konsep dokumen did DIMS/EDM mengandung lampiran file, dan
mengecek keluar/masuknya file lampiran juga diproses dari menu modifikasi
dokumen.

-

Klik tombol View Detail dari layar Modifikasi Dokumen untuk menampilkan jendela
popup View Detail.

-

Klik kanan nama dokumen yang terlampir untuk dicheck-in untuk menampilkan
tombol check-in.

-

Klik kanan dan klik Menu check-in.

25



-

Pilih pilihan check-in Dokumen dan klik tombol check-in.

-

Pilih file yang akan di check-in dari PC user dan klik tombol check-in.

5) Klik tombol “Modifikasi” untuk menyelesaikan proses modifikasi dokumen.

26


4.


Memindahkan Dokumen
Tinjauan Fungsional
Memindahkan sebuah dokumen ke folder yang lain. Untuk memindahkan dokumen user
harus memiliki otorisasi “Modifikasi Dokumen” untuk dokumen yang bersangkutan. Dokumen
yang bisa dipindahkan memiliki tampilan ikon Modifikasi Dokumen (
dokumen (ACL)

) pada ikon otorisasi

pada daftar dokumen.

Alur Kerja
1) Pilih dokumen yang akan dipindahkan dan klik tombol Pindahkan.

-

Centang dokumen yang akan dipindahkan dari daftar dokumen dan pilih Document
>

-

Move dari menu pull-down diatas menu utama.

Anda juga bisa klik kanan judul dokumen yang akan dipindahkan di daftar dokumen
dan pilih menu Move.

27



2) Pilih dokumen tujuan pemindahan.
-

Dari jendela popup Pindahkan Dokumen, pilih folder folder tujuan pemindahan dan
klik tombol Select.

28


5.


Salin Dokumen
Tinjauan Fungsional
Menyalin dokumen ke folder lainnya. Untuk menyalin dokumen, user harus memiliki otorisasi
“modifikasi Dokumen” untuk dokumen tersebut. Dokumen yang bisa disalin memiliki tampilan
ikon Modifikasi Dokumen (

) pada ikon otorisasi dokumen (ACL)

pada daftar

dokumen.

Alur Kerja
1) Pilih dokumen untuk disalin dan klik tombol Salin.

-

Centang kotak dokumen yang akan disalin pada daftar dokumen dan pilih Document
> Copy dari menu pull-down diatas menu utama.

-

Anda juga bisa klik kanan judul dokumen yang akan disalin pada daftar dokumen
dan pilih Salin dari menu.

29



2) Pilih folder tujuan untuk salinan.
-

Dari jendela popup Salin Dokumen , pilih folder tujuan salinan dan klik tombol Select.

30


6.


Hapus Dokumen
Tinjauan Fugsional
Menghapus dokumen yang sudah diregistrasi dalam folder. Untuk menghapus sebuah
dokumen, user harus memiliki otorisasi “Menghapus Dokumen” untuk dokumen tersebut.
Dokumen yang bisa dihapus adalah dokumen yang memiliki tanda Hapus Dokumen (
yang ditampilkan pada ikon otorisasi dokumen (ACL)

)

di daftar dokumen.

Alur Kerja
1) Pilih dokumen yang akan dihapus dan klik tombol Delete.

-

Centang kotak dokumen yang akan didelete dari tampilan menu pull down di atas
menu utama, atau klik ikon Delete di ikon shortcut diatas.

-

Anda juga bisa klik kanan judul dokumen yang akan dihapus dari daftar dokumen
dan pilih Hapus Dokumen dari menu.

2) Dokumen yang sudah dihapus dipindahkan ke Recycle Bin yang kemudian bisa direstore ke folder aslinya sampai dengan dokumen tersebut dibuang dari Recycle Bin.

31


7.


Restorasi Dan Pembuangan Dokumen
Tinjauan Fungsional
Recycle Bin adalah folder dimana dokumen-dokumen yang sudah dihapus oleh user
disimpan sementara. Restorasi dokumen adalah dokumen yang sudah dihapus dan
mengembalikannya dari Recycle Bin ke folder semula, dan jika Buang seluruhnya
menghapus semua dokumen dari Recycle Bin. Buang dokumen dilakukan dengan mengklik
tombol Discard dan dokumen tersebut tidak bisa dikembalikan sama sekali (dimusnahkan).

Workflow

1) Pilih dokumen yang akan di-recover/discard dari daftar dokumen recycle bin dan klik
tombol restore/discard, atau pilih Document > Restore/Discard Document dari menu pull
down di atas menu utama.
2) Anda juga bisa klik kanan dokumen yang akan di restore/discard

dari daftar dokumen

dan pilih Restore/Discard Document dari menu.
Klik “Yes” dalam kotak dialog untuk memastikan penyelesaian proses restorasi/pembuangan
dokumen.

32


8.


Pencarian Dokumen
Tinjauan Fungsional
Memudahkan user untuk melakukan pencarian yang lebih akurat mengunakan kombinasi atribut
dokumen. Kondisi penelusuran pintar bisa menggunakan kondisi AND / OR diantara bidang
atribut infomasi. Pernyataan kondisi bisa digunakan kembali dengan meregistrasinya dengan
nama pencarian yang dituju.

Alur Kerja
1) Klik ikon Cari dari ikon shortcut diatas.

2) Pilih tab Complex Search dari jendela pencarian.

33



3) Cek apakah anda ingin melakukan pencarian teliti. Jika anda tidak mencentang kotak ini
huruf-huruf atas dan dibawah temuan tidak akan muncul.
4) Jelaskan apakah anda ingin mengkombinasikan kondisi pencarian dengan operator AND
atau OR.
AND: Hanya mencari dokumen yang memenuhi semua kondisi.
OR: Mencari dokumen yang yang memenuhi satu atau lebih kondisi pencarian yang
disediakan.
5) Menyediakn kondisi pencarian untuk setiap atribut dokumen.
6) Klik tombol Cari.
7) Setelah anda memasukan semua kondisi dan menjelaskan nama pencarian, klik tombol
Register untuk meregister nama pencarian. Jika anda memilih nama pencarian dari
daftar, kondisi pencarian yang dibuat telah diatur di kolom input pencarian sebelah kiri
memudahkan anda untuk melakukan pencarian tanpaharus memasukan nama pencarian
setiap waktu.

34


9.


Favorit
Tinjauan Fungsional
Anda bisa meregister folder dokumen yang baru saja digunakan dalam folder Favorite untuk
untuk dipindahkan ke folder tanpa memperhatikan lapisannya.

Alur Kerja
1) Pilih folder yang akan ditambahkan di Favorite dari Frame Folder Tree View di layar
utama sebelah kiri.
2) Registrasikan folder tersebut sebagai Favorites folder.

-

Pilih Favorite Folder > Add dari menu pull-down diatas layar utama.

10. Bookmark
Tinjauan Fungsional
Anda bisa menandai dokumen yang sering digunakan untuk akses yang lebih mudah.

Alur Kerja
1) Centang dokumen yang akan dimasukan ke dalam folder Bookmark dari daftar dokumen.
-

Set dokumen-dokumen itu sebagai bookmark.

-

Pilih Document Bookmarks dari menu pull-down diatas menu utama.

35



11. Konfigurasi
Gambaran Umum
Anda bisa memasang setting penggunaan individual untuk memudahkan akses ke fungsi user.
Item yang bisa dirubah: Nomor Item Dokumen, Periode Pencarian Default, Periode
Penyimpanan untuk Dokumen yang Dihapus, Tampilan Akhir Masa Penyimpanan Mendekati,
Peringatan Perpanjangan Periode Kadaluarsa.

Alur Kerja
1) Pilih menu [Configuration] dari rangakaian menu.

2) Layar Konfigurasi dimunculkan.

3) Item-item Konfigurasi
ⓐ Nomor Item Dokumen (10, 20, 30, 40): Nomor dokumen yang ditampilkan per halaman
dalam daftar dokumen.
ⓑ Periode Pencarian Default (1 hari, 1 minggu, 1 bulan, 1 tahun): Periode pencarian
default digunakan ketika melakukan pencarian.
4) Klik <Configure> untuk menyetel aparameter konfigurasi dan mengaplikasikannya kedalam
layar user.

36



IV. Pertanyaan yang Sering Ditanyakan (FAQ)
Gejala

Penyebab dan Tindakan

Berhubungan dengan Struktur Organisasi
Kasus: ketika memproses departemen dalam
urutan organisasi, ikon “Register Department”
diklik tanpa menginput nama departemen.
Masukkan Nama Departemen

Tindakan: Bukan kesalahan yang serius.
Masukkan nama departemen sebelum
mendaftarkan departemen dan klik ikon
“Department”

Departmen sudah Diregistrasi. Mohon register
dengan nama lain.

Kasus: Ketika meregister departemen baruke
dalam urutan organisasi menggunakan nama
departemen yang sudah dipakai.
Tindakan: Lakukan dengan nama
departemen dan lanjutkan proses.

Berhubungan dengan Folder
Kasus: Lebih dari satu input “Default
Document Authorization” dari tab Otorisasi
Folder.
Anda hanya dapat memasukan satu otorisasi
dokumen default.

Tindakan: jika anda memodifikasi sebuah
otorisasi dokumen defaut, hapus data terbaru
dan masukan data baru untuk menghindari
masalah seperti ini.

Kasus yang dipilih sudah menjadi subjek dalam
konfigurasi.

Kasus: Ketika mengkonfigurasikan “Otorisasi
Akses Folder” dari tab Otorisasi Folder,
tindakan itu untuk menugaskan kembali
otorisasi terhadap sebuah objek (user,
departemen, user grup) yang sudah disetel.
Tindakan: Akses otorisasi terhadap sebuah
objek hanya diperbolehkan sekali. Jika anda
merubah otorisasi hapus dahulu data yang
ada dan masukkan informasi baru untuk
menghindari masalah seperti ini.

Berhubungan dengan Sistem Klasifikasi

Nama Sistem Klasifikasi sudah dipakai. Mohon
gunakan nama lain untuk register.

Kasus: ketika meregister departemen baru,
mencoba untuk mergistrasi sistem klasifikasi
yang sudah terdaftar.
Tindakan: masukkan sistem klasifikasi
dengan nama baru.

37



Gejala


Berhubungan dengan Sistem Klasifikasi
Kasus: Ketika upload sebuah sistem
klasifikasi dilakukan dengan beberapa proses
daripada program yang disediakan sistem,
beberapa bidang hilang.
Script error dalam sistem klasifikasi.

Tindakan: Admin sistem harus menggunakan
statement SQL untuk mengecek apakah ada
bidang hilang dalam sistem klasifikasi dan
melakukan tindakan tertentu. Penyebab
umum yang sudah dilaporkan adalah karena
hilangnya kode klasifikasi.

Kasus: ketika upload sistem klasifikasi yang
dilakukan oleh sejumlah proses daripada
program yang disediakan sistem, sejumlah
bidang hilang.
Tidak berpindah sesuai dengan klasifikasi
sistem.

Tindakan: Sistem Administrator harus
menggunakan statement SQL untuk
mengecek bidang itu dalam sistem klasifikasi.
Jika itu memang kode final dari sistem
klasifikasi, ganti Down Flag dari “y” menjadi
“n”.

Kasus: mencoba menghapus sebuah sistem
klasifikasi dengan sistem klasifikasi yang lebih
rendah.

Tidak bisa menghapus karena ada sistem
klasifikasi yang lebih rendah dibawah sistem
yang akan dihapus.

Tindakan: Anda tidak boleh menghapus
sistem klasifikasi yang memiliki sistem sistem
lebih rendah.

Status dan Statistik

Tidak bisa melakukan View Excel dari layar
Status dan Statistik.

Kasus: Excel belum di-instal di computer.
Tindakan: Install Excel dahulu di computer.

Utama
Bagaimana saya melihat dokumen yang sudah
diregistrasi didalam sistem klasifikasi dokumen
yang bukan merupakan sistem folder?

38

Deskripsi: Klik tombol di atas kiri dari layar
untuk merubah mode ke sistem. Dari mode
yang sudah dirubah, anda bisa melihat
dokumen diatur berdasarkan folder dokumen
yang diregistrasi ke dalam sistem.



Gejala

Utama
Description: No, you cannot. You can only
perform simple viewing from the classification
sistem mode.
Keterangan: Tidak diperbolehkan. Anda
hanya dapat melakukan melihat dengan
sederhana dari mode sistem klasifikasi.

Apakah saya bisa mendaftarkan / mengubah /
memindahkan dokumen dari mode sistem
klasifikasi dokumen?

Folder untuk pendaftaran dokumen tidak dipilih.
Pilih folder.

Kasus: Mengklik tombol Daftar Dokumen
tanpa memilih folder untuk mendaftarkan ke
dokumen.
Tindakan: Pertama memilih folder dimana
dokumen akan terdaftar dan melanjutkan
proses.
Kasus: Mengklik tombol Modify Dokumen
tanpa memilih dokumen yang akan
dimodifikasi.
Tindakan: Pertama memilih untuk mengubah
dokumen dan melanjutkan proses.
Kasus: Mengklik tombol Pindahkan Dokumen
tanpa memilih untuk memindahkan dokumen.
Tindakan: Pertama memilih untuk
memindahkan dokumen dan melanjutkan
proses.

Dokumen dipilih tidak ada
Kasus: Mengklik tombol Salin Dokumen
tanpa memilih untuk menyalin dokumen.
Tindakan: Pertama memilih untuk menyalin
dokumen dan melanjutkan proses.

Kasus: Mengklik tombol Permintaan
Dokumen tanpa memilih dokumen ke
pertanyaan.
Tindakan: Pertama memilih dokumen untuk
permintaan dan melanjutkan proses.
Kasus: Mencoba "Daftar Dokumen" dari
lokasi folder yang sedang dipilih.
Dokumen tidak dapat didaftarkan pada
daftar dokumen.

39

Tindakan: Untuk mendaftar dokumen dari
folder saat ini, Anda harus menerima otorisasi
Daftar Dokumen dari admin dan mendaftarkan
otorisasi dalam sistem.



Gejala

Utama
Kasus: Mencoba “Modifikasi Dokumen” dari
lokasi folder yang baru dipilih.

Tidak bisa merubah dokumen dari daftar
dokumen yang ada sekarang.

Tindakan: Untuk memodifikasi dokumen dari
folder yang dipilih, anda harus memiliku
otorisasi dokumen dari admin dan masukan
otorisasi kedalam sistem.
Kasus: Mencoba “Move Document” dari
lokasi sebelumnya.
Tindakan: Untuk memindahkan dokumen dari
folder yang dipilih, anda harus menerima
otorisasi Pindahkan Dokumen dari admin dan
memasukan otorisasi ke dalam sistem.

Error terjadi saat memindahkan dokumen.

Kasus: Mencoba “Salin Dokumen” dari folder
yang dipilih.
Tindakan: Untuk menyalin dokumen dari
folder yang dipilh, anda harus menerima
otorisasi Salin Dokumen dari admin dan
memasukkannya kedalam sistem.

Error terjadi saat menyalin dokumen.

Kasus: User tanpa otorisasi Modifikasi
Dokumen mencoba untuk memindahkan atau
menyalin dokumen tersebut.

Tidak diperbolehkan untuk memindahkan
dokumen yang terpilih.

Tindakan: Anda harus memiliki otorisasi dari
pemilik dokumen tersebut atau admin sistem.

Saya ingin mengetahui hubungan antara Periode
Penyimpanan Klasifikasi Sistem, Folder atau
Dokumen.

Ketika otorisasi untuk modifikasi dokumen itu
diberikan kepada semua staff departemen,
adakah cara untuk menolak beberapa otorisasi
anggota?

40

Deskripsi: Tidak ada hubungan secara
langsung. Klasifikasi Sistem dan Periode
Penyimpanan disediakan oleh sistem kepada
dokumen secara default ketika akan
deregister ke folder yang berhubungan dan
user tidak merubah rumusnya jika diperlukan.

Deskripsi: masalah ini bisa diselesaikan
dengan mengeluarkan otorisasi nonaksesibel untuk anggota bersangkutan.



Gejala

Penyebab dan TIndakan
Faktor-faktor Lingkungan
Kasus: Ketika WAS dimatikan dan direstart
ulang, kecepatan jendela popup dapat
menurun.

Kecepatan popup jendela lambat.
Tindakan: Kecepatan cenderung meningkat
setelah sesuai dengan menggunakan jendela
popup dua kali atau lebih.
Kasus: Ketika seorang pengguna membuka
jendela popup tanpa menyelesaikan tugas
jendela popup yang sebelumnya.

Banyak jendela popup yang dibuka secara
bersamaan sehingga membingungkan.

Tindakan: ini adalah bug melekat di versi 3,0.
Masalahnya diharapkan telah diperbaiki pada
rilis versi berikutnya.
Case: It can be caused by an I.E. Explorer’s
refresh problem or an earlier task that was
terminated improperly.
Action: If an earlier task was terminated
improperly, log out and log back in to resolve
the problem. Otherwise, go to I.E. pull-down
menu’s [Tool / Internet / Options] and set the
“Check new version of the saved page” as
“Automatic” and try again.

Ikon tree di sebelah kiri menghilang.

Kasus: Hal ini dapat disebabkan oleh I.E.
Masalah refresh Explorer atau tugas yang
sebelumnya dihentikan dengan tidak tepat.
Tindakan: Jika tugas sebelumnya telah
dihentikan dengan tidak tepat, log out dan log
in kembali untuk menyelesaikan masalah.
Jika tidak, pergi ke I.E. pull-down dari menu
[Tool / Internet / Options] dan mengatur "
Check new version of the saved page "
sebagai " Automatic " dan coba lagi.
Kasus: Ini adalah sebuah fenomena yang
umumnya terjadi di layar program web saat
berkomunikasi dengan server. Daripada
masalah program, ini lebih disebabkan oleh
masalah kompleks termasuk kecepatan
server, kecepatan klien dan lalu lintas
jaringan.

Ikon tidak sejajar di frame kiri.

Tindakan: Tidak ada. Pada umumnya
masalah terselesaikan sendiri.

41



Error 404--Not Found
From RFC 2068 Hypertext Transfer Protocol
-- HTTP/1.1:10.4.5

404 Not Found
The server has not found anything matching the
Request-URI. No indication is given of whether
the condition is temporary or permanent. If the
server does not wish to make this information
available to the client, the status code 403
(Forbidden) can be used instead. The 410
(Gone)
status code SHOULD be used if the server
knows,
through some internally configurable mechanism,
that an old resource is permanently unavailable
and has no forwarding address

Gejala

Sebuah pesan akan ditampilkan setelah
shutting down sistem. Tunggu satu menit dan
coba login kembali atau berkonsultasi dengan
admin sistem.

Faktor-faktor Lingkungan
Case: An error caused during application
server operation. Abnormal data registration is
often the main cause.
Action: Consult the sistem admin. In most
cases, the problem is resolved after finding
the field missing at the data registration level.

Error 500--Internal Server ErrorFrom RFC 2068
Hypertext Transfer Protocol -- HTTP/1.1:
10.5.1 500 Internal Server ErrorThe server
encountered an unexpected condition which
prevented it from fulfilling the request

Kasus: Kesalahan disebabkan selama
operasi aplikasi server. Registrasi data
abnormal seringkali sebagai penyebab utama.
Tindakan: Konsultasikan dengan admin
sistem. Dalam kebanyakan kasus, masalah ini
diatasi setelah menemukan field yang kosong
di tingkat registrasi data.

42

EDMS User Guide

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to EDMS User Guide

Similar to EDMS User Guide (20)

More from The Vision and Insight Corner

More from The Vision and Insight Corner (20)

EDMS User Guide