Dokumen memberikan panduan tentang proses bisnis dan pengendalian internal siklus pengeluaran organisasi, meliputi aktivitas pembelian, penerimaan, dan pembayaran barang dan jasa.

1. Proses Bisnis
dan
Pengendalian
Internal Siklus
Pengeluaran 1

2. Pengantar
 Siklus pengeluaran adalah sekumpulan aktivitas bisnis yang
berulang yang berhubungan dengan operasi pengolahan
informasi terkait pembelian dan pembayaran barang dan jasa.
 Tujuan dari siklus pengeluaran adalah:
 Meminimalkan biaya total untuk memperoleh dan
memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan
yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

3. Tujuan Siklus Pengeluaran
Tujuan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk organisasi
dapat diuraikan menjadi beberapa tujuan:
 membeli dari vendor terpercaya
 membeli barang berkualitas tinggi
 mendapatkan harga terbaik
 membeli hanya item yang telah diotorisasi dengan benar
 memiliki sumber daya yang tersedia saat dibutuhkan
 hanya menerima barang yang dipesan
 memastikan barang tidak hilang, dicuri atau rusak
 membayar barang secara tepat waktu

4. Proses Bisnis Siklus Pendapatan
 Aktivitas dari proses bisnis
siklus pengeluaran terdiri dari:
1. Purchase requisition
2. purchasing
3. Receiving/inspection
4. Account payable
5. Cash disbursement
PROCUREMENT CYCLE
(SUBSYSTEM)
Purchasing
Accounts Payable
Receiving/
Inspection
Cash Disbursements
Purchase Requisition
1 2
3
4
5

5. Subsistem pada Siklus
Pegeluaran
 Siklus pengeluaran terdiri dari 2 subsistem, yaitu:
1. Subsistem pengolahan pesanan pembelian
2. Subsistem pengeluaran kas

6. Subsistem Pengolahan Pesanan
Pembelian
 Proses-proses/aktivitas yang terdapat pada sub sistem ini
meliputi:
1. Monitor record-record persediaan
2. Siapkan purchase order
3. Terima barang
4. Catat hutang dagang
5. Update record-record persediaan
6. Posting ke GL

7. Manual Purchasing System

8. Subsistem Penerimaan Kas
 Proses-proses yang terdapat pada sub sistem ini meliputi:
1. Identifikasi hutang yang jatuh tempo
2. Siapkan pengeluaran kas
3. Update AP
4. Posting ke GL

9. Manual Cash Disbursement System

10. Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan
Prosedur
Fungsi lain dari SIA yang dirancang dengan baik adalah memberikan
kontrol yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan berikut ini
terpenuhi:
 Transaksi diotorisasi dengan benar.
 Transaksi yang tercatat valid.
 Hanya transaksi yang resmi dan valid yang dicatat.
 Transaksi dicatat secara akurat.
 Aset (uang tunai, inventaris, dan data) dilindungi dari kehilangan
atau pencurian.
 Kegiatan bisnis dilakukan secara efisien dan efektif.

11. Ancaman – Pemesanan Barang
Ancaman Pengendalian
kehabisan stok (stockout)  Mengadopsi sistem persediaan perpetual.
 Dokumentasikan semua transfer inventaris.
 Batasi akses fisik ke inventory
membeli terlalu banyak atau barang yang tidak
perlu
 Hanya membeli barang yang diperlukan dan
dengan jumlah sesuai kebutuhan
 Gunakan metode untuk mengontrol inventory
seperti EOQ, JIT, dan MRP
membeli barang dengan harga tinggi  Mewajibkan agen pembelian untuk
mengungkapkan kepentingan keuangan atau
pribadi kepada pemasok.
 Mewajibkan pembelian dilakukan hanya dari
pemasok yang disetujui.
 Membatasi akses ke data master pemasok.
membeli barang dengan kualitas lebih rendah Membatasi akses ke data master supplier
membeli dari vendor tidak resmi Batasi pemesanan hanya ke vendor resmi
suap (kickback) Arsipkan tagihan berdasarkan tanggal jatuh
tempo

12. Ancaman – Penerimaan Barang dan Pembayaran
Ancaman Pengendalian
menerima barang yang tidak dipesan  Lakukan pencocokkan data
penerimaan dengan pesanan
 Larangan menerima barang yang
tidak sesuai pesanan
kesalahan dalam menghitung barang  insentif untuk menghitung semua
pengiriman
pencurian inventory  batasi akses fisik ke inventory
kegagalan untuk mengambil diskon
pembelian yang tersedia
 Arsip faktur berdasarkan tanggal
jatuh tempo.
 Pertahankan anggaran kas.
kesalahan dalam pencatatan dan
pengeposan
Perbandingan otomatis dari total
perubahan kas dengan total
perubahan hutang
kehilangan data Buat backup rutin untuk database
siklus pengeluaran

13. Control pada Siklus Pengeluaran 1

14. Computer-Based Accounting Systems (CBAS)
Teknologi CBAS dapat dipandang sebagai sebuah kontinum dengan
dua ekstrem:
 otomatisasi - gunakan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan
efektivitas
 rekayasa ulang - gunakan teknologi untuk merestrukturisasi proses
bisnis dan organisasi perusahaan.

15. Tingkat Pengurutan Otomatis dan Rekayasa
Ulang
 Komputer menghasilkan PR
Pembelian secara manual menghasilkan PO
 Komputer menghasilkan PO (tidak perlu PR)
PO tidak dikirim sampai ditinjau secara manual
 PO yang dihasilkan komputer secara otomatis dikirim tanpa
tinjauan manual
 Electronic Data Interchange (EDI)
Komunikasi komputer-ke-komputer tanpa PO

16. Pembelian Berbasis Komputer
 Departemen Pengolahan Data. melakukan tugas akuntansi rutin.
 Pembelian - program komputer mengidentifikasi kebutuhan inventaris
 Metode berikut digunakan untuk mengotorisasi dan memesan
persediaan:
sistem mempersiapkan PO dan mengirimkannya ke Pembelian untuk
ditinjau, ditandatangani, dan didistribusikan
sistem mendistribusikan PO langsung ke vendor dan pengguna
internal, melewati Pembelian
sistem menggunakan pertukaran data elektronik (EDI) dan secara
elektronik menempatkan pesanan tanpa PO

17. Pembelian Berbasis Komputer
Tugas lain yang dilakukan secara otomatis oleh komputer:
 memperbarui file anak persediaan dari laporan penerimaan
 menghitung total batch untuk pembaruan buku besar umum
 menutup catatan terkait dalam file PO terbuka ke file PO tertutup
 memvalidasi catatan voucher terhadap file vendor yang valid

18. Pengeluaran Kas Berbasis Komputer
Tugas dilakukan secara otomatis oleh komputer:
 sistem memindai voucher yang saat ini jatuh tempo
 mencetak cek untuk voucher ini
 mencatat cek di check register
 total batch disiapkan untuk prosedur pemutakhiran buku besar

19. Flowchart untuk Sistem Pembelian Batch

20. Flowchart untuk Sistem Pembelian Batch (Cont.)

21. Keuntungan Input & Pemrosesan Data Real-Time
Dibandingkan Pemrosesan Batch
 Mempersingkat jeda waktu dalam pencatatan; karenanya,
rekaman lebih terkini
 Menghilangkan banyak prosedur manual rutin, seperti menyalin
informasi ke dokumen kertas
 Menghilangkan banyak penyimpanan dan pengocokan dokumen
kertas
 Mengurangi prosedur koreksi entri data

22. Sistem Pembelian / Pembayaran Tunai yang Direkayasa Ulang
22
Figure 5-17

23. Dokumen pada Siklus
Pengeluaran 1

34. SESI 2
KUIS:
Sebutkan dokumen yang mentrigger terjadinya siklus
pendapatan, buatlah layout dokumen tersebut dan isi
data dokumen tersebut. Sebutkan pula 1 contoh
dokumen output dari siklus pendapatan, buatlah
layout dokumen tersebut dan isi data dokumen
tersebut.