Introduzione all'analisi dei processi, metodologia e primo approccio

1. CG
Processes
Assessment & Governance
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La mancanza di informazioni esatte, legata allo scarso grado di formalizzazione,
informatizzazione e automazione (*) dei processi, rischia di invalidare l’operatività svolta
a monte.
Analisi e Individuazione del problema
La necessità di rivedere i processi ha spesso un fattore comune:
il black out del flusso informativo.
(*) con informatizzazione e automazione si intende la capacità di rendere i processi condivisibili, consultabili, aggiornabili.
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assicurare l’assessment dei processi in termini di governance, efficienza
ed efficacia
Percorso verso la Soluzione al problema
o Template uniformato per la descrizione dei processi
o Archiviazione Ufficiale
o Revisione e validazione delle procedure a intervalli temporali
si avvale di una metodologia pratica
Come:
Garantisce:
o Revisione e validazione delle procedure più efficiente
o Know how sempre aggiornatoassimilabiletrasferibile
o Incrementare il grado di automazione delle procedure
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Obbiettivo:
Bisogna definire i «Business Processes» secondo un paradigma che sappia misurare
e definire i processi nella misura in cui supportano il raggiungimento degli obbiettivi
aziendali.
quindi:
Descrizione del singolo processo secondo le modalità di ingaggio e di management
cioè il modo in cui il singolo processo, operando, supporta (e influenza) i
dipartimenti aziendali
Rendere il processo performante definendone gli obbiettivi strategici secondo
metriche misurabili (processes KPIs)
Enucleare la composizione intrinseca di ogni processo ovvero i task di cui è
composto e gli skill necessari per eseguirli al meglio
Soluzione al problema: intro
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Per ogni processo viene redatta la «task list definition table», una tabella di 3
colonne in cui viene chiesto di indicare e descrivere le varie attività di cui il processo
è composto.
Nello specifico:
Task: sintesi di cosa viene fatto andando in ordine, dalla prima azione all’ultima
che viene compiuta all’interno di un processo.
Ownership: qual è la funzione aziendale ruolo ente esterno responsabile
dell’attività.
Definizione operativa : il descrizione dell’operatività prevista per il task in
oggetto possibilità di inserire il rimando a documenti, moduli ecc..
STEP 2: strutturare uniformemente la descrizione dei processi
STEP 1: Identificare processi, procedure, workflow
Organizzare tavoli secondo le regole di ingaggio di ogni processo
(per dipartimenti, aree, interdipartimentali..!?!)
Soluzione al problema: step by step
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La documentazione sarà la base per redigere le specifiche funzionali e indirizzare
gli sviluppi necessari a fronteggiare le problematiche individuate
STEP 3: strutturare uniformemente la descrizione dei processi
La compilazione della «TASK LIST TABLE» consentirà di addentrarci nel dettaglio di
ogni processo e comprendere dove, come e quando le criticità manifestate
influenzano il buon esito dell’operatività.
I processi vengono infine formalizzati e archiviati secondo lo standard
aziendale. [Compliance]
STEP 4: Informatizzare, Automatizzare
STEP 5: Prototipare, Monitorare, Adeguare, Revisionare
I processi vengono prototipati ovvero implementati e monitorati durante
l’esercizio al fine di misurarne i relativi indicatori…
Soluzione al problema: step by step
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Soluzione al problema: operativamente
significa…
Standardizzare i processi e adeguare le
strutture aziendali
Proporre una soluzione
operativa che efficienti i
processi Prototipare, Implemetare,
Monitorare, Misurare
STEP 1
Identificare
processi,
procedure,
workflow
STEP 2
strutturare
uniformemente la
descrizione dei
processi
STEP 3
integrare
operativamente i
processi negli
ingranaggi della
macchina Linkem
STEP 4
informatizzare,
automatizzare
Step 5
Monitorare,
adeguare
revisionare
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Analysis
and
Continuos Process Improvment
(A&CPI)
Metodologia
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Creare un modello di lavoro (un processo collaborativo) replicabile nel tempo in
grado di fornire una visione accurata dei meccanismi operativi aziendali il
continuo miglioramento dei processi aziendali basato su elementi (attributi)
misurabili
….obbiettivo
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Paradigma operativo
I. Intercettare e Analizzare i processi esistenti
II. Decomporre i processi nei loro elementi costituenti
III. Intercettare le “best practice”
IV. Stabilire degli attributi adeguati a misurare le performance
degli elementi costituenti.
V. Stabilire criteri dei processi in termini di caratteristiche e
funzionalità
VI. Intercettare le relazioni tra i processi
VII. Ricomporre i processi
VIII.Monitorare, Valutare
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Affidabilità si riferisce alla capacità di eseguire le attività come
previsto. L'affidabilità si concentra sulla prevedibilità del
risultato di un processo. («fare nei empi previsti la cosa
giusta»
Reattività descrive la velocità con cui vengono eseguite le attività.
Agilità descrive la capacità di cambiare adattarsi impegnarsi in
risposta alle influenze/richieste esterne
Costo descrive il costo del funzionamento del processo.
Efficienza
nella gestione
delle risorse
descrive la capacità di utilizzare efficientemente le risorse.
KPIs Processes
Un processo è misurabile se sono misurabili tutti gli elementi di cui è composto
Le performance di un processo saranno date dalla somma delle performance dei sui
elementi costituenti
Ogni elemento di processo è misurabile secondo i seguenti attributi
Modello operativo: attributi per misurare
le performance
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Modello Operativo:
fase di analisi
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Processi
Elementi dei Processi
Elementi dei Processi
Tasks
Tasks
Attività
Attività
Visione orizzontale (cross-
processes) e verticale
(gerarchia di processi)
Supporta la riconfigurazione,
revisione dei processi
Supporta il riutilizzo delle
attività in processi simili
(no ridondanze)
Supporta il riconoscimento
l’aggregazione dei processi
secondo una gerarchia
(causa-effetto)
Lvl 1
Lvl 2
Lvl 3
Lvl 4
Process Decompositioncg

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Modello Operativo: fase di analisi
( i 4 livelli)
Livello1:
Tipi di Processo
Livello 2:
Categorie di Processo
Livello 3:
Elementi di Processo
Livello 4:
Operatività in ogni step
Definire processi e relativi
obbiettivi e ambiti a livello
dipartimentale
Definire strategie, fattibilità e
potenzialità di ogni processo
Definire la composizione e
complessità dei singoli
processi
Definire le attività svolte
localmente in ogni step del
processo
Best practices
Obbiettivi
Caratteristiche e
funzionalità
Steps
Operatività
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Schema Commenti
Tipi di processo Intercettare processi obbiettivi e ambiti a
livello dipartimentale
Categorie di
processi
Definire strategie, fattibilità e
potenzialità di ogni processo in ottica
aziendale
Decomposizone
dei processi
1. Definire la composizione e
complessità (elementi) dei singoli
processi
2. inputsoutputs di ogni elemento
3. Kpi
4. Best practice
5. System tool e funzionalità in uso
Decomposizone
degli elementi
dei processi
Definire le attività svolte localmente (in
ogni reparto) per ogni step del processo
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Modello operativo:
decomporre un processo e misurare le
performance
Processo Ricorsivo:
1. Si decompone il processo in tutti i suoi elementi costituenti
2. Dagli elementi si individuano task e attività fino al raggiungimento del livello 4
3. Si valuta ogni elemento del livello 4 e quindi ricomponendo si ottiene la
valutazione del elementi al livello 3 fino a ricomporre il livello 1
Livello 1 Lista dei processi per
categoria
Livello 2 Lista degli elementi
Livello 3 Lista dei task
Livello 4 Lista delle attività
Affidabilità Reattività Agilità Costo
Efficienza nella
Gestione delle
Risorse
Processo
(livello 1)
Elementi
(livello 2)
Task
(livello 3)
Attività
(livello 4)
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Affidabilità Reattività Agilità Costo
Efficienza nella
Gestione delle
Risorse
Livello 1
(processo
)
Livello 2
Livello 3
Livello 4
Verrà redatta seguente la tabella
Ogni elemento al Lvl 1 sarà decomposto nei suoi costituenti fino al raggiungimento
del lvl 4
Si valuta ogni elemento del livello 4 e quindi ricomponendo si ottiene la valutazione
del processo
Modello operativo:
decomporre un processo e misurare le
performance Livello 1 Lista dei processi per
categoria
Livello 2 Lista degli elementi
Livello 3 Lista dei task
Livello 4 Lista delle attività
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..to be continued!!!
Carlos Graziosi
www.linkedin.com/in/carlosgraziosi