3. Συμβατικό αρχείο
Όλο το χάρτινο υλικό
συλλέγεται, ταξινομείται και
διατηρείται σε ένα ειδικό
τμήμα της επιχείρησης ή της
υπηρεσίας «Αρχείο».
Αποτελεί τη μνήμη της
υπηρεσίας ή επιχείρησης
και οι πληροφορίες που
συγκεντρώνονται σε αυτό
βοηθάνε στον προγραμ-
ματισμό της μελλοντικής
τους δράσης.
4. Hλεκτρονικό Αρχείο
Είναι ένα σύνολο από
πληροφορίες,
δεδομένα σε
ψηφιακή,
ηλεκτρονική μορφή
που χρησιμεύει σαν
"δοχείο" για την από-
θήκευση αυτών,
διαχειρίσιμο από
Η/Υ.
5.
6. Σκοποί του αρχείου
Συγκέντρωση εγγράφων με
τάξη.
Διατήρηση και προστασία
εγγράφων.
Γρήγορη και εύκολη ανεύρεση
πληροφοριών.
Συντονισμός και διασύνδεση
των πληροφοριών.
7. Διαχείριση αρχείων: ορισμός
Είναι το επιστημονικό
πεδίο το οποίο αφορά
στον αποτελεσματικό
και συστηματικό
έλεγχο για τη
δημιουργία, απόδειξη,
διατήρηση, χρήση και
διάθεση των αρχείων.
8. Διαχείριση αρχείων
Όλοι οι οργανισμοί έχουν την ανάγκη της διαχεί-
ρισης της πληροφορίας που παράγουν και της
αποδεικτικής της αξίας.
Σε διαφορετική περίπτωση:
Τα αρχεία χάνονται.
Δεν αξιοποιούνται για το σκοπό που δημιουργήθη-
καν.
Καταστρέφονται αρχεία που έχουν αξία και διατη-
ρούνται αρχεία που δεν έχουν.
Ο οργανισμός δε θα μπορεί να προστατέψει τα
δικαιώματα του και τους πόρους του.
9. Αρχές Διαχείρισης Αρχείων
Όλα τα είδη αρχείων πρέπει να είναι εύκολα σε
πρόσβαση για την έγκαιρη διεκπεραίωση των
διεργασιών.
Κάποια από τα αρχεία πρέπει να διατηρηθούν
μακροχρόνια, ως απόδειξη αποφάσεων και
συναλλαγών.
Κάποια να καταστραφούν για την αποτελεσμα-
τική και οικονομική διαχείριση του χώρου α-
ποθήκευσης.
10. Πλεονεκτήματα ψηφιοποίησης
Γίνεται διατήρηση / συντήρηση του εύθραυστου
υλικού.
Η πρόσβαση είναι ευκολότερη και γρηγορότερη
καθώς η ψηφιοποίηση αυξάνει τη δυνατότητα της εξ’
αποστάσεως και ταυτόχρονης χρήσης.
Αυξάνεται η αξία του υλικού.
Η πλοήγηση και η αναζήτηση
γίνεται ευκολότερα.
Υπάρχει εξοικονόμηση χώρου.
11. Μειονεκτήματα ψηφιοποίησης
Το αρχικό κόστος είναι υψηλό λόγω
επένδυσης σε προσωπικό και εξοπλισμό.
Υπάρχει πιθανή απώλεια πληροφοριών.
Τίθενται θέματα ανάλυση και επεξεργασία
εικόνων - χρωμάτων.
Απαραίτητη σύνδεση - πρόσβαση στο
διαδίκτυο.
Υποχρεωτική συνδρομή σε κάποιες
βιβλιοθήκες, περιοδικά και εφημερίδες.
