A6.2.Μ3 Εκτέλεση Συγχώνευσης ΑλληλογραφίαςΕτικέτες (Labels) Να δημιουργούμε ένα συγχωνευμένο έγγραφο με ετικέτες.

1. Παναγιώτης Παπέττας

2. Τι θα μάθουμε σήμερα
 Να δημιουργούμε ένα συγχωνευμένο έγγραφο με ετικέτες.
2/5/2017 2

3. Συγχώνευση Αλληλογραφίας
(Mail Merge)
 Πριν ξεκινήσουμε τη διαδικασία της συγχώνευσης
αλληλογραφίας, φροντίζουμε ώστε το κύριο έγγραφο (οι
Eτικέτες - Labels) να είναι ανοιχτό και να εμφανίζεται στην
οθόνη μας.
 Στη συνέχεια πατάμε στην καρτέλα MAILINGS.
2/5/2017 3

4. Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge)
(συνέχεια..)
 Βήμα 1ον – Start Mail Merge: Επιλέγουμε το είδος του
κύριου εγγράφου Labels
2/5/2017 4

5. Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge)
(συνέχεια..)
 Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ετικέτας (Labels Options), στην περιοχή
Πληροφορίες ετικέτας (Label information), επιλέγουμε προμηθευτή
ετικετών (Label vendors) από τη λίστα προμηθευτές ετικετών.
 Στη συγκεκριμένη περίπτωση έχει επιλεχθεί ως ο προμηθευτής ετικετών η Microsoft
(30 per page).
2/5/2017 5

6. Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge)
(συνέχεια..)
 Επιλέγουμε ΟΚ. Το έγγραφο μας θα πρέπει να
εμφανίζει τις διαστάσεις και το σχήμα της
επιλογής της ετικέτας μας.
 Εάν όχι, στην καρτέλα LAYOUT, στην ομάδα
Table, επιλέγουμε Προβολή Γραμμών Πλέγματος
(View Gridlines).
2/5/2017 6

7. Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge)
(συνέχεια..)
2/5/2017 7

8. Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge)
(συνέχεια..)
 Βήμα 2ον – Select Recipients: Επιλέγουμε το αρχείο με τους
παραλήπτες (Αρχείο Δεδομένων). Υπάρχουν τρεις επιλογές,
να πληκτρολογήσουμε μια καινούργια λίστα (Type New List),
να χρησιμοποιήσουμε ένα ήδη υπάρχον αρχείο (Use Existing
List) και να επιλέξουμε από τις καταχωρισμένες επαφές
(Select from Outlook Contacts).
2/5/2017 8

9. Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge)
(συνέχεια..)
 Βήμα 3ον – Edit Recipient List: Πατάμε στο Edit Recipient
List όπου έχουμε τη δυνατότητα να επιλέξουμε τους
παραλήπτες της επιστολής μας.
2/5/2017 9
Επιλέγουμε τις εγγραφές των παραληπτών που θέλουμε
βάζοντας √

10. Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge)
(συνέχεια..)
 Βήμα 4ον – Insert Merge Field: Επιλέγουμε τα πεδία τα
οποία θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε στις ετικέτες μας για να
διεκπεραιώσουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας.
2/5/2017 10
Εισαγωγή των πεδίων στο
χώρο της 1ης ετικέτας

11. Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge)
(συνέχεια..)
 Κάνουμε κλικ στο κουμπί Update Labels για να εισαχθούν τα πεδία που έχουμε
τοποθετήσει στην 1η ετικέτα και στις υπόλοιπες.
2/5/2017 11

12. Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge)
(συνέχεια..)
 Κάνουμε κλικ στο κουμπί Preview Results για να δούμε το πώς θα φαίνεται το τελικό
έγγραφο.
2/5/2017 12

13. Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge)
(συνέχεια..)
 Βήμα 5ον – Finish & Merge: Για να ολοκληρώσουμε και τη
συγχώνευση αλληλογραφίας πατάμε στο Finish & Merge και
στη συνέχεια την επιλογή Edit Individual Documents.
2/5/2017 13
Επιλέγουμε All και πατάμε ΟΚ
• Δημιουργείται ένα καινούριο έγγραφο (το συγχωνευμένο έγγραφο) και
μπορούμε να το αποθηκεύσουμε.