В презентации даны некоторые общие сведения об электронной деловой переписке, ее содержании и оформлении.

1. Зональная научная библиотека СГУ имени Н. Г. Чернышевского
Отраслевой учебный отдел общественных и педагогических наук
Электронная переписка:
содержание и оформление
деловых писем
Саратов, 2016

2. Электронная почта (ЭП)– это
цифровые сообщения и контент
(электронные документы, файлы,
изображения, видео и пр.), которые
можно отправить и получить через
Интернет

3. Возможности электронной почты
 Частный логúн и пароль позволяют иметь доступ либо одному
лицу (личная почта), либо группе лиц (рабочая почта).
 ЭП содержит комплект полезных инструментов, таких, например,
как календарь, адресная книга и пр.
 С помощью ЭП можно создавать аккаунты (учетная запись,
личный кабинет) в любых сервисах (ВКонтакте, Одноклассники,
Фейсбук, Твиттер) или заказывать товары и услуги в интернет-
магазине.
 ЭП можно легко фильтровать с помощью групп, приоритетов.
 ЭП способна автоматически контролировать спам-сообщения или
нежелательную почту.
 ЭП позволяет отправлять сообщения сразу нескольким людям
(кафедрам).
 Доступ к ЭП возможен с любого устройства, подключенного к
Интернет.

4. Деловая электронная переписка.
Общие сведения
 Рабочая ЭП используется только в рабочих целях.
 Не рекомендуется использование нескольких рабочих ЭП,
чтобы не дезориентировать адресата.
 Логин корпоративной (используемой всеми членами коллектива)
ЭП максимально должен соответствовать названию
организации.
 Имя владельца рабочей ЭП должно носить официальный
характер.
Например: не Наталия Петрова, а ОУООПН ЗНБ
 Все письма, посланные по рабочей ЭП, принадлежат
работодателю, вся входящая и исходящая переписка
сохраняется как минимум в течение года (наиболее важные
сообщения не удаляются никогда) и может быть в любое время
прочитана.
 Сообщения, не имеющие отношения к производственной
деятельности (спам), пришедшие на рабочую ЭП, немедленно
уничтожаются.

5. Получение писем
 Проверяйте почту хотя бы два раза в день: утром и после
обеда.
 Все полученные письма (кроме спама) обязательно
прочитывайте!
 Даже если вы очень заняты, оцените тему письма – это
поможет понять, требуется ли срочный ответ или можно
подождать.
 Если ответ задерживается или на него требуется достаточно
большое количество времени, обязательно сообщите, что
письмо получено и адресат вскоре получит ответ. Можно
заготовить шаблон такого письма:
Уважаемая Мария Ивановна!
Ваше письмо получено. Ответ отправим в течение двух ближайших дней.
Всего доброго,
Наталья Михайловна Матвеева, главный библиотекарь ОУООПН ЗНБ, тел. 22-38-17

6. Ответ. Поле «КОМУ»
 Выберите адресата из адресной книги или
вручную внесите имя его электронной почты
в поле «КОМУ».
 Массовую рассылку производите только
тогда, когда ответ не предполагается.
 Будьте осторожны с отсылкой писем сразу
нескольким адресатам: на письмо,
отправленное всем, можно не получить
ответа ни от кого.

7. Ответ. Поле «КОМУ». Копия
 Получатель, данные которого указаны в этом
поле, является как бы «приглашенным
очевидцем». Получатель в этом случае не
должен отвечать на письмо, но при
необходимости ответа его следует (из
вежливости) начинать со слов «извините, что
вмешиваюсь».
 В библиотечной переписке поле «копия»
практически не используется.

8. Поле «скрытая копия» можно использовать для
массовой рассылки, в этом случае:
а) ваша адресная книга будет недоступна всем
получателям;
б) о факте отправки письма адресату,
указанному в поле «скрытая копия», не
узнают основной получатель или получатели,
стоящие в поле «копия».
Ответ. Поле «КОМУ».
Скрытая копия

9. Ответ. Поле «ТЕМА»
 Поле не стоит отставлять пустым, иначе при
необходимости долго придется искать нужное письмо.
 Поле должно кратко отражать тему письма:
Заказ литературы
Новые поступления в библиотеку
Информация для кураторов
ЭБС
Для М.И. Петровой лично
 В одном письме должна рассматриваться только одна
тема.
 При ответе на письмо в графе «Тема» рекомендуется
удалять пометку «Rе».

10. Ответ. Важность письма
 В случае, когда письмо содержит важную или срочную
информацию, которая нуждается в немедленном
рассмотрении, определите его в разряд важных.
 Это позволит выделить ваше письмо в папке
«входящие» особым знаком (флажок).
 Не злоупотребляйте этой функцией, иначе рано или
поздно все письма с этим значком адресатом будут
восприниматься как обычные.

11. Деловая переписка.
СТИЛЬ
 Ясность
 Краткость
 Точность
 Отсутствие эмоциональной окраски
 Орфографическая, синтаксическая, стилистическая
грамотность
 Запрет на написание русскими буквами иностранных
слов и выражений, которые везде и всегда пишутся
латиницей: ай-ти (IT), вип-персона (VIP-персона),
е-мэйл (e-mail) и пр.
 Структурирование текста

12. Электронная переписка.
Структурирование письма
 Приветствие и электронная подпись всегда
отделяются пробелами от основного текста.
 Объемный текст делится на абзацы, которые
также отделяются друг от друга.
 Допустимо в текст письма вставить 1-2
библиографических описания, если источников
больше – отослать их в прикрепленном файле.
 Ссылки на электронные ресурсы даются в
тексте и обязательно с комментарием.
 В тексте необходимо указать, какие вложения
(прикрепленные файлы) посылаются вместе с
письмом.

13. Вложения
(прикрепленные файлы)
 Вложения могут быть разных форматов: WORD, PDF,
PNG, JPG, AVI, EXCEL и др.
 Не вкладывайте в письма файлы форматов: EXE,
PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие почтовые
клиенты или серверы блокируют такие вложения.
 Никогда не посылайте вложения без комментария
(«Посылаем запрошенный Вами документ»).
 Никогда не открывайте вложения от неизвестных
отправителей (риск поймать вирус).
 Если отвечаете на присланное письмо с вложением,
удаляйте это вложение.

14. Этикет делового письма
 Начинается письмо всегда с вежливого
приветствия:
Добрый день, Анна Петровна!
Уважаемые коллеги!
 Если вы отвечаете на письмо, обращайтесь к
тому, чье имя указано в конце письма.
 Если одному и тому же адресату посылается
несколько писем в течение дня, то во втором и
последующих письмах можно ограничиться
только обращением: Анна Петровна, … или
Коллеги,…
 Если коллективному адресату отправляется
письмо-анонс, допустимо обращение Вниманию
преподавателей!
 К индивидуальному адресату обращаемся на
«Вы», к коллективному на «вы».

15. Этикет делового письма.
Цитирование
 Не цитируйте присланное письмо, если
переписка того не требует.
 Напротив – цитируйте письмо, если это
необходимо.
 При полном цитировании пишите текст ответа не
в конце, а в начале письма.
 Если отвечаете по пунктам, отделяйте цитату
пустыми строками сверху и снизу.
 Обратите внимание: в большинстве почтовых
программ цитируемый фрагмент выделяется
знаком «больше» (>).

16. Этикет делового письма
 Общаться с человеком нужно на его языке. И это
касается не только лингвистики, но и формы общения.
Неформальное общение может быть расценено как
фамильярность и неуважение.
 Не набирайте текст письма прописными буквами.
 Не используйте выделение жиром, курсивом, цветом
(изредка допустимо подчеркивание самого важного в
тексте).
 Смайликам в деловой переписке места нет.
 Заканчивают письмо, как правило, словами:
С уважением (всего доброго),
Мария Петровна Иванова, зав. отделом периодики …
 Крайне редко в электронном письме используют P.S.
(постскриптум)

17. Этикет делового письма.
Электронная подпись
 Пользуйтесь функцией «автоподпись».
 Электронная подпись включает несколько возможных
способов связи с отправителем: № телефона, почтовый
адрес, e-mail, факс, ISQ.
 Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк,
количество символов в строке не более 70-ти.
Например:
Иванов Иван Иванович,
зам. директора… библиотеки
IvanovI.I@mail.ru
Тел.: (8452)-808537
Факс:(8452)-814000

18. Этикет делового письма
 Обязательно перечитайте письмо, прежде чем
нажать кнопку «отправить». Исправьте
ошибки, опечатки, разделите слитые слова.
 Посылаемые библиографические описания
могут иметь краткую форму, без тире, но
обязательно в соответствии с действующим
ГОСТ 7.1-2003.
 Если возникли вопросы по содержанию или
форме посылаемого сообщения ─
проконсультируйтесь у руководителя или
коллег.

19. Этикет делового письма.
Образец
Добрый день, Анна Петровна!
Сообщаем Вам, что в отраслевой учебный отдел общественных и
педагогических наук ЗНБ поступила новая литература, с которой Вы
и преподаватели Вашей кафедры могут ознакомиться на
библиотечном сайте, перейдя по ссылке: http://www.sgu.ru/sites/
default/files/documents/2015/bnp_2015.pdf
Учебники по вашей заявке, к сожалению, пока не получены, но,
возможно, преподавателей заинтересуют другие издания по профилю
кафедры, включенные в Бюллетень новых поступлений.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Всегда рады видеть Вас и
сотрудников кафедры в нашей библиотеке.
С уважением,
Дементьева Светлана Евгеньевна, ведущий библиотекарь сектора
хранения фондов ОУООПН ЗНБ.
Конт. тел.: 23-69-51, e-mail:bibliotekapedvuz@rambler.ru

20. Этикет делового письма
 При массовой рассылке ответа не
забывайте о кнопке «ответить всем».
 Сеанс электронного диалога завершает тот,
кто его начал.
 Время ответа не должно превышать 2-х
суток.
 Цените и уважайте время собеседника: не
посылайте письма во второй половине
пятницы и в выходные дни.

21. При создании презентации были
использованы материалы сайтов
 http://timesnet.ru/my_biz/611/
 http://girls.ihtut.net/kariera/149-pravila-
vedeniya-delovoy-perepiski-po-elektronnoy-
pochte.html
 http://magmens.com/money/busines/1828-
pravila-delovoy-elektronnoy-perepiski.html