Recommended
More Related Content
Featured
Featured (20)
I4C: Presentatie aanpak fictieve crisis KU Leuven
- 2. Prioriteiten Correcte info Toestemming Privacy Probleemoplossend denken
- 4. Ondernemend Initiatief Intern Externe bronnen
- 5. Gemiste kans Niet communiceren Speculeren
- 6. Interactief Snel To the point
- 7. Transparantie Betrokken partijen Sociale media
- 9. Teamwork Synergie Goede organisatie Toewijding
- 10. Discipline Dedication Friendship BUT COMMUNICATION FIRST!
Editor's Notes
- JEROEN: Goedemorgen professoren en medestudenten, wij zijn communicatieteam 5. We hebben er voor gekozen om niet onder deze naam te werken, maar onder de naam I4C. I staat voor ‘eye’ in de betekenis van ‘oog’ voor communicatie. De afgelopen dagen werden we geconfronteerd met een fictieve crisis waarbij een studente geëlektrocuteerd geraakte bij een motortest voor haar masterproef. Met ons team hebben we getracht deze crisis zo goed mogelijk te communiceren naar zowel interne als externe stakeholders. Vandaag bespreken we enkele belangrijke momenten van de afgelopen dagen. Op het einde van de presentatie voorzien we een vragenmoment.
- JEROEN: Om niets over het hoofd te zien hebben we een lijstje opgesteld met onze prioriteiten. Eerst en vooral hebben we er voor gekozen om altijd correcte info boven snelle info te communiceren. Hierdoor hebben we” nooit eerder vrijgegeven informatie moeten corrigeren. Wanneer er vragen kwamen van journalisten zijn we hier niet te diep op in gegaan. We hebben enkel de reeds bevestigde informatie vrijgegeven. De informatie die we vrijgegeven hebben, hebben we altijd eerst afgetoetst bij de betrokken partijen (bv. door toestemming te vragen aan de rector). Daarnaast hebben we rekening gehouden met de privacy van de betrokken partijen, in de eerste plaats de slachtoffers en daarnaast de andere betrokken partijen. Tijdens dit alles hebben we getracht om voor de problemen waarmee we geconfronteerd werden, een zo goed mogelijke oplossing te zoeken. Dit deden we bv. door een medestudente door te verwijzen naar een vertrouwenspersoon.
- JEROEN: Maar ook in andere situaties hebben we blijk van empathie gegeven. Tijdens onze communicatie was onze eerste bekommernis het slachtoffer en haar omgeving. We hebben dit gedaan door zoveel mogelijk bijstand te verlenen, zowel psychologisch als juridisch. Daarnaast zijn we ook de medestudenten niet uit het oog verloren, zij konden ten allen tijden beroep doen op onze diensten. Hiervoor hebben we verschillende communicatiemiddelen gekozen afhankelijk van de doelgroep. Personeel werd op de hoogte gehouden via e-mail, studenten vooral via social media.
- JEROEN: Een goede eigenschap van ons team is ondernemendheid. We hebben de crisis niet afgewacht, we hebben initiatief genomen door bijvoorbeeld zelf een persconferentie te organiseren. Daarnaast hebben we er ook voor gezorgd dat we alle communicatie die we planden om naar buiten te sturen, intern zo goed als klaar hadden staan (e-mails, persberichten, sociale media). Er moesten enkel nog kleine wijzigingen aangebracht worden in geval van nieuwe ontwikkelingen. Ten slotte vonden we het belangrijk om zo volledig mogelijk te zijn in onze informatie, dat was ook één van onze prioriteiten. We hebben dit gedaan door regelmatig externe bronnen te contacteren (bv. technische details achterhalen).
- JEROEN: Maar doordat we soms te correct wouden zijn, hebben we enkele kansen laten liggen. Zo zijn we de tijd uit het oog verloren en hierdoor is de rector onvoorbereid in het 13u-journaal gekomen. Initieel waren we er wel mee bezig, maar door een bericht van JCN zijn we op een dwaalspoor geraakt en zijn we het ‘technische aspect’ gaan onderzoeken en waren we te laat met het uitsturen van het persbericht en het bijsturen van de rector. Sindsdien hebben we de media (krant, journaal) beter in de gaten gehouden en gezorgd dat persberichten tijdig verstuurd werden, want vanaf het moment dat wij niets communiceren gaat de pers speculeren. Dit is iets wat we proberen te vermijden.
- De misstap die jeroen daarnet besproken heeft hebben we onmiddellijk verwerkt op het verdere verloop van de crisis. Sindsdien hebben we alle stakeholders (pers, slachtoffers, rector, JCN, …) beter maar vooral sneller opgevolgd. We reageerden sneller op nieuwe ontwikkelingen en hebben kort op de bal gespeeld. We waren van mening dat we beter twee keer te veel belden dan één keer te weinig. Zo konden we snel concrete informatie geven.
- Transparantie is een begrip dat we in deze crisis op alle betrokken partijen toepasten, ook op partijen die soms tegen ons gekeerd waren. We kozen voor traditionele media (persberichten, e-mails), maar ook heel belangrijk waren de sociale media omwille van het publiekelijk karakter en de snelle verspreiding van informatie. Bijkomend voordeel is dat we dit kanaal in eigen handen hebben en dus zelf kunnen bepalen wat het publiek bereikt. Daarnaast hebben we via dit medium ook verwezen naar externe nieuwsbronnen die extra duiding kunnen geven.
- Het is belangrijk om na afloop van de crisis terug te blikken op de aanpak, de getroffen maatregelen en de sterktes en zwaktes van het crisiscommunicatieplan. We hebben er echter ook voor gekozen om tijdens de crisis terug te kijken naar wat we al gerealiseerd hebben. We gingen regelmatig samenzitten om te overleggen en af te toetsen over hetgeen we goed deden en hetgeen beter kon. Samen zijn we tot de juiste strategie gekomen om de crisis aan te pakken. Uit de inzichten van de colleges kozen we de diminish strategie omdat de kuleuven wel deels verantwoordelijk was vermits we te weinig controle gedaan hadden naar het VGM-dossier, maar uiteindelijk ligt die verantwoordelijkheid nog altijd bij jcn omdat zij de risico’s niet juist ingeschat hadden.
- Om alle voorgaande stappen te bereiken is het natuurlijk belangrijk om een goed team te vormen. Samen bereik je namelijk meer dan wanneer ieder voor zich zou werken. Je vult elkaar aan en leert ook van elkaar, wat het eindresultaat alleen maar ten goede komt. We kozen ervoor om één groepsleider aan te duiden die orde schept in tijden van chaos. Op die manier waren we een goed georganiseerd team waarin iedereen goed met elkaar kan samenwerken en beslissingen snel genomen werden. We hebben de afgelopen drie dagen dan ons uiterste best gedaan om de crisis in goede banen te leiden. Dat deden we met grote zorg en aandacht voor detail.
- Toen we woensdagavond deze presentatie aan het finetunen waren konden we geen betere conclusie vinden voor deze crisisfase dan: Discipline, dedication & friendship … but COMMUNICATION first!!
- We bedanken jullie voor jullie aandacht en beantwoorden graag al jullie vragen Mogelijke vragen: slogan betekenis? vision slaat terug op het oog van ons logo. Pre-crisis: nooit eerder incicenten geweest, kuleuven heeft goede reputatie die uiteindelijk geholpen heeft in het verdere verloop Ingratiation: jcn bedanken voor onderzoek