1. База практики: Святошинська районна в м. Києві державна
адміністрація, відділ організації діловодства
Студентки І курсу магістратури
групи ДМІАС-202/дм
спеціальності 8.020105 “Документознавство та інформаційна діяльність”
Рижонкової Маріни Іванівни

2. Святошинська районна в
м.Києві державна адміністрація
є місцевим органом виконавчої
влади і входить до системи
органів виконавчої влади.
В своїй діяльності
Святошинська районна в м.
Києві державна адміністрація
керується Конституцією
України, Законами України, Про
місцеві державні адміністрації,
Про місцеве самоврядування в
Україні, Про столицю України-
місто-герой Київ та іншими
нормативно-правовими актами.

3.  виконання Конституції, Законів України, актів Президента
України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої
влади вищого рівня;
 законність і правопорядок, додержання прав і свобод
громадян;
 виконання державних і регіональних програм соціально-
економічного і культурного розвитку, програм охорони
довкілля, а в місцях компактного проживання корінних
народів і національних меншин - також програм їх
національно-культурного розвитку;
 підготовка та виконання відповідних бюджетів;
 звітування про виконання відповідних бюджетів та програм;
 взаємодія з органами місцевого самоврядування;
 реалізація інших наданих державою, а також делегованих
відповідними радами повноважень.

4. Відділ з питань
внутрішньої політики та
зв’язків з громадськістю
(5)
Архівний відділ
(3)
Структура Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації
Відділ організаційно-
аналітичного
забезпечення роботи
голови
(6)
Відділ з питань
кадрової роботи та
державної служби
(3)
Сектор взаємодії з
правоохоронними
органами
(2)
Спеціаліст з питань
оборонної та
мобілізаційної
роботи
Спеціаліст з питань
режимно-секретної
роботи
Перший заступник голови
з питань економіки,
фінансів, підприємництва
та комунального майна
Заступник голови з питань
житлово-комунального
господарства, благоустрою,
надзвичайних ситуацій
Заступник голови з
питань соціального
захисту, охорони
здоров`я та споживчого
ринку
Заступник голови з
питань розвитку
території та
будівництва
Заступник голови з
гуманітарних питань
Відділ економіки
(9)
Відділ з питань
регуляторної
політики,
підприємництва та
видачі документів
дозвільного
характеру
(5)
Відділ обліку та
розподілу житлової
площі
(7)
Відділ контролю за
благоустроєм
(9)
Управління житлово-
комунального
господарства
(15)
Сектор екології
(2)
Фінансове
управління
(19)
Управління праці та
соціального захисту
населення
(114)
Служба в справах дітей
(17)
Відділ будівництва,
архітектури та
землекористування
(10)
Відділ з питань
майна комунальної
власності
(5)
Управління освіти
(15)
Управління охорони
здоров’я
(10)
Управління культури,
туризму та охорони
культурної спадщини
(7)
Управління у справах
сім’ї, молоді та спорту
(7)
Управління з
питань
надзвичайних
ситуацій
(10)
Відділ торгівлі та
споживчого ринку
(7)
Відділ державної
реєстрації юридичних
осіб та фізичних осіб-
підприємців
(13)
Сектор з питань
охорони праці
(2)
Керівник апарату
Відділ організації
діловодства
(8)
Юридичний відділ
(6)
Організаційний відділ
(5)
Відділ адміністративно-
господарського
забезпечення
(3)
Відділ контролю
(5)
Відділ роботи із
зверненнями громадян
(4)
Відділ інформаційних
технологій
(3)
Відділ ведення Державного
реєстру виборців
(7)
Голова
Відділ
бухгалтерського
обліку та звітності
(7)

5.  Структура і чисельність відділу організації діловодства затверджується головою районної в місті Києві державної адміністрації.
 Відділ організації діловодства очолює начальник відділу, який призначається на посаду та звільняється з посади у відповідності до вимог Закону України “ Про державну службу ” головою райдержадміністрації.
 Працівники відділу організації діловодства призначаються на посаду та звільняються з посади у встановленому порядку головою райдержадміністрації за поданням начальника відділу.
 Функціональні обов’язки між працівниками відділу відповідно до повноважень розподіляє начальник відділу.
 Відділ організації діловодства створюється для організації діловодних процесів та контролю виконання встановлених правил роботи з документами в районній в місті Києві державній адміністрації та її структурних підрозділах.

6.  забезпечення контролю за дотриманням єдиної системи діловодства в апараті районної в місті Києві державної
адміністрації;
 організація обліку і контролю за виконанням службових документів;
 організація обліку, проходження і контролю за дотриманням порядку розгляду службових документів;
 розроблення проектів нормативно-правових актів, інструкцій, методичних рекомендацій, що належать до компетенції
відділу;
 надання методичної допомоги при ознайомленні з виданими документами;
 забезпечення контролю за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів
районної в місті Києві державної адміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади про стан
діловодства і виконання службових документів;
 підготовка інформаційно-аналітичних матеріалів для голови районної в місті Києві державної адміністрації, першого
заступника голови, заступників голови, керівника апарату щодо виконання службових документів;
 розроблення та подання в установленому порядку пропозицій з питань удосконалення організації здійснення
контролю за станом виконавської дисципліни;
 сприяння впровадженню нових інформаційних технологій в сфері
електронного документообігу;
 вживання заходів до скорочення документообігу, а також обсягів
копіювально-розмножувальних робіт;
 підготовка інформаційно-аналітичних та інших матеріалів з питань виконання
службових документів;
 організація передачі, прийому інформації за допомогою
електронної пошти та своєчасне доведення її до структурних підрозділів, яким
вона адресована;
 ведення єдиної системи обліку бази даних службової кореспонденції,
розпорядчих документів, розпоряджень районної в місті Києві
державної адміністрації тощо.

7. В період з 6.05.13 – по 24.05.13 відбувалось проходження практики в Святошинській районній в м.
Києві державній адміністрації у відділі організації діловодства.
Протягом тижнів виконувалось:
 Ознайомлення з: інформацією про історію створення установи, місцем установи в системі
державного управління, структурою управління, системою та організацією інформаційної
діяльності установи, видами документів; з Інструкцією з діловодства відділу організації
діловодства.
 Опанування порядку реєстрації та комп’ютерної обробки документів адміністрації
Президента України, КМУ, Київської міської адміністрації, а також методики роботи з
документами в програмі АСКОД.
 Ознайомлення з методами і засобами інформаційної безпеки у відділі.
 Опрацювання опису справ, приймання вхідної документацію, реєстрування у журнал,
внесення в базу даних АСКОД.
 Перегляд новин на веб-сайті, ознайомлення з організацією інформаційного ринку,
задоволення інформаційних потреб користувачів.
 Удосконалення умінь та навичок техніки відбору інформації, створення інформаційно-
аналітичних матеріалів.
 Виконування копіювально-розмножувальних робіт.
 Удосконалення умінь та навичок ділового спілкування та роботи з документами.
 Ознайомлення з методами забезпечення контролю за своєчасним надходженням
інформації та ін. інформаційних матеріалів, здійснення контролю за виконанням
документів.

8. • Системи електронного діловодства і документообігу сприяють створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий
спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.
• Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до створення інформаційно-телекомунікаційної системи електронного документообігу «Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва» (далі – ІТС ЄІПК), Положення про яку затверджено рішенням Київської міської ради від 25 грудня 2012 року № 689/8973.

9.  Правовою основою діяльності ІТС ЄІПК є закони України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про місцеві державні адміністрації», «Про столицю України – місто-герой Київ», «Про інформацію», «Про основні
засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах».
 ІТС ЄІПК – це сукупність організаційно-розпорядчих заходів, програмно-технічних та телекомунікаційних засобів, що забезпечують обробку інформаційних ресурсів територіальної громади міста Києва (уведення,
записування, зчитування, зберігання, знищення, приймання, передавання та інше) та авторизований доступ до цих інформаційних ресурсів.
 Метою діяльності ITC ЄІПК є впровадження у абонентів єдиного захищеного електронного документообігу для створення загальноміського інформаційного простору територіальної громади міста Києва.
 Призначення ITC ЄІПК - інформаційно-довідкове та організаційно - технологічне забезпечення діяльності абонентів.

10.  формування єдиного електронного інформаційного простору
 територіальної громади міста Києва, ведення баз даних в єдиному інформаційному
середовищі, автоматизація процесів діловодства, підготовка статистичних даних з метою
скорочення часу на обробку й передачу інформації;
 надання користувачам системи доступу до інформації, що зберігається в системі;
 надання фізичним та юридичним особам доступу до публічної інформації;
 забезпечення постійного ефективного контролю за виконанням законів України, указів,
розпоряджень, постанов і доручень;
 обмін інформацією між абонентами із використанням захищеної технології;
 забезпечення комплексного захисту інформації та розмежування доступу до інформації, що
зберігається в базах даних ITC ЄІПК.
 До складу центральної підсистеми ITC ЄІПК
входять: основний та резервний сервери баз даних;
 WEB-серверн;
 засоби захисту інформації;
 автоматизовані робочі місця користувачів
системи.

11.  Підсумовуючи отриманий досвід під час проходження виробничої практики в
Святошинській районній в місті Києві державній адміністрації та зазираючи в
майбутнє, уже сьогодні можна стверджувати:
лише глобальне застосування технології електронного безпаперового
документообігу, яка об’єднує в єдиній мережі органи влади, у змозі забезпечити
швидкий цілісний обмін документами, що ведеться за єдиними оптимальними
правилами й регламентами, об’єднує всі типи документів (у тому числі ті, що
містять інформацію з обмеженим доступом), скеровується єдиною
загальнодержавною довідниковою базою, актуальність якої постійно
підтримується на належному рівні, та забезпечує реальні можливості для зміни
філософії організації роботи органів влади внаслідок відходу від практики
контролю формального виконання документів і запровадження аналізу ступеня
досягнення результату та якості кінцевого продукту.

12. Дякую за увагу!!!